Fonctionnalités de Banana Comptabilité Plus
Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin
Le programme comprend une série de fonctions pour gérer votre activité de manière simple et professionnelle. Nos utilisateurs sont très satisfaits d'économiser du temps sur des tâches comptables qui seraient sinon complexes. Vous économiserez également de l'argent car vous réduirez le travail et les coûts de votre conseiller financier.
Bilans et Rapports immédiats
Imprimez rapidement et à tout moment tous les rapports dont vous avez besoin :
- Fiches de Compte
- Bilan & Compte de Résultat
- Journal des mouvements
- Budget et bien plus encore !
Factures avec code QR
Inscrivez les factures comme de simples écritures en indiquant le numéro de facture et le compte du client. Si vous avez plusieurs produits, vous pouvez également utiliser les colonnes Quantité, Unité et Prix unitaire.
Grâce à une commande, vos écritures deviennent des factures professionnelles, prêtes à être imprimées ou envoyées par e-mail à vos clients.
Gestion clients et fournisseurs
Grâce aux modèles déjà prêts avec le registre des clients et des fournisseurs, vous pouvez gérer le tout de manière optimale : il vous suffit d'insérer simplement le compte de votre client ou fournisseur dans l'écriture.
Vous obtenez les informations complètes des fournisseurs et des clients et vous gardez un contrôle sur les paiements et les encaissements.
Gestion TVA
Simplicité maximale : indiquez le code de la TVA dans les écritures et le programme s'occupe du reste !
Obtenez en quelques clics le formulaire TVA suisse, des résumés détaillés par période, par code de TVA, par compte et pourcentage, que ce soit pour les totaux ou pour toutes les écritures.
Centres de coûts et Segments
Mettez en évidence des secteurs spécifiques de votre activité de manière simple et efficace, en obtenant un niveau de détail supérieur !
Les Centres de coûts et les Segments de Banana Comptabilité Plus offrent la possibilité de voir les détails des projets, événements, manifestations, chantiers, partenaires et autres activités spécifiques, ou de mettre en évidence les coûts et les revenus par unité, département ou succursale.
Budget et Plan de Liquidité
Créez facilement votre budget pour un contrôle efficace des coûts et une vision future !
Dans le tableau Budget, insérez des écritures prévisionnels avec des dates futures et indiquez leur répétitivité. Le programme projette vos prévisions par mois, trimestre, semestre, année et sur plusieurs années.
Un excellent outil pour anticiper les événements et prendre des mesures opportunes pour atteindre au mieux vos objectifs.
Importation et automatisation
Grâce aux fonctions innovantes d'importation de données à partir des extraits bancaires et à l'automatisation des lignes enregistrées avec les Règles, la comptabilité devient simple, instantanée et les erreurs sont évitées.
Lors de l'importation, pour chaque mouvement qui est susceptible de se répéter à l'avenir, une règle est créée en indiquant le compte de contrepartie, le code TVA, éventuellement le centre de coût ou le profit. Dans les importations suivantes, tous les mouvements qui correspondent aux règles sont automatiquement insérés et complétés par le programme, ce qui réduit considérablement les délais de saisie des données.
Impression spéciale grâce aux Extensions
Les Extensions sont des programmes supplémentaires qui étendent les fonctionnalités de Banana Comptabilité Plus. Grâce à elles, vous pouvez également obtenir :
- Attestation de don pour les associations
- Liste des livres pour les bibliothèques
- Analyse financière et flux de trésorerie
- Gestion du portefeuille de titres
- Gestion de la construction et de la rénovation
Beaucoup de ces extensions nécessitent le plan Advanced.
Fonctions comptables de base
Le système de regroupement de Banana Comptabilité+
Le système de regroupement de Banana Comptabilité permet de totaliser rapidement et facilement les montants des comptes et des groupes. Le programme offre une flexibilité maximale pour créer autant de niveaux de totalisation que l'on veut.
Le regroupement est un outil très puissant pour calculer automatiquement les totaux.
Où est-il utilisé
- Dans les tableaux Comptes et Catégories pour définir la structure du Bilan et du Compte de résultat.
- Dans le tableau Codes TVA pour regrouper les codes TVA.
- Dans le tableau Articles de l'application Stock
- Dans le tableau Articles de l'application du Registre des Actifs
▶ Vidéo: Système de regroupement et de totalisation
Comment cela fonctionne-t-il
Le regroupement est toujours basé sur deux colonnes :
- La colonne Groupe, où sont indiqués les identifiants du groupe, qui peuvent être textuels ou numériques.
- La colonne Add.dans, où est indiqué le Groupe de totalisation pour chaque ligne de compte ou de groupe.
Chaque ligne de groupe est une ligne totale, où :
- Les soldes des groupes sont la somme des lignes qui contiennent le nom du groupe dans la colonne Add.dans.
- Le programme calcule les totaux de toutes les colonnes contenant des montants (type Montant), qu'il s'agisse des colonnes prédéfinies (Ouverture, Solde, etc.) ou des colonnes ajoutées manuellement.
Le regroupement permet de créer de nombreux niveaux de totalisation.
La logique du programme
Pour comprendre la logique, présentons un exemple d'une petite partie du plan comptable. Pour les comptes Caisse, Comptabilité et Banque, nous créons le groupe Liquidités:
- Dans la ligne située sous les comptes de liquidité, dans la colonne Groupe, saisissez le nom du groupe de Liquidités.
- Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
- Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe de liquidités, il faut indiquer les comptes à totaliser.
Dans la colonne Add.dans du compte Caisse, Poste et Banque, le nom du groupe de liquidité est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.
Selon la même logique, nous pouvons également regrouper des groupes. En fait, les groupes peuvent également être totalisés dans d'autres groupes à un niveau supérieur.
Supposons que nous ajoutions un groupe dans lequel regrouper et totaliser le groupe Liquidité.
- Dans la ligne située sous le groupe Liquidités, dans la colonne Groupe, le nom du groupe Actifs est saisi.
- Dans la colonne Libellé, vous saisissez la description du groupe.
- Pour que le programme puisse mettre à jour les soldes du groupe des Actifs, il faut indiquer quels groupes doivent être totalisés.
Dans la colonne Add.dans du groupe Liquidités, le nom du groupe Actif est saisi. Les soldes du groupe sont immédiatement mis à jour.
En suivant cette logique, il est possible de créer une structure avec des groupes et des sous-groupes pour l'ensemble du plan comptable, afin de créer des plans comptables adaptés à chaque pays et à chaque besoin.
La même logique peut être appliquée pour le regroupement des codes TVA dans le tableau Codes TVA, ainsi que pour le regroupement des articles dans le tableau Articles du Stock et du Registre des Actifs.
Utilisation intensive du système de totalisation
Le système de totalisation est très flexible :
- Les comptes et les groupes peuvent être additionnés dans un groupe.
- Les titres peuvent être associés au groupe auquel ils appartiennent.
- Il est possible d'utiliser n'importe quel type de numérotation (numérique et/ou alphabétique).
- Il est possible de créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation.
- La totalisation des groupes est indépendante de la séquence des lignes :
- La ligne de total peut être définie avant et après les lignes de compte ou de groupe.
- La ligne de total peut également être définie dans une position complètement détachée des lignes de compte et de groupe, comme dans le cas du grand livre des comptes fournisseurs.
- Le même compte ne peut pas être totalisé dans deux groupes à la fois.
- Le système est également utilisé pour totaliser les Centres de coûts et les Segments.
La totalisation des colonnes de montant
La procédure de calcul totalise les colonnes de type montant.
- Les colonnes de montant définies par le système sont totalisées.
- Les colonnes de montant ajoutées par l'utilisateur sont totalisées.
Séquence de calcul
Le programme calcule les totaux comme suit :
- Réinitialise les valeurs des montants des colonnes des lignes du groupe.
- Additionne les montants des lignes de compte dans les lignes de groupe (premier niveau de calcul).
- Additionne le solde des lignes de groupe dans les groupes de niveau supérieur.
Répéter l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés.
Lorsqu'un groupe est totalisé dans un groupe de niveau inférieur, une erreur de boucle sans fin est créée.
Contrôle et signalement des erreurs
Lors de la création des regroupements, le programme vérifie et signale les erreurs éventuelles afin qu'elles puissent être corrigées immédiatement.
Lorsqu'un groupe inexistant a été indiqué dans la colonne Add.dans, le programme signale l'erreur "Groupe non trouvé". Dans ce cas, il suffit :
- Créer le groupe dans la colonne Groupe
- Calculer la comptabilité avec la commande Contrôler la comptabilité
- Recalculer tous les totaux avec la commande Recalculer la comptabilité.
Renommer les groupes
La commande Renommer permet de renommer automatiquement les noms de groupes existants, sans devoir modifier manuellement les correspondances dans les colonnes Groupe et Add.dans.
Impressions
Lors de l'impression du Bilan, du Compte de résultat ou d'autres rapports contenant des regroupements, l'impression montre l'ordre des regroupements tels qu'ils ont été définis dans les différents tableaux.
Centres de coût et de profit
Les Centres de coût et de profit de Banana Comptabilité Plus sont utilisés pour analyser et contrôler les performances des différents secteurs ou divisions d'une entreprise : unités d'organisation, départements et succursales, même s'ils ne sont pas liés les uns aux autres. Ils permettent de cataloguer les enregistrements selon des critères différents de ceux de la comptabilité normale. L'objectif principal est de minimiser les coûts d'exploitation et d'optimiser les recettes, tout en garantissant la qualité et l'efficacité des services.Dans Banana Comptabilité Plus, la fonction de centre de coût et de profit est disponible dans toutes les applications.
Les centres de coûts et de profits sont utilisés uniquement à des fins d'information interne pour surveiller et contrôler les coûts opérationnels, ils ne font donc pas partie du bilan.
▶ Vidéo: Centres de coût et de profit
Si vous souhaitez avoir un bilan réparti par projets, secteurs ou filiales, nous vous recommandons d'utiliser les Segments.
Enregistrer les mouvements sur les centres de coût/profit.
En Banana comptabilité, les centres de coût/profit sont enregistrés dans le tableau des Ecritures, en indiquant dans les colonnes appropriées les comptes relatifs aux centres de coût/profit, définis dans le tableau des Comptes. Les centres de coût sont attribués à la ligne d'enregistrement et peuvent être utilisés simultanément avec les segments.
Voici les usages les plus fréquents :
- Cataloguer des dépenses spécifiques
- Manifestations et événements
- Clients, fournisseurs, associés
- Détail supplémentaire pour certaines dépenses (par exemple, frais accessoires)
Les colonnes pour entrer les données se trouvent dans la Vue Centres de coût. Si elles ne sont pas visibles, elles peuvent être affichées, dans n'importe quelle vue, via le menu Données > Organiser colonnes. Trois colonnes différentes sont disponibles : CC1, CC2, CC3, chacune étant indépendante des autres.
Pour l'enregistrement, procédez en entrant :
- La date, la description et les autres éléments habituels
- Le compte Débit et Crédit
- Le montant et éventuellement le code TVA
- Dans la colonne appropriée (CC1, CC2, CC3), entrez le compte du centre de coût/profit sans la ponctuation qui le précède.
- Pour enregistrer sur le centre de coût/profit au crédit, il faut entrer le centre de coût précédé du signe moins.
Dans la comptabilité Recettes/Dépenses et dans le Gestionnaire de trésorerie, il est possible de configurer l'option Enregistrer (+/-) les centres de coût comme la catégorie afin que les centres de coût suivent le signe de la catégorie.
Si un montant total doit être réparti sur plusieurs centres de coût/profit du même niveau, il est nécessaire de créer plusieurs lignes d'enregistrement ; pour chaque ligne, indiquez le montant à imputer au centre de coût/profit et le compte correspondant.
Enregistrer les centres de coûts dans la Comptabilité Dépenses/recettes et Cash Manager
Dans la comptabilité Dépenses / recettes, les centres de coûts peuvent être définis soit dans le tableau Comptes, soit dans le tableau Catégories, selon la raison pour laquelle ils sont configurés :
- Les centres de coûts/bénéfices relatifs aux clients/fournisseurs, aux membres/donateurs sont configurés dans le tableau Comptes.
- Les centres de coûts/bénéfices relatifs à des dépenses ou à des recettes (remboursements aux membres, événements, projets, etc.) sont configurés dans le tableau Catégories.
Pour enregistrer une opération sur un centre de coûts/bénéfices, il suffit d’indiquer dans la colonne désignée comme centre de coûts/bénéfices, le sigle ou le numéro défini dans le tableau Comptes.
Lorsque vous devez annuler un montant déjà enregistré sur un centre de coûts/bénéfices, celui-ci doit être saisi dans la colonne correspondante avec le signe moins (-) devant le sigle/le numéro du centre de coûts/bénéfices.
Dans l’exemple :
- Dans le centre de bénéfices du membre 1, la colonne CC3 contient le sigle MEMBER 1, afin d’indiquer le crédit de la cotisation due par ce membre.
- Lorsque la cotisation du membre 1 est encaissée, la colonne CC3 contient le sigle -MEMBER 1, ce qui permet d’enregistrer le paiement dans le compte du membre 1 et ainsi de solder le crédit correspondant.
Dans la comptabilité Dèpenses/Recettes et dans le Cash Manager, vous pouvez activer l’option Enregistrer (+/-) les centres de coûts comme la catégorie afin que les centres de coûts suivent le signe de la catégorie.
Veuillez cependant faire attention en utilisant cette option, car si certaines écritures sont toujours reportées dans la colonne des entrées ou des sorties, tandis que sur le centre de coûts/bénéfices le montant devrait être inversé, le programme additionnera les montants dans les comptes relatifs aux centres de coûts/bénéfices.
Dans l’exemple de l’image précédente, la cotisation du membre (crédit et encaissement) est enregistrée dans la colonne des entrées pour les deux écritures. Cependant, dans le centre de bénéfices MEMBER 1, il faut annuler le montant afin de solder le crédit relatif au membre 1.
Dans ce cas, si vous utilisiez l’option Enregistrer (+/-) les centres de coûts comme la catégorie, le solde du centre de bénéfices correspondant serait erroné : puisque le montant des deux écritures est toujours enregistré dans la colonne des entrées, le total dans le compte du centre de bénéfices serait additionné au lieu d’être annulé, comme il devrait l’être pour solder le crédit relatif au membre 1. Par conséquent, dans ces cas précis, il ne faut pas utiliser cette option et il convient de saisir manuellement le signe moins devant le centre de coûts/bénéfices.
Il est donc conseillé d’utiliser cette option uniquement lorsque vous êtes certain que le montant enregistré sur le centre de coûts/bénéfices suit systématiquement la catégorie.
Comptes des centres de coût/profit
Les comptes des centres de coût sont configurés dans le tableau Comptes, à l'exception du Cash Manager qui prévoit uniquement la configuration dans le tableau Catégories.
- Les centres de coût ou de profit (CC) sont des comptes précédés du caractères "." ou "," ou ";"
- Il y a trois niveaux de centres de coût:
- CC1, précédé du point "."
- CC2, précédé de la virgule ","
- CC3, précédé du point-virgule ";"
- Chaque niveau est indépendant de l'autre.
- Pour chaque niveau, on peut avoir un nombre illimité des centres de coût.
- On peut utiliser un niveau supérieur sans utiliser celui inférieur
- Ils peuvent être d'ordre numérique ou alphabétique.
- Les centres de coût peuvent avoir un regroupement spécifique, différent de celui des comptes habituels.
Pour le même niveau de centre de coût, on peut créer des sous-groupes
Attention à ne pas combiner des groupes de centres de côut avec d'autres groupes de niveau différent, ou de comptes normaux ou de segments. - Chaque centre de coût possède sa propre fiche de compte, avec les mouvements et le solde.
- L'enregistrement sur le centre de coût est indépendant du compte enregistré en débit ou crédit.
On peut enregistrer sur des centres de coût même quand il n'y a aucun compte dans la colonne Débit ou Crédit (comme dans le cas du grand livre clients/fournisseurs avec TVA sur les encaissements).
Configurer les Centres de coût/profit
Pour configurer les centres de coût/profit dans le tableau Comptes, procédez comme suit :
- Créer une section destinée aux centres de coût à la fin du plan comptable:
- Insérer une Section avec un astérisque * pour le changement de section et dans la colonne Libellé saisir le titre du centre de coût/profit.
- Dans la ligne suivante, sur la colonne Section, insérer 03 pour les centres de coût et 04 pour les centres de profit, et leurs libellés correspondants.
- Ajouter des lignes pour les centres de coûts dans le tableau Ecritures:
- Dans la colonne Groupe , saisissez le groupe d'origine.
- Dans la colonne Compte, ajoutez les centres de coûts ou de profit :
- Avec un point (.) préfixé pour les entrées dans la colonne CC1.
- Avec une virgule (,) pour les écritures dans la colonne CC2.
- Avec un point-virgule (;) pour les écritures dans la colonne CC3.
- Dans la colonne Add.dans indiquez dans quel groupe les montants doivent être sommés.
- Dans la comptabilité en devises étrangères vous devez également indiquer la devise du compte (par exemple, EUR).
- Ajouter les groupes des centres de coût
- Dans un groupe, seulement totaliser un niveau spécifique.
- Comme pour les comptes normaux, on peut créer plusieurs niveaux.
Montant de TVA avec les centres de coûts
Dans les Propriétés fichier (données de base), section TVA, les montants des centres de coût peuvent être configurés avec les options suivantes :
- Utilise le montant de l'écriture - Le montant du centre de coût est enregistré comme le montant enregistré.
- Utilise le montant sans TVA - Le montant du centre de coût est enregistré au net de la TVA.
- Utliise le montant TVA incluse - Le montant du centre de coût est enregistré au brut, TVA incluse.
Fiche de compte du Centre de coût
Le centre de coût est traité comme n'importe quel autre compte, par conséquence chaque centre de coût a sa propre fiche de compte avec les mouvements comptables et le solde.
Contrairement à tous les autres comptes, le compte de centre de coûts n'a pas de contrepartie. Si vous voulez voir la contrepartie, nous vous recommandons d'utiliser les Segments.
Afin d'afficher toutes les fiches de compte des centres de coût, cliquer sur le menu Rapports > Fiche de Compte > Centres de coût (Option Filtre).
Différences entre Centres de coût/profit et Segments
Les centres de coût et de profit sont des unités où des coûts ou des profits sont attribués et accumulés dans le but de surveiller une zone spécifique de l'entreprise (départements, divisions, projets, unités opérationnelles ou même machines spécifiques) pour améliorer l'efficacité et la gestion des dépenses, ayant une finalité interne de contrôle.
Les segments, en revanche, sont attribués à une partie de l'activité de l'entreprise à des fins de reporting externe et d'analyses stratégiques. Ils sont utilisés pour analyser les profits et d'autres métriques financières dans différentes zones de l'entreprise, secteurs, filiales, projets, marchés, clients et autres dimensions de l'entreprise afin d'évaluer leur performance économique.
- Centres de coût CC3 dans Banana Comptabilité : ils sont utilisés pour gérer les clients et les fournisseurs avec la TVA sur les encaissements et la gestion des membres des entreprises à but non lucratif
Différences dans les paramètres et les écritures
Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les écritures des centres de coût/profit et des segments sont différents :
Tableau Comptes
- Il est possible de paramétrer jusqu'à 3 centres de coût/profit (CC1, CC2, CC3) et pour chacun, un nombre illimité de centres de coût/profit peut être créé. Ils sont insérés dans la colonne Compte du tableau Comptes avec la virgule, le point et le point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro de compte (ou le code du compte).
- Les segments peuvent être configurés jusqu'à 10 niveaux et chaque niveau peut avoir un nombre illimité de segments. Ils sont insérés dans la colonne Compte du tableau Comptes, avec un double point (:, ::, :::, etc.) devant le code ou le numéro qui définit le segment.
Tableau des Ecritures
- Les centres de coût/profit sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue Centres de coût. Le compte est enregistré sans la ponctuation devant.
- Pour enregistrer un montant en crédit sur un centre de coût/profit, il faut insérer le centre de coût précédé du signe moins.
- Les segments sont enregistrés dans les colonnes Débit et Crédit, après le compte principal (par exemple, 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne Montant est attribué au compte 4000 ainsi qu'au segment P1. Alternativement, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique Segment du tableau Comptes.
- Les montants des segments suivent la destination débit et crédit des comptes.
Rapports
- Avec les centres de coût/profit, il n'est pas possible d'obtenir un bilan ou un rapport comptable.
- Avec les centres de coût/profit, il est possible d'obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coût et de profit.
- Dans le tableau Comptes, il est possible de visualiser la totalisation des différents groupes de centres de coût et de profit.
- Avec les segments, il est possible d'obtenir le bilan avec la répartition des niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
- Dans le tableau Comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible de visualiser les fiches de compte des différents segments. Des Rapports comptables sont également possibles.
- Avec les segments, il est aussi possible d'obtenir un rapport multi-niveaux qui combine comptes et segments, mais des extensions spécifiques doivent être utilisées.
Documents corrélés:
- Gérer la liste des membres d'une association
- Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie
Segments
Les segments sont utilisés pour effectuer une séparation systématique des coûts et des revenus par unité, département ou succursale. Grâce aux segments, vous pouvez obtenir un compte de résultat réparti par unité, département ou succursale, sans devoir créer de comptes spécifiques pour chaque entité.
Par exemple, un musée peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les coûts du personnel et les frais d'installation de chaque exposition individuelle.
Dans les écritures, les segments suivent le compte, contrairement aux centres de coûts qui sont spécifiques à chaque écriture et s’utilisent pour des catégorisations moins structurées (par exemple toutes les dépenses d’un événement ou les achats liés à un objectif précis).
Il est possible d’utiliser à la fois les centres de coûts et les segments simultanément.
Caractéristiques des segments
- Les segments sont des comptes précédés d’un deux-points ":".
- On peut utiliser des chiffres ou des lettres pour nommer les comptes.
- Jusqu’à 10 niveaux de segments sont possibles.
- Le niveau est déterminé par le nombre de deux-points précédant l’abréviation :
- :LU → segment de niveau 1
- ::P1 → segment de niveau 2
- :::10 → segment de niveau 3
- Chaque niveau peut contenir un nombre illimité de segments.
- Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres.
- Les segments n’ont ni BClasse ni code devise.
- Les calculs liés aux segments sont effectués dans la devise de base.
- Dans les écritures, le segment suit le compte au débit ou au crédit.
Il ne peut y avoir d’écriture sur un segment sans un compte associé. - Il est possible d’afficher des fiches de comptes spécifiques aux segments.
Titres des niveaux de segments
Les titres de segment servent à indiquer à quoi correspond un niveau de segment donné.
- Un segment composé uniquement du séparateur de segment ":", "::", ":::", etc., permet d’indiquer une description pour le niveau.
- Dans la colonne Description, saisissez l’explication du niveau de segment.
Par exemple :
":" "Projets"
"::" "Succursales"
Définir les segments
Les segments doivent être définis dans le tableau Comptes, dans la colonne Compte, à la fin du plan comptable.
- Dans la colonne Section, insérez une astérisque pour définir la section des segments.
- Dans la colonne Description, saisissez le titre des segments.
- Insérez les segments avec :
- Dans la colonne Compte, précédez l’identifiant du segment d’un seul deux-points pour les segments de premier niveau.
- Pour les segments de second et éventuellement de troisième niveau, utilisez :: ou ::: selon le niveau.
- Indiquez éventuellement une description pour chaque segment.
Segment non attribué {}
Si dans les écritures vous indiquez un compte au débit ou au crédit sans spécifier de segment, la valeur est enregistrée dans le segment "vide" ou non attribué.
Dans le plan comptable, vous pouvez indiquer une description pour le segment non attribué en saisissant le texte ":{}" après le deux-points.
Le symbole de segment non attribué "{}" est utile pour afficher dans les fiches de comptes et dans les scripts les montants non affectés à un segment spécifique.
Écritures
Les segments sont enregistrés dans le tableau Écritures, immédiatement après le compte principal.
Lorsqu'un segment comporte plusieurs niveaux, il faut saisir après le compte principal le segment de premier niveau, puis le second, et ainsi de suite.
Utilisation du symbole "-" comme séparateur de segment
Dans les écritures, il est possible d’utiliser le signe moins "-" comme séparateur de segments, à la place du deux-points ":".
- Dans les propriétés du fichier (données de base), activez l’option Utiliser le signe moins (-) comme séparateur de segments.
- Dans les écritures, utilisez ensuite le signe moins comme séparateur.
- Si vous utilisez le signe "-", évitez les comptes contenant déjà un tiret.
Colonne Segment
Cette colonne permet de saisir les segments de façon indépendante du compte.
- La colonne Segment est masquée par défaut. Pour l’utiliser, vous devez l’afficher via le menu Données > Organiser les colonnes.
- Les segments saisis dans la colonne Segment sont appliqués aux comptes utilisés dans l’écriture (colonnes Débit, Crédit, TVA), sauf si un segment est déjà défini dans ces comptes.
- Vous pouvez combiner l'utilisation de la colonne Segment avec celle des segments dans les colonnes Débit et Crédit.
- Lorsque vous utilisez la colonne Segment, le montant est enregistré sur le segment à la fois en débit et en crédit, ce qui entraîne un solde nul dans le tableau des comptes.
Mouvements entre segments
En général, la répartition des coûts est effectuée pour chaque écriture comptable. Il existe toutefois des situations où il est préférable d’enregistrer les coûts sur un compte, puis de les répartir par segment à la fin de l’année. C’est le cas, par exemple, des frais administratifs, répartis en pourcentage entre différents secteurs de l’entreprise.
Voici la procédure à suivre :
- Pendant l’année, les opérations sont enregistrées dans les colonnes Débit et Crédit, sans spécifier de segment ou en affectant la totalité du montant à un seul segment.
Par exemple, tous les frais de papeterie peuvent être enregistrés sans segment. - En fin d’année, on saisit des écritures pour attribuer à chaque segment la part correspondante sur un compte de charges ou de produits spécifique :
- Dans l’écriture, le même compte est saisi dans les colonnes Débit et Crédit.
- On indique les segments d’origine (qui peuvent aussi être absents) et les segments de destination.
- Par exemple, pour la répartition des frais de papeterie entre les départements :
- Il faut une écriture par département.
- Dans chaque ligne, le compte au crédit n’a pas de segment.
- Le compte au débit comporte le segment du département.
- Le montant correspond à la part des frais attribuée à ce département.
- Ces écritures permettent de répartir entre les départements les frais non encore affectés.
Soldes d’ouverture des Segments
Les segments avec solde d’ouverture doivent de préférence être saisis comme écritures, afin de pouvoir être associés à un compte. Si vous insérez le solde dans la colonne Ouverture du tableau Comptes, il est attribué au segment "{}" non défini.
Pour affecter les soldes d’ouverture à chaque segment et au compte correspondant, vous devez les insérer comme écritures d’ouverture (tableau Écritures).
- Dans la colonne Type (DocType), insérez la valeur 01.
- La date doit correspondre à la date de début de l’exercice comptable.
Avec l’écriture d’ouverture du segment, le montant est retiré du segment "vide" et attribué au segment spécifique.
Si le solde à répartir est négatif (crédit), le compte sans segment doit figurer en Débit et celui avec le segment en Crédit.
Exemple d’écriture pour ouverture de segments
Si, par exemple, le compte 1000 a un solde d’ouverture de 100.00 (sans segment, donc affecté au segment vide) et que ce montant doit être réparti entre deux segments (segment 01 pour 80.00 et segment 02 pour 20.00), procédez comme suit :
- Les écritures d’ouverture ont pour date celle du début de l’exercice et pour Type le code 01.
- La première écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Événements et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 80.00.
- La seconde écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Cours et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 20.00.
Commande Créer nouvelle année
La commande Créer nouvelle année ou Reprendre les soldes d’ouverture génère automatiquement les écritures d’ouverture pour tous les niveaux de segments.
Si vous ne souhaitez pas reprendre les soldes pour un certain niveau, supprimez les lignes d’ouverture correspondantes générées automatiquement.
Fiche de compte et solde du segment
Attention : ne pas considérer le mouvement du segment comme une valeur indépendante
La valeur affichée pour un segment dans la colonne Solde ou Mouvement du tableau Comptes ou du tableau Catégories ne doit pas être interprétée comme une valeur autonome, détachée du compte ou de la catégorie de référence.
Le segment représente en fait une subdivision des valeurs globales d’un compte ou d’une catégorie et ne constitue pas un mouvement comptable distinct. Par conséquent, le même mouvement peut apparaître en double ou être annulé, selon l’enregistrement.
- Le montant enregistré pour un segment suit toujours celui du compte ou de la catégorie.
- D’un point de vue comptable, il doit être considéré uniquement en relation avec un compte ou une catégorie spécifique.
- En général, le segment est utilisé pour subdiviser le bilan ou le compte de résultat en plusieurs colonnes détaillées sans créer de comptes séparés pour chaque entité.
Pour activer cette fonction, allez dans le menu Rapports > Rapport comptable ou Rapport avec groupes > Section Subdivision, puis activez l’option Subdivision par segment.
Résultats de la fiche du segment dans la comptabilité en partie double
Dans la comptabilité en partie double, le segment suit le compte indiqué en débit ou en crédit. Selon l’enregistrement, la fiche du segment produit différents résultats :
- Si le segment est utilisé uniquement dans le compte en débit ou en crédit, le montant apparaît une seule fois dans la fiche du segment.
- Si le segment est utilisé à la fois en débit et en crédit, le montant apparaît deux fois et le solde est nul.
- Si le segment est inséré dans la colonne Segment, le mouvement apparaît également deux fois (débit et crédit) et le solde est nul.
- Dans le tableau Comptes, le solde du segment est la somme des mouvements des comptes associés à ce segment.
Le solde est affiché dans la fiche uniquement si le segment est utilisé exclusivement avec des comptes du bilan ou du compte de résultat.
Résultats dans la comptabilité recettes-dépenses
Dans ce type de comptabilité, le segment suit le compte ou la catégorie. Voici les résultats possibles :
- Si le segment est inséré après la catégorie, la fiche du segment affiche le montant enregistré.
- Si le segment est utilisé à la fois avec le compte et la catégorie, le mouvement apparaît deux fois (doublé).
- Si le segment est inséré dans la colonne Segment, il est également affiché deux fois (doublé).
- Dans les deux derniers cas, le solde du segment affiché dans les tableaux Comptes ou Catégories pourrait être le double de la valeur enregistrée.
Rapports
Les rapports par segment peuvent être obtenus pour plusieurs documents comptables :
- Bilan formaté par groupes
- Rapport comptable
- Fiche de compte
- Rapport multi-niveaux
Pour obtenir des rapports combinant comptes et segments (ex. toutes les dépenses de la succursale LU de P1), il est nécessaire d’utiliser les fonctionnalités des Extensions Banana.
Rapport de subdivision par niveau
Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquez le niveau de segment souhaité.
Rapport récapitulatif
Il s'agit d’un résumé de tous les segments définis dans le plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou segment.
Rapport segment non attribué
Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans segment spécifié. Il est possible de définir le titre de ce segment dans le plan comptable. Activez également l’option En-tête du segment : Description dans la section Subdivision.
Différences entre Segments et Centres de Coût
Les segments sont attribués à une partie de l’activité de l’entreprise à des fins de reporting externe et d’analyse stratégique. Ils servent à analyser les profits et autres métriques financières par domaine, marché, client, etc.
Les centres de coût ou de profit sont des unités où les coûts ou les profits sont accumulés dans un but de suivi interne. Ils ont une finalité de contrôle interne.
- Objectif : les segments servent à l’évaluation des performances, les centres de coût à la gestion des coûts.
- Utilisation : les segments sont utilisés pour les rapports externes, les centres de coût pour les analyses internes détaillées.
- Structure : les segments sont définis selon des critères stratégiques, les centres de coût peuvent représenter toute unité interne supportant des coûts.
- Comptabilité : les segments concernent la comptabilité de gestion, les centres de coût la comptabilité analytique.
Différences dans les paramètres et les écritures
Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les enregistrements des centres de coût/profit et des segments sont différents :
Tableau Comptes
- Les segments peuvent être définis jusqu’à 10 niveaux, et chaque niveau peut comporter un nombre illimité de segments. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes, précédés de deux-points (:, ::, :::, etc.) devant le sigle ou le numéro qui définit le segment.
- Il est possible de définir jusqu’à 3 centres de coût/profit : CC1, CC2, CC3. Pour chacun, on peut avoir un nombre illimité de centres de coût/profit. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes avec une virgule, un point ou un point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro ou le sigle du compte.
Tableau Ecritures
- Les segments sont enregistrés dans les colonnes Débit et Crédit, après le compte principal (par ex. 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne Montant est attribué au compte 4000 ainsi qu’au segment P1. En alternative, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique Segment du tableau des comptes.
- Les centres de coût/profit sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue Centres de coût. Le compte est enregistré sans ponctuation devant.
Rapports
- Avec les segments, il est possible d’obtenir le bilan avec la subdivision par niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
- Dans le tableau des comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible d’afficher les fiches de compte des différents segments. Des rapports comptables sont aussi possibles.
- Avec les segments, on peut également obtenir un rapport multi-niveaux qui combine comptes et segments, mais il faut utiliser des extensions spécifiques. Avec les centres de coût/profit, il n’est pas possible d’obtenir un bilan ou un rapport comptable.
- Avec les centres de coût/profit, il est possible d’obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coût et de profit.
- Dans le tableau des comptes, il est possible de visualiser le total des différents groupes de centres de coût et de profit.
Approfondissements
Gérer différents secteurs
Avec la fonction Segments, il est possible de gérer différents secteurs d'une entreprise ou différents projets d'une association et d'obtenir pour chacun d'entre eux le bilan complet et le compte de résultat, avec la ventilation des recettes, des coûts et du résultat.
Les segments sont configurés dans le plan comptable. Lorsqu'une écriture est saisie, le segment est également indiqué. Les segments peuvent également être utilisés pour gérer des succursales, des branches ou des domaines d'activité. Un musée peut les utiliser pour obtenir des rapports pour différentes expositions, une agence de transport pour avoir des rapports pour chaque véhicule individuel.
Mise en place des segments dans le plan comptable
Il est utile pour une entreprise avec plusieurs branches, qui organise des événements et des cours et veut des rapports séparées pour chaque domaine d'activité et succursale.
Premier niveau : Champ d'activité, les comptes sont précédés de deux points ":"
- Cours
- Événements
Deuxième niveau : les succursales, les comptes précédés de deux fois deux points ": :"
- Rome
- Milan
- Autres
En général, il est plus pratique d'utiliser des acronymes que des noms longs.
- Regardez le tutoriel vidéo: Segments
Enregistrer sur des segments
Les segments sont saisis dans le tableau Écritures, dans les colonnes Débit et Crédit juste après les numéros de compte.
- Les segments peuvent être saisies après le compte en les faisant précéder soit du signe deux-points (:), soit du signe moins (-).
- Si vous souhaitez saisir des segments avec le signe moins devant le compte de segment, vous devez activer l'option Utiliser le signe moins (-) comme séparateur de segments, qui se trouve dans le menu Fichier, commande Propriétés fichier (Données de base) > Options.
Compte de résultat par segment
Le compte de résultat par segment peut être obtenu à partir du menu :
- Rapports > Bilan formaté par groupes. Dans la section Plan Comptable et dans les Sections, vous choisissez la section Compte de résultat.
- Activez Subdivision par segment
- Sélectionnez le segment pour lequel vous souhaitez obtenir le bilan (dans l'exemple, par projet ou par succursale).
Rapport par secteur
Dans ce rapport, les différents segments apparaissent. La colonne avec les accolades {} est la colonne des valeurs non assignées à aucun segment.
Rapport par succursale
Le rapport indique les recettes, les coûts et les bénéfices des différentes succursales.
Passage au nouveau plan comptable
Voici comment procéder pour :
- passer à un plan comptable avec une numérotation différente ;
- reprendre et convertir les données de la comptabilité existante, y compris les écritures, dans le nouveau plan comptable.
Conversion pour la nouvelle année
Si vous souhaitez commencer une nouvelle année avec un nouveau plan comptable, deux approches sont possibles.
1. Convertir l’année précédente, puis créer la nouvelle année
Dans ce cas, vous obtenez deux fichiers :
- le fichier de l’année en cours de clôture, qui contient :
- la colonne Comptes avec les anciens numéros de compte ;
- la colonne Comptes_1 avec les nouveaux numéros de compte ;
- le fichier de la nouvelle année, basé sur le nouveau plan comptable.
Cette approche est recommandée car elle permet d’avoir des plans comptables alignés pour les deux années.
De plus, elle permet de continuer à apporter des modifications dans l’année en cours de clôture et de reprendre ensuite les soldes d’ouverture dans le fichier de la nouvelle année.
2. Créer la nouvelle année et convertir le fichier de la nouvelle année
Le fichier de l’année en cours de clôture reste inchangé.
Pour la nouvelle année, un fichier intermédiaire est d’abord généré, avec l’ancien plan comptable mais avec les soldes reportés.
La conversion du fichier de la nouvelle année peut être effectuée immédiatement ou après l’ajout de quelques écritures.
Avec cette méthode, puisque le fichier de l’année précédente conserve les anciens numéros de compte, il ne sera plus possible de reprendre dans la nouvelle année les éventuelles modifications effectuées ultérieurement dans l’année précédente.
- Créer un nouveau fichier comptable
- Créer un nouveau fichier via le menu Fichier > Nouveau
- Choisir un modèle de plan comptable prédéfini.
- Adapter le plan comptable à vos besoins.
- Ajouter les comptes de correspondance dans le tableau Comptes
- Ouvrir le menu Données > Organiser Colonnes.
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
- Insérer la colonne avec la description Compte_1.
Pour chaque compte du nouveau plan, insérer dans la colonne Compte_1 le numéro correspondant de l'ancien plan comptable.
- Si un compte reste inchangé, la colonne Compte_1 peut être laissée vide.
- Si plusieurs comptes doivent être regroupés dans un seul, indiquer les numéros séparés par un point-virgule, par exemple :
1000;1001
Dans ce cas, le premier compte doit être répété, sinon seul le dernier sera pris en compte. - Si un compte doit être réparti sur plusieurs comptes, la répartition doit être effectuée manuellement.
Démarrer l’importation
- Activer la commande via le menu Actions > Importer en comptabilité > Importer fichier.
- Avec le bouton Parcourir, sélectionner le fichier comptable avec l'ancien plan comptable.
- Cliquer sur OK pour passer à la fenêtre suivante.
- Définir les options d’importation :
- activer l’option Convertir les numéros de compte
- indiquer que les correspondances sont présentes dans le fichier de destination.
- Démarrer l’importation.
Répéter l’importation
Si des erreurs sont signalées et qu’il est nécessaire de répéter l’opération, il est essentiel d’annuler l’importation précédente afin que le fichier de destination soit vide.
Sinon, les soldes d’ouverture et les écritures seraient dupliqués.
Répartition d’un compte en plusieurs comptes
Lors du passage à un plan comptable plus détaillé, il peut être nécessaire de répartir un compte en plusieurs.
Après l’importation, procéder manuellement comme suit :
- dans le plan comptable, répartir les soldes d’ouverture, de budget et les soldes précédents sur plusieurs comptes ;
- revoir une par une les écritures du compte à répartir et attribuer le compte le plus spécifique ;
- si nécessaire, créer des écritures supplémentaires pour répartir un montant en plusieurs parties ;
- procéder de la même manière pour les écritures du tableau Budget.
Résultat et erreurs possibles
Si le programme signale des erreurs (comptes manquants ou autres problèmes), il est souvent nécessaire de :
- annuler l’importation ;
- compléter ou corriger les correspondances ;
- répéter l’opération d’importation.
Comme le programme fonctionne avec des plans comptables différents, il n’est pas possible d’effectuer automatiquement des vérifications approfondies sur la justesse des regroupements.
Il est donc recommandé de vérifier manuellement le résultat, en s’assurant que les totaux du bilan et du compte de résultat soient corrects.
Comment reclasser le bilan et le compte de résultat
Dans Banana Comptabilité Plus, le reclassement du bilan et du compte de résultat se fait via le Rapport comptable externe, un fichier séparé de la comptabilité, conçu pour permettre une présentation personnalisée des données. Cela permet de regrouper les comptes différemment de la structure standard du plan comptable.
Le schéma de regroupement défini dans le Rapport comptable externe est lié au fichier de comptabilité pour extraire, totaliser et présenter les comptes selon la nouvelle classification souhaitée. Cette fonctionnalité est disponible exclusivement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Créer un fichier de Rapport comptable
Pour créer un fichier de Rapport comptable :
- Menu Fichier > Nouveau > Rapport comptable
- Il est possible de choisir un schéma existant ou de partir d’un nouveau
- Une fois créé, enregistrer le fichier sous un nom.
Ci-dessous, un Rapport comptable prédéfini a été choisi comme exemple pour créer un reclassement du Bilan selon l’art. 959 du Code suisse des obligations.
Chacun peut choisir d’en créer un personnel, à partir d’un fichier vierge.
- Lors de la création de votre propre Rapport comptable, les groupes et les totaux sont libres.
- Il est aussi possible de personnaliser le Rapport comptable utilisé dans cet exemple, en le téléchargeant depuis notre programme, comme indiqué dans les paragraphes précédents, et de personnaliser les comptes ou groupes pour un reclassement personnel.
Les colonnes du Rapport comptable
Le tableau du Rapport comptable comprend les mêmes colonnes que celles présentes dans le tableau Comptes, où sont définis les Comptes ou les Groupes pour les Totalisations selon un schéma propre.
Dans l’exemple, les groupes et totalisations ont été créés pour le reclassement du Bilan selon l’art. 959 du Code suisse des obligations.
Section
Cette colonne est utilisée pour indiquer la valeur à utiliser dans la présentation.
Pour les différentes possibilités, voir la Documentation relative aux sections.
Groupe
Indique le groupe dans lequel totaliser les comptes repris de la comptabilité ainsi que le groupe de totalisation.
Compte (visible uniquement dans la vue Complet)
Le compte du fichier de comptabilité à reprendre dans le rapport comptable.
- Si des comptes sont saisis, seuls les comptes indiqués seront repris lors de l’exécution du Rapport.
- Si aucun compte n’est saisi, les comptes de la comptabilité seront repris via le groupe.
Libellé
Description du regroupement ou du compte.
Add. dans
Dans la colonne Add. dans, est indiqué le Groupe (ligne de total) dans lequel la ligne doit être totalisée.
Tot
Si "Oui" est défini, seule la ligne de total est affichée, et non les lignes des comptes qui la composent.
Voir Afficher uniquement les totaux des groupes dans le Rapport comptable.
Conserver
Normalement, le rapport inclut les lignes de total avec des comptes ayant des soldes.
Si Oui est défini dans cette colonne, la ligne est toujours affichée. Peut être appliqué aux groupes (totaux) ou aux comptes.
Avec mouv
S’applique aux groupes ayant un solde nul.
La ligne est affichée s’il y a eu des mouvements pendant la période.
Modes de reclassement du bilan et du compte de résultat
Pour reclasser le bilan et le compte de résultat, il est nécessaire de disposer du fichier de Rapport comptable.
Il existe deux modes pour configurer le fichier de Rapport comptable afin de reclasser le bilan et le compte de résultat :
1. Reclasser selon la colonne Groupe
Ce mode permet de reclasser le bilan et le compte de résultat via la colonne Groupe du fichier Rapport comptable.
Dans le Rapport comptable, vous créez votre propre système de groupes et sous-groupes
Dans la colonne Section, un numéro est inséré pour définir dans l'impression le titre des différentes sections.
- Dans la colonne Groupe, sont définis les groupes qui totaliseront une série de comptes présents dans le fichier de comptabilité.
Dans l'exemple, le Groupe 1.1.A du rapport comptable totalisera les comptes de liquidité (caisse, banque, poste, ...). - Dans la colonne Gr, insérez le groupe qui totalisera les groupes précédents
dans l'exemple, dans la colonne Gr, 1.1, identique au Groupe 1.1, totalisera l’Actif circulant.
Dans le fichier de comptabilité, pour le lien avec le Rapport comptable, il est nécessaire de configurer la colonne GR1
- Dans le tableau Comptes, colonne Gr1 ou Gr2, insérez le groupe défini dans le Rapport comptable, dans lequel le compte doit être totalisé.
Dans l’exemple, dans la colonne GR1, tous les comptes de liquidité ont le groupe 1.1.A qui, dans le rapport comptable, totalise les comptes de Liquidité.
Si la colonne Gr1 n’est pas visible, utilisez la commande Données > Organiser colonnes. - Les comptes sans correspondance ne seront pas inclus dans le Rapport.
2. Reclasser selon les comptes
Ce mode est utile lorsque vous souhaitez inclure uniquement certains comptes de la comptabilité dans le fichier de Rapport comptable
- Dans la colonne Section, insérez un numéro pour définir dans l’impression le titre des différentes sections.
- Dans la colonne Groupe, sont définis les groupes qui totalisent chaque compte repris de la comptabilité
Dans l’exemple, le Groupe E1.1 du rapport comptable totalisera les comptes 3000, 4000, 4500 du Rapport comptable. - Dans la colonne Compte, insérez les mêmes numéros de comptes que ceux de la comptabilité que vous souhaitez inclure dans le Rapport comptable.
Seuls les comptes indiqués seront inclus dans le rapport. - Dans la colonne Libellé, insérez la description des comptes.
Dans la colonne Tot. dans, insérez le groupe de totalisation (Ex. E.1, E1.2...).
Imprimer le Rapport comptable
Le Rapport comptable qui reclassifie le bilan et le compte de résultat est affiché et imprimé depuis le fichier de comptabilité.
- Menu Rapports > Bilan formaté par groupes
- Section Plan comptable > Rapport comptable externe
- Dans la fenêtre de dialogue, dans la colonne de regroupement, sélectionnez la colonne selon laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement (GR1, BClasse, TVA, etc...).
Vous obtenez une impression semblable au Bilan formaté par Groupes, mais avec votre propre reclassement.
Ou bien :
- Menu Rapport > Rapport comptable
- Dans la section Base, sélectionnez l’option Rapport comptable externe.
Vous obtenez l’affichage d’un tableau, semblable au tableau Comptes, mais avec votre propre reclassement
Personnaliser le tableau Écritures
Le tableau des Écritures est le pivot de la comptabilité et peut être personnalisé pour prendre en charge une multitude de fonctions, telles que la possibilité de saisir des quantités et des prix, la TVA, les centres de coûts et de profit et bien d'autres choses encore.
Le tableau peut être personnalisé en affichant ou en ajoutant des colonnes, de sorte que certaines fonctions ne sont actives que lorsqu'elles sont nécessaires.
Paramètres par défaut
Le tableau des Écritures est configuré avec des colonnes standard, telles que Date, Libellé, etc., qui sont déjà visibles lorsque le fichier est ouvert. L'utilisateur peut décider et personnaliser les colonnes à rendre visibles à l'aide de la commande du menu Données > Organiser colonnes.
Il existe des colonnes spécifiques pour le type de fichier ouvert. Par exemple, dans la comptabilité en partie double, il y a les colonnes Débit et Crédit, tandis que dans la comptabilité des dépenses et recettes, il y a les colonnes Compte et Catégorie.
Les colonnes communes à tous les comptes sont expliquées en détail à la page Les colonnes du tableau Ecritures de la comptabilité en partie double, comme suit:
- Colonnes pour la saisie de différentes dates.
Date de devise, date du document, date d'échéance ou date estimée - Documents.
Colonnes permettant de saisir les références d'un document ou d'un protocole. - Notes et remarques.
Pour l'ajout d'informations supplémentaires de toute nature. - Liens vers les fichiers de documents
Pour afficher immédiatement les justificatifs de mouvement. - Type Document.
Pour indiquer le type d'écriture (par exemple, 01 signifie solde d'ouverture). - Numéro de facture.
- Centres de coûts et de profits
Pour subdiviser les coûts et les profits dans des comptes spécifiques à un projet ou dans d'autres comptes. - Segments
Pour obtenir des rapports de branche ou de secteur d'activité.
Colonnes présentes uniquement dans certains types de comptes.
- Gestion TVA
Colonnes présentes uniquement dans les comptes avec TVA. - Comptabilité multidevise
Colonnes présentes uniquement dans la comptabilité en partie double avec multidevise.
Personnaliser l'affichage
Vous pouvez adapter l'affichage du tableau à vos besoins spécifiques de la manière suivante :
- En utilisant la commande Données > Organiser colonnes
- Modifier la largeur et le formatage des colonnes.
- Modifier l'ordre d'affichage des colonnes.
- Rendre visibles ou masquer des colonnes déjà présentes.
- Créer ou modifier de nouvelles vues avec des paramètres d'affichage (organiser tableaux).
Ajouter colonnes supplémentaires
- Ajouter des colonnes prédéfinies avec des fonctions spécifiques
Par exemple des colonnes de quantité, de prix unitaire (comme expliqué dans la section suivante). - Ajouter des colonnes libres (Données > Organiser colonnes).
Pour saisir toute autre information nécessaire. - Ajouter des colonnes et les lier à des tableux ajoutées par l'utilisateur
Il est possible d'ajouter des tableux supplémentaires, par exemple le tableau Projets, et de créer ensuite une colonne dans laquelle le nom du projet peut être saisi.
Colonnes supplémentaires quantités et prix
Vous pouvez introduire des quantités et des prix directement dans le fichier comptable.
Les colonnes spécifiques sont affichées à partir du menu Outils > Ajouter et supprimer fonctions. Les colonnes suivantes sont ajoutées en bloc:
- Identifiant de l'article
Lié à l'article dans la tableau Articles - Quantité. Une valeur numérique.
- Prix unitaire.
- Descripteur de quantité.
Si vous introduisez une valeur dans la colonne quantité ou prix, le programme calcule automatiquement le montant en multipliant les deux valeurs.
Ces colonnes peuvent être utilisées à diverses fins :
- Gérer les quantités et les prix pour la comptabilité analytique.
- Spécifier les éléments d'une facture.
- Saisir les mouvements des postes indiqués dans le tableau Postes ou gérer l'achat et la vente de titres (voir Extension du portefeuille)
Lien vers le tableau Articles
Le tableau Articles est une sorte de mini-entrepôt intégré au système comptable.
- Vous pouvez indiquer la liste des produits, les quantités et les prix.
- Lorsque vous saisissez un article dans une ligne du tableau Écritures, le programme reprend automatiquement la description et le prix de vente.
- Si vous saisissez des mouvements dans le tableau Écritures en saisissant des quantités, le programme met à jour la quantité courante dans le tableau Articles.
Colonnes supplémentaires de gestion des paiements
Elles sont ajoutés à partir du menu Outils > Ajouter ou supprimer fonctions.
Veuillez vous référer à l'explication sur la Gestion des paiements.
Colonnes supplémentaires date de fin, répétition
Elles sont ajoutés à partir du menu Outils > Ajouter ou supprimer fonctions.
Veuillez vous référer à l'explication Écritures automatiques.
Tableau Écritures répétées
Le tableau Écritures répétées comporte les mêmes colonnes et les mêmes dispositions que le tableau Écritures. Si vous modifiez l'affichage des colonnes dans le tableau Écritures, cette modification s'appliquera également au tableau Écritures répétées.
Clients et Fournisseurs
Les fonctions dédiées aux clients, aux fournisseurs et à la facturation de Banana Comptabilité vous permettent de gérer entièrement l’activité commerciale directement dans la comptabilité.
Vous pouvez contrôler les soldes, les échéances, les écritures et les documents, en gardant tout synchronisé avec les écritures comptables.
Grâce à ces fonctions, vous pouvez :
- Gérer les clients et les fournisseurs de manière intégrée avec la comptabilité ;
- Créer et enregistrer les factures sans double travail ni risque d’erreurs ;
- Suivre en temps réel les échéances, les créances et les dettes ;
- Accélérer la saisie des factures grâce à l’utilisation du tableau Articles ;
- Obtenir des rapports clairs et à jour pour un contrôle complet des relations commerciales ;
- Travailler de manière plus organisée et gagner du temps dans la gestion administrative.
Clients
La gestion des Clients vous permet de suivre les créances, les échéances et les écritures de chaque client.
Vous pouvez enregistrer les factures émises, les paiements reçus et générer automatiquement des fiches et des rapports pour chaque client.
De cette manière, vous avez toujours une vue à jour des entrées, vous pouvez facilement savoir qui a payé ou non, et maintenir la comptabilité clients parfaitement alignée avec le grand livre.
Fournisseurs
Avec la fonction Fournisseurs, vous pouvez gérer les dettes envers ceux qui vous fournissent des biens ou des services.
Chaque paiement enregistré est automatiquement lié à la facture correspondante, ce qui vous permet de savoir à tout moment combien vous devez, à qui et pour quelles échéances.
Vous pouvez également générer des listes de paiements et des rapports détaillés pour une vue complète de la situation fournisseurs.
Gestion Clients
La gestion des Clients sur Banana Comptabilité Plus vous permet d'enregistrer, d'organiser, gérer les informations relatives aux clients et vous permet de suivre les transactions et les paiements des clients, les délais de paiement et les informations de contact. Vous pouvez suivre les paiements des clients, mettre à jour le statut de paiement des factures émises et saisir et imprimer des factures.
La gestion des clients est une fonction disponible dans toutes les applications comptables de Banana Comptabilité Plus, mais elle est surtout utilisée dans la comptabilité en partie double.
Voyez aussi la gestion des Fournisseurs.
Enregistrer les écritures des clients
Le tableau Ecritures est au cœur de Banana Comptabilité et permet d'enregistrer toutes les opérations, y compris les mouvements des clients, en indiquant simplement le compte du client. Vous travaillez rapidement car vous pouvez sélectionner, copier et coller les mouvements des clients qui ont déjà été enregistrés auparavant. Si vous faites des erreurs, vous pouvez les corriger donc c'est facile d'enregistrer :
- Émission de factures
- Encaissements auprès des clients
- Notes de crédit ou annulations
- Création de factures
Des colonnes permettent de saisir diverses informations, notamment:
- la date de la transaction, la date d'échéance, la date d'attente et le paiement.
- Le numéro de la facture.
- Le compte de Débit et le compte de Crédit où l'on indique le compte Client et la contrepartie.
- Le montant.
- Les codes TVA pour le calcul automatique de la TVA.
- Des liens vers des documents numériques (par exemple la facture émise au client, ou des notes en pdf).
Comptes clients
Les comptes clients sont utilisés pour enregistrer tous les mouvements relatifs aux clients d'une entreprise.
Les principales fonctions des comptes clients sont les suivantes :
- Créer un compte pour chaque client et garder une trace de toutes les transactions effectuées.
- Enregistrer les factures émises pour chaque client.
- Enregistrer les paiements des clients et les associer aux factures émises.
Dans Banana Comptabilité :
- Les comptes et les adresses des clients (prénom, nom, raison sociale, adresse, langue du client, numéro de TVA, etc.) sont insérés dans le tableau Comptes.
- Les mouvements comptables sur les comptes sont enregistrés dans le tableau Écritures.
- Après chaque écriture, tous les soldes des comptes clients (tableau Comptes) sont automatiquement mis à jour et vous avez immédiatement une vue d'ensemble des soldes en suspens.
Enregistrement des factures émises
La facture est utilisée à des fins comptables et fiscales, car elle permet d'enregistrer avec précision les recettes et les dépenses de l'entreprise et de calculer la taxe sur les ventes ou les achats.
Si vous émettez des factures avec Word, Excel ou d'autres programmes, vous pouvez enregistrer l'émission dans la comptabilité pour savoir ce que le client doit et, le cas échéant, lui envoyer des rappels.
Dans Banana Comptabilité, les factures sont enregistrées dans le tableau Écritures.
- En introduisant la date et la description
- En introduisant un numéro de facture
- En enregistrant dans le compte Débit le compte du client et dans le compte Débit la recette
- En introduisant le code TVA pour les ventes ou les services. Les calculs et les montants de TVA sont introduits automatiquement.
Lors de l'enregistrement de la facture, le programme crée automatiquement la facture et l'imprime.
Création et impression de factures
Directement dans le tableau Écritures, vous pouvez également introduire des mouvements pour créer des factures comme de simples écritures dans le tableau Écritures.
En introduisant le compte Débit et Crédit, en plus de l'impression de la facture, vous avez en même temps la comptabilisation de la facture dans le fichier comptable.
Dans le menu Rapports > Clients > Imprimer factures, vous pouvez :
- Prévisualiser et imprimer la facture.
- Choisir la Mise en page de l'impression et définir d'autres informations pour personnaliser l'impression, comme le code QR..
Une personnalisation plus poussée est possible avec le plan Advanced.
Enregistrement des encaissements
Dans Banana Comptabilité, les encaissements sont enregistrés dans le tableau Écritures de l'une des manières suivantes :
- Enregistrement manuel :
- La date et la description sont enregistrées
- Dans la colonne Facture, en introduisant le compte du client, un menu déroulant affiche les factures encore ouvertes, il suffit de sélectionner la facture encaissée et d'appuyer sur la touche Enter, le programme introduit automatiquement le compte du client en Débit, et le montant de la facture. Il suffit ensuite d'entrer le compte de trésorerie en débit pour compléter l'écriture.
- Importation de données à partir d'extraits de compte avec des Règles
- Le programme importe des données à partir d'extraits de compte ISO 20022 et, grâce à l'utilisation de règles, il saisit l'ensemble des données sans intervention manuelle.
Factures ouvertes
Les factures ouvertes par client sont des factures émises qui restent ouvertes ou en suspens parce que le client n'a pas encore effectué le paiement intégral.
Les factures ouvertes par client peuvent être gérées au moyen d'un registre comptable qui tient compte des factures émises, des échéances de paiement et des paiements reçus. Le vendeur peut ainsi suivre la situation financière de chaque client et envoyer des rappels de paiement si les factures restent ouvertes trop longtemps.
Il est important de noter que les factures ouvertes par client peuvent affecter la liquidité de l'entreprise du vendeur, puisque l'argent lié à ces factures n'a pas encore été encaissé.
Banana Comptabilité génère automatiquement un rapport de factures ouvertes où vous pouvez voir immédiatement quelles factures sont encore ouvertes et de quel client, ainsi que le montant total des factures ouvertes.
Il existe deux types de rapports :
- Factures ouvertes par client, où toutes les factures ouvertes pour chaque client sont répertoriées.
- Factures ouvertes par date d'échéance, où les factures ouvertes sont listées par ordre de date d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être fixée de différentes manières. Pour plus d'informations, voir la page suivante Échéances et modalités de paiement.
Fiche de compte
Les fiches de compte sont des documents utilisés en comptabilité pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise. Chaque fiche représente un compte spécifique du grand livre de l'entreprise et contient des informations détaillées sur les opérations concernant ce compte, telles que la date de l'opération financière, le type d'opération, le montant et la description de l'opération.
Dans la comptabilité Banana, sur la base des données introduites dans le tableau Ecritures, le programme prépare automatiquement la Fiche de compte pour chaque client, où sont indiqués le solde d'ouverture, tous les mouvements et le solde de clôture relatif. Il est également possible d'avoir la fiche de compte par période.
Rappels
Les rappels de paiement sont utilisés pour demander aux clients de payer les factures en retard ou impayées.
Grâce à la fonction de rappel de paiement, vous accélérez le processus de paiement des clients, en réduisant les retards, et en même temps vous gérez efficacement le flux de trésorerie.
Banana Comptabilité offre des fonctions pour :
- Identifier les factures en retard ou impayées.
- Générer des rappels de paiement.
- Personnaliser les rappels de paiement.
Dans Banana Comptabilité Plus, il est possible d'imprimer les rappels de deux manières différentes :
- Avec la mise en page des rappels
- Imprimer le résumé des rappels (liste des factures en retard).
- Impression sans bulletin de versement QR.
- Personnalisations limitées.
- Fonction disponible dans Banana Comptabilité Plus - tous les plans (sauf les limitations du plan gratuit).
- Avec la mise en page Facture
- Impression avec le bulletin de versement QR.
- Personnalisation de la mise en page.
- Nécessite la version Dev-Channel de Banana Comptabilité Plus et le plan Advanced.
Notes de crédit
La note de crédit est un document comptable utilisé pour corriger ou annuler une facture déjà émise. Elle peut être émise pour un certain nombre de raisons :
- Remboursement d'un trop-perçu
- Réduction du prix d'un produit ou d'un service
- Retour d'un produit
- Correction d'une erreur de facturation
Dans Banana Comptabilité, on introduit les notes de crédit dans le tableau Ecritures, en insérant dans le compte Débit le compte des recettes et dans le compte Crédit le compte du client ; le code TVA doit être introduit avec le signe moins devant, de façon à ce que le montant de la TVA soit annulé en même temps.
Le programme utilise l'écriture comptable de la note de crédit pour créer automatiquement l'impression de la note de crédit.
Configurer et utiliser les fonctionnalités clients et factures
- Établir des comptes pour la comptabilité du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice) ou
- Configurer les comptes pour la comptabilité de trésorerie (principe de caisse).
- Configurer les paramètres des clients.
- Configurer le tableau comptable et enregistrer les factures.
- Rapports factures ouvertes, en retard ou émises.
- Créer des factures.
Notes
Comptabilité multidevise : les rapports sont basés sur les soldes en devise du compte du client, les éventuelles différences de change ne sont donc pas prises en compte.
Dans le tableau Factures émises, les différences de change sont également répertoriées, mais dans les autres impressions, seul le montant dans la devise du client est pris en compte.
Fichiers d'exemple
Adresses | Registre Clients/Fournisseurs | Membres
Dans le tableau Comptes, dans la vue Adresses, se trouvent des colonnes pour gérer les adresses des clients, fournisseurs ou membres.
Ces données d’adresses sont essentielles afin de gérer la facturation, les rappels et de contrôler les recouvrements et les paiements.
Si, dans le tableau Comptes, il manque des colonnes pour gérer les données d'adresse, vous pouvez les ajouter :
- Menu Outils → Ajouter/supprimer des fonctions → Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau Comptes.
Si la colonne IBAN est manquante, votre fichier comptable a une ancienne configuration et vous devez le convertir avec la commande Outils > Convertir fichier...
Dans le tableau Comptes, la commande ajoute :
- La vue Adresse dans laquelle les colonnes sont affichées pour saisir les données d'adresse.
Pour modifier l'affichage ou la disposition des colonnes, utilisez la commande Organiser Colonnes.
Les colonnes de la vue Adresse
Préfixe
Veuillez entrer le titre (M., Mme, Dr. ou autre).
Prénom
Le prénom du client, du fournisseur ou du membre.
Nom de famille
Le nom de famille du client, du fournisseur ou du membre.
Organisation
Saisissez le nom de l'entreprise, de l'association.
Rue
La rue du client, fournisseur ou partenaire.
Numéro de rue
Le numéro de rue de l’adresse.
Extra
Colonne permettant de saisir des données d'adresse supplémentaires, telles qu'une boîte postale, ou de saisir une très grande adresse.
Code Postal
Le code postal.
Lieu
Le nom de la ville du client, du fournisseur ou du membre.
Pays
La pays inhérent à la ville.
Code pays
Le sigle du pays.
Langue
Vous pouvez définir la langue pour chaque compte client, fournisseur ou membre. Cela permet de visualiser et d'imprimer des documents (par exemple, une facture) dans leur propre langue.
Veuillez indiquer :
- de - pour l'allemand
- fr - pour le français
- it - pour l'italien
- en - pour l'anglais
- es - pour l'espagnol
- nl - pour le néerlandais
- zh - pour le chinois
- pt - pour le portugais
- ru - pour le russe
Téléphone principal
Numéro de téléphone fixe
Portable
Numéro de téléphone portable
Fax
Numéro de fax
E-mail travail
Adresse e-mail
WWW
Adresse du site web du client, du fournisseur, de l'association.
Naissance
La date de naissance du client, du fournisseur, de l'association.
Jours
Saisissez un nombre de jours au cours desquels le recouvrement, le paiement doit avoir lieu.
Limite
Si un crédit est effectué, la limite de crédit est indiquée, ou la limite de débit s'il s'agit d'un fournisseur.
Banque Nom
Le nom de la banque du client, du fournisseur ou du membre.
IBAN
Numéro IBAN de la banque du client, du fournisseur ou du membre.
Banque Clearing
Le code d'identification de la banque du client, du fournisseur ou du membre.
Gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
Introduction
Dans Banana , il est possible de gérer les clients aussi bien sur le chiffre d'affaires que sur celui encaissé. Une explication détaillée se trouve à la page Recettes ou Comptabilité perçue.
Ci-dessous se trouvent des explications indiquant comment configurer des comptes séparés pour chaque client et un groupe pour les clients, de manière à obtenir une liste de factures séparées par client.
Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par client, il est aussi possible d'avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures clients. La liste des factures sera pour l'ensemble des clients et non pas par client individuel.
Configurer le groupe et le registre Clients
Les comptes et/ou les groupes de clients sont insérés à la fin du plan comptable dans une section distincte.
Pour créer le compte du clients il faut ajouter les paramètres suivants
- Une section * (en-tête) (voir sections)
- Une section 01 pour les clients (voir sections)
- Les comptes clients que vous souhaitez (voir ajouter un nouveau compte). Chaque client est présenté comme une ligne dans le plan de compte et possède son propre numéro de compte. La numération des comptes est libre (voir Comptes), mais il est recommandé de n'utiliser que des chiffres, notamment pour la gestion des paiements.
- Un groupe dans lequel tous les comptes clients sont agrégés.
- Ce groupe est à son tour totalisé dans un groupe présent dans les actifs.
Alternativement, les comptes et/ou groupes de clients peuvent être saisis directement dans la section des actifs.
- Le total Clients (110A) est totalisé dans les groupe global 110 de la colonne Add.dans
- Le même numéro ou code, utilisé dans la colonne Add.dans (110), doit être configuré dans le colonne Groupe des Actifs, pour le reporter dans le total Clients du Bilan.
- La numération des groupes est libre (voir Groupes).
Enregistrer l'émission d'une facture
La facture émise est enregistrée en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :
- Date de la facture et numéro du document, le cas échéant
- Numéro de facture - Il est très important de saisir le numéro de facture dans la colonne Facture, car il est utilisé pour l'automatisation des différents rapports clients et pour clôturer automatiquement la facture ouverte du client lors de l'enregistrement du paiement.
- Compte client au Débit et compte produits au Crédit.
- Le code TVA correspondant aux ventes.
Enregistrer un paiement reçu
L'encaissement d'une facture client est enregistré en saisissant les données suivantes dans les colonnes respectives :
- Dans la colonne Date introduisez la date d'écriture.
- Dans la colonne Type introduisez 11 (Paiement du client)
Note : Si un paiement anticipé doit être enregistré par le client et figurer sur la facture, la cellule de la colonne Type doit rester vide. - Dans la colonne Facture introduisez le numéro de la facture payée.
- Avec un double-click dans la cellule, le programme affichera la liste de toutes les factures ouvertes.
Un autre solution alternative est de presser la touche F2 (dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre à partir du menu Rapports → Clients → Configurations).
- Avec un double-click dans la cellule, le programme affichera la liste de toutes les factures ouvertes.
- Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète automatiquement:
- Dans la colonne Libellé, la description du paiement
- Dans la colonne Compte Crédit le compte du client
- Dans la colonne Montant le montant de la facture
Si le montant saisi n'inclut pas la TVA et que les clients sont paramétrés comme centres de coûts, vous devez configurer correctement les centres de coûts pour qu'ils utilisent le montant avec TVA, dans Propriétés fichier (données de base), section TVA. Voir aussi Montant de TVA avec les centres de coûts.
- Dans la colonne Compte Débit vous devez introduire manuellement le compte de contrepartie (le compte bancaire sur lequel le paiement e été fait).
Enregistrer une note de crédit
Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture.
- Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.
- Saisissez les données pour les colonnes Date, Pièce, PièceOriginal, Libellé.
- Dans la colonne Débit, enregistrez le compte de recettes (le même que celui utilisé pour la facture du client) ; dans la colonne Crédit, enregistrez le compte client.
- Introduire le montant et, dans la colonne Code TVA, introduire le code de vente précédé du signe moins, de manière à ce que la transaction TVA soit annulée, ou utiliser un code TVA spécial pour les notes de crédit (défini dans le tableau Codes TVA).
Note : Pour imprimer la note de crébit à envoyer au client, vous devez indiquer dans la colonne TypeDoc : 12. Voir aussi Créer des notes de crédit
Gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
Vous pouvez gérer votre registre clients et fournisseurs à partir de l'encaissement avec les Centres de coûts et de profit.
- Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
- Configurer le groupe des clients du menu Rapports → Clients → Configurations clients.
Pour les utilisateurs suisses qui ont la TVA selon l'encaissement, ce paramètre leur permet de gérer la TVA de manière optimale et de connaître les détails pour leurs clients et fournisseurs.
Avec cette configuration, les soldes des centres de coût n'apparaissent donc pas dans le Bilan, mais vous disposerez toujours de toutes les données et de tous les rapports à des fins internes.
Enregistrer l'émission d'une facture
Lorsque vous émettez une facture, enregistrez-la comme suit :
- Dans la colonne Date, saisissez la date de la facture.
- Dans la colonne Doc (Pièce), entrez le numéro du document, s'il est disponible.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Libellé, saisissez une description.
- Dans les colonnes Débit, Crédit et Code TVA, ne saisissez aucune donnée.
- Dans la colonne Montant, saisissez le montant brut sans code TVA.
Le code TVA dans le cas de la gestion sur l'encaissement, est enregistré lors de l'encaissement de la facture. - Dans la colonne CC3, entrez le compte CC3 du client sans le " ;". (par exemple, 10004)
Enregistrer un paiement reçu
Lors qu'une facture est payée, enregistrez-la comme suit :
- Dans la colonne Date, entrez la date à laquelle la facture a été payée.
- Dans la colonne Doc (Pièce), entrez le numéro du document, s'il est disponible.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture collectée.
- Dans la colonne Libellé, saisissez une description.
- Dans la colonne Débit, saisissez le compte bancaire (ou autre compte de caisse).
- Dans la colonne Crédit, saisissez le compte de recettes correspondant à la facture.
- Dans la colonne Montant, entrez le montant brut.
- Dans la colonne Code TVA, saisissez le code TVA de la vente ou du service facturé.
- Dans la colonne CC3, entrez le compte CC3 du client avec un signe moins "-" devant le compte (par exemple -10004).
Dans la facturation intégrée à la comptabilité Recettes/Dépenses, avec un livre client configuré avec des centres de profit, l'option Enregistrer (+/-) les centres de coût comme catégorie ne doit pas être activée, car le compte et la catégorie ne sont pas indiqués lors de l'émission de la facture.
Plus d'informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie.
Enregistrer une note de crédit lors du recouvrement
Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, le même numéro de facture doit être utilisé.
- Si le document de régularisation (par exemple une note de crédit) a une numérotation différente, que vous devez néanmoins conserver, inscrivez cette référence dans une autre colonne, par exemple, DocOriginal (PièceOriginal).
- Entrez les données pour les colonnes Date, DocOriginal (PièceOriginal), Description.
- Laissez les colonnes Débit et Crédit vides
- Entrez le montant et dans la colonne CC3, entrez le centre de coût du client avec un signe -.
Note: Pour imprimer la note de crédit à envoyer au client, vous devez indiquer dans la colonne TypeDoc (PièceType) : 12, voir Notes de crédit.
Configurations clients et fournisseurs
Pour activer les options du menu Clients, vous devez définir le groupe de clients à partir du menu Rapports → Clients → Paramètres.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs (Rapports → Fournisseurs→ Paramètres), les dialogues qui suivent sont identiques autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.
Tant que l'on n'indique pas le groupe Clients ou Fournisseurs, les choix du menu sont désactivés.
Général
Groupe ou compte
Sélectionnez le groupe ou le compte général qui contient la liste des clients ou fournisseurs. Le groupe ou le compte doit déjà être présent dans le tableau Comptes. Voir Configurer le registre Clients et Configurer le registre Fournisseurs.
Plus de détails sur la configuration du registre client ou fournisseur :
- Mise en place du registre clients et mise en place du registre fournisseurs (sur le chiffre d'affaires)
- Mise en place du registre clients et mise en place du registre fournisseurs (sur l'encaissement)
Date d'échéance des factures (en jours)
Pour le calcul des échéances des factures le programme utilise en ordre de priorité:
- La date d'échéance, si elle a été introduite dans la ligne des écritures.
Si pour le même numéro de facture il y a plusieurs dates, le programme prend en compte la plus récente. - Si le numéro des jours est indiqué dans la colonne ÉchéanceDePaiementEnJours du tableau Comptes, la date des écritures sera augmentée du numéro de jours.
- La date des écritures augmentée des jours indiqués dans le dialogue de configuration.
Inclure écritures précédentes (en années)
- Si 0, le programme n'affichera pas les factures de l'année précédente, mais seulement les soldes d'ouverture du compte client.
- Si 1, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures de l'année précédente.
- Si 2, ou plus, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures des années précédentes.
Advanced
Lien à la pièce facture
Vous pouvez sauvegarder les factures (pdf, doc ou autre) et entrer le lien dans la case Lien vers facture. Dans le tableau Ecritures, colonne Facture, si le numéro de facture est indiqué, le programme ouvre le document vous permettant ainsi d'accéder au contenu.
Le lien peut contenir:
- Le nom XML <DocInvoice> ou d'une autre colonne contenue entre < >.
Si vous utilisez la commande "<DocInvoice>.pdf" et que vous êtes sur la ligne avec le numéro de la facture 100, le programme essaiera d'ouvrir le fichier "100.pdf". Vous pouvez aussi faire précéder le nom du fichier par le nom d'un répertoire. - Toute extension de fichier peut être utilisée. Celle-ci doit toutefois être présente dans la liste des extensions de fichier considérées comme sécurisées (Outils - Options programme - Avancé).
- Vous pouvez également indiquer un chemin d'accès avant le nom du champ qui contient le nom du document à ouvrir.
- Avec le lien "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" et le numéro de la facture 100, le programme essayera d'ouvrir le fichier c:\temp\100.pdf.
- Le nom du répertoire est relatif au répertoire où se trouve le fichier de comptabilité.
Texte alternatif pour l'auto-complétion du paiement (Paiement %1)
La saisie du paiement d'une facture peut être facilitée par l'autocomplétion du paiement, qui peut être activée par la touche F2 dans le champ Facture du tableau Entrées.
L'auto-complétion complète les colonnes de saisie telles que le numéro de facture, la description, le montant, les comptes. Dans la colonne Description, il est possible de modifier le texte "Paiement" suivi de la description de la première ligne de la facture (%1), en indiquant le texte souhaité.
Arrondissement de la facture (devise de base)
Indiquer le montant minimum pour arrondir le total de la facture. Par exemple :
0,01 arrondit le total de la facture au centime le plus proche, 0,10 l'arrondit aux 10 centimes les plus proches.
Si le champ est vide, le total de la facture en CHF est arrondi aux 5 centimes les plus proches, pour les autres devises l'arrondi est au centime le plus proche.
Désactiver l'auto-complétion des données de la facture
Désactiver l'auto-complétion des données de la facture
Cette option est généralement désactivée lorsqu'il y a beaucoup d'écritures dans les comptes et que la saisie des données est ralentie par l'affichage de la liste des factures ouvertes dans le champ Facture du tableau des écritures.
Désactiver la compensation automatique des factures ouvertes avec les soldes d'ouverture
Le règlement automatique fait référence au processus par lequel le solde d'ouverture du compte est utilisé pour compenser les factures ouvertes. Lorsque le solde d'ouverture peut couvrir entièrement les montants dans le tableau des enregistrements, les factures sont considérées comme payées, et leur statut sera marqué comme "paidOpening". Si le solde d'ouverture est insuffisant pour compenser les factures, celles-ci resteront ouvertes.
En désactivant cette fonction, le système ne utilisera plus le solde d'ouverture pour compenser les factures ouvertes. Par conséquent, le solde d'ouverture sera affiché séparément des factures dans la liste des factures.
Si vous souhaitez compenser une facture avec le solde initial, indépendamment de l'option 'Désactiver la compensation automatique', il vous suffit de saisir 'openBalance' dans le champ du numéro de facture.
Ouverture d'une pièce facture
- Positionnez-vous dans le tableau Ecritures, colonne Facture, dans la cellule où le lien du document à ouvrir a été inséré.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel
- Sélectionnez la commande Ouvrir lien facture.
Opérations diverses
Pour mieux gérer les clients, nous vous expliquons ci-dessous quelques fonctions et paramètres très importants pour accélérer le travail et obtenir les rapports correctement.
- Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
- Compléter automatiquement les données de la facture
- Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture
- Activer les colonnes Adresses (en option)
- Définir les dates d'échéance des factures
- Configurer les paramètres Clients
Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
Si la colonne Facture n'est pas visible dans le tableau Transactions, elle peut être activée à partir du menu Données → Organiser colonnes → PièceFacture.
Il est très important de saisir le numéro de facture pour plusieurs automatismes du programme concernant le traitement des différents rapports et la clôture du montant dans le dossier du client lorsque la facture est encaissée.
Dans la colonne Facture, cliquez sur la cellule pour accéder à la facture enregistrée au format PDF.
Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)
Compléter automatiquement des données de la facture
Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. Pour cela, il faut procéder comme suit:
- Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
- Dans la colonne Facture, pressez la touche F2:
- la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
- Sélectionnez, dans la liste, la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
- Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.
Notes
La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.
Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture
La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.
La commande est disponible en cliquant sur le petit symbole bleu en haut à droite ou avec la touche droite de la souris.
La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Rapports - Clients - Paramètres - Avancé - Lien à la facture).
Dans la ligne de commande vous pouvez également indiquer d'autres colonnes présentes dans le tableau à l'aide de leur nom XML.
Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.
Activer les colonnes Adresses (en option)
Vous pouvez faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichées pour y insérer l'adresse et des autres données du client:
- Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
- Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
(Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).
Le programme ajoute dans le tableau Comptes:
- Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
- Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
- Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
- Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser tableaux (menu Données).
Sélectionnez le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite.
Définir les dates d'échéance des factures
Pour définir/modifier les échéances des factures, vous pouvez intervenir à trois niveaux avec une priorité plus élevée pour le premier niveau. Les dates d'échéance seront affichées dans le calendrier des paiements et imprimées sur les factures.
1er niveau - configuration de la date d'échéance sur la facture individuelle
Dans la ligne d'écriture de la facture, tableau Écritures, vue Dates échéance, il y a une colonne Date Échéances. Si la date est fixée, elle aura priorité sur les dates fixées aux deuxième et troisième niveaux.
2ème niveau - configuration de la date d'échéance pour le compte unique client / fournisseur
Pour définir une échéance générale au niveau du client, par exemple +20 jours à compter de la date d'émission du document, sélectionnez le compte client dans le tableau Comptes, vue Adresse, colonne Jours (PaymentTermInDays) et définissez le nombre de jours souhaité.
3ème niveau - configuration général
Avec la commande Rapport → Clients → Paramètres, vous pouvez définir les échéances qui seront appliqués à l'ensemble du groupe de clients / fournisseurs.
Configurer les paramètres clients
- Sélectionner la commande Rapport → Clients → Paramètres
- Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des clients sont regroupés.
- Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.
Liste factures clients
Afficher les factures émises aux clients
Commande: Rapports - Clients - Factures émises...
Ce dialogue est identique autant pour le menu Clients que pour celui des Fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.
Tous les clients
Cette option fait afficher les extraits de compte de tous les clients qui appartiennent au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.
Uniquement client sélectionné
Cette option fait afficher l'extrait de compte du client sélectionné qui appartient au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.
Afficher les factures ouvertes
Commande: Rapports - Clients - Factures ouvertes par client.
Dans ce tableau, les factures, dont le solde est ouvert, sont affichées.
Pour la comptabilité multidevise, s'il existe des différences de taux de change non comptabilisées pour un client particulier, une ligne "Ajustement des différences de change" s'affichera pour équilibrer le solde de la liste des factures ouvertes avec le solde de la fiche de compte.
Afficher les factures expirées
Commande: Rapports - Clients - Factures ouvertes par date d'échéance
Dans ce tableau s'affichent toutes les factures dont le solde est ouvert, regroupées par date d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être insérée de différentes manières. Vous trouverez de plus amples informations à la page suivante : Échéances et modalités de paiement.
Imprimer rapports
Pour afficher cette fenêtre, il est nécessaire de configurer les paramètres clients.
L'impression des rapports est accessible à partir du menu Rapports > Clients > Imprimer rapports.
Il est indispensable d'installer la mise en page de l'extrait de compte client pour pouvoir l'imprimer. Deux possibilités s'offrent à vous :
- Dans le menu Extensions > Gérer extensions sélectionnez le modèle Extrait de compte client à partir de la liste des extensions et sélectionnez le bouton Installer.
- Dans le menu Rapports > Clients > Imprimer rapports > Autres prototypes sélectionnez le modèle Extrait de compte client.
Date du rapport
La date imprimée sur le rapport. Il n'est pas possible de configurer une date précédente à la date de la dernière écriture déjà existante.
Mise en page
Exporter le PDF
Le programme affiche un aperçu des extraits, la commande Exporter PDF permet de créer le fichier contenant tous les extraits ou les PDF de chaque extrait.
Imprimer rappels à partir du dialogue Imprimer rappels de paiement
Fonctionnalité disponible avec Banana Comptabilité Plus - tout plan (sauf les limitations du plan Free)
Vous pouvez accéder à l'impression des rappels à partir du menu Rapports > Clients > Imprimer rappels de paiement
Le programme crée automatiquement les rappels à imprimer en reprenant les factures échues.
- En plus de la création des impressions, le programme crée directement des écritures dans le tableau Écritures, qui servent à reconstruire l'historique des rappels émis.
- Ces écritures reprennent la date du document et le type de document (par exemple, 16-1 premier rappel, 16-2 deuxième rappel et 16-3 troisième rappel).
Utiliser les derniers rappels de paiement
Si des écritures de rappel sont présentes dans le tableau Écritures avec la date indiquée, ces rappels sont reproposés pour l'impression.
Créer de nouveaux rappels de paiement
Pour toutes les factures à l'échéance, des nouveaux rappels sont créées automatiquement dans le tableau Écritures. Celles-ci permettent l’impression des rappels.
Rappels de paiement
Les factures à l'échéance sont proposées ; elles peuvent être désactivées si l'on ne souhaite pas envoyer le rappel.
Modèle
Deux modèles de rappel sont disponibles, l'un avec logo et l'autre sans logo (Voir Configuration logo) . Il n'est pas possible d'inclure le bulletin de versement, insérer des notes et textes libres. Si vous avez besoin du bulletin, utilisez le fonction Rappels dialogue Imprimer factures.
Gérer extensions
Afficher échéances
Gestion clients et fournisseurs
Pour une gestion automatique du contrôle des factures émises ou reçues, il est préférable d'utiliser les fonctions du Menu clients et du Menu fournisseurs.
Associer une échéance à une ligne d'écriture
Comme alternative du système de gestion des clients et fournisseurs, ou pour d'autres raisons de contrôle (beaucoup plus simples), on peut aussi insérer dans la ligne d'écriture la date de paiement dans la colonne DatePaiement.
C'est une modalité opérationnelle de contrôle simplifiée.
Avec la commande Données → Organiser Colonnes, rendre visible les colonnes DateEchéance et DatePaiement
Insérer donc dans la colonne Echéance, la date d'échéance de la facture. Lors de l'enregistrement du paiement de la facture, saisissez la date du paiement dans la colonne Paiement.
La date d'échéance d'une facture peut être insérée de différentes manières. Vous trouverez de plus amples informations à la page suivante : Échéances et modalités de paiement.
Commande Afficher échéances
Avec la commande Afficher échéances du menu Actions, le programme affiche dans le tableau Echéances les lignes d'écritures qui ont une date d'échéance, mais pas de date de paiement.
Pour obtenir un échéancier automatique (postes ouverts clients et fournisseurs), voir la page Liste factures clients.
Fournisseurs
La gestion des fournisseurs permet d'enregistrer, d'organiser et de gérer les informations des fournisseurs, ainsi que de suivre les transactions et les paiements aux fournisseurs, les échéances de paiement et les coordonnées. Vous pouvez vérifier les échéances des factures à payer, celles qui ont été payées, ainsi que le solde de chaque fournisseur, ainsi que le solde ouvert total.
La gestion des fournisseurs est l'une des fonctionnalités de Banana Comptabilité Plus disponible dans toutes les applications comptables.
Les paramètres de la fiche fournisseur incluent à la fois la gestion du chiffre d'affaires et celle des encaissements. Il est également possible de gérer des comptes fournisseurs en devises étrangères.
La fonction de paiement des factures fournisseurs via le e-banking n'est disponible que dans le plan Advanced.
Enregistrer les mouvements des fournisseurs
Le tableau des Écritures est au cœur de Banana Comptabilité et est utilisé pour enregistrer toutes les opérations, y compris les mouvements des fournisseurs, simplement en indiquant le compte du fournisseur. Vous pouvez travailler rapidement car vous pouvez sélectionner, copier et coller les mouvements des fournisseurs déjà saisis précédemment. Si vous faites des erreurs, vous pouvez toujours les corriger.
Les mouvements des fournisseurs enregistrés dans le tableau des écritures comprennent les éléments suivants :
- Réception des factures
- Paiement des factures
- Notes de crédit ou annulations reçues
- Gestion des paiements via le e-banking
Le tableau des Écritures comprend plusieurs colonnes où vous pouvez saisir diverses informations, notamment :
- La date de l'opération, la date d'échéance et la date de paiement.
- Le numéro de la facture.
- Les comptes Débit et Crédit, où vous indiquez le compte du fournisseur et le compte de contrepartie.
- Le montant.
- Les codes TVA pour le calcul automatique de la TVA.
- Des liens vers des documents numériques (par exemple, la facture reçue du fournisseur ou des annotations en PDF).
Comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions relatives aux fournisseurs d'une entreprise.
Les principales fonctions des comptes fournisseurs sont les suivantes :
- Créer un compte pour chaque fournisseur et suivre toutes les transactions effectuées.
- Enregistrer les factures reçues de chaque fournisseur.
- Créer un ordre de paiement E-banking directement à partir de l'enregistrement de la facture du fournisseur.
- Enregistrer les paiements aux fournisseurs et les associer aux factures reçues.
- Obtenir des listes pour le suivi des paiements.
Dans Banana Comptabilité Plus :
- Les comptes fournisseurs et les informations d'adresse (nom, prénom, nom de la société, adresse, numéro de TVA, etc.) sont configurés dans le tableau des Comptes.
- Les transactions comptables sur les comptes sont saisies dans le tableau des Écritures.
- Après chaque enregistrement, tous les soldes des comptes fournisseurs (tableau des Comptes) sont automatiquement mis à jour, ce qui vous donne immédiatement une vue d'ensemble des soldes ouverts encore à payer.
Enregistrer factures reçues
La facture reçue du fournisseur est utilisée à des fins comptables et fiscales, car elle permet d'enregistrer de manière précise les coûts et les dépenses de l'entreprise, ainsi que de calculer la TVA.
Dans Banana Comptabilité les factures reçues des fournisseurs sont comptabilisées dans le tableau des Écritures:
- En entrant la date et la description de la facture.
- En saisissant un numéro de facture.
- En enregistrant dans le compte Débit le compte de coût et dans le compte Crédit le compte du fournisseur.
- En indiquant le code TVA pour les achats de marchandises ou de services. Les calculs et les montants de TVA sont automatiquement inclus.
Enregistrer les paiements
En comptabilité Banana, les paiements sont enregistrés dans le tableau des Écritures de l'une des manières suivantes :
- Enregistrement manuel :
- Vous enregistrez la date et la description.
- Dans la colonne Facture vous saisissez le compte du fournisseur. Un menu déroulant affiche les factures encore ouvertes, il vous suffit de sélectionner la facture reçue du fournisseur et en appuyant sur la touche Entrer, le programme insère automatiquement le compte du fournisseur dans la colonne Débit, ainsi que le montant de la facture. Il vous suffit ensuite de saisir le compte de trésorerie dans la colonne Crédit pour compléter l'écriture.
Importation de données depuis les relevés de compte avec les règles.
Le programme importe les données à partir des relevés de compte ISO 20022 et, en utilisant les règles, le programme insère l'enregistrement complet, en incluant toutes les données, sans nécessiter d'intervention manuelle.
Factures ouvertes
Les factures ouvertes pour un fournisseur sont celles qui ont été reçues mais qui n'ont pas encore été payées.
Les factures ouvertes des fournisseurs peuvent être gérées à travers un registre comptable qui trace les factures émises, les échéances de paiement et les paiements reçus. De cette manière, le vendeur peut suivre la situation financière de chaque client et envoyer des rappels de paiement si les factures restent ouvertes pendant trop longtemps.
Il est important de noter que les factures ouvertes des fournisseurs ont un impact sur la liquidité de l'entreprise, car il faut tenir compte de l'argent à utiliser pour le paiement de ces factures.
Banana Comptabilité génère automatiquement un rapport des factures ouvertes où vous pouvez immédiatement vérifier quelles factures sont encore à payer et de quel fournisseur, ainsi que le montant total des factures non réglées.
Il existe deux types de rapports :
- Factures ouvertes par fournisseur, qui répertorie toutes les factures ouvertes pour chaque fournisseur.
2. Factures ouvertes par échéance, qui répertorie les factures ouvertes par ordre d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être configurée de différentes manières. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante sur les Échéances et les conditions de paiement.
Fiche de compte
Les fiches de compte sont des documents utilisés en comptabilité qui répertorient les transactions financières d'une entreprise. Chaque fiche représente un compte spécifique dans le grand livre comptable de l'entreprise et contient des informations détaillées sur les transactions liées à ce compte, telles que la date de l'opération financière, le type d'opération, le montant et la description de l'opération.
Dans Banana Comptabilité, en se basant sur les données saisies dans le tableau des Écritures, le programme génère automatiquement la fiche de compte pour chaque fournisseur. Cette fiche de compte affiche le solde d'ouverture, toutes les opérations et le solde final correspondant. Vous pouvez également obtenir la fiche de compte pour une période donnée.
Configurer et utiliser les fonctions fournisseurs
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
- Configurer les configurations fournisseurs (explication similaire pour les clients)
- Configurer le tableau écritures et enregistrer les factures fournisseurs
- Rapports factures ouvertes, échues ou émises
Notes
- Dans la Comptabilité multidevise, les rapports sont basés sur les soldes en devise de base du compte fournisseurs, pour lequel d'éventuelles différences de change ne sont pas prises en considération.
Dans le tableau Factures reçues, les différences de change sont également répertoriées ; dans les autres impressions, toutefois, seul le montant dans la devise du fournisseur est utilisé. - La colonne Libellé des rapports reprend la première ligne d'écriture pour chaque facture.
- Pour le comptabilité sur prestation reçues (encaissées), on peut configurer un registre fournisseurs avec des centres de coût.
Fichier d'exemple
Gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
Introduction
Dans Banana, il est possible de gérer les fournisseurs aussi bien sur le chiffre d'affaires que sur celui encaissé. Une explication détaillée se trouve à la page Comptabilisation selon le chiffre d'affaires ou selon l'encaissement
Les explications ci-dessous indiquent comment configurer des comptes séparés pour chaque fournisseur, ainsi qu'un groupe pour les fournisseurs, de manière à obtenir une liste de factures séparées par fournisseur.
Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par fournisseur, il est aussi possible d'avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures fournisseurs. La liste des factures sera pour l'ensemble des fournisseurs et non pas par fournisseur individuel.
Configurer le groupe le registre fournisseurs
Les comptes et/ou les groupes des fournisseurs peuvent être insérés comme des comptes ordinaires, directement dans le plan comptable, dans la section des Passifs.
Mais il est également possible de créer une section séparée avec le registre des fournisseurs. De cette façon, dans les Passifs seul le total du groupe fournisseurs est affiché, par contre, tous les comptes fournisseurs seront affichés dans le registre.
Pour créer le registre dans une section séparée, vous devez ajouter à la fin du plan de comptable :
- Une section * (en-tête) (voir sections)
- Une section 02 pour les fournisseurs (voir sections)
- Les comptes fournisseurs que vous souhaitez (voir ajouter un nouveau compte). Chaque fournisseurs est présenté comme une ligne dans le plan comptable et possède son propre numéro de compte. La numérotation des comptes est libre (voir Comptes), mais il est recommandé de n'utiliser que des chiffres, notamment pour la gestion des paiements.
- Un groupe dans lequel tous les comptes fournisseurs sont agrégés.
- Ce groupe est à son tour totalisé dans un groupe présent dans les passifs.
- Le total fournisseurs est totalisé dans le groupe global 200A dans la colonne Add dans.
- Le même numéro ou code, utilisé pour le regroupement Add. dans (200A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Passifs, pour le reporter dans le total Fournisseurs du Bilan.
- La numération des groupes est libre (voir groupes)
Enregistrer une facture reçue
Enregistrer un paiement
- Introduire la date d'écriture
- Se positionner sur la colonne Facture, et presser la touche F2.
La liste des factures ouvertes apparaît. - Sélectionner la facture désirée et presser Enter.
Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Débit et le Montant. Tant que le compte de contrepartie n'est pas inséré, le programme signalera la différence dans les écritures.
Enregistrer une note de crédit
Pour que le montant soit déduit de la facture intiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.
Gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
Configurer le registre fournisseurs avec les centres de coût
Pour les utilisateurs en Suisse qui ont la TVA sur l'encaissé, cette configuration permet de gérer la TVA de façon optimale.
Vous pouvez gérer votre registre clients et fournisseurs comme centres de coûts (voir aussi la page Centres de coûts et de profit). Une explication détaillée se trouve à la page Comptabilisation selon Chiffre d'affaires ou Encaissement.
- Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
- Les soldes des centres de coût n'apparaîtront donc pas dans le Bilan.
Écritures
Les informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec la TVA, selon le principe de trésorerie.
Opérations diverses fournisseurs
Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
Voir Clients-Afficher la colonne facture.
Compléter automatiquement
Voir Clients-Compléter automatiquement.
Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture
Voir Clients-Commande extraire ligne facutre.
Activer les colonnes Adresses (en option)
Voir Clients-Activer les colonnes adresses.
Configurer les paramètres fournisseurs
- Sélectionner la commande Rapports → Fournisseurs → Paramètres.
- Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des fournisseurs sont regroupés.
- Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.
Liste factures fournisseurs
Afficher les factures reçues des fournisseurs
Commande : Rapports → Fournisseurs → Factures reçues...
Dans ce tableau, toutes les factures qui appartiennent au registre fournisseurs ou à un seul fournisseur sont affichées.
Afficher les factures ouvertes
Commande : Rapports → Fournisseurs → Factures ouvertes par fournisseur.
Dans ce tableau, seules les factures, dont le solde est ouvert, sont affichées.
Pour la comptabilité multidevise, s'il existe des différences de taux de change non comptabilisées pour un fournisseur particulier, une ligne "Ajustement des différences de change" s'affichera pour équilibrer le solde de la liste des factures ouvertes avec le solde de la fiche de compte.
Afficher les factures par date d'échéance
Commande : Rapports → Fournisseurs - Factures ouvertes par date d'échéance.
Dans ce tableau, seules les factures dont le solde est ouvert sont affichées, regroupées par période d'échéance.
Fichiers de paiement pour les factures des fournisseurs
La nouvelle fonction Paiements permet de créer des ordres de paiement (pain.001) à transmettre à la banque à partir d'une liste d'écritures ou de la lecture des codes QR des factures reçues.
Le fichier de paiement est un message XML qui contient les détails des paiements à effectuer et qui peut être téléchargé sur le portail des principales institutions financières. Banana prend actuellement en charge les normes de paiement suisses (SPS).
Plus des informations à la page Ordres de paiement PAIN.001 pour la Suisse.
Migration vers les adresses structurées
Prérequis et notes importantes
- Actuellement, la fonctionnalité de paiement est disponible dans la version Dev-Channel, veuillez donc installer la dernière version de Banana Accounting + Dev Channel.
- Cette extension ne fonctionne qu’avec le plan Advanced, vous pouvez demander un code promotionnel de 1 mois auprès de notre service d’assistance.
- L’extension est actuellement en bêta-test, veuillez tout vérifier et signaler tout problème.
Comment créer un fichier de paiement
- Ouvrez votre fichier comptable (comptabilité en partie double ou comptabilité produits-charges) ou téléchargez notre exemple de fichier Payments_2024_en.ac2
- Dans le tableau Comptes, vérifiez que la vue Adresse soit présente.
Si la vue n’est pas disponible, vous pouvez l’ajouter à l’aide de la commande de menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions... > Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau Comptes.
Si vos colonnes d'adresse sont différentes (par exemple, IBAN manquant, consultez la documentation Adresses.
- La première fois, installez les fonctionnalités de paiement en utilisant la commande Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions... > Ajouter les fonctions de paiements
- Configurez le compte bancaire débiteur, qui sera utilisé lors de la création de l'ordre de paiement. Dans le tableau Comptes, sélectionnez le compte débiteur et renseignez les données suivantes (vue Adresse) :
- Nom, prénom ou raison sociale (titulaire du compte bancaire)
- IBAN (compte IBAN du compte bancaire ou postal à débiter)
- Clearing bancaire (code BIC de l'établissement financier à débiter)
- Vérifiez et mettez à jour l’adresse et les informations de paiement de vos fournisseurs dans le tableau Comptes (vue Adresse) .
Si vous n’avez pas de liste de fournisseurs, veuillez la définir selon notre explication dans la section Fournisseurs.
Si vous effectuez des paiements en scannant des codes QR, vous n'avez pas besoin de configurer les adresses, car toutes les informations nécessaires au paiement sont incluses dans le code QR.
- Entrez les factures de vos fournisseurs dans le tableau Transactions ou scannez vos codes QR.
- Saisissez et complétez les données de paiement en cliquant directement sur la colonne Données de paiement. Assurez-vous que toutes les écritures à payer sont accompagnées des données de paiement.
Si la liste des fournisseurs (ID de compte) est vide, il est nécessaire de configurer l'extension Paiements en définissant le groupe Fournisseurs.
Consultez l'extension ordres de paiements (dialogue des données de paiement) pour plus d'informations.
- Selectionnez la commande Rapports > Fournisseurs > Créer le fichier de paiement..
- Veuillez compléter avec le nom du titulaire du compte à débiter, son IBAN correspondant et son code BIC. Si vous avez déjà saisi ces informations dans le tableau des Comptes, elles seront automatiquement proposées.
Si vous souhaitez afficher chaque paiement séparément sur le relevé bancaire, il est nécessaire d'activer l'option "Ecriture individuelle" lors de la création de l'ordre de paiement ; autrement, seul le montant total apparaîtra sur le relevé bancaire.
Appuyez sur le bouton "Suivant".
- Un résumé du fichier de paiement s’affiche et vous pouvez spécifier où l’enregistrer. Cliquez sur Terminer, il vous sera demandé d’enregistrer le fichier de paiement, que vous pourrez télécharger dans votre banque. Remarque: Dans Banana, il n’est pas possible de se connecter à votre banque et de transmettre le fichier, vous devez télécharger le fichier de votre ordinateur dans l’application ou le site Web de la banque.
- Après avoir enregistré le fichier XML, une ligne contenant l'objet payment/file sera insérée dans le tableau Écritures.
Le contenu du fichier XML peut être à nouveau affiché en double-cliquant sur la cellule Données de paiement ou en cliquant sur l'icône de modification située en haut à droite de la cellule.
Il s'agit d'un reçu et il n'est plus possible de modifier le fichier de paiement ou de l'envoyer une seconde fois.
Attention ! Les objets payment/file servent à déterminer si un paiement a été transmis à la banque.
Il est donc conseillé de ne pas supprimer les lignes contenant ces objets, sinon les paiements déjà transmis continueront à apparaître parmi ceux en attente.
- Lors de la création d'un ordre de paiement dans Banana, les écritures de paiement ne sont pas générées immédiatement, car le fichier doit d'abord être transmis à la banque et le paiement n'est effectué qu'après confirmation de celle-ci.
Une fois les paiements effectués, il est recommandé d'importer dans Banana le fichier ISO 20022 fourni par la banque, lequel contient les détails des paiements réalisés.
Après avoir importé les paiements des factures, il est possible de les compléter en appuyant sur F2 dans la colonne Facture, afin qu'ils apparaissent comme soldés dans le tableau Factures fournisseurs (menu Rapports > Fournisseurs).
Ouverture de la nouvelle année
Le fichier de paiement (fichier XML) peut uniquement être créé dans le fichier comptable contenant les données de paiement nécessaires à sa génération. Lors de l’ouverture de la nouvelle année, seules les factures clients et fournisseurs sont reportées, sans les données de paiement correspondantes ; par conséquent, il n’est pas possible de créer un fichier de paiement pour des factures enregistrées dans le fichier comptable de l’année précédente.
Via le menu Rapports > Fournisseurs > Liste des fichiers de paiement, il est toutefois possible d’afficher aussi les fichiers de paiement des années précédentes, selon les paramètres des fournisseurs, en activant l’option Inclure écritures années précédentes dans la commande Rapport > Fournisseurs > Paramètres.
Créer un fichier de paiement
La commande Rapports > Fournisseurs > Créer un fichier de paiement crée un message XML collectant des informations à partir d’objets de données de paiement.
Numérisation des QR-Codes
La commande Rapports→ Fournisseurs→ Scanner le code QR affiche le dialogue Scan code qui vous permet de saisir un ou plusieurs codes QR et de créer les écritures comptables et les fichiers de paiement associés à partir de ces données.
Nous avons testé la fonctionnalité avec le lecteur Datalogic QuickScan (informations à la page scanner configuration).
Il est également possible de scanner les codes QR avec une application mobile, de copier les données dans le presse-papiers et de les coller dans le dialogue de code. Vous pouvez rechercher une application qui scanne les codes QR et les enregistre dans le presse-papiers sur l’App Store d’Apple ou sur le Play Store d’Android. Notre entreprise ne fournit ni ne publie de logiciel de ce type.
Si vous avez plusieurs codes QR à scanner, utilisez le bouton Next Scan après chaque scan. Si vous récupérez une liste de codes QR depuis le presse-papiers, ceux-ci doivent être séparés par des points-virgules.
Pour récupérer automatiquement le numéro de compte du fournisseur, vous devez spécifier correctement le nom du fournisseur dans la colonne Organisation du tableau Comptes, vue Adresse. Le texte présent dans la colonne Organisation doit correspondre exactement au nom indiqué dans le code QR.
Configurer et utiliser un scanner de QR codes
- Configurer et connecter le scanner.
- Dans Banana, sélectionnez la commande Rapports > Fournisseurs > Scan QRCode (Ctrl+8) et placez le curseur dans le champ de saisie.
- Appuyez sur le bouton du scanner.
- La boîte de dialogue de scan se remplira automatiquement.
- Terminer le processus.
Configurer et utiliser une application mobile
- Installer l’application mobile, scanner les QR codes avec l’application et enregistrer les données dans le presse-papiers.
- Transférez les données sur votre ordinateur où est installé Banana (par exemple, via e-mail ou AirDrop).
- Dans Banana, sélectionnez la commande Rapports > Fournisseurs > Scan QRCode (Ctrl+8) et placez le curseur dans le champ de saisie.
- Collez les données dans la boîte de dialogue de scan.
- Terminer le processus.
Liste des paiements
La commande Rapports > Fournisseurs > Liste des fichiers de paiement affiche tous les paiements inclus dans les fichiers de paiement (Payment file) présents dans le tableau Écritures.
Liste des paiements
La facturation en Banana Comptabilité
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer vos factures directement dans le fichier de comptabilité ou les gérer de manière totalement séparée via l'application Offres et Factures.
- Facturation intégrée à la comptabilité
Fonctionnalité supplémentaire incluse dans toutes les applications comptables (comptabilité en partie double, recettes/dépenses, multidevise, gestion de trésorerie). - Application Offres et Factures
Application distincte de toutes les autres applications comptables, utilisée uniquement pour créer des offres et des factures sans connexion avec le fichier de comptabilité.
Ci-dessous, un tableau récapitulatif des deux méthodes, détaillant ce qu'elles permettent de faire et les personnalisations possibles.
Légende : ✅ avec le plan Professional ou Advanced, 🔒 uniquement avec le plan Advanced, ❌ non disponible
Fonctionnalités | Facturation intégrée | Application Offres et Factures |
| Fonctionnalités communes | ||
| Création de factures | ✅Oui, dans le tableau Écritures. | ✅Oui, dans boîte de dialogue. |
| Création de factures proforma | 🔒Oui, créez la facture dans le tableau Ecritures et imprimez-la comme Facture proforma (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Oui, créez la facture dans la boîte de dialogue et imprimez-la comme Facture proforma (seulement avec le plan Advanced) |
| Gestion des Offres | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Offre" et imprimez-la comme Offre (seulement avec le plan Advanced) | ✅Oui, dans la boîte de dialogue appropriée. |
| Gestion des Rappels | ✅Oui, gestion automatisée avec la commande Imprimer rappel | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Rappel" et imprimez-la comme Rappel (uniquement avec le plan Advanced). |
| Création de Bons de livraison | 🔒Non, seulement une facture avec la mention "Bulletin de livraison". Dans le dialogue Imprimer factures > Imprimer comme > Rappel (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Non, mais il est possible de créer une facture avec la mention "Bon de livraison". Depuis le dialogue Imprimer factures > Imprimer comme > Bon de livraison. (seulement avec le plan Advanced) |
| Création de Confirmation de commande | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Confirmation de commande" et imprimez-la comme "Confirmation de commande" (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Conformation de commande" et imprimez-la comme "Conformation de commande" (seulement avec le plan Advanced) |
| Logo en-tête | ✅Oui, avec la commande Configuration logo. | ✅Oui, avec la commande Configuration logo. |
| Adresse de l'expéditeur dans l'en-tête | ✅Oui, avec la commande Propriétés du fichier (Données de base) | ✅Oui, avec la commande Propriétés du fichier (Données de base) |
| Données Facture | ✅Données de la facture (numéro et date de la facture, numéro de client, date d'échéance, etc.). | ✅Données de la facture (numéro et date de la facture, numéro de client, date d'échéance, etc.). Personnalisable avec des champs supplémentaires. |
| Adresse de facturation (client) | ✅Gestion du grand livre clients dans le tableau Comptes, vue Adresse. | ✅Gestion des adresses des clients dans le tableau Contacts. |
| Titre / Objet | ✅Oui, personnalisable via la colonne DocType du tableau Écritures, ou dans la section Paramètres facture. | ✅Oui, personnalisable via le Dialogue Facture, ou dans la section Paramètres facture. |
| Texte initial libre | ✅Oui, via la colonne DocType du tableau Écritures, ou dans la section Paramètres facture. | ✅Oui, via la Boîte de dialogue, ou dans la section Paramètres facture. |
| Colonnes prédéfinies et disposition des colonnes | ✅Colonnes du tableau Écritures et Articles : Article, Libellé , Quantité, Unité, Prix unitaire, Montant, Code TVA. Organiser les colonnes dans l'impression depuis les Paramètres factures | ✅Colonnes de la Boîte de dialogue ( Date, Article, Libellé, Quantité, Unité, Prix unitaire, Remise, Montant, Code TVA). Organiser les colonnes dans l'impression depuis Paramètres facture. |
| Colonnes personnalisées (tableaux Écritures / Articles) | 🔒Utilisation des colonnes personnalisées dans les tableaux Écritures et Articles (uniquement pour le plan Advanced). | 🔒Utilisation des colonnes personnalisées de tableau Articles (uniquement pour le plan Advanced). |
| Remises et réductions | ✅Oui, ajouter une ligne à la facture via une écriture comptable. | ✅Oui, colonne remise article et remise globale via le dialogue. |
| Acomptes | ✅Oui, ajouter une ligne à la facture via une écriture comptable. | ✅Oui, via le dialogue. |
| Notes et texte final | ✅Oui, à partir de l'Option de dialogue ou depuis Paramètres de la facture ou en utilisant la colonne DocType. | ✅Oui, via le dialogue facture > Facture Texte final ou depuis Paramètres de la facture. |
| Bulletin QR avec compte IBAN | ✅Oui, factures avec bulletin QR Suisse avec compte IBAN. | ✅Oui, factures avec bulletin QR Suisse avec compte IBAN. |
| Bulletin QR avec compte spécial QR-IBAN | ✅Oui, factures avec bulletin QR Suisse avec compte spécial QR-IBAN. | ✅Oui, factures avec bulletin QR Suisse avec compte spécial QR-IBAN. |
| Personnalisation des styles et couleurs | ✅Oui, depuis le dialogue Impression factures > Paramètres > section Styles > police et couleurs. | ✅Oui, depuis le dialogue Impression factures > Paramètres > section Styles > police et couleurs. |
| Personnalisation CSS | 🔒Oui, définissez les styles et l'apparence de la facture via personnalisation avec CSS (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Oui, définissez les styles et l'apparence de la facture via personnalisation avec CSS (seulement avec le plan Advanced) |
| Personnalisation JavaScript | 🔒Oui, définissez l'impression de la facture via personnalisation avec JavaScript (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Oui, définissez l'impression de la facture via personnalisation avec JavaScript (seulement avec le plan Advanced) |
| Images Produits | 🔒Oui, ajoutez des images de produits ou services sur les factures. Voir Facture avec images des produits. (seulement avec le plan Advanced) | 🔒Oui, ajoutez des images de produits ou services sur les offres et les factures Voir Facture avec images des produits. (seulement avec le plan Advanced) |
| Gestion TVA | ✅ Oui, imprimer factures avec TVA et gestion dans la comptabilité. ⚠️ Limitation: Gestion de la TVA au net | ✅ Oui, imprimer factures avec TVA uniquement. |
| Factures Multi-dévises | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Fonctionnalités exclusives de la facturation intégrée | ||
| Données intégrées dans le fichier comptable | ✅Oui, dalns le tableau Ecritures | ❌Non |
| Gestion sur le chiffre d'affaires | ✅Oui, créez les factures sur le chiffre d'affaires avec le sous-compte clients dans le bilan. | ❌Non |
| Gestion sur l'encaissement | ✅Oui, créez des factures sur les encaissements via le sous-compte clients avec les centres de profit CC3. | ❌Non |
| Rapports | ✅Oui, fiches de compte par client, historique et rapport des factures ouvertes par client et échéance. | ❌Non |
| Gestion des rappels | ✅Oui, gestion des factures échues et impression des rappels avec la commande Impression rappels | 🔒Non, gestion manuelle des factures payées via la colonne Paiement du tableau Factures. |
| Gestion de l'encaissement des factures | ✅Oui, enregistrement des encaissements des factures. | ✅Non, il est possible de suivre les factures payées via la colonne Paiement du tableau Factures. |
| Fonctionnalités exclusives de l'application Offres et Factures | ||
| Gestion des offres | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Offre" et imprimez-la comme "Offre" (seulement avec le plan Advanced) | ✅Oui, gérez les offres séparément des factures. |
| Conversion des offres | 🔒Non, créez la facture avec la mention "Offre" et imprimez-la comme Offre (seulement avec le plan Advanced) | ✅Oui, conversion des offres en factures avec une simple commande. |
Facturation intégrée dans la comptabilité
La facturation intégrée de Banana Comptabilité utilise le système pour enregistrer les factures des clients directement dans le tableau Écritures. Il permet de créer des impressions, également personnalisables, à partir des enregistrements des mouvements des clients.
Vous pouvez imprimer à la fois des factures pour la Suisse avec un bulletin QR et des factures internationales pour d'autres pays, également en devises étrangères sans bulletin QR.
Créer les factures
Le tableau Écritures est au coeur de Banana Comptabilité et sert également à l'émission des factures. Rien de plus simple : pour créer une facture, on introduit une écriture normale qui facture le client.
Banana Comptabilité permet aussi de créer des factures en devises étrangères.
Les colonnes principales pour la facturation :
- Date - date facture.
- Facture - Le numéro de la facture.
- Libellé - La description de l'article à facturer.
S'il y a plus d'une facture, utilisez une autre ligne ayant le même numéro de client. - Débit - Compte du client.
- Avoir - Compte de recettes.
- Montant.- Montant de la facture.
Vous pouvez également introduire la quantité, le prix unitaire et le programme calcule le montant. - Code TVA - Code TVA relatif à la recette.
Avantages
Avec la facturation intégrée de Banana Comptabilité vous simplifiez votre travail administratif, en réduisant le temps nécessaire pour gérer les factures, les clients et les écritures comptables :
- Les écritures des factures sont toujours les mêmes pour la facturation et la comptabilité, ce qui réduit la possibilité d'erreurs et d'omissions.
- Banana Comptabilité génère automatiquement les documents comptables correspondants, tels que les registres de TVA, les comptes clients, les registres de recettes.
- Vous avez une vision plus précise et en temps réel de vos clients, avec des soldes constamment mis à jour.
- Beaucoup d'automatisation pour rendre votre travail facile avec des résultats professionnels immédiats :
- Récupération automatique des adresses des contacts, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de réintroduire les données sur la facture.
- Pas de calculs manuels. Tous les calculs sont automatiques, toujours précis et à jour.
- Réglage de la langue, de la devise, du nombre de décimales et de l'arrondi pour chaque facture.
- Affichage de l'échéance.
Différences avec l'application Offres et Factures
La facturation intégrée est une fonction supplémentaire incluse dans toutes les applications comptables : Comptabilité en partie double, Recettes / Dépenses, Multi-monétaire, Cash Manager.
Offres et Factures est une application distincte de toutes les autres applications comptables et sert uniquement à créer des offres et des factures. Il n'y a aucune connexion avec le fichier comptable.
La facturation intégrée est idéale pour facturer des services ou des ventes, sans qu'il soit nécessaire d'inclure de nombreux détails structurés dans la facture
- Les éléments et détails des factures (quantités, prix, unités, etc.) ne sont enregistrés que dans le tableau Écritures
Dans l'application Offres et Factures, il existe un tableau Factures avec un Dialogue Factures où l'on trouve différentes colonnes et options pour détailler les différents éléments et données à introduire. A cet égard, l'application Offres et Factures est beaucoup plus flexible et complète car elle permet une plus grande personnalisation. - Dans le tableau Écritures, en plus des données de la facture, en introduisant le compte Débit et Crédit, l'entrée reste dans le fichier comptable, sans qu'il soit nécessaire d'introduire la facture par la suite. Ceci est idéal pour gérer la comptabilité du chiffre d'affaires.
Dans les Offres et Factures, les données ne sont pas comptabilisées, la facture doit donc être enregistrée dans le fichier comptable. - Dans la facturation intégrée, il n'est pas possible de créer des offres. Il est possible de créer et d'imprimer une facture avec le titre 'Offre' (au lieu de Facture).
L'application Offres et Factures est également spécifique à la création d'Offres.
Tableau Articles
Le tableau Articles permet de gérer le catalogue des articles, de suivre les quantités disponibles, les ventes et les prix d'achat.
Les données relatives à la gestion des articles ou des services à facturer sont introduites dans ce tableau. Un identifiant est attribué à chaque article et il est possible de créer des regroupements d'articles et de services dans une même catégorie.
Différentes colonnes sont disponibles pour une information complète et détaillée :
- Article (IdArticle) : le code de l'article.
- Libellé : la description de l'article.
- Groupe d'appartenance
- Compte (pour la comptabilité)
- Code TVA des ventes
- Unité : une abréviation pour définir le type auquel la quantité se réfère (pièces, heures...)
- Vente : le prix de vente unitaire.
- Coût d'achat.
La tableau Articles est liée aux colonnes Articles du tableau Écritures.
L'utilisation du tableau Articles permet d'accélérer l'introduction des données de la facture dans le tableau Écritures. En introduisant l'ID (code article), le programme reprend automatiquement la description, l'unité et le prix unitaire. En introduisant la quantité, le prix total à facturer est calculé et introduit.
Imprimer une facture avec le bulletin QR suisse
Après avoir saisi les données de la facture dans le tableau Écritures, vous pouvez créer et imprimer des factures avec les Modèles d'impression.
Dans Rapports > Clients > Imprimer factures :
- Choisissez la Mise en page CH10 avec le code QR suisse pour la Suisse
- Personnalisez l'impression. Une personnalisation plus poussée est possible avec le plan Advanced.
- Prévisualisez la facture : vous pouvez l'enregistrer au format PDF et l'envoyer par voie électronique ou l'imprimer.
Si vous utilisez cette Mise en page, le bulletin avec Swiss QR sera imprimé sur la facture et les données de référence apparaîtront sur les extraits. Vous pouvez importer les données de paiement des clients de la banque avec l'extension de relevé bancaire Camt ISO 20022 Suisse (Banana+). Vous maîtrisez l'encaissement des factures.
Il est possible d'imprimer la facture avec un bulletin QR même sans montant et sans adresse, en laissant un espace vide pour insérer manuellement les données. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page Personnalisation par QR-Code Impression, section Inclure/Exclure de l'impression.
Avec le même enregistrement, dans la boîte de dialogue Imprimer la facture, sous Préférences de mise en page > Imprimer comme, vous pouvez également choisir d'imprimer les Bons de livraison, les Offres et les Rappels.
Imprimer factures internationales
Après avoir saisi les données de la facture dans le tableau Écritures, vous pouvez créer et imprimer des factures à l'aide des Mises en page d'impression.
Du Menu, Rapports > Clients > Imprimer factures:
- Choisissez la mise en page 11 Facture programmable UNI11
- Personnalisez votre impression. Avec le plan Advanced, il est possible de personnaliser davantage.
- Prévisualisez votre facture, enregistrez-la au format PDF et envoyez-la par voie électronique ou imprimez-la.
Avec la même écriture, à partir de la boîte de dialogue Imprimer factures, sous Préférences de mise en page > Imprimer sous, vous pouvez également choisir d' Imprimer bons de livraison, les Offres et les Rappels.
Structure de la facture
Cette image montre la structure de la facture :
 | LogoVous avez la possibilité d'insérer un logo personnalisé à partir du menu Fichier → Configuration logo | |||
En-têteDonnées d'en-tête de la facture extraites du menu Fichier → Propriétés fichier (Données de base) → Adresse | ||||
Adresse du clientL'adresse du client est extraite du tableau Comptes, voir Configurer le fichier. | ||||
Données de la factureSaisissez le contenu de la facture dans le tableau Écritures, voir Insérer les données de la facture. | ||||
Textes libresLe texte de départ, les notes et les salutations utilisent la Colonne Type ; le texte de fin à la fin d'une facture va dans Rapports → Clients → Imprimer factures → Options de mise en page. | ||||
QR-Code suisseLes paramètres ne peuvent être définis pour la Suisse qu'avec [CH10] Layout avec Code QR suisse. |
Gestion Clients
La Gestion clients vous permet d'enregistrer, d'organiser et de gérer les informations relatives aux clients, en gardant une trace des transactions et des paiements des clients, des dates d'échéance des paiements et des informations de contact. Vous pouvez suivre les paiements des clients, mettre à jour l'état de paiement des factures émises, saisir et imprimer les factures.
Dans Banana Comptabilité, les données des clients sont configurées dans le tableau Comptes.
Pour créer des factures, il faut:
- Définir le livre du client
- Créer les factures en introduisant les écritures dans le tableau Écritures, en débitant le compte du client.
Grâce à une série de fonctions, vous pouvez gérer:
- Les encaissements de factures en les saisissant dans le tableau des Écritures:
Créer une facture à partir d'un centre de profit
Lorsque le livre client est paramétré avec des centres de profit (principe de trésorerie), la colonne CC3 du centre de profit est utilisée dans les écritures de facturation.
Dans les colonnes appropriées du tableau Écritures, indiquez :
- La date.
- Le numéro de la facture.
- La description de l'article à facturer que vous souhaitez voir figurer sur la facture.
S'il y a plus d'un article à facturer, utilisez une autre ligne portant le même numéro de client. - Dans le compte Débit, ne pas enregistrer de compte
- Dans le compte Crédit, n'enregistrez aucun compte
- Le montant. Vous pouvez également introduire la quantité et le prix unitaire et le programme calculera le montant.
- Dans la colonne CC3, inscrire le compte du centre de profit du client (tableau Comptes).
Fonctions non disponibles pour le moment
- Envoi automatisé de factures par courrier électronique.
- Création d'offres.
Le programme permet d'imprimer une facture avec la mention "Offre". - Création de bons de livraison.
Le programme permet d'imprimer une facture avec la mention "Bon de livraison". - Lien avec l'application entrepôt.
- Lien avec l'application Time Sheet.
- Création de factures en devise étrangère avec la TVA dans la devise de base (par exemple, factures en EUR avec la TVA en CHF).
- Ajouter automatiquement les frais de rappel sur la facture.
Sinon, il est possible d’insérer une ligne dans la facture en indiquant la date et le numéro de la facture, et en précisant dans la colonne description le texte relatif aux frais de rappel ainsi que le montant souhaité.
Si vous souhaitez émettre des factures séparément de la comptabilité (utile pour la comptabilité de caisse) et préparer également des offres, vous pouvez utiliser l'application Offres et Factures.
Liste complète des fonctionnalités actuellement indisponibles
Approfondissements
- Imprimer les factures et gérer la TVA
- Imprimer dans la langue du client
- Definir l'échéance d'une facture
- Toutes les extensions avec facturation QR
Ressources connexes:
- Exemple de facturation dans la comptabilité dépenses/recettes
- Exemple de facturation de la comptabilité en partie double
- Exemple de facturation en configurant des clients en tant que centres de coûts.
Utile si vous faites des factures avec la TVA sur l'encaissé (clients et fournisseurs avec le centre de coût CC3).
Configurer le fichier
Il y a deux façons de préparer le fichier comptable pour la facturation :
- Créer un nouveau fichier comptable à partir d'un modèle prédéfini.
- Adapter votre fichier comptable existant.
Nouveau fichier comptable
Plusieurs modèles sont disponibles avec le registre clients préconfiguré. Les types de comptabilité qui supportent la création de factures sont :
- Comptabilité en partie double avec ou sans TVA.
- Comptabilité multidevise avec ou sans TVA.
- Comptabilité dépenses/recettes avec ou sans TVA.
Vous pouvez créer un nouveau fichier comptable pour la facturation comme suit :
- Menu Fichier > Nouveau.
- Sélectionnez la Région et la langue.
- Dans le champ Filtrer par, tapez Factures.
- Dans la section à droite, sélectionnez l'un des modèles.
- Enregistrer le fichier sous.
Suivez toutes les instructions de la page Facturation.
Pour les types de comptabilité avec TVA, afin de configurer correctement le fichier, nous vous recommandons de consulter les explications de la page Imprimer les factures et gérer la TVA.
Adaptez votre fichier comptable existant
Si vous avez déjà votre propre fichier, mais qu'il n'est pas encore configuré pour créer des factures, vous devez ajouter certaines fonctions et paramètres nécessaires pour imprimer les factures :
Saisissez les données de la société dans les Données de base.
- Dans le menu Fichier > Propriétés du fichier (données de base) > Adresse, définissez l'adresse de votre entreprise, qui sera indiquée dans l'en-tête de la facture.
- Si vous avez un logo que vous souhaitez utiliser, consultez la page Configuration logo.
Définir la liste des clients dans le tableau Comptes
- Dans la tableau Comptes, définissez le registre clients.
- Ajoutez et affichez les colonnes d'adresse des clients.
- Dans le tableau Comptes, sélectionnez la vue Adresse et saisissez les adresses des clients.
- Si la vue Adresse n'est pas visible, ajoutez-la via le menu Outils > Ajouter de nouvelles fonctionnalités > Ajouter des colonnes d'adresse dans le tableau Comptes.
- Configurez les paramètres du client dans le menu Rapports > Clients > Paramètres.
Ajoutez les colonnes dont vous avez besoin dans le tableau Ecritures
- Dans le tableau Ecritures, rendez visibles les colonnes de facturation :
- Menu Données > Organisez les colonnes et affichez les colonnes PièceType et PièceFacture.
- Ajoutez des colonnes pour la quantité et le prix unitaire (facultatif).
- Menu Outils > Ajouter de nouvelles fonctions > Ajouter des colonnes Articles dans le tableau Ecritures.
- Ajoutez le tableau Article (facultatif).
Vous en avez besoin pour garder une liste de vos articles et il sert de mini-gestion de stock.
Menu Outils > Ajouter de nouvelles fonctions > Ajouter un tableau Article.
Pour les types de comptabilité avec TVA, afin de configurer correctement le fichier, nous vous recommandons de consulter les explications de la page Imprimer les factures et gérer la TVA.
Factures gérées dans un fichier séparé, uniquement pour les factures
Si vous voulez gérer les factures séparément de la comptabilité, vous devez créer un nouveau fichier. Seuls les comptes clients nécessaires à la facturation sont saisis dans le plan comptable. Dans le tableau Ecritures, saisissez les écritures de facturation.
Cette approche convient à ceux qui :
- Enregistrent les factures sur l'encaissé. Seul le montant encaissé est enregistré dans le fichier comptable.
- Veulent une gestion des factures complètement détachée, par exemple, les associations qui doivent envoyer les cotisations aux membres.
Comment créer un fichier séparé pour la gestion des factures :
- Téléchargez le fichier d'exemple, ouvrez-le et adaptez-le à vos besoins.
Vous pouvez également partir de n'importe quel modèle existant et l'adapter, comme mentionné ci-dessus, pour l'utilisation des factures. - Vérifiez que tous les réglages et les colonnes expliqués dans le paragraphe précédent sont présents.
Créer les factures dans les lignes d'écritures
Avec la facturation intégrée, les factures sont créées et en même temps enregistrées dans la comptabilité. Il est possible de créer des factures sans TVA et avec TVA.
Avant de créer et d’enregistrer les factures, il faut déterminer la méthode de comptabilisation. Les méthodes sont les suivantes :
- Comptabilisation sur le chiffre d'affaire.
- Les factures émises sont immédiatement enregistrées et comptabilisées.
- Les revenus sont reconnus au moment de l’émission de la facture.
- Comptes clients via des comptes de bilan.
- Comptabilisation selon l'encaissement.
- Les factures émises sont comptabilisées uniquement au moment de l’encaissement.
- Les revenus sont reconnus uniquement lorsque la facture est effectivement payée, en enregistrant les écritures au moment de l’encaissement.
- Comptes clients via des centres de profit CC3.
Gestion de la TVA
- Comptabilisation sur le chiffre d'affaire
- Les factures sont émises avec des taux selon la méthode effective (ex. 8.1%, 3.8%, 2.6%).
- Les revenus sont comptabilisés à l’émission de la facture.
- Le montant à enregistrer est généralement brut TVA incluse.
- Le code TVA est saisi sur la ligne des revenus, lors de l’émission de la facture.
- Avec la comptabilisation selon les encaissements, si les montants sont nets, les factures doivent être gérées dans un fichier séparé (Application Offres et Factures ou fichier comptable).
- Comptabilisation avec taux forfaitaire.
- Les factures sont émises avec un taux différent de celui utilisé pour la comptabilisation.
- Les revenus sont reconnus uniquement lorsque la facture est effectivement payée, en enregistrant les écritures au moment de l’encaissement.
- Si les montants sont bruts, il est possible de comptabiliser selon la facturation ou l’encaissement, en insérant le code TVA entre crochets.
- Avec les deux méthodes de comptabilisation (sur facturation ou sur encaissement), si les montants sont nets, les factures doivent être gérées dans un fichier séparé (Application Offres et Factures ou fichier comptable).
Facture avec TVA nette et gestion de la TVA sur l'encaissement:
- Lors de la création de factures avec TVA, il existe des limitations si les montants sont enregistrés nets dans la comptabilité et que la méthode de l'encaissement est utilisée. Dans ce cas, il n’est pas possible d’insérer des montants nets de TVA, car au moment de l’émission de la facture, les codes TVA doivent être indiqués entre crochets. La TVA n’est pas calculée automatiquement, mais uniquement indiquée à des fins d’impression du document.
Les colonnes pour créer les factures
Pour insérer les données standards des factures, il existe des colonnes de base ; si plus de détails sont nécessaires, comme par exemple la quantité, le prix unitaire, etc., il est possible d’ajouter des colonnes spécifiques, en ajoutant le tableau Articles.
Les colonnes sont également personnalisables dans l’ordre d’affichage.
Colonnes de base
Date
La facture affichera la date indiquée dans cette colonne. Toutes les lignes appartenant au document doivent indiquer la même date.
Facture
Pour la gestion des factures, un numéro de facture doit obligatoirement être indiqué dans la colonne Facture.
Libellé
Une description des produits ou services à facturer. Ces textes apparaîtront sur la facture.
Débit
Utiliser cette colonne uniquement pour enregistrer l’encaissement de la facture, en saisissant le compte de liquidité (banque, poste,...).
Crédit
Utiliser cette colonne uniquement pour enregistrer l’encaissement de la facture, en saisissant le compte de revenus.
Montant
Un montant. Si la TVA est gérée, saisir le montant brut (TVA incluse).
Code TVA
Le code TVA correspondant au compte des revenus (ventes ou services) :
- Pour l’émission de la facture, le code TVA doit être saisi entre crochets (ex. "[V81]").
- Pour la comptabilisation de l’encaissement de la facture, le code TVA des revenus doit être saisi sans crochets.
CC3
Un compte client présent dans le tableau Comptes, dans le groupe Centre de profit CC3.
Colonnes facultatives
Type
Dans la colonne Type, vous pouvez définir des lignes de détail, comme par exemple des lignes de totalisation ou un terme de paiement spécifique à une facture.
Cette colonne n’est pas visible par défaut, mais doit être affichée via le menu Données > commande Organiser colonnes en cochant la colonne PièceType.
Quantité
La quantité de marchandise ou de services à facturer.
Pour ajouter la colonne quantité, utiliser le menu Outils > Ajouter / Supprimer des fonctions > Ajouter colonnes Articles dans le tableau Écritures.
Unité
Un type d’unité (par exemple 'pc', 'h', 'm', 'kg').
Prix unitaire
Le prix unitaire de la marchandise ou du service.
Le programme calcule automatiquement le montant total en fonction des quantités saisies dans la colonne Quantité.
Autres colonnes
Lors de l'impression de la facture, il est possible d'ajouter d'autres colonnes du Tableau Écritures, y compris celles qui ont été ajoutées manuellement au tableau. Voir l’exemple Utiliser colonne tableau Écritures.
Facture avec plusieurs lignes
Lorsque la facture comprend plusieurs éléments à facturer (articles, prestations ou les deux), il faut enregistrer chaque élément sur une ligne distincte.
- Saisissez une nouvelle ligne d’écriture pour chaque élément que vous souhaitez inclure dans la facture.
- Dans chaque ligne supplémentaire, répétez la date et le numéro de la facture, identiques à ceux de la première ligne.
Gestion du compte client
- Écritures composées (sur plusieurs lignes)
Si le compte client n’est pas indiqué dans les lignes de détail, mais uniquement le compte de contrepartie, vous devez spécifier le compte client dans la première ligne.
Sinon, les contreparties des lignes suivantes ne seront pas correctement affichées dans l’impression de la facture. - Écritures simples (sur une ligne)
Vous pouvez aussi indiquer à chaque ligne de détail à la fois le compte client et le compte de produit, assurant ainsi une bonne association des données.
Comment définir le Numéro de client et le Numéro de facture
Cette page explique comment définir correctement la longueur et le format du Numéro client et du Numéro de facture lors de la facturation avec Banana Comptabilité Plus.
Important : Définir correctement le Numéro client et le Numéro de facture est fondamental, surtout si vous émettez des factures QR suisses et souhaitez enregistrer automatiquement les encaissements. Les deux numéros sont indiqués dans le numéro de référence sur le bulletin QR et servent à relier automatiquement les encaissements importés aux factures correspondantes.
Ce paramétrage est valable pour :
- Facturation intégrée dans la comptabilité (avec ou sans QR suisse)
- Facturation avec l'application Offres et Factures (avec ou sans QR suisse).
Numéro client
Le Numéro client est l’identifiant du client en comptabilité (compte auxiliaire ou centre de coût). Dans les factures QR, il est aussi utilisé pour enregistrer automatiquement les encaissements des écritures.
Format du numéro client pour les factures QR
Dans les factures QR, le numéro client est inclus dans le numéro de référence. Pour cette raison, il doit respecter des règles précises, qui varient selon le type de compte utilisé (IBAN ou QR-IBAN) et le type de numéro de référence choisi.
- QR-facture avec compte IBAN :
- Seuls les chiffres ou lettres sont autorisés (A‑Z, 0‑9).
- Espaces, séparateurs ou autres caractères interdits (-, /, #, etc.).
Si vous insérez des séparateurs ou d'autres caractères, ils seront supprimés de l'impression de la facture et peuvent créer des problèmes lors de l'enregistrement automatique des encaissements. - Numéro client + Numéro de facture ≤ 19 caractères.
Les deux numéros ensemble ne doivent pas dépasser 19 caractères. Il est conseillé de limiter le Numéro client à un maximum de 7 caractères.
- QR-facture avec QR-IBAN :
- Seuls les chiffres (0–9) sont autorisés.
- Aucun espace, lettre, séparateur ou autre caractère (-, /, #, etc.). Si vous insérez des séparateurs ou d'autres caractères, ils seront supprimés de l'impression de la facture et peuvent poser des problèmes pour l'enregistrement automatique des encaissements.
- Longueur maximale : 7 chiffres.
- Numéro client + Numéro de facture : ensemble, ils ne doivent pas dépasser 14 chiffres.
Format du numéro client pour les factures sans QR
Pour les factures sans QR, il n'y a pas de contraintes concernant le format du numéro client. Les bonnes pratiques s'appliquent.
Bonnes pratiques pour le numéro client
- Unicité : chaque client doit avoir un numéro unique.
- Cohérence : utilisez un schéma fixe (ex. 1000001, 1000002, etc.).
- Compatibilité : si vous prévoyez d’émettre des factures QR avec un compte IBAN classique ou un compte spécial QR-IBAN, ou de passer de l’IBAN au QR-IBAN, utilisez uniquement des chiffres.
Numéro de facture
Le Numéro de facture identifie de manière unique la facture (obligatoire). Dans les factures QR, il est également utilisé pour enregistrer automatiquement les écritures.
Format du numéro de facture pour les factures QR
Dans les factures QR, le numéro de facture est inclus dans le numéro de référence. Pour cette raison, il doit respecter des règles précises, qui varient selon le type de compte utilisé (IBAN ou QR-IBAN) et le type de numéro de référence choisi.
- QR-facture avec compte IBAN :
- Seuls les chiffres ou lettres sont autorisés (A‑Z, 0‑9).
- Espaces, séparateurs ou autres caractères interdits (-, /, #, etc.). Si vous insérez des séparateurs ou d'autres caractères, ils seront supprimés de l'impression de la facture et peuvent poser des problèmes lors de l'enregistrement automatique des encaissements.
- Numéro client + Numéro de facture : ≤ 19 caractères.
Les deux numéros ensemble ne doivent pas dépasser 19 caractères. Il est conseillé de limiter le Numéro client à un maximum de 7 caractères.
- QR-facture avec QR-IBAN :
- Seuls les chiffres (0–9) sont autorisés.
- Aucun espace, lettre, séparateur ou autre caractère (-, /, #, etc.). Si vous insérez des séparateurs ou d'autres caractères, ils seront supprimés de l'impression de la facture et peuvent poser des problèmes pour l'enregistrement automatique des encaissements.
- Longueur maximale : 7 chiffres.
- Numéro client + Numéro de facture : ensemble, ils ne doivent pas dépasser 14 chiffres.
Format du numéro de facture pour les factures sans QR
Pour les factures sans QR, il n'y a pas de contraintes concernant le numéro de facture. Les bonnes pratiques s'appliquent.
Bonnes pratiques pour le numéro de facture
- Unicité : chaque facture doit avoir un numéro unique.
- Cohérence : utilisez un schéma fixe (ex. année + progressif : 2500001, 2500002, etc.).
- Compatibilité : si vous prévoyez d’émettre des factures QR avec un compte IBAN classique ou un compte spécial QR-IBAN, ou de passer de l’IBAN au QR-IBAN, utilisez uniquement des chiffres.
Émission de la facture et TVA sur l'encaissement
Dans la facturation intégrée, les factures sont créées et enregistrées dans le même fichier. En ce qui concerne la comptabilisation à l’encaissement, les factures doivent être enregistrées au moment de leur encaissement.
Dans la gestion des factures à l’encaissement, il est nécessaire de configurer le sous-compte clients dans le tableau Comptes, via le Centre de profit CC3.
- Tous les comptes clients doivent contenir des données complètes (nom, prénom ou raison sociale, adresse), car au moment de la création de la facture, le programme les utilise pour l’en-tête de la facture destinée au client.
Il est possible de créer et comptabiliser des factures avec ou sans TVA.
Facture à l’encaissement
Dans le système à l’encaissement, la facture est créée pour être envoyée au client, mais la comptabilisation se fait ultérieurement, lors de l’encaissement.
Ainsi, pour créer la facture, on enregistre les éléments à facturer en utilisant le centre de profit CC3 du client :
- Dans la colonne Date et Doc., saisir la date et un éventuel numéro de document.
- Dans la colonne Facture, saisir le numéro de la facture.
Il est important que le numéro de facture respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro de facture. - Dans la colonne Description, indiquer les éléments à facturer qui doivent apparaître sur la facture.
- Les colonnes Débit et Crédit doivent rester vides, car la comptabilisation se fait lors de l’encaissement du paiement du client.
- Dans la colonne Montant, indiquer le montant brut.
- Dans la colonne CC3, saisir le compte centre de profit CC3 du client.
Il est important que le numéro client respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro client.
Facture à l’encaissement et TVA – méthode effective
La procédure de gestion de la TVA dans Banana Comptabilité prévoit d’insérer le code TVA toujours sur la ligne où est enregistré le revenu.
Les revenus sont comptabilisés uniquement lorsque la facture est effectivement payée. Par conséquent, dans la gestion de la TVA à l’encaissement, le code TVA est inséré uniquement au moment de l’encaissement de la facture.
Les données de la facture sont saisies dans le Tableau Écritures. Pour chaque nouvelle facture, il faut insérer une nouvelle ligne d’écriture.
- Indiquer la date de l’écriture
- Le numéro de facture
Il est important que le numéro de facture respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro de facture. - Le texte de la description (produits, services, consultations...) qui apparaîtra sur la facture du client
- Le compte Débit doit rester vide
- Le compte Crédit doit rester vide
- Insérer le montant brut
- En cas d’assujettissement à la TVA, insérer le code TVA de vente entre crochets (ex. "[V81]").
Le code TVA inséré entre crochets permet d’afficher le montant TVA sur la facture, sans que la comptabilisation ne soit effectuée. Celle-ci aura lieu lors de l’enregistrement de l’encaissement. - Dans la colonne CC3, saisissez le compte centre de profit CC3 du client.
Il est important que le numéro client respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro client.
Émission sur le chiffre d'affaires
Dans la facturation intégrée, les factures sont créées et comptabilisées dans le même fichier. En ce qui concerne la comptabilisation sur le chiffre d'affaires, les factures doivent être enregistrées au moment de leur émission.
Dans la gestion des factures sur le chiffre d'affaires, il est nécessaire de configurer le sous-compte clients dans le tableau Comptes qui figure dans le bilan.
- Tous les comptes clients doivent contenir des données complètes (nom, prénom ou raison sociale, adresse), car lors de la création de la facture, le programme utilise ces données pour l’en-tête de la facture destinée au client.
Il est possible de créer et comptabiliser des factures avec ou sans TVA.
Facture sur le chiffre d'affaires
Dans le système basé sur le chiffre d'affaires, la facture est créée pour être envoyée au client, et elle est comptabilisée simultanément.
Ainsi, avec une seule écriture, la facture est créée et comptabilisée :
- Dans la colonne Date et Doc., saisir la date et un éventuel numéro de document.
- Dans la colonne Facture, saisir le numéro de la facture.
Il est important que le numéro de facture respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro de facture. - Dans la colonne Libellé, indiquer les éléments à facturer qui doivent apparaître sur la facture.
- Dans la colonne Débit, insérer le compte client selon le sous-compte.
Il est important que le numéro client respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro client. - Dans la colonne Crédit, insérer le compte de revenu.
- Dans la colonne Montant, indiquer le montant brut.
Facture sur le chiffre d'affaires et TVA – méthode effective
La procédure standard de Banana Comptabilité pour la gestion de la TVA prévoit d’insérer le code TVA toujours sur la ligne où le revenu est enregistré.
Les factures émises sont immédiatement enregistrées et comptabilisées. Les revenus sont reconnus au moment de l’émission de la facture.
Ainsi, dans la gestion de la TVA sur le chiffre d'affaires, le code TVA est inséré lors de la création de la facture.
Les données de la facture sont saisies dans le Tableau Écritures. Pour chaque nouvelle facture, insérer une nouvelle ligne d’écriture.
- Indiquer la date de l’écriture
- Le numéro de la facture
Il est important que le numéro de facture respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro de facture. - Le texte de la description (produits, services, consultations…) qui apparaîtra sur la facture du client
- Dans la colonne Débit, insérer le numéro du compte client
Il est important que le numéro client respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro client. - Dans la colonne Crédit, insérer la contrepartie (compte Ventes, Conseil ou autre)
- Insérer le montant
- En cas de soumission à la TVA, insérer le Code TVA avec le taux applicable. Voir Impression des factures et gestion de la TVA.
Facturation et TVA avec taux forfaitaire
Si vous êtes soumis à la TVA au taux de solde ou au régime forfaitaire avec le système basé sur les encaissements, vous devez enregistrer séparément l’émission de la facture au client et l’enregistrement comptable de celle-ci, pour les raisons suivantes :
- Facture à envoyer au client :
Elle doit indiquer un taux de TVA commercial normal (ex. 8,1 %), conformément à la législation fiscale. - Comptabilisation de la facture :
Elle doit être enregistrée en comptabilité avec le taux de solde effectif (ex. 6,2 %), en utilisant le code TVA correspondant (ex. F1).
Cette approche est essentielle pour garantir que la TVA versée corresponde au régime préférentiel applicable, tout en maintenant une facture formellement correcte à l’égard du client.
Émission de la facture au client
Pour émettre la facture au client, il faut :
Dans le tableau Comptes :
- Créer un compte auxiliaire client avec le centre de profit CC3 (exemple : ;10001 pour le client XX)
- Dans la vue Adresse, saisir toutes les données des clients.
Dans le tableau Écritures :
- Dans la colonne Date, saisissez la date d’émission de la facture.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
Il est important que le numéro de facture respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro de facture. - Dans la colonne Libelle' saisissez la description qui doit figurer dans le détail de la facture.
- Dans la colonne Montant, saisir le montant
- Les colonnes Débit et Crédit doivent rester vides.
- Dans la colonne Code TVA, saisir le code V81 entre crochets [V81].
Les codes TVA entre crochets ne génèrent aucun enregistrement de TVA. - Dans la colonne CC3, indiquer le numéro du centre de profit sans point-virgule (ex. 10001).
Il est important que le numéro client respecte certaines contraintes : voyez comment créer correctement le numéro client.
En l’absence de comptes dans les colonnes Débit et Crédit, l’enregistrement de création de la facture ne sera pas comptabilisé.
Enregistrement de la facture avec TVA au taux de solde
Lorsqu’une facture soumise à la TVA au taux de solde est enregistrée en comptabilité, il suffit de procéder comme pour un enregistrement normal, en indiquant les comptes dans les colonnes Débit et Crédit et en saisissant le code TVA correspondant au taux de solde (ex. F1).
Deux systèmes d’enregistrement peuvent être utilisés pour comptabiliser la facture au taux de solde :
- Enregistrement avec ventilation
Dans le tableau des codes TVA, les pourcentages de TVA ont été attribués aux codes TVA au taux de solde. Dans le tableau des écritures, en saisissant le code TVA au taux de solde (ex. F1), le programme insère automatiquement le pourcentage de TVA correspondant (ex. 6,2) ainsi que le montant de la TVA. - Enregistrement sans ventilation, en saisissant le code TVA au taux de solde (ex. F1), le pourcentage et le montant ne sont pas saisis. En fin de période, une extension dédiée est utilisée pour le calcul de la TVA au taux de solde.
En fonction du taux défini dans la boîte de dialogue de l’extension, le programme :- Repère toutes les écritures avec code TVA au taux de solde.
- Calcule automatiquement la TVA due pour la période de décompte.
- Totalise les montants sur une base périodique (ex. mensuelle, trimestrielle, annuelle).
Rabais et ristournes
Pour appliquer une remise ou une ristourne à inclure dans la facture, ajouter une nouvelle ligne et insérer:
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
- Le description du rabais ou de la ristourne
- Les comptes dans les colonnes Débit et Crédit. Il est important d'inverser les comptes comparé à l'écriture des ventes
Lorsque le compte clients/fournisseurs est paramétré avec des centres de coût et que des écritures comportent des remises ou des rabais, il est nécessaire d’inverser le signe des centres de coût pour que le montant soit contre-passé correctement. - Si vous enregistrez également la TVA, indiquez le code avec le signe négatif, afin que la TVA soit déduite ; ou, le cas échéant, utilisez le code TVA pour les rabais et les ristournes.
Émission facture et TVA avec taux de solde selon la méthode de chiffre d'affaires
La procédure de Banana Comptabilité pour la gestion de la TVA prévoit d’indiquer le code TVA toujours sur la ligne où le revenu est enregistré. Lorsque la comptabilité doit être gérée sur le chiffre d'affaires, les revenus sont comptabilisés au moment de l’émission de la facture.
Lorsqu’on est soumis à la TVA avec la méthode des taux de solde ou forfaitaires, les factures aux clients doivent être émises avec les taux normaux (par exemple 8.1%). La comptabilisation des factures avec la méthode des taux de solde ou forfaitaires prévoit en revanche des taux réduits (ex. 6.2%).
- Si les montants sont bruts, on peut comptabiliser sur le chiffre d'affaires ou sur l'encaissement, en insérant le code TVA entre crochets.
- Si les montants sont nets, il n’est pas possible de créer et comptabiliser les factures en même temps. Dans ce cas, il est nécessaire de gérer :
- La création des factures dans un fichier comptable, via la facturation intégrée ou avec l’application Offres et Factures
- La comptabilisation des factures dans le fichier de comptabilité.
Dans ce cas, il est nécessaire de gérer la création des factures dans un fichier comptable ou avec l’application Offres et Factures, et la comptabilisation dans un fichier de comptabilité séparé.
Émission d'une facture avec taux de solde et montants bruts
Pour émettre une facture aux clients avec le taux normal de TVA (ex. 8,1 %), il est nécessaire de créer un sous-compte client avec les centres de profit CC3 (exemple : ;10001), en complétant toutes les informations du client dans les colonnes de la vue Adresse.
Dans le Tableau Écritures :
- Dans la colonne Date, saisissez la date d’émission de la facture.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture :
Il est important que le numéro de la facture respecte certaines règles : voir comment créer correctement le numéro de facture. - Dans la colonne Libellé, saisissez les détails de la facture.
- Les colonnes Débit et Crédit doivent rester vides.
En l’absence de comptes dans les colonnes Débit et Crédit, l’écriture de création de la facture ne sera pas comptabilisée. - Dans la colonne Montant, saisissez le montant.
- Dans la colonne Code TVA, tapez le code V81 entre crochets [V81].
Les codes TVA entre crochets ne génèrent aucune écriture de TVA. - Dans la colonne CC3, indiquez le compte du client, sans point-virgule (ex. 10001).
Il est important que le numéro client respecte certaines règles : voir comment créer correctement le numéro client.
Comptabilisation d’une facture avec taux de solde et montants bruts
Au moment de l’enregistrement de la facture en comptabilité, pour la comptabiliser avec la TVA taux de solde, il faut insérer l’enregistrement normalement, en insérant aussi les comptes dans les colonnes Débit et Crédit ainsi que le code TVA du taux de solde :
- Si l’on utilise le système d’enregistrement avec décomposition, insérer le code TVA du taux de solde (ex. F1). Dans ce cas, le tableau Codes TVA contient les taux de TVA pour le solde. Dans l'exemple, F1 correspond à 6,2 %.
- Si l’on utilise le système d’enregistrement sans décomposition, insérer le code TVA sans taux (ex. F1). Dans le tableau des codes TVA, les codes de taux de solde n'ont pas de taux.
Pour comptabiliser la facture avec taux de solde, il est nécessaire de créer dans le tableau Comptes :
- Un auxiliaire clients via des comptes de bilan.
- Insérer dans les colonnes correspondantes la date et la description.
- Dans la colonne Débit, insérer le compte du client (Ex. 10001).
- Dans la colonne Crédit, insérer le compte de revenu.
- Dans la colonne Montant, insérer le montant.
- Dans la colonne Code TVA, saisir le code TVA du taux de solde (ex. F1)
Arrondis dans l’impression de la facture
Lors de l'impression des factures intégrées dans la comptabilité, le montant total de la TVA correspond à la somme des différentes écritures TVA qui composent la même facture. Étant donné que chaque écriture TVA est arrondie aux centimes, il peut y avoir une différence par rapport au calcul de la TVA sur le montant global de la facture.
Pour mieux comprendre, considérons l'exemple suivant :
- Ligne 1 : 8.1 % de CHF 187.33 = Arrondi : CHF 14.04
- Ligne 2 : 8.1 % de CHF 875.00 = Arrondi : CHF 65.76
- Total : 8.1 % de CHF 1064.88 = Arrondi : CHF 79.80
Sur la facture, un montant de TVA de CHF 79.80 est imprimé au lieu de CHF 79.79 (montant calculé directement sur le total de 1064.88). En effet, le montant de CHF 79.80 correspond à la somme de la TVA calculée individuellement pour chaque ligne (CHF 14.04 + CHF 65.76).
Cette logique est adoptée afin d'éviter des différences entre les montants de TVA enregistrés dans la comptabilité et ceux affichés sur la facture. Ainsi, le total de la TVA en comptabilité correspond à celui indiqué sur la facture.
Configurer la langue du client
Les mises en page par défaut comprennent les langues suivantes : italien, allemand, anglais, français, néerlandais.
Les textes des factures sont imprimés dans la langue du client, à condition que celle-ci soit définie dans la colonne Langue (tableau Comptes, vue Adresse).
La langue est un code ISO généralement composé de 2 lettres minuscules (it=italien, de=allemand, en=anglais, fr=francese, nl=néerlandais).
Si une langue n’a pas été attribuée au client, la langue de la comptabilité est utilisée, définie dans le menu Fichier → Propriétés fichier (données de base) → Divers
Échéances et modalités de paiement
L'échéance d'une facture peut être insérée de différentes manières :
- Échéance générale - même échéance pour toutes les factures
Dans le menu Rapports → Clients → Paramètres → Général → Date d'échéance des factures, entrez la période (en jours) après laquelle la facture est considérée comme due. Par exemple, si la date du document est le 10 mai, en entrant 10 jours, la date d'expiration sera le 20 mai. - Échéance par client - spécifique au client
Dans le tableau Comptes, il y a une colonne appelée EchéanceDePaiementEnJours (si elle n'est pas visible, activez-la à partir du menu Données → Organiser les colonnes). Dans cette colonne, vous pouvez définir la période (en jours) après laquelle la facture est considérée comme expirée. - Échéance spécifique pour les factures
Dans le tableau Ecritures, dans la vue Echéance, vous pouvez voir la colonne Echéance, vous pouvez indiquer la date d'échéance directement dans cette colonne. - Texte de remplacement pour le délai de paiement
Pour chaque facture, vous pouvez définir un texte libre comme condition de paiement qui remplace le texte de l'échéance. Pour plus de détails, veuillez vous référer à la page Saisie avancée - colonne Type.
Impression factures dans d'autres devises
Avec Banana Compatabilité Plus vous pouvez également imprimer des factures dans différentes devises.
Factures en devises étrangères à envoyer aux clients étrangers
Paramètres requis:
- Ouvrir un de nos modèles de comptabilité multidevise.
- Dans le tableau Comptes, dans le livre des clients, configurer le client avec la devise étrangère. Les factures sont imprimées dans la devise du compte du client.
- Si vous voulez envoyer des factures en différentes devises au même client, vous devez créer des comptes en différentes devises pour le même client (tableau Comptes).
- Utilisez la mise en page UNI11 pour l'impression des factures à envoyer à l'étranger.
Factures en devises avec TVA en devise de base
Il n'est normalement pas possible d'introduire une facture en devise étrangère avec la TVA en devise de base. Les procédures suivantes permettent d'y remédier :
Factures en devises avec TVA selon le principe de trésorerie
- Ouvrir un de nos modèles de comptabilité multidevise avec TVA avec les centres de coût CC3.
- Dans le tableau Comptes, configurez les clients en devises étrangères en tant que centres de coûts CC3 ( ;).
Si l'on veut envoyer des factures en différentes devises au même client, il faut créer des comptes en différentes devises pour le même client (tableau Comptes). - Dans le menu Rapports > Clients > Paramètres, définissez le Groupe/compte client en utilisant le centre de coûts CC3.
- Dans le tableau Ecritures, vous devez introduire les données de la facture sur plusieurs lignes :
- Dans la première ligne :
- Dans la colonne Montant Devise (Mont.Devise), inscrivez le montant net de TVA (sans introduire de compte de débit ou de crédit).
- Dans la colonne CC3, indiquez le compte du centre de coût du client en devise étrangère.
- Sur la deuxième ligne :
- Dans la colonne Montant Devise (Mont.Devise), saisir le montant TVA en devise étrangère (sans saisir de compte de débit ou de crédit), en calculant manuellement le montant TVA en devise étrangère.
- Dans la colonne CC3, introduire le compte du centre de coût du client en devise étrangère.
- Dans la première ligne :
- Pour l'impression des factures avec le code QR suisse, utiliser la mise en page CH10
Comptabiliser l'encaissement:
- Dans la colonne Débit, saisissez le compte de liquidité.
- Dans la colonne Débit, saisissez le compte de recettes.
- Dans la colonne Code TVA, entrez le code TVA de la vente.
- Dans la colonne CC3, inscrire le compte du centre de coût du client en devise étrangère avec un signe négatif.
Exemple : Facture en devise étrangère (EUR) avec TVA sur les recettes en devise de base (CHF):
Factures en devises étrangères avec TVA sur le chiffre d'affaires
- Ouvrez un de nos modèles de comptabilité multidevise avec TVA et un livre des clients.
- Dans le tableau Comptes, définir les clients en devises étrangères à la fois comme livre (Comptes) et comme centres de coût CC3 (;).
Dans le menu Rapports > Clients > Paramètres, définissez le Groupe/compte client en utilisant le centre de coûts CC3.
Remarque : en définissant cette option sur CC3, les factures émises pour un compte normal ne seront plus créées. Il est donc recommandé de configurer également les clients comme centres de coûts CC3.- Dans le tableau Ecritures, il faut introduire les données de la facture sur plusieurs lignes :
- Sur la première ligne, indiquez normalement l'émission de la facture :
- La date, la description, dans le compte Débit le compte client en devise étrangère et dans le compte Débit la recette, le montant hors TVA et le code TVA de la vente.
- Il n'est pas nécessaire d'indiquer le numéro de la facture.
- Sur la deuxième ligne :
- Dans la colonne Montant Devise (Mont.Devise), indiquez le montant de la facture hors TVA (sans indiquer de compte de débit ou de crédit).
- Dans la colonne CC3, inscrire le compte du centre de coût du client en devise étrangère.
- Lorsque les colonnes Quantité, Unité et Prix unitaire sont utilisées, le prix unitaire doit être net de TVA.
- Sur la troisième ligne :
- Dans la colonneMontant Devise (Mont.Devise), introduire le montant de la TVA en devise étrangère (sans introduire de compte de débit ou de crédit), en calculant manuellement le montant de la TVA en devise étrangère.
- Dans la colonne CC3, indiquez le compte du centre de coût du client en devise étrangère.
- Sur la première ligne, indiquez normalement l'émission de la facture :
Les lignes avec les centres de coût servent simplement à certifier la facture en devise étrangère avec la TVA.
Comptabiliser l'encaissement:
- Dans la colonne Débit, vous inscrivez le compte de liquidité.
- Dans la colonne Débit, vous inscrivez le compte du client en devise étrangère.
- Dans la colonne CC3, inscrire le compte du centre de coûts du client en devise étrangère avec un signe négatif.
Exemple : saisie d'une facture en devise étrangère (EUR) avec TVA sur le chiffre d'affaires en devise de base (CHF) :
Saisie avancée colonne Type
La colonne Type du tableau Écritures permet de définir des commandes spécifiques pour l'affichage de certaines données dans l'impression de la facture.
Pour utiliser la colonne, vous devez d'abord l'afficher à partir du menu Données → Organiser colonnes, afficher la colonne PièceType.
Saisie des données
Une fois la colonne affichée, vous pouvez poursuivre la saisie des données. Pour cela :
- Ajoutez une ligne vide après les données de la facture.
- Dans la colonne Date, saisissez la date de la facture.
- Dans la colonne Type, saisissez la commande souhaitée (voir tableau ci-dessous).
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de facture.
- Dans la colonne Description, saisissez les données à inclure dans la facture.
Facture au client
En saisissant 10 : La colonne Type énumère toutes les options possibles pour personnaliser les données de facturation.
Ces lignes de commande doivent, à l’exception des lignes de totaux, se trouver à la fin de la facture, après toutes les lignes de détail relatives aux articles ou aux prestations.
| Données facture | Colonne Type | Colonne Libellé |
|---|---|---|
Adresse client Lorsque vous souhaitez une adresse de facturation différente de celle du tableau Comptes (vue Adresse), vous pouvez la spécifier en utilisant les options appropriées. Sur chaque ligne, vous définissez un élément d'adresse (prénom, nom, adresse...). | 10:adr:fna 10:adr:lna 10:adr:bna 10:adr:str1 10:adr:str2 10:adr:str3 10:adr:cod 10:adr:cit 10:adr:sta 10:adr:cou | Insérer le prénom Insérer le nom Insérer le nom de l'entreprise/de l'organisation Insérer ligne 1 de l'adresse Insérer ligne 2 de l'adresse Insérer ligne 3 de l'adresse Insérer le code postal Insérer la localité Insérer la province/le région Insérer le pays |
| Adresse de livraison | 10:sadr:pna 10:sadr:fna 10:sadr:lna 10:sadr:str1 10:sadr:cod 10:sadr:cit | Insérer le préfixe Insérer le prénom Insérer le nom Insérer ligne 1 de l'adresse Insérer le code postal Insérer la localité |
Salutations Après le tableau des détails de la facture, vous pouvez ajouter une ligne de texte pour les salutations finales. Voir aussi Exemples factures. | 10:gre | Insérer le texte des salutations |
| Ordre date | 10:ordd | Insérer la date de l'ordre |
| Ordre numéro | 10:ordn | Insérer le numéro de l'ordre |
Notes finales Après le tableau des détails de la facture et avant les salutations, vous pouvez ajouter une ou plusieurs lignes de texte pour toute note. Voir aussi Exemples factures. | 10:not | Insérer le texte des notes |
Paramètres (avancés) Lorsque vous souhaitez imprimer des données personnalisées sur la facture, vous pouvez utiliser la commande appropriée. Elle est destinée aux utilisateurs ayant des connaissances en programmation JavaScript, et permet de modifier la présentation de la facture afin d'utiliser les paramètres indiqués avec cette commande. Pour plus d'informations, voir Printing custom data (en anglais uniquement). | 10:par | Insérer les paramètres personnalisés |
Délai de paiement Lorsque vous souhaitez indiquer un texte alternatif comme délai de paiement, saisissez le texte souhaité. Ce terme apparaîtra sur la facture. | 10:ter | Insérer le texte alternatif pour le délai de paiement |
| Text début | 10:beg | Insérer le texte imprimé au début de la facture |
Titre Si vous ne souhaitez pas utiliser le titre de la facture par défaut, vous pouvez en spécifier un autre. | 10:tit | Insérer le texte du titre de la facture |
Sous-totaux articles Dans le tableau des détails de la facture, vous pouvez insérer des totaux intermédiaires pour les articles/postes. Voir aussi Exemples factures. | 10:tot 10:tot:0 | Insérer le sous-total du niveau 0 (tot e tot:0 indique toujours le niveau 0.
|
Texte en-tête Dans le tableau des détails de la facture, vous pouvez ajouter des en-têtes pour regrouper les articles. Voir aussi Exemples factures. | 10:hdr | Insérer le texte que vous voulez ajouter aux détails de la facture. Laissez vide pour ajouter une ligne vide. |
Totaux intermédiaires
Pour pouvoir saisir des totaux intermédiaires, des lignes supplémentaires doivent être saisies dans le tableau Ecritures :
- Dans la colonne Type insérer 10 : et choisir dans le menu déroulant :tot, le libellé 10:tot apparaîtra. Insérer à nouveau : et choisir : 1
- Dans la colonne Libellé, inscrivez la description correspondant au total (p. ex., total des marchandises).
- Saisissez le numéro de facture (si vous ne saisissez pas le numéro de facture, le total ne sera pas imprimé).
Exemple de facture avec totaux intermédiaires
Texte de remplacement pour le délai de paiement
Pour chaque facture, vous pouvez définir un texte libre comme condition de paiement qui remplace le texte de la date d'échéance.
- Saisissez une ligne supplémentaire avec le même numéro de facture dans le tableau Écritures.
- Dans la colonne Type vous devez insérer 10: et sélectionner :ter dans le menu déroulant qui apparaît, donc le libellé 10:ter apparaîtra.
- Dans la colonne Libellé, entrez le texte (p. ex. 30 jours net, 60 jours, etc.).
Lorsque la facture sera imprimée, la valeur affectée comme condition de paiement s'affichera.
D'autres personnalisations
Des options de personnalisation supplémentaires, telles que la définition des coordonnées bancaires ou des salutations finales, sont disponibles dans la fenêtre d'impression de la facture.
Comment imprimer une facture
Vous pouvez facilement personnaliser et adapter l'impression des factures à vos besoins.
Configurer l'adresse de votre entreprise (expéditeur)
Dans le menu Fichier > Propriétés du fichier (données de base) > Adresse, définissez l'adresse de votre entreprise.
Définir le numéro client et le numéro de facture
Il est important que le numéro client et le numéro de facture respectent certaines contraintes : voir comment créer correctement le numéro client et le numéro de facture.
Configurer le registre clients dans le tableau Comptes
- Dans le tableau Comptes, configurer le registre Clients.
- À partir de la vue Adresse afficher les colonnes d'adresse et saisissez les adresses des clients.
- Si la vue Adresse n'est pas visible, ajoutez-la via le menu Outils > Ajouter de nouvelles fonctionnalités > Ajouter des colonnes d'adresse dans le tableau Comptes.
- Configurez les paramètres des clients dans le menu Rapports > Clients > Paramètres.
Récupérer les adresses des clients dans Excel
Lorsque les données clients se trouvent dans un fichier Excel, elles peuvent facilement être ramenées au tableau Comptes, vue Adresse.
On suppose que le tableau Comptes, à la fin du plan comptable, contient le registre des clients ou des actionnaires. Assurez-vous d'avoir suffisamment de lignes vides pour insérer les données copiées à partir d'Excel.
Procédez comme suit :
- Sélectionner dans Excel la colonne avec les données à copier et utiliser la commande Copier (Ctrl+C).
- Allez dans Banana, tableau Comptes (vue Adresse), placez-vous dans la colonne correspondante et lancez la commande Coller (Ctrl+V ou Coller du menu Edition).
- Répétez cette opération pour toutes les colonnes de l' adresse (Compte, Prénom, Nom, Organisation, Rue, Code postal, Code pays, Langue).
Les données correspondant aux colonnes mentionnées sont nécessaires pour l'impression de la facture. - Si vous ne disposez pas de toutes les colonnes mentionnées dans le fichier Excel, vous devez ajouter les informations manquantes manuellement.
Définir la langue du client
Vous pouvez imprimer des factures dans la langue de vos clients. Pour ce faire, vous devez d'abord configurer la langue du client.
Définir la position du logo et de l'adresse de l'expéditeur
Pour définir le logo, vous devez :
- Téléchargez l'image du logo dans le menu Fichier > Configuration logo.
- Pour utiliser le logo sur la facture, dans les Paramètres de la facture, vous devez activer la case Logo et saisir le nom de la personnalisation que vous avez utilisée, en respectant les majuscules et les minuscules, dans le champ Nom du logo.
Vous pouvez, par exemple, placer le logo à gauche et l'adresse à droite et modifier la taille du logo.
Si les paramètres par défaut ne sont pas modifiés, l'adresse de l'expéditeur est placée à droite, indépendamment de la présence du logo.
Si vous souhaitez placer l'adresse de l'expéditeur à gauche sans logo, veuillez vous reporter à la page suivante :
Personnalisation de l'adresse dans l'en-tête de la facture
Le style de l'adresse de l'expéditeur dans l'en-tête de la facture (couleur, taille, police..) est défini par défaut par le programme.
Le Plan Advanced de Banana Comptabilité Plus permet de personnaliser le style de l'adresse. Pour plus d'informations, voir la page Exemples (qu'en en langue anglais) .
Configuration des informations factures
Les informations de la facture sont des informations relatives à la date, au numéro de client, à la date d'échéance, etc., qui se trouvent normalement juste en dessous de l'en-tête et à côté de l'adresse du client.
Les mises en pages (layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), vous permettent de définir les informations de la facture à inclure et celles à exclure de l'impression. Sur la page des Paramètres de la facture, vous trouverez des instructions.
Pour les autres mises en page (layouts) (CH01-CH09 / UNI01-UNI08), les paramètres ne peuvent pas être modifiés.
Définir le délai de paiement
Le délai de paiement par défaut des factures est de 30 jours.
Si vous souhaitez modifier la date d'échéance, procédez comme suit :
- Ajoutez une ligne à la facture dans le tableau des Écritures.
- Dans la colonne Date, saisissez la date de la facture.
- Dans la colonne DocType, entrez 10:ter (:ter Échéance du paiement).
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Description, saisissez la date d'échéance souhaitée (par exemple, "10 jours").
Le texte saisi apparaîtra dans les informations de la facture.
Définir la position adresse du client
Les mises en page (layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), vous permettent de définir la position de l'adresse du client et les éléments de l'adresse. Sur la page Paramètres de la facture vous trouvez des informations supplémentaires.
Pour les autres mises en page d'impression (CH01-CH09 / UNI01-UNI08), la position et la composition de l'adresse du client ne peuvent pas être modifiées.
Définir l'adresse de livraison
Pour saisir une adresse de livraison en plus de l'adresse du client, procédez comme suit :
- Utilisez la colonne Type du tableau Entrées, commande 10:sadr.
- Ajoutez une ligne à la facture dans le tableau Entrées.
- Dans la colonne Date, saisissez la date de la facture.
- Dans la colonne Type, entrez ::
- 10:sadr:fna pour le prénom.
- 10:sadr:lna pour le nom.
- 10:sadr:str1 pour l'adresse ( rue et numéro).
- 10:sadr:cod pour le code postal.
- 10:sadr:cit pour le lieu.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Description, saisissez le texte à afficher..
- Avec les mises en page CH10 et UNI11, allez dans Paramètres de la facture > section Adresse du client et cochez l'entrée Adresse d'expédition.
Les données saisies dans la colonne Type du tableau Facture sont reprises et insérées sur l'impression de la facture.
Définir le titre/objet
Pour saisir le titre/objet de la facture, vous avez deux possibilités :
- Utilisez la colonne DocType du tableau Écritures, commande 10:tit.
- Un titre est défini pour chaque facture.
- Cela s'applique à tous les layouts d'impression.
- Si la colonne DocType est utilisée, elle a toujours la priorité sur les paramètres de mise en page (voir le point suivant).
- Avec les mises en page (layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), le titre peut être saisi dans les Paramètres de la facture > section Texts > champ Titre facture
- Le titre s'applique à toutes les factures imprimées avec ce layout.
- Le titre ne s'applique que si aucun titre n'a été défini, conformément au premier point.
Si vous ne saisissez pas de texte, le programme utilise le texte par défaut.
Saisir un texte initial de la facture
Pour saisir un texte initial de la facture, vous avez deux possibilités :
- Utilisez la colonne DocType du tableau Écritures, commande 10:beg.
- Un titre est défini pour chaque facture.
- Cela s'applique à tous les layouts d'impression.
- Si la colonne DocType est utilisée, elle a toujours la priorité sur les paramètres de mise en page (voir le point suivant).
- Avec les mises en page (layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), saisissez le texte dans les Paramètres de la facture > section Textes > champ Texte initial.
- Le texte s'applique à toutes les factures imprimées avec cette mise en page.
- Ce texte ne s'applique que si aucun texte initial n'a été défini conformément au premier point.
Définir les détails de la facture
Utilisez le tableau Écritures pour saisir les données de la facture.
Voir également Rabais et ristournes.
Avec les mises en page( layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), vous décidez quelles colonnes sont affichées dans l'impression. Voyez comment procéder à la page Paramètres de la facture > Détails de la facture.
Pour les autres layouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08), les colonnes ne peuvent pas être modifiées.
Définir des textes finaux
Pour saisir un texte final de la facture :
- À partir du dialogue Imprimer factures
- Section Options
- Sélectionnez la langue dans laquelle la facture doit être imprimée
- Saisissez du texte dans le champ Texte final
- Le texte que vous saisissez sera appliqué à touts les layouts d'impression que vous utilisez.
Les layout CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), vous permettent de définir un texte final aussi à partir du dialogue Paramètres de la facture :
- Saisissez le texte dans les Paramètres de la facture > section Textes > champ Texte final.
- Ce texte s'applique à chaque facture du même fichier .ac2 créé avec ce layout.
- Ce texte remplace tout texte défini dans le dialogue Imprimer factures > Options → Texte final.
Pour définir des textes de fin différents pour chaque facture, utilisez la colonne DocType du tableau Ecritures :
- Dans la colonne DocType, entrez 10:not (Notes).
- Dans la colonne Description, saisissez le texte de fin souhaité. Le texte saisi apparaît sur une seule ligne.
Pour ajouter d'autres lignes de notes, il faut répéter l'entrée dans les colonnes DocType et Description sur plusieurs lignes.
Configurer le numéro de compte bancaire
Si vous n'utilisez pas le QR-Code, vous devez saisir le numéro de compte bancaire comme référence pour le paiement de la facture.
Voir la section Définir des textes finaux pour saisir le numéro de compte bancaire.
Configurer l'IBAN pour l'impression du code QR suisse
Si vous voulez créer des factures QR avec un compte IBAN, vous devez :
Sur la page Facture QR en utilisant le compte IBAN, vous trouverez plus d'informations sur la mise en place de factures QR avec compte IBAN.
Configurer QR-IBAN pour l'impression de codes QR suisses
Si vous voulez créer des factures QR avec un compte QR-IBAN, vous devez :
- Utiliser le Layout CH10 pour Banana Compatibité Plus
- Créez un compte QR-IBAN
- Configurer l'impression de codes QR suisses
Sur la page QR-Facture avec QR-IBAN, vous trouverez plus d'informations sur les paramètres des factures QR avec le compte QR-IBAN.
Imprimer la facture avec un bulletin QR sans montant ni adresse
Si vous souhaitez imprimer une facture sans indiquer le montant et l'adresse sur le bulletin QR, veuillez consulter la page Personnalisation par QR-Code Impression, section Inclure/Exclure de l'impression.
Imprimer le QR-Bulletin sans montant et sans adresse
Si vous voulez seulement imprimer le QR-Bulletin sans le montant et l'adresse du client, vous devez :
- Utiliser l'extension Facture QR sans montant ni adresse
- Définir la devise, l'adresse et le compte IBAN
- Créer le bulletin avec un code QR
Voir aussi comment Imprimer une facture sans montant.
Configurer les styles et les couleurs
Sur la page des Paramètres facture des layouts, vous trouverez des instructions pour définir :
- Type de police
- Saisissez le nom de la police (par exemple, Arial, Helvetica, etc.)
- Couleurs
- La désignation anglaise peut être utilisée (black, yellow, white, blue, red, ecc.).
- Ou bien la valeur hexadécimale (HEX) précédée du signe # (par exemple #000000, #009FE3, #FF00EA).
Les codes de couleur se trouvent facilement sur l'internet. Par exemple, vous pouvez consulter le tableau à l'adresse https://www.w3schools.com/cssref/css_colors.asp.
Les mises en page (layout) CH10 (Suisse) et UNI11 (autres pays), vous permettent aussi de configurer la taille de la police
Définir les textes en gras
Avec les mises en page CH10 et UNI11, le style gras peut être appliqué aux textes des factures
Insérer des images dans les les factures
Le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus permet d'ajouter des images dans les offres et les factures à envoyer aux clients.
Cette fonctionnalité rend la facture encore plus personnalisable et le client qui la reçoit a une vision encore plus complète et plus directe de la facturation des articles.
Veuillez consulter nos pages d'information sur l'insertion d'images :
Clôture des factures encaissées
Il existent deux façons de clôturer les factures ouvertes :
Autres ressources
Imprimer factures | Facturation intégrée
- Vous pouvez choisir la Mise en page d'impression.
- Vous pouvez personnaliser l'impression des factures en modifiant les paramètres.
- Plusieurs mises en page sont disponibles pour l'impression des factures, voici celles qui sont recommandées :
- La mise en page CH10 pour tous les utilisateurs en Suisse (avec QR-Code)
- La mise en page UNI11 pour tous les utilisateurs des autres pays. (Identique à CH10, mais sans le QR-Code).
Pour plus d'informations sur la personnalisation, voir :
Avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus, il est également possible d'imprimer plusieurs factures simultanément et d'obtenir des fichiers PDF individuels pour chacune d'entre elles ! Pour plus d'informations, veuillez visiter la page Imprimer des factures ou extraits clients en PDF séparés.
Dialogue impression factures
Le dialogue d'impression des factures est accessible depuis le menu Rapports > Clients > Imprimer factures.
À partir de ce dialogue, vous pouvez:
- Sélectionner la ou les factures que vous souhaitez imprimer.
- Définir la mise en page à utiliser pour l'impression de la facture.
- Accéder aux paramètres de mise en page pour personnaliser l'impression.
Une fois les options d'impression choisies, avec le bouton OK la facture s'affiche dans la fenêtre d'aperçu avant impression.
Depuis l'aperçu de la facture, vous pouvez :
- Imprimer la facture.
- Enregistrer la facture en PDF afin de pouvoir l'envoyer facilement par e-mail.
- Exportez-la en PDF ou dans d'autres formats.
- Accéder à la boîte de Dialogue Imprimer factures.
Section Imprimer
Numéros de facture
On peut imprimer des factures individuelles ou multiples:
- Pour l'impression individuelle, veuillez indiquer le numéro de la facture.
- Pour l'impression multiple, veuillez indiquer les numéros de facture séparés par des virgules (par exemple, 1,3,6).
- Pour l'impression d'une séquence (de...à...), veuillez indiquer les numéros séparés par un trait d'union (par exemple, 1-3).
Si le numéro de la facture contient déjà un trait d'union (par exemple, 2016-1), il doit être placé entre des accolades {} pour distinguer la numérotation d'une plage de documents, {2016-1}-{2016-3}.
Factures à partir de
L'option permet de déterminer l'impression des factures incluses dans la période. Vous devez entrer une date de début et une date de fin.
Factures non imprimés
Les factures qui n'ont pas de contenu dans la colonne FactureImprimée du tableau Ecritures n'ont pas de contenu. Ainsi, toutes les factures non encore imprimées sont imprimées.
Mise en page
Cette option vous permet de modifier la mise en page de la facture. Plusieurs mises en page prédéfinies sont disponibles.
Préférences de mise en page
Pour pouvoir utiliser les préférences de mise en page, il faut:
- Banana Contabilità Plus (Version 10.1.7 o suivante)
- Plan Advanced
Cette option permet de configurer les préférences offertes par la mise en page sélectionnée. Si une mise en page ne propose aucune préférence, cette section ne sera pas affichée dans le dialogue.
- Imprimer comme
Vous pouvez sélectionner le type de document que vous souhaitez imprimer, les choix sont les suivants:- Automatique: pour imprimer le document au format de facture.
- Bons de livraison avec montants: imprime le document comme bulletin de livraison.
- Bons de livraison sans montants: imprime le document comme bulletin de livraison, sans afficher les montants et le total.
- Confirmation de commande : imprime le document comme confirmation de commande.
- Offre: imprime le document comme offre.
- Facture: imprime le document en format facture.
- Facture Proforme: imprime le document comme facture proforma.
- Bulletin QR: imprime seulement le bulletin QR (uniquement pour le layout CH10).
- 1er rappel: imprime le document comme 1er rappel.
- 2e rappel: imprime le document comme 2e rappel.
- 3e rappel: imprime le document comme 3e rappel.
Le type de document choisi n'est pas enregistré pour la prochaine fois, il est plutôt réinitialisé à "automatique".
Les préférences de mise en page sont proposées par les mises en page suivantes:
Autres mises en page
Ce bouton ouvre la fenêtre de dialogue Gérer Extensions, où vous pouvez installer de nouveaux agencements, mettre à jour ceux déjà utilisés avec les versions les plus récentes, ou ajouter vos propres agencements personnalisés
Paramètres
Il permet d'accéder au dialogue des paramètres de mise en page sélectionnée, où vous pouvez personnaliser l'impression de la facture. Chaque mise en page a ses propres paramètres personnalisables.
Mettre à jour la colonne 'FactureImprimée' après l'impression
La colonne devient visible avec la commande Données > Organiser colonnes
Mettre à jour la colonne FactureImprimée du tableau des écritures avec le texte 1 après l'aperçu de la facture. Cela permet à l'option Sélectionner les factures non imprimées de sélectionner les factures avec le contenu de la colonne vide.
Section Options
En cette section, vous pouvez ajouter des textes spécifiques pour chaque langue, par exemple, pour indiquer des salutations finales ou les coordonnées bancaires pour le paiement. Selon la langue du client, le programme affichera les textes sauvegardés pour la langue indiquée en fin de facture.
Vous pouvez insérer uniquement un seul type de texte, un par langue.
Les textes insérés dans cette section seront repris lors de l'impression de toutes les factures, avec n'importe quelle mise en page d'impression utilisée.
Pour insérer un texte final:
- Menu Rapports > Clients > Imprimer factures
- Dans la section Options, saisir le texte souhaité.
- Confiemer avec OK.
Le texte saisi apparaîtra dans l'aperçu d'impression de la facture.
Insérer différents types de textes finaux
Pour insérer différents types de notes dans les factures, consultez la page:
Exporter PDF
Le programme affiche l'aperçu des factures ou des relevés clients. À partir de l'aperçu d'impression, avec la commande Export PDF, vous pouvez créer :
- Un seul fichier contenant toutes les factures ou tous les relevés du client.
- Des fichiers séparés pour chaque facture ou relevé client.
Imprimer bon de livraison | Facturation intégrée
Avec la Facturation intégrée, lorsqu'une facture est créée, elle est automatiquement enregistrée dans la comptabilité et le compte du client.
Il est possible d'imprimer une facture avec la mention "Bon de livraison" en utilisant les mises en page CH10 e UNI11.
Cependant, il n'est pas possible de créer uniquement un enregistrement pour le bon de livraison sans impact comptable, sans débiter le compte du client ni créditer les autres comptes.
Conditions requises pour pouvoir utiliser les préférences de mise en page :
- Banana Contabilité Plus ( Version 10.1.7 ou ultérieure)
- Le plan Advanced
Comment imprimer un Bon de livraison
Dans le tableau Écritures, sélectionnez la ligne où se trouve le bon de livraison à imprimer et procéder comme il suit:
- Menu Rapports > Clients > Imprimer factures
- Sélectionnez la mise en page CH10 ou UNI11
- Sous Imprimer sous, sélectionnez :
- Bon de livraison avec les montants
Dans ce cas, les montants en détail et le montant total sont inclus dans le bon de livraison. - Bon de livraison sans montants
Sels les détails des marchandises expédiées sont affichés dans le bon de livraison, sans aucun montant.
- Bon de livraison avec les montants
- Confirmez avec OK.
Adresse de livraison
Lorsque vous imprimez le bon de livraison avec une adresse autre que l'adresse de facturation, l'adresse de livraison doit être saisie dans le tableau des Écritures, à l'aide de la colonne Type .
Dans ce cas, le bon de livraison imprimera l'adresse saisie dans le tableau des Écritures et non celle du client concerné, qui se trouve plutôt dans le tableau des Comptes, vue Adresses.
Personnalisation de l'impression
Tous les paramètres qui caractérisent les mises en page CH10 et UNI11 sont également conservés lors de l'impression du bon de livraison.
Pour modifier les paramètres, accédez à la section Paramètres de mise en page de l'impression.
Sous Textes > Bon de livraison, vous pouvez définir le texte initial et final du bon de livraison.
Exemple d'impression:
Imprimer Offres | Facturation intégrée
Avec la Facturation intégrée, lorsqu'une facture est créée, elle est automatiquement enregistrée dans la comptabilité et le compte du client.
Il est possible d'imprimer une facture avec la mention "Offre" avec les données de la même facture ,en utilisant les mises en page CH10 e UNI11.
Cependant, il n'est pas possible de créer uniquement une écriture d'offre sans répercussions comptables, sans débiter le compte du client ni créditer les autres comptes.
Conditions requises pour pouvoir utiliser les préférences de layout pour choisir le libellé 'Offres':
- Banana Contabilité Plus (version 10.1.7 o plus récente).
- Le plan Advanced
Comment imprimer un offre
Dans le tableau Écritures, sélectionnez la ligne où se trouve l'enregistrement de l'offre et procédez comme il suit:
- Menu Rapports > Clients > Imprimer factures
- Sélectionnez la mise en page CH10 ou UNI11
- Sous Imprimer sous, sélectionnez Offre
- Confirmez avec OK.
L'offre est toujours imprimée sans le bulletin QR suisse.
Personnalisation de l'impression
Tous les paramètres qui caractérisent les mises en page CH10 et UNI11 sont également conservés lors de l'impression de l'offre.
Pour modifier les paramètres, accédez à la section Paramètres de mise en page de l'impression.
Sous Textes → Offre, vous pouvez définir le texte initial et final de l'offre.
Imprimer rappels de paiement | Facturation Intégrée
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez imprimer les Rappels de paiement dans deux manières différentes :
Imprimer rappels à partir du dialogue d'impression des factures | Facturation intégrée
Banana Comptabilité Plus, avec les mises en page CH10 et UNI11, permet également d'imprimer des rappels.
Conditions requises pour l'utilisation des préférences de mise en page :
- Banana Comptabilité Plus (version 10.1.7 ou plus récente)
- Le plan Advanced
Sur la base des données de la facture saisies dans le tableau Écritures , des rappels peuvent être imprimés.
Comment imprimer un rappel
Dans le tableau Écritures, sélectionnez la ligne où se trouve la facture pour laquelle vous voulez imprimer le rappel et procéder comme il suit:
- Menu Rapports > Clients > Imprimer factures
- Sélectionnez la mise en page CH10 ou UNI11
- Sous Imprimer sous, sélectionnez l'une des options suivantes :
- 1. rappel
- 2. rappel
- 3. rappel
- Confirmez avec OK
Personnalisation de l'impression
Tous les paramètres qui caractérisent les dispositions CH10 et UNI11 sont également conservés dans l'impression du rappel
Pour modifier les paramètres, accédez à la section Paramètres de l'impression facture.
Sous Textes → Rappel, vous pouvez définir les textes de début et de fin du rappel.
Exemple d'impression:
Exporter factures en PDF
Cette boîte de dialogue s’affiche depuis l’aperçu avant impression lorsqu’il est nécessaire d’exporter des factures et des relevés clients en PDF.
Pour exporter des factures en PDF :
- Dans le menu Rapports > Clients > Imprimer factures
- Indiquez les factures à imprimer (ex. 1-10)
- Confirmez avec OK.
- Depuis l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône PDF.
Exporter des factures ou relevés clients individuels en PDF
Cette fonction permet d’exporter une facture ou un relevé client dans un fichier PDF.
L’option est visible lorsqu’une seule facture ou un seul relevé client est sélectionné pour l’exportation en PDF.
Pour exporter une facture ou un relevé client en PDF, vous devez :
- Depuis l’aperçu avant impression, cliquez sur Exporter > Créer PDF.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez ou créez le dossier où enregistrer le fichier.
- Saisissez le nom du fichier PDF. Le nom est repris dans le champ Nom du fichier.
- Activez l’option Afficher le fichier immédiatement pour visualiser le PDF créé.
- Confirmez avec OK.
Exporter plusieurs factures ou relevés clients dans un seul fichier PDF
Cette fonction permet d’exporter plusieurs factures ou relevés clients dans un seul fichier PDF.
L’option est uniquement visible lorsque plusieurs factures ou relevés clients ont été sélectionnés pour l’exportation en PDF.
Pour exporter des factures ou relevés clients dans un fichier PDF unique, vous devez :
- Depuis l’aperçu avant impression, cliquez sur Exporter > Créer PDF.
- Activez l’option Enregistrer comme fichier unique.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez ou créez le dossier où enregistrer le fichier.
- Saisissez le nom du fichier PDF. Le nom est repris dans le champ Nom du fichier.
- Activez l’option Afficher le fichier immédiatement pour visualiser le PDF créé.
- Confirmez avec OK.
Exporter plusieurs factures ou relevés clients en fichiers PDF séparés
Cette fonction permet d’exporter plusieurs factures ou relevés clients en une seule opération, en obtenant des fichiers PDF séparés.
L’option est uniquement disponible :
- Avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
- Si plusieurs factures ou relevés clients ont été sélectionnés pour l’exportation en PDF.
Pour exporter des factures ou relevés clients en fichiers PDF séparés, vous devez :
- Depuis l’aperçu avant impression, cliquez sur Exporter > Créer PDF.
- Activez l’option Enregistrer comme fichiers individuels.
- Cliquez sur Parcourir et sélectionnez ou créez le dossier où enregistrer les fichiers.
- Dans le champ Noms de fichiers, vous pouvez personnaliser le nom des documents à l’aide des variables disponibles dans la boîte de dialogue.
- Cliquez sur Variables pour voir la liste complète des variables.
- Double-cliquez sur les variables que vous souhaitez insérer et composez le nom du fichier. Pendant la composition, l’aperçu du nom de fichier résultant est mis à jour automatiquement.
Exemple : <doc_date> pour la date du document, <customer_name> pour le nom du client et <doc_number> pour le numéro du document.
- Activez l’option Afficher le fichier immédiatement pour visualiser le PDF créé.
- Confirmez avec OK.
Si un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier indiqué, le programme vous demandera une confirmation lors de l’enregistrement.
Liste des variables disponibles
Pour personnaliser les noms des fichiers, utilisez les variables suivantes :
- cur_date : la date actuelle, au moment de la création des fichiers PDF.
- cur_time : l’heure actuelle, au moment de la création des fichiers PDF.
- customer_city : la localité du client.
- customer_email : l’adresse e-mail du client.
- customer_familyname : le nom de famille du client.
- customer_firstname : le prénom du client.
- customer_name : le nom et prénom du client ou le nom de l’entreprise (organisation).
- customer_number : le numéro du client.
- customer_organisation : le nom de l’entreprise (organisation).
- doc_amount : le montant du document.
- doc_date : la date du document.
- doc_number : le numéro du document.
- doc_title : le titre de la facture avec le numéro, le nom du client ou le nom de l’entreprise.
- name : le nom de fichier par défaut (titre de la facture avec le numéro, le nom du client ou le nom de l’entreprise).
Exporter d'autres types de documents
Depuis l’aperçu avant impression, vous pouvez exporter n’importe quel document en PDF avec la commande Créer PDF.
Pour plus d’informations, visitez :
Clôture factures encaissées
Il existent deux façons de clôturer des factures ouvertes :
- Enregistrer manuellement l'encaissement de la facture du client.
- Enregistrement automatique avec importation des données de l'extrait du compte au format ISO 20022.
Clôture avec enregistrement manuel
Pour enregistrer manuellement les encaissements de factures, veuillez vous référer aux pages suivantes:
- Clôture avec enregistrement selon la méthode du chiffre d'affaires
- Clôture avec enregistrement selon la méthode sur l'encaissement
Clôture avec importation de données ISO 20022 (Suisse)
Pour clôturer automatiquement les factures ouvertes en important les données de l'extrait de compte, il est nécessaire de :
- Télécharger et enregistrer sur votre ordinateur les données au format ISO 20022 directement depuis le site web de votre banque.
Les fichiers aux formats ISO 20022 camt052, camt053 et camt054 sont pris en charge pour les Spécifications Suisses. - Installer l'extension Extrait bancaire Camt ISO 20022 (Suisse).
- Définissez certains paramètres d'extension.
- Importer les écritures en sélectionnant l'extension Extrait bancaire Camt ISO 20022 (Suisse).
Lors de l'importation, le programme créera automatiquement des écritures dans le tableau Écritures et insérera les données dans les colonnes correspondantes :
- Dans la colonne Date, la date de l'encaissement de la facture.
- Dans la colonne Facture, le numéro de facture, extrait du numéro de référence QR (voir paramètres).
- Dans la colonne Description, le numéro de référence QR.
- Dans la colonne Crédit, le compte client, extrait du numéro de référence QR (voir paramètres) ;
Le compte client extrait sera enregistré comme compte/catégorie ou centre de coûts selon les paramètres. - Dans la colonne Montant, le montant de la facture.
- Dans la colonne Débit, le compte de contrepartie (le compte bancaire où le montant a été collecté) si cela a été activé lors de l'importation.
Pour plus d'informations, voir la page de l'Extrait bancaire Camt ISO 20022 (Suisse).
Références QR
Les codes des références QR sont expliqués dans les pages suivantes :
- Avec le compte IBAN, le type SCOR (Structured Creditor Reference) est utilisé.
- Avec le compte QR-IBAN, le type QR-Référence est utilisé.
Modifier le compte client et le numéro de facture
Lorsque on modifie le numéro de client dans le grand livre et les centres de coûts/profits, ou le numéro de facture, il faut s'assurer qu'il n'y a pas de factures ouvertes des années précédentes.
Modification d'un compte client sans soldes d'ouverture
Il est possible de renommer le compte client avec la commande Renommer.
Si des entrées ont déjà été effectuées avec l'ancien compte, elles seront automatiquement mises à jour avec le nouveau compte client.
Il est recommandé de renommer un compte client au début de l'année et lorsqu'il n'y a pas de factures ouvertes.
Modification du compte client avec soldes initiaux
Lorsque l'on renomme des comptes clients qui ont des soldes d'ouverture (factures ouvertes), il n'est pas possible de simplement renommer le compte, mais un compte supplémentaire doit être créé avec la nouvelle numération. Le solde d'ouverture sera déplacé de l'ancien compte vers le nouveau compte par une écriture comptable.
- Dans le tableau Comptes, ajoutez le nouveau compte avec la nouvelle numération.
- Dans le tableau Entrées, créez l'entrée pour transférer le solde d'ouverture de l'ancien compte vers le nouveau compte.
- S'il y a des factures dans la nouvelle année qui se réfèrent à l'ancien compte, elles peuvent être attribuées au nouveau compte en changeant le numéro de compte pour chaque entrée individuelle qui l'utilise. Faites très attention si les factures ont déjà été envoyées au client ou payées, ou si le numéro du document comprend également le numéro du client.
- A' partir du menu Rapport → Clients → Factures ouvertes par client, le rapport avec la clôture de l'ancien compte et le transfert du solde vers le nouveau compte s'affiche.
- Le compte avec l'ancienne numération, ayant un solde nul, peut être annulé l'année suivante, lorsque le solde initial est nul.
Changement du numéro de facture déjà enregistré/émis
Si vous souhaitez modifier le numéro d'une facture qui n'a pas encore été payée, il existe deux possibilités :
- Remplacer le numéro de la facture directement dans l'entrée de la facture originale.
Cette procédure n'est pas recommandée si la facture portant l'ancien numéro a été enregistrée dans le fichier de l'année précédente.
- Annulez l'entrée de la facture.
- Dans la colonne Facture, saisissez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Type, entrez 15 (fermer le document client).
- Dans la colonne Débit, saisissez un compte de transfert.
- Dans la colonne Crédit, saisissez un compte client.
-
Dans la colonne Montant, entrez le montant.
Cette procédure est recommandée si la facture portant l'ancien numéro a été enregistrée dans le fichier de l'année précédente.
Comment créer une note de crédit – Facturé et encaissé
Avec Banana Comptabilité, vous pouvez créer une note de crédit aussi bien en enregistrant sur le chiffre d’affaires (Principe de l’exercice) que sur les encaissements (Principe de caisse).
Voici les deux procédures distinctes :
Note de crédit sur le chiffre d’affaires (Principe de l’exercice)
Les notes de crédit ont un TypeDoc propre, différent de celui des factures.
Saisie de l’écriture
- Saisissez l’écriture comme s’il s’agissait d’une facture.
- Dans la colonne Facture, indiquez le numéro de la note de crédit.
- Dans la colonne TypeDoc, saisissez 12.
- Dans la colonne Description, saisissez le texte qui apparaîtra dans les détails de la note de crédit.
- Dans la colonne Débit, saisissez le compte des ventes et dans la colonne Crédit, saisissez le compte du client.
Les comptes suivront la logique d’enregistrement d’une note de crédit. Par conséquent, le montant dans le document sera négatif.
Extourne de la TVA (si nécessaire)
Si vous devez également extourner la TVA dans la note de crédit :
- Dans la colonne Code TVA, saisissez le code TVA des ventes précédé du signe moins (Exemple -V81).
Impression de la note de crédit
Pour imprimer la note de crédit, utilisez la même commande que pour les factures :
Note de crédit sur les encaissements (Principe de caisse)
Dans ce cas également, les notes de crédit ont un TypeDoc spécifique.
Saisie de l’écriture
Saisissez l’écriture comme s’il s’agissait d’une facture, sans indiquer de compte dans les colonnes Débit et Crédit.
- Dans la colonne TypeDoc, saisissez 12.
- Dans la colonne Facture, indiquez le numéro de la note de crédit.
Si la note de crédit doit apparaître en diminution du montant de la facture :- Le numéro de la note de crédit doit être identique à celui de la facture.
- Dans la colonne Description, saisissez le texte qui apparaîtra dans les détails de la note de crédit.
- Dans la colonne Montant, saisissez le montant.
- Dans la colonne CC3, saisissez le compte CC3 du client précédé du signe moins.
Extourne de la TVA (si nécessaire)
Si vous devez également extourner la TVA dans la note de crédit :
- Dans la colonne Code TVA, saisissez entre crochets le code TVA des ventes précédé du signe moins (Exemple [-V81]).
Impression de la note de crédit
Dans ce cas également, l’impression s’effectue avec la même commande que pour les factures :
Arrondis dans les factures
Si des arrondis sont présents dans l'impression de la facture, il est nécessaire de les répertorier dans la comptabilité, sinon le programme signale une erreur en indiquant la différence à enregistrer.
Dans le menu Rapports > Clients > Paramètres > Avancé, vous pouvez configurer l'arrondi de la facture aux centimes souhaités, mais seulement dans la monnaie de base.
Si vous ne souhaitez pas arrondir le montant de la facture, vous devez configurer l'arrondi dans le champ Arrondi facture (devise base) à 0,01 ; le total de la facture correspondra au montant de l'écriture.
Dans le tableau Changes, la colonne Monnaie de Référence contient normalement la monnaie de base, et la colonne Monnaie contient la devise étrangère.
Lorsque la monnaie de référence n'est pas la monnaie de base, il n'est pas possible de régler l'arrondi depuis les paramètres du client (menu Rapport > Clients > Paramètres > Avancé). Dans ce cas, pour régler l'arrondi, il est nécessaire d'utiliser la colonne Arrondi du tableau Change (menu Données > Organiser colonnes > afficher la colonne Arrondi). Si vous ne souhaitez pas arrondir le montant de la facture, il est nécessaire de régler l'arrondi à 0,01 dans cette colonne.
Enregistrer l'arrondi positif dans le registre clients
Lorsqu'il y a un arrondi positif, enregistrez dans le Tableau Écritures comme suit :
- Dans la colonne Date, insérez la date de la facture.
- Dans la colonne Facture, insérez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Libellé, insérez une description.
- Dans la colonne Débit, insérez le compte client.
- Dans la colonne Crédit, insérez le compte correspondant (compte Ventes, Consultation ou autre).
Dans la colonne Montant, insérez les centimes de l'arrondi.
Enregistrer l'arrondi négatif dans le registre clients
Lorsqu'il y a un arrondi négatif, enregistrez-le dans le Tableau Écritures comme suit :
- Dans la colonne Date, inscrivez la date de la facture.
- Dans la colonne Facture, inscrivez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Libellé, inscrivez une description.
- Dans la colonne Débit, inscrivez la contrepartie (compte Ventes, Consultation, ou autre).
- Dans la colonne Crédit, inscrivez le compte du client.
- Dans la colonne Montant, inscrivez les centimes de l'arrondi.
Enregistrer l'arrondi positif des centres de coûts (CC3)
Lorsqu'il y a un arrondi positif, enregistrez-le dans le Tableau Écritures comme suit :
- Dans la colonne Date, inscrivez la date de la facture.
- Dans la colonne Facture, inscrivez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Libellé, inscrivez une description.
- Dans la colonne Débit, laissez vide.
- Dans la colonne Crédit, laissez vide.
- Dans la colonne Montant, inscrivez les centimes de l'arrondi.
- Dans la colonne CC3, inscrivez le centre de coût du client.
Enregistrer l' arrondi négatif des centres de coûts (CC3)
Lorsqu'il y a un arrondi négatif, enregistrez-le dans le Tableau Écritures comme suit :
- Dans la colonne Date, inscrivez la date de la facture.
- Dans la colonne Facture, inscrivez le numéro de la facture.
- Dans la colonne Libellé, inscrivez une description.
- Dans la colonne Débit, laissez vide.
- Dans la colonne Crédit, laissez vide.
- Dans la colonne Montant, inscrivez les centimes de l'arrondi.
- Dans la colonne CC3, inscrivez le centre de coût du client avec le signe moins devant.
Gestion Articles integrée à la comptabilité
Dans le fichier comptable, un tableau peut être ajouté pour gérer les articles et les lier à des écritures individuelles par le biais de l'article Id (identifiant de l'article) qui est saisi dans la colonne Article.
Cette fonctionnalité est très puissante et utile car elle permet les automatisations suivantes :
- Intégrer dans la comptabilité une liste de produits ou un inventaire avec description, quantités, prix et regroupements.
- Dans le tableau Écritures, en saisissant les factures et en indiquant simplement l'Id Article (identifiant de l'article) dans la colonne Article, la description, le prix et le compte sont repris.
- Dans la ligne d'écriture, en saisissant la quantité (positive ou négative), le programme met automatiquement à jour le solde des quantités existantes. Il fonctionne ainsi comme un petit entrepôt.
Certaines extensions, comme celles pour la gestion des titres, utilisent cette fonctionnalité, pour gérer la liste des titres, avoir un inventaire et calculer le bénéfice ou la perte comptable au moment de la vente.
Activer la fonctionnalité
La fonctionnalité est activée à partir du menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions.
Les options sont les suivantes :
- Ajouter tableau Articles
Ajoute le tableau Articles dans le fichier comptable. - Ajouter le tableau Articles et les colonne Articles dans le tableau Écritures.
Ajoute simultanément le tableau Articles et les colonnes Articles au tableau Écritures.
Tableau Articles dans le fichier comptable
Le tableau Articles est une sorte de mini-entrepôt intégré à la comptabilité.
Il sert à :
- Gérer la liste des produits, avec leurs prix.
- Dans la comptabilité Titres, cela sert à gérer la liste des titres.
- Vous pouvez regrouper les produits en groupes.
- Dans le tableau Écritures, vous introduisez l'article et le programme reprend le libellé et le prix.
- Si vous saisissez la quantité dans le tableau Écritures, le programme met à jour la quantité actuelle dans le tableau Articles.
Pour utiliser la tableau Articles, vous devez
- Ajouter le tableau Articles
- Ajouter colonnes Articles dans le tableau Écritures
- Rendre la colonne Article visible dans le tableau Écritures de Menu Données > Organiser colonnes.
Le contenu de la colonne Article doit être un article défini dans le tableau Articles.
Ajouter le tableau Articles
Avec la commande Outils > Ajouter /Supprimer des fonctions > Ajouter tableau Articles, le tableau Articles est créé et ajouté.
Dans le tableau Articles, vous pouvez insérer des articles, des produits ou autres, et vous pouvez également l'utiliser comme un petit contrôle du magasin.
Colonnes du tableau Articles
Les colonnes par défaut sont les suivantes :
- Groupe : pour créer des lignes de totaux.
- Article : le code de l'article.
- Libellé : la description de l'article.
- Gr : le groupe dans lequel totaliser.
- Compte : le compte qui sera enregistré dans les écritures
- Compte Asset : c’est le compte du bilan qui indique où cet Asset est enregistré.
Il est utilisé pour relier la comptabilité en partie double à la comptabilité des stocks des Assets.
Si un Compte Asset est présent :- La monnaie du Compte Asset doit être la même que celle de l’Article.
- Le solde d’ouverture du Compte Asset doit correspondre à la somme des valeurs initiales de tous les articles ayant le même Compte Asset.
- Le solde du Compte Asset doit être égal à la somme des valeurs comptables de tous les articles ayant le même Compte Asset.
- Les écritures relatives à cet article, qui comportent une quantité, doivent obligatoirement utiliser le compte d’actif.
- Type Asset : Définit le type de l’Asset. Il s’agit d’une classification interne du programme utilisée par l’ extension Investment accounting pour calculer les valeurs ; ce n’est pas une classification standard et elle n’a aucun but de reporting. Les valeurs actuellement prises en charge sont :
- 1 : Actions, ETF, fonds,...
Investissements mesurés par quantité. - 2 : Obligations, titres de créance,...
Investissements mesurés par valeur nominale.
- 1 : Actions, ETF, fonds,...
- Devise : la devise à utiliser (uniquement pour les types de fichiers avec comptabilité multidevise).
- Code TVA : le code TVA à utiliser (uniquement pour les types de fichiers avec comptabilité avec TVA).
- Unité : le sigle pour définir le type auquel la quantité se réfère.
- Prix Vente : le prix de vente à l'unité.
Il est repris dans le tableau Écritures lorsque l’identifiant de l’Article est saisi. - Coût : le coût unitaire.
C’est une valeur utilisée uniquement comme référence et non utilisée par le programme. - Quantité Début : quantité initiale de l'article.
- Prix/Unité début : le prix unitaire initial de l'article.
En comptabilité multidevise, il est exprimé dans la devise de l’Article. - Valeur début devise : En comptabilité multidevise, la quantité initiale multipliée par le prix unitaire initial dans la devise de l’Article.
- Valeur début : En monnaie de base.
En comptabilité multidevise, il représente la valeur initiale en monnaie convertie au taux d’ouverture indiqué dans le tableau Changes . - Quant.Actuelle : la quantité actuelle calculée par le programme en tenant compte de la quantité initiale et des lignes du tableau Écritures de l'article. La colonne Quantité du tableau Écritures est utilisée.
- Quant.Mouvement : le total des mouvements de quantité. Cette valeur est calculée automatiquement par le programme sur la base des mouvements présents dans la colonne Quantité du tableau Écritures.
- Prix/Unité actuel : Le prix actuel de l’Article.
- En comptabilité multidevise, il est exprimé dans la devise de l’Article.
- Il doit être saisi manuellement par l’utilisateur ou importé d’autres programmes.
- Il est également utilisé comme valeur de clôture de la comptabilité et, dans la comptabilité des titres, comme valeur servant à calculer les gains ou pertes latents par rapport à la valeur comptable.
- Valeur actuelle en devise: Calculé par le programme. La quantité actuelle multipliée par le prix actuel en monnaie.
- Valeur actuelle : La valeur actuelle au taux de change courant indiqué dans le tableau Changes.
Le tableau ne contient pas de colonnes indiquant la valeur comptable moyenne ou celle calculée selon les méthodes LIFO ou FIFO. Ces valeurs sont, le cas échéant, calculées par des extensions spécifiques, comme celle de la comptabilité des titres, qui calcule la valeur comptable sur la base des écritures..
Ajouter les colonnes Articles dans le Tableau Écritures
Les colonnes Articles du tableau Écritures sont utilisées pour saisir la quantité et le prix.
- Elles peuvent être ajoutées dans le tableau Écritures via le menu Outils > Ajouter/Supprimer fonction > Ajouter les colonnes Articles.
- Le montant de l’écriture est calculé en fonction des valeurs saisies dans les colonnes Quantité et Prix unitaire.
- Si le tableau Articles est présent, la quantité est utilisée comme dans une gestion de stock et augmente ou diminue la quantité actuelle.
Pour plus d’informations, voir :
Colonnes ajoutées dans le tableau Écritures
- IdArticle
- C’est l’article contenu dans le tableau Articles.
- Par défaut, dans le tableau Écritures, la colonne IdArticle n’est pas visible.
Avec la commande Données > Organiser colonnes, il est possible de rendre la colonne visible afin de pouvoir l’utiliser. - Si le tableau Articles n’est pas présent, elle sert uniquement de référence.
- Quantité
- Une valeur positive (+) est ajoutée à la quantité de l’article.
- Une valeur négative (–) est soustraite de la quantité de l’article.
- Une valeur neutre (±) est prise en compte pour le calcul du montant de l’écriture, mais n’influence pas la quantité dans le tableau Articles.
- Avec le Prix unitaire, elle sert à calculer le montant de l’écriture.
- Si un IdArticle est présent, la quantité augmente (valeurs positives) ou diminue (valeurs négatives) la quantité dans le tableau Articles.
- Les valeurs neutres (±123) sont utilisées pour calculer le montant de l’écriture, mais ne modifient pas la quantité dans le tableau Articles.
- Unité
Une abréviation indiquant à quoi se réfère l’unité (par exemple pce, m, h). - Prix/Unité
Peut être une valeur positive, négative ou neutre.
Gestion TVA
Banana Comptabilité Plus simplifie la gestion de la TVA en automatisant le calcul, l'enregistrement et la soumission des déclarations aux autorités fiscales. Des fonctionnalités de pointe réduisent les erreurs manuelles, garantissant la conformité fiscale. Des modèles préconfigurés avec des options de TVA et des codes préconfigurés sont disponibles pour toutes les applications de comptabilité, avec des codes TVA déjà définis selon les taux actuels.
Pour la Suisse, les nouveaux taux de TVA pour 2024 sont déjà disponibles. La nouvelle extension TVA pour la soumission numérique des déclarations est disponible.
Enregistrer les écritures avec la TVA
Avec Banana Comptabilité, la gestion de la TVA est très simple parce qu'elle est complètement automatisée. Les écritures avec TVA sont enregistrés dans le tableau Écritures, le centre principal de toute la comptabilité, en introduisant pour chaque mouvement TVA le code TVA correspondant, se référant à la vente ou à l'achat, selon les taux en vigueur.
Plusieurs colonnes préétablies sont disponibles, dont l'affichage peut être personnalisé.
En outre, le programme offre :
- Comptabilisation plusieurs taux de TVA dans la même écriture .
- Ajouter le PDF de la facture dans la colonne Lien.
Il existe des Colonnes pour la TVA spécifiques pour diverses informations relatives à la TVA dans le tableau des Écritures.
Pour enregistrer une écriture avec TVA, insérer les données suivantes :
- La date de l'écriture.
- Le numéro de la facture.
- Dans la colonne Lien, vous pouvez introduire le lien numérique vers la pièce comptable PDF.
- Le compte de Débit et de Crédit où vous pouvez introduire le compte client et la contrepartie.
- Le montant.
- Le code TVA relatif à l'achat ou à la vente (codes dans le tableau Codes TVA).
Pour chaque écriture, le programme effectue les automatismes suivants :
- Il enregistre précisément la TVA payée sur les achats et la TVA perçue sur les ventes.
- Il calcule automatiquement le montant de la TVA.
- Il décompose le montant de la TVA du coût ou de la recette.
- Il reporte les montants de la TVA sur les comptes de la TVA, la base d'imposition et le montant de la TVA
Comptes et paramètres TVA prédéfinis
Dans les modèles TVA de Banana Comptabilité Plus, les comptes TVA sont déjà configurés dans le tableau Comptes. Dans les comptes passifs, il y a le compte fractionnement automatique de la TVA et le compte TVA due (ou compte TVA à recevoir).
Pour accélérer les écritures TVA, il est possible d'attribuer le code TVA à chaque compte qui a des mouvements TVA dans le tableau Comptes. Ce paramètre permet d'automatiser l'introduction du code TVA lors de l'introduction du compte dans le tableau Écritures.
Pour plus de détails, voir la page Associer code TVA à un compte.
Tableau codes TVA
Dans le tableau Codes TVA, les codes TVA pour les taux en vigueur et d'autres paramètres pour le calcul de la TVA sont définis.
- Des colonnes permettent de définir les codes TVA pour le calcul de la TVA brute, de la TVA nette ou du montant de la TVA uniquement.
- Il existe des codes TVA pour la méthode effective et pour la méthode du taux forfaitaire.
- Les modèles suisses ont déjà le tableau des codes de TVA configuré:
- avec les codes TVA relatifs aux taux en vigueur.
- pour chaque code TVA, dans la colonne GR1, le chiffre de référence est configuré, ce qui permettra de reporter les données TVA dans le modèle de déclaration TVA ainsi que dans le fichier Xml à transmettre à l'Administration fédérale des contributions (AFC).
- Pour chaque nation il y a des codes TVA déjà définis en fonction des exigences nationales en matière de déclaration.
Rapports et déclarations de TVA automatisés
Le programme génère automatiquement divers rapports avec des résumés très détaillés par code TVA, compte, pourcentages, écritures et période. Les résumés TVA peuvent être personnalisés en affichant des colonnes spécifiques aux données que vous souhaitez obtenir. Les récapitulatifs TVA sont utiles pour comprendre les mouvements de la TVA (TVA due, récupérable et payable) et permettent un contrôle efficace. En cas d'audit par les autorités fiscales, des détails ciblés sont disponibles pour faciliter le travail d'audit.
De plus amples informations sont disponibles sur la page Résumé TVA.
Les fonctions TVA de Banana Comptabilité Plus offrent plusieurs avantages :
- Efficacité
Vous évitez de préparer les calculs et les décomptes manuellement, en économisant du temps et des efforts. - Calculs et rapports précis
Les erreurs sont évitées car les calculs sont effectués automatiquement et avec précision par le programme sur la base des données enregistrées par le système. - Conformité avec les réglementations en vigueur
Le programme est mis à jour en fonction des taux actuels. Il suffit de mettre à jour le tableau des codes de TVA pour que les calculs et les déclarations soient effectués correctement et conformément à la réglementation. - Extensions des rapports nationaux de TVA
Il s'agit de modules supplémentaires, différents selon les pays, qui permettent d'imprimer ou d'exporter les données TVA dans le format requis par les autorités fiscales. Veuillez vous référer à la documentation nationale sur la TVA. - Archivage des impressions TVA
Toutes les impressions contenant des données TVA peuvent être sauvegardées au format PDF ou dans d'autres formats et archivées. L'archivage permet de disposer des données à tout moment en cas de contrôle fiscal.
Modes de calcul
Banana Comptabilité est un outil de calcul puissant et dans la gestion de la TVA aussi, on peut exploiter son potentiel pour avoir toujours des calculs et des rapports de TVA précis et corrects.
Il y a deux modes de calcul :
- Méthode effectif - Calculs et comptabilisation de la TVA sur la base des recettes et des factures
- Méthode taux de la dette fiscale nette et taux forfaitaires - calculs et comptabilisation de la TVA selon les taux accordés par les autorités fiscales.
Méthodes comptables
- Chiffre d'affaires
Prévoit la tenue d'un registre des clients et des fournisseurs.
Les coûts et les recettes, avec le code TVA correspondant, sont enregistrés au moment de l'émission et de la réception de la facture.
Pour plus d'informations, voir la page Comment gérer la TVA sur le chiffre d'affaires.
- Encaissé
Il n'est pas obligatoire de tenir un livre des clients et des fournisseurs, mais si vous souhaitez tout de même en avoir un, il est important de l'établir avec des centres de coûts.
Les coûts et les recettes, avec le code TVA correspondant, sont enregistrés lorsqu'ils sont perçus ou payés.
Pour plus d'informations, voir la page Clients et fournisseurs avec TVA selon le principe de trésorerie.
Fonctions non prises en charge
Ces fonctions ne sont pas disponibles :
- Dans la comptabilité multidevise, le compte sur lequel la TVA est enregistrée en net (généralement les comptes Recettes et Dépenses) doit être en devise de base.
Il n'est pas possible de déduire la TVA des comptes qui ne sont pas en devise de base. - Le montant de la TVA est calculé par le programme et recalculé lorsqu'on effectue la fonction Recalculer comptabilité. De cette façon, l'auditeur ou d'autres personnes qui vérifient les comptes sont sûrs que les calculs sont toujours effectués avec la même logique.
Il n'est pas possible d'introduire un montant de TVA différent de celui qui résulte de la facture que vous recevez. Il ne s'agit généralement que d'une différence de quelques centimes due à des méthodes d'arrondi différentes.
Approfondissements
Documentation spécifique sur la TVA pour la Suisse, l'Italie et d'autres pays
Dans la section de chaque pays, vous trouverez une documentation plus spécifique sur la TVA.
Vous trouverez ci-dessous une liste des documents relatifs à la TVA disponibles en français
- Gestion TVA Suisse
Pages d'information spécifiques à la Suisse :- Tableau codes TVA pour la Suisse.
- Comment enregister la TVA dans les écritures.
- Préparer la déclaration TVA.
- Utiliser l'extension de la TVA suisse.
Extensions pour les formulaires TVA nationaux
Pour certains pays, il existe des extensions qui peuvent être facilement installées et qui vous permettent d'imprimer ou d'exporter le rapport de TVA dans le format requis par les autorités.
Les extensions de TVA pour chaque pays fonctionnent en combinaison avec le tableau Codes TVA de ce pays.
Notions théoriques
La TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) est une taxe chargée au consommateur final. Chaque assujetti à la TVA doit calculer et verser périodiquement l'Impôt à l'Etat.
Chaque pays a ses taux TVA qui sont établis en pourcentages différents selon le type de marchandise ou service. Certains marchandises ou services sont exempts ou exclus.
Les pourcentages TVA varient selon les besoins financiers de l'Etat et sont donc sujets à des changements dans le courant des années.
Taux TVA
Dans ce document, pour faciliter les calculs, les taux suivants sont utilisés:
- 10 % taux normal
- 4% taux réduit
- 0% opérations exclues ou non assujetties à la TVA
Calcul de la TVA
Prix net x Pourcentage TVA/ 100 = Montant TVA
Exemple:
Prix net 300
Taux 10%
Montant TVA = 300 x 10 / 100 = 30
Calcul du prix brut
Prix net + Montant TVA = Prix brut
Exemple:
300 + 30 = 330
Il y a des fois où on connait le montant brut; dans ces cas, il faut calculer le montant net et la TVA
Calcul du prix net
Prix brut / (100 + taux TVA) x 100 = Prix net
Exemple:
330 / (100 + 10) x 100 = 300
Le prix net représente la charge (achat) ou le produit (vente) de la société.
Calcul du montant TVA
Prix brut – Prix net = Montant TVA
Exemple:
330 - 300 = 30
ou
330 – [330 / (100 + 10) x 100] = 30
Le montant TVA représente la dette (dans les ventes) ou le crédit (dans les achats) envers le Trésor Publique.
Calcul du taux TVA
Montant TVA / Montant net x 100 = Taux TVA
Exemple:
30 / 300 x 100 = 10%
ou
[330 - 330 / (100 + 10) x 100]/100 = 10%
Autre exemple:
20 / 400 x 100 = 5%
Cette procédure de calcul est appliquée quand le taux n’est pas connu.
Propriétés fichier (TVA)
Cette section est seulement disponible dans la comptabilité avec TVA.
Vous pouvez accéder à la section TVA, pour configurer les comptes TVA, à partir du menu Fichier > Propriétés fichier (données de base) > TVA.
Compte TVA
Le compte Décompte TVA, configuré dans le plan comptable, est inséré comme prédéfini. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’insérer le compte TVA dans le tableau Codes TVA. Pour les utilisateurs suisses, cela correspond au compte TVA, relevé. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'introduire le compte TVA dans le tableau des codes TVA.
En paramétrant uniquement le compte "Décompte TVA" en mode automatique, tous les montants de TVA, aussi bien les ventes que les achats, sont respectivement au débit et au crédit de ce compte et il n'est pas nécessaire de paramétrer le compte TVA récupérable. A la fin du trimestre, le solde du compte Décompte TVA est transféré sur le compte TVA à payer (ou sur le compte du Trésor).
Compte TVA Récupérable
Si le compte Décompte TVA n'est pas défini comme étant le seul compte TVA, le compte TVA récupérable est défini automatiquement. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'insérer le compte dans le tableau Codes TVA.
TVA arrondi
Vous pouvez y définir comment les montants TVA doivent être arrondis; si par exemple on insère 0.05, les montants TVA sont arrondis aux multiples de 0.05.
Centre de Coût 1 (CC1) , 2 (CC2) , 3 (CC3)
Pour chaque type de Centre de coût, vous pouvez choisir quel montant utiliser pour l'écriture dans le centre de coût.
- Utiliser le montant de l'écriture
- Utiliser le montant avec TVA incluse
(Dans le cas des centres de coût utilisés pour comptes clients ou fournisseurs) - Utiliser le montant sans TVA.
Celle-ci est la configuration si le centre de coût est utilisé pour des charges ou des produits.
Note :
si un de ces paramètres est modifié, il faut recalculer la comptabilité.
Documents corrélés :
Tableau Codes TVA
Les configurations dans le tableau Codes TVA permettent de définir tous les paramètres nécessaires pour gérer les modalités des écritures avec TVA. Les configurations concernent:
- TVA due ou à récupérer.
- Montant de l'écriture au brut, au net ou montant TVA au 100% (TVA à la douane).
- Pourcentage TVA à appliquer.
- Le compte sur lequel la TVA doit être enregistrée.
- L'arrondi spécifique pour chaque code.
- La méthode de regroupement et de totalisation.
Le tableau Codes TVA a une vue Base e une vue Complète (voir en haut du tableau). La différence est due au fait que la vue Complète présente quelques colonnes pour configurer des options spéciales, ces colonnes ne sont pas présentes dans la vue Base.
Modalité de calcul
Les paramètres indiqués dans le tableau TVA sont utilisés pour calculer la TVA des écritures individuelles.
Dans les écritures, on ne peut pas changer les paramètres établis dans le tableau Codes TVA. Cette modalité assure que les calculs TVA soient corrects et uniformes.
Attention: si la valeur d'un code TVA, qui a déjà été utilisé dans les écritures, est modifiée, les modifications ne sont pas directement reportées, mais il est nécessaire d'activer la commande du Menu Actions > Contrôler comptabilité.
Quand on modifie le tableau TVA, par prudence, le programme affiche un message dans la fenêtre d'information qui invite l'utilisateur à procéder à un recontrôle complet.
Le tableau qui suit se réfère aux codes utilisés selon les normes suisses.
Description détaillée des colonnes
Dans les colonnes suivantes, insérez les données suivantes :
- Groupe : un sigle ou un numéro qui indique le groupe d'appartenance.
Pour plus d'informations sur le système de regroupement, veuillez consulter la page Système de Regroupement. - Code TVA:
Le programme prévoit trois types de codes- Codes TVA normaux
L’abréviation utilisée pour identifier et reprendre le code TVA dans les écritures
Utilisés dans le Tableau Écritures, colonne Code TVA (ex. V81)
Remarque : ils ne peuvent pas contenir le caractère ":" - Codes spéciaux précédés du caractère ":"
Ce ne sont pas des codes TVA, mais ils permettent de spécifier plus en détail certains cas de TVA
Utilisés dans le Tableau Écritures, colonne TVA Extra (ex. :ESCL) - Codes TVA reverse charge
Dans les écritures de reverse charge, deux codes TVA séparés par deux points sont indiqués ; le programme calcule la TVA due et déductible
Utilisés dans le Tableau Écritures, colonne Code TVA (ex. B81:M81)
Remarque : seuls les deux codes individuels sont définis dans le tableau Codes TVA ; la combinaison est indiquée dans le Tableau Écritures.
- Codes TVA normaux
- Libellé : un texte pour la description du code TVA ou du Groupe
- Désactiver :
Permet de désactiver des codes qui ne sont pas utilisés. Ceci facilite la saisie de données dans le tableau Écritures.
- 1, le code TVA n'est pas visible dans la liste de saisie semi-automatique (tableau Écritures), mais il peut quand-même être utilisé;
- 2, le code TVA n'est pas visible dans la liste de saisie semi-automatique ne doit pas être utilisé. - Add. dans : sigle du Groupe dans lequel la ligne doit être totalisée.
- Gr1 : cette colonne est utilisée pour des regroupements spécifiques.
Dans l'image sont présents les regroupements pour la codification qui représente les chiffres du Formulaire TVA Suisse. - Gr2 : sigle de regroupement ultérieur.
- TVA due :
Si dans la cellule de cette colonne Oui est insérée, ceci veut dire que la TVA est due (à l'Etat)
Si rien n'est indiqué, ceci veut dire que la TVA est à crédit (TVA récupérable) - Montant type :
Le code indique comment doit être compris le montant TVA de l'écriture.- 0 (ou cellule vide); la TVA est incluse dans le montant de l'écriture
- 1 = hors TVA; la TVA n'est pas inclue dans le montant de l'écriture
- 2 = montant TVA, le montant de l'écriture est considéré comme montant TVA à 100%
Le montant de type 2 est utilisé notamment pour comptabiliser la TVA douanière payée ou débitée sur la facture du transporteur. Vous trouverez plus de détails sur l'écriture comptable sur la page : TVA à l'importation.
- % TVA : taux à appliquer pour le code TVA
- % Non déd.:
La partie de la TVA qui n'est pas déductible en pourcentage. Cette procédure doit être utilisée quand la déduction de la TVA n'est pas applicable complètement. Les modifications pour ce champ ne sont reprises que pour de nouvelles écritures. - % au brut : d'habitude, cette colonne reste vide. Vous devez y insérer Oui seulement si le taux TVA doit être appliqué sur le montant brut (TVA comprise) et non sur l'imposable (par exemple lors de taux de TVA forfaitaires)
- Compte TVA : le numéro de compte sur lequel la TVA calculée est enregistrée automatiquement.
Si la cellule du 'Compte TVA' est vide, alors c'est le compte général défini dans Propriétés fichier (menu Fichier) qui sera utilisé - Arrondi Min : Valeur minimale d'arrondi.
Si cette cellule est vide, c'est l'arrondi qui a été inséré dans les données de base de la comptabilité qui sera utilisé. - Ne pas aviser : il y a des écritures particulières que le programme pourrait interpréter comme erronées, mais qui, en vérité, sont correctes. Pour éviter que le programme signale des messages d'erreur, insérer Oui pour le code concerné.
Recalcul de la comptabilité
Quand on recalcule la comptabilité et les écritures ne sont pas bloquées, le programme reprend dans les écritures les paramètres TVA affectés à chaque code. Ainsi, si vous avez modifié les paramètres d'un code TVA, ce sont ces derniers qui seront repris dans les colonnes respectives des écritures qui ne sont pas modifiables par l'utilisateur.
C'est pour cela que, lorsque l'on fait des modifications dans le tableau Codes TVA, le programme signale qu'il est nécessaire de faire un nouveau calcul complet de la comptabilité.
Ajouter un nouveau taux
Quand un nouveau taux est introduit, il faut ajouter une nouvelle ligne et insérer les données du nouveau code TVA avec le nouveau taux, en faisant attention d'insérer correctement le regroupement. Il est conseillé de ne pas modifier un code TVA qui a déjà été utilisé dans les écritures.
Codes TVA pour des services fournis à l'étranger
Dans le tableau Codes TVA, vous pouvez définir, dans des groupes séparés, des codes TVA pour des services fournis à l'étranger, avec des taux spécifiques pour le pays où vous opérez et pour lesquels la TVA est également due aux pays étrangers.
Pour chaque pays, vous définissez le code TVA correspondant qui peut être totalisé dans son propre groupe ou dans un groupe de totalisation qui se réfère à la TVA à verser aux pays étrangers.
Pour visualiser les montants à payer, accédez au menu Rapports > Résumé TVA et sélectionnez le code spécifique pour le pays ou le groupe de totalisation de la TVA à payer aux pays étrangers.
La TVA à verser aux pays étrangers ne peut pas être transmise par voie électronique.
Regroupements personnels
En créant des groupes personnels avec des niveaux multiples de totalisation, on peut obtenir les totaux nécessaires pour la déclaration de la TVA.
Dans le Résumé TVA, si on active l'option Utiliser le regroupement personnel, le programme calcule les totaux exactement comme indiqués dans la séquence du tableau Codes TVA.
Les regroupements peuvent être utilisés pour obtenir des totaux par groupe d'écritures, par exemple, les totaux de toutes les exportations, importations.
Collegare un codice IVA ad un conto
Tutti i codici presenti nella tabella Codici IVA possono essere collegati ai conti relativi all’IVA nella tabella Conti. In questo modo, durante la registrazione dei movimenti nella tabella Registrazioni, il programma inserisce automaticamente il codice IVA corrispondente.
La procedura per collegare un codice IVA è descritta nella pagina:
Document corrélé :
- Importer le tableau des codes TVA
- Documentation TVA nationale
Liens vers la documentation spécifique sur la TVA pour la Suisse, l'Italie et d'autres pays.
Associer code TVA à un compte
Dans la comptabilité avec TVA, dans le tableau Comptes, il est possible d’automatiser la saisie du code TVA en associant à chaque compte le code TVA correspondant. Ainsi, dans le Tableau Écritures, lorsque vous saisissez le compte, le programme insère automatiquement le code TVA et complète les colonnes avec les données correspondantes.
Associer un code TVA à un compte (méthode effective)
Pour associer un code TVA à un compte :
- La colonne Code TVA est visible par défaut dans la vue Avancée.
Si vous souhaitez afficher la colonne Code TVA dans la vue De base, il faut cliquer sur le menu Données > Organiser colonnes > Code TVA. - Une fois la colonne affichée, insérez les codes TVA relatifs aux comptes.
Si le code TVA est inséré entre crochets, comme par exemple [V81], la TVA apparaîtra uniquement sur les factures émises et ne sera pas comptabilisée.
Associer un code TVA à un compte (méthode forfaitaire)
La procédure est la même que celle décrite dans le paragraphe précédent :
- Dans le tableau Comptes, colonne Code TVA, saisissez le code TVA sur les lignes des comptes relatifs aux ventes.
Selon le type d’écriture, on distingue deux cas :
Cas 1 – Écriture avec extraction de la TVA
Si vous souhaitez enregistrer avec l' extraction de la TVA :
- Dans le tableau Codes TVA, insérez le ou les taux forfaitaires de TVA.
- Le programme affichera pour chaque écriture :
- le montant brut de la vente
- et la ventilation correspondante de la TVA.
De cette manière, vous obtenez le détail complet de la partie imposable et de l’impôt.
Cas 2 – Écriture sans extraction de la TVA
Si vous souhaitez enregistrer sans l'extraction de la TVA :
- Dans le tableau Codes TVA, les taux forfaitaires de TVA ne doivent pas être insérés.
- Dans le tableau Comptes, dans la colonne Code TVA, insérez simplement le code correspondant.
Le programme, à la fin du semestre (ou de la période prévue), calcule automatiquement la TVA due sur la base du chiffre d’affaires brut déterminé par les écritures de vente marquées avec le code TVA forfaitaire.
Remarque : si les taux de TVA ont changé (voir Nouveaux taux de TVA), les valeurs insérées dans la colonne Code TVA doivent être mises à jour manuellement. Il en va de même pour les écritures déjà présentes dans le Tableau Écritures (colonne Code TVA), qui doivent être modifiées manuellement ligne par ligne ou toutes ensemble en utilisant la commande Remplacer.
Arrondi TVA
Le système TVA suisse prévoit pour le calcul de la TVA que celle-ci se fait calculé au centime, sans arrondi.
Pour ceux qui ont la nécessité d'avoir un arrondi des montants TVA pour les centimes, la procédure suivante a été prévue:
- Dans le tableau Écritures, insérer les Écritures comme d'habitude, en appliquant le code TVA approprié
- Dans la ligne suivante, enregistrer le compte des charges ou des produits, utilisé dans la ligne précédente, en débit et en crédit
- Dans la colonne montant, enregistrer les centimes à arrondir
- Dans la colonne Code TVA, insérer un code TVA avec type montant 2 (montant TVA au 100%) par exemple M81-2
- Quand les centimes doivent être déduits, insérer le code précédé par le signe moins "-M81-2".
Configurer les comptes TVA
Les comptes TVA sont des fiches de compte utilisées pour enregistrer automatiquement les montants de la TVA calculés par le programme lorsqu’un code TVA est utilisé.
Ils servent à enregistrer et à surveiller la TVA due sur les ventes et la TVA préalable (récupérable) sur les achats. Grâce à l’automatisme des codes TVA, il n’est pas nécessaire de calculer ou d’enregistrer manuellement les montants de TVA : Banana Comptabilité effectue les calculs et les enregistrements automatiquement.
Comment fonctionnent les comptes TVA
Lorsque vous utilisez un code TVA, Banana Comptabilité calcule automatiquement :
- le montant imposable
- le montant de la TVA
- les montants à enregistrer dans les comptes Débit et Crédit
- le montant de TVA à enregistrer dans le compte TVA.
Selon les paramètres des comptes TVA définis dans le menu Fichier > Propriétés fichier ( Données de base) > TVA codes ou dans le Tableau Codes TVA, le programme enregistre automatiquement les montants de TVA dans les comptes appropriés.
Pour vérifier le détail des calculs, il suffit de placer le curseur sur l’écriture. Dans la fenêtre d’information en bas, les montants enregistrés sur les différents comptes sont affichés.
Utiliser un compte TVA automatique ou des comptes TVA spécifiques ?
Dans la plupart des cas, il suffit d’utiliser un compte TVA automatique, une solution plus simple à gérer et à contrôler.
Du point de vue fiscal, il est nécessaire de distinguer la TVA due sur les ventes de la TVA préalable sur les achats. Dans Banana Comptabilité, cette distinction peut être obtenue soit par des comptes TVA séparés, soit par les codes TVA et les rapports correspondants.
Dans les programmes qui n’utilisent pas de codes TVA, il est souvent nécessaire d’enregistrer chaque type d’opération sur des comptes TVA distincts afin d’obtenir les détails requis pour les contrôles et la déclaration TVA.
Avec Banana Comptabilité, en revanche, grâce aux Codes TVA et au Rapport TVA, il est possible d’obtenir des informations détaillées même en utilisant un seul compte TVA.
Il est en effet possible de visualiser :
- mouvements et totaux par code TVA individuel
- mouvements et totaux par taux TVA
- mouvements et totaux par compte TVA
- mouvements et totaux de la TVA due et de la TVA préalable
- montants imposables et montants TVA comptabilisés.
Pour cette raison, dans les modèles standards suisses de Banana Comptabilité, le compte 2201 - TVA Décompte est généralement utilisé.
Utiliser un seul compte TVA (2201 - TVA Décompte)
Si dans le menu Fichier > Propriétés fichier (Données de base) > TVA codes le compte 2201 - TVA Décompte (compte TVA automatique) est indiqué comme compte TVA par défaut, il sera utilisé automatiquement pour toutes les écritures contenant un code TVA, tant pour la TVA due que pour la TVA préalable.
Dans ce cas, dans le Tableau Codes TVA, colonne Compte TVA, il n’est pas nécessaire de spécifier un compte TVA.
Tous les montants de TVA sont enregistrés dans le compte 2201 - TVA Décompte
- au Débit sont comptabilisés les montants de la TVA préalable sur les achats ;
- au Crédit les montants de TVA dus sur les ventes.
Le solde du compte représente donc le montant de TVA à verser à l’autorité fiscale ou le crédit TVA à récupérer.
Utiliser des comptes TVA spécifiques
Si vous souhaitez utiliser des comptes TVA spécifiques, il est possible d’associer un compte TVA différent à chaque code TVA.
Par exemple, dans les plans comptables suisses, on utilise fréquemment :
- les comptes 1170 et 1171 pour la TVA préalable
- le compte 2200 pour la TVA due
- d’autres comptes pour des catégories particulières d’opérations TVA.
Pour utiliser des comptes TVA spécifiques, il est nécessaire de :
- ajouter dans le plan comptable les comptes TVA souhaités (par exemple les comptes 1170 et 1171 pour la TVA préalable) ;
- laisser vide le champ Compte TVA automatique dans les Propriétés fichier (Données de base) > TVA codes (menu Fichier)
- indiquer dans le Tableau Codes TVA, colonne Compte TVA, le compte TVA à utiliser pour chaque code.
De cette manière, les montants de TVA seront enregistrés automatiquement dans les comptes spécifiés pour chaque code TVA, au lieu d’un seul compte TVA automatique.
Avantages de l’utilisation du compte TVA automatique
Après des années d’expérience et de support aux utilisateurs, nous avons constaté que l’utilisation d’un seul compte TVA est souvent la solution la plus intuitive.
Contrairement à de nombreux programmes comptables traditionnels, Banana Comptabilité permet d’obtenir toutes ces informations directement à partir des Codes TVA et du Rapport TVA, tout en conservant un plan comptable plus simple et ordonné.
Les principaux avantages sont :
- plan comptable plus simple et ordonné ;
- bilan plus facile à lire ;
- gestion simplifiée des opérations avec différents taux TVA ;
- visualisation immédiate du solde TVA global ;
- possibilité de contrôler toutes les opérations TVA dans une seule fiche de compte.
Dans la fiche du compte TVA, toutes les écritures TVA sont en effet visibles, aussi bien au Débit qu’au Crédit.
Quand utiliser des comptes TVA spécifiques
Dans Banana Comptabilité, grâce aux Codes TVA et au Rapport TVA, dans la plupart des cas il n’est pas nécessaire d’utiliser des comptes TVA séparés, car toutes les informations requises pour le contrôle et l’analyse de la TVA sont déjà disponibles via les rapports du programme.
Dans certains pays ou dans certaines organisations, toutefois, il est d’usage d’utiliser des comptes TVA distincts pour chaque type d’opération. Par exemple, en Allemagne, il est courant d’utiliser des comptes séparés pour :
- TVA sur les ventes
- TVA sur les achats
- opérations intracommunautaires
- autres types particuliers d’opérations TVA.
Dans ces cas, la déclaration TVA peut être préparée en utilisant directement les soldes des différentes fiches de compte TVA.
Afin de garantir la compatibilité avec ces exigences opérationnelles et les différentes pratiques comptables, Banana Comptabilité permet d’associer un compte TVA spécifique à chaque code TVA.
Clôture des comptes TVA en fin de période
À la fin de chaque période TVA, il est conseillé de clôturer les comptes TVA et de transférer le solde sur un seul compte récapitulatif.
Cette opération permet de :
- déterminer avec précision le montant de TVA à payer ou à récupérer ;
- maintenir séparées les différentes périodes de TVA ;
- faciliter les contrôles et l’identification d’éventuelles erreurs ;
- repartir avec un solde TVA égal à zéro pour la nouvelle période.
Dans les modèles qui utilisent le compte 2201 - TVA décompte, la clôture périodique permet de maintenir une situation toujours claire et facilement vérifiable.
Pour plus de détails, consultez la page Relevé périodique et paiement de la TVA.
Écritures
Dans Banana Comptabilité, dans les plans comptables préparés pour la Suisse, les comptes de TVA et les taux de TVA actuellement en vigueur sont déjà configurés .Spécifiquement, le compte 2201 Décompte TVA (automatique) est déjà inséré autant dans le plan comptable que dans les Propriétés Fichier (Données de base) > Section TVA, Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'insérer un compte dans le tableau Codes TVA.
Si vous n'utilisez pas les plans comptables préconfigurés de Banana, il est nécessaire de vous assurer que dans votre plan comptable personnel les comptes TVA soient présents. Il est conseillé d'utiliser le compte 2201 Décompte TVA et de l'insérer dans les Propriétés Fichier (Données de base) > Section TVA.
Dans le tableau Codes TVA, se trouvent des codes pour les ventes, les achats et les services. Au moment de l'écriture, il faudra utiliser le code TVA approprié.
Le programme sépare automatiquement les montants relatifs à la TVA et les comptabilise dans le compte Décompte TVA ou dans le compte TVA approprié, indiqué par l'utilisateur.
Si le code TVA est inscrit entre crochets, par exemple [V81], la TVA n'apparaîtra que sur les factures émises et ne sera pas séparée dans la comptabilité.
Les colonnes TVA du tableau Écritures (Vue Complète)
Pour l'explication des colonnes principales du tableau Écritures, voir notre page web Colonnes et vues.
Dans la comptabilité en partie double avec TVA, ou dans la comptabilité dépenses/recettes, les colonnes TVA suivantes sont présentes:
- Cod.TVA: pour chaque écriture soumise à la TVA, on insère le code TVA présent dans le tableau Codes TVA. Dans les opérations de Reverse Charge, deux codes TVA peuvent être utilisés, séparés par le symbole " : ".
- %TVA: le programme reprend, automatiquement du tableau Codes TVA, le pourcentage relatif au code inséré. Si le montant est précédé du signe "+/-", il s'agit d'une opération de Reverse Charge.
- TVAExtrInfo. Un code relatif aux informations supplémentaires de la TVA, à utiliser dans des cas très particuliers.
On peut insérer un sigle pour identifier différents cas de TVA.
Le programme propose des choix correspondant à des codes TVA commençant par deux points " :" - %Eff.: le programme insère automatiquement le pourcentage référé au montant net (montant imposable). Celui-ci est différent du pourcentage appliqué quand ce dernier est calculé sur le montant brut (taux de solde).
- Imposable: une fois que les code TVA est inséré, le programme indique automatiquement le montant imposable (hors TVA).
- Montant TVA: le montant TVA est automatiquement indiqué par le programme.
- Compte TVA: ici est indiqué, automatiquement, le compte sur lequel la TVA est enregistré (pour la Suisse habituellement le compte 2201 Décompte TVA est utilisé), précédemment inséré dans les Propriétés Fichier (Données de base) section TVA, (menu Fichier).
- Montant type:
Il s'agit d'un code indiquant comment le montant de l'écriture est considéré.- 0 (ou cellule vide) la TVA est incluse dans le montant de l'écriture.
- 1 = hors TVA, la TVA n'est pas incluse dans le montant de l'écriture.
- 2 = montant TVA, le montant de l'écriture est considéré comme montant TVA à 100%.
- Type de montant non modifiable: Modalité prédéfinie.
- La colonne est protégée.
- Le programme utilise la valeur associée du tableau Code TVA.
- Quand on modifie la valeur du tableau Codes TVA et on recalcule tout, le programme reprend la nouvelle valeur associée à ce code TVA.
- Type de montant modifiable: cette option est activée avec la commande Ajouter de nouvelles fonctions. L'activation de l'option ne peut être annulée.
- Quand on modifie le code TVA, le programme reprend le type de montant associé à ce code.
- La valeur peut être modifiée manuellement.
- Si on recalcule la comptabilité, la valeur indiquée dans le tableau Écritures sera maintenu.
- %Non.Déd.: le pourcentage de non déductibilité.
- Le programme reprend le %Non Déd. associé à un code TVA dans le tableau Codes TVA.
- On peur modifier la valeur manuellement.
- TVA Comptab.: le montant TVA enregistré dans le compte TVA.
Est calculé par le programme sur la base du montant de l'écriture, le type du montant et le pourcentage non déductible. - Numéro de TVA: Le code ou numéro de TVA du client ou du fournisseur.
Quand une écriture avec TVA est insérée, on peut insérer le numéro de TVA du cocontractant. Si dans le tableau Comptes, vue Adresses, le numéro de TVA est inséré pour les comptes des clients et des fournisseurs, celui-ci est automatiquement repris dans le tableau Écritures, colonne Numéro de TVA.
Écritures avec TVA
Avant d'enregistrer les opérations soumises à la TVA, il faudra prendre note de toutes les informations indiquées dans la page Écritures.
Enregistrer un mouvement avec TVA est très facile :
- Saisir la date, le numéro du document et le numéro de la facture dans les colonnes correspondantes.
- Saisir la description, le compte Débit et le compte Crédit
- Saisir le montant brut (y compris la TVA)
- Saisir le code TVA prévu pour le type d'écriture (achats, ventes, investissements...) et présent dans le Tableau Codes TVA.
Comment corriger les écritures avec TVA
En cas d'erreur dans une écriture avec TVA, on peut faire la correction directement dans la ligne de l'écriture, à condition que la déclaration à la TVA n'ait pas encore été envoyée ou qu'il n'y ait pas de bloc de la comptabilité.
Si, au contraire, la comptabilité a été bloquée ou la déclaration TVA a déjà été envoyée, on ne peut pas annuler l'écriture erronée, mais il faut effectuer des écritures pour annuler la transaction et ensuite insérer des écritures de correction.
Pour rectifier des opérations avec TVA, il faut:
- Enregistrer sur une nouvelle ligne, et invertir les comptes Débit et Crédit utilisés dans l'écriture erronée
- Enregistrer le même montant
- Insérer comme code TVA, le même code déjà utilisé, mais précédé du signe moins (par exemple "-V81")
- Enregistrer l'écriture avec les comptes, le montant et le code TVA corrects
Selon l'ampleur de l'erreur, il faut éventuellement s'informer auprès l'Office de la TVA compétent, qui habituellement conseille de télécharger un formulaire spécifique pour rectifier la TVA de la période précédente.
Comment enregistrer uniquement le montant de la TVA
Dans certains cas, il vous faut seulement enregistrer le montant de la TVA, par exemple lorsque vous recevez une indemnisation de votre assurance automobile.
Dans ce cas, vous l'enregistrez ainsi :
- Insérer la date, le numéro de document et le libellé.
- Dans la colonne Crédit, indiquer le compte avec lequel le montant de la TVA est payé (le compte Débit reste vide)
- Dans la colonne Montant, indiquer le montant de la TVA à payer
- Dans la colonne Code TVA, insérer le code TVA I81-2 (code TVA relatif au montant de la TVA à 100%)
Écritures avec plusieurs taux de TVA
Il peut y avoir des cas où le montant total est composé de plusieurs montants imposables avec des taux de TVA différents. Dans ce cas, l'écriture se fait sur plusieurs lignes.
Pour l'écriture, vous devez :
- Répartir le montant total entre les différents montants, chacun d'entre eux étant soumis à un taux de TVA spécifique.
- Sur chaque ligne, insérer le montant (montant avec TVA) et indiquer le code TVA avec le taux spécifique.
- Une fois la comptabilisation terminée, vérifier que la somme des montants bruts individuels et des montants de TVA correspond au total de la facture.
Exemple :
EXEMPTION TVA
Quand, dans la facture, le montant total soumis à la TVA est composée d'une partie imposable et d'une autre partie exonérée de TVA, il faut enregistrer l'écriture comme dans le cas ci-dessus, appliquant le code TVA exonérée, présente dans le tableau Codes TVA.
Opération d'annulation /Notes de crédit
Lorsqu'il y a des opérations de'annulation pour des notes de crédit ou de débit, ou simplement pour corriger des écritures déjà enregistrées précédemment et dont les montants sont soumis à la TVA, la TVA doit également être extournée dans l'écriture d' annulation.
Pour l’écriture :
- Inverser en Débit et en Crédit les comptes qui ont été utilisés dans l'écriture précédente, à laquelle se réfère la note de crédit.
Il existe deux possibilités pour extourner la TVA :
- Mettre un signe moins devant le code TVA (par exemple -V81).
- Utiliser l'un des codes relatifs aux rabais, qui sont déjà définis dans le tableau Codes TVA.
Ces procédures permettent d'ajuster le montant de la TVA.
Exemple de note de crédit sur les ventes
Quand on vend la marchandise et que le client constate un défaut, on émet normalement une note de crédit en sa faveur. La note de crédit comporte une diminution de produit et en conséquence, de la TVA à récupérer.
Nous enregistrons une vente pour un montant de CHF 12'000.-, TVA 8.1 % incluse. Pour un défaut de la marchandise vendue, nous accordons au client une note de crédit pour un montant de CHF 200.-
Dans l’écriture de la note de crédit émise au client :
- Les comptes de la vente, auxquels la note de crédit se réfère, ont été inversés.
- Pour la récupération de la TVA sur la note de crédit, on enregistre le code TVA des ventes, précédé du signe moins.
Exemple de note de crédit sur achats
Au cas où nous recevons une note de crédit d'un fournisseur, la procédure d'écriture est identique:
- Les comptes utilisés pour l'achat sont invertis
- Vous insérez le même code TVA, utilisé pour l'achat, précédé du signe moins (-).
Nous enregistrons la facture d'achat de marchandise pour CHF 3'000.-, TVA 8.1% incluse. Pour un défaut de la marchandise achetée, le fournisseur nous accorde une ristourne de CHF 300.- en émettant une note de crédit correspondante.
Dans l’écriture de la note de crédit reçue du fournisseur :
- Les comptes de l’achat, auxquels la note de crédit se réfère, ont été inversés.
- Pour la récupération de la TVA sur la note de crédit, on enregistre le code TVA des achats, précédé du signe moins.
Reverse charge: cos’è e quando si applica
Normalmente l’IVA è a carico del venditore, che la addebita in fattura e la versa all’autorità fiscale.
Con il reverse charge (o inversione contabile), questo meccanismo viene invertito: l’IVA è posta a carico dell’acquirente.
Il reverse charge non modifica l’importo dell’operazione, ma cambia il modo in cui l’IVA viene dichiarata e registrata.
Si tratta di una gestione particolare dell’IVA che richiede attenzione sia dal punto di vista fiscale sia nella registrazione contabile.
Nel reverse charge:
- il fornitore emette una fattura senza IVA
- il cliente calcola e dichiara l’IVA
- l’IVA risulta, nella maggior parte dei casi, sia a debito sia a credito
Dal punto di vista fiscale, l’IVA risulta quindi:
- dovuta
- e, se previsto dalla normativa, recuperabile
Nella maggior parte dei casi, l’effetto finale sull’IVA è neutro, ma l’operazione deve essere comunque registrata correttamente.
Quando si applica
Il reverse charge si applica principalmente quando:
- si acquistano beni o servizi all’estero
- l’operazione non è stata assoggettata all’IVA in dogana
- il fornitore è esonerato dall’applicazione dell’IVA
Oltre agli acquisti all’estero, ogni Paese prevede altri casi specifici di applicazione del reverse charge, definiti dalla propria legislazione fiscale.
Non tutte le fatture senza IVA rientrano nel reverse charge. È quindi necessario verificare, caso per caso, se l’operazione è soggetta a inversione contabile.
Logica generale di registrazione dell’IVA
Quando un’operazione è soggetta a reverse charge:
- l’IVA deve risultare come IVA dovuta
- se deducibile, deve risultare anche come IVA recuperabile
Questa logica è comune a tutti i tipi di contabilità, ma le modalità di registrazione cambiano a seconda del sistema contabile utilizzato.
Reverse charge in Banana Contabilità
In Banana, la gestione del reverse charge è facilitata dall’uso dei codici IVA già impostati nella tabella Codice IVA, che permettono di calcolare correttamente l’IVA dovuta e l’IVA recuperabile.
Nel caso in cui l'IVA può essere recuperata, nella registrazione Banana Contabilità permette di inserire un doppio codice che va a contabilizzare sia l'IVA dovuta sia l'IVA recuperabile.
Questa modalità semplifica la registrazione e riduce il rischio di errori, mantenendo al tempo stesso la correttezza fiscale.
La possibilità di registrare l'operazione soggetta al Reverse Charge, assoggettamento e recupero IVA, su di un'unica riga, è disponibile nella versione Banana Contabilità Plus.
A seconda del caso, l’operazione può essere registrata:
- con un solo codice IVA, quando l’IVA è solo dovuta
- oppure con due codici IVA, quando l’IVA è sia dovuta sia recuperabile
I dettagli operativi dipendono dal tipo di contabilità utilizzato e sono spiegati nelle sezioni dedicate.
In Banana, il reverse charge utilizza la stessa logica IVA sia nella contabilità in partita doppia sia nella contabilità Entrate/Uscite.
La differenza riguarda la rappresentazione contabile: nella partita doppia i movimenti sono registrati su conti in dare e avere, mentre nella contabilità Entrate/Uscite gli importi sono registrati nelle colonne Entrata e Uscita.
In entrambi i casi, l’effetto IVA è determinato dai codici IVA utilizzati.
Applicazione del reverse charge per nazione
L’applicazione del reverse charge dipende dalla normativa fiscale nazionale. Le regole descritte in questa pagina illustrano il principio generale; i casi concreti variano in base al Paese.
TVA avec Reverse Charge
La TVA avec Reverse Charge
Normalement, la TVA est à la charge du vendeur des marchandises. Le Reverse Charge, ou autoliquidation, est le terme utilisé pour indiquer que la taxe sur la TVA est imputée à l'acheteur.
Le Reverse Charge est principalement utilisé lors de l'achat de biens ou de services à l'étranger, qui n'ont pas été taxés à la douane. Dans ces cas, le vendeur exportateur est exonéré de l'application de la TVA, tandis que l'acheteur importateur doit la facturer et éventuellement la déduire. Outre les achats à l'étranger, il existe d'autres cas dans lesquels le Reverse Charge est appliqué ; chaque pays, dans sa législation fiscale, considère des cas différents.
Lors de l'enregistrement de la TVA avec le Reverse Charge :
- La transaction doit être soumise à la TVA pour qu'elle aboutisse à la TVA due.
- Si la TVA est également déductible, la partie déductible de la TVA doit également être enregistrée.
Conditions préalables pour le logiciel
La possibilité d'enregistrer sur une seule ligne l'opération soumise au Reverse Charge, assujettissement à la TVA et la récupération, est actuellement disponible dans Banana Comptabilité Plus.
Reverse Charge seulement avec l'assujettissement
Si vous devez soumettre la transaction à la TVA sur l'achat de biens ou de services, mais que vous n'avez pas la possibilité de déduire la TVA :
- Indiquez dans l'écriture le code TVA dû, approprié au cas.
Le Reverse Charge sans déduction est généralement utilisé lorsque vous bénéficiez d'un régime forfaitaire ou lorsque le type de frais n'est pas considéré comme déductible.
Reverse Charge avec assujettissement et déduction de la TVA
Si le montant de la TVA due est égal au montant de la TVA déductible, vous pouvez enregistrer le Reverse Charge sur une seule ligne, en saisissant en même temps le code de la TVA due et le code de la TVA récupérable.
- Vous pouvez utiliser les codes TVA prédéfinis et vous n'avez pas besoin de modifier le tableau TVA.
- Dans la ligne du mouvement avec la TVA Reverse Charge, entrez dans la colonne Code TVA, les deux codes TVA prédéfinis et séparés par le signe " :", le double point.
- Les deux codes TVA doivent être complémentaires, afin que le résultat puisse être compensé.
- L'un des deux codes doit être défini avec la TVA due et l'autre avec la TVA récupérable.
- Le taux de TVA ainsi que tous les autres paramètres de calcul doivent être identiques..
- Si les Codes TVA n'ont pas les mêmes paramètres, une erreur sera affichée.
- La séquence des codes n'est pas pertinente, vous pouvez mettre l'un ou l'autre en premier.
- S'il s'agit d'une opération d'annulation, le premier code TVA doit être précédé du signe moins "-".
L'opération d'annulation est utilisée pour annuler une transaction enregistrée de manière incorrecte. Dans ce cas, il est enregistré en conservant les mêmes éléments mais en inversant l'enregistrement normal :- Le code TVA dû est enregistré comme récupérable.
- Le code de TVA récupérable est enregistré comme étant dû.
- Dans les colonnes TVA, les montants sont précédés d'un signe "+/-", ce qui signifie que les montants se compensent mutuellement aux fins de la TVA.
- Dans la fiche de compte et le résumé TVA, il y a des mouvements séparés pour le débit et le crédit.
Exemple d'écriture avec Reverse Charge
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'opération Reverse Charge avec TVA due et récupérable :
- Opérations d'assujettissement et de déduction de la TVA.
- Opérations d'annulation, avec les codes TVA précédés d'un signe "-".
Note: les exemples de l'image ci-dessous sont purement indicatifs. Ces codes doivent être adaptés en fonction des tarifs en vigueur dans votre pays. Plus d'informations:
Reverse Charge avec un compte en devise étrangère
Lorsque la facture est dans une devise autre que la devise de la comptabilité, l'écriture doit être faite sur deux lignes :
- sur la première ligne, la facture en devise étrangère est enregistrée
- sur la deuxième ligne, l'assujettissement et la déduction de la TVA sont enregistrés en prenant le montant calculé dans la devise de la comptabilité.
Reverse Charge avec des taux différents
Si la TVA due et récupérable est soumise à des taux différents ou si la TVA est partiellement déductible, la comptabilisation doit être effectuée sur plusieurs lignes :
- Sur une ligne, saisissez le code TVA due (assujettissement).
- Le code de TVA récupérable est saisi sur une autre ligne.
Reverse charge avec la méthode taux de la dette fiscale nette/taux forfaitaires (CH)
Dans ce cas, il n'est pas possible d'enregistrer la déduction de la TVA, car il n'est pas possible de récupérer la TVA sur les achats. Cependant, le montant dû à la TVA doit être enregistré.
Registrazioni Reverse charge nella contabilità Entrate/Uscite
Nella contabilità Entrate/Uscite, il reverse charge viene gestito registrando correttamente l’IVA dovuta e, se prevista, l’IVA recuperabile, in modo che l’imposta risulti conforme alla normativa fiscale e correttamente esposta nei report IVA.
Anche nella contabilità Entrate/Uscite, Banana facilita la gestione del reverse charge tramite l’uso del doppio codice IVA nella stessa registrazione.
Principio contabile
Con il reverse charge:
- il fornitore non addebita l’IVA in fattura
- l’acquirente deve assoggettare l’operazione all’IVA
- se ne ha diritto, può dedurre la stessa IVA
Dal punto di vista fiscale, l’IVA deve quindi risultare:
- come IVA dovuta
- e, se deducibile, come IVA recuperabile
Quando l’IVA dovuta e l’IVA recuperabile hanno lo stesso importo, l’effetto finale sull’IVA è neutro, anche nella contabilità Entrate/Uscite.
Modalità di registrazione
Le modalità di registrazione del reverse charge dipendono dal diritto alla deduzione dell’IVA:
- reverse charge con solo assoggettamento IVA
- reverse charge con assoggettamento e deduzione IVA
Reverse charge con solo assoggettamento IVA
Se l’IVA è dovuta ma non deducibile:
- si utilizza un solo codice IVA, impostato come IVA dovuta
- l’IVA risulta come IVA da versare
- non viene registrata alcuna IVA recuperabile
Questo caso si presenta, ad esempio, quando:
- si applica un regime forfettario
- il tipo di spesa non consente la deduzione dell’IVA
Reverse charge con assoggettamento e deduzione IVA
Se l’IVA dovuta è interamente deducibile, il reverse charge può essere registrato su un’unica riga, anche nella contabilità Entrate/Uscite.
In questo caso:
- nella colonna Codice IVA si inseriscono due codici IVA
- i codici sono separati dal segno ":" (due punti)
- un codice è impostato come IVA dovuta
- l’altro come IVA recuperabile.
I due codici IVA devono essere:
- complementari
- con stessa aliquota
- con stessi parametri di calcolo
Se i parametri non coincidono, Banana visualizza un messaggio di errore.
La sequenza dei codici non è rilevante.
Effetti sulla contabilità e sui report IVA
Con questa modalità di registrazione:
- l’IVA dovuta e l’IVA recuperabile si compensano
- l’operazione risulta neutra ai fini IVA
- nei report IVA Banana evidenzia correttamente:
- l’IVA dovuta
- l’IVA recuperabile.
Questo garantisce:
- correttezza fiscale
- trasparenza nei controlli
- tracciabilità delle operazioni.
Operazioni di storno
Per annullare una registrazione di reverse charge effettuata in modo non corretto:
- si utilizza lo storno
- il primo codice IVA viene preceduto dal segno “-”
- i ruoli dei codici IVA vengono invertiti:
- l’IVA dovuta diventa recuperabile
- l’IVA recuperabile diventa dovuta
Lo storno mantiene gli stessi elementi della registrazione originale, ma ne annulla gli effetti.
Esempi e casi particolari con reverse charge
Gli esempi che seguono illustrano alcuni casi tipici di reverse charge nella contabilità Entrate/Uscite:
- operazioni con assoggettamento e deduzione IVA inclusa
- operazioni con assoggettamento e deduzione IVA esclusa
- operazioni di storno.
Nota
Gli esempi sono indicativi e devono essere adattati alle aliquote e alle disposizioni fiscali del proprio Paese.
In sintesi
Nella contabilità Entrate/Uscite di Banana, il reverse charge:
- non è un automatismo
- si basa sull’uso corretto dei codici IVA
- utilizza il doppio codice IVA quando l’IVA è dovuta e recuperabile
- riflette fedelmente la logica fiscale dell’operazione.
Le modalità operative sono pensate per garantire precisione contabile e chiarezza nei controlli IVA.
Résumé TVA
Le Résumé TVA est un document ou une section d'un registre comptable où sont récapitulées les opérations soumises à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) pour une période déterminée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
Éléments principaux du résumé TVA
- TVA due : somme de la TVA à payer sur les factures émises ou encaissées (ventes).
- TVA récupérable : somme de la TVA récupérable sur les factures reçues ou payées (achats).
- TVA à payer ou crédit de TVA : Différence entre la TVA due et la TVA récupérable.
- Si TVA due > TVA récupérable : L’entreprise doit verser la TVA à l'État.
- Si TVA récupérable > TVA due : L’entreprise a un crédit de TVA qu’elle peut compenser ou demander en remboursement.
Le Résumé TVA de Banana Comptabilité Plus est un journal qui répertorie les mouvements et soldes de TVA, en fonction des paramètres définis et des options sélectionnées.
Il est généré automatiquement par le programme via le menu Rapports > Résumé TVA, et peut être enregistré et archivé en PDF. Toutes les écritures avec un code TVA, en fonction des options sélectionnées, peuvent être classées par compte, code TVA et pourcentage.
Il existe deux groupes principaux :
- Total dû
- Total récupérable
La différence entre ces deux totaux donne le montant de la TVA à payer ou à récupérer auprès de l'AFC (Administration fédérale des contributions).
Voici un exemple de tableau du résumé TVA pour le premier trimestre 2025 :
Pour les utilisateurs ne souhaitant pas automatiser la gestion et la transmission en ligne des données TVA, le Résumé TVA est essentiel pour calculer les montants à inscrire manuellement dans la déclaration TVA suisse papier ou sur le portail de l'AFC.
Si vous souhaitez une automatisation complète de la déclaration TVA suisse et de la transmission électronique des données TVA, nous vous recommandons d’utiliser les nouvelles extensions TVA, disponibles avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Comparaison entre résumé TVA et extension TVA
Pour mieux comprendre les différences entre le Résumé TVA et l'Extension TVA, voici leurs principales caractéristiques :
Résumé TVA
- Disponible dans tous les plans de Banana Comptabilité Plus, dans toutes les applications comptables avec gestion de la TVA.
- Fait partie intégrante de la comptabilité car il constitue un registre comptable où sont reportés tous les mouvements de TVA.
- Joue un rôle clé car il fournit des détails permettant de suivre les ventes.
- Sert de base de calcul pour préparer manuellement la déclaration et la liquidation TVA.
- Outil d’assistance pour les auditeurs et contrôles fiscaux, facilitant la vérification des écritures TVA.
- En cas de contrôles fiscaux, il fournit tous les détails pour la vérification des écritures TVA.
- Ne permet pas de préparer automatiquement le formulaire TVA. Tout doit être saisi manuellement.
- L’utilisateur doit identifier et additionner manuellement les montants à reporter dans les différentes sections de la déclaration TVA.
- Ne permet pas l’envoi automatique des données à l’Administration fédérale des contributions (AFC).
Extension TVA
- Disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
- Ensemble de fonctionnalités avancées pour automatiser la gestion et l’envoi des données TVA à l’AFC.
- Filtre, calcule et remplit automatiquement les montants TVA dans les sections appropriées de la déclaration.
- Effectue les calculs toujours selon des règles prédéfinies, réduisant le risque d’erreurs.
- Génère automatiquement un fichier XML pour l’envoi électronique des données TVA sur le portail de l’AFC.
- Crée un fichier PDF avec un fac-similé de la déclaration TVA, facilitant la documentation et l’archivage.
À la fin de la déclaration, une section signale d’éventuelles différences de calculs et d’arrondis.
Grâce à l’Extension TVA, la gestion de la TVA devient plus simple, rapide et sans erreurs manuelles, améliorant ainsi l'efficacité administrative.
Le plan Advanced propose deux méthodes de calcul et de déclaration TVA :
Le dialogue du résumé TVA
Le Résumé TVA peut être obtenu en cliquant sur le menu Rapports > Résumé TVA
Les options suivantes, si activées, permettent d'inclure les données suivantes dans le Résumé TVA:
Inclure mouvements
Toutes les écritures avec TVA sont incluses.
Inclure totaux comptes
Les totaux relatifs aux opérations avec TVA sont inclus, regroupés par compte individuel.
Inclure totaux codes
Les totaux relatifs aux opérations avec TVA sont inclus, regroupés par code TVA individuel.
Inclure totaux pourcentages
Les totaux relatifs aux opérations avec TVA sont inclus, regroupés par pourcentage individuel.
Inclure codes non utilisés
Les codes non-utilisés du tableau Codes TVA sont aussi inclus
Utiliser le regroupement personnel (groupe et Gr)
Les opérations avec TVA sont regroupées selon le regroupement du tableau Codes TVA.
Trier écritures
Cette fonction permet de trier les écritures selon l'option prédéfinie (date, pièce, description, etc.).
Report Partiel
En spécifiant un code ou un groupe et en activant les cases appropriées, vous obtenez le total des opérations avec TVA :
- seulement du code spécifié (en sélectionnant de la liste)
- seulement du groupe spécifié (en sélectionnant de la liste).
Autres sections
Les explications sur les autres sections sont disponibles sur les pages internet suivantes:
Résumé TVA / mouvements avec les totaux par codes
Le total indiqué dans la dernière ligne du Résumé TVA doit correspondre au total du compte Décompte TVA, de la colonne Solde, à condition que tous les deux se réfèrent à la même période.
Les données du Résumé TVA peuvent aussi être reprises et réélaborées à partir d' autres programmes (p.ex. Excel, XSLT) et être présentées en formats semblables aux modules de l'administration des contributions.
Pour la Suisse, on peut obtenir automatiquement le Décompte TVA, un document similaire au formulaire qui doit être envoyé au Bureau de la TVA, qui reporte pour chaque chiffre le montant à insérer.
Relevé périodique et paiement de la TVA
Dans la gestion de la TVA, chaque pays prévoit des comptes TVA spécifiques dans le plan comptable. Ces comptes servent à enregistrer et à gérer la TVA collectée et la TVA déductible :
- TVA collectée – Compte dans lequel sont enregistrés les montants de TVA relatifs aux ventes et aux prestations de services.
- TVA déductible – Compte dans lequel sont enregistrés les montants de TVA sur les achats de biens et de services.
- Compte de TVA à verser – Compte dans lequel, en fin de période, sont transférés les soldes de la TVA collectée et de la TVA déductible.
Le solde du compte représente la TVA à verser à l’administration fiscale ou le crédit à récupérer. Ce compte est soldé une fois le paiement de la TVA effectué.
Dans Banana Comptabilité, pour gérer la TVA, il faut choisir un modèle de comptabilité avec TVA contenant déjà les paramètres suivants :
- Dans le plan comptable Banana, les comptes TVA sont déjà configurés en fonction du pays
- Le tableau des codes TVA est déjà préparé avec les codes TVA spécifiques au pays
- Dans le menu Fichier > Propriétés du fichier, données de base > section TVA, les deux comptes TVA sur lesquels la TVA est automatiquement enregistrée sont définis : un compte TVA collectée et un compte TVA déductible.
- Il est aussi possible de définir un seul compte TVA. Celui-ci sera utilisé à la fois pour la TVA collectée et la TVA déductible.
- Dans le tableau des codes TVA, il est possible de définir un compte TVA spécifique pour un seul code TVA.
- Si ces paramètres sont absents, il est possible de :
- Ajouter un compte TVA supplémentaire dans le plan comptable, nommé Compte TVA automatique.
- Définir le compte TVA automatique comme compte par défaut en accédant à Fichier > Propriétés fichier, données de base > section TVA.
Comment solder automatiquement les comptes TVA en fin de période
Pour mieux comprendre l’utilisation du compte TVA automatique, voyons un exemple pratique.
Remarque : les numéros de comptes TVA indiqués dans l’exemple ci-dessous se réfèrent à la numérotation utilisée en Suisse. Dans votre propre plan comptable, il est nécessaire d’adapter les numéros de comptes en fonction de votre pays.
- Compte TVA 2201 – Représente le compte TVA automatique.
- Compte TVA 2200 – Représente le compte de TVA à verser.
En fin de période, pour solder le solde du compte TVA automatique, il faut transférer le montant de la TVA enregistré automatiquement dans le compte TVA à verser. Cette opération permet de déterminer la TVA à verser ou le crédit éventuel, en simplifiant la gestion comptable.
Dans notre exemple, illustré par l’image, en fin de période prévue pour la déclaration et le paiement de la TVA, le compte TVA automatique présente un solde de 10'995.92.
Le solde du compte 2201 TVA Rapport (compte TVA automatique) doit être soldé avec une écriture de régularisation, en indiquant :
- Dans la colonne Débit, le compte 2201 TVA rapport (compte TVA automatique)
- Dans la colonne Crédit, le compte 2200 TVA due (Compte TVA à verser).
Cette écriture s’effectue ainsi s’il y a une dette envers l’administration fiscale. En cas de crédit TVA, l’écriture des comptes TVA est inversée.
Cette opération implique :
- Le solde du compte 2201, TVA rapport (compte TVA automatique) est soldé.
- Le solde de TVA est transféré dans le compte TVA due (Compte TVA à verser).
Paiement du solde du compte TVA due
Lorsque le montant de la TVA est payé à l’administration fiscale, le solde du compte TVA due est soldé.
Pour l’enregistrement :
- Saisir la date, le numéro du document et la description dans les colonnes respectives.
- Dans la colonne Débit, saisir le compte TVA due.
- Dans la colonne Crédit, saisir le compte de liquidité.
- Dans la colonne Montant, saisir le montant de TVA due payé.
Ce système permet de contrôler le solde de chaque trimestre et, en cas d’erreurs, d’identifier à quelle période le solde ne correspond plus.
Fiche du compte 2200 TVA due après l’enregistrement du paiement
Réconciliation du chiffre d'affaires avec les décomptes TVA
Ce document explique comment rapprocher le chiffre d'affaires annuel avec les Décomptes TVA en Suisse afin d'identifier et de corriger les éventuelles divergences avant ou pendant une révision.
Ce texte s'adresse aux fiduciaires, comptables et utilisateurs de Banana Comptabilité qui doivent préparer ou vérifier un rapprochement TVA en Suisse.
Qu'est-ce que le rapprochement TVA et pourquoi est-il important ?
Le rapprochement du chiffre d'affaires avec les Décomptes TVA est le processus qui permet de vérifier la concordance entre les données déclarées à l'AFC et les écritures enregistrées dans la comptabilité. Il s'agit d'un contrôle essentiel pour garantir la conformité fiscale et prévenir les problèmes lors d'une révision.
Dans Banana Comptabilité, le chiffre d'affaires représente le total des montants de vente enregistrés dans les comptes de produits, hors TVA. La TVA est automatiquement extraite par le programme dès qu'un code TVA est attribué à une écriture.
La comparaison entre la comptabilité et les Décomptes TVA périodiques peut révéler des différences qui ne sont pas toujours faciles à identifier. Certaines opérations comptables, par exemple, font partie du chiffre d'affaires mais sont exclues du calcul de la TVA, ce qui rend le contrôle manuel long et complexe.
L'extension Rapprochement annuel TVA Suisse
Pour simplifier et accélérer ce processus, Banana Comptabilité met à disposition l'extension Rapprochement annuel TVA Suisse.
L'extension compare automatiquement les montants déclarés dans les Décomptes TVA avec ceux présents dans la comptabilité, signale immédiatement les éventuelles différences et identifie les écritures qui les ont générées, sans qu'il soit nécessaire d'effectuer des recherches manuelles.
Pour utiliser cette extension :
- Le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus est requis. À l'avenir, un abonnement spécifique ou un coût supplémentaire pourrait être demandé.
- Le fichier comptable doit être en comptabilité en partie double.
Principaux avantages
Un rapprochement TVA précis et régulier est essentiel pour toute entreprise soumise à la TVA suisse. Il permet de maintenir la comptabilité en cohérence avec les déclarations fiscales, de réduire le risque de sanctions en cas de révision et d'obtenir une vision fiable de la situation financière. Réalisé manuellement, ce contrôle demande toutefois du temps, de l'attention et une bonne connaissance des écritures comptables.
L'extension Rapprochement annuel TVA Suisse automatise ce processus et transforme un contrôle fastidieux en une opération rapide et fiable :
- Détection immédiate des divergences.
- Identification précise des écritures à l'origine des différences.
- Meilleur contrôle tout au long de l'année.
- L'extension permet d'intervenir avant que les problèmes ne s'accumulent.
- Déclarations TVA plus précises avant l'envoi des Décomptes TVA à l'AFC.
- Prévention des erreurs et des omissions.
- Simplification de la révision comptable par les réviseurs.
- Préparation plus simple de la documentation en cas de vérification et de contrôle fiscal.
- Amélioration du contrôle interne documentable.
Principales causes des différences de chiffre d'affaires
Dans Banana Comptabilité Plus, toutes les écritures auxquelles un code TVA est associé contribuent au calcul de la TVA et aux montants du Décompte TVA. Les écarts entre le chiffre d'affaires comptable et le Décompte TVA sont généralement dus aux causes suivantes :
- Écriture sans code TVA
Une vente soumise à la TVA enregistrée sans le code TVA correspondant est incluse dans le chiffre d'affaires comptable, mais exclue du Décompte TVA. Par exemple, une vente de CHF 1'000 enregistrée sans code TVA augmente le chiffre d'affaires de CHF 1'000, mais n'apparaît pas dans le chiffre d'affaires déclaré dans le Décompte TVA de la période concernée. - Écritures ajoutées après l'envoi du Décompte TVA
De nouvelles écritures avec un code TVA ont été saisies après la transmission des données à l'AFC. - Écritures supprimées après l'envoi
Des écritures avec un code TVA ont été supprimées après la transmission des données à l'AFC. - Date incorrecte
Des écritures avec un code TVA ont été enregistrées avec une date erronée et ont ainsi été incluses, par exemple, dans une période précédente déjà déclarée. - Contre-passations avec un code TVA incorrect
Des écritures de contre-passation ont été enregistrées avec un code TVA erroné.
Par exemple, si une contre-passation d'une vente à l'étranger est enregistrée avec le code TVA VE-0, une divergence est créée. La contre-passation réduit le chiffre d'affaires (car elle est enregistrée au débit), mais le code VE-0 amène le programme à ajouter le montant au chiffre d'affaires au lieu de le déduire. - Codes TVA sur les écritures d'ajustement ou de clôture
Les écritures d'ajustement et de clôture ne devraient normalement pas comporter de code TVA dans une comptabilité tenue selon les encaissements.
En résumé
Avec l'extension Rapprochement annuel TVA Suisse, ce processus de contrôle est optimisé sur deux aspects essentiels :
- Rapidité et simplification du travail.
- Qualité du contrôle.
Intégrer le rapprochement TVA dans la routine comptable permet de travailler avec davantage de sécurité et de réduire le risque d'erreurs pouvant entraîner des coûts, des complications et une perte de temps importante.
Importation et automatisation
Les fonctions d'importation et d'automatisation de Banana Comptabilité vous permettent d'intégrer facilement des données à partir de vos relevés bancaires et d'automatiser les écritures.
Ce sont des outils qui simplifient la gestion quotidienne, réduisent les erreurs et améliorent l'efficacité du travail comptable.
Grâce à ces fonctions, vous pouvez :
- Gagner du temps en important automatiquement les mouvements et les données ;
- Réduire les erreurs d'écriture grâce aux règles d'automatisation ;
- Garantir l'équilibre des mouvements via le compte de passage ;
- Maintenir la comptabilité toujours à jour ;
- Travailler plus rapidement, avec précision et de manière intégrée.
Importer dans la comptabilité
La fonction Importer en comptabilité permet d'insérer automatiquement dans le fichier comptable des écritures, des contacts ou d'autres données provenant de fichiers externes.
Vous pouvez importer des écritures à partir de relevés bancaires, de logiciels de facturation ou de feuilles de calcul, en choisissant le format le plus adapté (CSV, Excel, MT940, ISO 20022, etc.).
Lors de l'importation, Banana associe les données aux bons comptes, simplifiant considérablement l'enregistrement des opérations.
Automatisation
Les fonctions d'automatisation vous permettent d'accélérer les flux de travail répétitifs ou complexes.
Vous pouvez définir des règles d'importation, créer des extensions personnalisées ou utiliser des scripts qui exécutent automatiquement certaines actions, comme la mise à jour des tableaux, l'importation de données ou la génération de rapports.
L'automatisation permet de maintenir la comptabilité à jour rapidement et précisément, avec un minimum d'intervention manuelle.
Le compte de passage lors de l’importation
Lors de l'importation d'écritures, le compte de compensation sert de compte temporaire pour garantir l'équilibre des écritures. Lorsque vous importez des virements entre différents comptes bancaires, afin d’éviter de comptabiliser deux fois un virement lors de l’importation depuis différentes banques, l’utilisation du compte de passage comme contrepartie permet d’obtenir des soldes corrects.
C’est une méthode utile pour vérifier et équilibrer correctement les écritures importées.
Reprise de données depuis d’autres programmes
La fonction Reprise données d'un autre programme permet d’importer des comptabilités entières depuis d’autres logiciels ou depuis des versions précédentes de Banana.
Vous pouvez facilement transférer le plan comptable, les soldes initiaux, les écritures et les données des contacts, tout en maintenant la continuité du travail. Il est possible de reprendre les données avec différents formats, comme .Txt, Excel, CSV, etc.
Banana inclut également des extensions permettant d’importer des données depuis d’autres programmes, comme :
Importer en comptabilité
La commande d'importation est activée à partir du menu Actions > Importer en comptabilité et permet d'importer les données des fichiers des tableaux suivants :
- Écritures - Mouvements Bancaires
Pour importer des relevés bancaires dans le tableau Écritures - Écritures - Mouvements génériques
Pour importer des écritures dans le tableau Écritures - Comptes
Pour importer des comptes dans le tableau Comptes. - Codes TVA
Pour importer des codes de TVA dans le tableau Codes TVA. - Changes
Pour importer des taux de change dans le tableau Change. - Importer fichier
Importe des données dans plusieurs tableaux et également dans les Propriétés fichier comptable. Ce type d'importation est utilisé par exemple lors de la conversion du plan comptable.
Pour importer des données à partir d'autres programmes, consultez la page Reprise des données d'un autre programme.
Procédure pour l'importation
- Choisissez le tableau de destination des données.
- Choisissez le type de fichier à importer.
- Indiquez le nom du fichier.
- Choisissez les mouvements que vous désirez importer.
Formats d'importation
Différents formats d'importation sont disponibles en fonction du type de tableau de destination.
- Importation à partir d'autres fichiers de Banana Comptabilité (.ac2)
Préparé à convertir les données des fichiers. - Fichiers texte avec en-tête (csv/txt)
Pour les fichiers créés qui exportent les données dans le format requis par Banana Comptabilité.
Des Instructions techniques sur la façon de préparer ces fichiers sont disponibles en anglais. - Formats de fichiers par défaut (génériques).
ISO 20022 (générique). - Importation via une extension d'importation.
Habituellement pour les relevés bancaires.
L'extension d'importation est un programme supplémentaire de Banana Comptabilité qui transforme les données d'un format spécifique.
L'utilisateur doit installer l'extension appropriée.
S'il est nécessaire d'importer à partir d'autres types de fichiers non inclus dans la liste, une Extension spécifique d'importation de Banana peut être développée.
Paramètres d'importation
Nom fichier
- Veuillez indiquer le nom du fichier dont les données doivent être importées
- Pour certains types d'importation (par exemple les relevés bancaires)
- Vous pouvez également indiquer plusieurs fichiers ensemble, soit en les sélectionnant à l'aide du dialogue de navigation, soit en les insérant séparément à l'aide d'un point-virgule ';'.
- Vous pouvez indiquer un fichier zip qui contient plusieurs fichiers d'importation.
- Si vous importez plusieurs fichiers, ils doivent tous être du même type.
Importation de données à partir du presse-papiers (Excel)
Avec cette option active, les données, au lieu d'être lues depuis le fichier, sont lues depuis le presse-papiers.
Il est utilisé pour importer des données à partir de fichiers qui ne peuvent pas être lus directement par Banana, comme les relevés bancaires au format Excel, disponible uniquement dans Excel, ou à partir d'un autre programme.
L'avantage d'importer des données et de ne pas utiliser simplement la fonction copier-coller est que les données sont converties par le programme d'importation et complétées automatiquement.
Procédez comme suit :
- Ouvrez le fichier contenant les données à l'aide d'Excel.
- Sélectionnez les données à importer, y compris les éventuelles lignes d'en-tête.
- Saisissez la commande Copier (Ctrl+C).
Émettez la commande de copie.
Cette option n'est affichée que pour certains types d'importation.
UTF-8
Indiquez si les données à importer sont au format utf-8.
Cette option n'est affichée que pour certains types d'importation.
Gestion d' Extensions...
Cette commande conduit à la boîte de dialogue Gérer Extensions.
Utilisez-le pour :
- Rechercher, ajouter ou supprimer une extension d'importation.
- Modifier les paramètres de l'extension.
Utilisez également cette commande pour modifier les paramètres d'extension.
Paramètres
Ce bouton vous permet de modifier les paramètres de l'extension.
Le bouton est visible dans la version 10.1 et seulement si l'extension permet de définir des paramètres.
Impostazioni
Il bottone permette di cambiare le impostazioni dell'estensione.
Il bottone è visibile nella versione 10.1 e solo se l'estensione permette di impostare dei parametri.
Bouton Ok
Lance l'importation
Signalisation des erreurs
Si pendant l'exécution d'une importation des erreurs sont signalées, avant toute chose il faudra alors mettre à jour les Extensions d'importation.
Si les erreurs persistent, veuillez nous envoyer un commentaire. Il se peut que le format du fichier ait été mis à jour par la banque ou l'institution d'origine, et nous mettrons à jour notre filtre d'importation en conséquence.
Importer mouvements bancaires
Cette page traite de l'importation des écritures à partir des relevés bancaires, la fonctionnalité la plus utilisée et la plus utile, qui permet d'automatiser la saisie des écritures dans le tableau des Écritures.
Les fichiers de relevés bancaires sont définis comme ceux qui contiennent les montants entrants et sortants sur un seul compte. Le dialogue d'importation requiert la saisie du compte et de la contrepartie et permet l'utilisation de règles pour l'auto-complétion des écritures importées.
En revanche, pour l'importation à partir de fichiers comportant d'autres types de mouvements, par exemple à partir d'une comptabilité en partie double, veuillez vous reporter à la page Importation mouvements générique. Pour ces types de fichiers, il n'y a pas de fonction d'appliquer les règles d'auto-compétion.
Procédure d'importation
- A' partir du menu Actions → Importer en comptabilité → dans la boîte Importer, sélectionnez Écritures.
- Choisissez le type de fichier à importer.
Voir les explications ci-dessous. - Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier à partir duquel vous souhaitez importer les écritures.
- Définissez les paramètres selon les besoins.
Voir aussi : Importer en comptabilité
Les prochaines étapes
Après confirmation de OK, les données sont lues et les dialogues suivants sont affichés :
- Boîte de dialogue importer mouvements
Où les instructions pour compléter les lignes importées doivent être données. - Appliquer les règles (plan Advanced)
Lors de l'importation, il est possible d'enregistrer des règles afin que le programme complète automatiquement les entrées dans toutes les importations suivantes.
Formats d'importation des relevés bancaires
Dans le dialogue d'importation des écritures, vous pouvez choisir entre différents types de fichiers :
- Extensions d'importation pour les relevés bancaires (Plan Advanced)
Ce sont des programmes supplémentaires qui doivent être installés par l'utilisateur et qui convertissent les données à importer dans les formats prévus par Banana Comptabilité.
En utilisant le bouton Gérer extensions, vous pouvez installer les extensions programmées pour l'importation de relevés bancaires de différentes banques, de cartes de crédit et d'autres formats.
Une fois l'extension installée, elle apparaît dans le menu Extensions, prête à être importée.- Extrait de compte bancaire Camt ISO 20022 -Suisse (plan Professional)
Il lit le format standard mis à disposition par les banques suisses.
Cette extension décode également le numéro de référence du paiement, généré par la mise en page (Layout) de la facture CH10, et insère le numéro de facture ou de client. - Liste mise à jour des extensions de Banana pour l'importation.
- Extrait de compte bancaire Camt ISO 20022 -Suisse (plan Professional)
- Formats prédéfinis inclus dans Banana Comptabilité Plus.
Ce sont des formats standard que les banques mettent à disposition et qui sont inclus dans Banana Comptabilité (plan Professional):- Relevé de compte MT 940.
- Relevé de compte générique ISO 20022.
Plusieurs banques en Europe mettent à disposition le relevé de compte au format standard ISO 20022.
- Format générique avec mouvements entrantes et sortantes (TXT)
Il s'agit d'un fichier texte de type CSV, qui utilise le tabulateur comme séparateur et présente les montants entrants et sortants d'un compte en colonnes.
Nom du fichier
Vous pouvez indiquer un fichier, ou plusieurs fichiers séparés par un point-virgule ";". Vous pouvez également spécifier un fichier ZIP contenant plusieurs fichiers d'importation.
Importer plusieurs fichiers en même temps :
- Si votre banque fournit des fichiers camt053 quotidiens, vous pouvez sélectionner tous les fichiers du mois et les importer en une seule étape.
- Si votre banque fournit des fichiers ZIP, vous pouvez sélectionner le fichier contenant tous les relevés.
Les fichiers d'importation doivent évidemment être du même type. Il n’est pas possible d’importer des formats différents en même temps.
Structure du fichier d'importation
Le fichier d'importation contient les mouvements typiques d'un relevé bancaire :
- Date
- [numéro de transaction] facultatif
- Description
- Montant entrant ou sortant.
Lors de l'importation, l'utilisateur indique sur quel compte les écritures doivent être enregistrées, de sorte que le compte de Débit ou de Crédit est déjà créé.
Des extensions d'importation peuvent être créées pour n'importe quel relevé bancaire.
Voir les instructions techniques pour l'importation d'un fichier de revenus et de dépenses. (en anglais).
Questions fréquemment posées :
Je ne vois pas le format de mon relevé bancaire.
Cliquez sur le menu Extensions→ Gérer extensions... puis sur le bouton en bas Mettre à jour extensions. Activez le filtre pour le format souhaité.
Je ne vois pas le format pour le relevé xml de Postfinance (fichier .tgz). Comment importer des mouvements ?
Ce format n'est plus pris en charge. Contactez Postfinance et demandez à recevoir votre relevé de compte au format ISO 20022.
Le message "Ce fichier ISO 20022 ne contient pas de relevé bancaire (camt.052/053/054)" apparaît.
Ce message d'erreur s'affiche si le fichier ISO 20022 ne contient pas de relevé bancaire. Le format ISO 20022 est un format générique qui peut contenir différents types d'informations, comme des relevés bancaires et des confirmations d'exécution. Dans Banana Comptabilité Plus, il n'est possible d'importer que les relevés bancaires (camt.052/053/054).
Ma banque n'est pas dans la liste des formats pris en charge. On peut l'ajouter?
Il est possible de créer de nouvelles extensions pour des formats qui n'ont pas encore été mis en œuvre. Une assistance payante est également disponible pour la mise en œuvre de formats personnalisés.
Dans l'eBanking (par exemple la Banque Raiffeisen), lors de la saisie des paiements, vous devez choisir l'option "ordre individuel" au lieu de "ordre collectif". Ce n'est que de cette manière que les paiements sont importés en tant que commandes individuelles.
Téléchargez vos transactions bancaires
Pour maintenir la comptabilité de l'entreprise à jour, il est essentiel d'importer régulièrement les écritures bancaires. Ces écritures permettent d'automatiser le processus de comptabilisation, en évitant la saisie manuelle de chaque opération et les éventuelles erreurs.
Où télécharger les écritures
Les documents contenant les écritures bancaires, quelle que soit la méthode d'acquisition, doivent toujours être enregistrés dans le même dossier. Ce dossier peut se trouver dans le dossier principal de la comptabilité ou dans un emplacement externe. Pour une gestion organisée, il est conseillé de structurer les dossiers en créant un dossier général et des sous-dossiers plus spécifiques : cela permet de réduire les risques d'erreurs, surtout si les écritures sont importées manuellement.
En conservant les fichiers toujours au même emplacement, on évite les problèmes d'importation et il n'est pas nécessaire de modifier à chaque fois le chemin par défaut. De plus, il est déconseillé d'ouvrir et de modifier ces fichiers avant l'importation, car cela pourrait compromettre la reconnaissance correcte des écritures.
Différents formats de fichiers pour les écritures bancaires
Notre logiciel propose de nombreuses extensions qui permettent d'importer les données comptables dans différents formats. Parmi les formats les plus courants, on trouve CAMT, CSV et XLSX.
et XLSX.
Le format CAMT (Cash Management), défini par la norme ISO 20022, est utilisé par les banques pour fournir des relevés électroniques structurés. Les fichiers contiennent des informations détaillées telles que la date, le montant, la description et les références de chaque écriture. Il existe différents types de fichiers CAMT :
- camt.052 : relevé intrajournalier (écritures pendant la journée)
- camt.053 : relevé de fin de journée
- camt.054 : notification de débits et crédits avec les détails de chaque opération
Le format CSV (Comma-Separated Values) est un fichier texte qui utilise des virgules pour séparer les données dans les cellules d’un tableau. Ce format est compatible avec la plupart des logiciels. Le format CSV varie selon les banques et est mis à jour régulièrement.
Le format XLSX est un fichier Microsoft Excel utilisé pour stocker des feuilles de calcul. Le fichier XLSX peut contenir des données, des formules, des mises en forme, des graphiques et plusieurs feuilles de calcul dans un seul document.
Nous avons récemment développé une nouvelle extension qui permet d'importer les fichiers CAMT de toutes les banques, rendant l'importation des écritures encore plus simple et rapide.
Méthodes pour télécharger les écritures
Les méthodes principales pour obtenir ces données sont au nombre de trois :
- Le e-banking
- Le multibanking
- Le logiciel de Mammut Soft Computing AG
Selon la méthode utilisée, il faut accorder plus ou moins d’attention à l’emplacement des fichiers. Le téléchargement manuel depuis le portail bancaire nécessite une attention particulière.
E-banking
La méthode manuelle, traditionnelle et la plus répandue, consiste à accéder directement au portail e-banking de votre banque. Une fois connecté, il est possible d’accéder à la section dédiée aux mouvements du compte et de télécharger les fichiers dans l’un des formats standard compatibles avec les logiciels comptables.
Ce processus, bien que simple, demande une interaction manuelle : l’utilisateur doit se connecter à la plateforme bancaire, sélectionner le compte, télécharger et enregistrer les fichiers sur son ordinateur, puis les importer dans le logiciel comptable.
Multibanking
Le multibanking représente une évolution par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles, pensée pour les entreprises ou les professionnels qui gèrent de nombreux comptes courants répartis sur différentes banques. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible d'accéder à une seule plateforme ou interface d’e-banking qui agrège plusieurs comptes, même appartenant à des établissements différents, simplifiant ainsi l’interaction avec chaque banque. La plupart des solutions de multibanking sont basées sur la norme internationale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), qui garantit un échange sécurisé des informations et des ordres de paiement entre les entreprises et les banques.
Les principales étapes pour la mise en œuvre du multibanking sont :
- Mise à jour du contrat avec la banque principale
La première étape consiste à contacter la banque principale pour demander l’activation du service multibanking. Il sera nécessaire de signer un avenant au contrat existant, autorisant la banque à agir comme gestionnaire de plusieurs comptes bancaires. - Signature des mandats avec les banques connectées
Pour chaque banque tierce que l’on souhaite connecter, il faut signer une autorisation permettant à la banque principale d’accéder aux informations des comptes concernés. - Activation technique et fourniture des identifiants
Une fois les étapes contractuelles terminées, il faut suivre les instructions techniques pour activer l’accès via API ou des outils tiers. Cela peut inclure la fourniture des identifiants ou l’activation de modes d’authentification spécifiques.
Une fois toutes les connexions bancaires établies, il est possible de télécharger les mouvements et données bancaires de manière centralisée, et de traiter les paiements à partir d’un seul outil. Bien que cela reste partiellement un processus manuel, le multibanking permet d’optimiser le temps et les ressources, en réduisant le nombre d’accès et en simplifiant la gestion globale.
Logiciel de Mammut Soft Computing AG
Une solution plus moderne et entièrement automatisée est offerte par le logiciel développé par Mammut Soft Computing AG. Ce système, une fois mis en œuvre, permet d’éliminer complètement le téléchargement manuel des fichiers bancaires, car l’enregistrement est effectué automatiquement dans un dossier défini lors de l’installation.
Le logiciel se concentre sur les interfaces d’échange de données entre les banques et les entreprises, offrant la connexion à de nombreuses banques dans le monde et récupérant de manière sécurisée et automatique les données bancaires dans les formats nécessaires. Ces données sont ensuite synchronisées automatiquement avec le logiciel comptable, rendant inutile l’intervention de l’utilisateur.
Les étapes à suivre pour commencer à utiliser le logiciel Mammut Soft Computing AG sont les suivantes :
- Choix de la solution
Selon les besoins, vous pouvez opter pour une solution cloud ou une installation locale, cette dernière étant une installation physique sur les appareils de l'utilisateur. - Configuration des connexions bancaires
Pour configurer et activer les connexions avec les banques, il est nécessaire de signer les contrats bancaires correspondants. Ces connexions (EBICS, SWIFT, API) permettent de télécharger les relevés de compte et d’envoyer des paiements. Mammut fournit une assistance pour l’activation auprès des banques. - Autorisation d’accès aux comptes
Le client, pour lequel la comptabilité est tenue, donne accès à ses données au fiduciaire afin que toutes les informations nécessaires soient disponibles. - Intégration avec le logiciel comptable/ERP
Le logiciel est connecté au système comptable ou de gestion interne pour l’exportation et l’importation automatiques des données bancaires.
La véritable valeur ajoutée du logiciel est la mise à jour constante de la comptabilité : les téléchargements automatisés depuis toutes les banques et la synchronisation directe avec le système comptable garantissent que les données sont toujours à jour et prêtes à l'emploi.
Importation et comptabilisation automatisée
Une fois que nous disposons des écritures, il est possible d’exploiter les différentes fonctionnalités offertes par Banana. Quelle que soit la méthode choisie pour télécharger les données bancaires, la fonction « Importer les écritures bancaires au format ISO 20022 (avancé) [BETA] » permet d’automatiser la mise à jour de la comptabilité en mode en partie double ou recettes/dépenses à l’aide des fichiers CAMT (052/053/054). Le programme lit les fichiers XML depuis un dossier défini, les enregistre dans une base de données locale, identifie les écritures nouvelles non encore enregistrées et les propose à l’importation, en évitant les doublons.
Une fois importées, les écritures bancaires sont automatiquement transformées en écritures comptables complètes grâce à nos règles de saisie automatique (plan Advanced), ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie. La comptabilité est ainsi réalisée de manière plus rapide, efficace et précise.
Boîte de dialogue importer mouvements
Le dialogue Importer mouvements est activé à partir du menu :
Contenu du dialogue
L'affichage des éléments de dialogue dépend du type de fichier importé :
- Mouvements sur compte unique et relevés bancaires
Tous les éléments sont affichés. - Mouvements de comptabilité en partie double ou autres
Les éléments suivants ne sont pas affichés :- Compte
- Contrepartie temporaire
- Appliquer les règles.
- Regroupement par facture
Cet élément n'est affiché que si le fichier d'importation contient du contenu dans la colonne DocInvoice.
Dialogue Importer Mouvements
Vient ensuite la boîte de dialogue qui permet d'intégrer les données dans les comptes.
Compte de destination
Cette option apparaît lorsque les données sont importées d'un relevé bancaire ou postal ou des mouvements d'entrée et de sortie d'un compte au format texte.
- Saisissez le numéro de compte bancaire de votre plan comptable, lié au relevé importé.
- S'il n'est pas renseigné, le programme saisit le compte [A] (Compte) afin de pouvoir dire s'il s'agit d'un mouvement de Débit ou de Crédit.
Sélectionner mouvements
Date début, Date fin
Indiquez la date de début et de fin de la période de reprise des entrées. Il est possible de sélectionner la période automatiquement en utilisant les cases appropriées sous les cases de date.
Ne pas importer si existe le même Référence externe, Date, Montant
Si l'option est activée, cette fonction permet de ne pas importer les mouvements déjà enregistrés, afin d'éviter un double enregistrement. Cette option ne peut être activée que si la colonne 'Réf. externe' est présente dans les mouvements (fichiers) à importer, sinon elle est désactivée.
Compléter les écritures avec
Compléter les valeurs automatiquement.
Cette option concerne la comptabilité avec TVA et multi-devises.
Si elle est activée, elle permet de compléter automatiquement les valeurs manquantes dans les écritures importées (par exemple, le taux de change dans le tableau Change).
Appliquer les règles (plan Advanced uniquement)
L'option n'est pas visible pour les importations de écritures en partie double.
Voir: Règles de auto-complétion des écritures
- Si cette option est activée, lorsque vous confirmez avec OK, le dialogue Appliquer les règles s'ouvre.
- Si vous n'avez pas activé cette option, vous pouvez également accéder aux Règles en émettant la commande du menu Actions → Écritures répétées→ Appliquer les règles....
- Cette option est activée par défaut s'il existe déjà des règles d'importation dans le tableau des écritures répétées
Compte de contrepartie temporaire
Option non visible pour les importations de mouvements à double entrée.
Un compte est indiqué qui sert à compléter la contrepartie de l'écriture. Le compte doit ensuite être remplacé par la contre-partie correcte, soit manuellement, soit à l'aide des règles pour un fonctionnement entièrement automatique.
Le programme propose par défaut le compte commenté [CA] (ContraAccount).
Une fois les entrées effectuées, il ne doit plus y avoir de mouvements utilisant le compte temporaire, sinon le système d'autocomplétion basé sur des règles ne fonctionnera pas.
Numéro document initial
Option non disponible pour les importations de écritures en partie double.
Il s'agit du numéro de document attribué au premier enregistrement parmi ceux importés.
Le numéro est incrémenté.
Regrouper les écritures par numéro de facture
Si le fichier d'importation contient des valeurs dans la colonne Facture DocInvoice, le dialogue contiendra également les options suivantes :
- Regrouper les écritures par numéro de facture
Dans ce cas, les lignes d'une même facture sont regroupées de manière à ce qu'il n'y ait qu'une seule entrée pour le même compte et le même code TVA (voir explication importer les données de la facture en anglais). - Compte de destination pour différences dans les soldes
Lors de l'utilisation des codes TVA, il est possible qu'il y ait des différences d'arrondi de quelques centièmes.
Dans ce cas, Banana Comptabilité crée pour chaque facture une écriture supplémentaire où enregistrer la différence.
Il faut évidemment veiller à ce que les données fournies pour l'importation s'équilibrent entre débit et crédit. Sinon, la ligne d'entrée contient la différence entre le débit et le crédit.
Modifier les écritures importés
Le programme crée des enregistrements et les ajoute à la fin du tableau des Ecritures.
Les écritures peuvent être modifiées ou supprimées.
Dans la comptabilité en partie double, le programme insère des symboles dans les colonnes CtDébit et CtCrédit et dans la comptabilité Recettes/Dépenses, dans les colonnes Comptes et Catégories.
Les symboles doivent être remplacés par le compte ou la catégorie appropriée.
- [A]
Ce symbole est affiché si aucun compte n'est indiqué dans le dialogue.
Au lieu du symbole [A], il faut saisir le compte dans le compte bancaire. - [CA]
Ce symbole indique que le compte de contrepartie doit être indiqué dans la cellule, afin que les opérations de débit compensent les opérations de débit.
Pour les lignes avec une seule contrepartie, la même ligne aura à la fois le compte ou le symbole de la contrepartie [A] et le symbole de la contrepartie [CA].
Pour les lignes avec plus d'une contrepartie, chaque ligne aura le symbole du compte ou de la contrepartie [CA]. Si le symbole [CA] n'était pas indiqué, il serait impossible de savoir si le mouvement est un mouvement de débit ou de crédit.
Importer fichier ISO20022
Banana Comptabilité Plus permet l'importation des transactions bancaires dans différents formats.
Le format ISO 20022 est une norme internationale qui devrait désormais être mis à disposition par toutes les banques européennes. Ce format peut également être appelé ISO xml, xml, camt.053, camt.054 ou autre. L'importation des transactions bancaires au format ISO 20022 est possible de deux manières :
Importation manuelle générique ISO 20022
Importation manuelle des transactions, un fichier à la fois - disponible avec le plan Professionnel.
- L'utilisateur télécharge le fichier ISO 20022 depuis sa banque et l'enregistre dans un dossier sur son ordinateur.
- Ensuite, depuis Banana, il importe manuellement ce fichier.
Cette importation est rendue possible grâce à l'extension Relevé bancaire Camt ISO 20022 Suisse (Banana+) pour la Suisse et un filtre générique distribué avec l'application pour les autres pays.
L'importation doit être répétée manuellement à chaque fois.
Importation avancée ISO 20022 [Beta]
Importation avancée des transactions depuis plusieurs fichiers simultanément - disponible avec le plan Avancé.
Cela accélère considérablement le travail car l'utilisateur n'a plus besoin de vérifier les périodes à importer.
- L'utilisateur définit un dossier contenant les fichiers ISO 20022 de différents comptes bancaires.
- Dans Banana, avec une commande, le programme avertit s'il y a de nouveaux mouvements à importer.
Cette nouvelle fonction d'importation avancée est rendue possible grâce à l'extension Swiss Camt ISO20022 Reader.
Exigences
- Utilisation de Banana Comptabilité Dev-Channel avec le plan Advanced
- Utilisation d'une comptabilité en Partie Double ou en Recettes et Dépenses.
Importer transactions bancaires au format ISO20022 (générique)
Banana Comptabilité Plus permet l'importation de transactions bancaires dans différents formats.
Le format ISO 20022 est un standard international pour la transmission de données financières qui devrait être disponible pour toutes les banques européennes. Ce format peut également être appelé ISO xml, xml, camt.053, camt.054, etc. Pour certaines banques, le format ISO 20022 peut ne pas être disponible par défaut mais doit être demandé. Le format ISO 20022 remplace l'ancienne norme MT940.
En important les données bancaires avec le format ISO20022, Banana Comptabilité Plus permet aussi de clôturer automatiquement les factures des clients.
La catégorie CAMT regroupe les formats utilisés pour l'envoi d'extraits de compte, de mouvements comptables et pour la confirmation de l'état du compte:
- camt052: Rapport comptable
- camt053 (y comprise la version 4): Extrait de compte
- camt054: Avis de débit ou de crédit
Aperçu du fichier ISO-20022
Banana Comptabilité Plus offre la possibilité de visualiser le contenu d'un camt en aperçu.
Importer des données dans la comptabilité courante
Notes techniques sur la conversion du fichier ISO 20022
Banana, en lisant le fichier, tente de s'adapter à la façon avec laquelle le fichier ISO 20022 a été préparé.
- Banana lit comme solde d'ouverture les codages similaires
- Banana lit comme solde de clôture les codages similaires
- Tous les mouvements contenus sont lus et transformés en mouvements
- Date d'opération (Date)
- Date devise
- Montant du mouvement (positif ou négatif)
- Libellé (pour l'instant, Banana assemble les diverses descriptions en un seul texte)
Dans l'avenir, on prévoit la possibilité d'extraire cette information plus précisément et d'indiquer d'autres colonnes où l'on pourra l'insérer. - Séparation en mouvements simples ou avec détails.
Pour ceux qui ont des détails, il y a une ligne pour le mouvement global et des lignes pour les différents mouvements individuels qui le composent.
Spécifications nationales
Chaque pays et/ou banque a la possibilité d'insérer des informations supplémentaires dans le fichier ISO 20022 en fonction de ses besoins. Banana Comptabilité offre un filtre générique distribué avec l'application et plusieurs filtres spécifiques au pays et/ou à la banque, distribués comme extension Banana. Pour importer ces informations supplémentaires dans votre comptabilité, vous devez installer et utiliser le filtre le plus spécifique à votre pays et/ou à votre banque (par exemple Extrait de compte Camt ISO 20022 Suisse (Banana+)).
Importer transactions bancaires au format ISO20022 (avancé) [BETA]
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de mettre à jour votre comptabilité en important automatiquement les transactions bancaires à partir de fichiers Camt (052, 053, 054). Grâce à cette innovation, vous pouvez :
- Accélérer l’ensemble du processus d’enregistrement des transactions.
- Réduire le risque d’erreurs manuelles.
- Éviter les doublons, car seules les transactions non encore présentes dans votre comptabilité sont importées.
Le programme lit les fichiers Camt dans un dossier sélectionné, en enregistre le contenu dans une base de données locale et détecte toutes les nouvelles transactions non encore comptabilisées. Celles-ci vous sont ensuite proposées pour l’importation dans votre comptabilité, ce qui simplifie considérablement la gestion financière. Une fois importées, vous pouvez tirer parti des règles d’auto-complétion pour optimiser davantage votre travail.
Cette fonctionnalité est actuellement en version BETA, disponible à des fins expérimentales avec Banana Accounting Plus (plan Advanced) en comptabilité en partie double ou en recettes & dépenses. Nous vous invitons à nous faire part de vos suggestions et de vos commentaires afin d’améliorer cette fonctionnalité.
Conditions préalables
- Utiliser Banana accounting Dev-Channel avec le plan Advanced.
- Utiliser une comptabilité en Partie Double ou en Recettes & Dépenses.
Préparation des Données
Avant de commencer l’importation, assurez-vous de remplir les conditions suivantes :
- Organisation des Fichiers Camt:
Créez un dossier dédié contenant tous les fichiers Camt (*.xml) que vous souhaitez importer dans votre comptabilité.
Vous pouvez organiser les fichiers dans le dossier comme vous le souhaitez, par exemple par exercice comptable ou par institution financière. - Autorisations d’Accès:
Assurez-vous que le dossier sélectionné soit accessible en lecture et en écriture par le programme, garantissant ainsi la sauvegarde correcte des données et des informations d’importation. - Paramétrage des IBAN:
Pour chaque compte dans la comptabilité, vérifiez que vous avez bien saisi l’IBAN dans la colonne ‘BankIban’ du tableau ‘Accounts’.- Si la colonne n’est pas présente, ajoutez-la via le menu : Outils → Ajouter/Supprimer une fonction → Ajouter colonnes Adresse au tableau Comptes .
- Saisissez l’IBAN en majuscules, sans espaces ni caractères spéciaux.
- Extension Swiss Camt ISO20022 Reader:
Installez l’extension Swiss Camt ISO 20022 Reader. Elle est nécessaire pour que le programme puisse interpréter correctement les fichiers Camt et démarrer le processus d’importation. Cette opération se fait via le menu Extensions > Gérer les extensions.
Première Utilisation
La première fois que vous utilisez la commande "Import bank transactions (Camt ISO20022)", disponible dans le menu Actions, le programme vous demandera de sélectionner le dossier contenant les fichiers Camt. Ce choix sera enregistré, de sorte que lors des importations suivantes, le programme utilisera automatiquement le même dossier sans demander à nouveau le chemin.
Notez que la première exécution peut prendre plus de temps. Le programme doit lire, traiter et enregistrer tous les fichiers du dossier, et analyser le contenu de chaque fichier. Pendant cette phase, une barre de progression affiche l’état actuel de l’opération, indiquant à la fois le pourcentage d’achèvement et le nombre de fichiers traités sur le total. Le même indicateur de progression est affiché lors de la lecture des fichiers dans le dossier et lors de l’ouverture et la lecture de leur contenu.
Lors des importations suivantes, le processus sera nettement plus rapide, car le programme ne lira et n’importera que le contenu des nouveaux fichiers, sachant déjà quelles données ont été précédemment enregistrées dans la base de données. Ainsi, les opérations futures nécessitent beaucoup moins de temps et garantissent un flux de travail plus fluide et plus efficace.
Traitement des Fichiers
Le traitement des fichiers Camt se déroule en deux phases distinctes :
- Lecture des Fichiers dans le Dossier :
Dans la première phase, le programme analyse le dossier sélectionné et identifie tous les fichiers présents, qu’il ajoute à la base de données interne. Pendant ce processus, une barre de progression indique le pourcentage de lecture effectué par rapport au nombre total de fichiers. - Lecture du Contenu des Fichiers :
Une fois la lecture des fichiers terminée, le programme passe à la deuxième phase : il ouvre les fichiers enregistrés dans la base de données, en lit le contenu et traite les données. Dans cette phase, une barre de progression spécifique est également affichée, indiquant clairement le pourcentage d’achèvement et le nombre de fichiers traités.
Si, pour une raison quelconque, l’un de ces processus est interrompu, le programme conserve les données déjà enregistrées. Lors de l’exécution suivante de l’importation, il reprendra automatiquement là où il s’était arrêté, sans avoir à tout recommencer. Cela garantit un flux de travail efficace et évite de répéter des étapes déjà complétées.
Boîte de Dialogue d’Importation des Transactions Bancaires
La boîte de dialogue d’importation fournit une vue d’ensemble des fichiers traités, des paramètres utilisés et des transactions à importer. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment, et les données seront recalculées immédiatement.
Onglet "Folder"
L’onglet “Folder” offre une vue globale de l’importation, en affichant le dossier actuellement sélectionné, les fichiers à traiter ainsi que certaines options pour filtrer le contenu.
- Select Folder:
Vous pouvez ici afficher et modifier le chemin du dossier de travail. Le programme vérifie constamment la validité du chemin sélectionné et, si le dossier n’existe pas ou n’est pas accessible, il affiche une erreur. - Renommer ou Déplacer le Dossier:
Si vous changez le nom ou l’emplacement du dossier, n’oubliez pas de mettre à jour le chemin dans cette boîte de dialogue. Le programme mémorise le dernier chemin utilisé et, s’il ne le trouve pas, affichera un avertissement. - Renommer les Fichiers dans le Dossier:
Vous pouvez renommer librement les fichiers dans le dossier ; le programme ne se base pas sur leur nom, mais sur leur contenu. Même si deux fichiers ont des noms différents mais un contenu identique, le programme les considérera comme des doublons et n’en importera qu’un seul. - Ignore Subfolders:
Par défaut, cette option est activée, ce qui vous permet d’exclure les fichiers situés dans les sous-dossiers. Cela est utile, par exemple, si vous ne souhaitez importer que les fichiers relatifs à la période comptable en cours, en évitant les données plus anciennes ou non pertinentes. Si vous désactivez cette option, tous les fichiers Camt présents dans les sous-répertoires seront inclus dans la base de données, quelle que soit leur date ou leur organisation. - Ignore Files Older Than...:
Si vous définissez une date dans ce champ, le programme n’analysera pas le contenu des fichiers antérieurs à cette date. Par défaut, les fichiers plus anciens que la date d’ouverture de la comptabilité sont enregistrés dans la base de données, mais non analysés. En ajustant cette date, vous pouvez affiner davantage le filtre temporel. Si vous entrez une date invalide, le programme la remplace automatiquement par la date actuelle. - Read All Files:
En cliquant sur ce bouton, vous forcez la relecture immédiate de tous les fichiers présents dans le dossier au lieu d’attendre la vérification quotidienne. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers et souhaitez les importer sans attendre la prochaine mise à jour automatique.
Onglet "Bank Accounts"
L’onglet “Bank Accounts” offre une vue détaillée de tous les comptes bancaires présents dans votre comptabilité. Pour chaque compte, le programme affiche à la fois des informations statiques (comme le solde actuel dans votre comptabilité) et des données dynamiques, mises à jour en fonction des derniers imports.
Informations Affichées pour Chaque Compte
- Accounting Balance:
Indique le montant actuel enregistré dans la comptabilité pour ce compte. - Last Bank Balance:
Affiche le dernier solde bancaire détecté directement à partir des fichiers Camt. Cela vous permet de comparer instantanément la valeur enregistrée dans votre comptabilité avec le solde réel de la banque. - New Transactions:
Indique le nombre de nouveaux mouvements détectés dans les fichiers Camt qui ne sont pas encore enregistrés dans la comptabilité. - Total New Transactions:
Montre la valeur monétaire totale des nouvelles transactions à importer pour ce compte, vous aidant ainsi à évaluer rapidement l’ampleur des opérations en attente. - Last Import:
Indique la date à laquelle le dossier a été entièrement lu pour la dernière fois, fournissant un repère temporel utile pour savoir quand a eu lieu la dernière mise à jour. - Status:
- Updated: Aucun nouveau mouvement à importer pour ce compte.
- New transactions: De nouveaux mouvements, non enregistrés, ont été trouvés, prêts à être importés dans la comptabilité.
Onglet "Transaction Details"
Dans l’onglet “Transaction Details”, vous trouverez toutes les opérations bancaires identifiées dans les fichiers Camt qui ne sont pas encore importées dans la comptabilité, regroupées par compte. Cette vue vous permet d’analyser rapidement les mouvements en attente, d’en vérifier la pertinence et de sélectionner ceux que vous souhaitez importer.
- Sélection des Transactions à Importer:
Vous pouvez exclure temporairement certaines transactions ou, si vous le souhaitez, toutes celles liées à un compte particulier en utilisant les cases à cocher. Les transactions exclues ne sont pas définitivement supprimées ; elles vous seront à nouveau proposées lors de la prochaine ouverture de la boîte de dialogue, vous permettant de réévaluer leur importation à tout moment. Actuellement, il n’est pas possible d’exclure définitivement une transaction. - Ne Considérer les Transactions qu’à Partir d’une Date Spécifique:
Pour réduire le nombre de mouvements affichés, vous pouvez définir une date à partir de laquelle considérer de nouvelles transactions pour l’importation. Par défaut, le programme utilise la date d’ouverture de la comptabilité. En définissant une date différente, il n’affichera que les opérations postérieures à ce jour, ignorant les précédentes. Cette fonction est particulièrement utile si, par le passé, des transactions ont été importées sans ID unique (colonne ExternalReference), comme c’est souvent le cas pour les importations de fichiers CSV. Dans de tels cas, il suffit de choisir une date postérieure à la dernière transaction enregistrée pour éviter de reproposer des mouvements antérieurs. Si vous entrez une date invalide, le programme la remplace automatiquement par la date actuelle. - Identification Unique des Transactions:
Les transactions issues de fichiers Camt (052, 053, 054) devraient toujours inclure un ID unique, conformément à la norme ISO20022. Cet identifiant permet au programme de déterminer avec précision quelles opérations ont déjà été importées et lesquelles sont nouvelles, réduisant ainsi le risque de doublons ou d’erreurs.
Onglet "Settings"
Settings Tab
Dans l’onglet “Settings”, vous pouvez gérer certains aspects avancés du processus d’importation, notamment la possibilité de restaurer l’état initial des données et de définir la méthode de reconnaissance des fichiers déjà traités.
- Delete Saved Data:
Cette fonction vous permet de supprimer toutes les données relatives aux importations précédentes, enregistrées dans la base de données interne. Une fois la suppression confirmée, vous serez automatiquement redirigé vers l’onglet “Folder”, où les valeurs par défaut seront restaurées.- New Import: Si vous souhaitez effectuer un nouvel import après avoir supprimé les données, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Read all files”.
- Limited Impact on Import Data: La suppression des données de la base interne n’affecte en rien les informations déjà présentes dans la comptabilité.
- Complete Database Removal: La commande disponible ici ne supprime que le contenu des tables de la base de données. Si vous souhaitez supprimer complètement la base de données, vous devez supprimer manuellement le fichier “*.db” dans le dossier sélectionné.
- Always Verify the Existence of Files Using Hashing:
Cette option vous permet de choisir comment le programme identifie les fichiers déjà traités :- Hashing (plus lent): Si vous sélectionnez cette option, le programme calculera un hash unique pour chaque fichier, garantissant une détection précise des doublons même si les noms ou les chemins changent. Cependant, cette méthode peut ralentir la lecture des fichiers.
- Vérifier Nom, Date et Taille (par défaut): Si la case n’est pas cochée, le programme se limite à comparer le nom du fichier (y compris le chemin), la date de création et la taille du fichier pour déterminer son unicité. Cette approche est plus rapide, mais peut être moins robuste dans les scénarios où les fichiers sont renommés tout en conservant le même contenu.
Modification du compte comptable associé à un IBAN
Il est possible de modifier le compte comptable associé à un IBAN directement dans le tableau Comptes.
Toutefois, si des mouvements ont déjà été importés par le passé pour ce même compte bancaire en utilisant un compte comptable différent, il est nécessaire de supprimer les données enregistrées dans la base de données.
Cette opération peut être effectuée depuis l’onglet Settings de la boîte de dialogue d’importation, à l’aide du bouton Supprimer les données enregistrées.
Ensuite, il est nécessaire de relire les données depuis le dossier en utilisant le bouton Lire tous les fichiers, disponible dans l’onglet Folder.
Cette procédure permet au programme de recréer correctement les associations entre l’IBAN et le compte comptable selon les nouveaux paramètres.
La suppression des données de la base de données n’a aucun impact sur les données déjà présentes dans la comptabilité.
Fichier de Base de Données
Le programme utilise une base de données SQLite pour stocker les données liées à l’importation. La première fois que vous activez cette fonction, si le dossier sélectionné est valide, un fichier de base de données (*.db) sera créé dans ce dossier.
Il est important de ne pas déplacer ni supprimer ce fichier, car le programme l’utilise comme référence pour toutes les opérations ultérieures. En cas de perte ou de suppression, le programme générera un nouveau fichier .db, vous obligeant à relire et retraiter tous les fichiers du dossier.
Que Contient la Base de Données ?
- Liste des Fichiers:
Tous les fichiers détectés dans le dossier sont enregistrés. Si vous avez choisi d’ignorer les sous-dossiers dans les paramètres, les fichiers qu’ils contiennent ne seront pas enregistrés. Cette option est activée par défaut. - Comptes Bancaires et Données Associées:
La base de données conserve les informations relatives aux comptes bancaires présents dans la comptabilité. Si ces données sont modifiées dans la comptabilité, la base de données les mettra à jour en conséquence. - Transactions Importées:
Les transactions trouvées dans les fichiers ouverts et lus sont enregistrées dans la base de données, vous permettant de les retraiter ou de les consulter ultérieurement sans avoir à relire les fichiers. - Historique des Importations:
Le programme enregistre qui a effectué les opérations d’importation, quand elles ont été réalisées et avec quelle version du logiciel, garantissant ainsi une traçabilité historique détaillée des activités.
Fichier de Journal (Log)
Pendant le processus d’importation, le programme génère un fichier de journal (log) permettant d’identifier et de diagnostiquer d’éventuels problèmes. En cas d’anomalies ou de comportements inattendus, ce fichier fournit des informations détaillées sur les opérations effectuées, aidant les développeurs à comprendre l’origine de l’erreur.
Si vous avez besoin d’aide pour localiser ou interpréter le fichier log, contactez notre équipe d’assistance ; elle vous guidera pas à pas pour trouver ce fichier dans votre répertoire actif.
Fonctions actuellement non disponibles
Ces fonctions, demandées par les utilisateurs, ne sont pas disponibles pour le moment :
- Extraction du numéro de facture client et du compte client à partir du numéro de référence QR
Pour cette fonctionnalité, il est recommandé d’utiliser l’extension dédiée : Extrait de compte Camt ISO 20022 Suisse (Banana+).
Dépannage
Si aucune transaction n’apparaît pour l’importation alors que vous avez correctement sélectionné le dossier, vérifiez les points suivants :
- Comptes Bancaires: Assurez-vous que les données relatives aux comptes bancaires (y compris les IBAN) dans le tableau “Accounts” sont complètes et correctes.
- Période Comptable: Vérifiez que la période comptable actuellement définie inclut les dates des transactions que vous souhaitez importer. Si les transactions se situent en dehors de la période définie, le programme ne les proposera pas à l’importation.
Si le problème persiste après ces vérifications, contactez notre support technique pour obtenir une assistance supplémentaire.
Importer mouvements (générique)
L'explication suivante se réfère à l'importation de données dans le tableau Écritures à partir de fichiers contenant des écritures de type double-entrée, de Banana Comptabilité ou d'autres formats.
L'importation des mouvements bancaires est similaire à l'importation de mouvements, mais elle est traitée séparément en détail sur la page appropriée.
Procédure pour l'importation
- À partir du menu Actions > Importer en Comptabilité > dans le champs Importer, sélectionner Écritures.
- Choisissez le type de fichier à importer
Voir explication qui suit. - Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier duquel vous désirez importer les mouvements.
- Définissez les paramètres selon les besoins.
Voir aussi : Importer en comptabilité
Après confirmation de OK, les données sont lues et le dialogue suivant s'affiche :
- Boîte de dialogue importer mouvements
Où des instructions doivent être données pour l'achèvement des lignes importées.
Importation à partir d'autres fichiers de Banana Comptabilité
En ce qui concerne le type de fichier à importer, le programme prévoit un certain nombre de prédispositions pour l'importation de données provenant d'autres fichiers de Banana Comptabilité :
- Importer les transactions des comptes de dépenses et recettes (*ac2)
Pour pouvoir importer les mouvements d'un fichier de comptabilité de recettes/dépenses dans un fichier de comptabilité en partie double, il est nécessaire que les comptes et les catégories de la comptabilité de recettes/dépenses correspondent aux comptes de la comptabilité en partie double. - Importer des mouvements depuis le Cash Manager (*ac2)
Voir page Importer mouvements de la caisse. - Importer des écritures à partir d'une comptabilité en partie double (*ac2)
Pour importer les écritures d'un fichier de comptabilité en partie double dans un autre fichier de comptabilité en partie double, les comptes doivent correspondre. - Importer le registre des actifs amortissables
Importe les écritures du fichier .ac2 du registre des actifs amortissables.
Importer fichiers TXT/CSV
Ce format doit être utilisé pour exporter les données d'un autre logiciel, qui fournit un format d'exportation compatible avec celui requis par Banana Comptabilité. Voir les informations sur le lien suivant :
Importer des extraits de compte avec des extensions d'importation
Les Extensions d'importation sont des programmes supplémentaires qui doivent être installés par l'utilisateur et qui convertissent les données à importer dans Banana Comptabilité.
Il existe des extensions permettant d'importer des relevés bancaires de diverses banques, des cartes de crédit et d'autres formats.
Ces extensions ne fonctionnent qu'avec le plan Advanced. Tous les anciens filtres seront mis à jour au fil du temps et les nouvelles versions ne seront utilisables que par les détenteurs du plan Advanced.
Recherchez et installez une extension :
- Cliquez sur Gérer Extensions
- Choisissez Importation.
- Naviguez jusqu'à l'extension souhaitée et cliquez sur Installer.
- Si le bouton Paramètres apparaît, cela signifie que cette extension possède des paramètres que vous pouvez personnaliser.
Une fois l'extension installée, elle apparaît dans la liste des types disponibles, directement dans le menu Extensions, et vous pouvez la choisir pour l'importer.
Importer mouvements de Cash Manager
Les mouvements de la caisse peuvent être gérés séparément du fichier comptable principal à l'aide du Cash Manager. A intervalles réguliers, les mouvements sont importés dans le fichier comptable principal, en les regroupant selon une période sélectionnée.
Dans ce cas, vous avez deux fichiers distincts :
- un fichier contient toutes les données de la comptabilité générale (y compris le compte caisse)
- un deuxième fichier contient seulement les données de la caisse.
Afin de pouvoir intégrer les données de la caisse dans la comptabilité principale, un lien doit être établi entre la comptabilité principale et le fichier Cash Manager.
Il existe deux façons différentes de créer le lien :
- Dans le fichier Cash Manager, attribuez aux catégories les mêmes numéros des comptes de la comotabilité principale (comptabilité en partie double ou comptabilité dépenses/recettes).
- Dans le fichier Cash Manager, reportez dans la colonne Catégorie2 (tableau Catégories) les comptes correspondants de la comptabilité principale.
Si la colonne Catégorie2 n'est pas présente, il faut l'afficher à l'aide du Menu Données → Organiser colonnes.
Paramétrage du compte d'attente pour les versements
Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité, certains réglages sont nécessaires pour qu'il n'y ait pas de dédoublements d'écritures comptables pour les opérations de versement entre le compte de caisse dans le système comptable principal et les opérations importées du fichier Cash Manager.
Dans le fichier de la Comptabilité principale :
- Dans le tableau Comptes, dans le groupe des Actifs, insérez le Compte d'attente.
Dans le fichier Cash Manager :
- Dans le tableau Catégories, colonne Catégorie, dans le groupe Recettes, insérez, comme catégorie pour les versements du compte bancaire ou postal, le Compte d'attente (le même numéro que celui défini dans la Comptabilité principale).
- Alternativement, dans le tableau Catégories, colonne Catégorie2 dans le groupe Recettes, insérez le Compte d'attente. Dans ce cas, une catégorie est définie dans la colonne Catégorie pour déterminer les versements de la banque. Le compte d'attente, qui se trouve dans la colonne Catégorie2, crée le lien lors de l'importation des écritures dans le fichier de la comptable principal.
Versements du compte bancaire à la caisse
Chaque fois qu'un versement est effectué du compte bancaire vers la caisse, le mouvement est enregistré à la fois dans le fichier comptable principal et dans le fichier de la caisse. Afin d'éviter le dédoublement des écritures comptables, lors de l'importation des données de la caisse, le compte d'attente est utilisé.
- Dans le fichier de la caisse, l'entrée des fonds est enregistrée, en utilisant le compte d'attente comme catégorie, ou alternativement la catégorie pour les versements du compte bancaire, si le compte d'attente a été défini dans la colonne Catégorie2.
- Dans le fichier de la comptabilité principale, vous enregistrez la sortie de fonds, avec le compte bancaire comme crédit et le compte d'attente comme débit.
Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité principale, le compte d'attente est remis à zéro.
Importer les données de la caisse
- Ouvrir le fichier de la comptabilité principale
- Cliquer sur le Menu Actions → Importer en comptabilité
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, du menu déroulant Importer → sélectionner Écritures → Mouvements livre de caisse (*.ac2)
- À l'aide du bouton Parcourir, sélectionner le fichier du Cash Manager
Les explications de cette fenêtre sont disponibles dans la leçon précédente Importer en comptabilité
Dans la comptabilité
Compte de destination
Il faut sélectionner le numéro de compte de la caisse, présent dans la Comptabilité en partie double ou dans la Comptabilité dépenses/recettes, où les mouvements doivent être importés.
Numéro document initial
Il est possible de saisir un numéro de document initial qui sera attribué à la première écriture importée. Dans les écritures suivantes, le programme attribue automatiquement un numéro progressif, à partir du numéro initial introduit.
Si vous ne souhaitez pas attribuer automatiquement le numéro progressif, laissez la case vide.
Sélectionner mouvements
Date début / Date fin (incluse)
Spécifier la date initiale et la date finale de la période à laquelle les mouvements importés se réfèrent.
Groupement mouvements
En activant une des options, vous pouvez choisir comment les mouvements de la période doivent être regroupés:
- Pas de regroupement périodique
Toutes les lignes sont importées, avec les contenus respectifs des colonnes. Le numéro de la Pièce , présent dans la colonne correspondante du fichier de la caisse, est aussi importé. - Si dans la comptabilité vous désirez utiliser une numérotation différente, tout en voulant conserver le document original du livre caisse, il faut insérer dans le Cash Manager le numéro de la Pièce dans la colonne DocProtocole.
- Mensuel - regroupe les mouvements par mois.
- Trimestriel - regroupe les mouvements par trimestre.
- Semestriel - regroupe les mouvements par semestre.
- Annuel - regroupe les mouvements par année.
Une écriture par compte
Si plusieurs catégories sont regroupées dans un compte unique de la comptabilité, et que vous désirez des écritures séparées pour chaque catégorie, il faut activer cette case; le programme crée alors des écritures pour chaque catégorie. Quand vous utilisez des codes TVA, non seulement des écritures par catégorie sont créées, mais aussi par codes TVA différents pour la même catégorie.
Note
S'il s’agit d’une comptabilité avec TVA, les calculs de la TVA peuvent résulter légèrement différents. Si les montants des écritures sont insérés en net, le solde de la caisse peut aussi être différent à cause des différences d’arrondi.
Le fichier de la comptabilité est mis à jour avec les données de la caisse.
Importer mouvements Paypal
Sur la page internet filter for Paypal transaction, vour trouvez de l'information sur la nouvelle fonction qui permet de directement importer les opérations Paypal dans votre fichier Banana comptabilité existant (en bas).
Nous avons également préparé des modèles prédéfinis pour la comptabilité en partie double ou la comptabilité multi-devise, pour y jeter un coup d'oeil comme exemple ou pour les utiliser comme fichier séparé seulement pour y enregistrer les écritures Paypal.
Vous trouvez des informations sur tous les types de filtres sur la page Import filters.
Toutes les informations et les modèles se trouvent dans la documentation sur Paypal en langue Anglais.
- Filtre pour importer les mouvements Paypal (Anglais) - comment procéder
- Exemples pour la comptabilité en partie double
- Exemples pour la comptabilité multi-devise
Pour en savoir plus:
Importer comptes
Cette commande importe les comptes d'un fichier de Comptabilité en partie double ou d'une Comptabilité dépenses / recettes (*.ac2) ou de texte (*.txt),en les intégrant automatiquement dans le plan comptable courant.
Pour importer des comptes à partir d'un autre fichier, procéder comme suit :
- À partir du menu Actions → Importer en comptabilité → dans la case Importer, sélectionner Comptes.
- Sélectionner le type de fichier *.ac2 ou fichier texte pour importer les comptes.
- Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier à partir duquel vous voulez importer les comptes.
Les comptes ou catégories peuvent être repris dans la comptabilité courante en activant les options suivantes :
Options
Importer aussi Centres de Coût
Si il y auraient des centres de coût, ceux-ci seront repris.
Ajouter comptes inexistants
Si elle est activée, cette option permet d'ajouter tous les nouveaux comptes au plan comptable.
Remplacer libellé
Quand on importe des comptes déjà existants, mais avec une description différente, la description du compte existant est remplacée par celle du compte importé.
Remplacer solde d'ouverture
Quand on importe des comptes déjà existants, mais avec un solde initial différent, le solde d'ouverture du compte existant est remplacé par celui du compte importé.
Importer codes TVA
Cette fonction n'est présente que dans la Comptabilité avec TVA et permet d'importer les codes TVA dans les fichiers du type :
- Fichier de comptabilité (*.ac2)
- Fichier de texte avec en-têtes des colonnes (fichier de texte *.txt).
Importation à partir d'un fichier comptable
Si vous gérez plusieurs comptabilités et que vous utilisez des codes TVA personnalisés, vous pouvez préparer le tableau des codes TVA et l'importer ensuite dans vos autres fichiers.
- Préparer le tableau Codes TVA dans votre fichier comptable.
- Commande Actions > Importer dans la comptabilité > Codes TVA
- Choisissez le nom du fichier contenant le tableau des codes TVA mis à jour.
- Choisissez remplacer toutes les lignes.
Options d'importation du code TVA
Lors de l'importation à partir d'un autre fichier, plusieurs possibilités s'offrent à vous.
Ajouter de nouveaux codes et de nouveaux groupes
Si cette option est choisie, de nouveaux codes sont ajoutés et les codes existants sont conservés.
Remplacer toutes les lignes
Si cette option est choisie, tous les codes TVA existants sont remplacés par les codes TVA importés.
Cette option doit être choisie si vous souhaitez restaurer tous les codes TVA.
Message Compte TVA non trouvé
Si le message Compte TVA non trouvé apparaît, le compte TVA doit être introduit automatiquement dans le menu Fichier > Propriétés fichier > Section TVA.
Importation des codes TVA suisses prédéfinis
Cette procédure montre comment importer les codes TVA du modèle avec les codes TVA 2024 par défaut, qui contiennent à la fois les taux 2024 (TVA 8,1 %) et 2018 (TVA 7,7 %).
Voir aussi la page Codes TVA suisse
- Cliquer sur les menu Actions > Importer en Comptabilité.
- Sélectionner Codes TVA
- Sélectionner Suisse: Nouveaux Taux TVA 2024 : le fichier contenant les nouveaux codes TVA 2024 apparaîtra automatiquement dans la case ci-dessous.
Si les codes TVA proviennent d'un autre pays, sélectionner le fichier contenant les codes TVA en vigueur selon votre pays. - Confirmer en cliquant sur le bouton OK.
- Ensuite la fenêtre suivante s'affiche
Documentation Gestion TVA
Pour plus d'informations, voir notre page Gestion TVA.
Importer fichier
La fonction permet d'importer les données d'un autre fichier de Banana Comptabilité du même type.
Pour importer des données à partir d'un fichier de Banana Comptabilité, procédez comme suit :
- À partir du menu Actions → Importer en comptabilité → dans le champ Importer, sélectionner Fichier.
- Sélectionner le type de fichier *.ac2 pour importer les données.
- Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier à partir duquel vous voulez importer les données.
Ensuite, une fenêtre de dialogue propose diverses options pour déterminer les données à importer du fichier.
Fichier d'origine
Il s'agit du fichier duquel les données sont reprises.
Fichier de destination
Il s'agit du fichier qui reçoit les données.
Options
Importer mouvements
Toutes les lignes du tableau Écritures, présentes dans le fichier d'origine, sont importées.
Importer écritures répétées
Toutes les lignes du tableau Écritures répétées, présentes dans le fichier d'origine, sont importées.
Importer mouvements budget
Toutes les lignes du tableau Budget, présentes dans le fichier d'origine, sont importées.
Remplacer les montants dans le tableau Comptes
Les montants de la colonne Ouverture, Budget et Précédents du tableau Comptes du fichier de destination sont supprimés et remplacés par les montants présents dans le fichier d'origine.
Les comptes doivent correspondre, grâce aux numéros de compte correspondants, ou quand il s'agit d'un remplacement, utiliser l'option Convertir les numéros de compte.
Remplacer les Propriétés fichier (Données de base)
Les données des Propriétés fichier du fichier de destination sont remplacés par ceux du fichier d'origine.
Convertir les numéros de compte
En utilisant cette fonction, les numéros de comptes importés sont remplacés avec ceux qui sont indiqués dans la colonne alternative.
Si l'on utilise cette fonction, il faut aussi spécifier la colonne dans laquelle les numéros de compte sont indiqués, à savoir ceux qui doivent être utilisés pour l'importation et qui remplacent les numéros de compte existants.
À côté du numéro de compte, il doit y avoir une colonne qui indique quel est le numéro alternatif qui doit être utilisé dans l'importation.
Si aucune combinaison est spécifiée, le numéro de compte original, présent dans le fichier d'origine, est utilisé.
- Les combinaisons des comptes se trouvent dans le fichier d'origine
On utilise cette option quand, par exemple, on tient la comptabilité d'un pays avec une numérotation spécifique, et qu'ensuite, on désire régulièrement importer les mouvements dans une comptabilité avec une numérotation différente dans le plan comptable.- Dans le plan des comptes, une nouvelle colonne de texte doit être ajoutée (Commande Organiser colonnes)
- Pour chaque compte, indiquer dans le tableau le numéro de compte de destination.
- Les combinaisons des comptes se trouvent dans le fichier destination
Cette option est utile quand, par exemple, on veut passer à un nouveau plan comptable avec une nouvelle numérotation et de nouveaux regroupements.- On crée un nouveau fichier de comptabilité avec un nouveau plan comptable.
- Dans le plan comptable, on ajoute une colonne où on insère la combinaison des comptes (Commande Organiser colonnes).
- Dans cette colonne, indiquer les numéros de compte du tableau d'origine.
Séparez les comptes avec un point-virgule "1000;1001" pour indiquer que dans ce compte, plusieurs comptes doivent être regroupés.
- Colonne contenante les combinaisons (tableau Comptes)
Celle-ci est la colonne ajoutée où les combinaisons des comptes doivent être insérées.
Cette option est utilisée lors du passage d'un plan comptable à un autre et lors de la conversion des comptes d'une numérotation à une autre.
Pour plus d'informations sur la conversion du plan comptable, voir la page sur la migration des données comptables vers les nouveaux plans.
Résultat et possibles erreurs
Le programme reprend toutes les données de la comptabilité précédente, convertissant les numéros de compte.
Si le programme indique des erreurs (absence de comptes ou autres), il faudra probablement annuler l'opération d'importation, compléter les combinaisons et ensuite répéter l'opération d'importation.
Le programme, à cause du fait qu'il y a des plans de comptes différents, ne peut plus faire des vérifications automatiques pour assurer que toutes les données ont été importées et regroupées correctement.
Il est donc important de contrôler le résultat manuellement, en vérifiant que les totaux du bilan et du compte de résultat soient corrects.
Options avancées pour l'importation
Pour d'autres exigences de conversion, plus complexes, nous faisons référence aux scripts qui permettent d'entièrement personnaliser l'importation et la conversion.
Importer changes
Cette option est uniquement disponible dans la Comptabilité en partie double multidevise. Permet d'importer les changes à partir du tableau changes d'un autre fichier.
Pour importer des données à partir d'un fichier de Banana Comptabilité, procédez comme suit :
- À partir du menu Actions > Importer en comptabilité > dans le champ Importer, sélectionner Changes.
- Sélectionner le type de fichier *.ac2 pour importer les données.
- Avec le bouton Parcourir, choisissez le fichier à partir duquel vous voulez importer les données.
Note:
L'archive changes est un fichier qui présente seulement le tableau Changes, où les changes qui se réfèrent à des dates spécifiques sont mémorisés.
Ensuite, une fenêtre avec des options s'ouvre :
Choisir date
La fenêtre énumère les dates avec les taux de change récemment utilisés. Si vous sélectionnez une date, le programme reprend les taux de change utilisés à cette date.
Remplacer changes
Si cette option est activée, toutes les lignes des changes du tableau Changes seront remplacées par des lignes importées.
Ajouter lignes
Si cette option est activée, seules les lignes de changes avec des valeurs différentes sont mises à jour dans le tableau Changes.
Importation avancée des écritures bancaires (version Beta)
La nouvelle fonctionnalité permet de mettre à jour la comptabilité en important automatiquement les écritures bancaires à partir de fichiers Camt (052, 053 et 054). Le programme lit les fichiers présents dans un dossier dédié, identifie les nouvelles écritures et propose à chaque fois l'importation des écritures qui n'ont pas encore été enregistrées.
- Cette fonctionnalité est disponible dans la Dev Channel, en version Beta.
- Il est nécessaire d'installer l'extension Swiss Camt ISO20022 Reader et d'associer correctement les IBAN aux comptes comptables.
Fonctionnement
- Téléchargez le fichier Camt de votre banque.
- Ouvrez le dossier contenant les fichiers Camt et sélectionnez-le.
- Le programme lit et traite les fichiers, puis enregistre leurs informations dans une base de données locale.
- Il reconnaît automatiquement les nouvelles écritures grâce aux identifiants uniques prévus par la norme ISO 20022.
Il ne propose que les écritures qui n'ont pas encore été enregistrées. - Après l'importation, vous pouvez compléter automatiquement les écritures en utilisant les Règles de Banana Comptabilité.
Vous trouverez davantage d'informations sur la page Importation ISO20022 avancée.
Principaux avantages
Cette fonctionnalité propose des options d'importation avancées et, grâce à des paramètres beaucoup plus détaillés, les écritures bancaires sont lues et importées immédiatement, prêtes à être comptabilisées, y compris avec l'utilisation des Règles.
Vous bénéficierez des avantages suivants :
- Gain de temps : votre comptabilité est toujours à jour dans les meilleurs délais.
- Moins d'erreurs manuelles : toutes les écritures sont importées exactement telles qu'elles apparaissent sur votre relevé bancaire, ce qui réduit les erreurs.
- Aucun doublon : seules les écritures qui ne sont pas encore présentes dans votre comptabilité sont importées.
- Importations toujours plus rapides : après le premier traitement, le programme analyse uniquement les nouveaux fichiers ajoutés.
- Meilleur contrôle : avant l'importation, vous pouvez vérifier, filtrer et sélectionner les écritures à enregistrer.
- Comparaison immédiate avec la banque : pour chaque compte, le solde comptable, le solde bancaire ainsi que le nombre et le montant des nouvelles écritures sont affichés.
- Intégration avec les Règles de complétion : après l'importation, vous pouvez appliquer les Règles automatiques de Banana Comptabilité afin de compléter rapidement les écritures.
- Traçabilité des opérations : la base de données locale conserve l'historique des importations et le programme génère des fichiers journaux utiles pour les vérifications ou l'assistance.
Automatisation
Importer et compléter des mouvements bancaires
Il s'agit de la fonctionnalité qui vous permet de tenir la comptabilité rapidement :
- Importer des mouvements bancaires dans la comptabilité
Le programme crée les entrées avec la date, la description, le montant, le compte et le taux de change. Les données supplémentaires telles que la contrepartie doivent être complétées à la main.
Les formats standard, tels que l'ISO 20022 ou le TXT, sont inclus dans le plan Professional ; d'autres formats nécessitent le plan Advanced. - Compléter automatiquement les écritures grâce aux règles (plan Advanced)
Vous pouvez définir des règles d'auto-complétion pour importer les transactions, y compris la contrepartie, le code TVA, les centres de coûts et les autres informations que vous avez spécifiées.
Vous pouvez toujours modifier et compléter les écritures plus avant.
Formats d'importation des mouvements bancaires
- Banana Comptabilité Plus lit les transactions dans différents formats. Voir la page Importer mouvements
- Grâce aux Extensions d'importation personnalisées, vous pouvez importer des données provenant de divers relevés bancaires et d'autres programmes standard. Certaines extensions ne sont disponibles que dans le plan Advanced.
Autres commandes d'importation de données
Banana Comptabilité Plus dispose de plusieurs modes d'importation de données :
Achèvement manuel et importation d'annulation
Une fois que les mouvements ou autres données ont été importés, vous pouvez facilement les compléter et les modifier. Cela permet d'automatiser très facilement les processus, car en cas d'exception imprévue, vous pouvez modifier les données directement.
Comme toutes les commandes, la commande d'importation peut également être remplacée. Vous pouvez donc facilement essayer d'importer les données et voir si cela fonctionne comme prévu. Si vous n'avez pas choisi le bon format ou si vous n'avez pas réglé les paramètres correctement, il suffit d'annuler l'importation et de recommencer.
Liens utiles
Règles pour l’auto-complétion des écritures importées
L'Intelligence Artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les systèmes d'automatisation. En collaboration avec nos utilisateurs, nous avons développé un système de complétion automatique des enregistrements importés basé sur des règles prédéfinies.
Cette fonctionnalité automatise et simplifie le processus d'enregistrement comptable, permettant de gagner du temps et de réduire les erreurs dans la saisie des données.
Les Règles sont des enregistrements prédéfinis qui contiennent toutes les informations nécessaires pour compléter automatiquement les opérations comptables de manière précise et rapide.
Vous trouverez ci-dessous la vidéo introductive des Règles, ainsi que les vidéos expliquant les différentes méthodes de création des Règles :
- ▶ Video: Importer et compléter les écritures en automatique (introduction) - 0'55"
- ▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer les règles) - 7'26"
- ▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importés (table Ecritures répétées) - 5'54"
Pour pouvoir utiliser les Règles de complétion automatique, le plan Advanced et la version 10.1 ou supérieure de Banana Comptabilité Plus sont nécessaire.
Qu'est-ce que sont les Règles ?
Les Règles sont des lignes d'enregistrements prédéfinis, qui contiennent des informations utiles au programme pour :
- Identifier les écritures importés à compléter
Si vous entrez "Swisscom" dans la colonne Libellé, la règle sera appliquée aux écritures importés qui contiennent le texte "Swisscom" dans la description. - Indiquer les éléments pour compléter l'écritures
- Dans la colonne Compte Débit, entrez le compte " "Frais téléphoniques".
- Dans la colonne TVA, entrez le code "I81".
Les règles de complétion sont enregistrées dans le tableau Écritures répétées. Vous pouvez les insérer et les modifier directement dans le tableau ou utiliser le dialogue Ajouter/Modifier règles, lors de l'application des règles.
A quoi servent les Règles ?
Normalement, lorsque vous importez les mouvements bancaires dans le tableau des Enregistrements, vous devez compléter manuellement les enregistrements en insérant la contrepartie Débit ou Crédit, le code TVA, les Centres de coûts ou d'autres informations.
Exemple : lorsque vous importez un mouvement sortant indiquant un paiement à la société "Swisscom", vous devrez compléter la colonne Compte Débit avec "Frais téléphoniques" et la colonne Code TVA avec "I81".
Avec la création des Règles, les mouvements importés sont automatiquement insérés et complétés par le programme, sans aucune saisie manuelle.
Selon la méthode utilisée pour créer les règles, celles-ci peuvent être créées avant ou pendant l'importation. Une fois créées, les Règles s'appliquent également à toutes les importations suivantes.
Procédure de travail
- Importez les mouvements bancaires
Le programme crée les lignes d'enregistrement avec la date, la description, le montant, le compte, le numéro du document, les taux de change. - Créez la règle avec l'une des méthodes prévues.
- Dans le tableau Écritures, le programme complète automatiquement tous les mouvements importés, en ajoutant la contrepartie, les codes TVA, les centres de coûts et d'autres informations.
- Dans le tableau Ecritures répétées, le programme enregistre les écritures avec les Règles.
Nous avons créé un système qui offre différentes méthodes pour la création des Règles. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux :
- Règles depuis le tableau Écritures
- Règles depuis le tableau Ecritures Répétées
- Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer les règles
Les avantages du système de complétion sont immédiatement évidents :
- Vous complétez les enregistrements en quelques secondes.
- Contrôle et précision élevés.
- Vous évitez les erreurs et les oublis.
- Vous pouvez facilement déléguer l'importation des données comptables.
- Vous pouvez voir comment certains mouvements ont été enregistrés.
- Le réviseur peut définir comment enregistrer certaines opérations.
- Fonctionnement immédiat, même sans une base de données d'apprentissage.
- Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des règles à tout moment.
Lorsque vous créez le fichier de la nouvelle année depuis le menu Actions > Créer nouvelle année, toutes les Règles présentes dans le tableau des Enregistrements récurrents sont reprises et insérées dans le nouveau fichier.
Lorsque vous importez les mouvements depuis le relevé bancaire, les Règles sont immédiatement appliquées.
Vous pouvez ajouter de nouvelles Règles et adapter celles existantes aux nouvelles nécessités, comme par exemple un changement de taux de TVA, l'ajout ou la suppression de comptes.
Copier les Règles d'un fichier à l'autre
Lorsque vous créez un nouveau fichier, vous pouvez copier les règles d'un fichier à l'autre à partir du tableau Ecritures répétées :
- Allez dans le tableau des Écritures répétées.
Vérifiez que la disposition des colonnes est identique dans les deux fichiers. - Sélectionnez les lignes des Règles que vous souhaitez copier.
- Copiez les lignes via le menu Modifier > Copier les lignes, ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + C.
- Collez les lignes copiées dans le tableau des Écritures répétées du nouveau fichier via le menu Modifier > Insérer lignes copiées, ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + V.
Règle vs.
L'Intelligence Artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les systèmes d'automatisation.
En collaboration avec nos utilisateurs, nous avons développé un système pour l'achèvement automatique des écritures importées basé sur des Règles.
Nous pensons que c'est une approche beaucoup plus efficace car :
Les règles suivent une logique déterministe, tandis que l'Intelligence Artificielle utilise une approche probabiliste qui comporte une série de risques en matière comptable et fiscale.
Les règles offrent un très haut niveau de contrôle et de précision.
Par exemple, les paiements effectués aux compagnies d'assurance peuvent être attribués avec précision à un compte sur la base du numéro de contrat.Toutes les règles constituent une précieuse base de connaissances.
Elles sont listées dans le tableau "Écritures récurrentes", peuvent être facilement modifiées (par exemple en cas de changement de TVA) et servent d'outil de référence et de contrôle. Tu peux ainsi :Si tu ne te souviens pas, voir comment certaines opérations ont été enregistrées.
Expliquer aux personnes en charge de la comptabilité comment enregistrer les différentes opérations.
Définir pour le réviseur comment certaines opérations doivent être enregistrées.
Adapter les règles en cas de modification des codes TVA ou d'ajout ou de suppression de comptes, centres de coûts ou autres éléments.
Supprimer les règles qui ne sont plus applicables.
Copier et coller les règles dans une autre comptabilité et les adapter aux besoins spécifiques.
Elles ne nécessitent aucune phase d'apprentissage et fonctionnent parfaitement même pour des paiements qui n'ont lieu qu'une fois ou quelques fois par an.
Les règles peuvent être immédiatement adaptées aux changements de réglementation. L'Intelligence Artificielle, en revanche, apprend du passé et tend donc à répéter les actions passées, même si la situation a changé.
Fonctionnalités non disponibles pour le moment
Ces fonctions, bien que demandées par certains utilisateurs, ne sont actuellement pas disponibles :
- Possibilité de modifier le texte de l'enregistrement pour le raccourcir et le simplifier.
- Pour les écritures multi-lignes, possibilité d'utiliser des formules qui calculent les montants en fonction du montant de l'enregistrement importé.
- Possibilité d'appliquer une règle en fonction de la date de l'enregistrement (condition : colonne Date).
Comment fonctionnent les règles de complétion des écritures importés
Voici la procédure de fonctionnement des Règles et comment elles sont appliquées.
Le processus peut être résumé en trois étapes :
- Importer les mouvements bancaires dans le tableau Écritures.
- Créer les règles
- Appliquer les règles pour le complétion automatique des ècritures.
1. Importation des relevés bancaires
Lorsque les mouvements bancaires sont importés, le programme insère un compte de contrepartie temporaire [CA].
En général, le complétion des contreparties doit être effectué manuellement pour chaque enregistrement.
Dans l'exemple ci-dessous, dans le tableau Écritures, on peut voir que :
- (1) - Les cellules ont la même contrepartie temporaire, liée à la vente via Twint.
- (2) - La cellule a une contrepartie temporaire liée aux dépenses mensuelles de mai.
- (3) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux dépenses téléphoniques Swisscom.
- (4) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux frais d'assurance, numéro de police 892-948.
- (5) - La cellule a une contrepartie temporaire, liée aux frais d'assurance, numéro de police 987-650.
2. Créer les Règles
Les Règles servent à compléter automatiquement toutes les contreparties temporaires des enregistrements importés, en ajoutant également des codes TVA, des centres de coûts, des liens et d'autres informations.
Les règles sont des écritures modèles déjà complétés, présents dans le tableau des Écritures répétées, où :
- La colonne Libellé contient le texte (un ou plusieurs mots-clés) que l'enregistrement importé doit contenir.
- Les colonnes Compte Débit et Compte Crédit contiennent la contrepartie qui remplacera celle temporaire.
Nous avons créé un système qui offre différentes méthodes pour la création des Règles :
- Règles depuis le tableau Écritures
- Règles depuis le tableau Ecritures Répétées
- Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer les règles
Dans l'exemple, dans le tableau des Écritures répétées, une règle a été créée pour les mouvements suivants :
- (1) - Pour les mouvements "Twint", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Sales". Le code TVA a également été ajouté.
- (2) - Pour le mouvement "Interac Electronics", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Goods". Le code TVA a également été ajouté.
- (3) - Pour le mouvement "Swisscom", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Admin".
- (4) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "892-948", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Insurance Health".
- (5) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "987-650", la règle remplace la contrepartie temporaire par le compte "Insurance Car".
Important : lorsqu’il y a un numéro de contrat, un numéro de police, un numéro de client, etc., il est recommandé d’ajouter un « + » devant la règle. Le « + » permet à la règle de rechercher les mots individuels (ou les séries de chiffres) indépendamment de leur position dans la description de l’écriture importée.
3. Appliquer les Règles pour le complétion automatique (Résultat)
Dans le tableau Écritures, le programme complète les enregistrements importés en ajoutant le compte de contrepartie, le code TVA, etc., quel que soit le méthode utilisée pour la création des Règles.
Dans l'exemple, dans le tableau Écritures , les mouvements importés ont été complétés automatiquement :
- (1) - Pour les mouvements "Twint", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Sales", et complétée avec le code TVA.
- (2) - Pour le mouvement "Interac Electronics", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Goods", et complétée avec le code TVA.
- (3) - Pour le mouvement "Swisscom", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Admin".
- (4) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "892-948", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Insurance Health"
- (5) - Pour le mouvement "Best insurance" avec le numéro de police "987-650", la contrepartie temporaire a été remplacée par le compte "Insurance Car".
De plus, le programme reconnaît les enregistrements avec le code TVA et complète toutes les colonnes liées à la TVA (compte TVA et montants).
Créer les Règles depuis le dialogue Appliquer Règles
Un des méthodes prévues pour créer les Règles est depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles. Les principaux avantages sont les suivants :
- Vous voyez tous les mouvements importés.
- Les mouvements importés sont divisés en mouvements entrants et mouvements sortants, avec Règles et sans Règles.
- Pour chaque groupe de mouvements similaires, la Règle appliquée est affichée en gras.
- Les règles en doublon ou en conflit sont signalées.
- Vous pouvez ajouter de nouvelles règles et modifier ou supprimer celles existantes.
- En modifiant les conditions d'une règle (description, montant, compte), vous voyez immédiatement la liste des mouvements qui y correspondent.
- Vous décidez quelles règles activer et quelles règles désactiver.
Voici la procédure complète pour créer des Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles.
1. Exécutez la commande Importer en comptabilité
- Utilisez la commande du menu Actions > Importer en comptabilité > Écritures.
- Sélectionnez le format approprié et indiquez le chemin où se trouve le fichier contenant vos données d'extraits de compte.
- Dans le dialogue qui s'ouvre :
- Entrez le compte relatif au relevé bancaire à partir duquel vous importez les mouvements (banque, poste, etc.).
- Indiquez la date de début et de fin de la période des mouvements à importer.
- Indiquez la Contrepartie temporaire si vous souhaitez qu'elle soit différente de celle par défaut "[CA]". Vous pouvez utiliser n'importe quel compte et, si vous le mettez entre crochets, il ne sera pas comptabilisé.
- Activez l'option Appliquer règles (disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus).
- Confirmez avec OK.
2. Dialogue Appliquer règles
Le programme ouvre la boîte de dialogue Appliquer règles
Dans ce dialogue figurent :
- La contrepartie temporaire que vous avez entrée précédemment ou laissée par défaut "[CA]".
- Le compte bancaire saisi, où tous les mouvements importés de votre compte bancaire ou postal sont comptabilisés.
- Les mouvements importés du compte bancaire, divisés en :
- Mouvements entrants sans règles (Money In without rules).
- Mouvements sortants sans règles (Money out without rules).
- Mouvements entrants avec règles (Money In with rules).
- Mouvements sortants avec règles (Money out with rules).
3. Créer de nouvelles règles
Pour créer les règles :
- Positionnez-vous sur l'une des écritures pour lesquelles vous souhaitez créer une règle.
- Allez sur le côté droit jusqu'à ce que vous voyiez le "...".
- Cliquez sur Ajouter nouvelle règle.
Le dialogue Appliquer règles - Ajouter règle.
Dans ce dialogue, vous devez entrer :
- Dans le libellé, le texte (mot-clé) que le programme utilise pour trouver la correspondance de la règle dans les mouvements importés.
Exemple :- Best Insurance Contract 892-948
S'applique aux lignes contenant exactement le texte indiqué. - +Best Insurance Contract 892-948
S'applique aux lignes contenant les mots "Best Insurance" et "892-948", peu importe leur position.
- Best Insurance Contract 892-948
- Le compte de contrepartie, utilisé pour remplacer le compte de contrepartie temporaire.
- Éventuelles autres informations (centres de coûts, code TVA, etc.).
Important : lorsqu’il y a un numéro de contrat, un numéro de police, un numéro de client, etc., il est recommandé d’ajouter un « + » devant la règle. Le « + » permet à la règle de rechercher les mots individuels (ou les séries de chiffres) indépendamment de leur position dans la description de l’écriture importée.
Le programme affiche les enregistrements trouvés en fonction des critères que vous avez définis et auxquels la nouvelle règle sera appliquée. Dans l'exemple, un seul mouvement est trouvé.
- Confirmez en cliquant sur OK.
4. Confirmer Appliquer règles
Dans le dialogue Appliquer règles, vous verrez :
- La ligne de la règle créée ("NOUVEAU"), où les informations de la contrepartie temporaire [CA] et les autres données insérées dans la règle sont indiquées.
- Juste en dessous, les lignes des mouvements auxquels la règle a été appliquée.
Choisissez quand exécuter la commande Appliquer règles :
- Vous pouvez appliquer les règles de manière sélective et continuer à travailler sur les autres.
- Vous pouvez quitter le dialogue et y revenir plus tard.
- Vous pouvez annuler l'application des règles et la répéter plus tard.
- La commande Appliquer règles enregistre également les modifications que vous avez apportées aux règles.
En cliquant sur les boutons :
- Appliquer règles
- Le programme enregistre les nouvelles règles dans le tableau Écritures Répétées.
- Le programme complète les enregistrements dans le tableau Écritures.
- Le dialogue reste ouvert afin de pouvoir ajouter des règles aux autres mouvements.
- OK
- Confirme les règles appliquées et ferme le dialogue.
Annulation des modifications apportées
Lorsqu'on ferme la boîte de dialogue, les Ecritures sont présentes dans le tableau Écritures de manière complète.
Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler les modifications que vous avez apportées :
- A' partir du menu Édition > Annuler opération
Avec le bouton Annuler (flèche verte)
Pour annuler également l'importation des données, il faut répéter la commande Annuler une deuxième fois.
Compléter les autres écritures avec la contrepartie temporaire
Après l'importation des mouvements bancaires, l'objectif est de compléter toutes les écritures afin qu'il n'y ait plus d'écritures où il y a une contrepartie temporaire [CA].
Vous pouvez compléter manuellement les écritures restantes. Ceci est utile pour les cas particuliers qui n'ont pas tendance à se répéter.
Vous pouvez créer de nouvelles règles en choisissant l'une des méthodes proposées :
Ajouter informations aux écritures complétées avec des règles
Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires aux règles via le tableau des Écritures Répétées.
Règles de complétion dialogue Appliquer les règles
La fenêtre Appliquer les règles offre un excellent niveau de contrôle sur les modifications apportées aux mouvements comptables, car elle affiche un aperçu des règles existantes, avec une indication des écritures qui correspondent à chacune d'entre elles et des écritures qui ne correspondent encore à aucune règle. Il est alors possible de créer de nouvelles règles, de modifier ou de supprimer des règles existantes.
▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer les règles).
La boîte de dialogue peut être affichée à partir de :
- À partir de la boîte de dialogue Importer mouvements, lorsque l'option Appliquer les règles est cochée.
Les règles ne sont appliquées qu'aux lignes importées
- A' partir du menu Actions → Écritures répétées → Appliquer les règles...
Les règles sont appliquées à l'ensemble du contenu du tableau Écritures
Le dialogue Appliquer les règles, associé à l'importation des données bancaires, devient un outil crucial pour configurer toutes les opérations répétitives. Dans cette fenêtre de dialogue, en présence de plusieurs mouvements répétitifs du même type, il suffit de définir la règle pour un seul des mouvements, et les règles sont automatiquement appliquées à tous les autres mouvements dans le dialogue, sans avoir à définir à nouveau la règle.
Une fois les règles confirmées, tous les mouvements sont reportés dans le tableau des écritures, garantissant ainsi une uniformité et une exactitude dans les enregistrements du même type, et une rapidité dans la comptabilisation de tous les mouvements.
Cette boîte de dialogue est divisée en trois sections :
Appliquer des filtres aux écritures avec...
- Contrepartie temporaire (Temporary contra account).
Ce champ est obligatoire.
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent cette contrepartie spécifique, par exemple [CA], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements. - Compte:
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent un compte spécifique, généralement un compte bancaire ou [A], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements.
Le système de complétion basé sur des règles suppose qu'une fois les écritures complétées, il n'y a plus d'écritures contenant la contrepartie temporaire.
Données importées correspondant aux règles ou non
La fenêtre montre toutes les écritures qui ont la contrepartie temporaire indiquée ci-dessus (par exemple [CA]). Elles sont regroupées en quatre sections principales :
- Mouvements entrantes avec règles
Écritures avec changement de compte positif (crédit) et avec indication de la règle à laquelle elles correspondent. - Mouvements sortantes avec règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et indication de la règle à laquelle elles correspondent - Mouvements entrantes sans règles
Écritures avec variation positive du compte (crédit) et n'appartenant à aucune règle - Mouvements sortantes sans règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et n'appartenant à aucune règle
Commandes contextuelles
A partir de la ligne d'une écriture sans règle, un clic droit ou le "..." à droite ouvre un menu permettant de
- Ajouter/Modifier une règle.
- Supprimer une règle.
- Modifier une règle qui se chevauche.
Les commandes au bas de la boîte de dialogue
- Afficher tout/Reduire tout: affiche ou masque les éléments des Ecritures.
- Afficher les règles inutilisées: Si cette option est cochée, toutes les règles définies dans le tableau des écritures répétées sont affichées ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les règles qui ont des correspondances.
- Afficher les lignes sans règles: Si cette option est cochée, tous les écritures importées sont affichés ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les écritures qui correspondent à une règle.
- Supprimer les comptes entre [ ] : dans les enregistrements à plusieurs lignes, le compte d'importation est placé entre crochets [ ] dans les lignes de détail. Si cette option est activée, le programme supprime le compte d'importation des lignes de détail.
Les règles avec des écritures multi-lignes ne peuvent être définies que dans le tableau Écritures répétées. - OK: ce bouton applique les règles actives et ferme la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles nouvelles ou modifiées sont également enregistrées dans le tableau des Ecritures répétées.
- Annuler: ce bouton permet de fermer la fenêtre sans appliquer les règles.
- Si des modifications ont été apportées à une ou plusieurs règles, une confirmation vous sera demandée avant de fermer la fenêtre.
- Avec ce bouton, vous ne pouvez pas annuler la commande Appliquer les règles ; pour ce faire, vous devez fermer cette fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Édition.
- Appliquer règles: ce bouton applique les règles sans fermer la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles qui sont ajoutées ou modifiées sont enregistrées dans le tableau Ecritures répétées.
- Si vous souhaitez annuler les modifications, vous devez fermer la fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Edition.
Conseils sur l'utilisation de la fenêtre Appliquer les règles
La manière la plus efficace de travailler avec la fenêtre Appliquer les règles est la suivante :
- Vérifiez que les règles de correspondance des écritures sont correctes.
- Utilisez le bouton Appliquer les règles pour mettre à jour le tableau des Écritures avec les règles sélectionnées.
- Ajoutez de nouvelles règles pour les écritures restantes et vérifiez qu'elles sont appliquées correctement.
- Utilisez à nouveau le bouton Appliquer les règles.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que toutes les écritures répétées soient associées à des règles.
Tableau des écritures répétées
Les règles sont enregistrées et peuvent être modifiées dans le tableau des écritures répétées.
Vous pouvez également compléter ou ajouter des règles avec des écritures sur plusieurs lignes dans le tableau des écritures répétées.
Au fil du temps, vous verrez que de plus en plus d'écritures importés auront des correspondances avec des règles ; plus vous ajouterez de règles, plus votre travail de comptabilité sera réduit.
Ajouter/Modifier des règles
À partir de la boîte de dialogue Appliquer règles, vous pouvez accéder à la section Ajouter/Modifier une règle, comme suit
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des écritures:
- Pour les écritures qui ont déjà une règle, vous pouvez choisir Modifier règle ou Supprimer règle.
- Pour les écritures qui n'ont pas de règle, vous pouvez choisir Ajouter une nouvelle règle.
Exemple Ajouter nouvelle règle
L'exemple dans le dialogue suivant est un mouvement sortant pour le paiement de l'assurance maladie.
Pour ajouter une nouvelle règle:
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne du mouvement et choisissez Ajouter nouvelle règle.
- La boîte de dialogue Ajouter une règle apparaît.
- Remplissez les champs disponibles.
- Confirmez avec OK.
Dialogue Ajouter une nouvelle règle
La fenêtre Ajouter nouvelle règle affiche les données du mouvement sélectionné à partir duquel vous créez la règle.
- Complétez la règle avec les paramètres de correspondance (conditions) et les paramètres d'auto-complétion de la règle.
- Toutes les règles sont enregistrées dans le tableau Écritures répétées, où vous pouvez également :
- Modifier, ajouter et supprimer des règles.
- Ajoutez d'autres colonnes à compléter, qui ne sont pas disponibles dans ce dialogue (par exemple, la colonne Notes, ou DocLink).
- Colorez la ligne, si vous souhaitez mettre en évidence l'enregistrement importé.
- Ajouter des enregistrements sur plusieurs lignes (SplitRule).
Règle
- Type de règle.
Le programme, en fonction du type de mouvement, entrant ou sortant sur le compte bancaire, définit la règle dans Mouvements entrants ou Mouvements sortants. - Titre de la règle.
Facultatif, s'affiche dans la boîte de dialogue Appliquer règles.
Conditions
Ce sont les éléments qui sont utilisés pour vérifier s'il existe une correspondance pour chaque écriture individuel.
- La correspondance est donnée si toutes les conditions sont présentes.
- Si la correspondance est donnée, l'écriture est listé parmi ceux qui ont une règle d'auto-complétion.
Description
Dans la description, saisissez le texte à rechercher dans l'écriture importé. Si le texte est trouvé, l'écriture sera considéré comme appropriée pour l'application de la règle, si les autres conditions sont ensuite remplies.
- Mot ou expression exacts
- Si vous écrivez Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, tous les écritures contenant cette phrase exacte seront considérés comme des correspondances.
- Si vous écrivez seulement Insurance, comme condition de la règle, tous les écritures contenant ce mot exact seront considérés comme des correspondances.
- Tous les mots (avec + au début)
Si vous écrivez +Best insurance 982-948, comme condition de la règle, toutes les écritures contenant ces mots exacts, dans n'importe quelle position, seront considérées comme des correspondances.
Tous les mots doivent être présents dans la description de l'écriture.
La position des mots dans la phrase n'est pas pertinente.
Le signe "+" n'est pas pris en compte dans la recherche. - Liste de mots (en utilisant |)
- Si vous saisissez "café|restaurant", le programme recherche les transactions importées contenant le mot "café" ou "restaurant".
- Ce mode est utile pour identifier plusieurs catégories sans avoir à créer des recherches distinctes.
- Majuscules et minuscules
Aucune différence n'est faite entre les majuscules et les minuscules lors de la recherche du texte d'écriture.
Le texte que vous saisissez s'applique aussi bien aux majuscules qu'aux minuscules.
Montant
Si vous indiquez un montant dans la règle, seuls les mouvements ayant le même montant, ainsi qu'une correspondance dans la description, seront considérés comme des correspondances.
Si vous n'indiquez aucun montant, tout mouvement d'un montant quelconque répondant à tous les autres critères sera traité comme une correspondance.
Compte
Dans ce champ, vous trouverez déjà par défaut le compte à partir duquel vous avez importé les écritures. Si vous laissez le champ du compte vide, toutes les écritures, importées de n'importe quel compte, qui répondent à tous les autres critères seront considérées comme des correspondances.
Actions
Ce sont les éléments nécessaires pour compléter la ligne d'écriture si une correspondance est donnée.
Si le compte de contrepartie ou d'autres éléments à compléter ne sont pas présents, vous pouvez interrompre la commande Appliquer les règles, ajouter le compte manquant et appeler la commande Actions > Ecritures répétées > Appliquer les règles....
Compte de contrepartie
Saisissez le compte de votre plan comptable qui doit être mis en correspondance dans la règle. Dans cet exemple, le compte de contrepartie correct est le compte Assurance maladie.
TVA
Vous pouvez déjà introduire dans la règle le compte TVA que le programme doit ajouter à chaque mouvement considéré comme concordant.
CC1, CC2, CC3
Vous pouvez déjà entrer dans la règle les centres de coûts que le programme doit ajouter à chaque mouvement considéré comme une correspondance.
En confirmant avec le bouton OK, la nouvelle règle est enregistrée. Vous êtes ramené à la fenêtre précédente où les écritures importés avec et sans règles sont à nouveau affichés.
Écritures correspondantes
Ce tableau montre tous les écritures d'importation sélectionnés dans la boîte de dialogue Appliquer les règles, qui relèvent de cette règle.
Boutons
- Le bouton Supprimer supprime la règle
- Le bouton OK permet d'enregistrer les données de la règle.
Veuillez noter que, tant que vous ne lancez pas la commande Appliquer règles, les nouvelles règles ne seront pas enregistrées dans le tableau des Ècritures répétées.
Régles depuis le tableau Écritures
L'une des méthodes prévues pour créer les règles consiste à partir du Tableau Écritures. Les principaux avantages sont les suivants :
- Vous travaillez directement dans le Tableau Écritures que vous utilisez déjà régulièrement. Vous le connaissez déjà.
- Vous voyez toutes les colonnes.
- Vous créez les règles simplement en complétant les écritures importées.
Vous complétez manuellement les écritures uniquement la première fois lors de la création des règles. Lors des importations suivantes, le programme applique automatiquement les règles déjà créées aux nouvelles écritures importées. - Rapidité de création des règles.
Vous sélectionnez les lignes avec les écritures complètes et, en un clic, vous créez toutes les règles dans le Tableau Écritures récurrentes. Vous devez uniquement modifier la description de chaque règle pour qu’elle corresponde précisément aux écritures futures. - Vous n’avez pas besoin d’insérer les règles via des dialogues supplémentaires.
- Vous n’avez pas besoin de saisir manuellement toutes les données des règles dans le Tableau Écritures récurrentes.
Voici ci-dessous la procédure complète pour créer les règles à partir du Tableau Écritures.
Importer les écritures
Dans le Tableau Écritures, importez les écritures à partir du relevé bancaire, postal ou de carte de crédit.
Compléter les écritures importées
Pour chaque écriture importée, saisissez le compte de contrepartie, le code TVA, le centre de coût ou autre.
Lorsque vous importez un mouvement qui doit être réparti sur plusieurs lignes, le programme insère une seule écriture avec le montant total et comme contrepartie temporaire [CA].
Procédez comme suit :
- Supprimez le compte de contrepartie temporaire [CA] de l’écriture.
- Insérez de nouvelles lignes après l’écriture concernée. Pour chaque ligne, saisissez l'écriture complète avec la description, le compte de contrepartie, le montant, un éventuel code TVA et le centre de coût.
Créer les Règles
À partir des écritures complétées, vous pouvez créer les règles :
- Sélectionnez, dans le Tableau Écritures, les écritures auxquelles vous souhaitez appliquer des règles.
- Faites un clic droit sur un mouvement sans règle > Créer des règles à partir de la sélection.
Sinon, via le menu Actions > Écritures répétées > Créer des règles à partir de la sélection.
Toutes les écritures sélectionnées sont transférées dans le tableau Écritures répétées, telles qu'elles ont été complétées dans le Tableau Écritures.
Compléter les règles
Dans le tableau Écritures répétées, vous devez compléter les règles :
- Modifiez la colonne Libéllé.
- Modifiez le texte de la description à rechercher dans les écritures du relevé importé. Initialement, le programme reprend automatiquement la description trouvée dans le mouvement importé.
Ce texte doit être remplacé par un ou plusieurs mots-clés afin que le programme puisse identifier les correspondances dans la description du mouvement importé (ex. + Assurance Best Insurance).
Voir aussi les Conditions sur le libellé. - Colonnes Compte Débit et Compte Crédit
Les colonnes Débit et Crédit indiquent la contrepartie et le compte bancaire importé.- Vérifiez d'abord si la contrepartie indiquée est déjà celle souhaitée ; sinon, mettez-la à jour en conséquence.
- Le compte principal d'importation, utilisé pour identifier les écritures correspondantes, ne doit pas être commenté (compte entre crochets).
Si le compte correspond au compte principal de la banque à partir de laquelle les écritures sont importées et qu’il est indiqué comme compte commenté, il est nécessaire de supprimer les crochets, sinon la règle ne sera pas appliquée correctement.
Cela peut se produire avec des écritures détaillées importées depuis le relevé, pour lesquelles il n’existe pas encore de règles spécifiques. - Il est également possible de supprimer le compte principal d'importation et de ne laisser que la contrepartie. Dans ce cas, la règle sera appliquée sur la base de la colonne Description (correspondance avec la description de l'écriture) et sera valable pour tous les comptes bancaires importés.
- Pour les écritures sur plusieurs lignes, modifiez la colonne Doc
Sur la première ligne d’écriture, insérez des crochets vides [] dans la colonne de contrepartie.
Sur les lignes suivantes, insérez !RuleSplit dans la colonne Doc (voir lignes 7, 8, 9 de l'image ci-dessous).
Cette procédure n’est à effectuer qu’une seule fois pour définir les règles. Lors des importations suivantes, les règles trouvées seront appliquées automatiquement. Vous devez uniquement compléter les nouveaux mouvements sans règle en suivant la même procédure.
Pour rechercher tous les mouvements importés qui n’ont pas encore de règle dans le Tableau Écritures, vous pouvez utiliser la fonction Filtre lignes en saisissant le texte "[CA]".
Règles depuis le tableau Écritures répétées
Les règles sont accessibles via la commande Actions > Écritures répétées > Tableau Écritures répétées.
- Les lignes de règles sont celles qui contiennent !Rule ou !RuleSplit dans la colonne Pièce.
- Dans les lignes de règles, les colonnes prennent une signification différente :
- Colonnes de condition
Contiennent les valeurs à comparer pour déterminer si la règle doit être appliquée.
Les colonnes de condition sont : Doc, Date, Description, Compte Débit/Crédit, Montant. - Colonnes d’action / de substitution
Contiennent les valeurs qui seront appliquées pour compléter les écritures importées.
Toutes les colonnes qui ne sont pas utilisées comme colonnes de condition sont considérées comme des colonnes de substitution.
- Colonnes de condition
Colonnes de condition
Colonnes de condition (ou de recherche) contenant les données pour rechercher les correspondances dans les écritures importées.
- Colonne Pièce (obligatoire)
- Doit contenir !Rule ou !RuleSplit
- !Rule pour indiquer qu’il s’agit d’une règle.
- !RuleSplit pour indiquer que la règle précédente doit aussi créer des écritures sur plusieurs lignes (Split rows).
- Doit contenir !Rule ou !RuleSplit
- Colonne Libellé (obligatoire)
- La colonne Description doit contenir le texte à rechercher dans la description des écritures importées.
- Lorsqu’une description commence par un texte entre crochets, ce texte est utilisé comme nom de la règle. Le nom de la règle est facultatif et peut être utilisé pour mieux identifier les règles.
- Colonne Compte (recommandé)
- En comptabilité en partie double : utiliser la colonne Débit (pour filtrer les entrées) ou la colonne Crédit (pour filtrer les sorties).
- En comptabilité recettes-dépenses : utiliser la colonne Compte.
- En général, il s’agit du compte bancaire à partir duquel les écritures sont importées.
- Colonne Date (optionnel)
- Limite l’application de la règle à une période spécifique.
- Colonne Montant (optionnel)
- Limite l’application de la règle à un montant spécifique ou à une plage de montants.
- En comptabilité recettes-dépenses : utiliser la colonne Recettes (pour les entrées) ou Dépenses (pour les sorties).
Colonnes de substitution
Colonnes de substitution qui doivent être complétées avec des informations supplémentaires.
- Colonne PièceLien
- Colonne Contrepartie
Indiquer le compte de contrepartie qui remplace la contrepartie temporaire [CA] ou celle sélectionnée dans la boîte de dialogue Appliquer les règles.- En comptabilité en partie double : utiliser la colonne Crédit (pour les entrées) ou la colonne Débit (pour les sorties).
- En comptabilité recettes-dépenses : utiliser la colonne Catégorie.
- Colonne Code TVA
Indiquer le code TVA à appliquer à l’écriture importée.
Le programme complète automatiquement toutes les colonnes liées à la TVA. - Colonnes Centres de coûts (CC1, CC2, CC3)
Spécifier le centre de coût à attribuer à l’écriture importée. - Colonne Notes
Saisir toute information complémentaire à inclure dans l’écriture importée. - Autres colonnes
Toutes les colonnes qui ne sont pas des colonnes de condition, à l’exception de ExternalReference, sont considérées comme des colonnes de substitution.
ExternalReference est une colonne réservée utilisée lors de l’importation bancaire pour identifier chaque écriture et éviter les doublons.
La colonne Pièce
Pour qu'une ligne soit identifiée comme une règle, la colonne Pièce doit contenir l'un des textes suivants :
- !Rule.
Pour indiquer qu'il s'agit d'une règle. - !RuleSplit
Pour indiquer que la règle doit créer des écritures sur plusieurs lignes (Split rows).
La colonne Libellé
La colonne Libellé doit contenir le texte à rechercher dans la description des mouvements importés.
- Mot ou expression exacte
- Si vous écrivez Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, toutes les écritures contenant cette phrase exacte seront considérées comme des correspondances.
- Si vous écrivez seulement "Insurance", comme condition de la règle, toutes les écritures contenant ce mot exact seront considérées comme des correspondances.
- Tous les mots (avec + au début)
Si vous écrivez +Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, tous les écritures contenant ces mots, dans n'importe quelle position, seront considérés comme des correspondances.- Tous les mots doivent être présents dans la description de l'écriture.
- La position des mots dans la phrase n'est pas pertinente.
- Le signe "+" n'est pas pris en compte dans la recherche.
- Majuscules et minuscules
Aucune différence n'est faite entre les majuscules et les minuscules lors de la recherche du texte d'entrée.
Le texte que vous saisissez s'applique aussi bien aux majuscules qu'aux minuscules. - [Nom de la règle]
Lorsqu'une description commence par un texte entre crochets, celui-ci est utilisé comme nom de la règle. A utiliser pour une meilleure identification des règles.
Attention : NE PAS utiliser comme description le texte complet de l'extrait de compte, car il est unique pour ce mouvement.
Les colonnes Compte Débit et Compte Crédit
Dans les colonnes Débit et Crédit, insérez les comptes présents dans le plan comptable pour enregistrer le mouvement.
La colonne Montant
La colonne Montant peut contenir un montant précis à rechercher dans les écritures importées. Cette condition est facultative.
Si le nom d'un débiteur ou d'un créancier tel qu'indiqué sur l'extrait de compte est renseigné dans la colonne Description et que le montant n'est pas spécifié, la règle s'applique à tout montant du mouvement.
La colonne Code TVA
Indiquez le Code TVA qui doit être inséré dans le mouvement importé. Le programme complète automatiquement toutes les colonnes relatives à la TVA.
Les colonnes CC1, CC2 ou CC3
Indiquez le Centre de Coût qui doit être inséré dans le mouvement importé.
La colonne Notes
Ajoutez des informations supplémentaires qui doivent être insérées dans le mouvement importé.
La colonne PièceLien (Lien)
Dans cette colonne, il n'est pas possible d'insérer un lien spécifique vers un document, car chaque mouvement aura son propre document. Cependant, il est possible d'insérer une annotation entre crochets (par ex. "[Pièce]") pour distinguer les lignes qui doivent être associées à un document numérique.
Une fois les mouvements importés, il peut être nécessaire de les associer à des pièces justificatives comptables. Pour accélérer cette opération, il est conseillé de procéder comme suit :
- Dans la colonne PièceLien (Lien) du tableau Écritures répétées, utilisez un texte entre crochets [ ].
- À l'intérieur des crochets, insérez le texte qui doit être recherché dans le nom du fichier de la pièce justificative.
- Dans le tableau Écritures , les mouvements sont importés avec le texte entre crochets dans la colonne Lien.
- Dans le tableau Écritures, avec la fonction Filtrer lignes, insérez le texte "!link![ ]". Toutes les lignes qui contiennent des crochets dans la colonne Lien, où il faut insérer le lien vers la pièce justificative, seront affichées.
- Lors de la modification de la colonne Lien dans le tableau Écritures, le programme affiche en auto-complétion les fichiers des pièces justificatives qui ne sont pas encore associés à un enregistrement et qui contiennent le texte inscrit entre les crochets. Par exemple, si vous indiquez "[facture]", le programme affichera dans la cellule tous les fichiers non encore associés, qui contiennent le texte "facture".
Recherche et complétion rapide des écritures
Il est possible qu'après l'importation des mouvements avec les Règles, certaines écritures doivent être complétées manuellement avec des informations supplémentaires.
Pour rechercher rapidement les écritures à compléter, vous pouvez utiliser l'une des méthodes suivantes :
- Utilisation de la colonne Notes
Pour trouver rapidement les écritures à compléter, il est conseillé d'insérer des textes de recherche temporaires qui servent à filtrer les écritures. Par exemple :- Dans la colonne Notes du tableau Écritures répétées, ou dans n'importe quelle autre colonne de la ligne de la Règle (à l'exception de celles prédéfinies pour la Règle), insérez un hashtag, par exemple #city.
- Dans la fonction Filtrer lignes du tableau Écritures, insérez le même hashtag. Les lignes que vous devez compléter s'afficheront ainsi.
- Coloration des lignes des Règles
Vous pouvez colorer les lignes des Règles dans le tableau Écritures répétées. La couleur des lignes sera reportée dans le tableau Écritures et utilisée pour colorer les écritures auxquelles la règle est appliquée.
Pour trouver uniquement les lignes colorées, vous pouvez utiliser la fonction Filtrer les lignes en insérant le texte "!_co!"
Écritures sur plusieurs lignes (split rows)
Normalement, lorsque vous importez des écritures à partir d’un relevé bancaire avec une Règle, une seule contrepartie est enregistrée. Si le montant total de la contrepartie doit être réparti sur plusieurs comptes de contrepartie, il est possible de créer une Règle sur plusieurs lignes. Les !RuleSplit peuvent uniquement être saisies dans le tableau des Écritures récurrentes.
Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans la boîte de dialogue Créer/Modifier des règles et elle n’apparaît pas non plus si la règle est associée à des !RuleSplit.
Par exemple :
- Vous recevez régulièrement un paiement de 550 qui doit être enregistré sur trois comptes différents et donc sur trois lignes :
- (550) perception des loyers (pas de contre-écriture, car il s'agit d'enregistrer le montant global réparti sur trois lignes).
- (500) loyer fixe (loyer de contrepartie)
- (50) frais accessoires (contre-entrée pour frais accessoires) .
Pour créer la Règle sur plusieurs lignes :
- La première ligne correspond à l'encaissement total.
- Dans la colonne Pièce, insérez le texte !Rule.
- Dans la colonne Libellé, insérez le texte à rechercher dans les mouvements importés.
- Dans la colonne de la contrepartie, insérez les crochets [].
- Dans les lignes suivantes :
- Dans la colonne Doc, insérez le texte !RuleSplit.
- Dans la colonne Libellé, saisissez le texte qui sera affiché dans l’écriture.
- Dans les colonnes Compte Débit et Compte Crédit, indiquez les comptes que vous souhaitez utiliser, ou laissez-les vides si nécessaire.
- Dans la colonne Montant, indiquez le montant de l’écriture.
Actuellement, le montant est fixe ; il n’est pas possible d’utiliser des formules qui varient en fonction du montant effectivement importé. - Dans toutes les autres colonnes, indiquez les valeurs qui doivent être contenues dans les lignes supplémentaires.
Dans l’exemple ci-dessous, on voit le Centre de coûts du locataire.
Dans l'exemple d'enregistrement sur plusieurs lignes du loyer, il est supposé que le montant encaissé est toujours de 550. Si le montant encaissé est différent de 550, il sera nécessaire de compléter l'enregistrement manuellement.
Modifier les règles dans le Tableau Écritures Répétées
Toutes les Règles de complétion, enregistrées dans le tableau Écritures Répétées, même lorsqu'elles ont été créées à partir du dialogue Appliquer Règles, peuvent être modifiées, supprimées ou de nouvelles peuvent être créées, en prévision d'une importation future sans Règle.
Définir une description différente de celle importée - Colonne Notes
Tous les mouvements importés affichent dans la colonne Libellé du tableau Écritures la description présente sur l'extrait de compte. Il s'agit généralement de descriptions très détaillées.
Au moment de l'importation, il n'est pas possible de modifier cette description automatiquement.
Si vous souhaitez changer la description importée, vous pouvez utiliser la colonne Notes du tableau Écritures Répétées.
Attention : si la colonne Notes est déjà utilisée pour vos propres annotations, il n'est pas possible de l'utiliser pour modifier la description.
Si la colonne Notes n'est pas utilisée, procédez comme suit :
- Afficher le tableau Écritures Répétées.
- Afficher la colonne Notes en allant dans le menu Données > Organiser colonnes > cocher la colonne Notes.
- Dans la colonne Notes, insérez le texte de la description que vous souhaitez avoir dans le tableau Écritures (colonne Libellé).
Répétez cette étape pour chaque enregistrement souhaité.
- Importer les mouvements.
- Après l'importation dans le tableau Écritures, affichez la colonne Notes (menu Données > Organiser colonnes > cocher la colonne Notes).
Dans la colonne Notes, les notes définies dans le tableau Écritures Répétées sont reprises.
- Pour chaque enregistrement, copiez le contenu de la colonne Notes et collez-le dans la colonne Libellé.
Définir une description différente de celle importée - Colonne propre
Il n'est pas possible d'ajouter directement des colonnes personnalisées dans le tableau Écritures Répétées.
Pour pouvoir utiliser une colonne personnalisée dans le tableau Écritures Répétées, vous devez ajouter la colonne personnalisée dans le tableau Écritures.
Une fois la colonne ajoutée dans le tableau Écritures, elle sera également visible dans le tableau Écritures Répétées et pourra être utilisée pour définir une description différente de celle importée.
La procédure d'insertion est donc la même que celle décrite dans le paragraphe Définir une description différente de celle importée - Colonne Notes.
Créer une nouvelle année avec les Règles
Lorsque vous créez une nouvelle année avec la commande Actions > Créer nouvelle année, les Règles existantes dans le tableau Écritures Répétées sont automatiquement reportées dans le fichier de la nouvelle année.
Comptabilité avec les mêmes règles
Si vous gérez plusieurs comptabilités similaires (par exemple pour des clients avec des caractéristiques semblables), il peut être utile de réutiliser les règles déjà créées, en évitant de les réécrire chaque fois.
Lorsque les comptabilités ont le même plan comptable, ou au moins une structure compatible, vous pouvez copier les Écritures répétées d’un fichier à un autre.
Comment copier les règles
- Ouvrez le fichier source (celui qui contient les règles à réutiliser).
- Affichez le Tableau Écritures répétées avec la commande
Actions > Écritures répétées > Tableau Écritures répétées. - Sélectionnez les lignes que vous souhaitez copier.
- Utilisez la commande Edition > Copier lignes.
- Ouvrez le fichier de destination et affichez le Tableau Écritures répétées.
- Collez les règles dans le Tableau Écritures répétées avec la commande Edition > Insèrer lignes copiées.
Vous pouvez également créer un fichier comptable dédié, utilisé comme bibliothèque de règles.
Ainsi, lorsque vous créez une nouvelle comptabilité, vous pouvez facilement copier le bloc de règles nécessaires et le coller dans le fichier de destination.
Conditions pour les règles
Les conditions des règles sont des critères qui définissent quand une règle de complétion doit être automatiquement appliquée à une écriture comptable.
Elles sont définies lors de la création ou modification d'une règle dans le dialogue Appliquer règles, ou directement dans le Tableau écritures répétées.
Les conditions peuvent se référer au Libellé, au Compte, au Montant et à la Date.
Une règle est appliquée uniquement si toutes les conditions définies sont remplies. Si même une seule condition n’est pas respectée, la règle ne sera pas exécutée. Les conditions laissées vides sont ignorées.
Condition sur le libellé
Saisissez un mot ou une courte phrase comme mot-clé pour identifier les écritures à automatiser, en fonction du texte indiqué dans la colonne Libellé de l'extrait de compte.
Banana Comptabilité compare automatiquement le texte du libellé de chaque écriture avec celui indiqué dans la règle et, s'il trouve une correspondance, applique la règle associée.
Pour obtenir des résultats plus efficaces, il est conseillé d’utiliser uniquement quelques mots-clés représentatifs (par exemple le nom du fournisseur ou du service), afin d'associer la règle à plusieurs écritures similaires.
Les textes pour la recherche peuvent être saisis de différentes manières :
- Mot ou phrase exacte
- Par exemple, si vous saisissez "Best Insurance 982-948", le programme recherche les écritures importées qui contiennent exactement "Best Insurance 982-948".
- Si vous saisissez uniquement "Insurance", le programme recherche les écritures importées qui contiennent le mot "Insurance".
- Tous les mots dans n’importe quel ordre (+ au début)
- Si vous saisissez "+Best Insurance 892-948", le programme recherche les écritures importées qui contiennent les mots "Best", "Insurance" et le numéro "892-948" dans n'importe quel ordre.
- Tous les mots doivent être présents dans la description de l’écriture, mais l’ordre n’a pas d’importance.
- Le symbole "+" n’est pas pris en compte dans la recherche.
Important : lorsqu’il y a un numéro de contrat, un numéro de police, un numéro de client, etc., il est recommandé d’ajouter un « + » devant la règle. Le « + » permet à la règle de rechercher les mots individuels (ou les séries de chiffres) indépendamment de leur position dans la description de l’écriture importée.
- Liste de mots (avec |)
- Si vous saisissez "café|restaurant", le programme recherche les écritures importées contenant le mot "café" ou "restaurant".
Cette méthode est utile pour identifier plusieurs catégories sans devoir créer des recherches séparées.
- Si vous saisissez "café|restaurant", le programme recherche les écritures importées contenant le mot "café" ou "restaurant".
- Majuscules et minuscules
- La recherche ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules. Le texte saisi s’applique quelle que soit la casse.
Tout le texte saisi dans la Description est reporté dans la colonne Description du Tableau Écritures répétées.
- La recherche ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules. Le texte saisi s’applique quelle que soit la casse.
Attention : n’utilisez PAS tout le texte de l’extrait de compte comme libellé, car il est unique pour chaque écriture.
Condition sur le Compte
- Indiquez le compte à partir duquel les écritures sont importées (banque, poste, etc.).
- Le programme comptabilise au Débit ou au Crédit en fonction de l’écriture importée.
- Le programme comptabilise automatiquement au Débit ou au Crédit selon le type d’écriture.
- Si le champ Compte est laissé vide, la règle s’applique à tous les comptes qui remplissent la condition sur la description.
Condition sur le Montant (ou Montant en devise)
- Permet d’appliquer une règle uniquement lorsqu’une écriture présente un montant spécifique.
- Sinon, si le montant exact n’est pas connu, vous pouvez définir une plage de montants en indiquant une valeur minimale, maximale ou une fourchette spécifique dans laquelle appliquer la règle.
- Disponible à partir de la version 10.2.3 de Banana Comptabilité Plus (Dev Channel)
- La condition doit :
- commencer par le symbole !
- être écrite entre crochets [ ]
- utiliser le montant sans formatage, c’est-à-dire sans séparateur de milliers et avec un point comme séparateur décimal
(les autres formats ne sont pas reconnus) - Les opérateurs utilisables sont : supérieur >, inférieur <, supérieur ou égal >=, inférieur ou égal <=, différent <>
- Exemple : pour sélectionner les écritures dont le montant est supérieur ou égal à CHF 1'000.00 :
[!>=1000.00]
L’image montre le dialogue Appliquer règles où il est possible de sélectionner le champ Montant et de définir une plage de chiffres (dans cet exemple, le compte 1510 Mobilier et installations est appliqué aux écritures ayant la description « Achat de matériel de bureau » et un montant supérieur ou égal à CHF 1'000).
L'utilisation de ce filtre est utile lorsqu'on souhaite attribuer des comptes de contrepartie différents selon le montant de l’écriture.
Exemples de conditions applicables à la colonne Montant
| Syntaxe | Signification |
| [!=1000.00] | écritures avec un montant exact de CHF 1'000.00 |
| [!>1000.00] | écritures avec un montant supérieur à CHF 1'000.00 |
| [!>=1000.00] | écritures avec un montant supérieur ou égal à CHF 1'000.00 |
| [!<1000.00] | écritures avec un montant inférieur à CHF 1'000.00 |
| [!<=1000.00] | écritures avec un montant inférieur ou égal à CHF 1'000.00 |
| [!>=1000.00 !<=2000.00] | écritures avec un montant entre CHF 1'000 et CHF 2'000 |
| [! |!100.00 |!<150.00] | écritures avec un montant exact de CHF 100.00 ou CHF 150.00 |
Condition sur la Date
À partir de la version 10.2.3 de Banana Comptabilité Plus (Dev Channel), vous pouvez appliquer une règle aux écritures qui se trouvent dans une période spécifique (par exemple, uniquement celles de janvier).
Procédure :
- Ajoutez une nouvelle règle comme expliqué sur la page Dialogue Appliquer règles - Ajouter une règle
- Sélectionnez le champ Date
- Saisissez la condition de filtre dans le champ Commentaire.
La condition doit :- commencer par le symbole !
- être écrite entre crochets [ ]
- utiliser le format ISO AAAA-MM-JJ
(les autres formats ne sont pas reconnus)
- Exemple : pour sélectionner les écritures avec une date antérieures au 1er avril 2025 :
[!<2025-04-01]
L’image montre le dialogue Appliquer les règles où il est possible de sélectionner le champ Date et de définir une plage de dates (dans cet exemple, elle s’applique aux écritures antérieures au 1er avril 2025).
L’utilisation de ce filtre est utile lorsqu’on souhaite différencier les processus par mois, trimestre ou année, par exemple si un code TVA est appliqué jusqu’à une certaine date et un autre après, comme lors du passage à une nouvelle méthode TVA.
Exemples de conditions applicables à la colonne Date
| Syntaxe | Signification |
| [!=2025-03-31] | écritures avec la date du 31.03.2025 |
| [!>2025-03-31] | écritures avec une date postérieure au 31.03.2025 |
| [!>=2025-03-31] | écritures avec une date égale ou postérieure au 31.03.2025 |
| [!<2025-03-31] | écritures avec une date antérieure au 31.03.2025 |
| [!<=2025-03-31] | écritures avec une date égale ou antérieure au 31.03.2025 |
| [!>=2025-03-31 !<=2025-06-30] | écritures dans la période du 31.03.2025 au 30.06.2025 |
| [! |!2025-03-15 |!<2025-03-18] | écritures datées du 15.03.2025 ou du 18.03.2025 |
Comment définir les conditions dans le Tableau Écritures répétées
Les conditions peuvent être saisies directement dans le Tableau Écritures répétées en utilisant la même syntaxe expliquée dans les paragraphes précédents.
Poids des règles et résolution des conflits
Le poids d'une règle d'auto-complétion est déterminé par le nombre de conditions définies dans la règle elle-même. Plus le nombre de conditions spécifiées est élevé, plus le poids attribué à la règle est important.
Lorsque plusieurs règles s'appliquent à la même écriture, Banana Comptabilité sélectionne la règle ayant le poids le plus élevé, car elle est considérée comme plus spécifique. Cela permet de définir des règles générales et des règles plus détaillées ; en cas de conflit, la règle la plus spécifique est toujours appliquée.
Par exemple, le tableau Écritures répétées peut contenir les règles suivantes :
| Date | PIèce | Libellé | CtDébit | CtCrédit |
| !Rule | Crédit | 1100 Débiteurs | ||
| !Rule | Crédit Fratelli Bernasconi | 1030 | 1150 Client Bernasconi |
Si une écriture avec la description "Crédit Fratelli Bernasconi" est importée sur le compte 1030, les deux règles sont applicables. Cependant, la deuxième règle a un poids plus élevé, car elle contient une condition supplémentaire sur le champ CtDébit. Étant plus spécifique, elle est appliquée en priorité par rapport à la première règle.
Tableau Écritures répétées
Le tableau Tableau Écritures répétées est utilisé pour mémoriser les écritures utilisées de manière répétée.
Il contient trois types d'écritures répétées :
- Écritures répétées mémorisées reprises via la colonne Doc dans le tableau Écritures.
Elles ont dans la colonne Doc un code d’identification sans ponctuation. - Règles pour le remplissage des écritures importées.
Elles servent à définir comment doivent être complétées les écritures importées.
Elles ont dans la colonne Doc le code "!Rule" ou "RuleSplit". - Écritures automatiques avec fréquence régulière.
Elles servent à générer automatiquement des écritures qui se répètent à une certaine fréquence, par exemple, mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement.
Elles ont dans la colonne Doc le code "!Auto".
Affichage et disposition des colonnes et vues dans le tableau Écritures répétées
Avant d’insérer les écritures répétitives, il faut afficher le tableau Écritures répétées depuis le menu Actions > Écritures répétées.
Le tableau Écritures répétées ne permet pas d’enregistrer des paramètres d’affichage propres, mais reprend les vues et les paramètres de colonnes du tableau Écritures.
Pour personnaliser les colonnes et leur disposition dans le tableau Écritures répétées, il faut :
- Ajouter une nouvelle vue dans le tableau Écritures.
- Organiser les colonnes dans le tableau Écritures dans l’ordre souhaité.
- Dans le tableau Écritures répétées, choisir la vue qui a été créée (tableau Écritures). Les colonnes seront affichées dans le même ordre que la vue créée.
Insérer des écritures répétées via la colonne Doc
- Si la colonne "Date de fin" est présente (voir Écritures automatiques) vous pouvez également indiquer une date après laquelle l’écriture ne doit plus être reprise dans le tableau Écritures.
Les écritures qui ne sont plus utilisées doivent être supprimées manuellement.
Le tableau Écritures répétées dans la Comptabilité Recettes et Dépenses
La fonctionnalité du tableau Écritures répétées est la même que pour la comptabilité en partie double, seules les colonnes changent :
- Dans la comptabilité Recettes / Dépenses, on utilise les colonnes Compte et Catégorie.
- La colonne Compte correspond au compte bancaire, postal, carte de crédit... Elle indique d’où viennent les fonds et où ils vont.
- La colonne Catégorie est celle où l’on indique la catégorie de dépense ou de recette. Elle représente la raison de la dépense ou du gain.
- Les colonnes Recettes et Dépenses sont celles où l’on indique le montant du mouvement.
- Dans la comptabilité en partie double, on utilise les colonnes Compte Débit et Compte Crédit et la colonne Montant.
Numérotation progressive des documents "docnum"
Si vous avez besoin d'une numérotation progressive différente de celle automatique dans la colonne Pièce du tableau Écritures, vous pouvez la configurer via le tableau Écritures répétées.
Insérez une ligne contenant le code docnum dans la colonne Pièce. À partir des lignes suivantes, le programme utilisera le type de numérotation indiqué dans la colonne Libellé.
"0" – Si vous n’avez pas besoin d’une numérotation automatique.
"1" – Pour une numérotation progressive simple.
"doc-1" – Pour une numérotation progressive avec un préfixe, par exemple caisse-1, caisse-2, caisse-3. Remplacez "doc-1" par le préfixe souhaité (ex. caisse-1, caisse-2, etc.).
Le programme remplace le numéro à la fin du texte par un numéro progressif.
Gestion de l’affichage dans les suggestions
Si vous souhaitez qu’une seule ligne par code s’affiche dans les suggestions, vous pouvez utiliser les préfixes suivants dans le libellé :
Un seul "*" – Affiche uniquement cette ligne et pas celles ayant un code similaire.
Deux ""** – Affiche uniquement cette ligne, mais sans l’utiliser (ligne de titre uniquement).
Un "\*" – Permet de commencer la description par un astérisque sans qu’il soit interprété comme une commande.
Reprendre les écritures répétées dans le tableau Écritures
Dans le tableau Écritures, vous pouvez reprendre les lignes définies dans le tableau Écritures répétées :
- Dans le tableau Écritures, saisissez la date dans la ligne de l’écriture. Vous pouvez également ajouter d’autres colonnes absentes par rapport à celles présentes dans le tableau Écritures répétées, selon la vue dans laquelle vous vous trouvez.
- Dans la colonne Doc du tableau Écritures, choisissez l’un des codes définis dans le tableau Écritures répétées (colonne Doc) et appuyez sur Enter :
- Le programme insère les lignes répétées ayant le même code.
- Si nécessaire, vous pouvez toujours modifier ou compléter certaines valeurs.
- Les lignes mémorisées dans le tableau Écritures répétées peuvent également être reprises dans le tableau Écritures en saisissant le code dans la colonne Doc et en appuyant sur la touche F6.
Copier les écritures du tableau Écritures vers le tableau Écritures répétées
Les écritures répétitives peuvent aussi être insérées en copiant les écritures présentes dans le tableau Écritures, puis en les collant dans le tableau Écritures répétées.
Procédez comme suit :
- Dans le tableau Écritures, sélectionnez les lignes à copier.
- Menu Édition > Copier lignes.
- Allez dans le tableau Écritures répétées.
Menu Édition > Insérer lignes copiées
Vous pouvez aussi utiliser les touches Ctrl + C et Ctrl + V pour copier les écritures.
Écritures automatiques avec échéances régulières
Les écritures automatiques sont utiles pour faciliter l'enregistrement des écritures qui se répétent, comme les abonnements, les assurances ou les taxes. En utilisant les écritures automatiques, il suffit d'introduire une seule fois l'écriture concernée, de définir quelques paramètres comme la date de début, la fréquence et la date de fin et Banana Comptabilité Plus vous dira quand une écriture automatique est prête à être créée et la créera pour vous.
Dans Banana Comptabilité Plus, il y a deux façons de créer des écritures automatiques :
- A' partir du tableau des Ecritures répétées
- A' partir du dialogue Appliquer les écritures automatiques.
Conditions préalables
- Il est disponible dans la dernière version de Banana Comptabilité+ Dev Channel
- Il nécessite du plan Advanced. Si vous ne disposez pas de ce plan, vous pouvez demander un code promotionnel valable 1 mois via le formulaire de contact.
- Vous devez ajouter les colonnes Date de fin et Répétition à votre comptabilité.
- Il s'agit d'un test bêta, veuillez donc vérifier et nous signaler tout problème.
Ajouter des colonnes Date fin et Répéter dans la comptabilité
Pour pouvoir activer les commandes pour les écritures automatiques, il faut ajouter les colonnes Date fin et Répéter ; sans ces colonnes, les commandes ne seront pas affichées.
- Ouvriez le fichier comptable ou créer une nouvelle comptabilité avec la commande Fichier > Nouveau
- Sélectionnez la commande du menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions
- Le dialogue Ajouter/Supprimer fonctions apparaît avec la liste des fonctionnalités disponibles
- Sélectionnez l'option Ajouter des colonnes Date Fin et Répéter dans le tableau Écritures
Si cette option n'est pas visible, vérifiez la version de Banana et le plan que vous utilisez, comme décrit dans la section Conditions préalables. - Confirmez avec OK
Créer une écriture automatique à partir du tableau
- Sélectionnez la commande du menu Actions > Écritures répétées > Créer une écriture automatique
- Le tableau des Écritures répétées s'affiche avec une nouvelle ligne, qui indique la date du jour dans la colonne Date et le texte !Auto dans la colonne Doc, qui sert à identifier l'écriture automatique.
[img] - Mettez à jour la colonne Date avec la date de la première occurrence que vous souhaitez programmer.
- Affichez les colonnes Date fin et Répéter avec la commande du menu Données > Organiser colonnes
Sélectionnez la colonne Date de fin dans la liste de gauche et cliquez sur Visible, faites de même pour la colonne Répéter
Si ces colonnes sont manquantes, ajoutez-les en suivant la procédure décrite à la section Ajouter la date de fin et les colonnes Répéter.
Remarque : Les nouvelles colonnes sont insérées dans le tableau Écritures, mais elles sont uniquement utilisées dans le tableau Écritures répétées, visible dans la vue Recurring. - Saisissez la répétition souhaitée dans la colonne Répéter. Par exemple, si vous souhaitez une répétition trimestrielle, saisissez dans la colonne Repéter le texte 3M.
- Si l'écriture répétée a une date limite, indiquez-la dans la colonne Date fin.
- Remplir les colonnes Libellé, Compte de débit, Compte de crédit et Montant
- Sélectionnez la commande dans le menu Actions > Écritures répétées > Appliquer les écritures automatiques pour afficher les écritures programmées dans le dialogue Gérer les écritures automatiques .
Note : En vous positionnant sur une écriture déjà existante dans le tableau Écritures, si vous utilisez la commande du menu Actions > Écritures répétées > Créer une écriture automatique, vous créez une règle d'écriture répétée automatique dont les colonnes Libellé, Montant et Comptes reprennent les textes de l'écriture d'origine. Cette étape peut également être réalisée en lançant la commande Créer une écriture automatique à partir du menu contextuel du tableau Écritures (en cliquant avec le bouton droit de la souris directement sur un enregistrement, avec la commande Créer une écriture automatique).
Créer une écriture répétée à partir de la boîte de dialogue Appliquer les écritures répétées
- Sélectionnez la commande dans le menu Actions > Écritures répétées > Appliquer les écritures répétées.
- La boîte de dialogue Écritures répétées apparaît
- Cliquez sur le bouton
- Remplir les champs nécessaires
- Date début
date à partir de laquelle la première écriture répétée commencera. Lorsque des écritures sont générés, cette date est mise à jour avec la date du dernier écriture répétée créé. - Date fin
- Répéter
- Description
- Compte
- Contropartie
- Montant
- CC1, CC2, CC3
- Nom ou Description (facultatif)
- Date début
- Cliquez sur OK
Règles de la comptabilité Dépenses et Recettes
Dans la Comptabilité des dépenses et des recettes et dans le Cash manager, la fonctionnalité de compléter les écritures importées fonctionne de la même manière que pour Compléter les écritures dans la Comptabilité en partie double.
La différence substantielle est la suivante :
- Dans la comptabilité des Dépenses / Recettes , on utilise les colonnes Compte et Catégorie.
- La colonne Compte correspond au compte bancaire.
- La colonne Catégorie est celle où est indiquée la catégorie. Elle représente la contrepartie automatiquement insérée.
- Les colonnes Dépenses / Recettes sont celles où l'on indique le montant pour la correspondance.
- Dans la comptabilité en partie double, on utilise les colonnes Compte Débit et Compte Crédit, ainsi que la colonne Montant.
Ainsi, même dans la comptabilité des Dépenses et Recettes, il est possible de créer des règles selon l'une des modalités suivantes :
- Règles via le dialogue Appliquer les règles.
- Règles depuis le tableau Écritures
- Règles depuis le tableau Écritures Répétées
Le tableau des Écritures répétées dans la comptabilité Recettes et Dépenses.
Dans le tableau des Écritures répétées, sont enregistrés tous les mouvements importés auxquels des règles ont été appliquées :
- Les colonnes associées au montant sont les colonnes de Recettes et de Dépenses.
- Si aucun montant n'est spécifié, la règle sera appliquée aux mouvements sortantes et entrantes.
Le compte de compensation lors de l’importation
Le compte de compensation est un compte de soutien, utilisé pour enregistrer les opérations temporaires. Il est utilisé spécifiquement dans les cas suivants :
- Enregistrement des opérations d'auto-imposition et récupération d’Impôt sur les acquisitions (TVA sur services étrangers).
- Importer des données dans la comptabilité principale à partir d’un livre de caisse et des cartes de crédit.
- Enregistrer les salaires nets débités par la banque, en attendant l'enregistrement complet des salaires bruts avec les différentes déductions mensuelles.
- Enregistrer les encaissements aux formats camt.054 et camt.053 afin d’éviter les crédits en double.
Utilisation du compte de compensation lors de l'importation des données de la caisse ou de la carte de crédit
Lorsque les écritures de la caisse ou de la carte de crédit sont conservées dans des fichiers séparés de la comptabilité principale, afin de ne pas créer de duplication d'écritures dans l'importation, le compte de compensation est utilisé comme compte de contrepartie pour les paiements de la banque à la caisse ou à la carte de crédit.
- Dans le fichier da la caisse ou de la carte de crédit, vous enregistrez les entrées de fonds (le compte de la caisse ou de la carte de crédit augmente).
- Dans le fichier de la comptabilité principale, vous enregistrez la diminution du compte bancaire ou postal et l'augmentation de la caisse ou de la carte de crédit.
Dans les deux fichiers, vous devez utiliser le compte de d’attente comme contrepartie, tant pour l'enregistrement du retrait à la banque (comptabilité principale) que pour le dépôt dans la caisse ou la carte de crédit (fichier séparé).
Lorsque vous importez les données de la caisse ou de la carte de crédit dans le fichier de comptabilité principale, le compte d’attente est remis à zéro :
- Les données importées du fichier de la caisse ou de la carte de crédit, seront en Crédit du compte d’e compensation.
- Les opérations liées aux dépôts déjà enregistrées au débit du compte bancaire ou postal, seront en Débit du compte de compensation.
Plus de détails sur l'importation avec le compte de compensation sont disponibles sur la page Importer mouvements de la caisse
Utilisation du compte de compensation pour les encaissements camt054 et camt053
Ceux qui reçoivent des paiements via un QR-IBAN peuvent utiliser le fichier XML camt054 pour importer et enregistrer automatiquement les encaissements. En même temps, ils peuvent importer l’ensemble du relevé bancaire électronique à l’aide du fichier XML camt053.
- Le fichier XML camt054 contient uniquement les détails des paiements pour chaque client.
- Le fichier XML camt053, en revanche, indique le crédit global journalier, sans détails.
- Les encaissements reçus sur le compte QR-IBAN, importés via le fichier XML camt054, sont transférés quotidiennement sur le compte IBAN associé (compte bancaire présent dans le plan comptable).
Problème : Si les deux fichiers XML (camt054 et camt053) sont importés dans le compte comptable de la banque, le même crédit est enregistré deux fois : une fois avec les détails des paiements individuels (camt054) et une autre fois avec le total journalier (camt053). Cela entraîne une duplication des montants crédités.
Pour remédier à ce problème, on utilise le compte de compensation en suivant la procédure indiquée sur la page Relevé bancaire Camt ISO 20022 Suisse (Banana+).
Reprise des données d'un autre programme
Banana Comptabilité Plus permet de reprendre les écritures d’autres programmes, soit comme première étape pour démarrer votre comptabilité, soit de manière récurrente.
Importation des mouvements bancaires
Il s’agit de la situation d’importation de données la plus fréquente. Veuillez consulter la section dédiée :
Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour importer des données de manière récurrente ou en une seule fois.
Exemple d’importation d’un fichier bancaire CSV via Excel
Si vous devez importer des données bancaires et qu’aucune extension d’importation n’est disponible, vous pouvez également procéder via Excel en créant une structure de données similaire à celle du Tableau Écritures, puis en copiant et collant les données :
- Créez dans Excel une feuille « Écritures » avec les mêmes colonnes que le Tableau Écritures de la comptabilité.
- Date, Doc, Libellé, Compte Débit, Compte Crédit, Montant
- Importez les données de la banque dans Excel dans un tableau séparé.
- Copiez-les ou transférez-les à l’aide de formules dans la feuille Écritures.
- Sélectionnez et copiez les données des Écritures dans Excel.
- Allez dans le Tableau Écritures de Banana Comptabilité.
- Positionnez-vous à la fin et donnez la commande Coller.
Le programme ajoutera de nouvelles lignes.
Pour transformer les données d’un format vers celui de Banana Comptabilité, vous pouvez également utiliser des formules, comme dans l’exemple présenté dans cette image, où
Le compte Débit et le compte Crédit sont attribués à l’aide d’une formule basée sur le signe du montant.
Colonnes comptabilité multi-devises
Si la comptabilité est multi-devises, ajoutez également les colonnes suivantes.
- Code devise
- Montant en devise de base.
Si vous avez le montant en devise et en devise de base, le taux de change est calculé par Banana Comptabilité.
Conseils supplémentaires
- Si les colonnes des montants ne contiennent pas de séparateurs de milliers, il est possible qu’Excel ne les convertisse pas en nombres. Dans ce cas, sélectionnez toute la colonne et utilisez la commande « Remplacer », puis insérez le séparateur de milliers.
- Si les données sont triées dans l’ordre inverse par rapport à celui utilisé dans Banana, avant de procéder au mappage des champs, placez-vous sur la colonne Date, cliquez sur la flèche à droite et triez du plus ancien au plus récent.
- Vous pouvez ajouter toutes les colonnes dont vous avez besoin.
- Avec les Office Scripts d’Excel, vous pouvez également créer une macro pour automatiser la conversion du fichier.
Utiliser ChatGPT ou un autre Assistant IA
S’il ne s’agit pas de données confidentielles, vous pouvez utiliser ChatGPT ou un autre assistant IA pour créer un fichier Excel avec les mêmes colonnes que celles du Tableau Écritures.
- Téléchargez votre fichier de mouvements sur l’assistant IA.
- Indiquez qu’il s’agit d’un fichier contenant des mouvements bancaires et, si possible, expliquez brièvement le format, la logique et la signification des colonnes.
- Demandez de transformer le contenu en un fichier Excel et précisez que :
- Le fichier doit être compatible avec Banana Comptabilité, afin que l’assistant puisse utiliser correctement les informations relatives aux formats.
- Les colonnes doivent correspondre à celles du Tableau Écritures de Banana Comptabilité, par exemple :
Date, Doc, Libellé, Compte Débit, Compte Crédit, Montant. - Il doit compléter le Compte Débit et le Compte Crédit avec le numéro du compte bancaire correspondant, en fonction du signe du montant.
- Le caractère utilisé dans le fichier comme séparateur des milliers et des décimales, par exemple.
Séparateur de milliers « . », décimales « . »
- Ouvrez le fichier généré avec Excel et vérifiez le résultat.
- Il peut être nécessaire d’apporter des modifications manuelles ou de fournir des instructions supplémentaires à l’assistant IA pour affiner le résultat.
- Lorsque le fichier est correct, sélectionnez et copiez les données depuis Excel.
- Allez à la fin du Tableau Écritures dans Banana Comptabilité et collez-les.
Importation récurrente depuis d’autres programmes
Il peut également être nécessaire d’importer régulièrement des données :
- Importer les écritures mensuelles depuis le programme de salaires.
- Importer les factures émises avec un logiciel de facturation.
- Importer les paiements enregistrés avec le programme de facturation.
- Importer les ventes enregistrées sur une boutique en ligne.
- Importer les données depuis un autre programme de comptabilité.
- Importer les données depuis un logiciel de gestion de caisse (par exemple pour un restaurant ou un hôtel).
Dans ces cas, deux possibilités s’offrent à vous :
- Faites en sorte que votre application exporte les données au format txt (TSV), spécialement préparé pour l’importation dans Banana Comptabilité.
Consultez les Instructions pour créer un fichier à importer dans Banana Comptabilité. - Utilisez une extension d’importation qui convertit les données exportées par le programme dans le format accepté par Banana.
- Vérifiez s’il existe déjà une extension prévue.
Voir : Extensions d’importation. - Créez une extension d’importation.
Voir : Develop an Import Extension
- Vérifiez s’il existe déjà une extension prévue.
Création d’une nouvelle comptabilité à partir de données existantes
Si vous souhaitez utiliser Banana Comptabilité en partant d’une comptabilité gérée avec un autre logiciel, ou si vous voulez reconstruire la comptabilité à partir de données existantes.
Reprise des données à partir d’un audit file ou d’autres formats
Vous pouvez recréer une comptabilité dans Banana Comptabilité à partir de fichiers contenant toutes les données comptables, tels que :
Importation de données ponctuelle avec Excel
Si vous commencez à tenir votre comptabilité avec Banana et que vous devez reprendre des écritures d’un autre logiciel comptable, il est probablement plus rapide d’utiliser Excel pour copier et coller les données.
- Avec l’ancien programme de comptabilité, exportez les données dans un format lisible par Excel (CSV, txt, ..).
- Importez les données dans Excel (voir ci-dessous)
- Dans Excel, disposez les colonnes exactement dans le même ordre que dans le Tableau Écritures de Banana.
- Au lieu de modifier l’ordre des colonnes, il peut être plus pratique d’ajouter de nouvelles colonnes à côté des colonnes existantes et d’y copier les données, ou d’utiliser des formules pour récupérer et convertir les données. Grâce aux formules, vous pouvez supprimer des espaces, modifier des textes ou convertir des montants et des dates.
- Ouvrez la nouvelle comptabilité dans Banana Comptabilité.
- Dans Excel, sélectionnez les données à copier et utilisez la commande Copier (Ctrl+C ou Copier dans le menu Édition).
- Allez dans Banana et donnez la commande Coller (Ctrl+V ou Coller dans le menu Édition).
Cette méthode est utile pour reprendre des données depuis MS-Money, Intuit Quicken et QuickBooks, ainsi que depuis la plupart des autres logiciels de comptabilité.
Importation depuis d’autres programmes pour passer à Banana
Pour faciliter le passage à Banana Comptabilité depuis d’autres programmes, nous avons développé certaines extensions permettant aux utilisateurs d’importer dans Banana Comptabilité les écritures déjà saisies dans d’autres logiciels. Nous vous recommandons donc de consulter les pages spécifiques relatives au programme depuis lequel vous souhaitez migrer :
Contrôle et sécurité des données
Les fonctions de contrôle et de vérification de Banana Comptabilité vous aident à garantir que votre comptabilité est correcte, complète et cohérente.
Grâce à des outils simples mais puissants, vous pouvez détecter des erreurs, bloquer les modifications non souhaitées et surveiller les soldes en temps réel.
Ce sont des fonctions conçues pour travailler en toute sécurité tout en économisant du temps lors des vérifications.
Grâce à ces fonctions, vous pouvez :
- Filtrer les données pour rechercher, vérifier et modifier immédiatement les comptes, les montants et les textes.
- Vérifier rapidement et automatiquement l’exactitude de la comptabilité ;
- Identifier et corriger les erreurs avant la clôture ou l’impression des rapports ;
- Visualiser immédiatement les différences comptables
- Travailler avec plus de sécurité, de précision et de sérénité.
Filtre des lignes
Le Filtre des lignes permet d’afficher uniquement les écritures qui vous intéressent, selon des critères tels que les dates, les comptes, les montants ou le texte.
Vous pouvez l’utiliser pour vérifier de manière ciblée les données, détecter d’éventuelles incohérences et modifier directement les lignes filtrées.
Le filtre est disponible dans de nombreux tableaux et rapports, vous permettant d’isoler et de contrôler facilement les données souhaitées.
Contrôle de la comptabilité
La fonction Contrôle de la comptabilité effectue une vérification automatique de l’ensemble du fichier, en signalant les erreurs, déséquilibres ou données manquantes.
Banana vérifie l’exactitude des soldes, la cohérence entre les comptes Débit/Crédit et les éventuels montants incorrects.
C’est un outil essentiel pour identifier rapidement les problèmes avant l’impression du bilan ou la clôture de l’année.
Blocage des écritures
Le Blocage des écritures sert à empêcher les modifications accidentelles ou non autorisées des écritures déjà vérifiées.
Vous pouvez bloquer toutes les écritures jusqu’à une date déterminée ou seulement une période spécifique, en garantissant l’intégrité des données une fois vérifiées ou approuvées.
Colonne Solde
La Colonne Solde vérifie que, pour chaque ligne d’écriture, le montant au Débit et celui au Crédit s’équilibrent correctement.
Lorsque les deux côtés ne coïncident pas, Banana signale la différence, ce qui vous permet de repérer et de corriger immédiatement d’éventuelles erreurs de saisie.
C’est une vérification immédiate qui vous aide à maintenir le bilan toujours équilibré.
La fonction Filtrer lignes temporaire
Avec le Filtre temporaire de lignes de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez afficher uniquement les lignes correspondant à un mot-clé (ou autre critère de recherche), ce qui vous permet de trouver rapidement les écritures souhaitées.
Le grand avantage est la modification directe des données et le gain de temps considérable , sans altérer l’ordre permanent du tableau. Une fois le filtre retiré, les lignes retrouvent leur ordre initial.
La fonction de Filtre temporaire de lignes est disponible uniquement dans le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus. Il est possible de l’essayer aussi avec les plans Free ou Professional, jusqu’à 70 lignes d’écritures.
Les utilisations les plus courantes du Filtre temporaire de lignes sont les suivantes :
- Trouver les lignes contenant un mot-clé
- Afficher une fiche de compte modifiable
- Mettre en évidence uniquement les lignes colorées
Attention : le Filtre temporaire de lignes est différent de la commande Trier les lignes (menu Données), qui modifie de manière définitive l’ordre des lignes.
Trouver les lignes avec un mot-clé
Saisissez n’importe quel texte (ou montant). Le Filtre temporaire de lignes affiche immédiatement toutes les lignes qui le contiennent.
Le texte en vert est à titre explicatif uniquement ; il n'apparaît pas dans le logiciel.
Après avoir effectué les contrôles et les modifications nécessaires, vous pouvez simplement retirer le filtre (supprimez le texte ou cliquez sur l’icône en forme de X à côté du champ Filtre), et les écritures retrouvent leur ordre d'origine.
La fiche de compte modifiable
L’un des usages les plus fréquents du filtre dans Banana Comptabilité Plus est la possibilité d’obtenir une fiche de compte (ou catégorie) modifiable. En pratique, vous pouvez afficher les écritures liées à un compte spécifique et y apporter directement les modifications nécessaires.
Comment obtenir une fiche de compte modifiable
Dans le champ du Filtre temporaire, saisissez la combinaison suivante :
!=code du compte
Par exemple, si vous saisissez !=1020, vous obtenez une fiche modifiable du compte 1020. La séquence != indique au filtre d’afficher toutes les lignes contenant une cellule avec le code 1020.
Comment obtenir une fiche de compte modifiable lorsque le compte est descriptif et composé de deux mots ou plus
Dans le champ du Filtre temporaire, entrez la combinaison suivante :
!="text compte"
Par exemple, si vous entrez !="Banque XX", vous obtiendrez une fiche de compte modifiable pour le compte Banque XX.
La séquence != indique au filtre d’afficher toutes les lignes où une cellule contient exactement cette valeur.
Lorsque le texte à rechercher est composé de deux mots ou plus séparés par des espaces, vous devez insérer le texte entre guillemets.
Dans cet exemple, le filtre trouve toutes les lignes contenant exactement le texte "Banque XX" dans une cellule.
Modifier et revenir à l’affichage complet
Dans la fiche de compte modifiable, vous pouvez vérifier et corriger les écritures.
Une fois les vérifications terminées, vous pouvez retirer le filtre :
- en supprimant le texte saisi, ou
- en cliquant sur l’icône X à côté du champ Filtre.
De cette manière, toutes les écritures sont à nouveau affichées dans l’ordre d’origine.
Mettre en évidence les lignes colorées
Il est courant de colorer les lignes auxquelles on souhaite revenir plus tard, pour un second contrôle, pour les faire vérifier par quelqu’un ou parce qu’il s’agit d’écritures à compléter. La possibilité de les mettre toutes en évidence en une seule fois évite de faire défiler manuellement le tableau des Écritures et offre une vue d’ensemble claire. Le gain de temps et la praticité sont évidents.
Comment afficher les lignes colorées
Dans le champ du Filtre temporaire, entrez la combinaison suivante :
!_co! ou !_color!
Le programme affiche toutes les lignes colorées.
Il est également possible d’afficher uniquement les lignes d’une certaine couleur. Le programme attribue à chaque couleur un numéro de style (à partir du numéro 2) selon l’ordre d’application. Vous pouvez par exemple utiliser :
- !_co!2 pour voir les lignes avec le style de couleur 2 (dans l’exemple, bleu clair)
- !_co!2|3 pour voir les lignes avec les styles 2 et 3 (dans l’exemple, lignes bleues et vertes)
Après avoir effectué les vérifications et modifications nécessaires, vous pouvez simplement retirer le filtre (supprimer le texte ou cliquer sur l’icône X à côté du champ Filtre), et les écritures retrouvent leur ordre d’origine.
Syntaxe de base du filtre
Le filtre permet de trouver des lignes en saisissant simplement un texte comme critère de recherche. Lorsque vous saisissez le texte à rechercher, le programme filtre toutes les lignes qui contiennent le texte spécifié, séparé par des espaces.
Voici quelques exemples de filtres :
- facture mario
Affiche les lignes contenant les mots "mario" et "facture", peu importe l’ordre. - mar fac
Selon le nombre de lignes, il est possible d’obtenir le même résultat en saisissant du texte abrégé. - "facture mario"
Recherche de texte avec espace : si le texte est entre guillemets, le programme considère tout comme un seul mot. - "!~Mario"
Par défaut, la recherche ne distingue pas les majuscules/minuscules.
Il est possible de rendre la recherche sensible à la casse en insérant un caractère spécial.
L’espace est toujours considéré comme un séparateur pour la commande ET.
- Un espace signifie que les conditions sont cumulatives.
- N’insérez jamais d’espaces dans la recherche sauf s’ils sont entre guillemets, par exemple : "facture mario".
- Exemples :
- facture mario
Le programme affiche les lignes contenant à la fois "facture" et "mario".- "facture mario"
Le programme considère le texte entre guillemets comme une seule expression, y compris l’espace.
Caractères spéciaux
Il est possible d’utiliser presque tous les caractères dans la recherche.
Seuls le point d’exclamation "!" et la barre verticale "|" en début de séquence ont une signification particulière.
- "|" pour indiquer OU
Au moins un des éléments précédés de "|" doit être présent dans la ligne.
Par exemple, la recherche ci-dessous affichera les lignes contenant à la fois "mario" et "facture" ou "note d'honoraires".
mario |facture |honoraires
Le caractère barre verticale correspond à Alt-124. Si vous ne le trouvez pas sur votre clavier, cherchez sur Google :- "Disposition clavier windows/mac France/Suisse/US" et regardez dans la section images.
- Spécificateur de commande "!".
Tout texte précédé du point d’exclamation est interprété comme une commande spéciale.
Par exemple, pour exclure un texte, utilisez la séquence "!-".
mario !-facture
Syntaxe avancée du filtre
La syntaxe de recherche avancée est expérimentale : elle peut être sujette à des modifications et améliorations.
Le caractère "!" en début de texte indique qu’il s’agit d’une commande de recherche spéciale.
- !
Placé avant ou après un espace, il déclenche une séquence de commande. - !!
Est interprété comme un simple "!", et non comme une commande. - !-
Le signe moins "-" est utilisé pour exclure des contenus et peut être combiné avec d’autres opérateurs.
!-mario !-1000 !-=1000 !-^paiement !-~10 - !~
Le tilde "~" doit être placé immédiatement après "!" ou "!-".
Il rend la recherche sensible à la casse.
!~mario
!-~mario
Caractères de commande
Ce sont les caractères qui suivent immédiatement le début de la commande "!", "!-", "!~" ou "!-~".
Ils peuvent aussi être combinés avec "-" (exclusion) et "~" (sensible à la casse).
- !=
Trouve exactement le texte spécifié dans la cellule.
!=1000
Peut être utilisé avec plusieurs valeurs séparées par "|".
!=1000|2000|30000
Cellule vide.
Depuis la version 10.1.16, sélectionne les cellules avec valeur vide.
!= - !+
Contient le texte spécifié. Équivalent à une recherche normale mais permet les combinaisons.
!-+mario exclut les lignes contenant "mario".
!~+mario exclut "mario" en respectant la casse. - !<>
Différent du texte donné.
!<>1000 - !.
Caractères génériques (*, ?) pour recherches avec motifs.
!.100*
!.100*|2?0* - !^
Commence par le texte spécifié.
^mar
^mar|hom - !$
Finit par le texte spécifié.
!$rio - !_
Recherche mot entier.
!_100
!_100|200 - !:
Expression régulière.
!:\bmario\b
Supérieur, inférieur et intervalles
Caractères utilisés pour comparer des valeurs numériques ou des dates.
- Date au format yyyy-mm-dd
2024-12-31 - Montant avec "." comme séparateur décimal, sans séparateur de milliers.
1999.99
Commandes de comparaison :
- !> Supérieur à.
!>100 - !>= Supérieur ou égal à.
!>=100 - !< Inférieur à.
!<100 - !<= Inférieur ou égal à.
!<=100 - !<> Différent de.
- !>< Intervalle exclusif.
!><99.99|200 - !>=< Intervalle inclusif.
!>=<100|199.99
Spécification des colonnes
Permet de spécifier dans quelle colonne effectuer la recherche.
- !description!
Recherche dans la colonne "description".
!description!mario
!description!=
!des*!mario
!des*;doc!mario
!description:xml!mario
!debit*!=1000
Afficher les lignes avec une mise en forme
- !_fo! Affiche les lignes avec une mise en forme spécifique.
- !_fo!b Affiche les lignes en gras.
- !_fo!i Affiche les lignes en italique.
Afficher les lignes contenant des erreurs
- !_er! Affiche les lignes contenant des erreurs ou des avertissements.
- !_er!e Affiche uniquement les lignes avec des erreurs.
- !_er!w Affiche uniquement les lignes avec des avertissements.
Combinaisons de filtres
Vous pouvez entrer plusieurs termes de recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher les lignes du compte 1020 contenant le mot Loyer ou Électricité :
Le texte en vert est à titre explicatif uniquement ; il n'apparaît pas dans le logiciel.
Autres exemples de combinaisons de filtres :
- 2022 !des*!mario !debit*!=1000
Affiche les lignes contenant "2022", "mario" dans les colonnes "des" et exactement "1000" dans la colonne "debit". - |!PeriodTotal_?_C:xml!<> |!PeriodEnd_?_C:xml!<>
Affiche les lignes contenant un montant dans les colonnes dont le nom XML commence par PeriodTotal_ ou se termine par _C
ou dont le nom commence par PeriodEnd_ et se termine par _C.
Justification de la syntaxe du filtre
La syntaxe avancée de recherche peut sembler inhabituelle, mais notre objectif est de proposer une syntaxe qui :
- N'interfère pas avec la recherche naturelle, permettant à l'utilisateur de rechercher intuitivement, comme il le fait sur un smartphone.
- Ne dépend pas d’une langue spécifique, en utilisant uniquement des symboles.
- Prend en charge toutes les recherches possibles, afin de reproduire les filtres que l’utilisateur pourrait vouloir appliquer, comme dans Excel.
- Offre la possibilité d’intégrer des commandes spécifiques de Banana, comme la couleur, les erreurs, etc.
Nous avons évalué plusieurs autres syntaxes de recherche, mais elles utilisent souvent des caractères communs comme le tiret "-", le "+", ou d'autres tels que "\", "(", "*", "?", qui sont fréquemment utilisés en comptabilité.
Nous avons donc décidé de créer une syntaxe spéciale dans laquelle le point d’exclamation "!" est utilisé comme indicateur de commande. Le "!" est habituellement placé à la fin d’une phrase, il interfère donc rarement avec la recherche.
Tous les commentaires et suggestions sont les bienvenus !
Position du curseur
Lorsque vous utilisez le filtre, le curseur reste sur la cellule où il se trouvait avant l’activation du filtre, même si cette cellule n’est plus visible.
- Pour vous déplacer dans le tableau, vous devez cliquer sur une cellule.
- Une fois le filtre désactivé, le curseur ne revient pas forcément sur la cellule d’origine.
- Pour revenir aux cellules sur lesquelles vous étiez positionné avant l’utilisation du filtre, vous pouvez utiliser les boutons de navigation « < » et « > » situés dans la barre d’outils.
GPT de Banana Comptabilité Plus pour utiliser le Filtre
Ce GPT de Banana Comptabilité a été créé à l’aide de ChatGPT et est conçu pour générer une syntaxe de recherche avancée afin de filtrer les lignes dans le tableau Écritures.
Le générateur de commandes GPT pour la syntaxe de recherche avancée (Filtre) est expérimental : il peut être sujet à modifications et améliorations.
Prérequis
Pour utiliser ce GPT, vous devez :
- Télécharger et installer la dernière version de Banana Comptabilité Plus
- Avoir un compte ChatGPT.
- Pour utiliser ce GPT, vous devez disposer d’un abonnement ChatGPT Plus. Sans cela, vous pouvez essayer le service gratuitement pour un maximum de dix requêtes. Ensuite, il faudra passer à ChatGPT Plus ou attendre quelques heures pour envoyer d’autres requêtes.
Fonctionnement
- Ouvrez le GPT de Banana Comptabilité Plus à partir de ce lien :
- Dans le champ Message en bas, entrez une phrase décrivant ce que vous souhaitez rechercher dans le tableau Écritures à l’aide du Filtre. Plus votre demande est précise, meilleurs seront les résultats.
- Le GPT traitera votre demande et retournera le résultat correspondant.
En fonction de l’entrée, une chaîne de texte contenant la commande de filtre nécessaire sera générée. - Copiez la chaîne de texte générée.
- Collez-la dans le champ Filtre du tableau Écritures dans Banana Comptabilité Plus.
Exemples de messages à saisir dans le GPT
Voici quelques exemples de messages à insérer dans la discussion avec le GPT, accompagnés des résultats générés :
- "Trouver toutes les écritures du troisième trimestre 2024"
- Résultat : "!date:xml!>=2024-07-01 !date:xml!<=2024-09-30"
- "Rechercher les lignes avec un montant de 450.00"
- Résultat : "!amount:xml!=450.00"
- "Rechercher les lignes avec un montant supérieur à 200"
- Résultat : "!amount:xml!>200"
- "Rechercher les lignes avec la valeur 3001 dans la colonne Compte Créditeur"
- Résultat : "!accountcredit:xml!=3001"
- "Afficher les lignes avec la valeur 1020 dans la colonne Compte Créditeur et un montant entre 1500 et 4000"
- Résultat : "!accountcredit:xml!=1020 !amount:xml!>=<1500|4000"
La fonction Trier les lignes temporairement
La fonction Trier les lignes temporairement de Banana Comptabilité Plus permet de trier temporairement les lignes d’un tableau sans modifier leur disposition permanente. C’est une fonction très utile pour rechercher rapidement des données, qu’il s’agisse de textes ou de montants.
Une fois la fonction désactivée, les lignes du tableau retrouvent leur ordre d’origine.
Pour modifier définitivement l’ordre des lignes d’un tableau, il faut utiliser le menu Données > Trier lignes.
La fonction Trier lignes temporairement est une des nouvelles fonctionnalités disponible uniquement dans le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus. Il est possible de l’essayer aussi avec les plans Free ou Professional, jusqu’à 70 lignes d’écritures.
Cet outil permet de trier rapidement le contenu selon la colonne depuis laquelle la fonction Trier est activée :
- Faites un clic droit sur l’en-tête de la colonne à trier.
- Positionnez-vous sur la petite flèche et choisissez le critère de tri croissant ou décroissant.
Avantages
- Vous pouvez trier les lignes affichées par ordre croissant ou décroissant selon la colonne désirée.
- Contrairement à Excel, lorsque vous supprimez le tri visuel, les lignes reviennent à leur ordre initial sans devoir utiliser la commande Annuler.
Une flèche apparaîtra dans l’en-tête de la colonne utilisée pour trier les données.
Remarque importante
La fonction Trier les lignes temporairement est différente de la commande Trier les lignes (du menu Données) :
- Trier les lignes temporairement permet de trier visuellement les lignes, pour faciliter la révision et la modification des données. Il est possible de supprimer facilement les critères de tri pour retrouver l’ordre initial. Cette fonction est disponible uniquement avec le plan Advanced.
- La commande Trier les lignes (du menu Données) modifie de manière permanente l’ordre des lignes du tableau et ne peut être annulée qu’avec la commande Annuler. Cette commande est disponible dans tous les plans.
Contrôler et recalculer la comptabilité
Banana Comptabilité met à disposition plusieurs commandes pour recalculer les données et vérifier l’exactitude de la comptabilité. Il est recommandé d’effectuer ces contrôles régulièrement, surtout si le programme signale des erreurs ou des différences.
- Raccourcis clavier pour lancer le recalcul et le contrôle principal de la comptabilité :
- Maj + F9 (Windows et Mac)
- Cmd + 9 (Mac)
- Menu Actions > Contrôler comptabilité pour effectuer des contrôles étendus.
- La colonne Solde met en évidence les différences dans le Tableau Écritures entre les colonnes Débit et Crédit. La colonne Solde peut être rendue visible depuis le menu Données > Organiser colonnes.
En cas d’erreurs ou de différences signalées, il est conseillé de les corriger avant de poursuivre avec d’autres opérations comptables.
Recalcul et vérification de la comptabilité (contrôle principal)
La combinaison Maj + F9 exécute automatiquement les actions suivantes :
- Vérifie la version du programme utilisée et signale la disponibilité d’éventuelles mises à jour
(il est toujours conseillé d’utiliser la dernière version). - Réinitialise et recalcule les soldes des comptes, des centres de coûts et des segments.
- Réécrit toutes les écritures comme si elles étaient saisies à nouveau.
- Signale d’éventuelles erreurs dans les tableaux :
- Comptes
- Écritures
- Codes TVA
- Taux de change
- Comptabilité multidevise en partie double
- Met à jour les soldes d’ouverture.
- Recalcule les soldes selon les derniers taux de change saisis dans le tableau Taux.
- Comptabilité avec TVA
- Recalcule toutes les valeurs TVA en fonction des codes utilisés.
- Cash Manager
- Calcule le solde progressif dans le Tableau Écritures.
- Recalcule les totaux des tableaux Comptes et Catégories.
- Cash Manager et Recettes / Dépenses
- Recalcule les totaux des tableaux Comptes et Catégories.
- Comptabilité avec budget
- Met à jour les colonnes Différence budget et Année précédente dans le tableau Comptes.
Dialogue Vérifier la comptabilité (contrôle étendu)
La commande Actions > Contrôler comptabilité ouvre une fenêtre de dialogue avec des options de contrôle avancées.
Cette commande est recommandée pour effectuer des vérifications plus approfondies de la structure et de la cohérence des données.
Recalculer la comptabilité et effectuer des contrôles étendus
Il s'agit de l'une des commandes les plus importantes pour la vérification de la comptabilité, car elle :
- recalcule toute la comptabilité,
- effectue des contrôles approfondis,
- signale d’éventuelles erreurs dans la fenêtre Messages.
Elle met également à jour les textes des colonnes Description du compte et Catégories dans le Tableau Écritures, si modifiés.
Propriétés des données de base
L’option est activée par défaut et vérifie la cohérence des données définies dans Fichier > Propriétés fichier (données de base), telles que :
- dates d’ouverture et de clôture,
- comptes TVA,
- comptes pour différences de change.
Écritures
Différences dans les écritures
- Vérifie les différences éventuelles entre Débit et Crédit (ou entre Comptes et Catégories).
- Les lignes concernées sont indiquées dans la fenêtre Messages.
- Le montant total de la différence est visible dans la fenêtre d’information en bas.
- Les différences sont également mises en évidence dans la colonne Solde.
Inclure les différences intermédiaires
- Vérifie qu’il n’y a pas de différences intermédiaires dans les écritures multiples.
- Les différences sont souvent dues à des écritures incomplètes ou à des montants erronés.
Soldes de vérification (#CheckBalance)
- Compare le solde comptable avec le solde réel (banque ou poste) saisi manuellement.
- Les différences éventuelles sont signalées en indiquant les comptes concernés.
Plus d'informations sur les écritures Check Balance sont disponibles sur la page Écritures #CheckBalance.
Même document avec des dates différentes
- Avertit si un même numéro de document est associé à des dates différentes.
- Cette situation peut empêcher le programme de déterminer correctement la contrepartie.
Comptes
Structure du plan comptable
- Vérifie que la structure des groupes comptables est correcte.
Présence de différences de change
- Signale les différences de change non encore enregistrées.
Soldes d'ouverture différents des soldes de clôture de l'année précédente
- Vérifie que les soldes d'ouverture de la nouvelle année correspondent à ceux de clôture de l’année précédente.
- Les différences entre les soldes de clôture de l'année précédente et ceux d'ouverture de la nouvelle année sont indiquées comme montant total dans la fenêtre Messages.
Articles
Soldes d'ouverture des comptes d'actifs
- Vérifie que la valeur d’ouverture des Articles correspond au solde du compte d'actif associé.
- Le contrôle est effectué uniquement pour les articles avec un compte d'actif attribué.
Inclure les contrôles étendus avec la touche Maj + F9
Si l’option Inclure les contrôles étendus avec la touche Maj + F9 est activée, le programme exécute automatiquement tous les contrôles sélectionnés dans le dialogue Vérifier la comptabilité également via le raccourci clavier.
Si l’option n’est pas activée, la touche Maj + F9 exécute uniquement le recalcul de la comptabilité.
Bloquer écritures
Certification digitale
Banana utilise un système de certification digitale des données comptables basé sur une technique que l'on appelle aujourd'hui blockchain (chaines de blocs).
Domenico Zucchetti, fondateur et CEO de Banana.ch, définit le blockchain comme "une collection de données historiques, composée de blocs en séquence, où chaque bloc possède son propre hachage cryptographique concaténé avec le précédent, de sorte que le hachage du bloc certifie l'intégrité du contenu du bloc et aussi de toute la collection depuis le début jusqu'au bloc lui-même. " Les écritures peuvent être bloquées et munies d'un système de marquage digital qui garantit l'authenticité des données comptables.
Banana.ch a été la première compagnie au monde à utiliser la technologie blockchain en comptabilité. La méthode a été brevetée en 2002 (US Patent No. 7,020,640).
Cette méthode garantit de hauts niveaux d'intégrité des données et de conformité aux normes de la loi. Consultez à ce sujet l'évaluation de la société de révision Ernst&Young qui a vérifié en 2002 la compatibilité du système par rapport aux normes en vigueur. Les nouvelles versions du logiciel utilisent la méthode de Hash SH256 e plus le MD5 cité dans les documents.
- Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes suisses (pdf en Allemand)
Consultez: Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes du 24 avril 2002. - Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes allemandes (pdf en Allemand)
La méthode de certification basée sur l'enchaînement des blocs de données "blockchain", est considéré tellement fiable qu'elle est utilisée pour assurer la validité des bitcoins et de toutes les crypto-monnaies modernes.
Commande Bloquer écritures
Avec la commande Bloquer écritures les mouvements de la comptabilité sont bloqués et marqués par des chiffres de contrôle qui servent à vérifier dans le temps si les écritures n’ont pas été modifiées.
- La validité d'un éventuel bloc déjà existant est verifiée
- Les écritures, jusqu'au date du bloc, sont progressivement numérotées et bloquées. Pour chaque écriture, la marque digital de la ligne et celle progressive est calculée. Le calcul des marquages digitaux est effectué selon la séquence des colonnes.
- Dans la comptabilité, il sera indiqué que les écritures, avec une date égale ou inférieure à celle du bloc, ne seront plus acceptées.
Date nouveau bloc (inclus)
Spécifiez jusqu'à quelle date les mouvements doivent être bloqués.
Mot de passe (facultatif)
Il est possible d'insérer un mot de passe pour permettre l'éventuel déblocage des écritures ou pour faire par la suite un nouveau bloc. Si le programme ne trouve pas d'erreurs dans les écritures comprises dans la date du bloc, il bloque les écritures, calcule et attribue à chaque ligne d'écritures différents chiffres et codes pour chaque ligne, affichés dans la vue Bloquer.
Dernier bloc
Les valeurs de cette section sont automatiquement insérées par le programme, selon le dernier bloc effectué.
Bloc valable
Le mot “Oui” est affiché si le bloc est valable.
Date du bloc
La date du dernier bloc effectué.
Numéro du bloc
La valeur insérée automatiquement par le programme, dans la dernière ligne de la colonne “BlocNum”. Quand le bloc est répété, si la valeur de la ligne du dernier bloc reste inchangée, cela veut dire que le bloc est valable et par conséquent, les données n'ont pas été modifiées. Si, au contraire, la valeur est différente de la première, le programme indique:
- (-1) si déjà à partir de la première ligne le bloc n’est pas valide
- (-2) s’il y a des lignes qui ont le même “BlocNum”
Hash progressif
Le chiffre de contrôle qui se trouve sur la dernière écriture.
Écritures: vue Bloquer
Les marques digitales sont affichées ainsi que les informations qui ont servi pour attribuer la signature digitale.
- BlocNum: le numéro progressif qui indique la ligne.
- BlocMon: le montant cumulatif des mouvements, semblable au total de fin de page, demandé par certains législations.
- BlocLigne: (colonne masquée) la marque digitale calculée selon les valeurs de la ligne.
- BlocProgr: la marque digitale globale.
La marque digital BlocProgr
Élément central de la certification qui utilise la méthodologie du blockchain.
La marque digitale est calculée selon les valeurs suivantes:
- Du contenu de l'écriture actuelle, y compris les montants, les libellés et la description du compte au moment du bloc.
- Du numéro progressif (BlocNum)
- Du solde cumulé (BlocImp)
- De la marque progressive de l'écriture précédente (Bloc Progr).
Si les données de la comptabilité devraient subir une modification minimale (une date a été changée, un montant) le chiffre de contrôle aura un résultat différent.
Si le chiffre de contrôle reste inchangé, cela veut dire que les données sont originales et n'ont donc pas été changées.
Contrôler bloc
Avec la commande Contrôler bloc, le programme contrôle si le bloc est valide et affiche les données du bloc.
- Le programme recalcule les marques digitales et vérifie si ceux qui sont recalculés sont égaux à ceux associés aux écritures.
- Si les valeurs correspondent, le bloc est considéré valable et les données sont donc les originales;
- Si les marques ne sont pas égales, cela veut dire que les données ont été modifiées et que celles-ci ne sont pas les données originales calculées au moment du bloc.
Débloquer écritures
La commande Débloquer écritures enlève le bloc et les chiffres de contrôle. Si le bloc a été doté d'un mot de passe, il faut le réinsérer pour procéder au déblocage.
Si l'on souhaite ensuite procéder à un nouveau bloc, les chiffres de contrôle seront les mêmes que le blocage précédent si les données et l'ordre des écritures n'ont pas été changées. Si, au contraire, elles ont été changées, les chiffres de contrôle changent.
Déblocage partiel
Quand les écritures ont été bloquées, on peut également les débloquer, même partiellement, à partir d'une certaine date. Si dans le bloc un mot de passe a été inséré, il faut insérer le mot de passe dans la case appropriée pour confirmer le déblocage.
Pourquoi débloquer la comptabilité?
En principe une comptabilité bloquée ne devrait pas être débloquée. Cela arrive quand après le bloc on se rend compte qu'il y a des erreurs dans la comptabilité et qu'il est nécessaire de faire des corrections.
Auparavant, afin de pouvoir effectuer des corrections ultérieures, les utilisateurs devaient tenir une copie du fichier faite avant le bloc. Si des erreurs étaient trouvés, la situation précédente était reprise. Souvent, entretemps, d'autres écritures étaitent ajoutées et donc, très souvent, en reprenant les versions précédentes, le résultat de la comptabilité était erronée. Pour éviter ce genre de temps perdu, nous avons décidé de mettre à disposition la commande Débloquer écritures.
La certification des données ne doit pas être confondue avec la sécurité des données. La certification des données est une méthode qui garantit que les données de la comptabilité sont celles originales. Pour empêcher que celles-ci soient modifiées, la méthodologie est celle relative à la sécurité des données. Des procédures pour la sécurité des données peuvent, toutefois, être mises en oeuvre seulement dans un contexte qui limite l'accès aux données.
Si le fichier est complètement à disposition de l'utilisateur, comme, par exemple, quand il se trouve sur un PC, les personnes ont le contrôle complet des données. Ils peuvent donc facilement remplacer le fichier. Avec la certification, on n'empêche pas que les données soient altérées, mais cela nous permet, au moins, de savoir si ce sont les données originales.
La personne qui tient la comptabilité est responsable de la comptabilité et doit décider si une modification est légitime ou non.
Organiser la certification et la vérification
Une fois que les mouvements de la période ont été bloqués, il faut:
- Imprimer les informations du bloc ou la dernière ligne certifiée avec le numéro relatif de certification (BlocProgr).
- Signer et conserver cette information avec les documents de la comptabilité ou dans un autre lieu sûr.
Afin de vérifier que les données comptables sont celles originales:
- Exécutez la commande Afficher informations bloc.
- Reprenez le document où se trouve la marque digitale de vérification.
- Contrôlez si la ligne identifiée avec le BlocNum a toujours la même marque digitale:
- Si le numéro correspond, les données de la comptabilité sont les mêmes que celles certifiées,
- Si le numéro ne correspond pas, cela implique que les données de la comptabilité ont été modifiées.
Banana est en train de développer des applications qui permettent de comparer deux fichiers et d'avoir des indications à propos des données qui ont été modifiées.
Sécurité des données
La certification digitale garantit que les données sont encore toujours les originales. Mais elle n'empêche pas la modification des données. C'est la responsabilité du comptable de garantir que les données ne sont pas altérées. Chaque administration doit avoir une organisation adéquate à sa dimension et à ses nécessités.
Pour ceux qui désirent s'assurer que les données ne soient pas altérées par des personnes non autorisées, il faut utiliser d'autres méthodes et outils, comme, par exemple:
- Enregistrer les données sur un système sûr (disque de réseau protégé), protégé d'un mot de passe
- Conserver des copies des données.
- Cryptage des archives.
Archivage à long terme
Les fichiers de la comptabilité contiennent les données qui ont été insérées. Pour ouvrir le fichier et obtenir un rapport ou une fiche de compte, il faut donc toujours avoir le programme à votre disposition.
Banana Comptabilité permet d'exporter toutes les données de la comptabilité en format Pdf, Html et Xml. L'archive générée peut être sauvegardée sur un CD et consultée sur chaque ordinateur à distance des années, aussi par des personnes qui n'ont pas Banana Comptabilité.
Colonne Solde pour noter les différences comptables
La colonne Solde est présente dans le tableau Écritures pour les fichiers de comptabilité en partie double, multidevise, comptabilité recettes/dépenses et gestion de trésorerie. Elle est très utile car elle détecte les différences comptables dans le tableau Écritures.
La colonne Solde affiche une valeur uniquement lorsqu'il y a une différence comptable.
Si l’écriture est correcte et que le solde est égal à zéro, la cellule reste vide et la colonne n’indique aucune anomalie.
La présence d’un montant dans la colonne Solde indique donc que l’écriture est incomplète ou contient une erreur à vérifier et à corriger.
▶ Regarder la vidéo : La nouvelle colonne Solde
Comment afficher la colonne Solde
La colonne Solde n’est pas visible par défaut. Vous pouvez l’afficher depuis le menu :
- Données > Organiser Colonnes > Solde
La colonne Solde peut être déplacée à la position souhaitée à l’aide des boutons Haut (déplace la colonne vers la gauche) et Bas (déplace la colonne vers la droite) dans la fenêtre de dialogue Organiser Colonnes.
Raisons des différences dans la colonne Solde
Lorsqu’il y a des écarts comptables, il est essentiel d’en identifier la cause et de procéder à la correction.
Les différences peuvent être dues notamment aux raisons suivantes :
- La cellule du Compte Débit, du Compte Crédit ou de la Catégorie a été laissée vide ou contient une valeur incorrecte
- Dans les écritures impliquant plusieurs comptes ou catégories, les totaux des montants ne correspondent pas
- Dans les écritures avec code TVA, la ventilation TVA ou le compte TVA est incorrect.
Remarque : dans les écritures composées, le programme peut temporairement afficher une différence entre Débit et Crédit jusqu’à ce que l’écriture soit complétée.
La colonne Solde dans la comptabilité en partie double
Dans la comptabilité en partie double, la colonne Solde indique les différences entre les colonnes Débit et Crédit.
Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :
- Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Débit et Crédit est équilibrée (aucune différence).
- Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et/ou catégories concernés. Avec la dernière écriture, le solde doit revenir à zéro.
L’exemple affiché dans l’image concerne une écriture relative au paiement de plusieurs factures. Les comptes et les montants correspondants sont saisis sur plusieurs lignes :
- Sur la première ligne, dans la colonne Crédit, le compte bancaire 1020 a été enregistré pour un montant total payé de 1'000.
- Sur les lignes suivantes, dans la colonne Débit, les comptes suivants ont été enregistrés :
- compte 1520 – Investissements, pour 300
- compte 5820 – Voyages, pour 200
- compte 4000 – Achats de matériel, pour 400.
Le total des montants enregistrés au Débit s’élève donc à 900, tandis que le montant enregistré au Crédit est de 1'000.
L’écriture présente par conséquent une différence de 100. Cette différence est indiquée dans la colonne Solde, sur la dernière ligne de l’écriture, ce qui permet d’identifier immédiatement que l’écriture n’est pas équilibrée.
La colonne Solde dans la comptabilité Recettes/Dépenses
Dans la comptabilité Recettes/Dépenses et dans le Cash Manager, la colonne Solde indique les écarts entre les colonnes Compte et Catégorie.
Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :
- Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Compte et Catégorie est équilibrée (aucune différence).
- Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et catégories concernés. Avec la dernière ligne de l’écriture, le solde doit revenir à zéro.
Dans l’image d’exemple, une différence de 1000 a été générée :
- Dans l’écriture à la ligne Doc 2, aucune catégorie n’a été saisie dans la colonne Catégorie. Par conséquent, le montant ayant été enregistré uniquement sur le compte, une différence de 1000 s’est produite.
Vérifier la comptabilité
La commande Controler comptabilité inclut également le contrôle de la colonne Solde.
Si la colonne Solde n’est pas à zéro, cela signifie qu’il y a des erreurs. Pour identifier la première ligne où la différence comptable est apparue :
- Parcourez la colonne Solde pour repérer la première ligne où commence la différence.
- Utilisez la commande Recalculer comptabilité qui indique la ligne à partir de laquelle commence la différence.
Exportation à partir de Banana Comptabilité+
Banana Comptabilité Plus offre plusieurs possibilités d'exportation. Il est possible d'exporter les données d'un seul tableau (lignes d'exportation), de plusieurs tableaux (fichiers d'exportation), ou seulement les données contenues dans l'aperçu avant impression. On peut choisir d'exporter en différents formats : PDF, Xml, Excel, Html, txt, Json, etc.
Nouveau ! Il est maintenant possible d'exporter le fichier PDF qui comprend également toutes les pièces jointes numériques. Toute la comptabilité est donc réellement incluse dans un seul fichier.
L'exportation PDF avec les annexes digitales est seulement disponible dans Banana Comptabilité Plus avec le plan Advanced.
Voir tous les avantages du plan Advanced.
Avec Banana Comptabilité, on peut exporter des données d'un seul tableau ou de plusieurs tableaux (fichiers), en différents formats.
Exporter lignes
A partir du menu Données > Exporter lignes, le contenu d'un seul tableau peut être exporté.
Si, avant d'activer la commande, des lignes ont été sélectionnées, l'option Lignes sélectionnées uniquement sera activée dans la boîte de dialogue d'exportation.
Exporter fichier
A partir du menu Fichier > Exporter fichier, plusieurs tableaux peuvent être exportés en même temps.
Dans la fenêtre de dialogue Exporter Fichier, les sections suivantes sont également utilisées:
- Celles spécifiques au type de fichier (voir formats d'exportation)
- Inclure - pour définir les tableaux et les rapports qui doivent être inclus dans l'exportation
- Période - (Comptabilité) pour définir la période
- TVA - (Comptabilité avec TVA)
- Personnalisation
Exporter l'Aperçu d'impression
Dans la barre d'outils de l'aperçu d'impression :
- Cliquer sur la flèche à côté du bouton Adobe PDF.
- Choisir l'option qui correspond:
- Exporter en PDF
- Exporter en Html
- Exporter en Excel
- Copier dans le presse-papiers
Formats pour l'exportation
Pour préparer une exportation spécifique, chaque format a une ou plusieurs sections avec des options.
On peut choisir entre plusieurs formats:
- PDF
Permet d'effectuer une impression en PDF de tout le contenu du fichier comptable.
Nouveau ! Exporter le fichier PDF avec les annexes digitales incluses - Excel
Pour créer en Excel des présentations, comparaisons, budgets, calculs, analyses du bilan et graphiques qui sont directement liés aux valeurs de la comptabilité. - HTML
En utilisant ce format pour l'exportation, on accède à toutes les données et tous les rapports avec un simple browser Internet (Explorer, Mozilla, Opera).
Ce format satisfait pleinement les exigences légales pour l'archivage des données comptables à long terme. - XML
Le standard pour l'échange des données. Les données comptables peuvent être facilement lues et élaborées avec d'autres programmes ou avec des feuilles de style XSLT. - Exporter lignes en TXT
Exporte les lignes du tableau en format texte.
Exporter en Excel
Pour exporter vers Excel, cliquez sur le menu Fichier → Exporter fichier → Exporter en Excel
Nom fichier
Dans cette zone, il faut insérer le nom du nouveau fichier que le programme crée pour l'exportation des données. Par contre, lorsqu'on sélectionne un fichier déjà existant avec le bouton Parcourir, le programme réécrit le fichier avec les nouvelles données.
Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier MS Excel à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation.
Options
Définir noms cellules
Avec cette option, le programme attribue, pendant l'exportation, automatiquement un nom à chaque cellule. Par exemple, la cellule qui contient le solde du compte 1000, elle reçoit le nom Accounts_1000_Balance" en Excel. Ceci permet d'identifier de façon univoque chaque cellule indépendamment de la position qu'elle occupe dans la feuille et donc de créer des rapports en Excel qui ne doivent pas être corrigés si le plan comptable est modifié.
Définir noms tableaux
Avec cette option, le programme attribue, pendant l'exportation, automatiquement un nom à la zone des cellules appartenant à un tableau. Par exemple, la zone formée des cellules appartenant au tableau Accounts est identifiée avec le nom DB_Accounts. Cette option est nécessaire si en Excel, dans la création de rapports, sont utilisées les fonctions de base de données.
Utiliser noms Xml (Anglais)
Il est possible de définir les noms des cellules dans la langue originale de la comptabilité, ou avec leur nom en anglais. Dans la langue originale, les noms seront compréhensibles aussi à celui qui ne connaît pas l'anglais, mais ils ne seront pas universels comme ceux en anglais. Avec cette option on a par exemple "Accounts_1000_Balance" au lieu de "Comptes_1000_Solde".
Protéger tableaux
Avec cette option, le contenu des cellules est bloqué, de façon qu'il soit uniquement possible d'en modifier le format; ça empêche que, par inadvertance, les données exportées soient modifiées. On peut à n'importe quel moment enlever la protection par la commande correspondante en Excel.
D'autres sections
Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:
Résultat de l'exportation
L'exportation vers Excel crée un fichier au contenu html, mais avec l'extension '.xls'. Le fichier est ouvert par Excel et converti automatiquement. Excel avertit toutefois que le fichier n'est pas un véritable fichier Excel ; il suffit de répondre "Oui" pour continuer.
Chaque tableau de la comptabilité est une feuille du fichier Excel
Utiliser les noms des cellules au lieu de faire référence à des lignes/colonnes:
- Les noms montrent la valeur désirée, même quand on insère une nouvelle ligne ou colonne.
- Les noms sont faciles à utiliser et à comprendre
"Comptes_1000_Solde" indique le solde du compte 1000
"Comptes_1000_Libellé" reprend la valeur de la cellule, qui contient la description du compte 1000 - Les noms peuvent être utilisées dans les formules
"=Comptes_1000_Solde" reprend la valeur de la cellule, qui contient le solde du compte 1000
"=Comptes_1000_Solde/1000" divise le solde du compte 1000 par 1000 - Avec les noms, on peut créer des liens à des fichiers différents
Le lien à une cellule est composé du
- Nom du fichier
- Nom du tableau
- Nom de la cellule
Copier/coller des données de Banana vers Excel
Avec Banana Comptabilité il est toujours possible, en plus de l'exportation, de copier/coller les données de Banana dans Excel : seulement quelques cellules, colonnes, ou le tableau entier.
Certains utilisateurs nous ont signalé que dans de rares cas et uniquement à partir d'ordinateurs Mac, lors de l'exportation de données de Banana vers Excel, le format des montants n'est pas optimal.
Toutefois, la situation est facilement résolue en sélectionnant simplement les colonnes contenant les montants dans Excel et en changeant le format de cellule pour le type "Numéro".
Inclure
Du menu Fichier → Exporter fichier → Exporter en Excel → section Inclure, une fenêtre de dialogue s'ouvre, qui vous permet de choisir les tableaux et les rapports à inclure.
Recontrôler comptabilité
En activant cette fonction, la comptabilité est recontrôlée avant d'être exportée.
Inclure
Contient la liste des tableaux et des rapports qui peuvent être exportés. La liste des données peut varier selon la typologie de comptabilité choisie et selon les caractéristiques du fichier.
Vue
Vous pouvez sélectionner la vue ou la personnalisation qui doit être incluse.
Cette option est disponible dans l'exportation en format Pdf, Html et Xml.
Périodes
Cette groupe permet d'indiquer des options pour l'exportation des tableaux qui prévoient une période.
Comptes/Catégories par période
Se réfère à la sélection Comptes par période, et indique quelle répétition par période on désire.
Résumé TVA
Se réfère à la sélection Résumé TVA par période. Elle crée des résumés TVA pour les différentes périodes indiquées.
Créer périodes pour toute l'année
Cette fonction exporte les soldes partiels pour l'année entière et non de façon limitée à la période comptable spécifiée ou à la période d'exportation sélectionnée.
Nombre max. des périodes
Le nombre maximal possible de périodes.
Exporter en Html
Pour exporter en Html, cliquez sur le menu Fichier → Exporter fichier → Exporter en Html.
Nom Fichier
Dans cette zone il faut insérer le nom du nouveau fichier que le programme crée pour l'exportation des données. Par contre, lorsqu'on sélectionne un fichier déjà existant par le bouton Parcourir, le programme réécrit le fichier avec les nouvelles données.
Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Html à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche Mettre à jour du navigateur internet.
Options création fichier
En-têtes 1, 2 et 3
Ce sont les en-têtes des fichiers.
D'autres sections
Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:
Options Html
Utiliser Feuille de Style CSS
En activant cette fonction il est possible de relier au fichier exporté une feuille de style. Le programme utilise automatiquement une feuille de style personnel définie par défaut et l'insère dans le document.
Utiliser Feuille de Style prédéfinie
La feuille de style définie par défaut du programme est utilisée. En désactivant la case on rend automatiquement active l'option Feuille de Style Externe, avec laquelle il est possible de sélectionner le nom d'une feuille de style personnel.
Feuille de Style externe
Nom fichier
Dans le cas où une feuille de style externe est utilisée, sélectionner le nom du fichier de la feuille de style avec le bouton Parcourir.
Inclure feuille de style dans le fichier Html
Quand les données en format Html sont envoyées, il est nécessaire d'envoyer aussi le fichier de la feuille de style. Pour éviter d'envoyer deux fichiers séparés, en activant la case, il est possible d'insérer la feuille de style au fichier comptable Html.
En activant les cases, le programme archive les données avec différents options graphiques:
- Exporter seulement les colonnes visibles
- Tableau avec bordures
- Colonnes avec en-têtes
- Maintenir saut de pages
- Exporter comme données - les données sont exportées sans aucune formatation
Exporter en Xml
Pour exporter vers Xml, cliquez sur le menu Fichier → Exporter fichier → Exporter en Xml.
Nom Fichier
Insérer le nom du nouveau fichier à créer ou choisir un nom existant avec le bouton Parcourir.
Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Xml à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche Mettre à jour du navigateur internet.
Feuille de Style XSLT
Dans cette zone, il est possible de sélectionner la feuille de style (fichier Xml externe) à partir de laquelle le programme doit disposer graphiquement les données comptables. Banana Comptabilité ne fournit pas de fichiers Xslt.
Options
Il est possible de choisir comme options:
- Exporter seulement les colonnes visibles
- Inclure la liste des vues.
- Exporter comme données
D'autres sections
Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes :
Exporter lignes en Txt
Pour exporter les lignes, on part du menu Données → Exporter lignes → Exporter lignes en Txt. Dans la fenêtre suivante, les options suivantes peuvent être activées :
Nom fichier
Insérer le nom du fichier, ou en sélectionner un existant avec le bouton Parcourir.
Format
Sélectionner le format.
Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Txt à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche Mettre à jour du navigateur internet.
Options
Si activées, elles permettent l'exportation des données de:
- Lignes sélectionnées uniquement
- Seulement colonnes visibles
- En-têtes champs
- Unicode (Utf-8)
Budget et Prévisions financières
La fonction de planification, avec des projections financières des coûts, des revenus et de la liquidité, est intégrée et disponible dans toutes les applications de Banana Comptabilité.
Il existe deux modes de fonctionnement :
- Budget annuel dans le tableau Comptes ou Catégories
Une méthode très simple et traditionnelle :- Saisissez les valeurs budgétaires directement dans la colonne Budget du tableau Comptes ou Catégories.
Plus d'informations sont disponibles sur la page web Budget en colonne pour l'année.
De plus, dans le tableau Comptes, vous pouvez aussi ajouter des colonnes supplémentaires pour gérer différents types de budgets.
Un cas utile est l’ajout d’une colonne dédiée au budget de l’année suivante, ce qui vous permet de planifier l’avenir tout en restant dans le fichier comptable de l’année en cours.
Plus de détails sur la page Budget de l'année suivante dans la comptabilité en cours.
- Saisissez les valeurs budgétaires directement dans la colonne Budget du tableau Comptes ou Catégories.
- Planification financière complète dans le tableau Budget
Il s'agit de l'approche la plus avancée et détaillée :- Activez le tableau Budget et saisissez les écritures prévisionnelles, non seulement pour les coûts et les revenus, mais aussi pour la liquidité.
- La colonne Budget du tableau Comptes est mise à jour automatiquement en fonction des écritures enregistrées dans le tableau Budget.
Cette méthode vous permet d’avoir une vue dynamique de l’évolution financière, mois par mois ou trimestre par trimestre, en incluant également la liquidité.
Les sous-pages suivantes expliquent comment gérer le budget dans un fichier en partie double.
Si, en revanche, vous utilisez un fichier Recettes et Dépenses, consultez la section dédiée au budget en cliquant sur le lien suivant : https://www.banana.ch/doc/fr/node/10225.
Comparaison entre le budget en colonne et celui du tableau Budget
Ci-dessous, nous présentons un tableau comparatif entre le budget en colonne et celui du tableau budget
| Fonctionnalité | Colonne Budget | Tableau Budget |
|---|---|---|
| Où se trouve | Dans le tableau Comptes, colonne Budget | Tableau dédié : Budget |
| Activation | Toujours disponible (par défaut) | À activer : Outils > Ajouter /supprimer des fonctions > Ajouter tableau Budget |
| Niveau de détail | Budget annuel par compte/catégorie | Enregistrements détaillés avec dates et répétitions |
| Saisie des données | Montant total pour l’année | Enregistrements individuels avec date, compte et catégorie |
| Champs supplémentaires | Uniquement les montants | Quantités, Prix, Formules de calcul |
| Écritures récurrentes | Non disponible | Disponible (colonne Répéter) |
| Trésorerie future par période | Non calculée | Calculée automatiquement (caisse/banque prévues) |
| Résultats | Totaux par compte/catégorie | Détails périodiques (jour/mois/année) + totaux |
| Utilisation typique | Prévisions simples, budget annuel | Prévisions détaillées, planification financière précise |
Budget annuel en colonnes
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez rapidement définir un budget annuel directement dans le tableau Comptes ou Catégories. Cette approche est idéale si vous souhaitez une planification simple et rapide, utile pour avoir immédiatement sous contrôle le bénéfice ou la perte attendue de l’année.
Quand utiliser le budget annuel dans le tableau Comptes ou Catégories :
- Si vous souhaitez une planification simple des coûts et des revenus, sans détails périodiques.
- Si vous avez seulement besoin d’une vue d’ensemble des coûts et revenus de l’année.
Si vous souhaitez au contraire répartir les prévisions par mois, trimestre ou projet, utilisez le tableau Budget, qui offre des outils de planification financière plus détaillés.
Colonnes Budget dans le tableau Comptes ou Catégories
Dans les tableaux Comptes et Catégories, vue Budget, les colonnes suivantes sont disponibles :
- Budget → où saisir manuellement les montants prévus pour chaque compte de charges et de produits. Cette colonne est active uniquement si le tableau Budget n’a pas été activé. Si elle est activée, il faut la désactiver.
- Règles de saisie :
- Produits (Crédit) → en négatif (Tableau Comptes).
- Charges (Débit) → en positif (Tableau Comptes).
- Recettes → en positif (Tableau Catégories).
- Dépenses → en négatif (Tableau Catégories).
- Règles de saisie :
- Différence Budget (Diff.Budget) → colonne automatique qui indique en temps réel l’écart entre le solde actuel et le montant prévu.
Chaque fois que vous enregistrez une écriture, le programme met automatiquement à jour cette différence, afin que vous puissiez comparer le budget aux valeurs réelles.
Budget annuel et impressions périodiques
Si vous effectuez une impression mensuelle ou trimestrielle, Banana répartit automatiquement la valeur du budget annuel en parts mensuelles, calculées selon les dates de début et de fin de l’année définies dans le menu Fichier > Propriétés du fichier (données de base).
- Le montant est divisé par le nombre de mois de la période comptable.
- Les éventuelles différences d’arrondi sont ajoutées au dernier mois.
Exemple : pour un budget annuel de 10'000 → le programme générera 11 mensualités de 833.33 et 1 de 833.37.
Si l’affichage est trimestriel, la valeur du trimestre sera la somme des mois individuels et non le montant annuel divisé par quatre.
Pour une planification structurée différemment, avec des détails spécifiques par mois, trimestre ou semestre, il est nécessaire d’utiliser le tableau Budget.
Ajouter une nouvelle colonne Budget
Si vous avez des besoins particuliers, vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes supplémentaires de budget.
Pour ajouter une nouvelle colonne, allez dans :
- menu Données > Organiser colonnes > Ajouter
- Donnez un nom à la nouvelle colonne
- Confirmez avec OK.
Exemples d’utilisation des nouvelles colonnes Budget :
- Gérer différents scénarios (ex. budget optimiste, prudent).
- Conserver une copie du budget initial pour la comparer avec celle mise à jour.
Pour créer une copie :- Dans le tableau Comptes, placez-vous sur la première ligne et sélectionnez toute la colonne (en cliquant sur l’en-tête).
- Menu Édition > Copier.
- Placez-vous sur la première ligne de la colonne Budget ajoutée où coller les données.
- Menu Édition > Coller.
- Budget pour l’année suivante.
- Budgets alternatifs pour des comparaisons internes.
Lorsque vous ajoutez une colonne supplémentaire de budget, vous devez définir
- le Type de données sur Montant.
Ainsi, le programme calculera les totaux des groupes.
Pour plus d’informations, voir aussi :
Désactiver le tableau Budget
Si vous souhaitez utiliser la colonne Budget dans le tableau Comptes pour définir le budget annuel, le tableau Budget ne doit pas être activé.
S'il est activé, pour le désactiver, allez dans le menu :
- Outils > Ajouter/Supprimer fonctions
- Sélectionnez Supprimer tableau Budget.
Une fois le tableau retiré, vous pouvez saisir directement les montants budgétaires dans la colonne Budget du tableau Comptes.
Budget de l'année suivante dans la comptabilité courante
Dans Banana Comptabilité, en plus de la colonne Budget (utilisée pour saisir le budget de l’année en cours), vous pouvez ajouter une colonne personnalisée pour saisir manuellement le budget de l’année suivante. Cela vous permet de planifier le budget futur sans modifier celui de l’année en cours.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile, par exemple, pour les associations ou les copropriétés, où, lors de la clôture, les membres (ou propriétaires) sont appelés à approuver à la fois les comptes définitifs et le budget prévisionnel pour l’année suivante.
Comment ajouter la colonne Budget année suivante
Vous devez ajouter la colonne Budget année suivante dans le tableau Comptes / Catégories.
- Allez dans le tableau Comptes de votre fichier de comptabilité.
- Dans le menu Données > Organiser colonnes > Ajouter.
- Saisissez comme titre : Budget année suivante (ex. Budget année xxxx).
- Définissez Type de données = Montant, afin que Banana calcule automatiquement les totaux des groupes.
- Confirmez avec OK.
La nouvelle colonne pour le budget de l’année suivante sera visible dans le tableau Comptes.
Saisir les valeurs
Dans la colonne que vous avez ajoutée, saisissez pour chaque compte de charges et de produits le montant estimé pour l’année suivante.
- Produits (colonne Avoir) → montants négatifs.
- Charges (colonne Débit) → montants positifs.
Imprimer le Bilan avec le Budget année suivante intégré
Une fois que toutes les valeurs du budget ont été saisies dans la colonne Budget année suivante, il est possible d’imprimer un bilan en intégrant cette nouvelle colonne, en plus de la colonne du budget de l’année en cours.
Pour l’impression, allez dans :
- menu Rapports > Bilan formaté par groupes
- Dans la section Colonnes du plan comptable, activez :
- Courant (si vous souhaitez afficher la colonne du réel)
- Budget, Différence (si vous souhaitez afficher la colonne des écarts entre le Budget et le Réel de l’année en cours)
- Cliquez sur le bouton Avancé puis sur Ajouter :
Une boîte de dialogue s’ouvre avec toutes les colonnes du tableau Comptes que vous pouvez inclure dans le bilan- Activez la colonne ajoutée du Budget année suivante
- Confirmez avec OK.
- Dans la section Colonnes du plan comptable, activez :
Le bilan affichera ainsi, en plus des données courantes, également le budget de l’année suivante.
Budget, Prévisions financières et Plans de liquidité
Toutes les applications de Banana Comptabilité Plus comprennent un outil de prévision financière puissant et innovant basé sur la méthode en partie double. Vous pouvez facilement avoir des bilans, des comptes de résultats prévisionnels, des plans financiers, de liquidité et d'investissement.
Vision d'avenir
Les prévisions financières, selon la méthode de la comptabilité en partie double, vous donnent une vision complète de l'avenir de l'entreprise. Vous pouvez prévoir la situation avant que les choses n'arrivent, et vous aurez ainsi la possibilité d'agir à temps. Si vous constatez que les coûts seront trop élevés, vous pourrez prendre des mesures pour les réduire. Si vous constatez un manque de liquidités, vous aurez le temps de prendre des mesures pour l'éviter.
L'utilisation de prévisions financières apportera une valeur ajoutée à votre gestion.
- ▶ Video: Comment démarrer une Comptabilité dépenses / recettes
- ▶ Vidéo: Comment commencer avec la comptabilité en partie double
- ▶ Vidéo: Comment commencer une comptabilité multidevise
Des prévisions financières à la portée de tous
Le système de planification basé sur la méthode de la double entrée est incroyablement puissant et abordable.
- La planification est entièrement intégrée dans le système comptable.
- Il utilise le même plan comptable que la comptabilité.
- Pas besoin de créer un nouveau dossier, il suffit d'ajouter des mouvements budgétaires.
- Les estimations sont effectuées avec des entrées de budget.
- La méthodologie comptable éprouvée de la comptabilité en partie double est utilisée. Les coûts et les recettes peuvent être spécifiés en détail.
- Vous disposez de prévisions de compte de résultat et de bilan.
- Vous pouvez voir comment les ventes, les coûts, les bénéfices, les liquidités et le capital vont évoluer.
- Vous pouvez voir l'évolution d'un compte ou d'un groupe avec tous les mouvements budgétaires individuels.
- Le programme prépare des prévisions par mois, trimestre ou année.
- Les prévisions peuvent être paramétrées avec des quantités et des formules de calcul.
- Lorsque vous modifiez les prévisions, par exemple en augmentant les investissements, l'amortissement de fin d'année est automatiquement recalculé.
- Le plan financier préparé pour un an peut également être projeté sur plusieurs années.
- Tous les rapports comptables sont disponibles avec les valeurs passées, présentes et futures.
Vue instantanée des valeurs du Budget
La planification financière basée sur la méthode en partie double utilise le même plan comptable que la comptabilité.
Dans le tableau Comptes et catégories (comptabilité des dépenses et des recettes), vous voyez les soldes courants ainsi que les soldes prévisionnels.
Vous pouvez définir librement la structure du bilan et du compte de résultat en ajoutant des comptes et des groupes.
Vous pouvez également utiliser des centres de coûts et de profit, des segments et des comptes pour les clients et les fournisseurs.
Le tableau Budget
La planification est préparée en insérant des écritures dans le tableau Budget. C'est comme faire des documents comptables, mais ils concernent l'avenir.
Le loyer et les autres opérations répétitives ne sont indiqués qu'une seule fois, en fixant l'option de répétition et une date finale possible.
La colonne Total indique la somme pour l'année.
Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez, pour l'année en cours ou ultérieure, et les modifier à tout moment.
Une vision claire et complète de l'avenir de votre entreprise
Les mêmes rapports que vous avez pour la comptabilité, vous pouvez aussi les avoir pour l'avenir.
Avant même le démarrage de l'entreprise, vous pouvez connaître la rentabilité de votre entreprise et le montant des liquidités dont vous disposerez à la fin de l'année.
Aperçu complet et détaillé de votre avenir financier
Banana Comptabilité fournit tous les rapports nécessaires pour avoir une vision complète de votre avenir financier, les mêmes que ceux que vous utilisez pour la comptabilité, tous intégrés et équilibrés, sans différences, tout comme la comptabilité. Tout est automatique, vous ne devez pas perdre de temps à établir des tableaux dans Excel, à saisir et vérifier des formules, à définir des lignes et des colonnes.
- Plan de liquidité.
Vous pouvez voir comment la liquidité évoluera dans la période de planification choisie, savoir à l'avance si vous aurez suffisamment de moyens pour faire face aux différents engagements et choisir d'avoir une vue synthétique, par groupe, ou détaillée, avec chaque élément énuméré. - Compte de résultat prévisionnel.
Vous pouvez voir ce que seront les recettes, les coûts et le résultat attendu, choisir une vue sommaire avec les totaux par groupe ou même une vue détaillée avec les valeurs des différents éléments. La présentation du compte de résultat peut être établie et modifiée selon les besoins. Le programme effectuera les totaux automatiquement, sans que vous ayez à entrer des formules. - Bilan prévisionnel.
Pour chaque compte et groupe d'actifs et de passifs, vous verrez l'évolution dans le temps. - Plan d'investissement.
Pour chaque compte ou groupe d'actifs, vous pouvez voir l'évolution dans le temps. - Fiches de détails.
Vous pouvez analyser chaque élément en détail, grâce à la fiche de compte, savoir quelle sera l'évolution du compte bancaire ou des liquidités. - Graphiques avec l'évolution dans le temps.
Vous pouvez voir instantanément l'évolution future de chaque produit. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir comment les ventes vont évoluer ou s'il y aura une crise de liquidité. - Centres de coûts et de profits, et segments. Vous pouvez également utiliser des centres de coûts, des centres de profit et des segments lors de vos prévisions.
Vous pouvez obtenir des prévisions détaillées pour des projets individuels, des clients ou des zones géographiques. - Projections pluriannuelles.
Vous pouvez obtenir des bilans et des comptes de résultats pour un, deux, cinq ou même dix ans.
Le programme projette automatiquement les données de l'année pour les périodes suivantes. - Consulter les données par mois, trimestre, année ou plusieurs années.
Vous pouvez obtenir le bilan et le compte de résultat pour un mois, un trimestre, un semestre, une année ou plusieurs années.
Ce qui vous permettra ensuite analyser en détail la période qui vous intéresse. - Comparer le budget avec les données réelles
En utilisant le même plan comptable, la comparaison entre la prévision et la situation actuelle est immédiate. Vous pouvez facilement identifier les écarts par rapport à l'estimation. - Sauvegarder les paramètres du rapport (personnalisations).
Créez des rapports et enregistrez des personnalisations pour les reprendre quand vous le souhaitez.
Pour chaque rapport, vous pouvez choisir la mise en page qui vous intéresse. Le programme adapte automatiquement les impressions sans que vous ayez à définir des lignes, des colonnes et des formules. Vous pouvez analyser les données de différents points de vue, en passant d'un type d'affichage à l'autre.
- Affichage pour une période.
- Le programme présente des rapports pour l'année, mais vous pouvez également demander à ne disposer des prévisions que pour un trimestre. Vous pouvez facilement passer d'une planification annuelle à une planification pluriannuelle.
- Évolution dans le temps.
- Le programme est en mesure de présenter tous les rapports avec une ventilation par période. Vous pouvez voir l'évolution dans le temps des liquidités, du bilan, des ventes, des coûts et du résultat d'exploitation. Vous pouvez facilement passer d'une vue à l'autre sans avoir à réinitialiser les formules ou les tableaux.
- Rapports entièrement personnalisés.
- Vous pouvez choisir et modifier l'affichage comme vous le souhaitez. Vous pouvez présenter vos projets de manière professionnelle et faire bonne impression sur ceux qui vous soutiennent.
- Enregistrer les paramètres du rapport.
- Vous pouvez créer et enregistrer des paramètres d'impression et les rappeler lorsque vous en avez besoin.
Facile à utiliser
Tout est déjà mis en place, vous devez saisir les mouvements de prévision avec de simples écritures. Cette approche est particulièrement adaptée aux comptables, qui sont capables de faire des prévisions précises et complètes en un rien de temps. Grâce à la comptabilité des dépenses et des recettes, même les personnes n'ayant pas de connaissances particulières en comptabilité peuvent réussir.
- Saisies similaires aux écritures comptables.
Pour chaque événement financier futur, vous saisissez une entrée avec la date, la description et les comptes qui sont touchés.
C'est le programme qui totalise les montants par poste et par période, tout comme en comptabilité. - Indication détaillée des dépenses et des recettes.
Vous pouvez indiquer les différents postes de dépenses en détail et au moment exact où ils se produiront. Pour les frais de personnel, vous pouvez indiquer les salaires des différents employés. - Modifications et mises à jour facilitées.
Adapter, ajouter ou supprimer les dépenses ou les recettes devient facile du fait que vous modifiez le détail spécifique. Si le loyer augmente l'année suivante, il suffit de changer ce poste. S'il y a une nouvelle dépense, une nouvelle ligne est ajoutée. Le programme actualisera automatiquement le calendrier.
Rapide grâce aux répétitions
Les opérations répétitives ne sont insérées qu'une seule fois. Le mouvement de prédiction indique la fréquence à laquelle l'opération sera répétée et le programme en tient compte pour l'avenir. Dans un programme, il y a beaucoup d'opérations qui se répètent. Un calendrier complet peut être préparé en peu de temps. La fonction de répétition est particulièrement efficace lorsque vous devez ajuster l'horaire, changer un seul montant : en un instant tout est mis à jour.
Automatisation des calculs
Le programme effectue automatiquement des calculs simples ou complexes.
- Calcul basé sur les quantités et les prix.
Vous pouvez stocker les quantités vendues pour avoir une vue plus concrète de la planification. Le programme calcule automatiquement le montant du mouvement et met à jour la comptabilité. - Formule de calcul (Javascript).
La possibilité de saisir des formules n'est disponible dans Banana Comptabilité Plus qu'avec le plan Advanced. Mettez à jour maintenant!
Banana Comptabilité fournit un système de formules extrêmement puissant, conçu spécifiquement pour la planification financière. Vous avez accès aux données de planification, vous pouvez donc créer des mouvements qui dépendent d'événements antérieurs. Vous pouvez calculer l'amortissement sur la base de la valeur des investissements réalisés ou calculer les intérêts du prêt sur la base de l'utilisation réelle. Le programme recalculera les valeurs exactes après chaque changement. - Les formules sont des expressions du langage Javascript, vous pouvez créer des horaires simples ou complexes, entièrement automatisés.
- Vous pouvez attribuer des valeurs aux variables et les appeler dans les lignes suivantes.
- Les expressions Javascript ont accès à l'API Banane.
- Vous pouvez également programmer vos propres fonctions Javascript et les reprendre.
Projections automatiques sur plusieurs années
Vous pouvez fixer la planification pour une année et laisser le programme créer des projections pour les années suivantes.
Tous les rapports tels que le plan de liquidité, le compte de résultat et les prévisions de bilan seront également disponibles pour les années suivantes.
Cela vous permet d'avoir une vision à moyen et long terme de la situation financière. La projection peut également être entièrement contrôlée pour les années suivantes.
La logique de fonctionnement est simple, pour les opérations de l'année qui se répéteront également les années suivantes, un code de répétition annuelle est inséré. De cette façon, le programme est en mesure de projeter les données de planification pour la période concernée. Vous pouvez facilement planifier pour deux, cinq ou même plus de deux ans.
Analyse du portefeuille clients et contrôle des fournisseurs
Lors de la saisie des mouvements prévisionnels, vous pouvez indiquer des codes clients. Vous pouvez ainsi établir un planning réaliste à partir de votre portefeuille de clients et comprendre si les coûts seront couverts et quels clients seront plus rentables et donc plus attentifs.
La même analyse peut bien sûr être faite pour les fournisseurs.
Planification de projet ou de secteur
Vous pouvez également créer des plans financiers avec des rapports pour des projets, des activités ou des secteurs d'entreprise. Il suffit d'indiquer dans les mouvements qu'une dépense ou un revenu est lié à un projet ou à un secteur et le programme peut automatiquement préparer des rapports spécifiques.
Une adaptation facile
Vous pouvez adapter la structure du plan comptable et la présentation du bilan et du compte de résultat ; ajouter des postes et des groupes et les rapports changent automatiquement, sans avoir à ajouter des formules pour calculer les totaux des lignes ou des colonnes.
Comparer le budget et les données réelles
La comptabilité et la planification utilisent le même moteur pour le calcul et la préparation des rapports. Dans le tableau des enregistrements, inscrivez les valeurs se rapportant au passé et dans le tableau budgétaire celles du futur. Le plan comptable et la présentation du bilan sont toujours les mêmes et vous disposez automatiquement de comparaisons et d'indications sur les variations possibles par rapport au budget.
Transfert automatique des données vers une nouvelle année
Les plans préparés avec Banana Comptabilité sont faciles à mettre à jour et à modifier. Il suffit de modifier les mouvements concernés et le programme recalcule automatiquement les formules et met à jour le planning.
Lorsque vous passez à la nouvelle année, le programme communique les données de planification, en modifiant les dates. Il s'agit alors de modifier les éléments qui ont changé par rapport à l'année précédente. Cela donne une planification détaillée et parfaite pour l'année suivante.
Simulation financière d'entreprise
La planification intégrée en comptabilité est très puissante et ouvre une nouvelle ère dans la planification des entreprises, car elle donne la possibilité de simuler la série d'événements futurs avec une grande précision et dans le détail. Vous pouvez analyser les prévisions en détail avec les mêmes outils que ceux utilisés pour l'analyse comptable ; vérifier quel est le seuil de rentabilité et analyser la situation des clients ou des projets.
Apprendre la comptabilité avec la planification
En mettant en place votre planification avec des mouvements similaires à la comptabilité, vous vous exercez et apprenez la technique comptable. Les cours de formation en comptabilité peuvent être rendus beaucoup plus intéressants et efficaces, car vous pouvez confier aux étudiants la tâche de créer leur propre entreprise et la rendre solide et rentable. Les étudiants devront non seulement s'exercer à saisir des écritures, mais ils devront aussi garder un œil sur l'entreprise et s'habituer à lire le bilan et le compte de Résultat.
Grundprinzipien der präzisen Finanzplanung
Die präzise Finanzplanung von Banana Buchhaltung entstand aus der Idee, die Methoden der Buchhaltung auch auf die Planung der Zukunft anzuwenden.
Anstatt mit separaten Programmen oder einfachen Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ermöglicht Banana die Erstellung detaillierter Finanz- und Ertragsplanungen nach derselben Logik wie die ordentliche Buchhaltung.
Das System erstellt detaillierte und realistische Planungen, bei denen Bilanz, Erfolgsrechnung und Liquiditätsplanung automatisch miteinander verknüpft sind.
Wird beispielsweise eine geplante Umsatzbuchung geändert, aktualisiert das Programm automatisch:
- die geplanten Erträge
- die zukünftige Liquidität
- die Vermögenslage
- die Planbilanz und die Plan-Erfolgsrechnung
Neben den Planberichten speichert das System auch sämtliche erfassten Planbuchungen. Dadurch lassen sich die Ursachen von Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten einfach nachvollziehen und analysieren.
Mehr als Excel-Tabellen
Die präzise Finanzplanung bietet einen deutlich leistungsfähigeren Ansatz als herkömmliche Planungen, die mit Excel-Tabellen erstellt werden.
Mit Tabellenkalkulationen lassen sich zwar Verkaufsbudgets oder wirtschaftliche Simulationen erstellen, langfristig ist es jedoch oft schwierig, Folgendes aktuell und konsistent zu halten:
- die Liquiditätsplanung
- die Zusammenhänge zwischen Kosten, Erträgen und Vermögen
- zukünftige Finanzplanungen.
Banana Buchhaltung verwendet dagegen ein integriertes System, das sämtliche Planungsdaten automatisch aktualisiert. Dadurch entsteht eine konsistente, dynamische und realitätsnahe Finanzplanung – besonders wertvoll für Unternehmen, deren Rahmenbedingungen sich laufend verändern.
Das System unterstützt zudem Rolling Budgets und ermöglicht es, die Finanzplanung kontinuierlich an die tatsächliche Entwicklung des Unternehmens anzupassen.
Eine auf Liquidität ausgerichtete Planung
Ein zentrales Element der präzisen Finanzplanung ist die Kontrolle der zukünftigen Liquidität.
Viele Unternehmen geraten nicht deshalb in Schwierigkeiten, weil Kunden oder Aufträge fehlen, sondern weil geeignete Werkzeuge fehlen, um die Liquiditätsentwicklung frühzeitig zu erkennen und künftige Ein- und Auszahlungen zuverlässig zu planen.
Deshalb verknüpft Banana Buchhaltung automatisch:
- Kosten und Erträge
- Liquidität
- Aktiven und Passiven
Dadurch entsteht ein vollständiges Bild der finanziellen Entwicklung des Unternehmens.
Ziel ist nicht nur die Erstellung eines Budgets, sondern die Bereitstellung eines praktischen Werkzeugs für fundierte finanzielle Entscheidungen.
Buchhaltung für die Zukunft
Die präzise Finanzplanung überträgt die Logik der Buchhaltung auf die Planung der Zukunft.
Anstatt ausschliesslich bereits erfolgte Geschäftsvorfälle zu erfassen, werden zukünftige Planbuchungen eingegeben. Daraus entstehen automatisch:
- Planbilanz
- Plan-Erfolgsrechnung
- Liquiditätsplan
- Vergleiche zwischen Budget und Ist-Werten.
Das System basiert auf derselben Grundlage wie die Buchhaltung:
- dieselbe Buchhaltungsdatei
- derselbe Kontenplan
- dieselbe Buchungslogik
Dadurch lassen sich Ist- und Plandaten jederzeit miteinander vergleichen, und die Finanzplanung bleibt stets aktuell.
Ein leistungsstarkes und anspruchsvolles Werkzeug
Die präzise Finanzplanung ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Sie bietet zahlreiche Vorteile, setzt jedoch ein gutes Verständnis der buchhalterischen und finanzplanerischen Zusammenhänge voraus.
Um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen, sind folgende Voraussetzungen wichtig:
- Kenntnisse der Buchhaltungsstruktur
- Verständnis der Finanzflüsse
- eine konsistente und realistische Planung.
Die Dokumentation ist stellenweise bewusst technisch gehalten, da das System einen hohen Grad an Präzision und Automatisierung bietet.
Die Entstehung des Systems
Die Idee der präzisen Finanzplanung entstand aus der Beobachtung der finanziellen Schwierigkeiten vieler Unternehmen, insbesondere von Neugründungen und kleinen Betrieben.
Häufig entstehen Probleme nicht aufgrund mangelnder Produkte oder Dienstleistungen, sondern weil geeignete Werkzeuge fehlen, um die zukünftige Liquidität zu planen und zu überwachen.
Herkömmliche, auf Excel basierende Systeme erschwerten es:
- detaillierte Finanzplanungen zu erstellen
- Planungsdaten aktuell zu halten
- verschiedene Szenarien zu simulieren
- die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen rasch zu beurteilen
Deshalb wurde ein System entwickelt, das auf der Buchhaltungslogik basiert und für die Zukunft dieselben Analyse- und Kontrollmöglichkeiten bietet, die in der Buchhaltung für historische Daten selbstverständlich sind.
Die Planung automatisieren
Um die laufende Aktualisierung der Finanzplanung zu vereinfachen, stellt Banana Buchhaltung zahlreiche Automatisierungsfunktionen zur Verfügung.
Das System unterstützt:
- wiederkehrende Buchungen
- Berechnungsformeln
- Mengen und Preise
- die automatische Berechnung von Abschreibungen und Zinsen
- mehrjährige Planungen
Wird ein Element der Planung geändert, aktualisiert das Programm automatisch alle verknüpften Werte und hält Bilanz, Erfolgsrechnung und Liquiditätsplanung jederzeit konsistent.
Dadurch wird die Finanzplanung zu einem kontinuierlichen Arbeitsinstrument und nicht zu einem statischen Dokument, das nur einmal pro Jahr erstellt wird.
Planification basée sur la méthode en partie double
Le système de planification de Banana Comptabilité est basé sur la méthode en partie double, la même que celle utilisée pour la comptabilité.
Il est prévu de toujours indiquer un compte d'origine (Crédit) et un de destination (débit). Cela permet d'avoir un aperçu précis des flux de capitaux et une vue complète qui inclut :
- Prévisions du bilan, donc relatives à la situation financière, à la liquidité, aux actifs, aux fonds de tiers et aux fonds propres.
- Prévision des pertes et profits : recettes, coûts et résultat pour l'année.
Planifier Exécuter Vérifier
La planification de Banana Comptabilité fait partie intégrante du cycle Planifier Exécuter Vérifier.
Vous avez un contrôle constant et dynamique de la situation et de l'évolution financière.
Planification et comptabilité en un seul fichier
Le même fichier contient à la fois des données comptables et des données de planification. Vous pouvez commencer par un fichier pour tenir la comptabilité et ajouter ensuite la planification plus tard, ou vous pouvez commencer par un fichier pour tenir la planification et gérer ensuite également la comptabilité.
Éléments communs
- Données comptables de base
En-tête, devise, période comptable, adresse, autres paramètres. - Tableaux Comptes et Catégories
Où vous mettez le plan comptable avec les comptes et les groupes de totalisation.- Soldes initiaux (Colonne d'ouverture)
Sont inscrits dans le tableau des comptes et servent de situation initiale tant pour la comptabilité (valeurs courantes) que pour les prévisions. - Budget annue (colonne Budget)
- Avec le tableau Budget
La colonne Budget du plan comptable sera protégée et le programme indique les montants du budget, calculés sur la base du contenu du tableau Budget, en se référant à l'exercice comptable. - S'il n'y a pas de tableau Budget
Saisissez les données de citation manuellement.
Dans la prévision, le programme crée la valeur mensuelle, en divisant la valeur annuelle par le nombre de mois de l'exercice comptable.
- Avec le tableau Budget
- Soldes initiaux (Colonne d'ouverture)
- Autres tableaux
- Tableau des codes de TVA
- Table d'échange
Données comptables (passées et présentes)
- Le tableau des écritures
Où les mouvements du passé (historique) sont enregistrés.
Le tableau Écritures est toujours présent dans le fichier comptable. Si vous ne l'utilisez pas, vous pouvez rendre le tableau non visible. - La valeur actuelle (comptable, passée et présente)
Il s'agit du solde ou du mouvement de la période d'un compte ou d'un groupe.
Dans les rapports, vous pouvez voir la colonne Valeur actuelle.
Il s'agit des valeurs calculées sur la base des données comptables, calculées en tenant compte des:- Soldes initiaux (tableau des comptes).
- Mouvements du tableau Écritures
- Fiche de comptes (historique)
Il s'agit des mouvements d'un compte ou d'un groupe préparé sur la base des soldes initiaux et des écritures.
Données du Budget
Ce sont celles qui servent à faire des prévisions, des budgets et des planifications.
Dans le programme, le terme "Budget" est toujours utilisé pour les données se référant à l 'avenir.
- Le tableau Budget
Vous y insérer les mouvements futurs, de la planification.
La méthode est la même que celle du tableau des Écritures, avec les mêmes colonnes, plus d'autres spécifications de planification.
Mouvements se référant à l'avenir, insérés dans le tableau Budget- Valeurs statiques (comme dans le tableau Écritures)
- qui utilisent des formules de calcul, que le programme résout lors du calcul du Budgete.
- Les mouvements répétitifs, que le programme utilise pour créer automatiquement des prévisions.
Ils peuvent également contenir des formules de calcul.
- La valeur du Budget (futur)
La valeur du Budget. Dans les rapports, vous pouvez voir la colonne de la valeur du Budget. - Calculé en tenant compte
- Soldes initiaux (tableau des comptes)
- Mouvements dans le tableau Budget (le cas échéant).
- Si le tableau des cotations n'existe pas, utilisez la valeur contenue dans la colonne Budget du tableau Comptes ou Catégories.
- Fiche de compte du Budget (futur)
- Il s'agit des mouvements d'un compte ou d'un groupe préparé sur la base de soldes initiaux et d'écritures du Budget.
Valeurs d'écart
Différence entre le budget et les valeurs actuelles (réelles, finales).
En noir, il y a la colonne de comparaison, qui indique l'écart.
Valeurs de projection mixtes (à partir d'une certaine date)
La valeur à une certaine date future calculée comme suit :
- Jusqu'à la date de début indiquée sur la base des valeurs actuelles.
- A partir de la date indiquée sur les valeurs du Budget.
Les valeurs de projection mixtes ne sont disponibles que via les scripts et le serveur web.
Types de comptabilité
La méthode comptable que vous avez choisie est utilisée pour saisir des écritures ou des mouvements budgétaires.
- Recettes et dépenses (Cash Manager ainsi Comptabilité Dépenses/Recettes)
- Partie Double (Comptabilité en partie double et multidevise).
En interne, pour le calcul des prévisions, le programme utilise toujours le moteur à double entrée. Les résultats et les rapports obtenus sont donc très similaires.
Période comptable, de planification et de prévision
La comptabilité ou la prévision est toujours liée à une période. On distingue les périodes suivantes :
- Exercice comptable
C'est celle définie dans les propriétés du fichier, avec la date de début et de fin. - Période de planification
Il s'agit de la période pour laquelle les données de planification sont saisies. - Période de prévision
Il s'agit de la période utilisée par le programme pour calculer les prévisions. Elle est indiquée au moment où une impression est demandée.
Voir la période de prévision pour plus d'informations.
Répartition par période
Dans la planification, avec la méthode en partie double, chaque opération possède sa propre date. L'utilisateur, lors de l'impression, choisit d'avoir la prévision par mois, trimestre, semestre ou année, et le programme calcule tout automatiquement. Il n'est plus nécessaire, comme pour les tableaux de calcul, de déterminer au départ s'il faut faire des prévisions par mois, par trimestre ou par année et de diviser les montants manuellement dans les colonnes.
Projections automatiques
Grâce à la possibilité d'indiquer que certaines opérations sont répétées dans l'avenir, le programme dispose des éléments nécessaires pour préparer automatiquement les prévisions pour les années à venir. Vous pouvez ainsi voir comment les recettes, les coûts, les liquidités et les autres actifs et passifs vont évoluer dans les semaines, mois, trimestres et années à venir.
Détails de toutes les transactions
Avec la méthode en partie double, les prévisions sont préparées par la saisie d'écritures. Le programme est en mesure de présenter la carte avec les mouvements détaillés pour chaque compte. Cet affichage est très utile pour obtenir des détails supplémentaires et constitue un autre avantage de la planification axée sur les liquidités, qui est difficile à réaliser avec des feuilles de calcul.
Le Journal des calculs
Le journal de calcul constitue la base de tout traitement comptable et budgétaire. Pour préparer le bilan, le compte de résultat, les fiches de compte, les relevés de TVA, le programme crée une structure de données interne qui est appelée le journal de calcul. Les mouvements sont accessibles via l'API comptable avec la fonction Journal (en anglais).
La logique pour créer le journal de calcul est la suivante :
- Il est créé à partir des données saisies par l'utilisateur.
- Pour chaque mouvement financier, y compris les soldes d'ouverture, il y a une ligne où se trouvent les principaux éléments :
- Origine
Indique si la transaction est liée à la comptabilité (courante) ou à la planification (budget). - Type d'opération
Solde d'ouverture, mouvement, report, compensation de factures. - Date (la date pertinente)
- Description
- Compte
- Type de compte
Indique s'il s'agit d'un compte normal ou d'un centre de coûts ou de profit. - Montant (devise de base de la comptabilité)
Les valeurs positives indiquent une augmentation (Débit), tandis que les valeurs négatives indiquent une diminution (Crédit). - Montant dans la devise du compte
- Autres rubriques
- Tous celles présentes dans le tableau Écritures.
- Plusieurs autres qui sont utilisés pour les calculs.
- Origine
Le journal de calcul est vidé à chaque nouveau calcul, puis ils sont ajoutés :
- Les lignes des mouvements actuels (liés à la comptabilité réelle).
- Les lignes des mouvements budgétaires.
Les lignes de valeur actuelles (réelles)
Les lignes pour les valeurs actuelles sont ajoutées au journal temporaire à partir de :
- Soldes initiaux contenus dans le tableau des comptes
Pour chaque compte présentant un solde, une ligne est créée.- La date est la date de début de la comptabilité.
- Le compte, c'est le compte.
- Le montant est le solde d'ouverture.
- Mouvements comptables à partir du tableau des enregistrements.
Si le mouvement a plus d'un compte, compte Débit, compte Crédit, compte TVA, centre de coût, une ligne est générée pour chaque compte avec un montant positif ou négatif.
Lignes de valeurs du Budget
Les lignes pour les valeurs du Budget sont ajoutées au journal temporaire à partir de :
- Soldes initiaux contenus dans le tableau des comptes
Comme pour les valeurs comptables, une ligne de Budget est créée pour chaque compte présentant un solde. - Planification des mouvements (avec le tableau Budget)
Comme pour la comptabilité, pour chaque mouvement sur le compte, des lignes sont créées à partir du tableau Budget.- Les statiques, avec toutes les valeurs fixées.
- Mouvements répétés
- Tout au long de la période de projection définie, sur la base du code de répétition, le programme crée des lignes des duplicatats des lignes et fixe la date.
- Le programme génère les lignes répétées sur la base du contenu des colonnes Date début, Date fin et Répétition.
- Si la période de projection est l'année civile et qu'en janvier il y a l'enregistrement du loyer avec répétition mensuelle, le programme crée des doublons pour les 11 mois suivants.
- Si l'écriture a lieu le 31 janvier, pour les mois qui n'ont pas 31 jours, le jour sera le dernier du mois.
- Si la première écriture a lieu le 28 mars et que le code de répétition est indiqué comme étant la fin du mois, dans les mois suivants, le jour deviendra le dernier du mois.
- Comme pour les mouvements comptables, s'il y a plusieurs comptes sur la ligne du Budget, une ligne est générée pour chaque compte.
- Mouvements à partir du budget annuel (s'il n'y a pas de tableau Budget)
S'il n'y a pas de tableau Budget, les lignes de Budget sont créées à partir du contenu de la colonne Budget dans le tableau Comptes et catégories :- On calcule le nombre de mois de l'exercice comptable.
- Une ligne est créée pour chaque mois.
- Le montant figurant dans la colonne Budget est divisé par le nombre de mois.
- S'il y a une différence d'arrondi, une ligne supplémentaire est créée pour le dernier mois.
Après la création, les lignes sont triées par ordre croissant.
Colonne de calcul Montant
Une fois le journal de calcul créé, le contenu de la colonne des montants de toutes les lignes de devis, qui contiennent une formule ou une quantité ou un prix unitaire, est recalculé.
Résolution des formules en Javascript :
- Création de l'interprète Javascript
Chaque fois que le journal de calcul est créé, une instance d'un interprète Javascript, spécifique pour la résolution des formules de Budget, est également créée. - Initialisation de l'interprète Javascript
L'interprète Javascript est initialisé par l'exécution de scripts .- Les scripts par défaut de Banana Comptabilité.
- Le contenu du fichier _budget.js éventuellement présent dans le tableau des documents.
L'utilisateur peut ainsi initialiser des variables ou créer ses propres fonctions de calcul.
- Résolution des formules
- Les formules contenues dans les lignes du journal temporaire sont résolues l'une après l'autre dans l'ordre progressif des dates.
- Le statut de l'interprète Javascript est maintenu après chaque opération, de sorte que la formule peut se référer à des variables définies dans une ligne avec une date antérieure.
- Les formules contenues dans les lignes de répétition sont également exécutées dans l'ordre des dates, de sorte que le résultat varie en fonction du moment où il est exécuté.
La séquence de calcul est la suivante
- Les lignes de Budget sont ensuite traitées par ordre de date (si elles ont la même date dans l'ordre de saisies).
- Le montant de l'Écriture est calculé en fonction de cette priorité :
- S'il existe une formule pour la résoudre
- Si la quantité et le prix sont présents, en les multipliant
- Dans le cas contraire, la valeur contenue dans la colonne "montant" est maintenue. .
- Pour la comptabilité multidevise, la formule du montant en devise est d'abord exécutée, puis la formule du montant en devise de base.
S'il n'y a pas de formule de montant en devise de base, le programme reprend le taux de change historique et calcule la contre-valeur en devise de base. - Pour la comptabilité avec la TVA, la TVA est recalculée sur la base du montant de la saisie.
- Les lignes précédemment traitées sont utilisées pour les calculs des lignes suivantes.
- Le solde des comptes, à la date de la ligne du Budget, ne comprendra que les montants précédemment traités.
- Si dans une écriture de février, une formule est utilisée pour calculer le solde de l'année entière, vous n'aurez toujours le solde que jusqu'en février.
Calcul Colonne Total Tableau Budget
La colonne Total est calculée automatiquement et contient le montant total du Budget pour la période comptable indiquée dans les propriétés du fichier (date de début et de fin de la comptabilité).
- S'il s'agit d'une seule opération, le total est égal au montant.
- S'il s'agit d'une opération récurrente, le Total est la somme des montants de toutes les répétitions entrant dans l'exercice comptable.
- La colonne Total est vide si la date est antérieure ou postérieure à l'exercice comptable.
Calcul, prévision et comparaison de la valeur actuelle
Une fois le journal de calcul généré, il est utilisé pour calculer le bilan et tous les autres calculs nécessaires à la comptabilité.
Pour les périodes définies dans le rapport, le programme fait des calculs :
- La valeur actuelle (basée sur les Écritures).
- Les valeurs du Budget .
Les valeurs suivantes sont calculées pour les données actuelles et les citations :
- Solde au début de la période.
- Le mouvement Débit
- Mouvement Crédit
- Mouvement (Total)
- Solde à la fin de la période (Début + Mouvement)
Des comparaisons entre le courant et l'estimation sont également calculées :
- Variation absolue (Budget - Actuel).
- Pourcentage de variation
Recalcul automatique et manuel
Les valeurs du Budget sont recalculées automatiquement :
- S'il y a un changement dans le tableau Budget.
- S'il y a un changement de la date de début ou de fin de la comptabilité.
- En cas de changement dans le tableau des comptes.
- Si un rapport est demandé et que le tableau Écritures a été modifié.
Après chaque recalcul, le programme met automatiquement à jour :
- La colonne Budget dans le tableau Comptes et Catégories.
- La colonne Total dans le tableau Budget.
Si vous modifiez le tableau TVA ou le fichier _budget.js ou d'autres fichiers Javascript que vous utilisez dans le calcul des formules, vous devez effectuer un recalcul manuellement (Commande contrôler et recalculer la comptabilité).
La vitesse de calcul dépend de :
- Nombre de comptes et de groupes dans le tableau Comptes et catégories
- Nombre de lignes inscrites dans le tableau Budget.
- Nombre de lignes avec répétition.
- Présence de formules.
- Période de planification fixée. Plus la période est longue, plus le nombre de lignes de répétition est important.
Recalcul manuel
Si le calcul prend beaucoup de temps, il peut être difficile d'entrer les données dans le tableau Budget. Vous pouvez passer au recalcul manuel en insérant le cochet sous l'option Recalculer les totaux manuellement, menu Fichier → Propriétés du fichier → Section Options.
Pour obtenir les valeurs mises à jour, utilisez la commande Recalculer les totaux.
Berechnungslogik des Budgets
Die Grundlage für alle Buchhaltungs- und Budgetberechnungen bildet das Berechnungsjournal. Für die Erstellung von Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoauszügen und MWST/USt-Auswertungen erzeugt das Programm eine interne Datenstruktur, das sogenannte Berechnungsjournal.
Auf die Buchungen kann über die Buchhaltungs-API mit der Funktion Journal (nur auf Englisch) zugegriffen werden.
Erstellung des Berechnungsjournals
Für die Verarbeitung der Buchhaltungs- und Planungsdaten erstellt Banana Buchhaltung automatisch ein internes Berechnungsjournal, das auf den vom Benutzer erfassten Daten basiert.
Im Berechnungsjournal wird für jede finanzielle Buchung – einschliesslich der Anfangssalden – eine Zeile erzeugt. Jede Zeile enthält die wichtigsten Informationen, die für die Berechnungen benötigt werden, darunter:
- Herkunft der Buchung, um zwischen effektiven Buchungen und Planbuchungen zu unterscheiden
- Art der Buchung, z.B. Eröffnungssaldo, Buchung, Übertrag oder Rechnungsausgleich
- Buchungsdatum
- Beschreibung
- Konto
- Kontotyp, z.B. normales Konto, Kostenstelle oder Profitstelle
- Betrag in der Basiswährung
- Betrag in der Kontowährung
- zusätzliche Spalten der Tabelle Buchungen.
Positive Beträge entsprechen Sollbuchungen, negative Beträge Habenbuchungen.
Das Berechnungsjournal wird bei jeder Neuberechnung automatisch neu erstellt. Dabei führt das Programm folgende Schritte aus:
- Das bisherige Berechnungsjournal wird gelöscht.
- Die Zeilen der effektiven Buchungen werden erzeugt.
- Die Zeilen der Planbuchungen werden erzeugt.
- Alle Berechnungen für Berichte und Auswertungen werden ausgeführt.
Für die Finanzplanung verwendet Banana Buchhaltung dieselbe Berechnungslogik wie für die doppelte Buchhaltung. Dadurch entstehen konsistente Ergebnisse und Berichte für alle unterstützten Buchhaltungsarten, darunter:
- doppelte Buchhaltung
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Buchhaltung mit Fremdwährungen.
Erzeugung der effektiven Werte
Zur Berechnung der effektiven Werte fügt Banana Buchhaltung dem Berechnungsjournal automatisch die Zeilen der effektiven Buchungen hinzu.
Die effektiven Werte werden auf Grundlage folgender Daten erzeugt:
- der Anfangssalden in der Tabelle Konten
- der Buchungen in der Tabelle Buchungen
Anfangssalden
Für jedes Konto mit einem Anfangssaldo erstellt das Programm automatisch eine Journalzeile mit:
- dem Eröffnungsdatum der Buchhaltung
- dem Konto
- dem Betrag des Anfangssaldos
Diese Zeilen bilden die Ausgangssituation der Buchhaltung und dienen als Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
Buchungen
Anschliessend fügt das Programm die Journalzeilen hinzu, die aus den effektiven Buchungen erzeugt werden.
Eine Buchung kann mehrere Journalzeilen erzeugen, beispielsweise für:
- Soll-Konto
- Haben-Konto
- MWST/USt-Konto
- Kostenstellen
- Profitstellen
- Segmente
Für jedes betroffene Konto wird eine Journalzeile mit dem entsprechenden Betrag erzeugt:
- positiver Betrag für Sollbuchungen
- negativer Betrag für Habenbuchungen
Dieses Verfahren ermöglicht dem Programm eine einheitliche Berechnung von:
- Salden
- Buchungen
- Bilanzen
- Berichten
- Budget-Ist-Vergleichen
Erzeugung der Budgetwerte
Zur Berechnung der Budgetwerte erzeugt Banana Buchhaltung automatisch Budget-Journalzeilen im Berechnungsjournal.
Die Budgetwerte werden auf Grundlage folgender Daten erzeugt:
- der Anfangssalden in der Tabelle Konten
- der Planbuchungen in der Tabelle Budget
- oder der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien, wenn die Tabelle Budget nicht vorhanden ist.
Anfangssalden
Wie bei den effektiven Werten verwendet das Programm auch für das Budget die Anfangssalden der Tabelle Konten.
Für jedes Konto mit einem Anfangssaldo wird automatisch eine Budget-Journalzeile erzeugt, die die Ausgangssituation der Finanzplanung darstellt.
Planbuchungen
Wird die Tabelle Budget verwendet, erzeugt das Programm automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen aus den erfassten Planbuchungen.
Die Funktionsweise entspricht derjenigen der Buchhaltung: Für jede Planbuchung werden die entsprechenden Budget-Journalzeilen erstellt.
Verarbeitet werden können:
- Planbuchungen mit festgelegten Beträgen
- Planbuchungen mit Formeln
- Planbuchungen auf Grundlage von Mengen und Preisen
- wiederkehrende/wiederholende Planbuchungen
Wie bei den Buchungen wird auch bei Planbuchungen, die mehrere Konten umfassen, für jedes betroffene Konto automatisch eine eigene Budget-Journalzeile erzeugt.
Wiederkehrende/wiederholende Planbuchungen
Für wiederkehrende Geschäftsvorfälle können in der Tabelle Budget wiederkehrende Planbuchungen erfasst werden.
Anhand des Wiederholungscodes erstellt Banana Buchhaltung automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen für den gesamten festgelegten Planungszeitraum.
Die wiederkehrenden Buchungen werden anhand folgender Angaben erzeugt:
- Anfangsdatum
- Enddatum
- Wiederholungscode
Wird beispielsweise im Januar eine Mietbuchung mit monatlicher Wiederholung erfasst, erstellt das Programm automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen für die elf folgenden Monate.
Ist eine Buchung auf den 31. eines Monats festgelegt, verwendet das Programm in Monaten mit weniger als 31 Tagen automatisch den letzten Tag des jeweiligen Monats.
Ebenso werden bei Buchungen, die als Monatsende definiert sind, die folgenden Termine automatisch auf den letzten Tag jedes Monats gesetzt.
Wiederkehrende Planbuchungen können zudem enthalten:
- Formeln
- Mengen
- Einheitspreise
- Kostenstellen
- Segmente
- MWST/USt-Codes
Dadurch lassen sich detaillierte Finanzplanungen erstellen, die automatisch aktualisiert werden können.
Jahresbudget ohne Tabelle Budget
Wird die Tabelle Budget nicht verwendet, erzeugt Banana Buchhaltung automatisch die entsprechenden Budget-Journalzeilen auf Grundlage der Werte in der Spalte Budget der Tabellen Konten und Kategorien.
Dabei:
- berechnet das Programm automatisch die Anzahl der Monate des Buchhaltungszeitraums
- erzeugt es für jeden Monat eine Budget-Journalzeile
- verteilt es den Jahresbetrag gleichmässig auf die einzelnen Monate.
Allfällige Rundungsdifferenzen werden automatisch dem letzten Monat zugewiesen.
Nach der Erzeugung werden alle Budget-Journalzeilen in aufsteigender Reihenfolge sortiert, damit Berichte und Budgetauswertungen korrekt erstellt werden können.
Berechnung der Spalte Betrag
Nachdem das Berechnungsjournal erstellt wurde, berechnet Banana Buchhaltung automatisch den Inhalt der Spalte Betrag für alle Budget-Journalzeilen, die Folgendes verwenden:
- Berechnungsformeln
- Mengen
- Einheitspreise
Dadurch entstehen dynamische Budgetwerte, die automatisch anhand der Planungsdaten aktualisiert werden.
Auswertung der Berechnungsformeln mit JavaScript
Für die Verarbeitung der Berechnungsformeln in der Finanzplanung verwendet Banana Buchhaltung einen integrierten JavaScript-Interpreter.
Jedes Mal, wenn das Berechnungsjournal erstellt wird, erzeugt das Programm automatisch eine neue Instanz des JavaScript-Interpreters für die Budgetberechnungen.
Initialisierung des JavaScript-Interpreters
Bevor die Berechnungsformeln ausgeführt werden, wird der JavaScript-Interpreter initialisiert. Dabei werden geladen:
- die vordefinierten Skripte von Banana Buchhaltung
- der Inhalt der Datei _budget.js, sofern sie in der Tabelle Dokumente vorhanden ist
Dadurch können Sie:
- benutzerdefinierte Variablen initialisieren
- eigene Berechnungsfunktionen erstellen
- individuelle Automatisierungen für die Finanzplanung definieren.
Reihenfolge der Auswertung von Berechnungsformeln
Die Berechnungsformeln in den Budget-Journalzeilen werden schrittweise in chronologischer Reihenfolge ausgewertet.
Haben mehrere Planbuchungen dasselbe Datum, verwendet das Programm die Reihenfolge, in der die Buchungen erfasst wurden.
Während der Berechnung:
- bleibt der Status des JavaScript-Interpreters erhalten
- können die Berechnungsformeln Werte und Variablen verwenden, die in den vorhergehenden Journalzeilen berechnet wurden
- werden die Berechnungsformeln wiederkehrender Planbuchungen in chronologischer Reihenfolge ausgewertet.
Das bedeutet, dass das Ergebnis einer Berechnungsformel davon abhängen kann, zu welchem Zeitpunkt sie innerhalb der zeitlichen Abfolge der Finanzplanung ausgeführt wird.
Priorität bei der Berechnung des Betrags
Für jede Planbuchung berechnet das Programm den Betrag in folgender Reihenfolge:
- Berechnungsformel
- Menge × Einheitspreis
- manuell eingegebener Betrag in der Spalte Betrag
Ist eine Berechnungsformel vorhanden, verwendet das Programm deren Ergebnis.
Ist keine Berechnungsformel vorhanden, aber Menge und Einheitspreis sind definiert, berechnet das Programm den Betrag automatisch durch Multiplikation der beiden Werte.
In allen anderen Fällen bleibt der manuell eingegebene Betrag unverändert.
Buchhaltung mit Fremdwährungen und MWST/USt
In Buchhaltungen mit Fremdwährungen:
- wird zunächst der Betrag in der Kontowährung berechnet
- anschliessend wird der Gegenwert in der Basiswährung berechnet.
Ist keine spezielle Berechnungsformel für die Basiswährung vorhanden, verwendet Banana Buchhaltung automatisch den historischen Wechselkurs zur Berechnung des Gegenwerts.
Bei Buchungen mit MWST/USt berechnet das Programm die MWST/USt automatisch anhand des endgültigen Buchungsbetrags neu.
Fortschreitende Berechnungen
Die Berechnungsformeln werden schrittweise entsprechend der zeitlichen Abfolge der Planbuchungen ausgewertet.
Das bedeutet, dass jede Planbuchung Folgendes verwenden kann:
- Salden
- Werte
- Ergebnisse
die bis zu diesem Zeitpunkt berechnet wurden.
Wird beispielsweise in einer Planbuchung vom Februar eine Berechnungsformel verwendet, die den Saldo eines Kontos abfragt, berücksichtigt das Programm nur die bis Februar berechneten Buchungen und nicht die Buchungen der folgenden Monate.
Dieser Ansatz ermöglicht realistische und konsistente Finanzsimulationen entsprechend der zeitlichen Entwicklung der Finanzplanung.
Berechnung der Spalte Total in der Tabelle Budget
Die Spalte Total der Tabelle Budget wird automatisch vom Programm berechnet. Sie zeigt den Gesamtbetrag einer Planbuchung innerhalb des in den Dateieigenschaften festgelegten Buchhaltungszeitraums an.
- Handelt es sich um eine einmalige Planbuchung, entspricht der Wert in der Spalte Total dem Betrag der Buchung.
- Handelt es sich um eine wiederkehrende Planbuchung, entspricht der Wert in der Spalte Total der Summe aller Wiederholungen, die innerhalb des Buchhaltungszeitraums liegen.
- Die Spalte Total bleibt leer, wenn das Datum der Planbuchung vor oder nach dem festgelegten Buchhaltungszeitraum liegt.
Berechnung der effektiven Werte und Budgetwerte
Nachdem das Berechnungsjournal erstellt wurde, verwendet das Programm dieses zur Berechnung der Bilanz sowie aller weiteren Auswertungen der Buchhaltung.
Für jeden im Bericht definierten Zeitraum berechnet das Programm automatisch:
- die effektiven Werte auf Grundlage der Buchungen
- die Budgetwerte auf Grundlage der Planbuchungen
Berechnete Werte
Sowohl für die effektiven Werte als auch für die Budgetwerte berechnet das Programm automatisch:
- Anfangssaldo des Zeitraums
- Sollbuchungen
- Habenbuchungen
- Gesamtbewegung des Zeitraums
- Endsaldo des Zeitraums
Der Endsaldo ergibt sich aus dem Anfangssaldo zuzüglich der Bewegungen des Zeitraums.
Budget-Ist-Vergleich
Banana Buchhaltung berechnet automatisch die Abweichungen zwischen den effektiven Werten und den Budgetwerten.
In den Vergleichsberichten werden angezeigt:
- die absolute Abweichung als Differenz zwischen Budget- und Ist-Werten
- die prozentuale Abweichung
Dadurch lassen sich einfach analysieren:
- die Zielerreichung
- die Abweichungen gegenüber dem Budget
- die wirtschaftliche und finanzielle Entwicklung des Unternehmens
- allfällige Unterschiede zwischen der geplanten und der effektiven Liquidität.
Abweichungswerte
Die Abweichungswerte stellen die Differenz zwischen den Budgetwerten und den effektiven Werten der Buchhaltung dar. Banana Buchhaltung berechnet diese Werte automatisch auf Grundlage:
- der effektiven Werte aus den Buchungen
- der Budgetwerte aus der Finanzplanung
In den Berichten und Auswertungen können spezielle Vergleichsspalten angezeigt werden. Diese zeigen:
- die absolute Abweichung zwischen Budget- und Ist-Werten
- die prozentuale Abweichung
Die Abweichungswerte ermöglichen:
- die Zielerreichung zu überprüfen
- Abweichungen zwischen Budget- und Ist-Werten zu erkennen
- Veränderungen bei Aufwänden, Erträgen und der Liquidität zu analysieren
- die finanzielle Entwicklung des Unternehmens im Zeitverlauf zu überwachen.
Kombinierte Finanzplanung
Banana Buchhaltung ermöglicht auch die Kombination von:
- effektiven Buchhaltungsdaten
- Budgetdaten
Bei dieser Art der Berechnung:
- werden bis zu einem bestimmten Datum die effektiven Buchhaltungswerte verwendet
- ab dem festgelegten Datum die Budgetwerte
Dadurch lassen sich aktuelle Finanzsimulationen erstellen, die Folgendes miteinander verbinden:
- bereits erfasste Ergebnisse
- zukünftige Budgetwerte
- die erwartete Entwicklung der Liquidität und der Vermögenslage
Diese Funktion steht zur Verfügung über:
- Skripte
- den Web Server
- die API von Banana Buchhaltung
Automatische und manuelle Neuberechnung
Banana Buchhaltung berechnet die Budgetwerte automatisch neu, sobald Daten geändert werden, die sich auf die Finanzplanung auswirken.
Eine automatische Neuberechnung erfolgt beispielsweise:
- nach Änderungen in der Tabelle Budget
- nach Änderungen des Anfangs- oder Enddatums der Buchhaltung
- nach Änderungen in der Tabelle Konten
- nach Änderungen der Buchungen beim Erstellen eines Berichts oder einer Auswertung.
Nach jeder Neuberechnung aktualisiert das Programm automatisch:
- die Spalte Budget in den Tabellen Konten und Kategorien
- die Spalte Total in der Tabelle Budget
- die Budgetberichte
- die Budget-Ist-Vergleiche.
Neuberechnung der JavaScript-Berechnungsformeln
Werden Elemente geändert, die in den Berechnungsformeln verwendet werden, muss die Neuberechnung manuell ausgeführt werden. Dies gilt beispielsweise bei Änderungen:
- der Tabelle MWST/USt
- der Datei _budget.js
- anderer JavaScript-Dateien, die in den Berechnungsformeln verwendet werden.
In diesen Fällen führen Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren und nachrechnen im Menü Aktionen aus.
Berechnungsgeschwindigkeit
Die Geschwindigkeit der Neuberechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von:
- der Anzahl der Konten und Gruppen in der Tabelle Konten
- der Anzahl der Zeilen in der Tabelle Budget
- der Anzahl der wiederkehrenden Planbuchungen
- der Anzahl der Berechnungsformeln
- der Dauer des Planungszeitraums
Je länger der Planungszeitraum ist, desto mehr Budget-Journalzeilen werden automatisch vom Programm erzeugt.
Manuelle Neuberechnung
Bei umfangreichen oder komplexen Finanzplanungen kann die kontinuierliche automatische Neuberechnung die Dateneingabe in der Tabelle Budget verlangsamen.
In diesem Fall können Sie die manuelle Neuberechnung über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) > Registerkarte 'Optionen' > Totalsummen manuell nachrechnen (F9) aktiviert werden.
Ist diese Option aktiviert, werden die Budgetwerte nur noch mit dem Befehl Totale neu berechnen aktualisiert.
Commencer une planification financière
Vous pouvez facilement préparer des prévisions financières avec des plans de liquidité, un bilan et un compte de résultat.
La procédure est la même que pour la création des comptes.
▶ Vidéo: Planification financière | Partie Double
1. Créer le fichier comptable/budget
Avec la commande File → Nouveau, créez un fichier de prévisions financières, en utilisant le type de comptabilité et le modèle comptable qui vous conviennent le mieux.
Vous pouvez également commencer par utiliser l'un des modèles déjà préparés pour l'apprentissage, qui contiennent également des exemples de dossiers budgétaires.
- Plan financier pour la famille (avec le Cash Manager)
Pour planifier les dépenses et les revenus de votre famille. - Planification financière pour l'ouverture d'un restaurant (comptabilité dépenses et recettes)
Ce modèle, pour les comptes, utilise des numéros alphabétiques, ce qui rend la compréhension plus immédiate.
Grâce aux dépenses et recettes, même sans aucune connaissances comptables, vous pouvez créez une planification professionnelle, avec un plan de liquidité, des prévisions d'actifs, des coûts et des recettes. - Planification financière pour l'ouverture d'un restaurant (Comptabilité en partie double)
Pour des prévisions financières complètes, avec le système de comptabilité en partie double. Destiné à ceux qui sont familiers avec la méthode de comptabilité en partie double.
Ce modèle utilise des numéros de compte alphabétiques, ce qui le rend plus facile à comprendre.
Il existe également des fichiers d'exemples pour des fonctionnalités plus avancées :
- Comptabilité en partie double, en utilisant les colonnes de quantité et les formules
Les différentes possibilités d'utilisation de la colonne des formules sont énumérées. Avec des exemples et des explications. - Comptabilité multidevise avec exemples d'écritures de budget avec formules
Utiliser des formules spécifiques pour multidevises. - Avec des exemples d'enregistrements sur des thèmes plus complexes.
Une fois créé, vous pouvez enregistrer le fichier en lui contribuant un nom, composé de préférence du nom de la société et de l'année "Martin-2020.ac2".
2. Personnaliser le dossier
Une fois le fichier créé, adaptez-le à vos besoins spécifiques :
- Définissez les propriétés du fichier.
- Le nom de la société.
- La période comptable.
Normalement, c'est celle qui correspond à l'année civile. Cependant, vous pouvez en indiquer un autre si nécessaire. Voir Période de planification et de prévision financière.
- Personnalisez le plan comptable.
Vous pouvez modifier la description, ajouter ou supprimer des comptes ou des groupes.
Si nécessaire, vous pouvez adapter le plan comptable à tout moment par la suite. - Si elle est déjà en cours, entrez les soldes d'ouverture.
3. Saisissez les mouvements des prévisions financières
Dans le tableau Budget, vous pouvez maintenant saisir les mouvements des prévisions financières.
4. Afficher les prévisions
Les données de prévision sont visibles :
- Dans l'affichage graphique.
- Dans le tableau Comptes, colonne Budget.
- Dans le Rapports, colonne Budget.
- Dans la fiche de Compte, valeurs du Budget.
Adapter les prévisions
Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des mouvements à volonté. Le budget sera immédiatement recalculé.
Tableau Budget
Dans le tableau Budget vos insérez tous les mouvements de la planification financière. Il est similaire au tableau Écritures du type de comptabilité que vous utilisez, mais il comporte des colonnes spécifiques qui contribuent à accélérer et à faciliter les données du Budget.
Vous pouvez également modifier les données comme vous le souhaitez, afin de disposer de prévisions fiables et toujours parfaitement mises à jour.
Des prévisions faciles et complètes
- Vous pouvez saisir toutes les opérations en détail.
- Vous disposez de prévisions complètes car elles sont basées sur la méthode en partie double:
- Sur la base des mouvements saisis, le programme calcule et affiche le budget.
- Indiquez quand une opération sera effectuée, si elle sera répétée et jusqu'à quand.
- Saisissez le compte de provenance et de destination.
- Indiquez le montant prévu.
- Vous pouvez compléter l'écriture avec :
- Compte clients.
- Compte fournisseurs
- Code TVA.
- Centre de coûts/profits
- Segments.
- Ajoutez d'autres colonnes pour obtenir des informations supplémentaires.
- Vous pouvez saisir les mouvements dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les regrouper.
- Vous pouvez saisir des informations supplémentaires pour faciliter le transfert des données à la nouvelle année.
Colonnes tableau Budget
Les colonnes du tableau Budget sont similaires à celles du tableau Écritures. Dans l'exemple suivant, les comptes alphanumériques ont été utilisés pour faciliter la compréhension. Si vous avez des comptes numériques, vous utiliserez évidemment vos propres numéros de compte.
Les colonnes du tableau Budget sont expliquées ci-dessous :
- Date
Date future à laquelle l'opération devrait avoir lieu.
Si la date ne peut être définie avec précision, par exemple une prévision des ventes mensuelles, indiquez la date de fin de mois. - Répéter
Un code de répétition doit être inséré, précédé, éventuellement, d'un numéro. Pour plus d'informations sur l'utilisation, voir également Dates et répétitions.
Lors du calcul de la prévision, le programme crée en interne des copies successives des lignes avec la date fixée, sur la base du code de répétition indiqué.- Vide - aucune répétition ne s'opère
La ligne initiale retient la date indiquée dans la colonne Date. - La date des lignes de copie est augmentée progressivement en fonction du code de répétition.
- Si la répétition est mensuelle ou annuelle dans les lignes créées :
- Le même jour que la colonne des dates est généralement utilisé.
- Si le jour est supérieur au nombre de jours du mois, le dernier jour du mois est saisi.
- S'il y a une indication de fin de mois "ME" ou "YE", le dernier jour du mois est saisi.
- Codes de base pour la répétition :
- "D" pour une répétition quotidienne (Day)
- "W" pour une répétition hebdomadaire (Week)
- "M" pour une répétition mensuelle (Month)
- "Y" pour une répétition annuelle (Year)
- Multiples
Si vous faites précéder le code d'un chiffre, la répétition se produit avec la fréquence multipliée :- "2M" pour les bimensuels
- "3M" par trimestre
- "6M" par semestre
- Répétition avec une date suivante à la fin de la période.
Les codes "M" et "Y" avec un "E" à la fin déplacent la date de répétition à la fin du mois.- "ME" répétition mensuelle, mais avec une date à la fin du mois.
Si vous saisissez la date du 1.1.2022, la date suivante sera le 28.2.2022 et celle d'après le 31.3.2022.
Si la date est le 28.2.2022, la date suivante sera le 31.3.2022. - "3ME" pour fin de mois trimestrielle
Si vous commencez le 30.6.2022, la prochaine date sera le 30.09.2022. - "6ME" pour fin de mois semestrielle
- "YE" chaque année, mais à la fin du mois
Si la date est le 28.2.2022, la date suivante sera le 28.2.2023. - "5YE" tous les cinque ans, mais à la fin du mois.
Si la date est le 28.2.2022, la prochaine date sera le 28.2.2027.
- "ME" répétition mensuelle, mais avec une date à la fin du mois.
- Vide - aucune répétition ne s'opère
- Fin - Date fin :
- En général, il faut laisser la colonne vide.
- Indiquer la date après laquelle il ne doit plus y avoir de répétition.
Pour un leasing, la date de fin est la date à laquelle le leasing prend fin.
- Variante
Sert à indiquer une variante éventuelle en ce qui concerne le budget, en combinaison avec les Extensions. - Gestion Nouvelle Année
Sert à indiquer comment se fera le transfert, quand vous créez la nouvelle année.- Aucune valeur: la date augmente d'une année.
- "1" La date reste identique.
- "2" L'opération n'est pas transférée vers la nouvelle année
- Libellé
Un texte descriptif de l`opération qui apparaît sur la fiche de compte.- Les Formules de calcul peuvent être utilisées en insérant la valeur entre ${} (voir Javascript Litteraux de gabarits).
Lorsque la fiche de compte est préparée, la formule est résolue et le résultat est remplacé.- Par exemple, le texte "Montant ${10+20} an" donnera comme résultat "Montant 30 an".
- Si vous avez défini une variable quantity=10 et price=20"
Le texte 'Quantité : ${quantity} Prix : ${price}' donnera 'Quantité : 10 Prix : 20' - On peut utiliser toutes les formules, mais pour éviter toute confusion, il vaut mieux ne pas insérer d'assignations de valeurs dans la colonne Libellé.
- Les Formules de calcul peuvent être utilisées en insérant la valeur entre ${} (voir Javascript Litteraux de gabarits).
- CteDébit et CteCrédit, CC1, CC2, CC3
Comme dans le tableau Écritures, les comptes auxquels l'opération doit être enregistrée sont indiqués.
Les segments et les centres de coûts peuvent également être utilisés. De cette façon, vous pouvez également préparer un budget pour des segments ou des centres de coûts. - Quantité
Le quantitatif qui, multiplié par le prix unitaire, donne le total du montant. (voir colonnes Quantité et Prix). - Unité
Une description qui se réfère à la quantité, par exemple, m2, ton, pc... - Prix/Unité
Le prix pour chaque unité qui, multiplié par la quantité, donne le total du montant.- Dans la comptabilité des Dépenses/Recettes il faut insérer une valeur négative pour faire en sorte que le montant sois inséré dans la colonne dépenses.
- Formule (en devise de base)
Permet d'insérer des Formules de calcul, en langage Javascript, ainsi que les fonctions de programmation des Extensions de Banana Comptabilité.
Si il y a une formule (ou un texte quelconque), la valeur de la colonne Montant sera définie selon le résultat de la formule.- Dans la comptabilité en partie double, le résultat de la formule doit toujours être un chiffre positif.
- Dans la comptabilité dépenses/recettes, si le résultat est positif il sera considéré comme une recette, si il est négatif comme une dépense.
- Formula Begin
Le texte que vous insérez dans cette colonne est inséré avant le texte utilisé dans la formule, puis utilisé pour le calcul.- L'utilisation principale de FormulaBegin est d'insérer une variable comme "A=", dans la formule on insère alors seulement la valeur, de sorte qu'il est plus facile de la modifier.
- En comptabilité multi-devises, la FormulaBegin se réfère à la colonne Formule Devise
- Montant (en devise de base)
Le montant qui est utilisé pour la prévision.
Au cas où il y aurait de répétitions, le montant est celui de la première écriture. Les montants des répétitions suivantes sont visbles dans la fiche de compte.
Le montant est calculé automatiquement dans les cas suivants:- Si une valeur a été insérée dans les colonnes Quantité ou Prix/Unité, le montant sera alors calculé selon le contenu de ces deux colonnes.
- Dans la comptabilité en partie double, le résultat est converti en une valeur positive.
- Dans la comptabilité dépenses/recettes, si le résultat est positif il sera considéré comme recette, s'il est négatif comme dépense.
- Si une formule est insérée, alors le montant sera le résultat de la formule.
La formule a aussi la priorité sur la quantité et le prix.
- Si une valeur a été insérée dans les colonnes Quantité ou Prix/Unité, le montant sera alors calculé selon le contenu de ces deux colonnes.
- Total
C'est le total des montants des lignes répétées qui font partie de la Période comptable et celle de la prévision, définie dans les Propriétés fichier.
S'il n'y a pas de date ou si la date de début ou de fin ne correspond pas à la période comptable, cette colonne restera vide.
Colonnes dans la Comptabilité Dépenses / Recettes
Pour la Cash Manager et la Comptabilité Dépenses / Recettes, les montants sont indiqués comme suit :
- Colonnes de Recettes et de Dépenses
Les montants de la planification sont saisis dans les colonnes des recettes et des dépenses. - Utilisation des colonnes Quantité, Prix et Formule
Lorsque le programme calcule automatiquement le montant sur la base des colonnes Quantité, Prix ou Formule, le résultat est inscrit dans la colonne Recettes s'il est positif, et dans la colonne Dépenses s'il est négatif.
Dans la colonne Quantité et Prix, vous pouvez saisir une valeur positive ou négative.
Colonnes dans la Comptabilité multidevise
- Montant en devise du compte
Il s'agit du montant en devise du compte de l'écriture (voir écritures dans la comptabilité multidevise).
Ce montant est utilisé pour calculer la valeur en devise de base, au taux de change indiqué.
S'il existe une formule, la valeur est le résultat du calcul de la formule.
Si la ligne comporte une répétition, le montant de la première écriture est indiqué. - Formule montant en devise du compte
Une Formule de calcul peut être saisie.- Si la ligne comporte une répétition, le montant de la première entrée est indiqué. Les montants des répétitions ultérieures sont visibles dans la fiche de compte.
- La colonne FormulaBegin fait référence à cette colonne.
- Change
Il s'agit du taux de change qui est appliqué pour convertir le montant de la devise du compte en devise de base. - Total montant devise du compte
C'est le total des montants en devise du compte des lignes répétées dont la date fait partie de la période comptable, définie dans les Propriétés fichier.
S'il n'y a pas de date ou si la date du début ou de fin ne fait pas partie de la période comptable, cette colonne reste vide.
Plus d'informations se trouvent sur la page Comptabilité Multidevise avec des exemples d'écritures de budget avec formules.
Période pour la prévision financière
Le système de planification basé sur la méthode en partie double vous permet d'établir des prévisions, en indiquant quand l'opération aura lieu.
Contrairement à Excel, où la feuille de calcul est configurée avec des colonnes pour les périodes de prévision (mois, trimestre ou année), avec Banana Comptabilité, il suffit d'indiquer la date de l'événement prévu. L'attribution à une période est faite automatiquement par le programme dans la présentation des données. Vous pouvez choisir d'afficher les prévisions par jour, semaine, mois, 2 mois, trimestre, semestre, année, 2, 5 ou 10 ans.
- Vous pouvez émettre des prévisions pour une ou plusieurs années.
- Sur la base des données saisies, le programme calcule les projections de liquidité, de bilan et de compte de résultat, pour la période d'intérêt.
- Vous pouvez obtenir soit des prévisions quotidiennes, particulièrement utiles pour les liquidités, soit des prévisions par mois ou par année.
Voir Impressions et rapports de prévisions financières.
Période comptable, de planification et de prévision
La comptabilité et les prévisions sont toujours liées à une période. On distingue les périodes suivantes :
- Période comptable
C'est celle définie dans les propriétés du fichier, avec la date de début et de fin.
Elle est généralement égale à l'année civile, mais elle peut avoir n'importe quelle date de début et de fin. - Période de planification
C'est la période pour laquelle les données de planification sont insérées :- Le programme n'exige pas que vous fixiez une période de planification.
- Il est généralement supposé être la même que celle de l'exercice comptable.
- La période de planification peut être différente de la période comptable.
Dans le tableau Budget, vous insérez les lignes qui prennent effet au-delà de l'exercice comptable :- Les transactions dont les dates sont en dehors de l'exercice comptable.
- Les transactions répétitives sans date de fin ou avec une date de fin qui vont au-delà de la date de la période comptable.
- Période de prévision
Il s'agit de la période utilisée par le programme pour calculer la prévision.- Elle est indiquée au moment où vous demandez une impression :
- Elle utilise l'exercice comptable comme valeur par défaut.
- Elle peut être fixée librement et vous pouvez ainsi obtenir des prévisions pour plusieurs années et même plusieurs décennies.
- La période comptable est utilisée comme période de prévision pour calculer le contenu de la colonne Total dans le tableau Budget et de la colonne Budget dans les tableaux Comptes et Catégories :
- Ces valeurs sont ensuite référencées par rapport à la période comptable définie dans les propriétés du fichier.
- Si vous modifiez la date de début et de fin de l'exercice comptable, les prévisions sont recalculées.
- Elle est indiquée au moment où vous demandez une impression :
Prévisions avec logique mensuelle
Dans le tableau Budget, vous insérez les mouvements prévus en indiquant la date à laquelle ils devraient se produire. Les dates des entrées et des sorties doivent être aussi précises que possible, elles sont importantes pour la prévision des liquidités.
Pour tous les autres revenus et dépenses qui surviennent un jour du mois ou plutôt au début ou à la fin, tels que le loyer, les salaires, les frais bancaires et autres dépenses ou revenus, il est important d'indiquer le jour proche du paiement effectif.
Pour les autres revenus et dépenses, en revanche, des approximations seront faites. Par exemple, sauf cas particulier, pour les recettes d'un restaurant qui entrent chaque jour, il est inefficace de faire des prévisions jour par jour. Dans ces cas, il suffit d'indiquer le total des ventes prévues dans le mois. Il est recommandé dans ce cas d'indiquer le 15e jour, donc, le milieu du mois.
Prévisions pour l'année en cours
Dans le tableau des prévisions, vous insérez les mouvements avec ou sans répétition.
Le calcul de la prévision est généralement effectué en tenant compte des mouvements tombant dans la période en cours, définis dans les propriétés du fichier.
- Dans la colonne Total du tableau des prévisions, le montant total pour la période en cours est indiqué.
- La colonne Budget du tableau Comptes et catégories indique le solde prévisionnel pour la période en cours.
- Dans les différentes impressions, si vous indiquez comme période Tous, vous obtiendrez des prévisions pour la période en cours.
Si le fichier est également utilisé pour tenir la comptabilité, il est évident que la période comptable doit être celle qui se réfère à la comptabilité. Même lorsque le fichier n'est utilisé que pour les prévisions, il est préférable de fixer l'exercice comptable se rapportant à une seule année. En fait, si une période de deux ans est saisie dans les données de base, les valeurs prévues, dans les colonnes Total et Comptes, seront pour les deux années. Cela peut entraîner une confusion des valeurs.
Prévisions pour plusieurs années
Si vous saisissez des transactions prévisionnelles avec le code Répétition, le programme est en mesure d'établir des prévisions au-delà de la période définie.
Pour obtenir des prévisions sur plusieurs années, saisissez les transactions dans le tableau Budget.
- Soldes d'ouverture
- Ceux-ci sont inscrits dans le tableau des comptes.
- Prévision des mouvements avant l'exercice comptable :
- Pour des cas particuliers, vous pouvez également saisir des transactions dont les dates sont antérieures à l'exercice comptable.
- Attention, car ces opérations modifieront les soldes au moment de l'ouverture.
- Pour ces opérations, la colonne Total est vide car elles sont en dehors de l'exercice comptable.
- Prévision des mouvements pour l'exercice comptable.
- Les opérations dont la date est comprise dans l'exercice comptable sont indiquées.
- S'il y a des opérations qui se répètent les années suivantes, le code de répétition annuelle "Y" doit être saisi.
- Si la répétition de l'opération s'étend sur plusieurs années, indiquez le nombre d'années avant le "Y", donc pour chaque 2 ans, indiquez "2Y", 5 ans "5Y", 10 ans "10Y".
- Si la répétition ne dépasse pas une certaine date (par exemple le paiement d'un bail), indiquez la date de fin.
- Prévision des mouvements pour les années suivantes.
- La date future à laquelle la transaction devrait avoir lieu est indiquée.
- Vous pouvez saisir le code de répétition et la date de fin.
- Pour ces opérations, la colonne Total est vide car elle se situe en dehors de l'exercice comptable.
Utiliser des formules
Les formules vous permettent d'automatiser le calcul des amortissements et des intérêts. Lorsqu'un investissement augmente, le compte de résultat est immédiatement mis à jour. Les formules sont particulièrement utiles pour réaliser des prévisions sur plusieurs années.
Les formules peuvent être utilisées pour faire en sorte que le nombre de lignes répétées s'ajuste automatiquement.
- Le calcul de l'amortissement peut être basé sur le solde du compte des immobilisations.
- Le calcul des intérêts peut être effectué directement à partir des mouvements du compte bancaire.
- Une progression des ventes peut être spécifiée.
- Les achats peuvent être définis sous forme de pourcentage.
Impression avec période de prévision
Grâce au fait que les mouvements avec le code de répétition ou avec les dates des années suivantes ont été saisis dans le tableau Budget, le programme est en mesure de calculer les prévisions pour les années futures.
Lors de l'impression du rapport, indiquez, dans la section Période, la date de début et de fin.
En supposant que la date de début est le 1er janvier 2022 :
- Si vous voulez obtenir une prévision sur deux ans, indiquez la date de fin au 31 décembre 2024.
- Si vous voulez obtenir une prévision sur 5 ans, indiquez la date de fin au 31 décembre 2027.
- Si vous voulez obtenir une prévision sur 20 ans, indiquez la date de fin au 31 décembre 2042.
La possibilité d'obtenir une prévision est disponible pour les impressions suivantes :
Tous les rapports comptables peuvent contenir des valeurs comptables, des valeurs prévisionnelles ou les deux ensemble. Les possibilités de paramétrage sont les mêmes pour les rapports comptables et les prévisions.
Grâce à ces rapports, vous pouvez obtenir :
- Bilans prévisionnels
- Compte de résultat prévisionnel
- Plan de liquidité
- Plan d'investissement
- Plan de financement
et plus encore, pour la future période d'intérêt.
Colonnes avec fractionnement de période
Dans la section Subdivision, vous pouvez indiquer de créer des colonnes pour la période.
Vous pouvez ainsi observer l'évolution par mois, trimestre ou année.
Avec les Personnalisations, vous pouvez définir des formats d'impression et les rappeler plus tard. Si vous élaborez des prévisions sur plusieurs années, il est utile d'avoir des personnalisations prédéfinies, globalement, par année, sur 5 ans ou avec des comparaisons entre le solde final et le budget, que vous pouvez appeler rapidement.
Budget - Prévisions sur quatre ans
Compte de résultat - Prévisions sur quatre ans
Mouvements de planification
Afin de préparer les prévisions financières, basées sur la méthode en partie double, les transactions sont saisies dans le tableau Budget. Pour chacune d'elles, vous indiquez le compte d'origine et de destination. Le programme dispose ainsi des informations nécessaires pour préparer le budget et le compte de résultat, qui concernent l'avenir et non le passé.
Lorsque vous planifiez avec Excel, vous commencez par établir le compte de résultat, puis vous dressez la liste des recettes et des dépenses. En général, ce n'est que plus tard et sur des feuilles séparées que vous établissez le plan de trésorerie et d'investissement.
Lorsque vous faites des prévisions en partie double, vous procédez plutôt comme si vous teniez une comptabilité du futur. Vous énumérez tous les mouvements qui devraient se produire. Le programme établira alors automatiquement le bilan et le compte de résultat pour la période indiquée.
Structuration des opérations budgétaires
Pour la préparation d'un plan financier, on procède généralement en énumérant les différents éléments dans l'ordre suivant :
- Apports en capital.
- Apports de capitaux de tiers.
- Frais de formation.
- Investissements
Dans le mobilier, l'équipement. - Coûts fixes récurrents
- Loyer, personnel, charges sociales, énergie, abonnements.
- Revenus récurrents.
- Revenus variables.
- Chiffre d'affaires, généralement saisonnier.
- Coûts variables.
- Commissions, coût des marchandises vendues et autres, en fonction du volume des recettes attendues.
- Opérations de fin d'année
- Amortissements, impôts, intérêts sur les prêts, dividendes.
Au moment où vous saisissez les ventes et les coûts variables, vous disposez déjà de la structure des coûts et du capital. Vous serez immédiatement en mesure de voir si les ventes prévues permettront à l'entreprise de générer suffisamment de bénéfices et de liquidités pour assurer sa viabilité à long terme.
Colonne Montant et formule
En règle générale, la colonne du Montant est suffisante pour établir une prévision.
Pour des prévisions plus élaborées, il est possible d'indiquer également les quantités, les prix unitaires ou une formule. Le programme calculera automatiquement la valeur dans la colonne Montant.
Mise à jour des prévisions
Avec la méthode en partie double, grâce à la possibilité d'indiquer chaque opération en détail, il devient plus facile de mettre à jour et d'améliorer la prévision. Dans un premier temps, vous saisissez vos prévisions des différents coûts ou investissements. Au fur et à mesure que vous vous rapprochez de la phase opérationnelle et que vous disposez de données plus précises, il vous suffit de remplacer les données existantes. Même lorsque l'entreprise a démarré et que vous savez exactement ce que vous avez, vous pouvez facilement mettre à jour les prévisions. Vous disposerez d'indications précises et fiables sur la rentabilité et les liquidités.
Dates et répétitions des mouvements des prévisions financières
La colonne Date
La valeur contenue dans la colonne Date est celle qui fait état de la prévision.
- Si la date est manquante, le mouvement sera compté au début de la prévision.
Si vous demandez une prévision en indiquant une période, les montants sont comptabilisés dans la valeur du solde, au début de la période.
Puisqu'elle n'est pas incluse dans la période, aucun montant n'est affiché dans la colonne Total. - Dates de l'exercice comptable, fixées dans la propriété du fichier.
Ce sont celles qui sont couramment utilisées.
La colonne Total indique le montant total, en tenant compte des mouvements répétitifs, dans l'exercice comptable. - Dates antérieures à la période.
Insérez les écritures qui précèdent la période de prévision. Veillez toutefois à ce que celles-ci n'entrent pas en conflit avec les soldes d'ouverture inscrits dans le tableau des comptes.
Puisqu'elles ne sont pas incluses dans la période, aucun montant n'est affiché dans la colonne Total. - Dates après la période.
Les prévisions pluriannuelles vous permettent d'indiquer les transactions pour les années à venir.
Puisqu'elles ne sont pas incluses dans la période, aucun montant ne sera affiché dans la colonne Total.
Date de fin
Elle est utilisée en conjonction avec la répétition, pour indiquer la dernière date au-delà de laquelle il ne doit pas y avoir de répétition.
- En général, elle doit être vide.
Si vous saisissez une date où ce n'est pas nécessaire (par exemple, la fin de l'exercice comptable), la prévision pour les années suivantes n'inclura pas cette opération. - Pour les opérations de location.
Indiquez comme date de fin la date à laquelle le dernier versement sera effectué. - Pour les remboursements de prêts.
Indiquez la date du dernier paiement prévu. - Pour les changements de montant à dates fixes.
Dans le cas, par exemple, où le montant d'une transaction récurrente est ajusté à certaines échéances (augmentation de salaire) :- Créez une ligne d'écritures avec la répétition "M" et comme date de fin, la date du dernier paiement avant l'augmentation.
- Créez des lignes d'écritures avec la date de début, à partir du moment où l'augmentation commence.
Si l'augmentation suit un automatisme précis et régulier, elle peut également être programmée à l'aide de formules.
Répétition
Pour les dépenses ou les recettes récurrentes, indiquez le code de répétition (voir la documentation sur les colonnes).
- Lorsque le programme calcule la prévision, il crée des copies du mouvement, en augmentant progressivement la date et en tenant compte de la fréquence indiquée.
- S'il n'y a pas de date de fin, le programme, lors du calcul de la prévision, génère des copies internes des écritures pour toute la période de prévision indiquée au moment du rapport.
- Si la date de début est janvier, la fréquence est mensuelle :
- Si la période de prévision est l'année, elle génère des lignes commençant en février. La première ligne est la ligne originale saisie manuellement, les 11 lignes sont automatiques, pour un total de 12 répétitions.
- Si la période de prévision est de 10 ans, générez des lignes à partir de février. La première ligne est celle d'origine, les 119 lignes sont automatiques (11 la première année + 12 * 9 pour les années suivantes), pour un total de 120 lignes.
- Si vous souhaitez que le programme calcule automatiquement les prévisions pour les années suivantes :
- Pour les écritures récurrentes, indiquez le code de répétition correspondant.
- Pour les écritures qui n'ont lieu qu'une fois par an (par exemple, l'amortissement à la fin de l'année), indiquez le code de répétition "Y", afin que l'amortissement soit également calculé les années suivantes.
- Ne saisissez pas de répétition que dans le cas où la transaction n'aura pas lieu l'année suivante..
Total de la colonne du tableau Budget
La colonne Total est calculée automatiquement et représente la somme des montants de la ligne courante avec ceux des répétitions qui tombent dans l'exercice comptable. La colonne Total est vide si les opérations ont une date antérieure ou vont au-delà de l'exercice comptable.
Planification avec une date précise et une logique mensuelle
Dans le tableau Budget, vous saisissez les écritures prévues, en indiquant la date à laquelle elles devraient avoir lieu.
Il n'est pas toujours possible de prévoir tous les revenus et dépenses avec une précision quotidienne. Lors de l'établissement d'une prévision, il est utile dans certains cas de procéder par approximation, en raisonnant généralement sur une base mensuelle. Toutefois, il est toujours utile de suivre une certaine logique afin de pouvoir disposer de prévisions de liquidités fiables, même à court terme :
- Les écritures ponctuelles (versements en capital, investissements) sont indiquées avec la date à laquelle elles sont censées se produire.
S'il n'y a pas de date précise, il est utile de les indiquer le 15e jour du mois au cours duquel elles sont censées avoir lieu. - Les dépenses récurrentes qui ont une date de paiement spécifique doivent être fixées avec la date de paiement prévue et le code de répétition correspondant :
- Les frais bancaires, les intérêts et les amortissements doivent être indiqués à la fin du mois, du trimestre ou de l'année où ils surviennent.
- Le loyer, la date d'échéance ou la date à laquelle le paiement est attendu.
- Salaires et charges sociales :
- Pour le calcul et le paiement mensuel, le jour où les salaires sont payés.
- Pour les paiements du 13e mois, les primes ou autres, le moment où ils sont payés.
- Paiements des avances et des ajustements des cotisations de sécurité sociale, la date à laquelle ils doivent être payés.
- Paiements et ajustements de la TVA, la date d'échéance typique des paiements.
- Prévisions de recettes.
- La préparation des prévisions dépend du type d'entreprise.
- Si vous ne connaissez pas le jour exact, mais que vous connaissez les événements d'un certain mois, il est utile d'indiquer le 15 du mois.
- Des recettes ponctuelles.
- Ces derniers doivent être indiqués à la date à laquelle les revenus sont attendus ou au milieu du mois.
- Revenus récurrents.
A indiquer à la date à laquelle la saisie est prévue ou au milieu du mois. - Dans de nombreux cas, une prévision mensuelle est appropriée. Vous pouvez indiquer les recettes le 15 du mois.
- Si le revenu est récurrent, vous pouvez l'inscrire avec la répétition mensuelle.
Grâce aux formules, vous pouvez prédire la croissance. - Si vous connaissez les différences saisonnières, il est utile de disposer d'une ligne de prévision des ventes pour chaque mois,
- Si le revenu est récurrent, vous pouvez l'inscrire avec la répétition mensuelle.
- Prévision de projets ou de grands ouvrages.
S'il existe un calendrier dans lequel sont indiqués les entrées, indiquez une ligne d'écritures pour chaque revenu attendu. Il peut être approximatif en indiquant éventuellement le 15 du mois. - Prévisions pour les clients :
Pour un consultant ou un comptable, qui travaille à la fois sur des anticipations et des projets, il peut être très utile d'établir une prévision de recettes détaillée pour chaque client, avec les dates prévues pour les versements. Cette prévision est également très utile pour vérifier si le client a effectivement payé.
- Coûts variables.
- Consommation constante liée au chiffre d'affaires (par exemple, restaurant), les coûts sont indiqués avec la même date que le chiffre d'affaires. Une formule peut être utilisée pour calculer la valeur en pourcentage du chiffre d'affaires.
- Les coûts peuvent également être liés à d'autres éléments, tels que le nombre d'employés, les locaux loués ou autres.
Prévision avec le principe de la Caisse
Pour la planification des petites entreprises et des activités liées aux recettes (telles que les magasins, les restaurants), il est utile de raisonner avec le principe de la caisse, puis d'indiquer les recettes avec la date de quand elles auront lieu et pour les coûts, la date de quand ils seront payés.
Pour les transactions importantes, telles que l'achat d'une machine dont le paiement est différé dans le temps, il est nécessaire de saisir des écritures prévisionnelles avec des détails précis :
- Achat de la machine (comptabilisation dans les comptes actif et passif fournisseurs) avec la date d'achat.
- Paiement de la machine, avec la ou les dates (versements) auxquelles le paiement est prévu.
Prévisions selon la méthode de la comptabilité d'exercice
Dans ce cas, la date à laquelle le paiement sera effectué est prise en compte lors de la saisie des transactions.
- Les transactions en espèces.
Celles-ci sont écrites normalement. - Transactions avec une prévision de paiement à court terme.
Par souci de simplicité, pour les transactions dont le paiement est attendu dans un délai d'un mois, il peut être utile d'utiliser le principe de la trésorerie. - Paiements différés.
- Si les dates ne sont pas connues avec précision, le 15 du mois peut être utilisé.
- Écritures avec conditions de paiement précises :
- Au moyen d'une écriture, indiquez la date d'achat (avec la contrepartie les comptes à payer).
- Au moyen d'autres écritures, indiquez le paiement aux dates prévues.
- Écritures avec conditions de paiement précises :
- Encaissements différées.
- Avec conditions de paiement précises, comme c'est le cas pour un projet :
- Au moyen d'une écriture, indiquez la date de la facture et avec la contrepartie le compte client.
- Les autres transactions indiquent le paiement à la date d'échéance.
- Retards dans l'encaissement.
C'est le cas lorsqu'une partie des recettes est perçue rapidement, tandis qu'un pourcentage est perçu plus tard. Vous pouvez procéder de cette manière- Inscrivez la recette comme une entrée en liquide.
- À la même date, créez un mouvement qui déplace une partie de la rentrée vers le compte client.
- A une date ultérieure, indiquez quand aura lieu l'encaissement avec une contrepartie sur le compte client.
- Avec conditions de paiement précises, comme c'est le cas pour un projet :
- Utilisation de variables pour les encaissements et les paiements différés (voir Exemple d'utilisation de variables)
Lorsque la même valeur doit être réutilisée au moment du paiement, il devient très utile d'utiliser la formule et les colonnes variables :- Dans le mouvement de facturation, le montant est affecté à une variable.
- Dans l'opération de paiement, vous saisissez la variable pour que le montant soit automatiquement repris.
- Vous pouvez également utiliser des variables pour définir, par exemple, le pourcentage du montant à reporter.
Exemples de mouvements de prévisions financières
Les opérations de planification sont saisies comme des opérations normales, avec la date, la description, le montant, le compte de débit et de crédit.
En outre, vous utilisez la colonne Répéter, qui vous permet de saisir les opérations récurrentes sur une seule ligne.
Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples, tirés du modèle suivant, auxquels vous pouvez vous référer pour obtenir des explications complémentaires.
Plan d'affaires et planification financière pour une start-up (comptabilité en partie double)
Saisies des prévisions de démarrage
Il s'agit d'écritures prévisionnelles, insérées comme celles du tableau Écritures
L'exemple présenté ici se réfère au début d'une activité, il s'agit donc de transactions qui ne sont pas répétées.
Écritures répétitives mensuelles
Vous trouverez ci-dessous des exemples d'entrées répétitives mensuelles, code "M". La colonne Total indique le montant total pour l'année.
Les deux premières entrées se réfèrent au loyer, qui de février à juin est de 1'000 par mois, alors qu'à partir de juillet il est de 1'200.
La date de 2024, date à laquelle le montant du rachat du bail est dû, est également indiquée. Sur cette ligne, dans la colonne Total, il n'y a pas de montant, car le mouvement ne tombe pas dans les dates de l'exercice comptable définies dans les propriétés du fichier.
Pour les frais administratifs comptés par la banque, le code de répétition "ME" Fin de mois a été utilisé. Pour les entrées suivantes, le 28e jour n'est pas utilisé, mais le dernier jour du mois, donc le 31 mars, le 30 avril.
Fin du trimestre
Nous indiquons ici quelques écritures typiques qui se répètent à la fin du trimestre. Nous entrons la répétition 3ME, c'est-à-dire une répétition tous les 3 mois, avec la date de fin de mois.
Fin de l'année
A la fin de l'année, il y a des opérations. Ici, nous utilisons la répétition "Y" pour que ces opérations soient également effectuées pour les années suivantes.
Prévision des recettes et des achats de biens
La prévision des recettes est spécifique à chaque activité. Dans ce cas, les prévisions de recettes et d'achats sont indiquées mois par mois, avec un montant précis.
À partir du mois de mars, la répétition annuelle "Y" est indiquée afin que ces opérations soient répétées les années suivantes.
Achats et ventes au cours de l'année suivante
Les mois de janvier et de février de la première année de fonctionnement n'ont pas été considérés comme importants pour les années suivantes, de sorte qu'ils ne se sont pas répétés.
Pour les deux premiers mois de la deuxième année, nous devons fixer les ventes. Nous mettons également la répétition annuelle "Y", afin de pouvoir répéter les recettes l'année suivante.
Prévisions avec quantité et prix
Les colonnes Quantité, Unité et Prix unitaire du tableau Budget permettent de préparer plus rapidement les prévisions.
La valeur dans la colonne Montant est calculée par le programme en multipliant la Quantité par le Prix unitaire (en supposant que la colonne Formule soit vide).
Les colonnes Quantité, Prix unitaire sont définies comme étant visibles dans la vue des formules.
Avantages de l'utilisation des colonnes Quantité et Prix
Les colonnes Quantité et Prix sont utiles pour faire des prévisions basées sur les quantités. Par exemple :
- Dans la colonne Unité, vous pouvez indiquer à quoi se réfère le prix.
- Dans la colonne Quantité, indiquez le nombre de couverts servis par jour.
- Dans la colonne Prix, indiquez les recettes estimées pour chaque compte ouvert.
- La colonne Montant sera automatiquement calculée sur la base des valeurs indiquées.
Cette approche présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez détailler avec précision tous les éléments de la planification.
- Vous connaissez les quantités et les prix utilisés pour établir l'estimation.
- La modification de la planification est très simple, il suffit de modifier l'élément que vous souhaitez.
- Vous pouvez vérifier comment le bénéfice varie en fonction d'une modification des quantités vendues ou du prix. Analyse du seuil de rentabilité.
Budget avec utilisation de formules
L'insertion de formules en Javascript dans le tableau Budget de Banana Comptabilité Plus, ouvre de nombreuses possibilités.
L'utilisation de formules dans le Budget n'est possible dans Banana Comptabilité Plus qu'avec le plan Advanced.
Voyez tous les avantages du plan Advanced.
Colonne Formule
La colonne Formule permet de saisir des formules de calcul. Les montants des devis peuvent ainsi être calculés en fonction d'autres valeurs de la même planification (voir Exemples de formules).
- Inscrivez le coût des marchandises sur la base d'un pourcentage des ventes.
- Augmenter le budget des ventes sur la base d'un pourcentage de croissance.
- A la fin de l'année, calculer l'amortissement en fonction de la valeur des investissements réalisés.
- Trimestriellement, calculer les intérêts sur le compte bancaire en fonction de l'utilisation réelle (jours/365).
- Chaque mois, calculez les impôts sur le revenu en fonction du bénéfice réel réalisé.
Si vous entrez une valeur dans la colonne Formule, la colonne Montant est calculée par le programme sur la base de la formule.
Comme expliqué dans la documentation du tableau Budget, vous pouvez également utiliser des formules Javascript :
- Dans la colonne Formula Begin
- Dans la colonne Description, pour les lignes répétitives.
Fichiers d'exemple:
Pour des exemples concernant les formules, reportez-vous aux explications suivantes :
- Modèle avec écritures - utilisation des colonnes quantité et formule
- Modèle avec écritures - Comptabilité multidevise qui utilisent la colonne formule pour la devise de base
- Exemples d'utilisation de formules dans les prévisions financières.
Formules de calcul en Javascript
- La formule doit être exprimée en langage Javascript (à ne pas confondre avec le langage Java).
- S'il existe une formule (ou un texte quelconque), la valeur de la colonne Montant est définie en fonction du résultat de la formule.
- Vous pouvez utiliser toutes les fonctions du langage Javascript, plus les API fournies par Banana.
Séparateur de décimales
Javascript utilise uniquement le point "." comme séparateur de décimales.
Si vous utilisez un séparateur différent, celui utilisé pour les nombres dans le format local, il est probable que le nombre sera tronqué.
Montant = résultat de la dernière instruction
En Javascript, le point-virgule " ;" est utilisé pour séparer les expressions.
Si la formule Javascript contient plusieurs expressions séparées par " ;", la valeur dans la colonne Montant sera le résultat de la dernière expression exécutée.
- 10*3 //sera retourné 30
- S'il y a plusieurs opérations en séquences, séparées par des points et virgules ";" la dernière opération sera reprise.
10*3;7; // C'est le 7 qui sera repris - S'il y a un retour, la valeur est reprise après le retour.
retour 10; // C'est le 10 qui sera repris
Variables
Les variables Javascript sont les éléments les plus puissants de la programmation, car elles permettent d'accéder à la mémoire de l'ordinateur avec un nom, de sauvegarder et de récupérer des valeurs.
Les variables n'existent pas dans les formules Excel, mais sont similaires aux noms de cellules, à la différence que le nom peut être attribué librement.
La variable est créée en indiquant un nom et l'égal (=).
Vous pouvez définir et utiliser des variables directement dans les lignes. En écrivant le nom de la variable dans la formule, la valeur sauvegardée est reprise.
Ici, le prix variable est créé et on lui attribue la valeur 10.
var prix = 10 ;
ou simplement
prix = 10 ;
Nous créons ici un total variable qui correspond à la valeur du prix multiplié par 5.
total = prix * 5 ;
La valeur de la variable peut être réaffectée.
prix = 20 ;
Objets
Les objets Javascipt sont des variables qui permettent d'enregistrer plusieurs valeurs, chacune étant indiquée par une propriété.
L'objet prix est créé ci-dessous, indiqué par des crochets {}. Pour accéder aux valeurs et les enregistrer, on utilise plutôt des crochets ou le nom de la propriété est indiqué après le nom de l'objet.
prix = {}
prix [voiture] = 10 ;
prix.voiture = 10 ;
prix ["ordinateur"] = 20 ;
prix.ordinateur = 20 ;Array
Les array di Javascript sont des variables qui contiennent des valeurs multiples, accessibles en séquence.
Les array sont créés à l'aide de crochets et aussi pour y accéder. Le premier élément du tableau a l'indice 0.
coûts = [1,2,3] ; coûts [0]=3 ; résultat = prix ["voiture"] - coûts [0] ;
Variables et répétitions
Pour plus d'informations sur la séquence de calcul, voir la section Logique de planification.
- Toutes les lignes (y compris celles créées pour les répétitions) sont triées par date. S'il y a des lignes avec la même date, l'ordre est celui de leur insertion dans le tableau.
- Après le tri, les lignes (y compris les formules) sont recalculées.
- Dans les formules, vous n'avez donc accès qu'aux données budgétaires jusqu'à cette date.
- Une variable doit être définie dans une ligne dont la date précède la ligne où elle est utilisée.
- Si vous voulez calculer le grand total avec une variable à la place.
- Si l'écriture budgétaire comporte une répétition, la variable sera réaffectée à chaque fois.
sum = 10 - Si vous souhaitez plutôt calculer le total général.
- Dans une première ligne, créez la variable avec la valeur zéro.
sum = 0 ; - Dans la ligne qui se répète dans la somme, il faut également inclure la valeur précédente.
sum = sum + 10 ;
ou utiliser le "+="
sum += 10
- Dans une première ligne, créez la variable avec la valeur zéro.
Variables automatiques
- budgetCurrent
C'est un objet qui contient le tableau avec les lignes du Budget, juste après la création des répétitions.
Elles sont utilisées pour reprendre les valeurs, en conjonction avec le JReapeatNumber. - DEBUG est une variante qui peut être "vraie" ou "fausse".
Si "true", tous les résultats des formules sont affichés dans les messages. - row
C'est un objet javascript qui fait référence à la ligne courante.- Les valeurs des cellules peuvent être reprises avec la fonction value ("columnNameXml").
row.value("date") retourne à la data de l'écriture. - row.value ("JRepeatNumber") retourne le progressif de la répétition.
La première répétition est 0.
- Les valeurs des cellules peuvent être reprises avec la fonction value ("columnNameXml").
- _totalPrice
Il s'agit de la valeur de la colonne Quantité multipliée par le Prix à l'unité.
Équivalent à la formule "row.value('Quantity')*row.value('UnitPrice')
Fonctions Budget
En plus de l'API budget défini dans l'API de la classe comptabilité, il existe des fonctions spécifiques.
budgetGetPeriod(tDate, period)
Cette fonction est utilisée en combinaison avec l'utilisation de la répétition.
Lorsque des répétitions sont indiquées, il est conseillé de se référer à une période de calcul et non à une date précise.
Paramètre tDate. Date à laquelle le calcul de la période se réfère. En règle générale, la date de la ligne d'écritures.
- Paramètre tDate.
La date à laquelle le calcul de la période se réfère. En règle générale, la date de la ligne d'enregistrement est utilisée. - Paramètre period.
Un sigle- Pour la période courante
- "MC" mois en cours
- "QC" trimestre courant
- "YC" année en cours
- Pour la période précédente
- "MP" mois précédent
- "QP" trimestre précédent
- "YP" année précédente.
- A partir de la version 9.1 on peut aussi utiliser:
- "DC" journée en cours
- "DP" journée précédente
- "WC" semaine en cours
- "WP" semaine précédente
- "BC" bimensuel en cours
- "BP" bimensuel précédent
- "SC" semestre en cours
- "SP" semestre précédent
- Pour la période courante
- Valeur de retour.
Un objet composé de deux dates- startDate
- endDate
// example
t = BudgetGetPeriod ('2015-01-01', 'MP') retourne
t.startDate // 2014-12-01
t.endDate // 2014-12-31Fonctions budgétaires spécifiques
Ce qui suit est similaire aux fonctions disponibles avec Banana.document, mais peut être utilisé sans indiquer l'objet Banana.document.
A tenir compte:
- Au lieu du paramètre startDate, vous pouvez utiliser une des abréviations de période comme "MC", "MP", expliquées dans le budgetGetPeriod.
- Si une abréviation est utilisée, la fonction calcule la date de début et de fin de la période, sur la base de la date de l'écriture en cours.
- Il n'est logique d'utiliser la date de fin que si elle est antérieure à la date de la ligne.
Si la date est égale ou supérieure, elle n'a cependant aucun effet car les valeurs après la ligne actuelle ne sont pas encore disponibles, car elles n'ont pas été traitées. - Si la date de la ligne d'enregistrement est le 15 avril
- budgetBalance("1000", "MP") renvoie le solde du compte 1000 à la fin du mois de mars.
- budgetBalance("1000", "MC") renvoie le solde au moment actuel, il est identique à budgetBalance("1000").
- budgetTotal ("1000", "QP") renvoie le mouvement total du trimestre précédent.
- budgetTotal ("1000", "QC") renvoie le total des mouvements du trimestre précédent, jusqu'à la date actuelle.
budgetBalance(account, startDate, endDate, extraParam)
Le solde jusqu'à la ligne courante.
budgetBalance('1000', 'MP'); //retourne le solde de 1000 à la fin du mois précédent- Si budgetBalance renvoie un montant négatif, le programme génère une erreur, car il n’est pas possible d’insérer des valeurs négatives dans la colonne Montant du tableau Prévisionnel.
- Lorsqu’on ne connaît pas à l’avance le solde du compte, il peut être utile d’insérer deux écritures en utilisant les fonctions debit() et credit().
- Une seule des deux écritures affichera le solde correct, tandis que l’autre aura un montant égal à 0, selon que le solde est créditeur ou débiteur.
- Les deux écritures doivent naturellement inverser les comptes débit et crédit : par exemple, dans la première écriture débit 2210 et crédit 1000 ; dans la seconde débit 1000 et crédit 2210.
debit(budgetBalance('1000')); //retourne le solde du compte 1000 au jour de l’écriture, 0 si négatif
credit(budgetBalance('1000')); //retourne le solde du compte 1000 au jour de l’écriture, 0 si positifbudgetOpening(account, startDate, endDate, extraParam)
Le solde au début de la période.
budgetTotal(account, startDate, endDate, extraParam)
La différence entre les mouvements Débit et Crédit de la période
budgetTotal('1000', 'MC'); //Retourne le mouvement total du compte 1000 pour le mois courantbudgetInterest( account, interest, startDate, endDate, extraParam)
Calcule les intérêts sur un compte, pour la période indiquée (au maximum la date du jour)
S'utilise pour calculer les intérêts sur un compte de fin de période, la ligne où la formule est affichée doit toujours être la dernière pour cette date.
- Paramètre de compte.
C'est le numéro de compte sur les mouvements duquel les intérêts seront calculés. - Paramètre intérêt,
Indique le taux d'intérêt en pourcentage.- positif (2.5, 4, 10) calcule les intérêts sur le mouvement Débit du compte.
- négatif (-2,5, -4, -10) calcule les intérêts sur le mouvement Crédit du compte.
crédit(montant)
- Si le paramètre montant est négatif, il retourne le montant comme valeur positive.
credit(-100) // retourne 100 - Si le paramètre montant est positif, il retourne 0 (zéro)
credit(100) // retourne 0
Cette fonction est utile en liaison avec la fonction budgetBalance seulement sur les soldes nécessaire.
Si vous voulez calculer le pourcentage sur les ventes, l'utilisation de cette fonction est plus facile.
credit(budgetTotal('1000')) // insère la valeur que si elle est négative.
debit(montant)
- Si le paramètre montant est positif, il retourne le montant.
debit(100) // retourne 100 - Si le paramètre est négatif, il retourne 0 (zéro)
debit(-100) // retourne 0
Utile si vous devez effectuer des calculs en utilisant seulement le montant du Débit en évitant d'utiliser celui du Crédit.
Include
Inclut et exécute un fichier javascript, avec la possibilité de créer des fonctions spécifiques et des variables qui peuvent être rappelées dans le script.
- inclut "file:test.js"
Exécute le contenu du fichier indiqué. Le nom est relatif au fichier sur le quel l'on travaille. - inclut "documents:test.js"
Exécute le document texte contenu dans le tableau documents
Doit être un fichier de type "text/javascript"
Fonctions pour la comptabilité multidevise :
Elles peuvent également être utilisées pour la comptabilité sans multidevise, dans ce cas le compte est toujours dans la devise de base.
budgetBalanceCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
Le solde dans la devise du compte jusqu'à la ligne courante.
budgetEchangeDifférence (compte, [date, taux d'échange])
Cette formule s'appelle la fonction Banana.document.budgetExchangeDifférence.
budgetOpeningCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
Le solde dans la devise du compte jusqu'à la ligne courante.
budgetTotalCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
À partir de la version 9.01, les fonctions budgetCréditMonnaie, budgetDébitMonnaie sont également incluses.
Fonctions définies par l'utilisateur
L'utilisateur peut définir des fonctions avec le langage javascript et les rappeler dans les formules.
Il est possible de définir des fonctions:
- Directement dans une formule
- A l'intérieur d'un fichier attaché du type code javascript, indiqué dans un document qui a comme ligne id le nom "_budet.js"
- A l'intérieur d'un texte dans le tableau documents et inclu avec la commande inclure.
Note :
Dans les fonctions utilisateur, il n'est pas possible pour l'instant d'utiliser des fonctions qui accèdent aux données comptables courantes (currentBalance, ...).
function calcolaImposte(utile)
{
var aliquota = 10;
if (utile > 50000)
aliquota = 10;
else if (utile > 100000)
aliquota =20;
return utile * aliquota / 100;
}
Exemples d'utilisation de formules dans les prévisions financières
La possibilité de saisir des formules n'est disponible dans Banana Comptabilité Plus qu'avec le plan Advanced. Mettez à jour maintenant!
Vous trouverez ci-dessous des exemples de formules d'automatisation des prévisions financières.
Veuillez vous référer à la documentation spécifique :
- Formules en Javascript dans le tableau Budget
- Modèle avec des Écritures utilisant la colonne Quantité et la colonne Formule.
Paramètres
Lorsque vous établissez un calendrier, il peut être utile de définir des variables que vous utiliserez plus tard.
Vous devez créer une section de paramètres avec une date d'enregistrement du 1er janvier, ou une autre date qui correspond au premier jour de la planification. Les variables de paramètres seront ensuite utilisées dans les lignes suivantes.
// 30% costOfGoodsSold = 0.3 // 5% interestRateDebit = 0.05 // 2% interestRateCredit = 0.02 // 10 % latePaymentPercentage = 0.1
De cette façon, vous pouvez voir tous les paramètres que vous pouvez définir en même temps. Lorsqu'un paramètre est modifié, la prévision est recalculée.
Répétitions ou valeurs par mois
En utilisant la colonne Répéter, avec une seule ligne d'entrée, vous pouvez planifier pour toute l'année.
Si l'entreprise connaît des variations saisonnières, il est préférable de saisir les prévisions par mois. Pour chaque mois, vous créez une ligne avec le montant des ventes du mois.
Si vous voulez faire des prévisions automatiques sur plusieurs années, il est utile d'insérer sur la ligne la répétition "Y", de sorte que la ligne de l'année serve également pour la suivante.
Prix et quantités vendues
Lors de la création d'un plan de vente, il est plus facile de saisir des valeurs en utilisant la colonne des quantités et des prix. Par exemple, un restaurant peut entrer le nombre de couverts servis par jour, semaine ou mois et le programme calculera automatiquement le montant. En faisant varier le nombre de couverts ou le prix, vous pouvez immédiatement constater l'impact sur la trésorerie et les revenus d'exploitation.
Utilisation de formules avec des variables pour la croissance
Lorsque vous utilisez des formules, souvenez-vous qu'elles sont exprimées en langage Javascript :
- La variable doit être définie avant d'être utilisée, de sorte que la ligne où elle est définie doit avoir une date inférieure à celle de la ligne où elle est utilisée.
- Les séparateurs de milliers ne peuvent pas être utilisés dans les chiffres.
- Le séparateur décimal est toujours le point ".".
- Les noms sont différents pour les majuscules et les minuscules.
Vous pouvez attribuer une valeur à une variable (vous pouvez choisir le nom librement) et insérer le nom de la variable dans les lignes suivantes pour obtenir la valeur.
La modification de la valeur attribuée à la variable modifie automatiquement toutes les lignes où la variable est utilisée.
Au début, vous pouvez fixer, par exemple, la valeur de vente prévue et, dans les mois suivants, utiliser une formule pour augmenter le montant.
- Créez une variable nommée "S" (ventes) en insérant le texte suivant dans la colonne Formule.
Sales=1000
Dans le montant s'inscrira la valeur 1000.00. - Sur les lignes suivantes, utilisez la variable, en entrant simplement le nom de la variable dans la formule :
Sales
Dans le montant s'inscrira la valeur 1000,00. - Vous pouvez ajouter 10 % au montant (en multipliant par 1,1)
Sales*1.1
La valeur 1100,00 sera inscrite dans le montant. - Vous pouvez augmenter la valeur de s
Sales=Sales+200
La valeur 1200,00 sera inscrite dans le montant. - Si vous utilisez la variable de la ligne suivante, elle aura la nouvelle valeur Sales
La valeur 1200,00 sera inscrite dans le montant.
Vous pouvez également définir une variable pour définir le pourcentage de croissance.
- Pourcentage=1,1
- Montant = 200
- Dans les formules, vous pouvez utiliser le nom de la variable au lieu du numéro :
- Sales*Pourcentage
- Sales=Sales+Montant.
Variables et Répétitions
Disons que nous nous attendons à ce que le chiffre d'affaires augmente de 5 % chaque mois.
- Insérez deux lignes où vous attribuez la valeur à la variable, sans mettre de compte avec la date de début de l'année
Sales=1000
Incrément=5. - Ensuite, créez une ligne avec une répétition où vous insérez les comptes et la formule
Sales=Sales*(1+Incréments/100).
Chaque fois que la ligne est répétée, la valeur de la variable S sera augmentée de 5% et par conséquent le montant de l'inscription.
En modifiant simplement le pourcentage de croissance, la prévision sera recalculée.
Dans une ligne, vous pouvez également insérer plusieurs instructions Javascript, en les séparant par le point-virgule " ;".
Sales=1000 ; P=5.
Utilisation des formules budget
Il existe des fonctions qui vous permettent d'accéder aux soldes et aux mouvements des comptes pour la planification jusqu'à la ligne qui est calculée.
Vous pouvez insérer une formule qui, grâce à la fonction budgetTotal, permet de récupérer la valeur du compte SALES du mois précédent.
crédit( budgetTotal("SALES", "MP") )
La fonction budgetTotal prend comme argument le numéro de compte et la période. Vous pouvez utiliser une abréviation au lieu du point.
- MP signifie " mois précédent ".
- QP signifie "trimestre précédent".
Les recettes sont en crédit, donc la valeur retournée par la fonction est négative et n'est pas acceptée comme un montant en comptabilité en partie double.
La fonction credit() est alors utilisée; elle prend la valeur négative et la met en positif.
Variables pour les ventes mensuelles
Les ventes peuvent être différentes pour chaque mois. Dans ce cas, vous devez utiliser des enregistrements Écritures séparées pour chaque mois avec le nom de la variable.
sales_01 = 1000 cost_01 = sales_01 * costOfGoodsSold sales_01 = 1100
Paiements différés
Si vous voulez un plan de trésorerie très précis, vous devez séparer les ventes qui sont payées immédiatement de celles qui sont différées.
Une approche peut consister à enregistrer toutes les ventes comme si elles étaient payées en espèces, en attribuant au montant la valeur de la variable mensuelle.
sales_01 = 1000
Une entrée est alors saisie qui annule les ventes différées, en calculant le montant à l'aide de la formule.
sales_01 * latePaymentPercentage
Une entrée de paiement avec la même formule sera ensuite saisie dans le mois suivant.
Coûts des Ventes
Il existe des coûts qui peuvent être liés aux ventes (coût des marchandises), ou à d'autres coûts (charges sociales, liées aux salaires).
Calcul des coûts avec variables
Si les ventes sont définies avec des variables, le coût des ventes peut également être donné en pourcentage des ventes.
- Vous pouvez définir la variable S pour les ventes et la variable C pour le pourcentage du coût.
Sales=1000
Cost=60 - La formule pour le calcul:
Sales*Cost/100.
La même approche peut également être utilisée pour calculer les cotisations de sécurité sociale.
Cette formule peut éventuellement être insérée dans une ligne répétitive.
Calcul des coûts de vente avec les fonctions budgétaires
Lorsque les coûts sont liés aux ventes, vous pouvez également utiliser la formule budgétaire.
credit( budgetTotal("SALES", "MC") )*60/100
L'abréviation de la période "MC" correspond au mois en cours.
Cette formule donne la valeur des ventes du mois en cours, les transforme en un positif et les multiplie par 60 et les divise par 100.
La date doit, bien entendu, être postérieure aux dates d'Écritures des ventes.
Vous pouvez l'utiliser dans une ligne répétitive, en entrant la date de fin de mois. Automatiquement, les coûts de la vente sont alors calculés sur la base des ventes inscrites dans les registres.
La formule peut être combinée avec des variables.
- Au début de l'année, définissez le pourcentage des coûts.
Cost=60 - Dans la formule, nous utilisons donc la variable C
credit( budgetTotal("SALES", "MC") )*Cost/100.
Lorsque vous modifiez le pourcentage de contribution ou toute vente, le calendrier est automatiquement mis à jour.
Calcul des commissions de vente à la fin de l'année
À la fin de l'année, cette formule vous permet de calculer les commissions de 5 % du total des ventes nettes :
credit( budgetTotal("SALES", "YC") )*5/100
La fonction bugetTotal renvoie le mouvement du compte de ventes pour la période "YC", année en cours.
Avec la fonction credit(), le montant est mis en positif puis multiplié par 5 et divisé par 100.
Si vous devez faire des prévisions pour plusieurs années, n'oubliez pas d'inscrire la répétition "Y" dans la ligne, afin que la même formule soit utilisée pour l'année suivante.
Comme mentionné précédemment, au lieu d'entrer directement le 5 dans la formule, vous pouvez l'affecter avec une variable.
- Commission=5
- credit( budgetTotal("SALES", "YC") )*Commission/100
Si le pourcentage change d'une année à l'autre, il suffit d'entrer, avec une date d'année ultérieure, une entrée qui réinitialise la variable de la commission.
Inflation avec variables
Si vous souhaitez des prévisions sur plusieurs années, vous pouvez également tenir compte de l'inflation.
- Au début de la planification, attribuez une variable à la base des prix et de l'inflation (2 %).
Base=1;Inflation=2. - Lorsque vous utilisez la variable des ventes, vous la multipliez par l'inflation.
Sales=Sales*Base. - Au début de l'année suivante, avec répétition annuelle, augmenter la base de prix
Base=Base+Base*Inflation/100.
Calcul des biens amortissables
Grâce aux formules, vous pouvez automatiser le calcul de l'amortissement.
Si vous modifiez la valeur des investissements dans la planification, l'amortissement sera recalculé automatiquement. Veuillez vous assurer que la date de la ligne pour le calcul de l'amortissement est supérieure à la date des investissements. La date par défaut est le 31 décembre.
Calcul de l'amortissement sur la valeur comptable
Pour calculer l'amortissement sur le compte EQUIPMENT, inscrivez une ligne à la fin de l'année avec les comptes Débit et Crédit réglés pour enregistrer l'amortissement et la formule suivante :
budgetBalance("EQUIPMENT")*20/100
La fonction BudgetBalance renvoie le solde à ce moment et un amortissement de 20 % est calculé sur cette base.
Utilisez la fonction de débit, au cas où le compte d'actifs serait débité.
debit(budgetBalance("EQUIPMENT"))*20/100.
Calcul de l'amortissement sur la valeur initiale
Pour le calcul de la valeur initiale des investissements, il est nécessaire d'utiliser des variables, pour se souvenir de la valeur des investissements initiaux.
Equipment=10000
Si l'amortissement est étalé sur 5 ans, saisissez la formule dans la ligne d'amortissement de fin d'année.
Equipment=10000/5
Sur la ligne, inscrivez la répétition annuelle "Y" ainsi que la date de fin, qui correspond à la date du dernier versement de l'amortissement, pour éviter que l'amortissement ne se poursuive indéfiniment.
Pour chaque investissement, créez une variable et une ligne d'amortissement séparée. Dans les noms de variables, vous pouvez également insérer des chiffres.
Equipment1=10000
Equipment2=5000.
Calcul des intérêts
La fonction budgetInterest( account, interest, startDate, endDate) vous permet de calculer automatiquement les intérêts en fonction de l'utilisation réelle d'un compte.
Les paramètres sont les suivants :
- Compte
Dont les mouvements sont utilisés pour calculer les intérêts, dans le cas d'un compte bancaire ou d'un prêt. - Intérêt
Le taux d'intérêt en pourcentage.
Si la valeur est positive, des intérêts sont calculés sur les soldes débiteurs.
Si la valeur est négative, des intérêts sont calculés sur les soldes créditeurs. - Date de début, peut également être une abréviation.
- Date de fin, peut également être une abréviation.
- La valeur retournée est l'intérêt calculé pour les 365/365 jours.
Frais d'intérêts sur les comptes bancaires
Pour calculer les frais d'intérêt de 5 %, inscrivez une ligne avec la date de fin du trimestre et la répétition "3ME", qui contient la formule
Intérêts passifs sur le compte bancaire
Pour calculer les 5% de frais d'intérêt, inscrivez une ligne avec la date de fin de trimestre et la répétition "3ME", qui contient la formule
budgetInterest( "Bank", -5, "QC").
Le taux d'intérêt est négatif, car la période "QC" signifie trimestre en cours. Les comptes Débit et Crédit doivent être les comptes habituels pour l'enregistrement des frais d'intérêt. Si les intérêts diminuent le solde du compte bancaire, ils seront également utilisés dans l'enregistrement. Un autre compte peut être utilisé s'il est payé à partir d'un autre compte.
Il est important d'utiliser la répétition "3ME" afin que la date utilisée soit toujours la dernière date du trimestre.
Pour calculer les intérêts du mois, utilisez "MC".
budgetInterest( "Bank", -5, "MC").
Revenus d'intérêts sur le compte bancaire
Pour les revenus d'intérêts de 2 %, utilisez plutôt les intérêts en positif.
budgetInterest( "Bank", 2, "QC")
Intérêts sur un compte de prêt à terme
Pour les prêts à terme fixe, les intérêts sont calculés et enregistrés à la date spécifiée.
- Créez un compte différent pour chaque prêt.
Utilisez la fonction BudgetInterest, en indiquant les dates exactes de début et de fin.
Si la date est donnée sous forme de texte, vous devez utiliser la notation "aaaa-mm-jj", donc "2022-12-31". - Utilisez des variables.
Comme indiqué pour l'amortissement, vous pouvez affecter le montant du prêt à une variable. Le calcul des intérêts est effectué à l'aide d'une formule de calcul JavaScript, -
- Définir la variable du prêt
Loan=1000. - Calcul des intérêts de 5%, pour 120 jours.
Loan*5/100*120/365.
- Définir la variable du prêt
Calcul de l'impôt sur les bénéfices
Le profit est le mouvement total du groupe de profit pour la période.
Pour calculer un impôt de 10% sur les bénéfices, utilisez la formule.
credit(budgetTotal("Gr=Result","MC"))*10/100
- La fonction budgetTotal dans le paramètre de groupe "Gr=Résultat", indique qu'au lieu de calculer le mouvement d'un compte, elle calcule celui du groupe.
- La période est donnée en MC, le mois en cours.
- La fonction budgetTotal rendra une valeur positive s'il y a une perte et une valeur négative s'il y a un bénéfice.
- La fonction de crédit ne prend en compte que les valeurs négatives, de sorte que s'il y a une perte, l'impôt sera nul.
Paiements différés ou avec des échéances différentes
Pour les paiements différés ou les paiements avec des dates d'échéance différentes, il y a deux façons de procéder :
- Utilisez les variables auxquelles vous attribuez le montant du paiement.
Utilisez la variable en question lorsque vous effectuez la saisie du paiement. - Créez des comptes clients ou fournisseurs pour différentes dates d'échéance des créances.
Autres cas
Veuillez nous faire part de vos autres besoins afin que nous puissions ajouter d'autres exemples.
Configuration de la planification
Préparation du fichier
Si dans le fichier comptable le tableau Budget n'est pas visible, procédez à la visualisation à partir du menu Outils → Ajouter un tableau Budget
Le tableau Écritures reste de toute façon préréglé, si vous ne le souhaitez pas, utilisez le menu Données → Organiser Tableau et indiquez le tableau Écritures comme non visible.
La procédure est la même, que vous gériez uniquement une comptabilité, une planification ou les deux :
- Créez un fichier de comptabilité.
- Définissez les propriétés du fichier.
- Établissez le plan comptable.
- Inscrivez les soldes d'ouverture (le cas échéant).
- Insérez les valeurs de prévision dans le tableau Budget.
Normalement, dans le même fichier Banana Comptabilité, vous exécuterez la Comptabilité et la Planification. Si vous souhaitez gérer la planification séparément de la comptabilité, il suffit d'insérer les opérations dans le tableau Budget uniquement. Le tableau Écritures, pour l'enregistrement des transactions, est laissé vide dans ce cas.
Lorsque vous disposez d'un fichier uniquement pour la Planification:
- Pour configurer la planification d'une Start-up
- Pour préparer les plans financiers d'une nouvelle entreprise, non encore lancée.
- Dans un premier temps, si vous ne disposez pas de concept précis, il pourrait être utile d'utiliser un modèle avec peu de comptes, et sans TVA.
- Si vous prévoyez, toutefois, de tenir également une comptabilité dans Banana Comptabilité, il serait utile de commencer par un de nos plans comptables pré-configurés.
- Pour une entreprise existante qui tient sa comptabilité avec un autre logiciel
- Le plan comptable pour le budget sera calqué sur celui utilisé par votre programme externe
- Pour faire des comparaisons avec le réel il y aura trois options :
- Exportez les données du Budget de Banana Comptabilité et importez-les dans votre programme externe de comptabilité.
- Si vous voulez comparer le Budget créé dans le fichier de Banana Comptabilité avec les données réelles trouvées dans votre propre programme, exportez les données de votre programme et importez-les dans le fichier de planification (Tableau Budget de Banana Comptabilité).
- Créez dans Excel, des tableaux et reportez-y les données de planification Banana et de la comptabilité présente dans votre programme..
Vous trouverez de plus amples informations sur les écritures de budget en cliquant sur les liens suivants :
Période de planification
Il n'est pas nécessaire de définir la période de planification. Vous pouvez établir la planification pour une année et obtenir des prévisions pour les années suivantes.
Planification annuelle
Normalement, la planification est établie pour la période comptable définie dans les propriétés du fichier, qui correspond généralement à l'année civile.
- Dans la colonne Ouverture du tableau Comptes, saisissez le solde d'ouverture en début de période.
- Dans le tableau Écritures, insérez les données de planification pour l'année en cours.
Lorsque vous demandez des Rapports, si vous ne spécifiez pas une période différente, le programme utilise la période comptable.
Lorsque vous voulez planifier l'année suivante, il vous suffit de créer un fichier pour la nouvelle année. Le programme fait état des entrées budgétaires, qui peuvent ensuite être modifiées (voir Passage à une nouvelle année).
Une planification sur plusieurs années
Avec Banana Comptabilité, il est possible de planifier sur plusieurs années. La période de planification est libre et est fixée au moment où le rapport est demandé.
Pour la planification pluriannuelle, la période de planification est généralement fixée pour la première année, puis étendue aux années suivantes.
Techniquement, vous procédez comme si vous faisiez une planification annuelle, puis vous la prolongez aux années suivantes :
- Dans les propriétés du fichier, indiquez comme date de début et de fin, la date de la première année (qui est généralement l'année civile).
- Insérez les soldes d'ouverture dans le plan comptable.
- Dans le tableau Budget, insérez les mouvements de l'horaire :
- Les transactions spécifiques à la première année seulement sont indiquées sans répétition.
- Pour toutes les autres opérations, qui devraient être répétées les années suivantes, indiquez le code de répétition.
- Les transactions qui n'ont lieu qu'une fois par an sont indiquées par la répétition annuelle "Y". Par exemple, le calcul de l'amortissement qui se fait à la fin de l'année.
- Les transactions spécifiques aux années suivantes sont indiquées par la date respective à laquelle elles ont lieu.
- Pour les opérations répétitives qui sont limitées à une seule année ou à une période spécifique (opérations de leasing à durée déterminée), la date de fin est indiquée. Au-delà de cette date, il n'y a plus de répétition.
- Vous pouvez utiliser des formules pour faire en sorte que le nombre de lignes de répétition s'ajuste automatiquement :
- Le calcul de l'amortissement peut être basé sur le solde du compte des immobilisations.
- Le calcul des intérêts peut être effectué directement sur le mouvement du compte bancaire.
- Une progression des ventes peut être spécifiée.
- Les achats peuvent être définis en pourcentage au prix coûtant.
- Afin d'obtenir la planification (rapport de bilan formaté par groupes, bilan comptable), la date de début et de fin de la prévision demandée est indiquée.
Passage vers la nouvelle année
- La fonction Banana Comptabilité pour la création d'une nouvelle année montre également les écritures de planification.
- Au niveau de chaque ligne, vous disposez de la possibilité d'indiquer si l'opération doit être reportée ou non, et si la date d'origine doit être conservée ou remplacée par la date du nouvel an.
- La création du budget pour la nouvelle année est très simple, car il s'agit seulement de modifier les postes de dépenses et de recettes qui devraient changer.
Impressions et rapports de prévisions financières
Il existe plusieurs façons d'accéder aux données des prévisions financières. Vous pouvez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin en cliquant sur les liens suivants :
- Bilan prévisionnel
- Compte de résultat
- Plan de liquidités
- Prévisions de ventes
- Prévisions des clients
- Prévisions des fournisseurs
- Plan d'investissements
- Plan de financements
- Planification des projets
- Planification des secteurs
Tableau Budget - Colonne Total
La colonne Total contient le montant total du budget pour la période comptable, indiquée dans les propriétés du fichier par les dates de début et de fin de la comptabilité.
Voir les colonnes tableau Budget et Date et Répétition pour plus d'informations.
Tableau d'évolution - Fenêtre des graphiques
Depuis n'importe quel tableau, dans la fenêtre des graphiques, en positionnant le curseur sur la cellule du compte ou du groupe, vous pouvez immédiatement voir l'évolution du solde.
Colonne Budget dans le tableau des comptes et des catégories
Le tableau Comptes et Catégories présente les valeurs budgétaires actualisées pour la période comptable indiquée dans les propriétés du fichier en fonction de la date de début et de fin de la comptabilité.
- Colonne Budget
Indique le montant total du budget du compte pour la période comptable. - La valeur indiquée comprend le solde d'ouverture et les opérations budgétaires pour la période.
- Colonne Différence Budget
Indique la différence entre les colonnes Budget et Solde.
Fiche de compte avec mouvements budgétaires
Avec la commande Fiche de compte, ou dans le tableau Budget, en cliquant sur le bouton à côté du compte, vous obtiendrez un détail avec tous les mouvements du budget.
- Dans le dialogue Fiche de compte, vous pouvez choisir de visualiser les mouvements des éléments suivants :
- Compte, centre de coûts, groupe ou segment.
- Données actuelles et ou budgétaires.
- Dans la section Période, vous pouvez indiquer la période de calcul. Si vous choisissez une date de fin, en plus de la date comptable, le programme crée automatiquement une projection des données indiquées.
- Des l'ouverture de la fiche de compte à partir du tableau Budget vous obtenez la fiche des mouvements du budget.
Bilan formaté par groupes
Toutes les impressions dont vous disposez pour la comptabilité peuvent inclure des prévisions financières.
- Il suffit de rendre visibles les colonnes Budget et Différence budget.
- Dans la section Période, indiquez la période de prévision souhaitée.
Vous pouvez également indiquer une période de plusieurs années et le programme calculera et affichera immédiatement la prévision. - Dans la section "Subdivision", vous pouvez indiquer de visualiser les données par mois, trimestre, année ou en choisissant un segment.
Toutes les personnalisations disponibles dans la comptabilité sont également applicables au Budget:
- Choisissez le niveau de regroupement souhaité.
Présentation avec les détails du compte ou seulement avec les groupes. - Choix des sections à inclure.
Vous pouvez imprimer le bilan, le compte de résultat, les centres de coûts. - Choix de la période comptable.
Si vous choisissez une période comptable au-delà de la date comptable, le programme créera automatiquement les projections jusqu'à la date indiquée. - Subdivision par période (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle).
Des colonnes sont créées pour chaque fréquence et un total pour toute la période choisie.
En combinant la période de calcul et la fréquence, il est possible de créer des rapports ad hoc :- En indiquant la période d'un an sans subdivisions, on obtient la prévision pour l'année.
- En indiquant la période d'un an avec une subdivision trimestrielle, vous obtenez un imprimé avec les colonnes de chaque trimestre.
- En indiquant la période de 6 mois avec une subdivision mensuelle, vous pouvez voir en détail l'évolution mois par mois.
- En indiquant la période de 5 ans avec subdivision annuelle, vous pouvez voir les colonnes avec l'évolution pour les 5 ans.
- Comparaison entre les valeurs actuelles et le budget.
- Ajout d'autres colonnes.
- Changez le style d'impression.
- Sauvegarde Personnalisation de l'impression.
Les paramètres d'impression peuvent être enregistrés comme une personnalisation et être réutilisés plus tard.
Vous pouvez créer autant de personnalisations que vous le souhaitez.
Compte de résultat prévisionnel
Le compte de résultat prévisionnel présente les recettes, les dépenses et le bénéfice de l'année à une date ultérieure. C'est un outil important de gestion des entreprises car il permet de comprendre comment la situation va évoluer d'un point de vue économique et financier.
Avec Banana Comptabilité, grâce à la méthode de prévision en partie double, il est possible d'obtenir des comptes de résultats prévisionnels complets, à disposer de différentes manières. Le programme calcule également des prévisions sur plusieurs années.
Cela donne une vision très précise de ce que sera l'évolution économique.
La structure du compte de résultat prévisionnel est la même que celle utilisée pour la comptabilité. Au moment de l'impression, vous pouvez indiquer les valeurs à afficher, uniquement celles du solde final, uniquement celles de l'estimation ou les deux.
Les valeurs prévisionnelles sont calculées en tenant compte des soldes d'ouverture et des opérations prévisionnelles figurant dans le budget. Lorsque vous modifiez un mouvement de prévision, le budget est immédiatement mis à jour. Vous pouvez effectuer des simulations, déplacer une vente, modifier les coûts et observer comment le compte de résultat évolue dans le temps.
Les valeurs prévisionnelles du compte de résultat peuvent être consultées de plusieurs façons.
Utilisation des quantités et des formules
Les colonnes Quantité et Prix du tableau des Budget vous permettent d'établir des prévisions plus réalistes, en utilisant la même méthodologie que les feuilles de calcul. Les simulations sont donc plus rapides. Il suffit de changer le prix et vous obtenez automatiquement les nouvelles prévisions du compte de résultat ainsi que celles du bilan et des liquidités.
Les formules permettent d'automatiser le calcul des coûts, de sorte que lorsque, par exemple, les ventes sont modifiées, les coûts d'achat sont modifiés en pourcentage. Cela vous permet d'obtenir des prévisions précises sur le compte de résultat qui s'actualisent automatiquement. Les formules sont particulièrement utiles pour les prévisions sur plusieurs années.
Prévisions détaillées
Le compte de Résultat prévisionnel, basé sur la méthode en partie double, permet d'obtenir des rapports prévisionnels des coûts et des recettes, en utilisant les mêmes comptes et groupes de la comptabilité. La même structure des postes qui composent le compte de profits et pertes est utilisée pour les prévisions. Les valeurs et les rapports sont automatiquement disponibles pour voir en détail, jour après jour, comment la situation économique évolue.
La structure du plan comptable, sur lequel se base également la prévision, est personnalisable ; elle peut être très simple avec les groupes principaux et les comptes qui en font partie, ou plus complexe, en y incluant les sous-groupes, pour une vue plus détaillée.
La structure du compte de profits et pertes est scalaire et permet de visualiser le résultat intermédiaire et final de l'année, après impôts.
COMPTE DE RÉSULTAT
- Revenus.
- Les coûts de la marchandises
Bénéfice brut d'exploitation (total des recettes et des coûts).
- Coûts de personnel.
- Frais généraux.
Revenu d'exploitation (totalisation du revenu brut d'exploitation, des frais de personnel et des frais généraux).
- Coûts financiers.
Résultat ordinaire (totalisation du résultat d'exploitation et des coûts financiers).
- Amortissements et dépréciation.
Résultat avant impôts (totalisation des revenus ordinaires et des amortissements).
- Taxes et impôts
Revenu net de l'année (Totalisation des bénéfices avant impôts et impôts et taxes).
Tableau des comptes/catégories
Dans le tableau Comptes, pour la comptabilité en partie double, et dans le tableau Catégories pour la comptabilité des dépenses/recettes, dans la colonne Budget, vous avez les valeurs estimées de tous les comptes (ou catégories) et groupes du compte de résultat. En un seul coup d'œil, vous avez une vue immédiate du compte de résultat prévisionnel. Les valeurs se réfèrent à l'exercice comptable et les écarts se réfèrent au solde courant.
Si vous nécessitez de plus de détails, vous pouvez ajouter des comptes ou des groupes.
Compte de résultat avec groupes
Avec la commande Bilan formaté par groupes, vous pouvez afficher le compte de résultat prévisionnel en choisissant le mode de présentation le plus approprié.
- Dans les options des sections, indiquez que vous souhaitez afficher les valeurs budgétisées.
- Vous pouvez afficher les valeurs actuelles (comptables), les valeurs du budget ensemble ou individuellement.
- Fixer la période.
Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme génère automatiquement des prévisions pour plusieurs années. - Indiquer la subdivision par période que vous souhaitez.
- Dans l'option Lignes, il est possible d'exclure les comptes et de n'afficher que les groupes.
- Si vous envisagez d'utiliser à l'avenir ces réglages, nous vous conseillons de créer une personnalisation.
Grâce aux différentes options, vous pouvez personnaliser les impressions. Voici quelques exemples.
Compte de résultat annuel du Budget
Cette impression est établie uniquement avec les valeurs du budget de l'année en cours.
Vous pouvez également visualiser l'écart sous forme de montant et de pourcentage.
Compte de résultat annuel Budget et courant
Les valeurs finales (actuelles) sont comparées aux valeurs budgétaires.
Compte de résultat Budget trimestriel
Dans la section Subdivision en fixant le trimestre, le programme affiche le compte de résultat prévisionnel pour les différents trimestres.
Vous pouvez voir l'évolution du budget prévisionnel au cours de l'année.
Budget et bilan trimestriel
Cette impression est destinée à imprimer le budget et l'actuel. Vous avez alors la prévision et la situation actuelle pour les trimestres.
Compte de Résultat Budget sur trois ans
Si vous saisissez les mouvements de prévision avec le code de répétition, le programme est capable de mettre en place des prévisions au-delà de la période définie. Pour obtenir des prévisions sur plusieurs années, vous saisissez les opérations dans le tableau des prévisions avec la répétition (Y).
L'impression est destinée à obtenir le compte de résultat prévisionnel sur trois ans.
Rapport comptable compte de résultat Budget
Avec la commande Rapport comptable, vous pouvez obtenir des impressions des comptes de Résultat avec les valeurs en colonnes comme dans le tableau Comptes.
Les options sont similaires à celles expliquées pour le bilan formaté par groupes.
Plan de liquidité
Cash is King est la devise de l'importance de l'argent liquide. Elle est le principal moteur pour mener des activités commerciales, respecter les engagements et générer des profits. Pour investir en toute confiance, il est fondamental d'évaluer rationnellement la capacité à produire des liquidités et son évolution dans le temps.
Les prévisions financières de Banana Comptabilité sont un outil important de gestion d'entreprise, qui permet de comprendre si les moyens financiers seront suffisants pour respecter les engagements et pour réduire au maximum l'exposition à la dette.
Les projections de liquidités sont calculées sur la base du solde d'ouverture et des prévisions inscrites dans le tableau Budget. Lorsque vous modifiez un mouvement budgétaire, les prévisions sont immédiatement mises à jour. Vous pouvez simuler différents scénarios, déplacer un paiement, ajouter un investissement, modifier les ventes et voir comment la liquidité va évoluer.
Les valeurs des liquidités peuvent être affichées de différentes manières.
Tableau Comptes
Dans le tableau Comptes, vous définissez les comptes et les groupes de liquidité. La colonne Budget indique les soldes prévisionnels actuels pour l'exercice comptable. En un coup d'œil, vous savez quelle sera la situation des liquidités à la fin de l'année.
Graphique de l'évolution
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous placez le curseur sur un compte ou un groupe, le graphique représentant l'évolution de la liquidité apparaît.
Dans la légende, vous pouvez voir "Actuel", "Précédent" et "Budget". En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez masquer ou rendre visible les fiches respectives.
Fiche Budget pour groupe Liquidité
Avec la commande Fiche de compte du Budget, tous les mouvements prévus de la carte de compte sont affichés. Jour après jour, vous pouvez voir quels mouvements auront un impact sur la liquidité.
La commande de Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous souhaitez voir les opérations courantes ou budgétaires.
- Sélectionnez les opérations budgétaires.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Liquidités dans le bilan formaté par groupes
Dans le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir de faire diviser les données en colonnes par période. Vous pouvez ainsi observer l'évolution de la liquidité par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les options Sections indiquez la visualisation des données du Budget.
- Choisissez le groupe de la Liquidité.
Vous pouvez également choisir de consulter les comptes de liquidité. - Fixer la période.
- Si vous indiquez une période au-delà de l'exercice comptable, le programme génère automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision par période que vous souhaitez.
- Si vous comptez utiliser le paramètre d'impression à l'avenir, nous vous recommandons de créer une personnalisation.
Rapport comptable Liquidité budgétaire
Le rapport comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau des comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vision immédiate de l'évolution des comptes de liquidité.
Prévisions des ventes
Les ventes d'une entreprise sont la principale source de revenus et de trésorerie. Contrairement aux coûts, qui sont plus faciles à planifier, les ventes sont plus difficiles à budgétiser. Toutefois, il est possible de s'orienter sur la base des ventes de l'année précédente pour la même période et d'évaluer s'il y aura des événements importants prévus qui pourraient augmenter les ventes.
Sur la base de ce concept, Banana Comptabilité permet de simuler et de projeter différents scénarios dans le temps. Il suffit de modifier les montants budgétisés pour les ventes et le programme met automatiquement à jour les prévisions et affiche des rapports détaillés pour la même année ou pour les années suivantes.
Les prévisions de ventes sont calculées sur la base des prévisions saisies dans le tableau Budget et peuvent être affichées de différentes manières.
Tableau Comptes
Dans le tableau Comptes, il y a des comptes et des groupes de ventes. Dans la colonne Budget se trouvent les soldes effectifs de la prévision pour l'exercice comptable. En un coup d'œil, vous connaissez l'évolution des ventes au cours de l'année.
Graphique de la tendance des ventes
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou le groupe de vente, le graphique représentant l'évolution des ventes apparaît.
La légende indique "Actuel", "Précédent" et "Prévision". En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez masquer ou rendre visible les cartes respectives.
Fiche de compte des ventes estimées
Avec la commande Fiche de compte du Budget, tous les mouvements prévus de la fiche de compte sont affichés. Jour après jour, vous pourrez voir l'évolution des ventes et les mouvements qui auront le plus d'impact.
La commande Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous souhaitez voir les opérations courantes ou budgétaires.
- Sélectionnez les mouvements du Budget
- Activer le compte ou le groupe de Vente
Vous pouvez également activer tous les comptes de vente. - Fixer la période.
Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des prévisions sur plusieurs années. - Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de Compte Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Compte de résultat trimestriel des prévisions de ventes
Avec le bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des ventes par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les options des Sections, indiquer qu'il faut afficher les données Budget.
Choisissez le groupe de vente. Vous pouvez également choisir d'afficher les comptes de vente. - Fixer la période.
Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme génère automatiquement des prévisions sur plusieurs années. - Indiquez la Subdivision par périodes souhaitée.
- Si le réglage effectué sera utilisé à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Prévisions de ventes
Le rapport comptable est similaire au Bilan formaté par groupes, à la différence que l'affichage des données se déploie en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vision immédiate de l'évolution des comptes de ventes.
Prévisions financières pour les clients
La planification des clients rend les prévisions financières plus complètes. Par exemple, vous pouvez planifier les ventes en indiquant les comptes des clients les plus importants.
La prévision, qui utilise la méthode en partie double, permet également d'indiquer les comptes des clients individuels. Selon les besoins, la gestion des clients peut se faire avec des comptes de bilan, avec des comptes de recettes ou avec des centres de coûts et de profit.
Lorsqu'un mouvement budgétaire est modifié, les prévisions pour chaque client individuel sont mises à jour.
Tableau des comptes
Dans le tableau Comptes, configurez les comptes clients. Dans la colonne Budget, les soldes prévisionnels sont automatiquement mis à jour pour l'exercice comptable. D'un seul coup d'œil, vous savez quelles seront les prévisions pour le client individuel.
Graphique d'évolution
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou un groupe de clients, le graphique représentant l'évolution des clients apparaît.
Dans la légende, les mentions "Actuel", "Précédent" et "Budget" sont visibles. En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez cacher ou rendre visible leurs graphiques respectives.
Fiche de compte des clients
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous pouvez voir en détail toutes les transactions pour chaque client.
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez le compte ou le groupe Clients.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Clients dans le bilan formaté par groupes
Avec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des clients par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les sections, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Choisissez le groupe Clients. Vous pouvez choisir d'afficher également les comptes de chaque client.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision souhaitée par période.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Client Budget
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes clients.
Bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel présente la situation du bilan à une période future. C'est un outil important pour suivre la gestion de l'entreprise, car il permet de vérifier la structure du capital de l'entreprise, l'état de l'actif, du passif et des capitaux propres.
Avec Banana Comptabilité, grâce à la méthode de prévision en partie double, vous obtenez des bilans prévisionnels complets, à disposer de différentes manières. Le programme calcule également des prévisions sur plusieurs années.
Cela donne une vision très précise de ce que sera la situation future du bilan.
La structure du bilan est la même que celle utilisée pour la comptabilité. Au moment de l'impression, vous pouvez indiquer les valeurs à afficher, celles du solde final, du budget ou les deux.
Les valeurs prévisionnelles sont calculées en tenant compte des soldes d'ouverture et des transactions prévisionnelles, indiqués dans le tableau des prévisions. Lorsque vous modifiez un mouvement budgétaire, la prévision est immédiatement mise à jour. Vous pouvez simuler, déplacer un paiement, ajouter un investissement, modifier les ventes, et voir comment le budget évolue dans le temps.
Les valeurs des prévisions budgétaires peuvent être affichées de plusieurs façons.
Structure des prévisions
La prévision financière, basée sur la méthode en partie double, permet d'obtenir des prévisions de valeurs budgétaires, en utilisant les mêmes comptes et groupes qu'en comptabilité. La même structure des postes qui composent le bilan est utilisée pour les prévisions. Les valeurs et les rapports sont automatiquement disponibles afin d'observer en détail, jour après jour, comment la liquidité évolue, la situation des clients et bien plus encore.
Les prévisions de Banana Comptabilité présentent les données permettant d'évaluer la situation financière, patrimoniale et économique. La structure est personnalisable, elle peut être très simple avec les groupes principaux et les comptes qui en font partie, ou plus complexe, en insérant également des sous-groupes, pour une vue plus détaillée.
| ACTIFS | PASSIFS |
|
Actifs circulants
Actifs immobilisés
|
Capital de tiers
Capital propre
|
Tableau Comptes
Dans la colonne Budget du tableau Comptes, vous trouverez les valeurs prévisionnelles pour tous les comptes et groupes budgétaires. D'un seul coup d'œil, vous obtenez un aperçu immédiat du solde prévu. Les valeurs se réfèrent à la période comptable et les écarts sont automatiquement calculés par rapport au solde courant.
S'il vous est nécessaire d'obtenir plus de détails, de nouveaux comptes ou groupes sont ajoutés.
Bilan formaté par groupes
À l'aide de la commande "Bilan formaté par groupes", choisissez le mode de présentation souhaité pour afficher le solde prévisionnel.
- Dans les options des sections, choisissez d'afficher les données du budget.
Vous pouvez afficher les valeurs actuelles (comptables), les valeurs budgétaires, ou les deux. - Fixer la période.
Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme génère automatiquement des prévisions sur plusieurs années. - Avec la Subdivision Période, les données sont présentées avec les subdivisions choisies pour la période.
- Dans l'option Lignes, il est possible d'exclure les comptes et de n'afficher que les groupes.
- Si vous prévoyez d'utiliser la même configuration à l'avenir, créez, dans ce cas, une personnalisation.
Grâce aux différentes options, vous pouvez personnaliser vos impressions. Quelques exemples sont présentés ci-dessous.
Bilan formaté par groupes Budget annuel
Cette impression est destinée à obtenir les valeurs du budget pour l'année en cours uniquement.
Bilan Effectif et Budget
Les valeurs finales (effectives/actuelles) sont comparées aux valeurs budgétaires.
Vous pouvez également visualiser l'évolution de la comparaison sous forme de montant et de pourcentage.
Bilan Budget trimestriel
Pour obtenir un budget annuel avec une subdivision trimestrielle, le trimestre doit être inscrit dans la section Subdivision → Subdivision par période. Le programme présente le budget de l'année, divisé en 4 trimestres.
Budget trimestriel et solde effectif
Cet impression est établie de manière à avoir à la fois le budget et le bilan annuel avec la subdivision trimestrielle. Vous obtenez ainsi la prévision et la situation actuelle à la fin des trimestres.
Prévisions budgétaires sur trois ans
Cet impression est configurée pour contenir les prévisions budgétaires sur trois ans.
Dans la section Période, fixez la période visée à trois ans et dans la section Subdivision → Subdivision par période, fixez l'année. Il est nécessaire que dans les Propriétés fichier (menu Fichier), pour la période Début et Fin, il y ait un intervalle de temps de 3 ans (par exemple début 01.01.2022 - fin 31.12.2024).
Rapport comptable estimé
Depuis le menu Rapports → Rapport Comptable, vous pouvez obtenir des impressions de budget affichées comme dans le tableau Comptes, mais avec les valeurs des colonnes requises.
Les options sont similaires à celles expliquées pour le Bilan formaté par groupes.
Prévisions financières pour les fournisseurs
La planification des fournisseurs rend les prévisions financières plus complètes. Vous pouvez, par exemple, planifier vos achats en indiquant les comptes des fournisseurs les plus importants. Vous pouvez ainsi analyser et optimiser la relation avec les différents fournisseurs, en demandant éventuellement des délais de paiement.
La prévision en partie double vous permet également d'indiquer les comptes des différents fournisseurs. Selon les besoins, la gestion des fournisseurs peut se faire avec des comptes de bilan, avec des comptes de coûts ou avec des centres de coûts et de profit.
Lorsqu'un mouvement budgétaire est modifié, les prévisions pour chaque fournisseur sont mises à jour.
Tableau des comptes
Dans le tableau Comptes, Configurez les comptes des fournisseurs. Dans la colonne Budget, les soldes prévisionnels sont automatiquement mis à jour pour l'exercice comptable, en fonction de la date de début et de fin, définie dans Propriétés fichier. D'un seul coup d'œil, vous savez quelles seront les prévisions pour chaque fournisseur.
Graphique d'évolution
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou un groupe de fournisseurs, le graphique représentant l'évolution des fournisseurs apparaît.
Dans la légende, les mentions "Actuel", "Précédent" et "Budget" sont visibles. En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez cacher ou rendre visible leurs graphiques respectives.
Fiche de compte des Fournisseurs
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous pouvez voir en détail toutes les transactions pour chaque fournisseur.
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez le compte ou le groupe Fournisseurs.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Fournisseurs dans le bilan formaté par groupes
Avec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des fournisseurs par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les sections, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Choisissez le groupe Fournisseurs. Vous pouvez choisir d'afficher également les comptes de chaque client.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision souhaitée par période.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Client Budget
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes Fournisseurs.
Le plan d'investissements
La planification des investissements présente la prévision de l'évolution des équipements, des stocks, des actifs mobiliers ou immobiliers dont l'entreprise a besoin.
Avec Banana Comptabilité, grâce aux prévisions en partie double, l'évolution du patrimoine dans le temps est connue. Les prévisions complètes peuvent être organisées de différentes manières et sont également possibles sur plusieurs années.
La structure des comptes est la même que celle utilisée pour la comptabilité. Lors de l'impression, il est possible d'indiquer les valeurs à afficher, comme, par exemple, celles du solde final, celles du Budget, ou les deux.
Lorsqu'un mouvement budgétaire est modifié, les prévisions sont immédiatement mises à jour. Vous pouvez faire des simulations, déplacer un paiement, ajouter un investissement et voir l'évolution des comptes clients.
Pour le plan d'investissement, les mêmes options sont disponibles que pour le plan de liquidité et le Compte de Résultat prévisionnel.
Utilisation des formules
Les formules vous permettent d'automatiser le calcul des amortissements et des intérêts. Lorsque vous augmentez un investissement, le compte de résultat est également mis à jour immédiatement. Les formules sont particulièrement utiles pour les prévisions sur plusieurs années.
Plan comptable
Dans le tableau Comptes, dans la colonne Budget, vous trouverez les valeurs prévisionnelles de tous les comptes et groupes de bilan, y compris tous les investissements. D'un seul coup d'œil, vous avez une vision immédiate des valeurs se rapportant à l'exercice comptable.
Si vous avez besoin de plus de détails, concernant les investissements, ajoutez des comptes ou des groupes supplémentaires.
Graphique d'évolution
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou un groupe d'investissements, le graphique représentant l'évolution des investissements apparaît.
Dans la légende, les mentions "Actuel", "Précédent" et "Budget" sont visibles. En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez cacher ou rendre visible leurs graphiques respectives.
Fiche de compte Groupe d'Investissements
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous pouvez voir en détail toutes les transactions pour chaque investissement budgétisé. Vous avez l'évolution, jour après jour, de chaque compte actif et aussi des comptes d'investissements.
La commande Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous voulez voir les opérations courantes ou budgétaires.
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez le compte ou le groupe Investissements.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Investissements dans le bilan formaté par groupes
Avec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des clients par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les sections, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Choisissez le groupe Investissements. Vous pouvez également choisir de consulter les comptes de chaque actif individuel, liés à un investissement.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision souhaitée par période.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Investissements Budget
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes Investissements.
Le plan de financement de l'entreprise
Les prévisions de financement des entreprises montrent l'évolution des comptes relatifs à l'origine des capitaux propres et des capitaux d'emprunt.
Avec Banana Comptabilité, grâce aux prévisions en partie double, vous disposez de prévisions complètes que vous pouvez organiser de différentes manières. Le programme calcule également des prévisions sur plusieurs années.
La structure des comptes est la même que celle utilisée pour la comptabilité. Lors de l'impression, il est possible d'indiquer les valeurs à afficher, comme, par exemple, celles du solde final, celles du Budget, ou les deux.
Lorsqu'un mouvement budgétaire est modifié, les prévisions sont immédiatement mises à jour. Vous pouvez faire des simulations, déplacer un paiement, ajouter un investissement et voir l'évolution des comptes passifs.
Pour le plan des Financements, les mêmes options sont disponibles que pour le plan de liquidité et le Compte de Résultat prévisionnel.
Utilisation des formules
Les formules vous permettent d'automatiser le calcul des amortissements et des intérêts. Les formules sont particulièrement utiles pour les prévisions sur plusieurs années.
Plan comptable
Dans le tableau Comptes, dans la colonne Budget, vous trouverez les valeurs prévisionnelles de tous les comptes et groupes de bilan, y compris tous ceux relatifs aux financements. D'un seul coup d'œil, vous avez une vision immédiate des valeurs se rapportant à l'exercice comptable
Si vous avez besoin de plus de détails, concernant les financements, ajoutez des comptes ou des groupes supplémentaires.
Graphique d'évolution
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou un groupe de financements, le graphique représentant l'évolution des financements apparaît.
Dans la légende, les mentions "Actuel", "Précédent" et "Budget" sont visibles. En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez cacher ou rendre visible leurs graphiques respectives.
Fiche de compte Groupe de Capital D'emprunts Budget
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous pouvez voir, jour après jour, comment chaque compte passif évolue, l'amortissement de la dette, les frais d'intérêt et comprendre l'impact qu'ils ont sur le financement.
La commande Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous voulez voir les opérations courantes ou budgétaires.
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez le compte ou le groupe Financements. Vous pouvez également choisir de consulter les comptes pour chaque compte de financement individuel.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Bilan formaté par groupes
Avec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des financements par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les sections, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Choisissez le groupe Financements.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision souhaitée par période.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Financement Budget
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes Financements.
Planification de projets avec centres de coût et de profit
La planification financière des projets vous permet de contrôler les recettes et les dépenses d'un projet. Il est utilisé pour évaluer les investissements et les retours sur investissement d'un projet et pour vérifier sa mise en œuvre.
La prévision, qui utilise la méthode en partie double, vous permet également d'indiquer les centres de coûts et de profit. Il suffit de créer des centres de coûts pour les différents projets et, parallèlement aux prévisions du budget et du compte de profits et pertes, on obtient également les prévisions pour chaque projet individuel.
- Regardez le tutoriel vidéo: Centres de coût et de profit
Les projections sont calculées sur la base du solde d'ouverture et des prévisions inscrites dans le tableau Budget. Lorsque vous modifiez un mouvement budgétaire, la prévision du projet est immédiatement mise à jour. Vous pouvez effectuer des simulations, déplacer un paiement, ajouter un investissement, modifier les ventes et voir comment le projet évolue.
Les données des projets peuvent être consultées de plusieurs façons.
Plan comptable
Dans le tableau Comptes, dans la colonne Budget, configurez les comptes des centres de coûts et de profit. Après chaque mouvement, dans la colonne Prévision, les soldes actualisés de la prévision pour l'exercice comptable concerné sont indiqués. D'un seul coup d'œil, vous connaissez immédiatement l'état d'avancement des projets.
Evolution Graphique
Si vous affichez la fenêtre Graphiques et que vous positionnez le curseur sur un compte ou un groupe de Projet, le graphique représentant l'évolution des projets apparaît.
Dans la légende, les mentions "Actuel", "Précédent" et "Budget" sont visibles. En cliquant sur chacun d'eux, vous pouvez cacher ou rendre visible leurs graphiques respectives.
Fiche de compte avec données Budget
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous pouvez voir, jour après jour, comment chaque projet individuel évolue..
La commande Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous voulez voir les opérations courantes ou budgétaires.
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez les comptes des centres de coûts et de profit, ou, le groupe
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Bilan formaté par groupes
Avec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir les colonnes de données à afficher et la période de référence, pour voir l'évolution des clients par jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, etc.
- Dans les sections, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Choisissez le groupe Projet. Vous pouvez également choisir de consulter les comptes de chaque actif individuel, liés à un projet.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision souhaitée par période.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport comptable Projet Budget
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes Projets.
Planification par secteur et par succursale avec des segments
La planification financière sectorielle vous permet d'avoir des prévisions budgétaires et de pertes et profits pour chaque secteur ou branche de l'entreprise. Vous pouvez donc évaluer les différents secteurs de l'entreprise et comprendre leur contribution à l'activité globale.
La prévision, avec la méthode en partie double, vous permet également d'indiquer les segments qui sont définis dans le tableau Comptes, à la fin du plan comptable et qui sont utilisés à la fois pour la comptabilité et la prévision. Lors des écritures des mouvements du budget, les comptes des segments doivent être saisis si nécessaire. Banana Comptabilité exécute le bilan et le compte de résultat également pour le Budget, avec la subdivision par les différents segments.
Les projections sont calculées sur la base du solde initial et des prévisions saisies dans le tableau Budget. Lorsque vous modifiez un mouvement budgétaire, les projections sont immédiatement mises à jour. Vous pouvez effectuer des simulations, déplacer un paiement, ajouter un investissement, modifier les ventes et voir comment le projet évolue.
Les données par segment ou par branche avec des segments peuvent être consultées de plusieurs façons.
Tableau des comptes
Les segments doivent être établis dans le tableau des comptes. Si vous spécifiez des segments pour les comptes de bilan et de compte de résultat, le solde des comptes de segment sera toujours égal à zéro.
Fiche de Compte groupe de segments Budget
Avec la commande Fiche de Compte Budget, vous avez la possibilité de voir en détail tous les mouvements pour chaque segment.
La commande Fiche de Compte vous permet de spécifier si vous voulez voir les opérations courantes ou budgétaires
- Sélectionnez les Mouvements du Budget.
- Indiquez le compte des Segments ou le groupe.
- Fixer la période.
- Si une période au-delà de l'exercice comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des Prévisions sur plusieurs années.
- Si un groupe est indiqué, les mouvements de tous les comptes appartenant à ce groupe sont affichés.
- Lorsque vous êtes dans le tableau Budget, vous pouvez accéder à la Fiche de compte du Budget en cliquant sur l'icône à côté du compte.
Bilan formaté par groupes
vec le Bilan formaté par groupes, vous pouvez choisir de diviser les valeurs en colonnes pour chaque segment. Vous pouvez alors obtenir le Bilan et le Compte de Résultat de chaque segment.
- Dans les sections Colonnes, les options indiquent d'afficher les données budgétaires.
- Dans les sections, vous pouvez choisir de ne visualiser que le bilan ou le compte de résultat.
- Fixer la période.
- Si vous indiquez une période qui dépasse l'exercice comptable, le programme générera automatiquement des prévisions pour plusieurs années.
- Indiquez la Subdivision par segment souhaitée.
- Si vous comptez utiliser le réglage à l'avenir, il est conseillé de créer une personnalisation..
Rapport Comptable Budget Segements
Le Rapport Comptable est similaire au bilan formaté par groupes, à la différence que la visualisation des données se fait en colonnes, comme dans le tableau Comptes.
Vous pouvez utiliser le rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l'évolution des comptes Segements.
Passer à la nouvelle année avec les prévisions financières
La fonction Banana Comptabilité pour la création d'une nouvelle année montre également les écritures de planification.
Au niveau de chaque ligne du tableau Budget, dans la colonne Gestion de la nouvelle année, vous avez la possibilité d'indiquer
- Si la transaction doit être déclarée ou non,
- Si la date doit être maintenue ou remplacée par la nouvelle année.
La création du budget pour la nouvelle année est donc simple, car vous devez modifier ou ajouter les postes de dépenses et de recettes qui devraient changer.
Préparer le plan de liquidité
Le plan de liquidité est très important, non seulement pour les startups qui, en démarrant une activité, doivent évaluer les investissements possibles en fonction des ressources financières disponibles, mais il est également utile pour les entreprises déjà établies afin de maintenir l’équilibre dans le temps.
Une analyse attentive des flux de trésorerie permet de s'assurer qu'il y a toujours suffisamment de fonds disponibles pour faire face à ses obligations financières, telles que le paiement des salaires, des fournisseurs, des impôts et d'autres dépenses opérationnelles. Préparer un plan de liquidité est essentiel pour plusieurs raisons :
- Planification stratégique : fournit des informations cruciales pour la planification stratégique et la prise de décision, permettant à l’entreprise de saisir des opportunités d’investissement et de croissance de manière opportune.
- Soutenabilité opérationnelle : garantit que l’entreprise dispose toujours de fonds suffisants pour fonctionner sans interruption, maintenant la continuité des opérations.
- Prévention des crises de liquidité : évite les situations d'urgence où l'entreprise ne peut pas faire face à ses obligations financières, prévenant ainsi les risques d'insolvabilité ou de faillite.
- Optimisation des coûts financiers : permet de planifier efficacement l’utilisation des ressources financières, en réduisant les coûts de financement et en améliorant le rendement des ressources disponibles.
- Amélioration des relations avec les tiers : une gestion efficace de la liquidité renforce la confiance des investisseurs, des fournisseurs, des employés et d'autres parties prenantes envers l’entreprise.
Comment préparer le plan de liquidité
Pour établir un plan de liquidité, il est nécessaire d’analyser une série de données historiques et de documents.
Collecte des données
Commencez par rassembler une série de documents utiles pour initier la planification :
- Relevés bancaires : pour vérifier les transactions récentes et les soldes des comptes bancaires, postaux et des cartes de crédit.
- Comptes débiteurs et créditeurs : pour examiner les créances que l’entreprise doit encaisser et les dettes qu’elle doit payer.
- Bilan actuel : pour établir un bilan actuel et obtenir une vue d’ensemble de tous les comptes.
- Bilans des années et périodes précédentes : pour évaluer, sur la base des données historiques, en particulier les revenus.
Banana Comptabilité Plus propose des fonctions innovantes pour créer le plan de liquidité, en utilisant le même plan comptable que la comptabilité et en l’intégrant au même fichier comptable, sans qu’il soit nécessaire d’utiliser des feuilles de calcul séparées.
Pour créer le plan de liquidité, les prévisions sont saisies dans la table Budget sous forme d’enregistrements normaux, en utilisant les colonnes Débit, Crédit, Montant, éventuel code TVA, centres de coûts et segments.
Estimation des entrées et des sorties
Lors de la prévision des coûts et des revenus, il est préférable d’être prudent. Il est donc conseillé de ne pas sous-estimer les coûts et de ne pas surestimer les revenus, tout en tenant compte des imprévus, afin d’éviter les problèmes de liquidité. Il est également judicieux de développer une stratégie pour identifier les coûts qui pourraient être réduits, car ils ne sont pas strictement nécessaires, et les revenus à optimiser.
Sorties futures
Insérez les prévisions des coûts futurs, en vous basant sur les données historiques et en tenant compte des coûts exceptionnels éventuels :
- Coûts opérationnels : prévoyez les dépenses opérationnelles telles que les salaires, les loyers, les services publics et les coûts de production.
- Dettes et paiements : planifiez les paiements aux fournisseurs et le remboursement des éventuels prêts.
- Autres sorties : prenez en compte d’autres dépenses telles que les impôts, les entretiens exceptionnels ou les investissements.
Entrées futures
Insérez les prévisions des revenus futurs :
- Revenus : sur la base des ventes de l'année précédente pour la même période, des tendances du marché et des stratégies marketing, préparez une estimation des ventes ou des services. Si vous ne disposez pas de données très fiables, vous pouvez vous baser sur les données historiques des dernières années.
- Autres entrées : incluez d'autres sources possibles de revenus, telles que les intérêts sur les investissements ou les éventuels prêts.
Ci-dessous, une image du tableau. Pour une explication des colonnes, veuillez consulter la page Colonnes de la table Budget.
Plan de liquidité à partir du bilan
Avec la commande Bilan enrichi avec groupes, accédez à l’impression du bilan prévisionnel.
- Dans les options Sections, activez l’affichage du Budget pour le Bilan (Actifs et Passifs).
Vous pouvez visualiser les valeurs actuelles (comptables), celles du budget, ensemble ou séparément. - Définir la période.
Si une période au-delà de celle comptable est indiquée, le programme génère automatiquement des prévisions pluriannuelles. - Indiquez la Répartition par période souhaitée.
- Dans les options Lignes, vous pouvez exclure les comptes et afficher uniquement les groupes.
- Si les paramètres configurés seront utilisés à l’avenir, il est conseillé de créer une personnalisation.
Rapport du plan de liquidité à partir de la table des comptes
Le Rapport comptable est similaire au Bilan enrichi avec groupes, à la différence que les données sont affichées en colonnes, comme dans la table des comptes.
Vous pouvez utiliser le Rapport comptable pour obtenir une vue immédiate de l’évolution des comptes de liquidité.
Banana Integrated Investment Accounting
Banana Integrated Investment Accounting combines professional double-entry accounting with investment management in a single, integrated solution. Manage shares, bonds, funds, and other financial instruments in multiple currencies, directly within your accounting file.
It brings advanced investment accounting features, typically found only in specialized software, within reach of businesses, accounting professionals, and private investors.
By integrating investment management directly into double-entry accounting, every investment transaction becomes part of your financial accounting. You can keep track of investments, book values, realized and unrealized gains or losses, and exchange rate differences, while maintaining an up-to-date Balance Sheet and Profit & Loss statement.
A Valuable Tool for Accounting Professionals
An increasing number of companies and individuals hold significant and increasingly complex investment portfolios. For accounting professionals, this creates new opportunities to provide specialized, value-added services.
Banana Investment Accounting makes it possible to manage financial accounting and investments within the same accounting system. By extending traditional accounting services to include investment accounting, professionals can better serve clients with complex financial assets and create opportunities for additional services, including financial reporting, investment monitoring, and advisory support.
Banana Investment Accounting can be particularly useful for:
- Companies holding and managing different types of investments
- Pension funds managing multi-asset investment portfolios
- Family offices managing multi-asset investment portfolios
- Independent accountants providing investment accounting services
- High-Net-Worth Individuals and Ultra-High-Net-Worth Individuals managing complex investment portfolios
- Non-profit organizations managing investments or endowment funds.
The Advantages of Double-Entry Accounting
Many people managing investments still rely on accounting software that does not integrate investment management. As a result, they often need separate spreadsheets to calculate book values, gains and losses, and other investment-related information. This can be time-consuming and makes reconciliation more difficult, especially when investments are held with multiple banks or custodians that provide reports using different formats and valuation methods.
With Banana Investment Accounting, investment transactions are integrated directly into a consistent double-entry accounting system. Investment data and financial accounting remain connected and can be reconciled and verified at any time.
Key advantages include:
- In the Items table, you can define your investments, including shares, bonds, funds, and other financial instruments, together with information such as the investment ID, currency, Asset Account, opening quantity, and prices.
- In the Transactions table you can record purchases, sales, dividends, interest, charges, and other investment transactions, together with the investment ID, amount in transaction currency, exchange rate, quantity, and unit price.
- When an investment is sold, the Investment Accounting extension can calculate the realized gain or loss and, where applicable, the exchange rate gain or loss, and create the related accounting transactions.
- At any time during the year, the extension can calculate unrealized gains and losses and create the adjustment transactions required to align book values with current market prices and exchange rates.
- The accounting data is immediately reflected in the Balance Sheet and Profit & Loss statement, providing an up-to-date view of your financial position.
- The detailed investment and accounting data remains available for reconciliation, customized reporting, performance analysis, and tax-related reporting.
- Your accounting data remains under your control: Banana Accounting runs locally on your computer, and you decide where your accounting files are stored.
Investment Accounting
Multi-currency investment accounting is one of the most complex areas in accounting.
It combines financial accounting, based on the double-entry method, with the need to track individual investments in a way that resembles inventory management, including quantities, purchase prices, book values, and market values.
- Introduction to Investment and Portfolio Accounting
Professional accountants working in finance are generally familiar with investment accounting and its specific requirements. For those who are less familiar with this specialized area, investment accounting can be challenging. Therefore, we have prepared a theoretical guide that explains the key concepts and challenges, including how to determine the book value of investments and how to calculate realized and unrealized gains and losses, including those arising from exchange rate differences. - How to start
A practical guide that explains the logic and workflow of Banana Investment Accounting. It covers the main steps:- Set up the accounting file and the information required for your investments.
- Record daily investment transactions in chronological order and follow the appropriate workflow to ensure that book values are calculated correctly.
- At the end of the year, update investment values to reflect current market prices and exchange rates and record the corresponding unrealized gains or losses.
- Banana Investment Accounting can also be used by finance and accounting professors to improve investment accounting education.
Table-based accounting
Banana Accounting uses a table-based interface similar to Excel, where accounting and investment data is entered and displayed in tables. This provides a clear overview of the information and makes it easy to search, select, and modify data.
If you are already familiar with investment accounting, this brief overview will help you understand how Banana Accounting works and whether it fits your needs. You will also find links to more detailed information.
A typical Investment Accounting template or file includes the following elements:
- File properties
- Company names, Currency and Accounting Period.
- Settings specific to Investment accounting.
- Accounts Table
- It contains the chart of accounts and defines how data is grouped for the Balance Sheet and Income Statement.
- This is where you enter the Opening amounts.
- Items Table
- It lists and identifies all investments, such as bonds, shares, and funds.
- The Asset Investment column links each security to its corresponding Balance Sheet account — a key element of the entire solution.
- Exchange Rate Table
It defines the currency codes and stores both opening and current exchange rates for accurate multi-currency management. - Transactions Table
- It records all investment transactions.
- This is where you enter the double-entry account, amounts, and exchange rate for financial accounting.
- This is where you enter the Item code, quantity, and price required for investment accounting.
- Double-Entry Accounting Reports
The software provides access to all standard accounting reports, such as the Balance Sheet, Income Statement, Account Cards, and more. - Investment Accounting Extensions
You need to install the Investment Accounting Extension, which provides specific functionalities for investment management, including profit and loss calculations, valuation reporting, and other analytical tools tailored to securities accounting.
Accounts Table
Within the Accounts table you define all the accounts including the ones necessary for the Investment accounting: Balance Sheet accounts for investments, Profit and Loss Accounts.
- The accounting chart is fully customizable based on your specific needs.
- In the Account table you also enter the opening amounts and you see the current balance.
Items Table with Investments
In the Items table, you enter the information for each investment.
Using the Asset Account, each investment is linked to the corresponding investment account specified in the Accounts table.
You also enter the opening quantity and price.
Transactions Table with Investment Details
The Transactions table is the core of the accounting system, where you enter double-entry accounting transactions.
- For investment transactions, you specify the investment ID, quantity, and price.
- You can easily manage all the information in one place, including purchases and sales of investments, realized and unrealized gains or losses on investments, realized and unrealized exchange rate gains or losses, commissions, expenses, and more.
- You can import transactions from bank statements and create rules that automatically complete them.
Balance Sheets & Income Statements
With a predefined, fully customizable chart of accounts and presentation, you can manage the accounting of any type of business, financial corporation, foundation, non-profit organization, or private fortune.
Instantly generate Balance Sheets, Income Statements, and all other double-entry accounting reports ready for auditing.
Investments and Portfolio Reporting
The software provides multiple investment and portfolio reports.
Getting Started
You can get started right away with the Banana Accounting Free plan and manage up to 70 transactions at no cost.
- Download Banana Accounting+ (version 10.2.8 or later).
- See how it works by using one of our templates.
- Adapt your current accounting in just a few steps.
- Use the Investment Accounting Extension (available with the Advanced plan of Banana Accounting Plus) to calculate gains or losses on the sale of investments and generate investment reports.
Pricing for Investment Accounting
Investment Accounting integrated into the accounting system is a highly sophisticated solution, resulting from years of development with the support of our users. It was recently made available to all our customers, allowing them to evaluate the solution and provide further suggestions for improvement.
For the time being, it is available with the Banana Accounting Plus Advanced plan. In the future, it may be offered under a specific subscription plan.
Documentation
Limitations
The current version has some limitations:
- Market prices are not automatically retrieved from financial data providers.
Current prices can be entered manually or imported using the Investment Accounting Extension. - The current account value of each item is available as a report, but it is not displayed in the Items table.
Dedicated Newsletter
Subscribe to our newsletter to stay updated on new features and tips for Investment Accounting in Banana. Interested? Just write to us at info@banana.ch and mention that you’d like to subscribe to the Investment Accounting newsletter.
Is there more you need?
The solution is already used by several customers, but we still consider it to be under development, as we continue to improve it based on user feedback and requests.
We also plan to add the automatic import of investment data (ISIN, quantity, price, commissions) from bank statements.
Please feel free to reach out if you have any specific questions or requests. Given the time invested in development and the high value it provides to customers with specific investment accounting needs, we may offer it through a specific subscription plan in the future.
How to start with an Investment Accounting
This page outlines the main steps required to set up an Investment Accounting file in Banana Accounting and links to the detailed documentation for each topic.
Download Banana Accounting
You need to install Banana Accounting Plus on your computer.
Investment Accounting is available with Banana Accounting Plus version 10.2.8 or later.
- Download Banana Accounting+ (version 10.2.8 or later).
- Install the Investment Accounting extension using Extensions > Manage Extensions .
Before You Start
Investment Accounting combines double-entry accounting with investment management to manage investments within a single accounting system
This page assumes that you are already familiar with concepts such as:
- book value of investments
- valuation methods
- realized and unrealized gains and losses
- exchange rate gains and losses.
If you are new to investment accounting, please refer to the Theoretical Introduction before continuing.
Setting Up the Accounting File
There are two ways to start working with Investment Accounting:
- Adapt an existing accounting file
If you already use Banana Accounting, you can add the Investment Accounting functionality to your existing accounting file by configuring the required accounts, Items, and settings. Each Asset account represents the accounting value of one or more investments. - Start from a template
You can also create a new accounting file from one of the provided templates. Templates already include the required tables, columns and settings, allowing you to start working immediately.
Available templates:
Setting Up the Exchange Rate Table
The Exchange Rate Table defines the currencies used in the accounting file and stores both opening and current exchange rates.
Before setting up the Accounts table, you need to define the currencies in the Exchange Rate Table.
- The current exchange rate is used as the default for revaluation and for calculating exchange rate differences (unrealized exchange rate gains or losses).
- The opening exchange rate is used to convert the opening amount of an account or the opening value of investments.
Setting Up the Accounts Table
Set up the chart of accounts and its structure (see Account table).
- Adapt the chart of accounts to your needs by modifying, adding or removing accounts and groups.
- Add the Asset accounts that will be used for the investments.
- For each Balance Sheet account with an opening amount, specify the opening amount in the account currency.
- Managing Cryptocurrencies
Cryptocurrencies such as Bitcoin and Ether can be managed like other currencies. The main difference is that they may require 6, 18, or more decimal places. Templates are usually set up with 2 decimal places, but you can easily convert the accounting file to use more decimal places for foreign currencies.- Menu Tools > Convert to a new file.
Setting Up the Items Table
Each investment (share, bond, fund, ETF, etc.) is represented by an Item. In the Items table you set up the list of securities (see Items table).
- Create an entry (a row with an ItemId) for each investment.
- Each Item must be linked to an Asset Account.
- The Item and its Asset Account must use the same currency.
- The sum of the opening values of all Items linked to the same Asset Account should equal the opening amount of that Asset Account.
- The sum of the current values of all Items linked to the same Asset Account should equal the current balance of that Asset Account.
- Specify the opening quantity and the opening price.
- The opening quantity and price should match the current quantity and price in the previous year's file.
- Also specify the Asset Type (1 Shares, 2 Bonds).
- The program calculates the current quantity by adding the opening quantity to the quantities of all transactions for the corresponding Item (ItemId).
- You need to manually enter the current price of the investment.
- You can also use the Update Market Prices command.
Enter or Import transactions
Transactions record both the accounting information and the investment-specific information.
In the Transactions table, you enter the transactions.
- Enter normal accounting transactions (debit credit).
- You can enter transactions manually.
- You can import transactions from a bank statement.
- Complete the Investment transactions.
For transactions involving investments, you need to enter additional investment information.- Enter at least the ItemId.
- For purchase and sales also, enter the Quantity.
- When you enter the quantity and an amount is already present, the program automatically calculates the unit price.
- Make sure that the Balance Sheet account is the same as the Asset Account defined for the investment.
- If you want to separate commissions, bank charges, interest, etc., you need to split the transactions across multiple lines.
- For each element, you should create a separate line.
- When selling investments, you also need to calculate the realized gain or loss on the investment and the related exchange rate gain or loss.
- Use the Calculate sales data command to automatically create the supplementary transactions.
End of Year Revaluation
Year-end revaluation updates the accounting value of investments to their market value by generating unrealized gain or loss transactions.
At the end of the year, or whenever you want to prepare financial statements based on market values, you need to recognize unrealized gains and losses.
- In the Exchange Rate table, update the current exchange rate with the rate you will use at the end of the period.
- In the Items table enter the market price of each investment in the Current Price column.
- Use the Create Adjustment Transactions command.
- The program automatically creates the transactions required to adjust the value and record the unrealized gain or loss.
- The Quantity column will contain a neutral number (±123.00), so that the quantity can be used to calculate the transaction amount without changing the current quantity of the Item.
- For exchange rate differences, use the Create Exchange rate differences command.
End of Year Operations and Checks
Before printing the final Balance Sheet, you need to complete all end-of-year adjustments and checks. See:
Adapt existing accounting file for Investment Accounting
If you already have a double-entry accounting file in Banana Accounting, you can extend it with Investment Accounting functionality instead of creating a new file. This page explains the additional configuration steps required before you can start managing investments.
Add Items Table and Transactions columns
If your accounting file was not originally created for Investment Accounting, you first need to enable the required tables and columns.
Complete the following steps:
- Add the Items table and the investment-specific columns to the Transactions table.
- Complete the fields by entering all the requid information about your investments.
After enabling the functionality, make sure that the ItemId column is visible in the Transactions table: menu Data > Display Columns, and check the ItemId column.
Adjusting the Chart of Accounts
Review your chart of accounts and add the accounts required for investment accounting.
In particular:
- Add the Asset Accounts that will hold your investments;
- Add any income and expense accounts required for investment transactions, such as realized and unrealized gains and losses, commissions, interest and dividends.
Note: If you currently use an Income & Expenses accounting file, convert it to a Double-entry Accounting file before continuing.
Change the Decimal Precision for Unit Price
Some investments require prices with more than four decimal places.
If necessary, increase the Unit Price decimal precision using:
This is particularly useful for cryptocurrencies, bonds and other securities quoted with many decimal places.
Example Templates for Investment Accounting
If you already have an accounting file, you can adapt it for Investment Accounting. Before making the necessary changes, we recommend reviewing one of the example templates, which illustrates the recommended accounts, tables and settings.
The templates illustrate the recommended structure of an Investment Accounting file and show how securities, Asset Accounts, Items and investment transactions work together.
You can use these templates either as a starting point for a new accounting file or as a reference when adapting an existing one.
The following templates are provided as reference examples for Investment Accounting:
- Multi-currency Example Template
The template includes:- Investment Asset Accounts (using account names instead of account numbers).
- The Items table with sample investiments.
- Profit and loss accounts for realized and unrealized gains and losses.
- Exchange rate gain and loss accounts.
- Example investment transactions.
The tutorial file contains practical examples of investment transactions in a multi-currency accounting file.
- Double-entry Example Template with accounts and tables
The template includes:- Asset Accounts (identified by account names rather than account numbers).
- The Items table with sample investments.
- Profit and loss accounts for realized and unrealized gains and losses
- Example investment transactions.
This template is intended for investment accounting in a single accounting currency.
Theoretical Introduction to Investment and Portfolio Accounting
Multi-currency investment accounting combines financial accounting, based on double-entry bookkeeping, with investment accounting, which uses inventory-like information such as quantities, unit prices, and investment values.
This combination makes it possible to manage both the accounting value of investments and the information required to track individual securities, including their quantities, prices, and valuations in different currencies.
Investment Accounting requires an understanding of both financial accounting and the specific principles used to track and value investments. This introduction provides a practical overview of these concepts and explains how they are applied in Banana Investment Accounting.
It covers key topics such as quantities and unit prices, book value and market value, investment valuation, realized and unrealized gains or losses, and the effects of exchange rate changes on investments denominated in foreign currencies.
This introduction provides a high-level overview of Investment Accounting and does not address specific accounting, regulatory, or tax requirements that may apply to individual circumstances or jurisdictions. Users should verify the appropriate accounting and tax treatment for their circumstances with their auditors or professional advisors.
Banana Investment Accounting can also be used by finance educators as a practical tool for teaching Investment Accounting.
Terminology
In the industry, several equivalent terms are used, which may vary depending on the context, such as Investment Accounting, Portfolio Accounting, and Securities Accounting. In this text, the term Investment Accounting will be used as a synonym for Securities Accounting. Portfolio Accounting, on the other hand, more specifically refers to information and trading systems for securities.
In Banana Accounting, investment accounting uses the inventory functionalities, specifically the Items table and the Item ID as the code for the security. Each Item therefore represents a security, although Items can also be used simply for other purposes, such as creating invoices.
When an Item is linked to an Asset Account, the program treats it as an asset with an accounting value. The term “asset” is therefore applicable to securities management, but it can also refer to other types of assets or, hypothetically, even to other balance sheet elements, including liabilities.
The use of different terminology can naturally be confusing, but this situation arises from the program’s flexibility, which allows the same features to be used in multiple ways. The investment accounting setup is therefore an additional extension of these core functionalities.
The Purpose of Investment Accounting
Online investment platforms provided by your bank or broker are designed to help you follow the market, compare assets, and make informed buy or sell decisions. However, they do not give you full control over your investments from an accounting perspective.
The purpose of Investment Accounting is to provide a comprehensive financial overview of your investments. It allows you to maintain an inventory of all your securities, track quantities and historical changes, and seamlessly integrate investment values, purchases, sales, and market fluctuations into your accounting records. Additionally, it ensures that revenues such as interest and dividends and costs like expenses and commissions are accurately reflected within your Balance Sheet and Income & Expense accounting.
Beyond financial tracking, Investment Accounting helps you optimize the fiscal impact of your investments, ensuring that tax-related aspects such as capital gains, withholding taxes, and deductions are properly accounted for. It also supports compliance and auditing, providing structured and transparent records that facilitate regulatory reporting and financial reviews.
Investment Accounting Goals and Future Developments
Over the years, we have refined the Investment Accounting solution in close collaboration with financial specialists, particularly those in the Swiss financial sector.
Our objective has always been aligned with their needs: to deliver a straightforward, reliable, and professional way to manage investments directly within financial accounting software. Traditionally, such functionality has only been available in specialized and costly financial systems.
With Banana Accounting, we have focused on creating a solution that is simple, intuitive, and efficient, yet powerful enough to give you full control over your investments while streamlining compliance and reporting.
We have also developed and introduced highly innovative features, such as the unique neutral numbers (±123.00) — exclusive to Banana Accounting. This groundbreaking concept makes it incredibly easy to record transactions that affect the value of investments without changing their quantity, ensuring both precision and simplicity in day-to-day accounting operations.
We highly value your feedback and suggestions, as they help us continuously improve the solution, its documentation, and this introduction.
Please use the form at the bottom of this page to get in touch with us — we’ll be glad to hear your thoughts and ideas.
Learning Tool for Finance Students
In line with our company’s mission, we aim to provide a solution that enhances financial literacy and supports practical learning.
By integrating investment management directly into Banana Accounting, students of Finance, Accounting, and Auditing can explore how an investment accounting solution works, gain hands-on experience, and avoid time-consuming manual exercises.
Using a professional accounting tool, they can easily experiment with real-world and complex scenarios, from managing investments to recording transactions, and immediately see how each operation affects the Balance Sheet and the Income Statement.
Differentiating Investments from Bank Deposits & Cryptocurrency Holdings
From an accounting perspective, it is crucial to distinguish between bank deposits or cryptocurrency holdings and investments (securities) based on how they are recorded and valued.
Bank Deposits & Cryptocurrency Holdings – Tracked with an Accounting Balance
- Bank deposits and cryptocurrency holdings are monetary assets recorded as part of a company’s or individual’s cash or financial reserves.
- These holdings are easily tracked using a standard accounting balance, as they have a single value expressed in the account’s currency.
- If held in foreign currency or cryptocurrency, their value is adjusted using the exchange rate at the reporting date.
- Example: A bank account with $10,000 is recorded as a cash asset, converted into the base currency if needed (e.g., €9,090 at an exchange rate of 1.10).
Investments (Securities) – Require an Inventory-Like System
- Investments such as stocks, bonds, and mutual funds share similarities with inventory management, as they involve:
- A quantity (e.g., number of shares or bond nominal value).
- A unit price (e.g., market price per share or bond percentage value).
- An exchange rate, if denominated in a foreign currency.
- Unlike bank holdings, investments cannot be tracked using a simple accounting balance because their value changes not just due to exchange rates but also due to market price fluctuations and transactions (buying, selling, reinvesting).
- Proper Investment Accounting ensures that each transaction and value change is accurately recorded, much like how an inventory system tracks stock levels and price variations over time.
Why Investment Accounting Matters
Because investments behave more like an inventory of financial instruments, traditional accounting methods used for bank balances are not sufficient to track them accurately. Instead, a dedicated investment accounting system is required to properly manage:
- Purchases & Sales – Tracking quantities and cost basis.
- Market Value Changes – Adjusting for price fluctuations.
- Revenues & Expenses – Including dividends, interest, and commissions.
- Exchange Rate Effects – Converting values in foreign currencies.
By structuring investment records similarly to inventory management, Investment Accounting ensures full control and accurate reporting of financial assets.
Structure of the Investment Accounting File
Banana Accounting is a highly modular financial accounting system that allows you to create files with features activated only when needed.
The multi-currency investment accounting setup is among the most advanced, as it combines double-entry financial accounting with inventory-style management for tracking securities, quantities, and valuations. A typical Investment Accounting template or file includes the following elements:
- File properties
- Company names, Currency and Accounting Period.
- Settings Specific to the Investment accounting .
- Accounts Table
- Contains the chart of accounts and defines how data is grouped for the Balance Sheet and Income Statement.
- Enter the Opening amounts.
- Items Table
- Lists and codes all investments, such as bonds, shares, and funds.
- The Asset Investment column links each security to its corresponding Balance Sheet account — a key element of the entire solution.
- Exchange Rate Table
Defines the currency codes and stores both opening and current exchange rates for accurate multi-currency management. - Transactions Table
- Records all investment transactions.
- Enter the double entry account, amounts and exchange rate for the financial accounting.
- Enter the Item code, quantity and price specific for the Investment accounting.
- Double-Entry Accounting Reports
Provides access to all standard accounting reports such as Balance Sheet, Income Statement, Account Cards, and more. - Investment Accounting Extensions
You need to install the Investment Accounting Extensions to add specific functionalities for investment management, including profit and loss calculations, valuation reporting, and other analytical tools tailored to securities accounting.
The Investment Accounting Elements
To understand investment accounting, it is important to understand the following key elements:
- Accounting period.
- Information regarding the investment.
- Investment Classification by Measurement Type.
- The Quantity element.
- Price and valuation methods.
- Investment account.
The connection between the financial accounting and the Investments Inventory System. - Book Value and Book Price.
- Realized Gains and Losses
- Unrealized Gains and Losses
- Investments Revenues and Costs.
- Impact of exchange rates
- Double-Entry Investment Transactions.
- Investments and Account Reconciliation.
- Investments (Items) card.
Accounting period
Financial accounting is always relative to a specific period. In the accounting you specify the start and end date:
- The balance sheet is prepared for a specific date (instant).
- The Balance at the beginning of the period (opening balance).
- The current balance or the balance at the end of the period.
- The Profit & Loss is prepared for a period (duration).
- Revenues, costs, gains, losses, and taxes are always related to a specific period.
Inventory systems do not have an accounting period concept. They record purchases and sales continuously over time.
There is a conceptual difference in the temporal logic between Financial Accounting, an Inventory system, and Portfolio management systems.
- Portfolio management systems
- Only track events that affect the change in a position (purchase or sale).
- The profit or loss is calculated based on the difference between purchase and sale.
- Accounting systems
- Require an initial balance and therefore a specific valuation. Quantity and price per unit for each investment at the beginning of the period.
- Require an end balance and a valuation of each investment. Quantity and price per unit for each investment at the end of the period.
The end quantity and price will become the opening quantity and price for the following year. - Under the fair value method, the Investment Value is adjusted and recorded as an unrealized gain or loss.
If the Investment Value increases over time, an increase in value and a gain are recorded for the period and contribute to the overall profit or loss. - When an investment is sold, the realized gain or loss is determined by comparing the value of the sale with the Book Value attributable to the quantity sold.
Information Regarding the Investments
To properly manage and account for investments, it is essential to record key identifying information and classify them based on their measurement type.
Every investment should be clearly defined with standard financial identifiers:
- Investment Id (ItemId):
The ItemId is used to uniquely identify the Investment. You can use a ticker symbol or an ISIN as the ItemId. - Ticker Symbol.
The unique exchange-listed symbol for publicly traded securities (e.g., AAPL for Apple Inc.). - ISIN (International Securities Identification Number).
A globally recognized unique identifier for financial instruments (e.g., US0378331005 for Apple Inc.). - Description.
The full name and type of the investment (e.g., "Apple Inc. – Common Stock" or "U.S. Treasury Bond 10Y"). - Investments can be grouped to provide clearer overviews and totals.
Investments are entered in the Items table.
Investment Classification by Measurement Type
Investments can be classified based on how their value is measured in accounting records:
Investments Measured by Nominal Value (Asset Type = 2)
(e.g., Bonds, Treasury Notes)- These securities are expressed in terms of face value (nominal value).
- The book value is determined based on the purchase price, which may be different from the nominal value due to discounts or premiums.
- Example: A €100,000 corporate bond might be acquired at 97% of face value, meaning the actual acquisition cost is €97,000.
Investments Measured by Effective Quantity (Asset Type = 1)
(e.g., Shares, ETFs, Mutual Funds)- These securities are recorded based on the number of units owned.
- Each unit has a market price, and the total investment value fluctuates accordingly.
- Example: 200 shares of XYZ Corp. at €50 per share have a market value of €10,000.
By properly identifying and classifying investments, Investment Accounting ensures accurate tracking of asset values, market movements, and financial reporting.
Quantity Element
Investment accounting shares similarities with inventory systems. When buying or selling investments, a quantity element is involved, which can be expressed as either an effective quantity or a nominal value.
The key quantities to manage include:
- Quantity at the beginning of the accounting period. Recorded in the Items Table.
- Quantity changes during the accounting period.
Tracked through transactions. - Current Quantity.
Calculated as the initial quantity plus increases and minus decreases.
Price per Unit and Valuation
Each investment has a unit price, or simply a price.
- For quantity-based investments, such as shares, the price is expressed per unit.
- For nominal-value investments, such as bonds, the price is generally expressed as a percentage of nominal value.
The investment value is determined by multiplying the quantity by the applicable unit price.
Cost Attribution Methods
Cost attribution methods determine how the historical cost of an investment is allocated to individual units when multiple purchases are made at different prices.
These methods affect the calculation of realized gains or losses, but do not determine the measurement basis of the investment itself.
- Weighted Average Cost (WAC)
The cost per unit is calculated as a weighted average of all purchase prices.
This method smooths price fluctuations over time and is commonly used for investment accounting. - Moving Average Cost with Market Adjustments (MAC-MA)
This method is based on the Weighted Average Cost approach but includes periodic adjustments to reflect market prices.
It combines cost averaging with market valuation elements.
This method is used by the Banana Accounting Investment Extension. - First-In, First-Out (FIFO)
The earliest purchased units are considered sold first.
In rising markets, this often results in lower costs and higher reported profits. - Last-In, First-Out (LIFO)
The most recently purchased units are considered sold first.
This method can reduce reported profits in rising markets but is rarely used for investments and is not permitted under IFRS.
FIFO
The FIFO (First-In, First-Out) method assumes that the investments purchased first are also the first to be sold.
FIFO is an accepted cost attribution method under IFRS and various national GAAP frameworks. In some jurisdictions, it may also be used for tax purposes when calculating realized gains on investment sales.
Banana Investment Accounting does not automatically calculate realized gains using the FIFO method, but the corresponding amounts can be calculated and recorded manually.
Weighted Average Cost (WAC)
The cost per unit is averaged over time with each purchase, smoothing price fluctuations.
Moving Average Cost with Market Adjustments (MAC-MA)
Investments may be measured at fair value, in which case their accounting value is periodically adjusted to reflect market prices.
Banana Investment Accounting uses the Moving Average Cost with Market Adjustments (MAC-MA) method, which combines moving average cost calculations with periodic market value adjustments. This approach allows the Book Value of investments to be adjusted to reflect market prices while maintaining the quantity information required for investment tracking.
Example Calculation (MAC-MA)
Step 1: Purchases and Moving Average Cost
- Buy 100 shares @ $10 → Cost = $1,000
- Buy 50 shares @ $15 → Total Cost = $1,000 + $750 = $1,750
- Total Quantity = 150 shares
- Moving Average Cost per share = $11.67
Step 2: Market Value Adjustment
Assume the market price increases to $14 per share.
- Market Value = 150 × $14 = $2,100
- Current Book Value = $1,750
- Unrealized Gain = $2,100 − $1,750 = $350
After recording the market value adjustment:
- Quantity = 150 shares
- Book Value = $2,100
- Book Price = $14 per share
- The $350 increase is recorded as an unrealized gain.
Step 3: Sale of Investments
Assume 50 shares are then sold at $15 per share.
- Selling Value = 50 × $15 = $750
- Book Value of Quantity Sold = 50 × $14 = $700
- Realized Gain = $750 − $700 = $50
After the sale:
- Remaining Quantity = 100 shares
- Remaining Book Value = 100 × $14 = $1,400
- Remaining Book Price = $14 per share.
Investment Valuation Methods in Accounting
Investments can be accounted for using different measurement bases and different cost attribution methods.
These two concepts serve different purposes and should not be confused.
Measurement bases define the value at which investments are recognized in the financial statements, independently of how costs are attributed upon sale.
- Historical Cost
Investments are recorded at their original purchase price, without considering subsequent market fluctuations, except in cases of impairment or disposal.
Compatible with: WAC, FIFO - Fair Value (Mark-to-Market)
Investments are remeasured at their current market price, reflecting changes in market conditions in real time.
Compatible with: MAC-MA. - Lower of Cost or Market (LCM)
Investments are measured at the lower of historical cost or current market value, applying a conservative valuation approach to prevent overstatement. - Amortized Cost
Used primarily for fixed-income securities.
The investment value is adjusted over time based on interest income and principal repayments, using an effective interest method. - Net Realizable Value (NRV)
Investments are measured at the estimated selling price minus any costs necessary to complete the sale. - Intrinsic Value
The investment is valued based on fundamental analysis of its underlying economic value rather than observable market prices.
This approach is typically used for analytical purposes rather than formal accounting measurement. - Recoverable Amount
The investment is measured at the higher of its fair value less costs to sell and its value in use.
This basis is commonly applied in impairment testing.
Market value of an investment
The market value of an investment is the current price assigned to it in the financial market, and this price can fluctuate according to market conditions. When securities are bought or sold, the portfolio management system informs the holder of the exact market price at which each transaction occurred. Unlike the book value, which is determined by the accounting process, the market price is directly provided by the market and does not require any calculation by the holder.
Within the Investment Manager, the market value of an investment is entered in the "Price Current" column of the Items table. By entering this market price, you can use the valuation report feature to calculate any unrealized gains or losses, which represent the difference between the current Market Value and the Book Value of the investment. This provides a snapshot of the potential profit or loss if the securities were sold at the current market price, even though they have not yet been sold.
Fair Value Adjustments and Realized vs. Unrealized Results
When investments are measured at fair value, changes in market prices give rise to fair value adjustments. These adjustments reflect changes in the value of an investment after initial recognition and before its disposal.
Accounting standards differ in how these fair value changes are presented and whether a distinction is made between realized and unrealized gains and losses.
IFRS approach
Under full IFRS, a clear distinction is made between:
- Realized gains and losses, arising from the sale or disposal of an investment; and
- Unrealized gains and losses, arising from changes in fair value while the investment is still held.
Depending on the classification of the financial instrument, unrealized fair value changes may be recognized:
- in profit or loss, or
- in other comprehensive income (OCI), for financial instruments measured at fair value through other comprehensive income (FVOCI).
In all cases, unrealized results remain analytically distinct from realized gains and losses, even if they are recognized in equity rather than in profit or loss.
IFRS for SMEs, Swiss GAAP FER, and International GAAP Approach
Under IFRS for SMEs, Swiss GAAP FER, and most national GAAP frameworks worldwide (including European continental GAAPs as well as accounting systems in North America, Asia, and other jurisdictions), the accounting model for investments is deliberately simplified.
Although investments may be measured at fair value in specific circumstances, these frameworks generally do not require a formal separation between realized and unrealized gains and losses at the equity level and do not apply an OCI or FVOCI model comparable to full IFRS.
When fair value changes are recognized, they are typically recorded directly in profit or loss as part of the period result, without mandatory reclassification into realized, unrealized, or OCI components. The emphasis is placed on prudence, understandability, and practical application, rather than on detailed presentation structures designed primarily for capital-market reporting.
Implications of Using the MAC-MA Method
Banana Accounting uses the Moving Average Cost with Market Adjustments (MAC-MA) method to manage investment portfolios.
This method is compatible with the accounting approaches applied under IFRS for SMEs, Swiss GAAP FER, and most national GAAP frameworks worldwide, which are based on simplified valuation and presentation principles for investments.
Under these frameworks:
- Investments may be measured at fair value without a mandatory formal separation between realized and unrealized gains and losses at the equity level.
- Fair value adjustments, when recognized, are generally recorded directly in profit or loss as part of the period result.
No OCI or FVOCI model comparable to full IFRS is required.
Within the MAC-MA method:
- The moving average cost is used to determine the carrying amount of investments sold and the resulting realized gains or losses.
- Market value adjustments reflect changes in fair value while investments are held and give rise to unrealized gains or losses.
By contrast, MAC-MA is not an IFRS-defined measurement model. Under full IFRS, financial instruments must be classified and measured according to specific categories (such as amortized cost, FVTPL, or FVOCI), each with prescribed recognition and presentation rules.
Accordingly, the MAC-MA method cannot be applied directly for IFRS financial statements and requires appropriate adjustments or reconciliations when IFRS reporting is required.
User Responsibility, Disclosure, and Professional Assessment
The applicability of the MAC-MA method depends on the specific accounting framework, regulatory environment, and tax rules applicable to each entity. In addition, the investment valuation and cost attribution method applied should generally be disclosed in the presentation of the financial statements, in accordance with applicable accounting standards.
Users are therefore required to assess the suitability of the MAC-MA method in consultation with their auditors and tax advisors, taking into account their individual reporting, disclosure, and compliance requirements.
Asset Account and Book Value
Investments are assets that are part of the balance sheet. In financial accounting, unlike an inventory system, there is no direct tracking of quantity and price. Instead, financial transactions are recorded based on monetary amounts, requiring the use of specific accounts to track changes in investments.
When setting up the accounting system, you must create the necessary investment Asset Accounts in the Accounts table to track securities. If you hold investments in multiple currencies, you need one investment account per currency.
- When creating investment elements in the Items Table, you need to specify for each Item a valid Asset account specified in the Account table of the same currency.
- The Asset account of the Item serves as the link between financial accounting and investment accounting.
- For each transaction affecting an investment account, you must also associate the corresponding investment item (Item ID).
If you post an amount to an Asset account without specifying the Item ID, discrepancies will arise between financial accounting and the investment inventory system.
Book Value and Book Price
The Book Value is the accounting value of an investment position. It represents the value assigned to the investment in the accounting records.
The Book Price is the accounting value per unit of the investment. When a single unit book price applies to the position, it is calculated by dividing the Book Value by the quantity:
- Book Price = Book Value / Quantity
Therefore:
- Book Value = Book Price × Quantity
The Book Value changes when transactions or accounting adjustments affect the accounting value of the investment. Purchases and sales may change both the quantity and the Book Value, while valuation adjustments and other book value adjustments may change the Book Value without changing the quantity.
The Book Price depends on the cost attribution and valuation method used. It is particularly important when an investment is sold because it is used to determine the Book Value attributable to the quantity sold.
Reconciliation between Financial Accounting and Investment Accounting
Financial accounting and investment accounting must remain reconciled through the Asset Account:
- The opening balance of each Asset Account must equal the sum of the opening values of all Items linked to that Asset Account.
- The opening value of each Item is calculated as Opening Quantity × Opening Price.
- The current balance of each Asset Account must equal the sum of the current Book Values of all Items linked to that Asset Account.
- The current Book Value of each Item is determined by its opening value and by the transactions and adjustments recorded for that Item through its Asset Account.
Gains and Losses on Investments
Changes in the value of an investment may result in realized or unrealized gains and losses.
- A realized gain or loss arises when all or part of an investment is sold.
- An unrealized gain or loss arises when the Book Value of an investment is adjusted to a different valuation, such as its current Market Value, while the investment is still held.
Realized and unrealized gains and losses are recorded separately through the appropriate accounting transactions.
Realized Gains and Losses
A realized gain or loss arises when all or part of an investment is sold. It represents the difference between the Selling Value and the Book Value attributable to the quantity sold.
- If the Selling Price is higher than the Book Price, there is a realized gain.
- If the Selling Price is lower than the Book Price, there is a realized loss.
The Book Value attributable to the quantity sold is:
Book Value of Quantity Sold = Book Price × Quantity Sold
The realized gain or loss is:
Realized Gain/Loss = Selling Value − Book Value of Quantity Sold
or, when expressed using unit prices:
Realized Gain/Loss = (Selling Price − Book Price) × Quantity Sold
Accounting Treatment
When the sale is recorded in double-entry accounting, the amount received is debited to the bank account and credited to the Asset Account. The realized gain or loss is then recorded separately so that the balance of the Asset Account corresponds to the Book Value of the investment quantity that remains.
When the entire investment is sold, the remaining quantity is zero and the Book Value must also be zero. After recording the sale, but before recording the realized gain or loss:
- A remaining debit balance in the Asset Account represents a realized loss.
- A remaining credit balance in the Asset Account represents a realized gain.
The realized gain or loss is then recorded in the appropriate account so that the Asset Account balance returns to zero.
When only part of an investment is sold, the realized gain or loss relates only to the quantity sold. The remaining balance of the Asset Account must correspond to the Book Value of the quantity still held.
Example – Complete Sale
Assume an investment has:
- Quantity: 10 shares
- Book Value: $200
- Book Price: $20 per share
If all 10 shares are sold at $25 per share:
- Selling Value = 10 × $25 = $250
- Book Value of Quantity Sold = 10 × $20 = $200
- Realized Gain = $250 − $200 = $50
- Remaining Quantity = 0
- Remaining Book Value = 0
The $50 realized gain is recorded in the appropriate Realized Gain account.
If all 10 shares are sold at $18 per share:
- Selling Value = 10 × $18 = $180
- Book Value of Quantity Sold = 10 × $20 = $200
- Realized Loss = $200 − $180 = $20
- Remaining Quantity = 0
- Remaining Book Value = 0
The $20 realized loss is recorded in the appropriate Realized Loss account.
Example – Partial Sale
Using the same initial position, assume that 4 shares are sold.
If 4 shares are sold at $25 per share:
- Selling Value = 4 × $25 = $100
- Book Value of Quantity Sold = 4 × $20 = $80
- Realized Gain = $100 − $80 = $20
- Remaining Quantity = 6 shares
- Remaining Book Value = 6 × $20 = $120
If 4 shares are sold at $18 per share:
- Selling Value = 4 × $18 = $72
- Book Value of Quantity Sold = 4 × $20 = $80
- Realized Loss = $80 − $72 = $8
- Remaining Quantity = 6 shares
- Remaining Book Value = 6 × $20 = $120
The Calculate Sales Data command can calculate the realized gain or loss and create the corresponding accounting transactions.
Unrealized Gains and Losses
An unrealized gain or loss arises when the Book Value of an investment is adjusted to a different valuation, such as its current Market Value, while the investment is still held.
Unlike a realized gain or loss, no sale takes place and the quantity of the investment remains unchanged.
When an investment is adjusted to its Market Value:
- If the Market Value is higher than the Book Value, there is an unrealized gain.
- If the Market Value is lower than the Book Value, there is an unrealized loss.
The Market Value is:
Market Value = Market Price × Quantity
The unrealized gain or loss is:
Unrealized Gain/Loss = Market Value − Book Value
or, when expressed using unit prices:
Unrealized Gain/Loss = (Market Price − Book Price) × Quantity
The adjustment is recorded between the Asset Account and the appropriate Unrealized Gain or Loss account. The adjustment changes the Book Value without changing the quantity.
Example – Unrealized Gain
Assume an investment has:
- Quantity: 10 shares
- Book Value: $200
- Book Price: $20 per share
- Market Price: $25 per share
The Market Value is:
10 × $25 = $250
The unrealized gain is:
$250 − $200 = $50
After recording the $50 adjustment:
- Quantity = 10 shares
- Book Value = $250
- Book Price = $25 per share
Example – Unrealized Loss
If the Market Price is instead $18 per share:
- Market Value = 10 × $18 = $180
- Unrealized Loss = $200 − $180 = $20
After recording the $20 adjustment:
- Quantity = 10 shares
- Book Value = $180
- Book Price = $18 per share
The Create Adjustment Transactions command can calculate the required valuation adjustments and create the corresponding accounting transactions.
Revenues and Costs of Investments
A key function of an accounting system is to track both revenues (such as interest and dividends) and costs (such as commissions, bank fees, and broker expenses) associated with investments.
Revenues and costs related to investments are recorded as transactions linked to the investment (ItemId) but using accounts different from the Asset account. This ensures that these transactions do not affect the Book Value of the investment itself.
Each transaction can be assigned to an appropriate revenue or expense account, allowing for detailed reporting on all income and costs associated with a specific investment. This approach provides clear insights into the performance and profitability of investments while maintaining accurate financial records.
Impact of Exchange Rates on Investments
For investments denominated in foreign currencies, their valuation in accounting is influenced by both market price changes and exchange rate fluctuations. In addition to affecting the value of the investment in the accounting currency, exchange rate changes may give rise to unrealized or realized gains or losses that require appropriate accounting treatment.
Key Factors in Exchange Rate Impact
- Initial Exchange Rate at Purchase.
The exchange rate used to record the investment at the time of acquisition. - Current Exchange Rate at Reporting Date.
The rate used to update the investment’s book value in financial statements. - Market Price and Currency Interaction.
A security's value may increase in its original currency, but if the exchange rate moves unfavorably, the gain may be reduced or turned into a loss when converted. - Realized Gains/Losses on Sale.
When an investment is sold in a foreign currency, exchange rate differences can lead to additional gains or losses beyond market price changes.
Example of Exchange Rate Impact
- You purchase 100 shares of a stock at $200 per share, for a total cost of $20,000.
- At the time of purchase, the USD/EUR exchange rate is 1.10, meaning the recorded book value is €18,182.
- If the stock price remains at $200 but the exchange rate changes to 1.05, the book value in EUR would increase to €19,048, reflecting a gain purely due to currency fluctuation.
Because investments can be impacted by both market price movements and exchange rate variations, a proper Investment Accounting System ensures accurate financial reporting, helping investors and accountants manage risk and maintain compliance.
Impact of Exchange Rates on Investments and Adjustments
For investments denominated in foreign currencies, their valuation in accounting is influenced by both market price changes and exchange rate fluctuations. These fluctuations impact both unrealized gains/losses (before sale) and realized gains/losses (after sale), requiring proper adjustments in financial reporting.
Key Factors in Exchange Rate Impact
- Initial Exchange Rate at Purchase
- The exchange rate at the time of acquisition is used to record the investment's book value in the reporting currency.
- Current Exchange Rate at Reporting Date
- At each financial reporting period (e.g., month-end, quarter-end, year-end), investments in foreign currencies must be revalued based on the latest exchange rate.
- Market Price and Currency Interaction
- A security’s value may increase in its original currency, but if the exchange rate moves unfavorably, the gain could be reduced or even turned into a loss when converted to the reporting currency.
- Unrealized Gains/Losses Due to Exchange Rate Changes
- Even if an investment is not sold, the difference in exchange rates between the purchase date and the reporting date can create unrealized foreign exchange gains or losses, which should be recorded separately.
- Realized Gains/Losses on Sale
- When an investment is sold, the difference between:
- The original exchange rate at purchase, and
- The exchange rate at the time of sale,
determines an additional realized gain or loss due to currency fluctuations.
- When an investment is sold, the difference between:
Example of Exchange Rate Impact
- Step 1: Initial Investment Purchase
- You buy 100 shares at $200 per share, for a total cost of $20,000.
- At the time of purchase, the USD/EUR exchange rate is 1.10.
- The recorded book value in EUR is 20,000 divided by 1.10, which equals €18,182.
- Step 2: Exchange Rate Adjustment at Reporting Date
- At the reporting date, the stock price remains $200, but the exchange rate changes to 1.05.
- The new book value in EUR is 20,000 divided by 1.05, which equals €19,048.
- The unrealized foreign exchange gain is 19,048 minus 18,182, which equals €866.
- This gain is recorded in the foreign exchange adjustment account as an unrealized gain.
- Step 3: Realized Foreign Exchange Gain/Loss on Sale
- Later, you sell 100 shares at $210 per share, for a total of $21,000.
- At the time of sale, the USD/EUR exchange rate is 1.08.
- The converted sale amount in EUR is 21,000 divided by 1.08, which equals €19,444.
- The initial book value was €18,182, so the total realized gain is 19,444 minus 18,182, which equals €1,262.
- This realized gain includes both the market price gain (from $200 to $210) and the foreign exchange gain (due to currency movement from 1.10 to 1.08).
Accounting Treatment
- Unrealized Exchange Gains and Losses
- At reporting periods, any changes in exchange rates affect the book value.
- These adjustments are recorded in an exchange rate adjustment account.
- Realized Exchange Gains and Losses
- When an investment is sold, the foreign exchange gain or loss is finalized and recorded in the profit and loss statement.
End of Year Exchange Rates
Different banks/custodians may use different exchange rates when preparing their reports.
- Due to the accounting principle of consistency, for the end of year revaluation you should always use the exchange rate defined in the Exchange Rate table.
- If, for auditing purposes, you need to reconcile the amounts reported by custodians or banks, you should create an Excel sheet and not change the values or exchange rates in the accounting records.
Double-Entry Investment Transactions
Investment account transactions are recorded in the Banana Accounting Transactions table. The Transactions table includes both standard double-entry accounting columns and additional columns used for investment tracking.
- Investment Id (Item or ItemId).
When recording a transaction that refers to an investment you always need to specify the Investment ID. - Quantity.
- If present, together with the Unit Price it is used to calculate the transaction amount.
- When you enter a positive or negative quantity the program will update the existing quantity for the Investment in the Items Table.
- When using quantities, you must always specify the security’s Asset Account as either the debit or credit account.
If not, the Investment unit price (Balance divided by the quantity) will be wrong. - Positive quantity values (123.00)
- Will increase the existing quantity.
- You will use when
- Buying investments.
- Stock split, which increases the quantity without affecting the value.
- Negative values (-123.00)
- Will decrease the existing quantity.
- You will use when selling investments.
- Neutral Values (±123.00) or zero quantity
- Neutral Values will be used to calculate the transaction amount.
- Neutral Values will not increment or decrement the existing quantity in the Item table.
- They are used to record changes to the Investments without affecting the quantity.
For example, Market price adjustments, the quantity remains the same, but the value of the investment (balance) is changed.
- Price per unit.
If present, together with the Quantity it is used to calculate the transaction amount. - Transaction amount
- If you enter the Quantity and Unit Price, the program automatically calculates the Amount.
- For market price adjustments the amount is entered without quantity or with a neutral quantity.
- Account Debit or Account Credit
- Asset account
- When changing the quantity or the balance of the investment you always need to enter as a debit or credit account that corresponds to the Asset account associated with the Investment.
- Revenues and Cost accounts
- When recording revenues and costs related to the investment, you specify the account that is related to the revenue or cost.
- The program will create reports that calculate all the costs associated with a specific investment.
- Asset account
Examples of Double-Entry Transactions
The Transactions Table is where you enter investment transactions. Here is a brief explanation:
- When buying or selling investments, multiple lines are typically needed to enter the necessary accounts, quantity, and price. The date and item are repeated.
- The Item column (Investment ID) allows you to specify the investment, while the Qt. (quantity) and Unit Price columns provide the necessary information for inventory tracking.
- The Account Debit and Account Credit columns enable you to specify the accounts for bank transactions, asset accounts, revenues, costs, and realized or unrealized gains or losses, including those related to exchange rates.
Opening Value
When starting a new accounting or a new year you need to enter:
- Opening amounts for Investment accounts.
As with any other accounts, enter the opening amount of each Investment account in the account currency.- The program calculates the opening amount in the base currency using the opening exchange rate from the Exchange Rate table.
- The opening balance should equal the sum of the opening values of all investments associated with that account.
- Opening Quantity and Price for Investments.
For each investment, enter the opening quantity and opening price.- The program calculates the opening value by multiplying the opening quantity by the opening price.
- The program also calculates the opening value in the base currency using the opening exchange rate.
Accounts and Investments Reconciliation
When an investment is entered in the Items table, it must be linked to the Asset Account where its accounting value is recorded.
For all investments linked to the same Asset Account, there must be full correspondence between:
- the opening balance of the Asset Account and the opening values of the linked investments
- the current balance of the Asset Account and the Book Values of the linked investments.
The command Reconciliation Report will calculate the book value of all accounts and check for the correspondence. If there are any differences it will notify you.
Investment Accounting Software
An Investment Accounting system is specialized software that records, values, and reports investments such as shares, bonds, ETFs, and investment funds.
Unlike a traditional accounting system, it manages both the accounting value and the investment-specific information required to track securities over time, including quantities, prices, market values, exchange rates, and realized and unrealized gains and losses.
Typical functions include:
- Recording purchases and sales of securities.
- Calculating book value and cost basis.
- Processing interest, dividends, and commissions.
- Perfoming market and foreign currency valuations.
- Calculating realized and unrealized gains and losses.
- Preparing accounting and investment reports.
Professional investment accounting systems may also support multiple accounting frameworks, such as IFRS and GAAP, as well as tax, reconciliation, and compliance reporting.
Elements
Investment accounting software consists of sophisticated solutions that are usually based on general accounting software or ERP (Enterprise Resource Planning) systems. These solutions typically include several components.
These solutions include several components.
- General ledger
- Double-entry accounting engine (Accounting Book of Record, ABOR) – Records all investment-related debits/credits.
- Multi-basis accounting – Supports IFRS, US GAAP, statutory, and tax accounting simultaneously.
- Chart of accounts & financial statements – Provides Balance Sheet and Profit & Loss outputs.
- Trade and transaction capture – Records purchases, sales, income events, fees, and settlements.
- Cash and liquidity management – Tracks cash movements, forecasts, and balances.
- Investment accounting
- Investment Book of Record (IBOR) – Tracks real-time quantities, cash, and exposures.
- Security master and reference data – Provides centralized instrument definitions and reference data, such as ISINs, coupons, and ratings.
- Market data & pricing engine – Imports or calculates prices, FX rates, yields, and curves.
- Valuation and revaluation logic – Calculates fair value, amortized cost, and unrealized gains and losses.
- Performance measurement – Calculates returns and contributions and compares performance against benchmarks (optional).
- Risk and exposure analytics – Provides duration, FX exposure, sensitivity, and VaR metrics (optional).
- Regulatory & compliance reporting – Supports filings (e.g., Solvency II, NAIC, UCITS).
- Reconciliation tools – Matches cash, positions, and transactions with custodians/brokers.
- Client & portfolio reporting – Generates statements, holdings reports, and dashboards.
Accounting and Investment Book of Record
- Accounting Book of Record (ABOR)
An ABOR is a double-entry accounting journal that records financial transactions. - Investment Book of Record (IBOR)
- An IBOR is similar to an inventory system and records the quantities and prices of securities bought and sold.
- It may be maintained in a separate database or as a subledger of the ABOR system.
Investment data from the IBOR is typically integrated into the ABOR through a process that creates double-entry accounting transactions at specified intervals, usually daily.
Single Book of Record
Instead of maintaining a separate IBOR, Banana Accounting uses a single ABOR journal that also integrates the information required for investment accounting.
Double-entry transactions include the information required for investment accounting, such as the Investment ID, quantity, price, and other details.
The Asset Account provides the connection between investment accounting and financial accounting. In the Accounts table, you define the Asset Accounts used to record the accounting value of the investments.
In the Items table, each investment is linked through the Asset Account column to one of the Asset Accounts defined in the Accounts table.
When entering transactions that change the quantity or value of an investment, you must use the Asset Account defined for that investment in the Items table.
The opening balance of each Asset Account must match the sum of the opening values of all investments linked to that Asset Account.
The current balance of each Asset Account must match the sum of the current values of all investments linked to that Asset Account.
Simplicity Through Innovation
Simplicity Through Innovation
Integrating investment management into a financial accounting system while keeping it simple to use is a significant technical challenge. Many investment accounting solutions rely on separate portfolio management systems or complex subledgers, making implementation and daily operation more complicated.
Banana Accounting follows a different approach by extending its standard accounting system with features specifically designed for investment accounting.
One of these is the integrated Items system, which allows investment information to be recorded directly in accounting transactions. Each transaction can include the Investment ID, quantity, and unit price, while the program automatically calculates the corresponding accounting amount. This makes it possible to manage investment movements without maintaining a separate investment journal.
Another distinctive feature is the support for neutral quantities (±). A neutral quantity is entered by typing ±123, which Banana Accounting automatically converts to ±123. Unlike positive or negative quantities, a neutral quantity does not change the number of securities held. Instead, it is used to calculate the accounting amount for transactions that modify the book value of an investment without affecting its quantity, such as market value adjustments, unrealized gains and losses, or other valuation entries.
These innovations allow Banana Accounting to manage complex investment accounting scenarios using the same transaction model employed for standard accounting, reducing complexity while maintaining complete integration between financial accounting and investment management.
Keeping Track of the Book Value
One of the most challenging aspects of investment accounting is maintaining the book value of each investment throughout its entire life cycle.
Unlike portfolio management systems, which primarily focus on market value, portfolio performance, and trading activities, investment accounting must determine and maintain the accounting value of each investment. The book value represents the accounting value of the investment and is used to determine realized and unrealized gains and losses. It may also be relevant for tax purposes, depending on the applicable tax rules.
To maintain the correct book value, every investment transaction must be recorded together with all the information that affects its accounting value. This includes:
- purchases and sales;
- quantities and unit prices;
- commissions and transaction costs;
- interest and dividends;
- realized gains and losses;
- unrealized gains and losses resulting from market value adjustments;
- realized and unrealized exchange rate differences.
Traditional accounting software generally records only monetary amounts and does not manage the quantities and prices required for investment accounting. As a result, accountants often maintain separate spreadsheets to calculate book values, realized gains and losses, and year-end valuations, increasing both workload and the risk of errors.
Banana Investment Accounting integrates investment management directly into the accounting system. By recording quantities, prices, expenses, commissions, and other investment data together with the accounting entries, the information required to maintain the book value of each investment and calculate realized and unrealized gains and losses, including those arising from exchange rate fluctuations, remains integrated within the accounting system.
Using the Moving Average Cost with Market Adjustments (MAC-MA) method, Banana Accounting produces both financial accounting reports, such as the Balance Sheet and Profit & Loss Statement, and investment reports for monitoring securities, eliminating the need for separate spreadsheets and manual reconciliations.
Banana Investment Accounting: Professional Wealth Management for the Individual
Banana Investment Accounting integrates investment management directly into a double-entry accounting system. It allows you to manage securities, maintain their book values, and produce both investment reports and financial statements from a single accounting file.
Unlike traditional portfolio management software, Banana Accounting maintains both investment positions and their accounting book values within a single integrated system. Every investment transaction is reflected in both the investment data and the financial accounting, keeping investment information and the Balance Sheet and Profit & Loss Statement directly connected.
Key Benefits for the Professional Investor
- Unified Financial View: Manage your assets, liabilities, revenues, and expenses within a single, integrated accounting environment. This provides a comprehensive view of your financial position and reduces the need to maintain information across separate systems.
- Professional-Grade Accounting: Leverage a professional accounting solution used by companies, pension funds, and family offices. This ensures your records are structured, controlled, and audit-ready, providing a high level of financial transparency.
- Integrated Reporting: Investment transactions update both the investment data and the financial accounting. This allows you to generate Balance Sheet, Profit & Loss, and investment reports from the same accounting data.
- Complex Investment Management: Manage different types of investments, including shares, bonds, funds, ETFs, and cryptocurrencies, with support for multiple currencies.
- Gain, Loss, and Valuation Calculations: The Investment Accounting Extension can calculate realized gains and losses when investments are sold. Investment values can also be adjusted to current market prices to calculate and record unrealized gains and losses.
- Data Privacy and Control: Banana Accounting runs locally on your computer, and you decide where your accounting files are stored, whether locally or using a cloud storage service of your choice.
Ease of Use & Accessibility
- Excel-Like Interface: Banana Accounting uses a table-based interface similar to Excel, where accounting and investment data is entered and displayed in tables. This makes it easy to view, search, select, and modify data.
- Simple Installation: Banana Accounting can be installed directly on Windows, macOS, and Linux, without requiring a complex server setup.
- Prerequisite Knowledge: A working knowledge of double-entry accounting is required to use the solution effectively.
How It Works: The Double-Entry Advantage
Banana Investment Accounting combines financial accounting, based on the double-entry method, with investment accounting, which uses information similar to inventory management, such as quantities and prices.
- Accounts Table: This table contains the Chart of Accounts and shows the current balance of each account. Transactions entered in the Transactions table update the corresponding account balances according to the double-entry accounting method, providing the data used for the Balance Sheet and Profit & Loss Statement.
- Items Table: In the Items table, you define your investments, such as shares, bonds, funds, and ETFs. Each investment is linked to an Asset Account defined in the Accounts table.
- Transactions Table: Investment transactions, such as purchases, sales, dividends, and fees, are recorded here. Along with the standard double-entry information, such as debit and credit accounts and amounts, you also specify the Investment ID, quantity, and price.
- Automatic Updates: The software automatically updates the quantities in the Items table and the balances in the Accounts table based on the transactions entered. The updated accounting data is reflected in the Balance Sheet and Profit & Loss Statement.
- Investment Reporting: Use the Investment Accounting Extension to generate detailed reports on investments, including quantities, values, gains and losses, and other investment-related information.
Get Started
To get started with Banana Investment Accounting, download Banana Accounting and explore the available documentation, templates, and examples.
Detailed guides and tutorials are available in the Banana Accounting documentation to help you set up Investment Accounting and manage different investment accounting scenarios.
How Finance Professors Can Use Banana Investment Accounting to Enhance Investment Education
Teaching investment and accounting concepts can be challenging when students only see theory or isolated examples. Banana Investment Accounting provides a practical tool for applying these concepts in an accounting environment. By combining traditional double-entry accounting with investment management, the software allows professors to demonstrate how investment transactions, valuations, and market changes are reflected in financial accounting and financial statements.
Whether used in financial accounting, investment accounting, portfolio management, or auditing courses, Banana helps students develop practical skills and understand how accounting principles are applied to real-world investment scenarios.
Students learn not only how investment transactions are recorded, but also why they affect the Balance Sheet, the Profit & Loss Statement, and the book value of each investment. By applying accounting principles and workflows used in professional investment accounting, students can connect theoretical concepts with practical application.
Free for students:
Students can use the Banana Accounting Free plan and manage up to 70 transactions at no cost.
Teaching Benefits
Banana Accounting gives professors a practical tool that supports both traditional accounting education and investment-related courses.
Strengthens Core Accounting Skills
Students learn double-entry accounting through realistic investment transactions and practical examples. Each transaction, whether a purchase, sale, dividend, fee, or adjustment, shows its impact on the Balance Sheet and Profit & Loss Statement. This reinforces the fundamental accounting principles taught in introductory and intermediate accounting courses.
Helps Students Understand Investment Concepts
Banana integrates quantities, prices, book values, and market values directly into the accounting system..
Students can see how:
- book values and market values are determined
- realized and unrealized gains and losses are calculated and recorded
- exchange rate differences affect financial results
This helps students connect investment accounting concepts with their practical accounting treatment.
Connects Theory With Real-World Practice
Students work with realistic investment scenarios, including:
- Recording purchases and sales
- Accounting for bond coupon accruals
- Performing multi-currency valuations
- Preparing year-end adjustments and reconciliations.
These exercises help students apply accounting concepts to situations they may encounter in professional accounting and finance roles.
Helps Reduce Teaching Workload
Ready-made templates, automated calculations, and reports such as the Appraisal, Security Card, and Reconciliation reports reduce the need to create complex spreadsheets and manual examples from scratch.
Suitable for Multiple Courses
Banana can be used across different accounting and finance courses:
- Financial Accounting – Double-entry accounting, financial reporting, and adjustments
- Investment Accounting – Book values, valuations, and realized and unrealized gains and losses
- Investment and Portfolio Management – Investment transactions, market values, and foreign currency effects
- Auditing – Transaction tracing, reconciliation, and accounting controls.
A single tool can therefore support different teaching and learning objectives.
What Professors Can Teach Using Banana Investment Accounting
This section explains concrete learning outcomes:
Securities Valuation and Book Value Tracking
Students learn:
- the difference between book value and market value
- the moving average cost method
- how unrealized gains and losses are calculated and recorded
- how to prepare year-end valuation adjustments using the Investment Accounting Extension.
Investment Transactions: From Theory to Double-Entry
Students practice recording:
- Purchases
- Sales
- Commissions and fees
- Accrued interest (for bonds)
- Dividends and coupons
- Realized gains and losses and exchange rate differences.
Multi-Currency Investment Accounting
Students learn how exchange rate changes affect:
- book values
- realized exchange rate gains and losses
- year-end revaluations using the Exchange Rate Table
- realized and unrealized exchange rate gains and losses.
Investment Reporting and Analysis
Using investment accounting reports, students can work with:
- Appraisal report
- Security Card Report
- Reconciliation and Check Balances.
Students learn to analyze investment positions, valuations, gains and losses, and their relationship with the financial accounting data.
By combining double-entry accounting with integrated investment management, Banana Accounting provides a practical learning environment for teaching investment accounting, securities valuation, portfolio management concepts, financial reporting, and the accounting treatment of investment transactions.
Accounts Table
To manage investments with Banana Investment Accounting, the Accounts table includes both standard financial accounting accounts and specific accounts used for investment accounting.
Each investment is represented by an Item linked to an Investment Balance Sheet Account. Investment transactions combine investment-specific information, such as the Item ID, quantity, and price, with the corresponding accounting entries, keeping investment data and financial accounting directly connected.
Investment accounts are organized into three categories:
- Investment Balance Sheet Accounts – represent the book value of investments
- Investment Value Adjustment Accounts – record realized and unrealized gains and losses and other adjustments affecting investment book values
- Investment Profit & Loss Accounts – record investment income and expenses such as dividends, interest, commissions, and fees.
Together, these accounts provide the accounting structure required to record investment transactions, maintain the book value of each investment, and reflect investment activity in the Balance Sheet and Profit & Loss Statement.
Investment Balance Sheet Accounts
Investment Balance Sheet Accounts represent the book value of investments reported in the Balance Sheet. Each account summarizes the book value of all investments linked to it.
Each investment (Item) is associated with one Investment Balance Sheet Account where purchases, sales, and other transactions affecting its book value are recorded.
The balance of each Investment Balance Sheet Account must equal the total book value of all Items linked to that account.
When to Create Investment Balance Sheet Accounts
The number of Investment Balance Sheet Accounts depends on the organization of the portfolio. Common configurations include:
- You need at least one Investment Balance Sheet Account to record the purchase and sale of investments.
- If you manage different types of securities, such as shares, bonds, or investment funds, it is recommended to create a separate account for each category.
- If you are using multi-currency accounting, you need at least one Investment Balance Sheet Account for each currency.
- If you manage bonds, it is recommended to create a separate liability account to record withholding tax.
- Key Characteristics:
- Every Item must be linked to one Investment Balance Sheet Account.
- The currency of the Item must match the currency of its Investment Balance Sheet Account.
- In investment transactions affecting quantity or book value, the Investment Balance Sheet Account is used together with the corresponding Item ID.
- Types of Balance Accounts:
- Investment Balance Sheet Accounts are normally asset accounts because they represent the book value of investments. Other Balance Sheet accounts, including liability accounts where required, may also be used for specific investment-related transactions.
- Account Configuration:
- Account: Account name.
- Description: Account description.
- BClass: 1 for Asset accounts or 2 for liability accounts.
- Sum In: Name of the group.
- Currency (multi-currency accounting only): Account currency.
- Opening (and Opening Currency for multi-currency accounting): The opening balance of the account.
- The opening balance must match the sum of the opening values of all securities (items) linked to the account in the Items table. See also Opening and closing page for more information.
- You can verify the opening balances using Actions > Check Accounting. Select “Items” and “Asset accounts opening balances” to check for inconsistencies.
Investment Value Adjustment Accounts
Unlike Investment Balance Sheet Accounts, Investment Value Adjustment Accounts do not represent the Book Value of investments. Instead, they record gains, losses, and other accounting adjustments that increase or decrease the Book Value of an investment.
They are used to record gains, losses, and other adjustments resulting from:
- the sale of an investment
- a market value revaluation
- an exchange rate fluctuation
- other accounting adjustments.
Investment Value Adjustment Accounts are used in investment adjustment transactions together with:
- the Investment Balance Sheet Account
- the corresponding Item ID.
Realized Gains and Losses
These accounts are used when an investment is sold and a gain or loss is realized.
- Realized Gain on Investments: Records a gain when the Selling Price is higher than the Book Price. The gain is calculated as:
(Selling Price−Book Price) × Quantity Sold - Realized Loss on Investments: Records a loss when the Selling Price is lower than the Book Price. The loss is calculated as:
(Book Price − Selling Price) × Quantity Sold - Realized Exchange Rate Gain: Records a gain when the base currency value of the investment increases due to exchange rate differences upon sale.
- Realized Exchange Rate Loss: Records a loss when the base currency value of the investment decreases due to exchange rate differences upon sale.
Unrealized Gains and Losses
Unrealized gain and loss accounts are used to record changes in the value of an investment while the investment is still held.
- Unrealized Gain on Investments: Records an increase in value when the market value is higher than the Book Value.
- Unrealized Loss on Investments: Records a decrease in value when the market value is lower than the Book Value.
- Unrealized Exchange Rate Gain: Records an increase in the base currency value resulting from exchange rate fluctuations.
- Unrealized Exchange Rate Loss: Records a decrease in the base currency value resulting from exchange rate fluctuations.
Other Value Adjustments:
Other adjustment accounts may be used to record specific changes to the Book Value of an investment that are not directly related to realized or unrealized gains and losses.
- Depreciation: Records decreases in the Book Value of assets resulting from depreciation or similar value adjustments.
- Capitalized Costs: Records costs that are capitalized and therefore increase the Book Value of an investment.
- Income Adjustments: Records investment-related income adjustments that affect the Book Value, where applicable.
- Rounding Differences: Records small adjustments required to correct differences resulting from rounding.
Investment Profit & Loss Accounts
These accounts record income and expenses associated with investments, such as dividends, interest, commissions, and fees.
Unlike Investment Balance Sheet Accounts and Investment Value Adjustment Accounts, these accounts do not represent or adjust the Book Value of an investment. They may be associated with the corresponding Item ID to track income and expenses related to individual investments.
- Common Profit & Loss Accounts:
- Interest Earned: Records interest income earned from investments.
- Interest Paid: Records interest expenses related to investments, borrowing, or margin accounts.
- Dividend Income: Records dividend income received from investments.
- Commission Costs: Records commissions and transaction fees recognized as expenses.
- Charges: Records other charges related to investments.
- Other Income: Records other investment-related income.
- Other Costs: Records other investment-related expenses.
These accounts record income and expenses related to investments but do not affect their Book Value.
Relationship Between Investment Accounts
Together with the linked Items and investment transactions, these account categories form the core of the Banana Investment Accounting model, ensuring consistency between investment positions, Book Values, and financial accounting.
Items Table with Investments List
The Items table contains one row for each investment and records the quantities, book values, and market values of all securities managed in Banana Investment Accounting. Together with the Accounts table, it forms the core of the investment accounting model.
Each row represents one investment (Item). The Item identifies the security, stores its quantities, book value, and market value, and links all investment transactions to the corresponding Investment Balance Sheet Account.
Data to be entered
Enter all investments by specifying the following information:
- Item: The ID, generally the ISIN of the security.
- Description: The description.
- Sum In: Defines the grouping used to calculate separate totals for stocks, bonds, funds, or other investment categories.
Usually, a different Investment Balance Sheet Account is used for each group. - Asset Account: The Balance Sheet account to which the investment is linked.
- It represents the connection point between Financial Accounting and Investment Accounting.
- The Investment Balance Sheet Account must be a Balance Sheet account, as investments are part of the company’s assets. If a different type of account is entered (for example, when entering an income statement account), the program displays a warning message.
- The total book value of all securities linked to the same Investment Balance Sheet Account must correspond to the balance of that account. The Reconciliation Report verifies that the account balance and the total book value of investments remain consistent.
Asset Type: The type of security, which can be:
- 1: Stocks, ETFs, funds,...
Investments Measured by Quantity. - 2: Bonds, debt securities,...
Investments Measured by Nominal Value.
This internal classification is used by the investment accounting extension to calculate quantities and values. It is not part of the accounting reports.
- 1: Stocks, ETFs, funds,...
- Currency (for multi-currency accounting only): Currency of the security.
- The currency must be the same as the currency of the Investment Balance Sheet Account selected in the Asset Account field.
- Begin Qt: The opening quantity of the investment.
- Price Begin: The opening quantity of the investment.
- Price Current: The current market price per unit of the security.
- This value can be entered manually or updated using the Import market prices, which allows market prices for multiple securities to be updated at once.
Data calculated automatically
The program automatically calculates:
- Value Begin (also Value Begin Currency for multi-currency accounting): Represents the opening value of the security.
- Value Begin = Begin Qt × Price Begin.
- In multi-currency accounting, the exchange rate applied between Value Begin Currency and Value Begin is the opening exchange rate without a date specified in the Exchange rates table for that particular currency.
- The calculated value, or the sum of the calculated values of all securities linked to the same Investment Balance Sheet Account, must match the opening balance of that account in the Accounts table. See also the Opening and closing page for more information.
- Current Qt: The current quantity of the investment.
- It is calculated from the Begin Qt plus or minus the quantities recorded in transactions.
- Value Current (also Currency Value for multi-currency accounting): Represents the current market value of the security.
- Value Current = Current Qt × Price Current.
- In multi-currency accounting, the exchange rate applied between Currency Value and Value Current is the current exchange rate without a date specified in the Exchange rates table for that particular currency.
- The totals for the different groups.
Grouping
Grouping allows investments to be organized by categories such as shares, bonds, ETFs, or funds. Groups are used to calculate subtotals in the Items table and to organize results in reports such as the Portfolio Valuation Report.
Transactions of purchase and sale of investments
The Transactions table is the core of the accounting workflow. It records all investment operations, including purchases, sales, income, expenses, transfers, and valuation adjustments.
By linking accounting entries to the corresponding Item, Banana Investment Accounting keeps the accounting records and the related investment data synchronized.
Before entering investment transactions, you must:
- create the required Investment Balance Sheet Accounts in the Accounts table
- define each investment in the Items table.
This documentation assumes that you are familiar with financial accounting, portfolio accounting, and the concept of updating the book value of an investment when it is sold.
For general accounting features, such as attaching digital documents, using Cost Centres and Cost Segments, or importing accounting data, refer to the Financial Accounting documentation.
Recording Investment Transactions
Investment transactions are recorded in the Transactions table and linked to the corresponding Item. This allows Banana Investment Accounting to update the accounting records together with the related investment quantities and values.
The information required depends on the type of investment operation. The sections below explain the general booking requirements, while the specific pages provide detailed instructions and examples for shares, funds, bonds, and other investment operations.
Preparing Transaction Data
Before entering an investment transaction, collect all the information required to complete the accounting entry.
The information is often provided by different sources:
- Bank statement – provides the net amount credited or debited
- Portfolio statement – provides the investment details, including quantity, unit price, currency, and transaction date.
Transactions can be entered manually or imported automatically.
Banana Investment Accounting supports several import methods:
- importing bank statements using Import into Accounting
- copying and pasting data prepared in Excel
- importing data generated by Excel macros
- using customized import extensions for specific banks or portfolio management systems.
Regardless of the import method, every investment transaction must contain the information required to correctly update the related accounting records and investment data.
Transaction Structure
Investment purchases and sales are generally recorded as compound (multi-line) transactions following the principles of double-entry accounting. Each row records one accounting component of the operation, while the same Item is used on all rows related to the investment.
A typical investment transaction may include:
- a row for the bank payment or receipt
- a row for the investment movement, including Quantity and Unit Price and, when applicable, Exchange Rate
- separate rows for commissions, bank charges, taxes, or other transaction costs
- for sales, separate rows for the realized investment gain or loss
- for foreign-currency sales, separate rows for the realized exchange rate gain or loss.
The Item identifies the investment involved in the transaction. Repeating the Item on the related rows allows Banana Investment Accounting to associate the accounting entries with the corresponding investment and use them to update investment data and prepare reports.
For sales, the Calculate Sale Data command uses the historical investment data to calculate the realized investment gain or loss and, when applicable, the realized exchange rate gain or loss.
Required booking information
To correctly update both Financial Accounting and Investment Accounting, each investment transaction must include the information required to identify the investment and record the related accounting entries.
The required information depends on the type of transaction. The following information is typically required when recording investment purchases and sales.
Basic Transaction Information
- Date – The transaction date.
- Item – Identifies the investment defined in the Items table. Enter the same Item on all rows related to the investment.
- Description – A short description of the transaction.
Bank Payment or Receipt
This row records the payment for a purchase or the receipt from a sale.
- Debit Account (sale) – Bank account receiving the sale proceeds
- Credit Account (purchase) – Bank account used to pay for the investment
- Amount – Net amount credited or debited by the bank.
Investment Movement
This row records the purchase or sale of the investment and updates its quantity and book value.
- Debit Account (purchase) – Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- Credit Account (sale) – Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- Quantity – Positive for purchases and negative for sales.
- Unit Price – Price per unit at which the investment is purchased or sold.
- Exchange Rate – Exchange rate used for the transaction, when applicable.
Banana Investment Accounting automatically calculates the transaction amount based on the Quantity, Unit Price, and, when applicable, Exchange Rate entered in the transaction.
Note: The Investment Balance Sheet Account must correspond to the account assigned to the Item in the Items table. If a different account is used, Banana Investment Accounting displays a warning.
Bank Charges and Commissions
Use additional rows to record brokerage fees, bank commissions, taxes, or other transaction costs.
- Debit Account – Expense account for the related cost.
Additional Details for Sales Transactions
When an investment is sold, the book value of the investment must be updated and the realized gain or loss must be recorded. For foreign-currency investments, a realized exchange rate gain or loss may also need to be recorded.
These values can be entered manually or calculated using the Calculate Sale Data command.
Realized Gain/Loss on Investment
- Debit Account – Account for realized investment losses.
- Credit Account – Account for realized investment gains.
Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account for the adjustment.
Realized Exchange Gain/Loss
For investments denominated in a foreign currency, an additional row may be required to record the realized exchange rate difference.
- Debit Account – Account for realized exchange rate losses.
- Credit Account – Account for realized exchange rate gains.
Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account for the exchange rate adjustment.
Specific Investment Transactions
The accounting structure and required entries vary depending on the type of investment and transaction. See the following pages for detailed instructions and examples:
- Booking Share Movements – purchases and sales of shares
- Booking Fund Unit Movements – subscriptions, redemptions, distributions, reinvestments, switches, and consolidations
- Booking Bond Movements – purchases, sales, accrued interest, coupons, and withholding tax
- Adjustment to the Market Price – year-end market value adjustments
- Book Rounding Differences – adjustments for rounding differences
- Calculate Sale Data – calculation of realized investment and exchange rate gains or losses on sales.
Booking share movements
Share purchases and sales are recorded as compound transactions, with separate rows for the different accounting components of the operation. This structure makes it possible to record the investment movement, bank payment or receipt, transaction costs, and any realized gains or losses while keeping the book value of the investment up to date.
The Item identifies the share involved in the transaction. Enter the same Item on all rows related to the investment so that Banana Investment Accounting can associate the accounting entries with the corresponding investment.
Purchase of shares
A share purchase is generally recorded using separate rows for the investment purchase, transaction costs, and payment.
- Purchase of shares
- In the Debit Account column, enter the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- Enter the number of shares purchased in the Quantity column.
- Enter the purchase price per share in the Unit Price column.
- Banana Investment Accounting automatically calculates the corresponding amount.
- Bank charges
- Enter the account used to record bank charges or commissions in the Debit Account column.
- Enter the amount of the charges.
- Payment of securities and charges
- Enter the account used to make the payment, normally the bank account, in the Credit Account column.
- The payment corresponds to the total amount paid for the shares plus bank charges and other costs included in the transaction.
Sale of shares
A share sale generally requires additional rows because, in addition to recording the sale and the amount received, the book value of the investment must be updated and the realized gain or loss must be recorded.
- Sale of shares
- In the Credit Account column, enter the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- Enter the number of shares sold as a negative value in the Quantity column.
- Enter the selling price per share in the Unit Price column.
- Banana Investment Accounting automatically calculates the corresponding sale amount before bank charges.
- Bank charges
- Enter the account used to record bank charges or commissions in the Debit Account column.
- Enter the amount charged by the bank.
- The sale amount less bank charges corresponds to the net amount received, unless other transaction components are present.
- Net amount received
- In the Debit Account column, enter the bank account receiving the sale proceeds.
- Enter the net amount credited by the bank after deducting bank charges and any other amounts included in the transaction.
- In multi-currency accounting, use a bank account with the same currency as the investment.
- Realized Gain or Loss on Investment
- The realized gain or loss on sale results from the difference between the sale value and the book value of the shares sold.
- Use the Calculate Sale Data extension to automatically calculate the realized gain or loss based on the historical investment data.
- On the same row, the extension records the sale quantity as a neutral number. This allows Banana Investment Accounting to calculate the realized gain or loss per unit.
- Record a realized gain using the appropriate realized investment gain account, or a realized loss using the appropriate realized investment loss account. Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account.
- Realized Exchange Rate Gain or Loss (multi-currency accounting only)
- When an investment is denominated in a foreign currency, its sale may generate a realized exchange rate gain or loss in addition to the realized gain or loss on the investment.
- The realized exchange rate gain or loss reflects the effect, in the base currency, of the difference between the accounting exchange rate of the investment and the exchange rate applied to the sale.
- Use the Calculate Sale Data extension to automatically calculate the realized exchange rate gain or loss based on the historical investment data.
- Record a realized exchange rate gain using the appropriate realized exchange rate gain account, or a realized exchange rate loss using the appropriate realized exchange rate loss account. Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account.
Booking fund unit movements
Fund units are generally accounted for in the same way as shares when they are purchased or sold. However, funds may involve specific transactions such as:
- subscriptions
- redemptions
- distributions
- reinvested distributions
- accumulation units
- switches or conversions between fund classes
- splits or consolidations.
Each fund is identified by an Item and linked to the Investment Balance Sheet Account assigned to that Item. Transactions affecting the number of units are recorded using the corresponding Item, Quantity, and Unit Price.
For funds, the price per unit is often referred to as the Net Asset Value (NAV). The NAV represents the value of one fund unit and can be used as the Unit Price when recording subscriptions, redemptions, reinvestments, and other transactions involving fund units.
Subscriptions and Redemptions
Subscriptions and redemptions of fund units are recorded in the same way as purchases and sales of shares.
A subscription increases the number of units held and the book value of the investment. Record the additional units as a positive value in the Quantity column and use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item.
A redemption decreases the number of units held. Record the redeemed units as a negative value in the Quantity column. If the redemption value differs from the book value of the units redeemed, the difference is recorded as a realized gain or loss on the investment.
For foreign-currency investments, a redemption may also generate a realized exchange rate gain or loss.
For detailed instructions on purchases and sales, see Booking Share Movements. For the calculation of realized gains or losses, see Calculate Sale Data.
Distribution / Income Units
Income or distribution units periodically distribute income to the investor without changing the number of fund units held.
Record the amount received as investment income and the corresponding increase in the bank account.
If taxes, withholding taxes, commissions, or other charges are deducted from the distribution, record them on separate rows using the appropriate accounts.
Accumulation Units
Accumulation units do not normally distribute income in cash. Instead, the income generated by the fund is retained within the fund and reflected in the value of the units.
Because no additional units are normally issued and no cash is received, the quantity held does not normally change.
If the accumulated income must be recognized separately for accounting, tax, or reporting purposes, record the required adjustment according to the applicable accounting and tax treatment.
Reinvestment
When a distribution is reinvested, the distribution income is used to acquire additional fund units instead of being paid out to the investor.
Record the investment income and the acquisition of the additional units as separate accounting components of the transaction. The acquisition increases both the Quantity and the book value of the investment, even when there is no net movement on the bank account.
The quantity of additional units is calculated as:
Reinvested amount / Unit Price (NAV) = Additional units
For example, if USD 100 is reinvested at a NAV of USD 50 per unit, 2 additional units are acquired. If the NAV is USD 37.50, 2.6667 additional units are acquired.
Fund quantities can therefore include decimal units.
Switch / Conversion
A switch or conversion transfers an investment from one fund or fund class to another. The accounting treatment depends on whether the operation is treated as a sale and subsequent purchase or as an internal transfer.
If the switch is treated as a sale and purchase, record the decrease of the old Item and the acquisition of the new Item as separate investment movements. Any applicable realized gain or loss, and for foreign-currency investments any realized exchange rate gain or loss, must also be recorded.
If the switch is treated as an internal transfer, decrease the Quantity of the old Item and increase the Quantity of the new Item. Transfer the corresponding book value from the Investment Balance Sheet Account associated with the old Item to the Investment Balance Sheet Account associated with the new Item. No realized gain or loss is recorded if the transaction does not constitute a realization.
If both Items are assigned to the same Investment Balance Sheet Account, the transfer changes the quantities and book values associated with the Items without changing the overall balance of that account.
For Items denominated in different currencies, the transferred values and any exchange rate differences must be recorded according to the accounting treatment applicable to the conversion.
Split / Consolidation
A split or consolidation changes the number of fund units held without changing the total book value of the investment.
- In a split, the number of units increases and the book value per unit decreases proportionally.
- In a consolidation, the number of units decreases and the book value per unit increases proportionally.
No cash movement and no realized gain or loss are normally recorded.
Booking bonds movements
Bond transactions are recorded using the same general transaction structure as other investments, but bonds introduce specific concepts such as nominal value, accrued interest, coupon interest, and withholding tax.
For bonds, the Quantity represents the nominal value of the bond rather than the number of securities held. The Unit Price represents the bond price applied to the nominal value.
Purchase of Bonds
A bond purchase generally includes separate rows for the bond purchase, bank charges, accrued interest, and payment.
- Purchase of bonds
- In the Debit Account column, enter the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- In the Quantity column, enter the nominal value of the bond purchased.
- In the Unit Price column, enter the purchase price of the bond.
- Banana Investment Accounting automatically calculates the corresponding purchase amount.
- Bank charges
- In the Debit Account column, enter the account used to record bank charges or commissions.
- Enter the amount charged by the bank.
- Accrued Interest
- When a bond is purchased between coupon payment dates, the buyer normally pays the seller the interest accrued from the previous coupon date to the purchase date.
- Record the accrued interest using the appropriate interest income account.
- In the Description column, you can indicate the accrual period and the applicable interest rate.
- Payment of Bonds
- In the Credit Account column, enter the account used to make the payment, normally the bank account.
- The total payment generally includes the bond purchase amount, accrued interest, bank charges, and any other transaction costs.
Collection of Interest Coupons
At each coupon payment date, record the interest earned on the bond. The gross interest may be divided between the net amount received and any withholding tax deducted.
- Net Interest
- In the Debit Account column, enter the bank account receiving the net interest.
- Enter the amount credited by the bank after deduction of withholding tax and any other applicable deductions.
- Recoverable Withholding Tax
- If withholding tax has been deducted and is recoverable, record the recoverable amount using the appropriate Balance Sheet account.
- In Switzerland, a 35% withholding tax may apply to certain Swiss investment income, including interest subject to Swiss withholding tax.
- Gross Interest
- In the Credit Account column, enter the appropriate interest income account.
- Record the gross amount of interest before withholding tax.
The net interest received plus the recoverable withholding tax corresponds to the gross interest, unless other deductions are present.
Sale of Bonds
A bond sale generally requires separate rows for the sale, bank charges, accrued interest, net amount received, realized gain or loss and, for foreign-currency investments, any realized exchange rate gain or loss.
- Sale of Bonds
- In the Credit Account column, enter the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item in the Items table.
- In the Quantity column, enter the nominal value of the bond sold as a negative value.
- In the Unit Price column, enter the selling price of the bond.
- Banana Investment Accounting automatically calculates the corresponding sale amount.
- Bank Charges
- In the Debit Account column, enter the account used to record bank charges or commissions.
- Enter the amount charged by the bank.
- Accrued Interest
- When a bond is sold between coupon payment dates, the buyer normally pays the seller the interest accrued from the previous coupon date to the sale date.
- In the Credit Account column, enter the appropriate interest income account.
- Record the accrued interest received.
- Net Amount Received
- In the Debit Account column, enter the bank account receiving the proceeds.
- Enter the net amount credited by the bank.
- The net amount received generally reflects the bond sale amount plus accrued interest, less bank charges and any other deductions.
- Realized Gain or Loss on Investment
- When a bond is sold, the difference between its sale value and its book value must be recorded as a realized gain or loss.
- Use the Calculate Sale Data extension to automatically calculate the realized gain or loss based on the historical investment data.
- On the same row, the extension records the sale Quantity as a neutral number, allowing Banana Investment Accounting to calculate additional information about the realized result.
- Record a realized gain using the appropriate realized investment gain account, or a realized loss using the appropriate realized investment loss account. Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account.
- Realized Exchange Rate Gain or Loss (multi-currency accounting only)
- When a bond is denominated in a foreign currency, its sale may generate a realized exchange rate gain or loss in addition to the realized gain or loss on the investment.
- The realized exchange rate gain or loss reflects the effect, in the base currency, of the difference between the accounting exchange rate of the investment and the exchange rate applied to the sale.
- Use the Calculate Sale Data extension to automatically calculate the realized exchange rate gain or loss based on the historical investment data.
- Record a realized exchange rate gain using the appropriate realized exchange rate gain account, or a realized exchange rate loss using the appropriate realized exchange rate loss account. Use the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account.
Nominal Value
The nominal value, also known as the face value, is the amount on which the bond interest is calculated.
In Banana Investment Accounting, the nominal value of a bond is entered in the Quantity column.
Interest
Bond interest is generally determined by the coupon rate, expressed as a percentage of the nominal value. The bondholder receives the interest according to the coupon conditions, typically at regular intervals. Interest is calculated on the nominal value of the bond.
Adjustment to the market price
Market price adjustments are generally recorded at the end of the accounting period to adjust the book value of investments that are still held to their current market value.
The adjustment is based on the difference between the book value of the investment and its market value. If the market value is higher than the book value, the difference is recorded as an unrealized gain. If the market value is lower than the book value, the difference is recorded as an unrealized loss.
The adjustment is recorded using the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item and the appropriate income or expense account. The investment remains in the portfolio; the adjustment changes its book value but does not change the Quantity held.
You can automatically create the required adjustment transactions using the Create adjustment transactions extension.
Book rounding difference
Small rounding differences may arise, especially at year-end, because banks, financial institutions, and Banana Investment Accounting may apply different rounding methods to investment prices and values.
When a rounding difference affects the book value of an investment, it can be corrected by entering a manual adjustment transaction.
Record the difference using the appropriate income or expense account and the Investment Balance Sheet Account assigned to the Item as the corresponding account.
This adjustment aligns the accounting records with the required investment value without changing the Quantity held.
Command for calculating profit and loss investment's sales
When an investment is sold, its book value must be updated and the realized result of the sale must be recorded.
Depending on the investment and its currency, the sale may require the calculation of:
- Realized Gain or Loss on Investment – the realized result arising from the difference between the sale value and the book value of the investment sold.
- Realized Exchange Rate Gain or Loss – for investments denominated in a foreign currency, the realized result arising from the exchange rate difference associated with the sale.
The Calculate Sale Data extension uses the historical investment data to automatically calculate the values required to complete the sale transaction and update the book value of the investment.
Investment Accounting Opening and Closing the Year
Beginning of the year
At the beginning of a new accounting year, make sure that the opening quantities and values of the investments in the Items table are consistent with the opening balances of the corresponding Investment Balance Sheet Accounts.
When a new accounting year is created from the previous year, Banana Accounting automatically carries forward the relevant investment quantities, prices, and account balances.
If you need to add a new security manually, enter its opening information in the Items table and make sure that its opening value is consistent with the opening balance of the Investment Balance Sheet Account specified in the Asset Account column.
Add a new security
To manually add a new security at the beginning of the accounting year, define it in the Items table and enter its opening values:
- Begin Qt. – Enter the opening quantity of the security. For bonds, enter the opening nominal value.
- Price Begin – Enter the opening unit price of the security.
Banana Investment Accounting automatically calculates the Value Begin based on the values entered in Begin Qt. and Price Begin.
In multi-currency accounting, the corresponding opening value in the base currency is also calculated automatically.
Matching Securities Balances with the Investment Balance Sheet Account
The total opening value of the securities must correspond to the opening balance of the Investment Balance Sheet Account specified in the Asset Account column of the Items table.
If multiple Items are assigned to the same Investment Balance Sheet Account, the sum of their Value Begin amounts must equal the opening balance of that account.
For example, if two shares are assigned to the same Shares CHF account, the sum of their opening values in the Items table must correspond to the opening balance of the Shares CHF account in the Accounts table.
This correspondence keeps the investment values in the Items table and the related balances in Financial Accounting aligned.
The following image shows that the opening values in the Items table correspond to the opening balance of the related Investment Balance Sheet Account in the Accounts table.
Opening Exchange Rate
In multi-currency accounting, Banana Investment Accounting automatically calculates the opening value of each security in the base currency using the applicable opening exchange rate.
The same opening exchange rate is used to calculate the opening balance of the corresponding Investment Balance Sheet Account, allowing the opening values of the securities and the account balance to remain consistent in the base currency.
To ensure this consistency, the opening balance of the Investment Balance Sheet Account in the account currency must be entered in the Opening Currency column of the Accounts table.
For more information about the values calculated in the Items table, see Data calculated automatically.
Check initial balances
After entering the opening values, you can verify that the opening values of the securities correspond to the opening balances of the related Investment Balance Sheet Accounts:
- Use the Actions > Check Accounting command. Select the Items and Asset accounts opening balances options.
- Use the Check balances extension to verify that the total opening value of the securities corresponds to the opening balance of the associated Investment Balance Sheet Account.
End of the Year
At the end of the accounting year, enter in the Price Current column of the Items table the price at which you want to value the security, normally its year-end market price.
Banana Investment Accounting automatically calculates the current value based on:
Current Qt. × Price Current = Value Current
The Current Qt. is automatically updated based on the investment transactions recorded during the year.
The resulting Value Current represents the current value of the security at the price entered in Price Current.
Closing Exchange Rate
In multi-currency accounting, Banana Investment Accounting automatically calculates the current value of each security in the base currency using the applicable current exchange rate.
The same current exchange rate is used for the corresponding Investment Balance Sheet Account, helping to keep the current values of the securities and the related account balance consistent in the base currency.
This consistency is particularly important when comparing the Value Current of the Items with the balance of the corresponding Investment Balance Sheet Account and when creating year-end adjustment transactions.
Create Adjustment Transactions
Before closing the accounting year, make sure that all required valuation adjustments have been recorded.
You can use the Create adjustment transactions extension to automatically calculate and create the required adjustment transactions.
The extension currently records the adjustment directly in the Investment Balance Sheet Account specified in the Asset Account column of the Items table. After the adjustment transactions have been created, the balance of the Investment Balance Sheet Account should correspond to the total Value Current of the Items assigned to that account.
To verify the balances, compare:
- the current balance of the Investment Balance Sheet Account in the accounting records
- the Value Current of the related Items in the Items table.
If multiple Items are assigned to the same Investment Balance Sheet Account, its balance should correspond to the sum of the Value Current amounts of all Items assigned to it.
In this example, the corresponding values in the Items table confirm that the Item values are consistent with the balance of the related Investment Balance Sheet Account.
Recording the adjustment using a different account
If required for auditing or reporting purposes, you may prefer to record the unrealized gain or loss in a separate Balance Sheet account instead of directly adjusting the Investment Balance Sheet Account specified in the Asset Account column.
In this case, you can:
- manually record the adjustment transactions
- modify the account used in the transactions generated by the Create adjustment transactions extension.
When using this approach, Price Current in the Items table should no longer represent the market price of the security. Instead, it should reflect the price corresponding to the current book value.
This ensures that the Value Current of the Item remains consistent with the balance of the corresponding Investment Balance Sheet Account when the valuation adjustment is recorded separately.
Creating a New Accounting Year
When you create a new accounting year using the Create New Year command, Banana Accounting automatically carries forward the closing values required for the new accounting year.
For each Item:
- the closing Current Qt. becomes the Begin Qt. of the new year
- the closing Price Current becomes the Price Begin of the new year.
The closing balances of the Investment Balance Sheet Accounts are also carried forward as opening balances for the new accounting year.
The opening Value Begin amounts of the Items and the opening balances of their corresponding Investment Balance Sheet Accounts should therefore remain consistent.
After creating the new year, use the Check balances extension to verify that the total opening value of the Items corresponds to the opening balance of the associated Investment Balance Sheet Account.
Planification et analyse
Gestion de la liquidité avec le rapport cash-flow
À partir de la version Banana+ Dev Channel 10.1.25, la nouvelle commande Rapports > Rapport cash-flow a été introduite, offrant une analyse détaillée des variations de liquidités enregistrées en comptabilité.
Cet outil vous permet de suivre les encaissements et paiements – y compris futurs – et fournit des informations précieuses sur la solidité financière et l'efficacité opérationnelle de votre entreprise.
- La logique de cette fonction repose sur la comparaison entre les soldes des comptes de liquidités et les mouvements des comptes de contrepartie, qui représentent généralement des revenus ou des dépenses.
- En comprenant comment les mouvements des comptes de liquidités correspondent aux flux nets de trésorerie pour chaque période, vous pouvez obtenir à tout moment une vision précise de votre situation financière. Cette comparaison fournit des informations essentielles pour une planification financière efficace et pour prendre des décisions éclairées, vous aidant ainsi à maintenir un flux de trésorerie équilibré et à atteindre vos objectifs financiers.
- Grâce à la fonctionnalité de prévision, vous pouvez analyser l'évolution de votre trésorerie au cours de l'année en utilisant les données des enregistrements existants et les éléments budgétaires.
Prérequis et notes importantes
Actuellement, la fonctionnalité Rapport cash-flow
- Est disponible dans la dernière version du Banana Accounting+ Dev Channel
- Nécessite le plan Advanced. Si vous ne disposez pas de cet abonnement, vous pouvez demander un code promotionnel valable un mois via le formulaire de contact.
- Est en phase de test Beta ; nous vous demandons donc de vérifier son fonctionnement et de nous signaler tout problème.
Tableau Cash Flow
Pour afficher le tableau cash-flow:
- sélectionnez la commande dans le menu Rapports > Rapport cash-flow
(si la commande n’est pas visible, vérifiez les prérequis) - définissez les paramètres dans le dialogue Rapport cash-flow et confirmez avec OK
Lignes
Structure verticale du rapport
- Chaque compte de liquidité
- Total de tous les comptes de liquidité (comptes de trésorerie)
- Comptes de contrepartie
- Total des comptes de contrepartie (variations totales du flux de trésorerie)
- Différence (affichée uniquement si le total des comptes de liquidité est différent du total des comptes de contrepartie)
Quelques commandes pour filtrer les lignes affichées dans le tableau
- Pour afficher uniquement les lignes avec un montant dans la vue Actuel
|!Movement_?_C:xml!<> |!Balance_?_C:xml!<> - Pour afficher uniquement les lignes avec un montant dans la vue Budget
|!Movement_?_B:xml!<> |!Balance_?_B:xml!<>
Colonnes
Les colonnes contenant des montants
- Solde d'ouverture (uniquement pour les comptes de liquidité)
Le montant initial du compte de liquidité pour la période. - Solde de clôture (uniquement pour les comptes de liquidité)
Le montant final du compte de liquidité à la fin de la période. - Mouvements pour la période
- Entrées (colonne masquée)
Indique l'argent entrant. - Sorties (colonne masquée)
Indique l'argent sortant. - Flux de trésorerie net
- Comptes de liquidité
Calculé comme Entrées moins Sorties.
Représente le total de tous les revenus (montants positifs) et dépenses (montants négatifs) enregistrés dans le compte pendant la période considérée. - Comptes de contrepartie
Indique l'origine (montants positifs) et la destination (montants négatifs).
- Comptes de liquidité
- Entrées (colonne masquée)
Vues
Le rapport propose trois vues
- Actuel
Utilise les soldes d'ouverture et les données des enregistrements réels. - Budget
Utilise les soldes d'ouverture et les données de la table Budget. - Prévision
- Utilise le solde d'ouverture et les données des enregistrements jusqu'à la date précédant la date de début de la prévision.
- Utilise les éléments budgétaires à partir de la date de début de la prévision (incluse).
Vue Prévision
La prévision combine les données comptables actuelles (table Enregistrements) avec les données budgétaires (table Budget).
Exemple :
- Dans la table Enregistrements, les mouvements sont saisis jusqu'à la fin septembre.
- Dans la table Budget, le budget des mois de l'année est saisi.
- Si vous définissez la date de début de la prévision au 1er octobre, le programme calculera la prévision en incluant :
- Le solde initial effectif.
- Les enregistrements de janvier à fin septembre.
- Les données budgétaires à partir du 1er octobre.
- La prévision de la trésorerie utilisera ainsi les soldes effectifs des comptes de liquidité et calculera les prévisions jusqu'à la fin de l'année sur la base des données budgétaires.
- La prévision est particulièrement utile lorsqu'elle est combinée avec une subdivision mensuelle.
En utilisant une subdivision mensuelle, vous pouvez visualiser le flux de trésorerie prévisionnel pour octobre, novembre et décembre, en partant des données effectives jusqu'à septembre.
Exemple de rapport pour la période du 01.01.2025 au 30.06.2025
- Date de début de la prévision : 01.04.2025
- 1er trimestre : les montants sont basés sur les enregistrements effectifs.
- 2e trimestre : les montants sont basés sur des prévisions :
- Le solde d'ouverture des comptes de liquidité est basé sur les données effectives.
- Le flux net de trésorerie est calculé sur la base des écritures budgétaires.
- Le solde final (prévisionnel) est la somme des données effectives et prévisionnelles (enregistrements + budget).
Logique du rapport
Le rapport affichera :
- Pour les comptes de liquidité :
le total de toutes les entrées et sorties de la période. - Pour les autres comptes :
le total des enregistrements ayant affecté les comptes de liquidité.
Fonctionnement du rapport
- L'utilisateur définit quels comptes sont des comptes de liquidité.
- Le solde initial des comptes de liquidité est utilisé comme valeur de départ.
- Pour toutes les écritures dans les tables Enregistrements et Budget :
- Le programme ne considère que les écritures impliquant un compte de liquidité.
- Le montant enregistré sur les comptes de liquidité est analysé individuellement pour chaque compte.
- Le montant enregistré sur les comptes de contrepartie est également analysé séparément pour chaque compte.
Définition du compte de contrepartie
Un compte de contrepartie est un compte qui n'appartient pas à la liste des comptes de liquidité.
- Pour les enregistrements simples (débit/crédit) :
Le compte de contrepartie est celui utilisé en opposition au compte de liquidité. - Pour les enregistrements sur plusieurs lignes et comptes différents :
La position de la ligne incluant le compte de liquidité n'influence pas la décision d'inclure ou non l'enregistrement dans le rapport.- Le premier compte de liquidité (en débit ou en crédit) est considéré comme le compte de liquidité principal.
- Tous les autres comptes utilisés sont considérés comme des comptes de contrepartie.
Logique de regroupement des enregistrements
Dans la table Enregistrements, les mouvements comptables sont listés séquentiellement, sans possibilité de définir manuellement un début et une fin pour chaque enregistrement. Le programme détermine donc automatiquement quand un enregistrement commence et se termine, ainsi que les comptes qui y participent. Cette logique a un impact direct sur l'affectation correcte des contreparties aux comptes de liquidité.
Comprendre la logique de regroupement des enregistrements dans Banana est essentiel pour obtenir une interprétation précise et réduire les éventuelles différences signalées dans le rapport de flux de trésorerie.
Erreurs et différences
Lorsque le programme ne parvient pas à déterminer le compte de contrepartie dans une écriture à plusieurs lignes, une différence est signalée. Cet avertissement n’implique pas nécessairement une erreur comptable, mais indique plutôt une impossibilité d’identifier la contrepartie exacte.
Dans ces cas, vous pouvez aider le programme en spécifiant le compte de liquidités entre crochets sur la ligne concernée. Cette intervention :
- permet d’inclure l’écriture dans le calcul du flux de trésorerie.
- Sert uniquement de commentaire et ne modifie pas le résultat comptable.
Gestion des différences
Les mouvements d'entrée et de sortie sur les comptes de liquidité doivent toujours être associés à :
- Un compte d'origine (pour les entrées, d'où provient l'argent)
- Un compte de destination (pour les sorties, vers lequel l'argent a été transféré).
Pour chaque enregistrement (simple ou réparti sur plusieurs lignes), le système signale une erreur lorsque le total des montants enregistrés sur les comptes de liquidité ne correspond pas au total des montants affectés aux comptes de contrepartie.
Les différences et erreurs peuvent donc provenir de :
- Affectations partielles ou manquantes des contreparties.
- Erreurs de montant entre les mouvements de liquidité et leurs contreparties respectives.
Exemples pratiques
Voici quelques exemples d'écritures comptables réparties sur plusieurs lignes, concernant les comptes de liquidité 1020 Banque et 1000 Caisse.
Bien que ces écritures soient comptablement correctes, elles peuvent générer des ambiguïtés dans le calcul du flux de trésorerie, mettant en évidence une éventuelle différence entre le solde de la liquidité et le total des mouvements des contreparties.
Changement de document (Colonne Doc)
- Exemple : écriture répartie sur plusieurs lignes avec des numéros de document différents. Une différence de 360,00 CHF est signalée à la ligne 1.
Date Doc Facture Description Débit Crédit Montant Solde 14.01.2025 1 Achats divers 1020 360,00 -360,00 14.01.2025 2 Achat du 12.01 4000 30,00 -330,00 14.01.2025 3 Achat du 13.01 4000 330,00 Correction : indiquer le compte de liquidité entre crochets sur la deuxième et troisième ligne.
Date Doc Facture Description Débit Crédit Montant Solde 14.01.2025 1 Achats divers 1020 360,00 -360,00 14.01.2025 2 Achat du 12.01 4000 [1020] 30,00 -330,00 14.01.2025 3 Achat du 13.01 4000 [1020] 330,00
Changement de numéro de facture (colonne Facture)
- Exemple : écriture sur plusieurs lignes avec des numéros de factures différents et une colonne Doc vide. Signalement d'une différence de 8'000,00 CHF à la ligne 1.
Date Doc Facture Description Débit Crédit Montant Solde 18.01.2025 Encaissement factures clients 1020 8’000,00 8’000,00 18.01.2025 4545 Encaissement facture client 1 3000 3’000,00 5’000,00 18.01.2025 4546 Encaissement facture1 client 2 3000 5’000,00 Correction : indiquer le compte de liquidité entre crochets sur la deuxième et troisième ligne.
Date Doc Facture Description Débit Crédit Montant Solde 18.01.2025 Encaissement factures clients 1020 8’000,00 8’000,00 18.01.2025 4545 Encaissement facture client 1 [1020] 3000 3’000,00 5’000,00 18.01.2025 4546 Encaissement facture client 2 [1020] 3000 5’000,00
Dialogue Cash-Flow
La fenêtre de dialogue Rapport cash-flow vous permet de personnaliser vos rapports de liquidité en sélectionnant des comptes de liquidités spécifiques, des périodes, des subdivisions et d'autres paramètres pour adapter le rapport à vos besoins. Grâce à la possibilité d'enregistrer différentes configurations, vous pouvez créer et stocker plusieurs rapports personnalisés.
Dans le menu Banana, sélectionnez Rapports > Rapport cash-flow
Onglet de base
- Compte ou groupe de liquidité
- Sélection : tapez le nom ou l'identifiant du compte de liquidité ou du groupe pour lequel vous souhaitez générer le rapport, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
- Lors de la sélection d'un groupe (indiqué par Gr=), tous les comptes appartenant à ce groupe seront inclus dans le rapport comme comptes de liquidité. Ceci est utile pour analyser plusieurs comptes simultanément sans devoir les ajouter un par un.
- Pour supprimer des comptes ou des groupes sélectionnés, cliquez sur le bouton "X" à côté du nom du compte.
- Case à cocher Prévision
- Disponible uniquement pour les fichiers comptables contenant la table Budget.
- Cochez cette case pour inclure les prévisions dans le rapport cash-flow, ce qui vous permet de projeter les variations futures de la trésorerie sur la base des enregistrements budgétaires.
- Entrez la date de début à partir de laquelle les données prévisionnelles doivent être calculées. Cette date est inclusive, ce qui signifie que les données budgétaires (provenant de la table Budget) seront prises en compte à partir de cette date. Les données antérieures utiliseront les données actuelles (provenant de la table Enregistrements). Cette fonctionnalité permet une intégration fluide entre les données historiques et les prévisions futures dans l'analyse du flux de trésorerie.
Autres sections de la fenêtre de dialogue
Les explications pour les autres sections sont disponibles sur les pages suivantes :
- Période
Définit la période de référence pour le rapport. - Subdivision
Permet de générer un rapport subdivisé en plusieurs périodes.
La subdivision par segment n'est pas encore implémentée. - Personnalisation
Permet d'enregistrer les paramètres d'un rapport. Par exemple, vous pouvez créer et sauvegarder des configurations séparées pour :- Rapport de flux de trésorerie : incluant les comptes de liquidité.
- Rapport sur le fonds de roulement : incluant les comptes du fonds de roulement.
Les graphiques de Banana Comptabilité+
Dans Banana Comptabilité Plus, lors de l'ouverture d'un fichier, la fenêtre Graphiques est disponible en bas, qui offre une représentation graphique de la performance d'un compte, d'un groupe, d'un centre de coût ou d'un segment sélectionné.
Le graphique affiche les données du compte ou d'un autre élément sélectionné dans un tableau, en fonction des paramètres qui peuvent être choisis dans le panneau de droite :
- En plaçant le curseur sur la courbe ou la barre du graphique, on obtient les valeurs exactes des montants.
- En cliquant sur un point du graphique, on ouvre l'onglet du compte correspondant à la position correspondante.
Panneau de contrôle
Dans le panneau de droite, il est possible de sélectionner les valeurs et la période à afficher, le mode, ainsi que d'imprimer ou de sauvegarder le graphique.
Si la taille de la fenêtre ne permet pas d'afficher tous les contrôles, seuls les contrôles concernant la légende seront affichés. Pour afficher tous les contrôles, il faut agrandir soit la fenêtre principale de l'application, soit la fenêtre inférieure
Valeurs temporelles
Les valeurs comptables suivantes peuvent être affichées individuellement ou simultanément dans les graphiques :
- Courante - représente les valeurs réelles.
- Budget - représente les valeurs du budget.
- Précédente - représente les valeurs de l'année précédente.
En cliquant avec la souris sur le nom (Courante, Budget ou Précédente), les valeurs respectives sont affichées ou masquées.
Légende
L'option Légende permet de choisir de masquer ou d'afficher la légende dans la fenêtre du graphique. En règle générale, il est caché, mais vous pouvez l'afficher au cas où vous auriez besoin d'imprimer ou de sauvegarder le graphique.
- Off - Le graphique ne présente aucune légende.
- Bas - La légende est affichée sous le graphique, en position centrale.
- Gauche - La légende est affichée en bas à gauche.
- Haut - La légende est affichée au-dessus du graphique, en position centrale.
- Droite - La légende est affichée en bas à droite.
Période
La période en années pour laquelle les données doivent être affichées.
- 1A, 2A, 3A, 4A, A (A indique les années).
Intervalle
L'espace entre chaque valeur sur l'échelle du graphique peut être personnalisé selon les options suivantes :
- 1J (jour), 1S (semaine), 1M (mois), 3T (trimestre), 6S (semestre), 1A (année).
Valeur
Le graphique peut afficher le solde comptable à la fin de la période ou le mouvement comptable de la période. En fonction de la valeur sélectionnée, la date affichée est ajustée en conséquence :
- Solde - le graphique représente le solde à la fin de la période (par exemple, le 31 janvier 22 - date de fin de la période).
- Mouvement - le graphique représente le mouvement de la période (ex. Jan '22 - période)
- Automatique - le graphique représente le solde pour les comptes de bilan et CC3, et le mouvement pour les comptes de résultat, CC1, CC2 et segments.
Type
Le graphique peut représenter les valeurs de la manière suivante :
- Ligne - le graphique est représenté par des lignes.
- Aire - le graphique est représenté par des zones.
- Barre - le graphique est représenté par des barres.
- Automatique - le graphique est représenté sous forme de zone pour les comptes de bilan et CC3, et sous forme de barres pour les comptes de résultat, CC1, CC2 et segments.
Imprimer, enregistrer ou copier le graphique
Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Dans le coin supérieur droit du tableau des graphiques, un clic sur le symbole Copier affiche un menu avec les commandes suivantes :
- Imprimer - Affiche le graphique dans l'aperçu avant impression.
- Enregistrer - Enregistre le graphique sous forme d'image PNG.
- Copier - Copie le graphique dans le presse-papiers sous forme d'image PNG. L'image copiée peut être collée dans n'importe quel éditeur de texte (Word, Excel, ...).
- Copier les données - Copie les valeurs utilisées pour créer le graphique comme un tableau de données qui peut être collé dans n'importe quelle feuille de calcul (Excel, Numbers, ...).
Fonctions supplémentaires
Grâce aux outils Ajouter des fonctions, Ajouter tableaux et Extensions, vous pouvez enrichir votre fichier comptable avec de nouveaux outils, des données et des automatisations qui simplifient le travail et rendent la gestion encore plus complète.
Ces outils vous permettent de transformer Banana Comptabilité en un environnement de travail sur mesure, qui évolue et s’adapte à vos besoins, sans jamais perdre la simplicité d’utilisation qui le caractérise.
Ajouter des fonctions
La fonction Ajouter des fonctions permet d’activer des outils avancés, tels que le tableau Budget pour le budget et la planification financière, le tableau Articles utilisé pour la facturation, un tableau simple pour insérer des données supplémentaires et les relier à d’autres tableaux, et bien plus encore.
Vous pouvez commencer avec une comptabilité simple, puis ajouter d’autres fonctionnalités au fur et à mesure que votre activité et vos besoins évoluent.
Ajouter des tableaux
Avec Ajouter tableaux vous pouvez créer des espaces personnalisés pour gérer des données supplémentaires et les relier à d’autres tableaux déjà utilisés.
Tout reste dans le même fichier, de manière ordonnée et cohérente.
Extensions
Avec les Extensions, vous pouvez ajouter des fonctionnalités supplémentaires : rapports avancés, contrôles automatiques, modèles d’impression ou intégrations avec d’autres outils.
Les extensions s’installent facilement et vous permettent d’élargir les capacités du programme uniquement lorsque cela est nécessaire.
Ajouter ou supprimer fonctions
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez personnaliser votre fichier en activant de nouvelles fonctionnalités, sans compliquer la structure principale. Pour accéder aux différentes options :
- allez dans le menu Outils > Ajouter / Supprimer des fonctions > Ajouter et sélectionnez l’option souhaitée.
Important
- Les options disponibles dans cette boîte de dialogue sont spécifiques aux fichiers de comptabilité.
- Dans les applications de productivité (par exemple Offres et Factures, Feuille de temps, etc.), la boîte de dialogue Ajouter / Supprimer des fonctions affiche des options différentes, conçues pour ces types de fichiers.
Activer les Majuscules/Minuscules dans les numéros déscriptifs de compte et les codes
Lorsque les comptes du plan comptable sont descriptifs (par exemple, caisse), le programme convertit normalement les lettres en majuscules.
Veuillez noter que le compte 'Caisse' écrit avec la première lettre en majuscule sera différent du compte 'caisse' écrit en minuscule.
Ajouter tableau Articles
Des informations sont disponibles sur la page documentation Tableau Articles.
Ajouter colonnes Articles dans le Tableau Ecritures
Les informations sont disponibles sur la page documentation Colonne Articles dans le Tableau Ecritures.
Ajouter tableau et colonnes Articles dans le tableau des Ecritures
Les informations se trouvent sur la page documentation Tableau Articles et sur la page documentation Colonne Articles dans le tableau Ecritures.
Ajouter colonnes Adresse au tableau Comptes
Permet d’ajouter des adresses et des données personnelles aux comptes présents dans le tableau Comptes (clients, fournisseurs, membres, etc.). En sélectionnant cette option, la vue Adresses est ajoutée avec toutes les nouvelles colonnes.
- Vous pouvez également rendre les colonnes visibles dans d’autres vues via le menu Données > Organiser colonnes.
- Pour créer d’autres vues avec des colonnes spécifiques, utilisez le menu Données > Organiser tableaux.
Ajouter et supprimer tableau Budget
Cette fonction permet d'activer le fichier comptable pour la planification financière en ajoutant le tableau Budget dans lequel vous pouvez saisir des écritures concernant le budget.
Pour plus d'informations, voir Tableau Budget.
Modifier la colonne du type montant TVA dans les écritures
Dans les fichiers de comptabilité avec TVA, dans le tableau Écritures, cette fonction permet de rendre la colonne Type montant. (Type montant TVA) modifiable manuellement. Pour chaque écriture, le programme insère automatiquement dans la colonne Type montant les données par défaut du tableau Codes TVA (pour chaque code):
- 0 (ou cellule vide), c'est-à-dire TVA incluse
- 1 = montant de la TVA, cela signifie que la TVA est exclue
- 2 = montant de la TVA, le montant de l'entrée est considéré comme un montant de TVA à 100 %.
Si, exceptionnellement, le type de montant d’un code TVA change, il est possible d’entrer manuellement 1 ou 2.
Note
Cette fonction n’est pas compatible avec les fichiers créés dans des versions précédentes qui ne prenaient pas en charge cette option.
Ajouter tableaux
Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer des tableaux simples pour saisir des informations supplémentaires directement dans le fichier comptable, sans avoir recours à des documents externes et sans alourdir la structure principale.
Il s'agit de tableaux vides et entièrement personnalisables, idéals pour organiser et collecter des données selon vos besoins. Ils ne possèdent pas de fonctions comptables intégrées, mais représentent un outil pratique pour organiser et rassembler des données liées à la gestion de l'entreprise.
Vous pouvez ajouter à votre fichier un ou plusieurs tableaux simples et, si nécessaire, les lier soit à l’un des tableaux prédéfinis de Banana Comptabilité Plus, soit entre eux.
Utilisations possibles d’un tableau simple
Les tableaux simples peuvent être utilisés pour créer des listes et gérer des données servant de support à la comptabilité, par exemple :
- Rapports de travail
- Informations, notes, rendez-vous avec les clients et fournisseurs
- Services fournis aux clients
- Échéancier des polices d’assurance
- Gestion des clés de biens immobiliers
- Notes internes de gestion
- Références à des contrats, projets ou dossiers en cours
- Listes de tâches liées à la comptabilité
Avantages
- Flexibilité : vous pouvez définir librement le contenu et la structure
- Tout dans un seul fichier : vos informations restent toujours liées à la comptabilité
- Simplicité : il suffit d’ajouter des lignes et des colonnes, sans connaissances comptables nécessaires
- Immediateté : une fois confirmé avec OK, le tableau est immédiatement disponible dans le fichier
Comment ajouter un tableau simple au fichier
- Ouvrez votre fichier de comptabilité
- Dans le menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions > Ajouter tableau simple
Le programme ajoute au fichier existant un tableau avec le nom que vous avez choisi, avec les colonnes prédéfinies suivantes :
- IdLigne → sert à identifier de manière unique chaque élément.
- Libellé → description de l’élément.
- Notes → annotations ou informations supplémentaires.
Pour plus d’informations sur les tableaux à ajouter au fichier, consultez la page :
- Tableau simple
Cette page vous explique comment personnaliser le tableau, afficher d’autres colonnes prédéfinies ou en ajouter de nouvelles.
Exemples de tableaux simples
Pour vous donner une idée des possibilités, voici quelques exemples :
- Tableau Notes internes
En comptabilité, il est souvent utile d’ajouter des notes sur des échéances ou des messages à l’attention de collègues ou de responsables. Ces notes sont parfois gérées dans des fichiers Excel ou Word, avec le risque d’oublier où elles ont été enregistrées. En créant un tableau simple dans le même fichier comptable, les notes restent toujours disponibles et facilement consultables.
- Tableau Bénévoles/Événements
Utile pour enregistrer les noms, disponibilités et tâches lors d’événements ou d’activités associatives.
- Tableau Agents de vente
Permet de collecter des informations sur les agents, de suivre les zones de compétence et les relations avec les clients.
De cette manière, les tableaux simples deviennent un véritable outil de support à la comptabilité, adaptable aux besoins spécifiques de votre activité.
Comment créer un tableau de Notes internes
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer un tableau simple dédié aux Notes internes, pour rassembler des rappels, annotations et références utiles directement dans le même fichier comptable.
De cette manière, vous avez toutes les informations à portée de main, sans devoir utiliser de documents externes.
Comment créer le tableau Notes internes
- Ouvrez le fichier de comptabilité
- Créez le tableau simple en le nommant Notes internes
- Configurez les colonnes :
- IdLigne = dans notre exemple, la colonne Id a été masquée, car il n'est pas nécessaire de la lier à d'autres tableaux
Masquez cette colonne depuis le menu Données > Organiser colonnes > Id (décochez “Visible”). - Libellé = dans notre exemple, nous avons saisi l'objet de la note
- Notes = le texte de l’annotation
- Lien = le lien vers le document lié à la note.
Ajoutez cette colonne depuis le menu Données > Organiser colonnes > Liens (cochez “Visible”).
- IdLigne = dans notre exemple, la colonne Id a été masquée, car il n'est pas nécessaire de la lier à d'autres tableaux
Avec cette configuration, vous pouvez créer et gérer un tableau de notes internes et de documents visibles directement dans la comptabilité, sans besoin de fichiers supplémentaires, et consultables à tout moment.
Utiliser le tableau des notes internes
- Vous pouvez noter des rappels, des vérifications à effectuer, des références à des documents et toute autre information utile.
- Les notes restent toujours accessibles et liées au fichier comptable, sans alourdir la structure principale.
- Lorsque les annotations deviennent nombreuses, vous pouvez simplifier la recherche avec la fonction Filtrer les lignes : il suffit de taper un mot-clé et le programme affichera toutes les lignes qui le contiennent.
Comment créer un tableau des Agents de vente lié au tableau Écritures
Dans Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer un tableau simple dédié aux Agents commerciaux (ou Représentants) et le lier directement au tableau Écritures.
De cette manière, vous pouvez associer chaque vente au nom de l’agent qui l’a réalisée, en gardant toutes les informations dans le même fichier comptable, sans devoir utiliser de documents externes.
Structure du tableau Agents/Représentants
Le tableau simple Agents/Représentants peut inclure les colonnes suivantes :
- IdLigne → code d’identification de l’agent (sert aussi à la liaison).
- Libellé → informations supplémentaires sur l’agent.
- Pourcentage de commission → taux de commission pour chaque agent.
- Notes → remarques spécifiques.
- Liens → lien vers le contrat de commission ou d’autres documents.
Liaison avec le tableau Écritures
Pour lier le tableau Agents/Représentants au tableau Écritures :
- Ouvrez le fichier de comptabilité.
- Allez dans le tableau Écritures.
- Dans le menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions > Ajouter des colonnes pour lier les tableaux.
- Sélectionnez le tableau Agents commerciaux.
- Indiquez après quelle colonne insérer la liaison.
- Confirmez avec OK.
Dans le tableau Écritures apparaissent les colonnes liées :
- IdLigne → où insérer le code d’identification de l’agent commercial
- Agent commercial → la description liée à l’Id. Lorsque vous saisissez le code, le nom de l’agent s’affiche automatiquement.
Pour chaque écriture de vente, vous pouvez sélectionner le nom de l’agent directement depuis le tableau des agents commerciaux.
Avantages de la liaison
- Centralisation → toutes les informations concernant les agents restent dans le même fichier comptable.
- Traçabilité → chaque vente peut être immédiatement associée à l’agent qui l’a réalisée.
- Analyse rapide → avec la fonction Filtrer les lignes, vous pouvez afficher uniquement les écritures liées à un agent spécifique.
Calcul des commissions
- Filtrez les écritures par agent.
- En bas de la fenêtre d’informations, vous voyez immédiatement le total des ventes.
- Pour calculer la commission, vous pouvez :
- Copier le total affiché en bas de la fenêtre depuis la colonne Montant, après avoir sélectionné les cellules, puis le multiplier par le taux de commission.
- Exporter les lignes filtrées vers Excel et appliquer la formule du pourcentage de commission.
Avec cette configuration, vous pouvez gérer facilement les ventes par agent, calculer les commissions et disposer d’un historique toujours à jour dans le même fichier Banana.
Extensions
Les extensions sont des modules complémentaires du programme qui permettent d'utiliser des fonctionnalités supplémentaires ; la plupart d'entre elles sont disponibles uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Voici la liste des principales extensions :
Déclaration de TVA 2024 pour la Suisse
Cette extension est disponible exclusivement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus. Pour plus d'informations...
Facturation QR pour la Suisse
Analyse financière et flux de trésorerie
Rapports et graphiques financiers avancés pour votre comptabilité en partie double, y compris le bilan financier, les rapports financiers standard, l'analyse DuPont et l'indice Altman. Vous pouvez comparer les données historiques sur plusieurs années et les données de prévision avec l'année en cours.
Cette extension est disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Gestion de portefeuille titres
Pour gérer les titres dans le fichier de votre comptabilité. Génère des rapports avec des détails sur les mouvements de vos actions, la réconciliation et les données d'évaluation comptable du portefeuille.
Cette extension est disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Gestion de la construction et de la rénovation
Pour gérer les projets de construction et de rénovation. Contrôlez facilement les coûts de votre projet, de la phase de devis aux affectations et paiements. Vérifiez si les coûts sont conformes aux estimations afin d'éviter de dépasser le budget imposé. Classification des données par catégorie de dépenses et par entreprise.
Cette extension est disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Liste de toutes les extensions
Sur notre page web Extensions, vous trouverez la liste de toutes les extensions disponibles pour la Suisse, l'Italie et d'autres pays.
Extensions auto-programmées
Pour les experts en programmation, il est possible de modifier les extensions existantes ou d'en créer de nouvelles, puis de les installer manuellement dans le programme.
Cette possibilité est disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus.
Dialogues partagés
Dans Banana Comptabilité, il existe des boîtes de dialogue partagées par différentes fonctions et rapports. L’une d’elles est la boîte de dialogue Période.
Cette boîte de dialogue est présente dans différentes impressions et rapports. Voici quelques exemples :
- Journal par période
- Fiche ou fiches de compte, catégories, centres de coûts et de profit
- Bilan et Compte de résultat
- Rapport des Recettes et Dépenses
Dialogue - section Période
Cette section apparaît dans plusieurs dialogues (par exemple, la fiche de compte); elle sert à limiter l'affichage ou l'élaboration seulement aux données de la période indiquée.
Si, par exemple, un trimestre est indiqué: dans la fiche de compte seulement les mouvements du trimestre sont affichés, dans le bilan les résultats pour le trimestre apparaissent.
Tout
Tous les mouvements de la comptabilité sont inclus.
Période spécifiée
A savoir la période spécifiée, indiquant la date du début et de la fin.
Mouvements sans date
Si il y a des mouvements sans date dans la comptabilité, ceux-ci sont considérés seulement si l'option Tout est sélectionnée. Si, par contre, la période du 1er janvier jusqu'au 31 décembre est spécifiée, les mouvements sans dates n'apparaissent pas dans le rapport.
Fonctionnalités pour les Réviseurs et les experts-comptables
Avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus, vous disposez d’outils conçus pour les professionnels de l’audit et du conseil comptable. Contrôles plus rapides, bilans fiables et processus automatisés : moins de temps pour les vérifications, plus de temps pour apporter de la valeur à vos clients.
Pourquoi choisir le plan Advanced de Banana Plus
Le plan Advanced combine fiabilité, automatisation et contrôle. C’est la solution idéale pour les professionnels qui souhaitent travailler avec plus de précision et moins d’effort. Il ne s’agit pas seulement de gérer des chiffres, mais de disposer d’un système qui travaille avec vous, en réduisant les erreurs et en augmentant la valeur de votre service.
Les principaux avantages :
- Efficacité – Contrôles et vérifications automatiques qui réduisent considérablement le temps de révision.
- Précision – Fonctions qui préviennent les erreurs et détectent instantanément les incohérences.
- Polyvalence - Permet d’aller au-delà de la simple comptabilité, en incluant également des domaines spécialisés tels que la comptabilité judiciaire, les trusts et la planification financière.
- Valeur ajoutée – Plus de temps pour les mandats complexes et les activités de conseil.
Configurez la comptabilité du client en quelques minutes
Grâce aux modèles prédéfinis de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez commencer immédiatement avec un plan comptable prêt à l’emploi, configuré selon la langue, la forme juridique et le secteur d’activité. Vous pourrez ensuite bien sûr le personnaliser dans les moindres détails pour l’adapter aux besoins spécifiques de votre client.
Simplifiez la comptabilité de votre client grâce à l’automatisation
De nombreux clients saisissent eux-mêmes les écritures, mais n’ont pas toujours des connaissances comptables approfondies.
Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez configurer des règles et des automatisations qui garantissent la cohérence des données et réduisent le temps consacré aux contrôles manuels.
Grâce aux fonctions automatiques, vous pouvez :
- Créer automatiquement des écritures périodiques
- Mémoriser les écritures répétées
- Définir des règles pour compléter automatiquement les écritures importées depuis les relevés bancaires.
Moins d’erreurs, plus d’efficacité et plus de temps à consacrer à vos clients.
Préparez la comptabilité de vos clients en un rien de temps
Si vous gérez la comptabilité de plusieurs clients, vous pouvez accélérer considérablement les écritures en important les mouvements directement à partir des relevés bancaires.
- Avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus, vous disposez de filtres d’importation compatibles avec les fichiers .csv des principales banques suisses.
- Avec le plan Professional, en revanche, vous ne pouvez importer que les fichiers au format standard ISO 20022.
De plus, en définissant des Règles de complétion sur les écritures importées, le programme insère automatiquement les comptes de contrepartie, les codes TVA et d'autres éléments comptables (fonctionnalité disponible uniquement avec le plan Advanced).
Vous aurez ainsi plus de temps pour :
- Gérer plusieurs mandats
- Vous consacrer aux comptabilités plus complexes
- Offrir des analyses et des conseils ciblés
▶ Vidéo : Règles pour compléter les écritures importées (boîte de dialogue Appliquer les règles).
Identifiez d’un coup d’œil les différences comptables
La colonne Solde vous aide à repérer immédiatement toute différence entre le Débit et le Crédit (ou entre les Recettes et les Dépenses), en signalant directement le montant non correspondant dès la ligne où elle se génère. Ainsi, vous pouvez corriger les différences immédiatement et avoir une comptabilité toujours précise et fiable.
Comme la différence est également indiquée dans les lignes suivantes jusqu’à ce qu’elle soit corrigée, surveiller cette colonne vous permet de repérer tout de suite les erreurs et d’éviter leur accumulation.
▶ Regardez la Vidéo sur la colonne Solde
Contrôles et vérifications immédiats
Lorsque le client vous envoie le fichier Banana, vous avez tout sous contrôle. Avec la commande Contrôler la comptabilité, le programme effectue automatiquement des vérifications sur :
- Erreurs dans le plan comptable, si celui-ci a été modifié
- Différences dans les soldes d’ouverture (tableau Comptes).
- Différences dans les écritures (Tableau Écritures).
- Différences de change non calculées.
- Soldes bancaires ne correspondant pas aux soldes des relevés.
Plus d’informations sur les Écritures de vérification des soldes sont disponibles à la page Écritures de vérification des soldes.
Identifiez et corrigez les erreurs en un instant
Grâce à la fonction Filtre temporaire, vous pouvez retrouver immédiatement n’importe quelle écriture en saisissant un texte ou un montant, économisant ainsi beaucoup de temps dans les recherches et les vérifications.
Par exemple, en saisissant le nom d’un fournisseur, vous pouvez vérifier si toutes les factures ont le bon code TVA et modifier directement les lignes filtrées.
Ou encore, en saisissant le numéro d’un compte bancaire, les lignes de tous les mouvements s’affichent, comme s’il s’agissait de la fiche du compte. Vous pouvez modifier et corriger directement dans les lignes filtrées.
Gestion de la TVA du client
Banana Comptabilité Plus gère la TVA conformément aux normes de l’Administration fédérale des contributions. Le Décompte TVA Suisse est généré automatiquement grâce aux extensions suivantes, incluses dans le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus :
Les extensions sont basées sur les taux en vigueur et les codes TVA liés aux cases respectives du décompte TVA.
Dans Banana Comptabilité Plus, l’insertion des codes TVA dans les écritures comptables dépend des deux modes de décompte prévus par la réglementation suisse :
- Décompte selon les prestations reçues (principe de trésorerie- encaissé).
- Décompte selon les prestations convenues (selon le principe de chiffre d'affaire- facturé).
Réconciliation des décomptes TVA avec le chiffre d'affaires
Banana Comptabilité Plus inclut l'extension Réconciliation annuelle de la TVA suisse (actuellement en version Beta), qui permet de comparer les données TVA transmises à l'Administration fédérale des contributions (AFC) avec celles figurant dans le fichier comptable.
L'extension génère des rapports de réconciliation détaillés et, en cas d'écarts, permet d'identifier les écritures qui en sont à l'origine, facilitant ainsi les contrôles et les éventuelles corrections.
Cet outil est particulièrement utile lors des opérations de clôture et de révision de la comptabilité, mais il peut également être utilisé avant l'envoi de chaque décompte TVA périodique afin de vérifier l'exactitude des données et de s'assurer que les informations transmises à l'AFC correspondent aux écritures comptables.
Bilans et rapports professionnels
Grâce aux fonctions automatisées, vous obtenez instantanément le Bilan et le Compte de Résultat, générés automatiquement via la commande Rapport > Bilan Formaté par groupes. Vous pouvez par exemple générer :
- Bilan et compte de résultat annuels et par période
- Bilan et compte de résultat avec comparaison budgétaire
- Bilan et compte de résultat avec comparaison de l’année ou des périodes précédentes
- Rapports directement dans le tableau Comptes, avec personnalisation des colonnes.
Bilan et compte de résultat reclassés
Vous pouvez obtenir des bilans et des comptes de résultat reclassés sans modifier le plan comptable présent dans le Tableau Comptes.
Pour créer une présentation différente du bilan ou d'autres rapports comptables, il est possible d'utiliser un Rapport externe lié au fichier comptable. De cette manière, vous pouvez conserver la structure du plan comptable inchangée et générer des rapports avec des classifications différentes, selon vos besoins d'analyse ou de présentation.
Pour plus d'informations, consultez les pages suivantes :
- Comment reclasser le bilan et le compte de résultat | Banana Comptabilité Software
- Comptabilité associée au Rapport comptable pour le Bilan selon l'article 959 Code des obligations | Banana Comptabilité Software
Prévisions et analyse de la trésorerie
Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez offrir à vos clients un service d’analyse financière plus complet et rapide. Les fonctions de prévision et de gestion des flux de trésorerie vous permettent d’élaborer des projections de liquidité mises à jour en temps réel, en intégrant les données prévisionnelles et effectives.
Ainsi, vous pouvez suivre l’évolution de la trésorerie, identifier à l’avance d’éventuelles situations critiques et soutenir vos clients dans leurs décisions stratégiques.
- Flux de trésorerie
- Prévisions de trésorerie et mises à jour budgétaires en temps réel avec les données effectives.
Gestion avancée dans des domaines spécifiques
Banana Comptabilité propose également des solutions pour des domaines spécialisés, particulièrement appréciées par les fiduciaires et les comptables.
- Comptabilité pour les trusts
Avec Banana Comptabilité, il est également possible de gérer la comptabilité d’un trust de manière simple et transparente. Grâce à la flexibilité du plan comptable, vous pouvez séparer clairement le patrimoine, les revenus et les distributions aux bénéficiaires, tout en gardant un contrôle complet de la situation. Banana vous aide à tenir une comptabilité ordonnée, adaptée aux exigences de reporting et conforme aux principes de clarté et de traçabilité requis pour la gestion d’un trust. - Comptabilité judiciaire
Permet de reconstituer des situations comptables, d’analyser des données même incomplètes et de documenter chaque intervention de manière précise. Plus d’informations au page suivante (en anglais) : Forensic Accounting et reconstruction comptable | Banana Comptabilité Software - Planification financière
Permet de créer des scénarios prévisionnels, d’analyser les flux de trésorerie et de soutenir les décisions stratégiques. Plus d’information au page suivant (en anglais) : Planning and Analysis
Ces solutions permettent d’offrir un service plus complet, allant au-delà de la simple gestion comptable.