Dans cet article
La colonne Solde est présente dans le tableau Écritures pour les fichiers de comptabilité en partie double, multidevise, comptabilité recettes/dépenses et gestion de trésorerie. Elle est très utile car elle détecte les différences comptables dans le tableau Écritures.
La colonne Solde affiche une valeur uniquement lorsqu'il y a une différence comptable.
Si l’écriture est correcte et que le solde est égal à zéro, la cellule reste vide et la colonne n’indique aucune anomalie.
La présence d’un montant dans la colonne Solde indique donc que l’écriture est incomplète ou contient une erreur à vérifier et à corriger.
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Comment afficher la colonne Solde
La colonne Solde n’est pas visible par défaut. Vous pouvez l’afficher depuis le menu :
- Données > Organiser Colonnes > Solde
La colonne Solde peut être déplacée à la position souhaitée à l’aide des boutons Haut (déplace la colonne vers la gauche) et Bas (déplace la colonne vers la droite) dans la fenêtre de dialogue Organiser Colonnes.
Raisons des différences dans la colonne Solde
Lorsqu’il y a des écarts comptables, il est essentiel d’en identifier la cause et de procéder à la correction.
Les différences peuvent être dues notamment aux raisons suivantes :
- La cellule du Compte Débit, du Compte Crédit ou de la Catégorie a été laissée vide ou contient une valeur incorrecte
- Dans les écritures impliquant plusieurs comptes ou catégories, les totaux des montants ne correspondent pas
- Dans les écritures avec code TVA, la ventilation TVA ou le compte TVA est incorrect.
Remarque : dans les écritures composées, le programme peut temporairement afficher une différence entre Débit et Crédit jusqu’à ce que l’écriture soit complétée.
La colonne Solde dans la comptabilité en partie double
Dans la comptabilité en partie double, la colonne Solde indique les différences entre les colonnes Débit et Crédit.
Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :
- Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Débit et Crédit est équilibrée (aucune différence).
- Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et/ou catégories concernés. Avec la dernière écriture, le solde doit revenir à zéro.
L’exemple affiché dans l’image concerne une écriture relative au paiement de plusieurs factures. Les comptes et les montants correspondants sont saisis sur plusieurs lignes :
- Sur la première ligne, dans la colonne Crédit, le compte bancaire 1020 a été enregistré pour un montant total payé de 1'000.
- Sur les lignes suivantes, dans la colonne Débit, les comptes suivants ont été enregistrés :
- compte 1520 – Investissements, pour 300
- compte 5820 – Voyages, pour 200
- compte 4000 – Achats de matériel, pour 400.
Le total des montants enregistrés au Débit s’élève donc à 900, tandis que le montant enregistré au Crédit est de 1'000.
L’écriture présente par conséquent une différence de 100. Cette différence est indiquée dans la colonne Solde, sur la dernière ligne de l’écriture, ce qui permet d’identifier immédiatement que l’écriture n’est pas équilibrée.
La colonne Solde dans la comptabilité Recettes/Dépenses
Dans la comptabilité Recettes/Dépenses et dans le Cash Manager, la colonne Solde indique les écarts entre les colonnes Compte et Catégorie.
Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :
- Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Compte et Catégorie est équilibrée (aucune différence).
- Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et catégories concernés. Avec la dernière ligne de l’écriture, le solde doit revenir à zéro.
Dans l’image d’exemple, une différence de 1000 a été générée :
- Dans l’écriture à la ligne Doc 2, aucune catégorie n’a été saisie dans la colonne Catégorie. Par conséquent, le montant ayant été enregistré uniquement sur le compte, une différence de 1000 s’est produite.
Vérifier la comptabilité
La commande Controler comptabilité inclut également le contrôle de la colonne Solde.
Si la colonne Solde n’est pas à zéro, cela signifie qu’il y a des erreurs. Pour identifier la première ligne où la différence comptable est apparue :
- Parcourez la colonne Solde pour repérer la première ligne où commence la différence.
- Utilisez la commande Recalculer comptabilité qui indique la ligne à partir de laquelle commence la différence.