Segments

Les segments sont utilisés pour effectuer une séparation systématique des coûts et des revenus par unité, département ou succursale. Grâce aux segments, vous pouvez obtenir un compte de résultat réparti par unité, département ou succursale, sans devoir créer de comptes spécifiques pour chaque entité.
Par exemple, un musée peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les coûts du personnel et les frais d'installation de chaque exposition individuelle.

Dans les écritures, les segments suivent le compte, contrairement aux centres de coûts qui sont spécifiques à chaque écriture et s’utilisent pour des catégorisations moins structurées (par exemple toutes les dépenses d’un événement ou les achats liés à un objectif précis). 

• Voir aussi les différences entre segments et centres de coûts

Il est possible d’utiliser à la fois les centres de coûts et les segments simultanément.

• ▶ Vidéo : Segments

Caractéristiques des segments

• Les segments sont des comptes précédés d’un deux-points ":".
• On peut utiliser des chiffres ou des lettres pour nommer les comptes.
• Jusqu’à 10 niveaux de segments sont possibles.
• Le niveau est déterminé par le nombre de deux-points précédant l’abréviation :
  • :LU → segment de niveau 1
  • ::P1 → segment de niveau 2
  • :::10 → segment de niveau 3
• Chaque niveau peut contenir un nombre illimité de segments.
• Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres.
• Les segments n’ont ni BClasse ni code devise.
• Les calculs liés aux segments sont effectués dans la devise de base.
• Dans les écritures, le segment suit le compte au débit ou au crédit.
  Il ne peut y avoir d’écriture sur un segment sans un compte associé.
• Il est possible d’afficher des fiches de comptes spécifiques aux segments.

Titres des niveaux de segments

Les titres de segment servent à indiquer à quoi correspond un niveau de segment donné.

• Un segment composé uniquement du séparateur de segment ":", "::", ":::", etc., permet d’indiquer une description pour le niveau.
• Dans la colonne Description, saisissez l’explication du niveau de segment.
  Par exemple :
  ":" "Projets"
  "::" "Succursales"

Définir les segments

Les segments doivent être définis dans le tableau Comptes, dans la colonne Compte, à la fin du plan comptable.

• Dans la colonne Section, insérez une astérisque pour définir la section des segments.
• Dans la colonne Description, saisissez le titre des segments.
• Insérez les segments avec :
  • Dans la colonne Compte, précédez l’identifiant du segment d’un seul deux-points pour les segments de premier niveau.
  • Pour les segments de second et éventuellement de troisième niveau, utilisez :: ou ::: selon le niveau.
  • Indiquez éventuellement une description pour chaque segment.

Segment non attribué {}

Si dans les écritures vous indiquez un compte au débit ou au crédit sans spécifier de segment, la valeur est enregistrée dans le segment "vide" ou non attribué.
Dans le plan comptable, vous pouvez indiquer une description pour le segment non attribué en saisissant le texte ":{}" après le deux-points.
Le symbole de segment non attribué "{}" est utile pour afficher dans les fiches de comptes et dans les scripts les montants non affectés à un segment spécifique. 

Écritures

Les segments sont enregistrés dans le tableau Écritures, immédiatement après le compte principal.

Lorsqu'un segment comporte plusieurs niveaux, il faut saisir après le compte principal le segment de premier niveau, puis le second, et ainsi de suite.

Utilisation du symbole "-" comme séparateur de segment

Dans les écritures, il est possible d’utiliser le signe moins "-" comme séparateur de segments, à la place du deux-points ":".

• Dans les propriétés du fichier (données de base), activez l’option Utiliser le signe moins (-) comme séparateur de segments.
• Dans les écritures, utilisez ensuite le signe moins comme séparateur.
• Si vous utilisez le signe "-", évitez les comptes contenant déjà un tiret.

 Colonne Segment

Cette colonne permet de saisir les segments de façon indépendante du compte.

• La colonne Segment est masquée par défaut. Pour l’utiliser, vous devez l’afficher via le menu Données > Organiser les colonnes.
• Les segments saisis dans la colonne Segment sont appliqués aux comptes utilisés dans l’écriture (colonnes Débit, Crédit, TVA), sauf si un segment est déjà défini dans ces comptes.
• Vous pouvez combiner l'utilisation de la colonne Segment avec celle des segments dans les colonnes Débit et Crédit.
• Lorsque vous utilisez la colonne Segment, le montant est enregistré sur le segment à la fois en débit et en crédit, ce qui entraîne un solde nul dans le tableau des comptes.

Mouvements entre segments

En général, la répartition des coûts est effectuée pour chaque écriture comptable. Il existe toutefois des situations où il est préférable d’enregistrer les coûts sur un compte, puis de les répartir par segment à la fin de l’année. C’est le cas, par exemple, des frais administratifs, répartis en pourcentage entre différents secteurs de l’entreprise.
Voici la procédure à suivre :

• Pendant l’année, les opérations sont enregistrées dans les colonnes Débit et Crédit, sans spécifier de segment ou en affectant la totalité du montant à un seul segment.
  Par exemple, tous les frais de papeterie peuvent être enregistrés sans segment.
• En fin d’année, on saisit des écritures pour attribuer à chaque segment la part correspondante sur un compte de charges ou de produits spécifique :
  • Dans l’écriture, le même compte est saisi dans les colonnes Débit et Crédit.
  • On indique les segments d’origine (qui peuvent aussi être absents) et les segments de destination.
  • Par exemple, pour la répartition des frais de papeterie entre les départements :
    • Il faut une écriture par département.
    • Dans chaque ligne, le compte au crédit n’a pas de segment.
    • Le compte au débit comporte le segment du département.
    • Le montant correspond à la part des frais attribuée à ce département.
  • Ces écritures permettent de répartir entre les départements les frais non encore affectés.

Soldes d’ouverture des Segments

Les segments avec solde d’ouverture doivent de préférence être saisis comme écritures, afin de pouvoir être associés à un compte. Si vous insérez le solde dans la colonne Ouverture du tableau Comptes, il est attribué au segment "{}" non défini.

Pour affecter les soldes d’ouverture à chaque segment et au compte correspondant, vous devez les insérer comme écritures d’ouverture (tableau Écritures).

• Dans la colonne Type (DocType), insérez la valeur 01.
• La date doit correspondre à la date de début de l’exercice comptable.

Avec l’écriture d’ouverture du segment, le montant est retiré du segment "vide" et attribué au segment spécifique.
Si le solde à répartir est négatif (crédit), le compte sans segment doit figurer en Débit et celui avec le segment en Crédit.

Exemple d’écriture pour ouverture de segments

Si, par exemple, le compte 1000 a un solde d’ouverture de 100.00 (sans segment, donc affecté au segment vide) et que ce montant doit être réparti entre deux segments (segment 01 pour 80.00 et segment 02 pour 20.00), procédez comme suit :

• Les écritures d’ouverture ont pour date celle du début de l’exercice et pour Type le code 01.
• La première écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Événements et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 80.00.
• La seconde écriture comporte dans la colonne Débit le compte 1000:Cours et dans la colonne Crédit le compte 1000. Montant : 20.00.

Commande Créer nouvelle année

La commande Créer nouvelle année ou Reprendre les soldes d’ouverture génère automatiquement les écritures d’ouverture pour tous les niveaux de segments.
Si vous ne souhaitez pas reprendre les soldes pour un certain niveau, supprimez les lignes d’ouverture correspondantes générées automatiquement.

Fiche de compte et solde du segment

Attention : ne pas considérer le mouvement du segment comme une valeur indépendante

La valeur affichée pour un segment dans la colonne Solde ou Mouvement du tableau Comptes ou du tableau Catégories ne doit pas être interprétée comme une valeur autonome, détachée du compte ou de la catégorie de référence.

Le segment représente en fait une subdivision des valeurs globales d’un compte ou d’une catégorie et ne constitue pas un mouvement comptable distinct. Par conséquent, le même mouvement peut apparaître en double ou être annulé, selon l’enregistrement.

• Le montant enregistré pour un segment suit toujours celui du compte ou de la catégorie.
• D’un point de vue comptable, il doit être considéré uniquement en relation avec un compte ou une catégorie spécifique.
• En général, le segment est utilisé pour subdiviser le bilan ou le compte de résultat en plusieurs colonnes détaillées sans créer de comptes séparés pour chaque entité.
  Pour activer cette fonction, allez dans le menu Rapports > Rapport comptable ou Rapport avec groupes > Section Subdivision, puis activez l’option Subdivision par segment.

Résultats de la fiche du segment dans la comptabilité en partie double

Dans la comptabilité en partie double, le segment suit le compte indiqué en débit ou en crédit. Selon l’enregistrement, la fiche du segment produit différents résultats :

• Si le segment est utilisé uniquement dans le compte en débit ou en crédit, le montant apparaît une seule fois dans la fiche du segment.
• Si le segment est utilisé à la fois en débit et en crédit, le montant apparaît deux fois et le solde est nul.
• Si le segment est inséré dans la colonne Segment, le mouvement apparaît également deux fois (débit et crédit) et le solde est nul.
• Dans le tableau Comptes, le solde du segment est la somme des mouvements des comptes associés à ce segment.

Le solde est affiché dans la fiche uniquement si le segment est utilisé exclusivement avec des comptes du bilan ou du compte de résultat.

Résultats dans la comptabilité recettes-dépenses

Dans ce type de comptabilité, le segment suit le compte ou la catégorie. Voici les résultats possibles :

• Si le segment est inséré après la catégorie, la fiche du segment affiche le montant enregistré.
• Si le segment est utilisé à la fois avec le compte et la catégorie, le mouvement apparaît deux fois (doublé).
• Si le segment est inséré dans la colonne Segment, il est également affiché deux fois (doublé).
• Dans les deux derniers cas, le solde du segment affiché dans les tableaux Comptes ou Catégories pourrait être le double de la valeur enregistrée.

Rapports

Les rapports par segment peuvent être obtenus pour plusieurs documents comptables :

• Bilan formaté par groupes
• Rapport comptable
• Fiche de compte
• Rapport multi-niveaux
  Pour obtenir des rapports combinant comptes et segments (ex. toutes les dépenses de la succursale LU de P1), il est nécessaire d’utiliser les fonctionnalités des Extensions Banana.

Rapport de subdivision par niveau

Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquez le niveau de segment souhaité.

Rapport récapitulatif

Il s'agit d’un résumé de tous les segments définis dans le plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou segment.

Rapport segment non attribué

Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans segment spécifié. Il est possible de définir le titre de ce segment dans le plan comptable. Activez également l’option En-tête du segment : Description dans la section Subdivision.

Différences entre Segments et Centres de Coût

Les segments sont attribués à une partie de l’activité de l’entreprise à des fins de reporting externe et d’analyse stratégique. Ils servent à analyser les profits et autres métriques financières par domaine, marché, client, etc.

Les centres de coût ou de profit sont des unités où les coûts ou les profits sont accumulés dans un but de suivi interne. Ils ont une finalité de contrôle interne.

• Objectif : les segments servent à l’évaluation des performances, les centres de coût à la gestion des coûts.
• Utilisation : les segments sont utilisés pour les rapports externes, les centres de coût pour les analyses internes détaillées.
• Structure : les segments sont définis selon des critères stratégiques, les centres de coût peuvent représenter toute unité interne supportant des coûts.
• Comptabilité : les segments concernent la comptabilité de gestion, les centres de coût la comptabilité analytique.

Différences dans les paramètres et les écritures

Dans Banana Comptabilité, les paramètres et les enregistrements des centres de coût/profit et des segments sont différents :

Tableau Comptes

• Les segments peuvent être définis jusqu’à 10 niveaux, et chaque niveau peut comporter un nombre illimité de segments. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes, précédés de deux-points (:, ::, :::, etc.) devant le sigle ou le numéro qui définit le segment.
• Il est possible de définir jusqu’à 3 centres de coût/profit : CC1, CC2, CC3. Pour chacun, on peut avoir un nombre illimité de centres de coût/profit. Ils sont saisis dans la colonne Compte du tableau des comptes avec une virgule, un point ou un point-virgule (respectivement CC1, CC2, CC3) devant le numéro ou le sigle du compte.

Tableau Ecritures

• Les segments sont enregistrés dans les colonnes Débit et Crédit, après le compte principal (par ex. 4000:P1). Cela signifie que le montant enregistré dans la colonne Montant est attribué au compte 4000 ainsi qu’au segment P1. En alternative, ils peuvent être enregistrés dans la colonne spécifique Segment du tableau des comptes.
• Les centres de coût/profit sont enregistrés uniquement dans les colonnes CC1, CC2, CC3 de la vue Centres de coût. Le compte est enregistré sans ponctuation devant.

Rapports

• Avec les segments, il est possible d’obtenir le bilan avec la subdivision par niveaux, indiquant le bénéfice ou la perte par segment.
• Dans le tableau des comptes, le total des différents groupes de segments est également visible, et il est possible d’afficher les fiches de compte des différents segments. Des rapports comptables sont aussi possibles.
• Avec les segments, on peut également obtenir un rapport multi-niveaux qui combine comptes et segments, mais il faut utiliser des extensions spécifiques. Avec les centres de coût/profit, il n’est pas possible d’obtenir un bilan ou un rapport comptable.
• Avec les centres de coût/profit, il est possible d’obtenir la fiche de compte pour chaque centre de coût et de profit.
• Dans le tableau des comptes, il est possible de visualiser le total des différents groupes de centres de coût et de profit.

Approfondissements

• Gérer des projets