Dans cet article
La gestion des fournisseurs permet d'enregistrer, d'organiser et de gérer les informations des fournisseurs, ainsi que de suivre les transactions et les paiements aux fournisseurs, les échéances de paiement et les coordonnées. Vous pouvez vérifier les échéances des factures à payer, celles qui ont été payées, ainsi que le solde de chaque fournisseur, ainsi que le solde ouvert total.
La gestion des fournisseurs est l'une des fonctionnalités de Banana Comptabilité Plus disponible dans toutes les applications comptables.
Les paramètres de la fiche fournisseur incluent à la fois la gestion du chiffre d'affaires et celle des encaissements. Il est également possible de gérer des comptes fournisseurs en devises étrangères.
La fonction de paiement des factures fournisseurs via le e-banking n'est disponible que dans le plan Advanced.
Enregistrer les mouvements des fournisseurs
Le tableau des Écritures est au cœur de Banana Comptabilité et est utilisé pour enregistrer toutes les opérations, y compris les mouvements des fournisseurs, simplement en indiquant le compte du fournisseur. Vous pouvez travailler rapidement car vous pouvez sélectionner, copier et coller les mouvements des fournisseurs déjà saisis précédemment. Si vous faites des erreurs, vous pouvez toujours les corriger.
Les mouvements des fournisseurs enregistrés dans le tableau des écritures comprennent les éléments suivants :
- Réception des factures
- Paiement des factures
- Notes de crédit ou annulations reçues
- Gestion des paiements via le e-banking
Le tableau des Écritures comprend plusieurs colonnes où vous pouvez saisir diverses informations, notamment :
- La date de l'opération, la date d'échéance et la date de paiement.
- Le numéro de la facture.
- Les comptes Débit et Crédit, où vous indiquez le compte du fournisseur et le compte de contrepartie.
- Le montant.
- Les codes TVA pour le calcul automatique de la TVA.
- Des liens vers des documents numériques (par exemple, la facture reçue du fournisseur ou des annotations en PDF).
Comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions relatives aux fournisseurs d'une entreprise.
Les principales fonctions des comptes fournisseurs sont les suivantes :
- Créer un compte pour chaque fournisseur et suivre toutes les transactions effectuées.
- Enregistrer les factures reçues de chaque fournisseur.
- Créer un ordre de paiement E-banking directement à partir de l'enregistrement de la facture du fournisseur.
- Enregistrer les paiements aux fournisseurs et les associer aux factures reçues.
- Obtenir des listes pour le suivi des paiements.
Dans Banana Comptabilité Plus :
- Les comptes fournisseurs et les informations d'adresse (nom, prénom, nom de la société, adresse, numéro de TVA, etc.) sont configurés dans le tableau des Comptes.
- Les transactions comptables sur les comptes sont saisies dans le tableau des Écritures.
- Après chaque enregistrement, tous les soldes des comptes fournisseurs (tableau des Comptes) sont automatiquement mis à jour, ce qui vous donne immédiatement une vue d'ensemble des soldes ouverts encore à payer.
Enregistrer factures reçues
La facture reçue du fournisseur est utilisée à des fins comptables et fiscales, car elle permet d'enregistrer de manière précise les coûts et les dépenses de l'entreprise, ainsi que de calculer la TVA.
Dans Banana Comptabilité les factures reçues des fournisseurs sont comptabilisées dans le tableau des Écritures:
- En entrant la date et la description de la facture.
- En saisissant un numéro de facture.
- En enregistrant dans le compte Débit le compte de coût et dans le compte Crédit le compte du fournisseur.
- En indiquant le code TVA pour les achats de marchandises ou de services. Les calculs et les montants de TVA sont automatiquement inclus.
Enregistrer les paiements
En comptabilité Banana, les paiements sont enregistrés dans le tableau des Écritures de l'une des manières suivantes :
- Enregistrement manuel :
- Vous enregistrez la date et la description.
- Dans la colonne Facture vous saisissez le compte du fournisseur. Un menu déroulant affiche les factures encore ouvertes, il vous suffit de sélectionner la facture reçue du fournisseur et en appuyant sur la touche Entrer, le programme insère automatiquement le compte du fournisseur dans la colonne Débit, ainsi que le montant de la facture. Il vous suffit ensuite de saisir le compte de trésorerie dans la colonne Crédit pour compléter l'écriture.
Importation de données depuis les relevés de compte avec les règles.
Le programme importe les données à partir des relevés de compte ISO 20022 et, en utilisant les règles, le programme insère l'enregistrement complet, en incluant toutes les données, sans nécessiter d'intervention manuelle.
Factures ouvertes
Les factures ouvertes pour un fournisseur sont celles qui ont été reçues mais qui n'ont pas encore été payées.
Les factures ouvertes des fournisseurs peuvent être gérées à travers un registre comptable qui trace les factures émises, les échéances de paiement et les paiements reçus. De cette manière, le vendeur peut suivre la situation financière de chaque client et envoyer des rappels de paiement si les factures restent ouvertes pendant trop longtemps.
Il est important de noter que les factures ouvertes des fournisseurs ont un impact sur la liquidité de l'entreprise, car il faut tenir compte de l'argent à utiliser pour le paiement de ces factures.
Banana Comptabilité génère automatiquement un rapport des factures ouvertes où vous pouvez immédiatement vérifier quelles factures sont encore à payer et de quel fournisseur, ainsi que le montant total des factures non réglées.
Il existe deux types de rapports :
- Factures ouvertes par fournisseur, qui répertorie toutes les factures ouvertes pour chaque fournisseur.
2. Factures ouvertes par échéance, qui répertorie les factures ouvertes par ordre d'échéance.
La date d'échéance d'une facture peut être configurée de différentes manières. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante sur les Échéances et les conditions de paiement.
Fiche de compte
Les fiches de compte sont des documents utilisés en comptabilité qui répertorient les transactions financières d'une entreprise. Chaque fiche représente un compte spécifique dans le grand livre comptable de l'entreprise et contient des informations détaillées sur les transactions liées à ce compte, telles que la date de l'opération financière, le type d'opération, le montant et la description de l'opération.
Dans Banana Comptabilité, en se basant sur les données saisies dans le tableau des Écritures, le programme génère automatiquement la fiche de compte pour chaque fournisseur. Cette fiche de compte affiche le solde d'ouverture, toutes les opérations et le solde final correspondant. Vous pouvez également obtenir la fiche de compte pour une période donnée.
Configurer et utiliser les fonctions fournisseurs
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir du chiffre d'affaires (principe de la comptabilité d'exercice)
- Configurer les comptes pour une comptabilité avec gestion à partir de l'encaissement (principe de trésorerie)
- Configurer les configurations fournisseurs (explication similaire pour les clients)
- Configurer le tableau écritures et enregistrer les factures fournisseurs
- Rapports factures ouvertes, échues ou émises
Notes
- Dans la Comptabilité multidevise, les rapports sont basés sur les soldes en devise de base du compte fournisseurs, pour lequel d'éventuelles différences de change ne sont pas prises en considération.
Dans le tableau Factures reçues, les différences de change sont également répertoriées ; dans les autres impressions, toutefois, seul le montant dans la devise du fournisseur est utilisé. - La colonne Libellé des rapports reprend la première ligne d'écriture pour chaque facture.
- Pour le comptabilité sur prestation reçues (encaissées), on peut configurer un registre fournisseurs avec des centres de coût.
Fichier d'exemple