Démarrage de l'utilisation des règles pour l'auto-complétion des écritures

 La première fois que vous utilisez les règles, procédez comme suit :

1. Exécutez la commande Importer en comptabilité

• Utilisez la commande du menu Actions → Importer en comptabilité → Écritures.
• Sélectionnez le format approprié et indiquez le chemin où se trouve le fichier contenant vos données d'extraits de compte.
• Vous verrez s'afficher ce dialogue

• Définissez le compte de destination, par rapport au compte bancaire à partir duquel vous effectuez l'importation.
• Indiquez la contrepartie temporaire, par défaut "[CA]".
  Vous pouvez utiliser n'importe quel compte, et si vous le mettez entre crochets, il ne sera pas pris en compte.
• Activez l'option Appliquer les règles.
• Confirmez avec OK
  Le programme:
  • Crée les écritures d'importation
  • Ouvre la boîte de dialogue Appliquer les règles.

 2. Dialogue Appliquer les règles

En haut du dialogue, vous verrez :

• La contrepartie temporaire que vous avez saisie dans le dialogue précédent.
• Le compte bancaire que vous avez spécifié.

Dans la partie Mouvements Recettes avec règles et Mouvements Dépenses avec règles, vous n'aurez rien, car vous n'avez pas encore défini de règles.

Au lieu de cela, vous verrez des écritures dans la partie :

• Mouvements Recettes sans règles
  Écritures avec les montants entrants sur le compte bancaire.
• Mouvements Dépenses sans règles
  Écritures avec des montants sortants du compte bancaire.

3. Créer de nouvelles règles

• Positionnez-vous sur l'une des écritures pour lesquelles vous souhaitez créer une règle.
• Allez sur le côté droit jusqu'à ce que vous voyiez le "...".
• Cliquez sur Ajouter nouvelle règle.

• Vous verrez apparaître la boîte de dialogue "Ajouter nouvelle règle".
  Entrez :
  • Le texte dont vous avez besoin pour trouver la correspondance de la règle.
        Exemple :
    • Best Insurance 2021 Contract 892-948
      S'applique aux lignes qui contiennent exactement le texte indiqué.
    • +Best Insurance 892-948
      S'applique aux lignes contenant les mots "Best Insurance" et "892-948" dans n'importe quelle position.
  • Le compte de contrepartie à utiliser pour remplacer le compte temporaire.
  • Toute autre information (centres de coûts, code TVA, etc.).

Retourner à la boîte de dialogue Appliquer les règles

Vous verrez maintenant une ou plusieurs écritures similaires dans la section des règles appliquées.

• Vous verrez qu'il y a encore des écritures auxquels aucune règle n'a été appliquée.
• Vous pouvez créer des règles pour les écritures que vous jugez nécessaires.
• Vous pouvez également décider de créer des règles ultérieurement :
  •  Complétez les écritures manuellement.
  •  Ou émettez à nouveau la commande Appliquer les règles.

4. Confirmation Appliquer les règles

Lorsque vous avez créé les règles, cliquez sur le bouton :

• Appliquer les règles
  • Le programme inscrit les nouvelles règles dans le tableau Écritures répétées.
  • Pour les écritures importées sélectionnées, le programme :
    • Remplace la contrepartie et complète les écritures.
  • Le dialogue reste ouvert.
• OK
  Pour confirmer les règles créées et fermer la boîte de dialogue Appliquer les règles.

Annulation des modifications apportées

Une fois le dialogue fermé, vous verrez les écritures terminées dans le tableau Écritures.
Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler les modifications que vous avez apportées :

•  Première annulation (menu Édition → Annuler opération ou touche Ctrl+Z)
   Annulez les opérations d'écriture de la règle et d'achèvement de l'enregistrement.
• Deuxième annulation
  Annulez l'importation de données.

Compléter les autres écritures avec la contrepartie temporaire

Après l'importation des mouvements bancaires, l'objectif est de compléter toutes les écritures afin qu'il n'y ait plus d'écritures où il y a une contrepartie temporaire.

• Vous pouvez compléter manuellement les écritures restantes.
  Ceci est utile pour les cas particuliers qui n'ont pas tendance à se répéter.
• Vous pouvez créer de nouvelles règles:
  • Vous pouvez émettre la commande Actions → Écritures répétées → Appliquer les règles et créer des règles pour les écritures qui restent.
  • Directement dans le tableau Écritures répétées en n'oubliant pas d'indiquer  '!Rule' dans la colonne Doc pour chaque règle ajoutée.
  • Dans le tableau Écritures, vous pouvez ajouter de nouvelles règles avec la commande du menu contextuel Créer une règle à partir d'une écriture (clic droit sur la ligne de l'écriture) ou avec la commande Actions → Écritures répétées → Créer une règle à partir d'un enregistrement. Une fois la ligne de règle créée, vous devrez la compléter avec la contrepartie souhaitée.

Ajouter informations aux écritures complétées avec des règles

Dans le tableau Écritures, vous voyez toutes les écritures et pouvez ensuite les modifier.

Certaines écritures peuvent nécessiter des informations supplémentaires spécifiques pour compléter leur saisie, comme l'ajout du lien vers le document de réception.
Comme le document est unique pour chaque transaction, il n'est pas possible d'utiliser une règle.

Pour trouver rapidement les opérations à effectuer, vous pouvez adapter la règle, par exemple :

• En attribuant une couleur particulière à la rangée de règles.

• En insérant dans la colonne spécifique, par exemple Lien, un texte tel que [DOC] qui indique clairement que cette opération doit être effectuée.