Dans cet article
Banana a développé un système de regroupement très pratique et immédiat, qui permet de définir dans le tableau Comptes la structure du bilan, du compte de résultat et des autres sections de la comptabilité.
Le système de regroupement est flexible, et permet de mettre en œuvre n'importe quel plan comptable national et en même temps de l'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est possible de créer des plans et des présentations du bilan et du compte de résultat, à la fois très simples et très complexes et à plusieurs niveaux et pour tout type de comptabilité.
Avec le regroupement, les totaux des soldes, des mouvements et des devis des groupes sont affichés immédiatement.
Fonctionnement
Pour comprendre le fonctionnement du système de regroupement, Banana offre l'avantage de se référer à la page de notre documentation :
Système de regroupement et de totalisation
Le système de regroupement repose sur deux colonnes du tableau Comptes e Catégories :
- Groupe (Ligne de Total)
- Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total
- Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Add. dans, contiennent l'indicatif du groupe.
- Dans la ligne où un groupe est présent, il ne doit pas y avoir de compte.
- Add. dans
- Additionne les montants de la ligne dans le groupe indiqué.
- Pour chaque ligne de compte ou de groupe, le groupe dans lequel la ligne doit être totalisée est indiqué.
- Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe.
Principaux groupes dans la comptabilité double
Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. Ci-dessous se trouvent les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double.
Dans la comptabilité en partie double, la somme des soldes débiteurs (positifs) et créditeurs (négatifs) doit toujours être égale à 0. En cas de différences, la ligne de groupe 00 a un montant non nul.
La séquence de calcul pour arriver à 00 est la suivante :
- Le compte 1000 > groupe 1 (Total Actifs) > Groupe 00
- Le compte 2000 > groupe 2 (Total Passifs) > Groupe 00
- La compte 4000 > Groupe 4 (Total Charges) > Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) > Groupe 206 (Bénéfice année courante dans le bilan) > Groupe 2 (Total Passifs) > Groupe 00.
- Le compte 3000 > groupe 3 (Total Produits) > Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) > Groupe 206 (Bénéfice année courante dans le bilan) > Groupe 2 (Total Passif) > Groupe 00.
- Le groupe 00 et la ligne où sont additionnés tous les soldes des comptes.
- Il s'agit du "Summa summarum" de tous les soldes du tableau Comptes résultant des entrées effectuées dans le tableau Ecritures.
- Si la ligne de groupe 00 présente une différence (montant non nul), cela signifie qu'il y a des erreurs :
- Si la différence apparaît dans le tableau Comptes, colonne Ouverture (toutes les vues), il y a des différences dans les soldes d'ouverture.
- Si la différence apparaît dans le tableau Comptes, colonne Solde (toutes les vues), il y a des différences dans le tableau Ecritures. Dans les colonnes Débit et Crédit de la vue mouvement, les totaux ne sont pas équilibrés.
Dans les cas où la différence est indiquée, lancer la commande Contrôler et recalculer comptabilité. Cette commande indique les éventuelles erreurs qui doivent être contrôlées et corrigées.
- Les colonnes Débit et Crédit de la vue Mouvement (tableau Comptes) présentent toujours les totaux des soldes. Si les totaux des deux colonnes sont égaux, il n'y a pas d'erreur.
Le résultat du Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre
Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante).
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:
- Dans le Bilan, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché.
- Le total des Passifs reflète le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable).
Configurer la structure du Plan comptable
Le plan comptable de Banana Comptabilité peut être configuré principalement de deux manières différentes :
1. Structure sans sous-groupes (ou sous-totaux).
Dans ce cas, la structure est très simple. Vous dressez la liste de tous les comptes sans sous-groupes et faites le total de tous les comptes ou catégories des groupes principaux :
Pour la comptabilité en partie double :
- Actifs
- Passifs
- Coûts
- Recettes
Pour la comptabilité des Recettes et des Dépenses ou le Cash manager (tableau Catégorie) :
- Recettes
- Dépenses
2. Structure avec sous-groupes
La structure est plus complexe. Les comptes ou catégories des groupes principaux sont subdivisés en plusieurs sous-groupes, qui à leur tour sont totalisés dans les groupes principaux correspondants.
Nous présentons ci-dessous une structure de plan comptable avec un exemple de Subdivision en sous-groupes dans une Comptabilité en partie double. Chaque sous-groupe peut à son tour être :
Actifs
- Actifs circulants
- Liquidité
- Clients
- Inventaire
- Actifs immobilisés
- Mobilier
- Machines et équipements
- Ordinateurs, logiciels.
- Actifs circulants
Passifs
- Capital de tiers
- Fornisseurs
- Prêts bancaires
- Autres dettes à court terme
- Dettes à long terme
- Capital propre
- Capital propre
- Fonds de réserve
- Bénéfices et pertes reportés
- Bénéfice de l'exercice
- Capital de tiers
A partir du tableau Comptes, vous pouvez à tout moment, via le menu Fichier > Imprimer ou Aperçu d' impression, imprimer le plan comptable ou une partie de celui-ci. Toujours à partir du tableau Comptes, en sélectionnant la vue Mouvement, vous disposez de l'impression de la balance d'audit.
Ajouter un nouveau groupe
- Se déplacer sur la ligne précédant celle où le nouveau groupe sera inséré
- Ajouter une ligne avec la commande Edition > Insérer lignes
- Saisissez le numéro de groupe, la description et le numéro de regroupement dans la colonne Add.dans, où vous souhaitez que ce groupe soit totalisé.
Ajouter un niveau de totalisation
Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:
- Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
- Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
- Insérer dans la colonne Add. dans la valeur 1
- Dans les comptes 1000 et 1020 indiquer le regroupement Add. dans = 10
- La séquence de calcul deviendra:
Le comptes 1000 > Groupe 10 (Liquidités) > Groupe 1 (Total Actifs) > Groupe 00
Le programme effectue les totalisations suivantes :
- Il totalise les comptes dans une ligne de groupe.
Par exemple, le compte Caisse est totalisé dans le groupe Liquidité. - Il totalise un groupe ou un sous-groupe dans un autre groupe, qui à son tour est totalisé dans un autre groupe, construisant ainsi la structure de calcul du bilan et du compte de résultat.
Par exemple, le groupe Liquidité est totalisé dans le total des actifs, qui à son tour sera totalisé dans le groupe 00, dans la ligne du total de contrôle
Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.
- Ajouter une ligne vide avant les Actifs
- Dans la nouvelle ligne:
- Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
- Indiquer dans la colonne Add. dans le chiffre 1
- Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le regroupement Add. dans 11
Lignes du titre (avec Add. dans)
Dans les lignes de titre, il est également utile d'indiquer le regroupement Add. dans (le groupe de la ligne du total) auquel il appartient.
De cette façon, dans les impressions du Bilan formaté par groupes, si les comptes sont à zéro, le titre ne sera pas imprimé.
Eliminer des sous-groupes
Si le plan Comptable présente des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le regroupement Add. dans de chaque compte qui en faisait partie.
Contrôle de la structure
Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Actions > Contrôler Comptabilité . Si il s'y trouve des erreurs, le programme les signalera.
Erreur Récurrence Infinie
Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur; raison pour laquelle une erreur de récurrence infinie se crée.
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence infinie si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.
Compte de Résultat avec Bénéfice brut
On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.