Colonne Solde pour noter les différences comptables

La colonne Solde est présente dans le tableau Écritures pour les fichiers de comptabilité en partie double, multi-devises, recettes/dépenses et cash manager. Elle est très utile car elle détecte les écarts comptables dans le tableau Écritures. 

Lorsqu’on constate des écarts comptables, il est essentiel d’en identifier la cause et de procéder à la correction. 

Il est probable que les erreurs soient dues aux raisons suivantes :

• La cellule où le Compte Débit, le Compte Crédit ou la Catégorie doit être saisi a été laissée vide par erreur ou contient une valeur incorrecte.
• Pour une écriture sur plusieurs comptes ou catégories, les totaux des montants ne correspondent pas.
• Pour une écriture avec code TVA, la répartition de la TVA ou le compte TVA est incorrect.

Remarque : Dans les écritures composées, le programme indiquera une différence entre Débit et Crédit jusqu’à ce que l’écriture soit complétée.

▶ Regardez la vidéo : La nouvelle colonne Solde

La colonne Solde dans la comptabilité en partie double

Dans la comptabilité en partie double, la colonne Solde indique les différences entre les colonnes Débit et Crédit. 

Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :

• Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Débit et Crédit est équilibrée (aucune différence).
• Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et/ou catégories concernés. Avec la dernière écriture, le solde doit revenir à zéro.

Dans l’image d’exemple, une différence de 150 a été générée :

• Dans l’écriture, à la ligne Doc 1, le compte 4999, inexistant dans le plan comptable, a été saisi. Par conséquent, une différence de 100 s’est affichée dans la colonne Solde sur la même ligne.
• Dans l’écriture sur plusieurs comptes, aux lignes Doc 2, le montant total payé est de 1'000, mais la dernière écriture ne compense pas le montant total entre Débit et Crédit car les contreparties totalisent 950. Une différence de 50 s’ajoute donc, ce qui donne une différence totale de 150.

La colonne Solde dans la comptabilité Recettes/Dépenses

Dans la comptabilité Recettes/Dépenses et dans le Cash Manager, la colonne Solde indique les écarts entre les colonnes Compte et Catégorie.

Lorsque la comptabilité est correcte, la colonne Solde ne doit contenir aucune valeur (cellules vides) :

• Le solde est nul si la somme des montants dans les colonnes Compte et Catégorie est équilibrée (aucune différence).
• Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu’à ce que l’écriture soit complétée sur tous les comptes et catégories concernés. Avec la dernière ligne de l’écriture, le solde doit revenir à zéro.

Dans l’image d’exemple, une différence de 1000 a été générée :

• Dans l’écriture à la ligne Doc 2, aucune catégorie n’a été saisie dans la colonne Catégorie. Par conséquent, le montant ayant été enregistré uniquement sur le compte, une différence de 1000 s’est produite.

Vérifier la comptabilité

La commande Controler comptabilité inclut également le contrôle de la colonne Solde.

Si la colonne Solde n’est pas à zéro, cela signifie qu’il y a des erreurs. Pour identifier la première ligne où la différence comptable est apparue :

• Parcourez la colonne Solde pour repérer la première ligne où commence la différence.
• Utilisez la commande Recalculer comptabilité qui indique la ligne à partir de laquelle commence la différence.