Dans cet article
Les comptes constituent la structure principale sur laquelle toute la comptabilité est créée. Si vous ouvrez un des modèles inclus dans Banana Comptabilité, les comptes sont déjà présents dans le tableau Comptes et possèdent déjà tous les paramètres nécessaires pour insérer immédiatement les écritures dans le tableau Transactions.
Les comptes du tableau Comptes sont répartis comme suit :
- Comptes du Bilan - Actifs et passifs.
- Comptes du Compte de résultat - Coûts et Profits.
- Registre Clients et Fournisseurs
- Comptes de Centres de coûts et de profits - pour la gestion de projets ou la tenue du registre des clients et des fournisseurs.
- Comptes de Segments - pour la gestion des secteurs d'activité ou des succursales.
La Bclasse des comptes
La Bclasse est essentielle pour la totalisation correcte des montants et des soldes. Dans la colonne BClasse, chaque compte doit être obligatoirement affecté à l'une des valeurs suivantes, indépendamment du numéro de compte ou du groupe :
- 1 - pour les actifs
- 2 - pour le passif
- 3 - pour les dépenses
- 4 - pour les revenus
Les groupes et sous-groupes n'ont pas de BClasse, la cellule de la colonne correspondante reste donc vide.
BClasse des comptes hors bilan
Les comptes hors bilan sont ceux dont les montants et les soldes ne rentrent pas dans la totalisation des comptes du bilan et du compte de résultat. Ce sont des comptes qui sont inclus dans le plan comptable pour présenter les dépôts et les engagements conditionnels.
Les comptes hors bilan doivent avoir la Bclasse suivante :
- 5 - pour les actifs hors bilan
- 6 - pour les Passifs hors bilan
- 7 - 10 - pour les autres comptes hors bilan
Ajouter un nouveau compte
Dans le tableau Comptes, vue de base, vous pouvez ajouter de nouveaux comptes.
Avant d'ajouter un compte, il est important de savoir que :
- Le numéro de compte peut être composé de chiffres, de lettres et de caractères de séparation.
- Il ne peut y avoir plusieurs comptes avec le même numéro.
- Chaque compte doit avoir un groupement (Add. dans) et une classe (BClasse).
Pour ajouter un compte, procédez comme suit :
- Positionnez-vous dans la ligne précédant celle où le nouveau compte sera inséré.
- Ajouter une rangée avec la commande Edition → Ajouter Ligne
- Introduire dans les colonnes respectives le numéro de compte ou de catégorie, la description, la classe BC (1 pour les actifs, 2 pour les passifs, 3 pour les coûts et 4 pour les revenus - uniquement pour la comptabilité en partie double), le numéro de groupe qui doit être le même que celui introduit pour les comptes appartenant au même groupe.
Attention : si vous insérez une écriture avec un compte qui n'existe pas dans le plan comptable et seulement après vous créez le nouveau compte, vous recevrez initialement un message d'erreur ; pour l'éliminer, vous devez recalculer la comptabilité avec la commande Mag + F9 ou à travers le menu Actions → Contrôler la comptabilité.
Renommer un compte
Il s'agit d'une fonction très utile car elle vous permet de modifier un compte et d'avoir le remplacement dans le tableau des Écritures en même temps. Cela évite de devoir changer de compte chaque fois que vous effectuez une écriture qui contient le compte précédent. Il permet également de renommer un groupe ou un code TVA.
- Dans le tableau Comptes, positionnez-vous sur la cellule que vous désirez renommer. Si vous voulez changer un numéro de compte: → Colonne Compte → cellule en question ; pour changer un numéro de groupe → colonne Groupe, cellule en question ; pour un code TVA → tableau Code TVA → Colonne TVA → cellule en question.
- Exécutez la commande Données → Renommer.
- Saisissez le nouveau numéro de compte, groupe, catégorie ou code TVA.
Le programme mettra automatiquement à jour le tableau des Écritures avec le nouveau numéro de compte ou le nouveau code TVA.
Suppression d'un compte
Si un compte a déjà été lancé, avant de le supprimer, assurez-vous que dans le tableau des Écritures, il n'a pas été utilisé ou qu'il n'a pas de solde initial.
- Positionnez le curseur sur la ligne où se trouve le compte à supprimer.
- Entrez la commande Édition → Supprimer lignes.
- Après avoir supprimé un compte, vous devez lancer la commande du menu Actions → Recalculer. Si le compte supprimé est utilisé dans les Écritures, le programme affichera un message d'erreur.
Soldes d'ouverture des comptes
Le solde d'ouverture d'un compte est indiqué dans la colonne Ouverture.
- Les soldes Débit (actifs) sont présentés comme d'habitude.
- Les soldes Crédit (passifs) sont indiqués par un signe moins (négatif) devant le montant.
- En règle générale, seuls les soldes d'ouverture des comptes Actif et Passif sont indiqués.
Pour reporter automatiquement les soldes d'ouverture de l'année suivante, voir la leçon Créer une nouvelle année.
Pour en savoir plus sur les soldes d'ouverture, consultez la page Soldes d'ouverture.
Différences dans les soldes d'ouverture
Pour que la comptabilité soit correcte, le total des soldes d'ouverture en Débit doit correspondre au total des soldes d'ouverture en Crédit, afin qu'il n'y ait pas de différence.
Si le total ne correspond pas, dans la fenêtre Info, il y aura un avis de différence entre les soldes initiaux.
Si les numéros de compte ont été modifiés et qu'il y a des différences, effectuez un Recalcul complet de la comptabilité.
Lors de la première utilisation de Banana Comptabilité, pour créer la balance d'ouverture, il est nécessaire d'insérer manuellement les soldes d'ouverture (colonne Ouverture), en veillant à insérer les soldes des Passifs avec le signe moins (-) devant le montant.
Vous trouverez de plus amples informations sur les pages suivantes :
- Différences dans les soldes d'ouverture (comptabilité en partie double).
- Différences dans les soldes d'ouverture (comptabilité à entrées multiples).
Comptes clients et fournisseurs
Les comptes clients et fournisseurs peuvent être insérés directement dans les sections du Bilan, en listant les comptes de chaque client et fournisseur et en créant deux groupes de totalisation différents, l'un dans l'Actif pour les clients, l'autre dans le Passif pour les fournisseurs. Si la liste des clients et des fournisseurs est très importante, il est possible de créer un grand registre clients/fournisseurs à la fin du plan comptable.
Il existe plusieurs possibilités de configuration :
- Mise en place directement dans le Bilan, en listant les clients et les fournisseurs respectivement à l'Actif et au Passif.
- Configuration avec le détail des comptes Crédit / Débit à la fin du plan comptable, avec le montant total indiqué dans le bilan.
Ce cadre est idéal pour ceux qui ont la gestion de la TVA sur le chiffre d'affaires. - Configuration avec les centres de coûts et de profits, à la fin du plan comptable, sans totalisation dans le Bilan.
Ce paramètre est idéal pour ceux qui ont la gestion de la TVA sur l'encaissement.
Comptes avec adresses
Dans le tableau Comptes, vue Adresses, se trouvent des colonnes pour insérer les adresses des clients, fournisseurs ou partenaires. Si les colonnes de la vue Adresses sont manquantes, vous pouvez les ajouter :
Les colonnes d'adresses sont essentielles pour gérer la facturation, les rappels et le contrôle des paiements et des recouvrements.
Vous trouverez plus de détails sur la page Adresses.
Comptes des centres de coûts et de profits
Elles sont idéales pour la gestion de projets, pour obtenir des détails précis sur un événement particulier, ou pour tout autre besoin.
- Centres de coûts et de profits
Les centres de coûts et de profits sont des comptes dont le numéro est précédé d'un point ".", d'une virgule "," ou d'un point-virgule ";" et servent à affecter des montants d'écriture à des comptes supplémentaires aux comptes comptables de base.
Tous les montants attribués aux centres de coûts et de profits sont distincts du bilan et du compte de profits et pertes et servent uniquement à des fins d'information.
Les comptes de Segment
Pour disposer d'états financiers même pour les différents secteurs ou activités dans lesquels l'entreprise opère.
- Segments
Similaires aux sous-comptes dont le numéro est précédé de deux points ":" et sont utilisés pour attribuer des opérations comptables à des sous-catégories de comptes.