Dans cet article
Voici comment procéder pour :
- passer à un plan comptable avec une numérotation différente ;
- reprendre et convertir les données de la comptabilité existante, y compris les écritures, dans le nouveau plan comptable.
Conversion pour la nouvelle année
Si vous souhaitez commencer une nouvelle année avec un nouveau plan comptable, deux approches sont possibles.
1. Convertir l’année précédente, puis créer la nouvelle année
Dans ce cas, vous obtenez deux fichiers :
- le fichier de l’année en cours de clôture, qui contient :
- la colonne Comptes avec les anciens numéros de compte ;
- la colonne Comptes_1 avec les nouveaux numéros de compte ;
- le fichier de la nouvelle année, basé sur le nouveau plan comptable.
Cette approche est recommandée car elle permet d’avoir des plans comptables alignés pour les deux années.
De plus, elle permet de continuer à apporter des modifications dans l’année en cours de clôture et de reprendre ensuite les soldes d’ouverture dans le fichier de la nouvelle année.
2. Créer la nouvelle année et convertir le fichier de la nouvelle année
Le fichier de l’année en cours de clôture reste inchangé.
Pour la nouvelle année, un fichier intermédiaire est d’abord généré, avec l’ancien plan comptable mais avec les soldes reportés.
La conversion du fichier de la nouvelle année peut être effectuée immédiatement ou après l’ajout de quelques écritures.
Avec cette méthode, puisque le fichier de l’année précédente conserve les anciens numéros de compte, il ne sera plus possible de reprendre dans la nouvelle année les éventuelles modifications effectuées ultérieurement dans l’année précédente.
- Créer un nouveau fichier comptable
- Créer un nouveau fichier via le menu Fichier > Nouveau
- Choisir un modèle de plan comptable prédéfini.
- Adapter le plan comptable à vos besoins.
- Ajouter les comptes de correspondance dans le tableau Comptes
- Ouvrir le menu Données > Organiser Colonnes.
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
- Insérer la colonne avec la description Compte_1.
Pour chaque compte du nouveau plan, insérer dans la colonne Compte_1 le numéro correspondant de l'ancien plan comptable.
- Si un compte reste inchangé, la colonne Compte_1 peut être laissée vide.
- Si plusieurs comptes doivent être regroupés dans un seul, indiquer les numéros séparés par un point-virgule, par exemple :
1000;1001
Dans ce cas, le premier compte doit être répété, sinon seul le dernier sera pris en compte. - Si un compte doit être réparti sur plusieurs comptes, la répartition doit être effectuée manuellement.
Démarrer l’importation
- Activer la commande via le menu Actions > Importer en comptabilité > Importer fichier.
- Avec le bouton Parcourir, sélectionner le fichier comptable avec l'ancien plan comptable.
- Cliquer sur OK pour passer à la fenêtre suivante.
- Définir les options d’importation :
- activer l’option Convertir les numéros de compte
- indiquer que les correspondances sont présentes dans le fichier de destination.
- Démarrer l’importation.
Répéter l’importation
Si des erreurs sont signalées et qu’il est nécessaire de répéter l’opération, il est essentiel d’annuler l’importation précédente afin que le fichier de destination soit vide.
Sinon, les soldes d’ouverture et les écritures seraient dupliqués.
Répartition d’un compte en plusieurs comptes
Lors du passage à un plan comptable plus détaillé, il peut être nécessaire de répartir un compte en plusieurs.
Après l’importation, procéder manuellement comme suit :
- dans le plan comptable, répartir les soldes d’ouverture, de budget et les soldes précédents sur plusieurs comptes ;
- revoir une par une les écritures du compte à répartir et attribuer le compte le plus spécifique ;
- si nécessaire, créer des écritures supplémentaires pour répartir un montant en plusieurs parties ;
- procéder de la même manière pour les écritures du tableau Budget.
Résultat et erreurs possibles
Si le programme signale des erreurs (comptes manquants ou autres problèmes), il est souvent nécessaire de :
- annuler l’importation ;
- compléter ou corriger les correspondances ;
- répéter l’opération d’importation.
Comme le programme fonctionne avec des plans comptables différents, il n’est pas possible d’effectuer automatiquement des vérifications approfondies sur la justesse des regroupements.
Il est donc recommandé de vérifier manuellement le résultat, en s’assurant que les totaux du bilan et du compte de résultat soient corrects.