Clôture et nouvelle année

Dans cet article

Contrôler la comptabilité

À la fin de l'année comptable, avant d'imprimer et d'archiver le bilan et le compte de résultat, il faut effectuer des procédures de contrôle.

Les informations sont disponibles dans le chapitre Contrôler la comptabilité.

Aspects fiscaux

Avant de clôturer la comptabilité, il faut effectuer une série d'opérations présentant des implications fiscales. Il faut ajuster le compte de marchandises, enregistrer les amortissements, les Actifs et les Passifs de régularisation, effectuer les déclarations à la TVA, établir comment et sur quels comptes le bénéfice doit être reparti et effectuer beaucoup d'autres opérations.

Du point de vue du programme, c'est égal si le bénéfice à la fin de l'année est plus ou moins élevé. Par contre, cela change beaucoup au niveau fiscal. Ces aspects doivent être vérifiés avec votre conseiller fiscal et/ou comptable. En particulier, lorsque vous gérez pour la première fois une comptabilité, il peut être très utile de se faire conseiller par un expert pour comprendre quelles sont les exigences. Les comptables sont très occupés entre la fin de l’année et les mois précédant l'échéance de la déclaration des impôts. Il peut donc être utile de vous rencontrer avec votre comptable ou de l'envoyer votre comptabilité quelques mois avant la clôture, afin de pouvoir vous informer sur la procédure.

Créer une nouvelle année

En général, on utilise un fichier différent pour chaque année comptable. Afin de commencer à saisir les écritures de la nouvelle année, cliquez sur le menu Actions → Créer nouvelle année, à partir du fichier de l'année en cours, pour créer une nouvelle année.
Une fois que la nouvelle année a été créée et enregistrée comme nouveau fichier, on peut travailler autant dans le fichier de la nouvelle année que dans celui de l'année précédente.

Vous pouvez créer le fichier de la nouvelle année avant même d'avoir clôturé l'année sur laquelle vous travaillez encore. Après avoir effectué des modifications dans l'année précédente, cliquez sur le menu ActionsMettre à jour soldes d'ouverture, pour reprendre les soldes d'ouverture et attribuer à nouveau le bénéfice.

La commande Créer nouvelle année effectue les opérations suivantes :

  • Crée un nouveau fichier (sans nom) avec le même plan comptable et les mêmes configurations du fichier ouvert, sans écritures.
  • Copie les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Ouverture du nouveau fichier (seulement pour les classes indiquées)
  • Ajoute le bénéfice ou la perte de l'année précédente au solde d'ouverture du (des) compte(s) du bilan indiqué(s) pour l'affectation (généralement, le compte Profit/Perte reporté est indiqué).
  • Copie pour tous les comptes, les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Année précédente du nouveau fichier.
  • Met à jour les dates d'ouverture et de clôture dans les Données de base.
  • Dans le cas d'une comptabilité multi-devises, elle émet les taux de change de clôture de l'année précédente comme taux de change d'ouverture.
  • S'il y a des données dans le tableau Budget, elle reporte les mouvements sur la nouvelle année en tenant compte des paramètres.
  • Si l'option Segments est activée, elle crée des entrées d'ouverture pour les segments.

Cette opération peut être répétée plusieurs fois et peut être effectuée en toute sécurité. En effet, l'intégrité des données pendant le passage à la nouvelle année est garantie et il n'y a aucune perte d'information.

Si, avec la nouvelle année, vous souhaitez passer à un autre type de comptabilité (avec multidevise ou avec TVA), procédez à la création du nouveau fichier et utilisez ensuite la commande Outils → Convertir fichier.

Si vous souhaitez créer une copie du fichier, sans les soldes, utilisez la commande Outils → Créer copie fichier.

Commande Créer nouvelle année

  • Ouvrir le fichier courant et cliquer Actions → Créer nouvelle année:
    une fenêtre s'affiche et signale une différence, correspondant au bénéfice ou à la perte qui n'est pas encore réparti.
  • Dans la section Repartition bénéfice/perte, vous pouvez sélectionner dans la liste des comptes qui apparaît, le compte dans lequel vous voulez affecter le résultat d'exploitation.

  • Si vous ne souhaitez pas encore affecter le résultat, vous pouvez quand-même procéder à la création de la nouvelle année en cliquant sur le bouton OK. Ensuite, vous pouvez procéder à l'affectation du résultat d'exploitation à partir du menu Actions → Mettre à jour soldes d'ouverture.

Fenêtre reporter soldes à nouveau

Reporter soldes d'ouverture des comptes

Les soldes d'ouverture des postes activées sont reportées.
Une fois la nouvelle comptabilité créée, si vous voulez modifier les soldes initiaux reportés, il vous faudrait consulter la page Insérer les soldes initiaux.

  • Bilan.
    Reporte les soldes des comptes actifs, passifs et des capitaux propres. Cette option doit généralement être activée.
  • Compte de résultat (non recommandé).
    Les soldes des comptes de résultat et de dépenses NE DOIVENT PAS être reportés sur la nouvelle année.
    Cette option n'est utilisée que dans des cas particuliers. Elle ne doit être choisie que et uniquement si vous êtes sûr de ce que vous faites.
  • Hors bilan.
    Report des comptes avec BClasse (5 et 6).
  • Centres de coûts.
    Activez cette option si les centres de coûts sont utiles pour gérer des postes qui devront être continus dans le temps, comme les clients, les fournisseurs et les partenaires.
    • Centres de coûts CC1.
      Ceux qui commencent par un point ".".
    • Centres de coûts CC2.
      Ceux qui commencent par une virgule ",".
    • Centre de coût CC3.
      Ceux qui commencent par un point-virgule " ;".
      Voir la page Centres de coûts/profits pour plus d'informations.
  • Segments.
    • Les soldes d'ouverture des segments sont créés avec des écritures d'ouverture dans le tableau Écritures.
      Pour plus d'informations, voir la page Segments.
    • Le programme crée une écriture pour chaque combinaison de compte et de segment, reprenant exactement la situation finale de l'année précédente.
    • Il est préférable de ne pas saisir de soldes d'ouverture des segments en utilisant la colonne Ouverture. Si vous l'avez fait l'année précédente, le programme indiquera à nouveau le solde dans la colonne Ouverture pour la nouvelle année.

Note : Pour les opérations de règlement telles que l'enregistrement et la clôture des comptes d'attente, celles-ci doivent être enregistrées manuellement.

Répartition bénéfice/perte

Total à répartir
Le programme indique automatiquement le montant du bénéfice ou de la perte à repartir.

Comptes
Sélectionne le compte ou les comptes (jusqu'à trois) pour la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice. Lorsqu’il y a plusieurs comptes pour la destination du résultat d'exercice, il faut insérér le montant manuellement dans les cases appropriées.

Si un seul compte est indiqué, le montant sera automatiquement inséré dans le compte sélectionné dans la liste.
Le programme met les soldes d'ouverture automatiquement à jour; le Total Actifs correspond exactement au Total Passifs.

Repartition du résultat d'exercice sur un nombre de comptes supérieur à trois
Dans ce cas, repartir automatiquement le résultat d'exercice seulement sur le compte bénéfice/perte reporté, et continuer avec la création de la nouvelle année.
Dans la nouvelle année (nouveau fichier), dans le tableau Écritures, effectuer une écriture composée pour attribuer le résultat d'exercice du compte bénéfice/perte reporté aux comptes choisis.

Sauvegarder le nouveau fichier

Le programme crée un nouveau fichier comptable pour la nouvelle année, comme indiqué ci-dessus.

Il faudra ensuite compléter les propriétés fichier et enregistrer le fichier en lui donnant un nouveau nom.

  • Confirmer les Données de base de la nouvelle année. Le programme reprend les en-têtes de l'année précédente.
  • Cliquer sur menu Fichier → Enregistrer sous..., en indiquant le dossier où le nouveau fichier comptable doit être mémorisé.

S'il y a des différences ou quoi que ce soit d'autre, vous pouvez également ne pas enregistrer le fichier créé et répéter l'opération de création du fichier de la nouvelle année plus tard.

Modification des soldes reportés

Une fois que la nouvelle année a été créée et que les soldes ont été reportés, si nécessaire, ces données peuvent être modifiées manuellement en modifiant les montants dans la :

  • Colonne Ouverture du tableau Comptes.
  • Colonne Précédente, pour les soldes relatifs à l'année précédente.
  • Dans le tableau Écritures pour les segments.

Si vous avez effectué des modifications dans le fichier de l'année précédente, cliquez sur le menu ActionsMettre à jour des soldes d'ouverture, pour reprendre les soldes.

Opérations recommandées à la fin de l'année

 

 

 

 

 

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