Dans cet article
La fenêtre Appliquer les règles offre un excellent niveau de contrôle sur les modifications apportées aux mouvements comptables, car elle affiche un aperçu des règles existantes, avec une indication des écritures qui correspondent à chacune d'entre elles et des écritures qui ne correspondent encore à aucune règle. Il est alors possible de créer de nouvelles règles, de modifier ou de supprimer des règles existantes.
La boîte de dialogue peut être affichée à partir de :
- À partir de la boîte de dialogue Importer mouvements, lorsque l'option Appliquer les règles est cochée.
Les règles ne sont appliquées qu'aux lignes importées
- A' partir du menu Actions → Écritures répétées → Appliquer les règles...
Les règles sont appliquées à l'ensemble du contenu du tableau Écritures
Le dialogue Appliquer les règles, associé à l'importation des données bancaires, devient un outil crucial pour configurer toutes les opérations répétitives. Dans cette fenêtre de dialogue, en présence de plusieurs mouvements répétitifs du même type, il suffit de définir la règle pour un seul des mouvements, et les règles sont automatiquement appliquées à tous les autres mouvements dans le dialogue, sans avoir à définir à nouveau la règle.
Une fois les règles confirmées, tous les mouvements sont reportés dans le tableau des écritures, garantissant ainsi une uniformité et une exactitude dans les enregistrements du même type, et une rapidité dans la comptabilisation de tous les mouvements.
Cette boîte de dialogue est divisée en trois sections :
Appliquer des filtres aux écritures avec...
- Contrepartie temporaire (Temporary contra account).
Ce champ est obligatoire.
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent cette contrepartie spécifique, par exemple [CA], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements. - Compte:
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent un compte spécifique, généralement un compte bancaire ou [A], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements.
Le système de complétion basé sur des règles suppose qu'une fois les écritures complétées, il n'y a plus d'écritures contenant la contrepartie temporaire.
Données importées correspondant aux règles ou non
La fenêtre montre toutes les écritures qui ont la contrepartie temporaire indiquée ci-dessus (par exemple [CA]). Elles sont regroupées en quatre sections principales :
- Mouvements entrantes avec règles
Écritures avec changement de compte positif (crédit) et avec indication de la règle à laquelle elles correspondent. - Mouvements sortantes avec règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et indication de la règle à laquelle elles correspondent - Mouvements entrantes sans règles
Écritures avec variation positive du compte (crédit) et n'appartenant à aucune règle - Mouvements sortantes sans règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et n'appartenant à aucune règle
Commandes contextuelles
A partir de la ligne d'une écriture sans règle, un clic droit ou le "..." à droite ouvre un menu permettant de
- Ajouter/Modifier une règle.
- Supprimer une règle.
- Modifier une règle qui se chevauche.
Les commandes au bas de la boîte de dialogue
- Afficher tout/Reduire tout: affiche ou masque les éléments des Ecritures.
- Afficher les règles inutilisées: Si cette option est cochée, toutes les règles définies dans le tableau des écritures répétées sont affichées ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les règles qui ont des correspondances.
- Afficher les lignes sans règles: Si cette option est cochée, tous les écritures importées sont affichés ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les écritures qui correspondent à une règle.
- Supprimer les comptes entre [ ] : dans les enregistrements à plusieurs lignes, le compte d'importation est placé entre crochets [ ] dans les lignes de détail. Si cette option est activée, le programme supprime le compte d'importation des lignes de détail.
Les règles avec des écritures multi-lignes ne peuvent être définies que dans le tableau Écritures répétées. - OK: ce bouton applique les règles actives et ferme la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles nouvelles ou modifiées sont également enregistrées dans le tableau des Ecritures répétées.
- Annuler: ce bouton permet de fermer la fenêtre sans appliquer les règles.
- Si des modifications ont été apportées à une ou plusieurs règles, une confirmation vous sera demandée avant de fermer la fenêtre.
- Avec ce bouton, vous ne pouvez pas annuler la commande Appliquer les règles ; pour ce faire, vous devez fermer cette fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Édition.
- Appliquer règles: ce bouton applique les règles sans fermer la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles qui sont ajoutées ou modifiées sont enregistrées dans le tableau Ecritures répétées.
- Si vous souhaitez annuler les modifications, vous devez fermer la fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Edition.
Conseils sur l'utilisation de la fenêtre Appliquer les règles
La manière la plus efficace de travailler avec la fenêtre Appliquer les règles est la suivante :
- Vérifiez que les règles de correspondance des écritures sont correctes.
- Utilisez le bouton Appliquer les règles pour mettre à jour le tableau des Écritures avec les règles sélectionnées.
- Ajoutez de nouvelles règles pour les écritures restantes et vérifiez qu'elles sont appliquées correctement.
- Utilisez à nouveau le bouton Appliquer les règles.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que toutes les écritures répétées soient associées à des règles.
Tableau des écritures répétées
Les règles sont enregistrées et peuvent être modifiées dans le tableau des écritures répétées.
Vous pouvez également compléter ou ajouter des règles avec des écritures sur plusieurs lignes dans le tableau des écritures répétées.
Au fil du temps, vous verrez que de plus en plus d'écritures importés auront des correspondances avec des règles ; plus vous ajouterez de règles, plus votre travail de comptabilité sera réduit.