Ajouter des liens vers des documents numériques

La fonction de liaison d'un document numérique, enregistré sur votre ordinateur ou sur Internet, à une ligne d'entrée vous permet d'ouvrir un reçu, une facture ou un autre document directement dans le fichier comptable d'un simple clic. Vos documents seront toujours à portée de main et vous pourrez dire adieu au papier et passer à une comptabilité entièrement numérique.
Voir aussi Organiser vos fichiers comptables localement, sur le réseau et dans le Cloud.

• La fonction permettant de lier un document numérique à une ligne est disponible dans tous les tableaux, même dans le tableau Comptes, postes et autres.
• A partir de l'aperçu avant impression, avec la fonction Exporter vers PDF, le programme vous permet également d'inclure les fichiers des documents numériques liés dans le PDF. Lors d'un audit, l'auditeur peut également ouvrir le document joint (facture, reçu, autre document PDF) dans le fichier comptable.

Noms de fichiers et chemins d'accès

Lorsque vous saisissez un chemin d'accès à un fichier, celui-ci peut être de deux types :

• Chemin absolu.
  • Un nom de fichier à chemin d'accès absolu, ou plus simplement "nom de fichier absolu", spécifie le chemin d'accès complet à un fichier, y compris l'unité de disque, les dossiers et le nom du fichier lui-même.
  • Ils décrivent exactement l'emplacement du fichier dans le système de fichiers.
  • Exemples de noms de fichiers absolus :
    • "C:/Documents/Images/Photo.jpg"
    • "/Documents/Images /Photo.jpg"
  • Si le dossier comptable est déplacé sur un autre ordinateur avec un chemin différent, le fichier ne sera pas trouvé.
• Chemin relatif du dossier du fichier de comptabilité (recommandé).
  • Le chemin relatif ou plus simplement le "nom de fichier relatif" fait référence aux noms de fichiers qui ne sont pas absolus, c'est-à-dire qui ne commencent PAS par un "/".
  • Les liens avec des chemins d'accès relatifs sont considérés comme relatifs au dossier dans lequel se trouve le fichier comptable.
  • Les liens restent valables même si les dossiers sont déplacés ou synchronisés sur d'autres ordinateurs ayant des emplacements différents, tant que le fichier reste au même emplacement par rapport au fichier comptable.
  • Ne comprend pas les détails de l'unité de disque ou des dossiers principaux. Le nom commence sans barre oblique.
  • Si le fichier se trouve dans le même dossier, seul le nom du fichier "invoice.pdf" apparaîtra.
  • Si le fichier se trouve dans le sous-dossier "pièces jointes", il s'agira de "pièces jointes/facture.pdf".
  • Si le fichier se trouve dans le dossier supérieur, il sera "../invoice.pdf".
  • Le symbole '../' signifie dossier supérieur.
    • "../pièces jointes/facture.pdf" signifie que le fichier se trouve dans le sous-dossier "attachments" du dossier supérieur.
    • "../pièces jointes/facture.pdf" signifie que le fichier se trouve dans le sous-dossier "attachments" du dossier supérieur à deux niveaux.

Erreur Fichier non trouvé

Si le programme signale qu'il ne trouve pas le fichier, la raison peut être l'une des suivantes :

• Le fichier a été supprimé ou déplacé.
• Les fichiers ont été copiés ou synchronisés sur un autre ordinateur et le chemin d'accès au fichier est absolu.
• Le fichier de comptabilité a été déplacé et les noms de fichiers contiennent des fichiers relatifs.
• Le nom du fichier contient des caractères non valables sur d'autres systèmes d'exploitation :
  • Le programme utilise le caractère '/' comme séparateur de chemin, mais accepte également '\'.
  • Il ne doit pas contenir de caractères tels que '*', qui ne peuvent pas être utilisés dans les noms de fichiers.
  • Il faut également veiller à ne pas utiliser des caractères tels que "*&%". qui sont valables sous MAC ou Linux, mais pas sous Windows.

Colonne Lien

La colonne DocLink du tableau Écritures et la colonne Lien (autres tableaux) permettent d'insérer un lien à un fichier externe (habituellement une numérisation d'un reçu ou d'une facture).

• La colonne Lien n'est normalement pas visible.
  Pour l'afficher, utiliser la fonction Organiser colonnes.
• Une fois affichée la colonne Lien, vous pouvez modifier le nom du fichier.
• Le nom du fichier est relatif au dossier comptable.
  • Si les documents sont situés dans un sous-dossier, dans la colonne Lien, le nom du fichier doit être précédé du nom du dossier.  
  • Si vous copiez le contenu du dossier sur un autre ordinateur, les liens restent valables, sauf si les fichiers se trouvent dans le dossier copié ou contiennent des caractères tels que "*&%", qui ne sont pas transférables à d'autres systèmes d'exploitation.
• Vous pouvez également saisir manuellement une adresse Internet dans la colonne Lien. Le lien doit être précédé de "https://" ou "http://".
• Pour ouvrir le document lié, cliquez sur le menu Données > Liens > Ouvrir lien, ou cliquez sur la petite case qui apparaît dans le coin supérieur droit de la cellule contenant le lien.
  
  
   

Insérer un lien à un fichier

Le lien peut être inséré de trois façons:

Commande Ajouter un lien

• Accédez à la ligne du tableau et, dans le menu, cliquez sur Données > Liens > Ajouter lien.
• Sélectionnez le fichier qui correspond au document à lier et cliquez sur le bouton Ouvrir (le programme insère automatiquement le lien). 
• Le programme insère le chemin d'accès au fichier numérique dans la colonne Lien, même s'il n'est pas visible.
• Le nom du fichier est relatif au fichier de la comptabilité.
  
  
   

Bouton Ajouter un lien

• Dans le tableau, rendez visible la colonne Lien. Voir : Organiser Colonnes
• Cliquez sur la petite case en haut à droite de la cellule.
  
  
   
• Indiquez le chemin où se trouve le fichier en le sélectionnant.

Insérer le nom du fichier directement dans la cellule

Le nom du fichier du document numérique peut être saisi directement dans la cellule de la colonne DocLink, sans avoir à sélectionner le fichier dans le dossier où il se trouve.

Ce mode permet d'accélérer encore le travail d'insertion.

• Allez à l'édition dans la cellule en cliquant deux fois.
• Tapez le nom du fichier ou entrez-le par copier-coller.
• La fonction d'auto-complétion répertorie les fichiers des documents qui ne sont pas encore liés.
• Pour obtenir une liste des fichiers disponibles, il faut au moins saisir le nom d'un fichier avec la boîte de dialogue de sélection des fichiers.

Autocomplétion dans la colonne Lien

Lorsque vous éditez dans la colonne Liens, le programme propose une liste de fichiers, selon la logique suivante :

• Seuls les fichiers dont l'extension figure parmi les extensions sûres sont proposés.
• Le nom du fichier contient le texte saisi dans l'éditeur.
  • Si le texte contient du texte séparé par un espace, tout le texte doit apparaître dans le nom du fichier.
  • Si le texte est inclus dans des crochets [ ], seul le texte sans crochets est utilisé.
• Si le fichier est déjà utilisé dans la colonne, il n'est pas proposé à nouveau. 
  Vous pouvez commencer par"*" pour vous assurer que tous les fichiers sont proposés, même ceux qui sont déjà utilisés.
  Vous pouvez ainsi rechercher des fichiers qui ont déjà été inclus dans la liste.
• Fichiers apparaissant dans les dossiers de recherche.
• Fichiers contenus dans des dossiers déjà utilisés.
  Si vous saisissez le fichier "pièces jointes/facture.pdf", il proposera les documents qui se trouvent dans le sous-dossier "pièces jointes".
• Fichiers contenant le texte à insérer.
• Le dossier n'a pas été exclu avec les commandes indiquées ci-dessous.
• Les fichiers qui ne dépassent pas la limite de Smartfill.

Noms spéciaux pour l'autocomplétion

Vous pouvez modifier la logique de recherche en saisissant des noms de fichiers commençant par le point d'exclamation ' !

• !-**
  Désactive l'autocomplétion et ne propose aucun fichier.
  Utilisez cette commande si, pour des raisons techniques, l'accès aux répertoires est lent.
• !pièces jointes
  Recherche des fichiers uniquement dans le sous-répertoire indiqué.
• !+pièces jointes
  Le signe '+' permet de rechercher également dans le dossier indiqué.
• !-pièces jointes
  Le signe "-" exclut le dossier indiqué. Il est prioritaire sur les autres indications.
  Permet d'exclure un dossier utilisé ou le dossier de comptabilité.
• Symboles spéciaux:
  • !.
    Le point '.' indique le dossier dans lequel se trouve le fichier de comptabilité.
    Pour exclure le dossier, utilisez "!-.".
  • !dossier1*
    "*" à la fin du nom du dossier signifie également que tous les sous-dossiers sont inclus.
    S'il y a beaucoup de sous-dossiers avec beaucoup de fichiers, la recherche peut être ralentie.
  • !*.
    Comprend le dossier dans lequel se trouve le fichier de comptabilité et tous les sous-dossiers.
  • !fichier1;fichier2
    le point-virgule ';' est utilisé pour insérer plusieurs dossiers.
  • !../fichier1
    Le "..." fait référence au dossier de niveau supérieur.

Textes à inclure ou à exclure Dossiers pour l'autocomplètion: 

• Doivent être saisies dans la colonne où le lien vers le document est inséré.
• Elles peuvent être insérées dans n'importe quelle ligne.
• Elles déterminent la recherche pour toutes les cellules, même celles qui précèdent.

Modifier le lien

Procéder comme pour l'insertion d'un nouveau lien

Renommer le lien

Cette fonction vous permet de modifier/renommer le lien. Le programme, en automatique, va également :

• Renommer le nom du fichier dans son répertoire d'origine
• Renommer tous les liens vers ce document récurrents dans le fichier comptable.

Vous pouvez ainsi modifier les noms de fichiers sans avoir à ouvrir le gestionnaire de fichiers.

Exigences

• La fonction Renommer du menu est disponible uniquement avec le plan Advanced  de Banana Comptablité Plus >  passez maintenant au plan Advanced.

Ouvrir lien

Il y a deux façons pour ouvrir un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Données > Liens > Ajouter Lien.
• Se positionner sur la colonne Lien et cliquer sur l'icône pour l'ouverture.
  
  

Pour des raisons de sécurité, le programme ouvre seulement des fichiers avec une extension considérée sécurisée; voir Options programme > Gestion Fichier , du menu Outils.

Supprimer lien

Il y a deux façons pour supprimer un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Données > Liens > Supprimer lien.
• Supprimer le contenu de la cellule Lien avec le bouton supprimer.

Esporta in PDF (Includi allegati)

Quando si esporta in PDF il programma offre la possibilità di includere  anche i file allegati. 

Si rimanda alla documentazione Esporta in PDF per quanto riguarda questa funzionalità e le limitazioni.

Ressources utiles:

• Créer Fichier PDF avec pièces jointes numériques
• Où enregistrer tous vos documents numériques
• Numériser documents