Dans cet article
L'Intelligence Artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les systèmes d'automatisation. En collaboration avec nos utilisateurs, nous avons développé un système de complétion automatique des enregistrements importés basé sur des règles prédéfinies.
Cette fonctionnalité automatise et simplifie le processus d'enregistrement comptable, permettant de gagner du temps et de réduire les erreurs dans la saisie des données.
Les Règles sont des enregistrements prédéfinis qui contiennent toutes les informations nécessaires pour compléter automatiquement les opérations comptables de manière précise et rapide.
Vous trouverez ci-dessous la vidéo introductive des Règles, ainsi que les vidéos expliquant les différentes méthodes de création des Règles :
- ▶ Video: Importer et compléter les écritures en automatique (introduction) - 0'55"
- ▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer les règles) - 7'26"
- ▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importés (table Ecritures répétées) - 5'54"
Pour pouvoir utiliser les Règles de complétion automatique, le plan Advanced et la version 10.1 ou supérieure de Banana Comptabilité Plus sont nécessaire.
Qu'est-ce que sont les Règles ?
Les Règles sont des lignes d'enregistrements prédéfinis, qui contiennent des informations utiles au programme pour :
- Identifier les écritures importés à compléter
Si vous entrez "Swisscom" dans la colonne Libellé, la règle sera appliquée aux écritures importés qui contiennent le texte "Swisscom" dans la description. - Indiquer les éléments pour compléter l'écritures
- Dans la colonne Compte Débit, entrez le compte " "Frais téléphoniques".
- Dans la colonne TVA, entrez le code "M81".
Les règles de complétion sont enregistrées dans le tableau Écritures répétées. Vous pouvez les insérer et les modifier directement dans le tableau ou utiliser le dialogue Ajouter/Modifier règles, lors de l'application des règles.
A quoi servent les Règles ?
Normalement, lorsque vous importez les mouvements bancaires dans le tableau des Enregistrements, vous devez compléter manuellement les enregistrements en insérant la contrepartie Débit ou Crédit, le code TVA, les Centres de coûts ou d'autres informations.
Exemple : lorsque vous importez un mouvement sortant indiquant un paiement à la société "Swisscom", vous devrez compléter la colonne Compte Débit avec "Frais téléphoniques" et la colonne Code TVA avec "M81".
Avec la création des Règles, les mouvements importés sont automatiquement insérés et complétés par le programme, sans aucune saisie manuelle.
Selon la méthode utilisée pour créer les règles, celles-ci peuvent être créées avant ou pendant l'importation. Une fois créées, les Règles s'appliquent également à toutes les importations suivantes.
Procédure de travail
- Importez les mouvements bancaires
Le programme crée les lignes d'enregistrement avec la date, la description, le montant, le compte, le numéro du document, les taux de change. - Créez la règle avec l'une des méthodes prévues.
- Dans le tableau Écritures, le programme complète automatiquement tous les mouvements importés, en ajoutant la contrepartie, les codes TVA, les centres de coûts et d'autres informations.
- Dans le tableau Ecritures répétées, le programme enregistre les écritures avec les Règles.
Nous avons créé un système qui offre différentes méthodes pour la création des Règles. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux :
- Règles depuis le tableau Écritures
- Règles depuis le tableau Ecritures Répétées
- Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer les règles
Les avantages du système de complétion sont immédiatement évidents :
- Vous complétez les enregistrements en quelques secondes.
- Contrôle et précision élevés.
- Vous évitez les erreurs et les oublis.
- Vous pouvez facilement déléguer l'importation des données comptables.
- Vous pouvez voir comment certains mouvements ont été enregistrés.
- Le réviseur peut définir comment enregistrer certaines opérations.
- Fonctionnement immédiat, même sans une base de données d'apprentissage.
- Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des règles à tout moment.
Lorsque vous créez le fichier de la nouvelle année depuis le menu Actions > Créer nouvelle année, toutes les Règles présentes dans le tableau des Enregistrements récurrents sont reprises et insérées dans le nouveau fichier.
Lorsque vous importez les mouvements depuis le relevé bancaire, les Règles sont immédiatement appliquées.
Vous pouvez ajouter de nouvelles Règles et adapter celles existantes aux nouvelles nécessités, comme par exemple un changement de taux de TVA, l'ajout ou la suppression de comptes.
Copier les Règles d'un fichier à l'autre
Lorsque vous créez un nouveau fichier, vous pouvez copier les règles d'un fichier à l'autre à partir du tableau Ecritures répétées :
- Allez dans le tableau des Écritures répétées.
Vérifiez que la disposition des colonnes est identique dans les deux fichiers. - Sélectionnez les lignes des Règles que vous souhaitez copier.
- Copiez les lignes via le menu Modifier > Copier les lignes, ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + C.
- Collez les lignes copiées dans le tableau des Écritures répétées du nouveau fichier via le menu Modifier > Insérer lignes copiées, ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl + V.
Règle vs.
L'Intelligence Artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les systèmes d'automatisation.
En collaboration avec nos utilisateurs, nous avons développé un système pour l'achèvement automatique des écritures importées basé sur des Règles.
Nous pensons que c'est une approche beaucoup plus efficace car :
Les règles suivent une logique déterministe, tandis que l'Intelligence Artificielle utilise une approche probabiliste qui comporte une série de risques en matière comptable et fiscale.
Les règles offrent un très haut niveau de contrôle et de précision.
Par exemple, les paiements effectués aux compagnies d'assurance peuvent être attribués avec précision à un compte sur la base du numéro de contrat.Toutes les règles constituent une précieuse base de connaissances.
Elles sont listées dans le tableau "Écritures récurrentes", peuvent être facilement modifiées (par exemple en cas de changement de TVA) et servent d'outil de référence et de contrôle. Tu peux ainsi :Si tu ne te souviens pas, voir comment certaines opérations ont été enregistrées.
Expliquer aux personnes en charge de la comptabilité comment enregistrer les différentes opérations.
Définir pour le réviseur comment certaines opérations doivent être enregistrées.
Adapter les règles en cas de modification des codes TVA ou d'ajout ou de suppression de comptes, centres de coûts ou autres éléments.
Supprimer les règles qui ne sont plus applicables.
Copier et coller les règles dans une autre comptabilité et les adapter aux besoins spécifiques.
Elles ne nécessitent aucune phase d'apprentissage et fonctionnent parfaitement même pour des paiements qui n'ont lieu qu'une fois ou quelques fois par an.
Les règles peuvent être immédiatement adaptées aux changements de réglementation. L'Intelligence Artificielle, en revanche, apprend du passé et tend donc à répéter les actions passées, même si la situation a changé.
Fonctionnalités non disponibles pour le moment
Ces fonctions, bien que demandées par certains utilisateurs, ne sont actuellement pas disponibles :
- Possibilité de modifier le texte de l'enregistrement pour le raccourcir et le simplifier.
- Pour les écritures multi-lignes, possibilité d'utiliser des formules qui calculent les montants en fonction du montant de l'enregistrement importé.
- Possibilité d'appliquer une règle en fonction de la date de l'enregistrement (condition : colonne Date).