Dubbel Boekhouden
Dubbel boekhouden is een applicatie van Banana Boekhouding Plus waarmee u uw rekeningen heel professioneel kunt beheren. Het is gratis tot 70 transacties in het Free plan van Banana Boekhouding Plus. In het Professional en Advanced plans is het daarentegen onbeperkt te gebruiken.
Ideaal voor het MKB, ervaren accountants en frequente boekhouders. Werk snel en maak een Balans, Winst- en Verliesrekening, Financiële Planning, Budget en vele andere overzichten in no time.
Vele complexe operaties, zoals BTW beheer, vreemde valuta, budgettering en winst- en verliesrekeningen zijn heel eenvoudig gemaakt omdat deze allemaal geautomatiseerd zijn.
- ▶ Video: Hoe dubbel boekhouden te beginnen (Engelstalig)
- Ontdek alle karakteristieken van Banana Dubbel boekhouden
Vele functies, meer automatisering
- Begin meteen: Kies een van de vele modellen voor diverse toepassingen.
- Snelle invoer: Importeer vanuit elektronisch bankieren, sla herhalende transacties op met de regels voor automatisch aanvullen.
- Directe controles: Met de kolom Saldo kunt u snel zien of er onbalans is tussen de debet en credit kolommen en vanaf welke regel de verschillen beginnen.
- Na iedere boeking worden de saldi bijgewerkt met een indicatie van het resultaat voor het jaar.
- Koppel boekstukken eenvoudig: koppel iedere transactie aan het bijbehorende digitale document.
- Gegevens importeren en exporteren.
- Balans en winst- en verliesrekening, rekeningkaarten (grootboek), Journaal met één klik.
- Analytische boekhouding voor projecten,, sectoren of particuliere activiteiten dankzij Kostenplaatsen en Winstcentra en Segmenten.
- Automatische rekeningkaarten (grootboek). Het overbrengen van bedragen gaat automatisch na het boeken in de transactietabel (journaal).
- De balans en de winst-en-verliesrekening kunnen direct met een klik worden weergegeven en u kunt kiezen voor een eenvoudige structuur met de eindtotalen of met de subtotalen, die meer details opleveren
- Om de BTW te boeken hoeft u geen extra boeking te doen, maar voert u eenvoudig een code in waarmee de BTW berekend kan worden en deze tegelijk op de BTW rekening geboekt wordt.
- Geautomatiseerde BTW aangifte met gegevens in XML formaat voor de belastingdienst.
- Budget instellen waarmee u de financiële planning kunt bepalen met betrekking tot kosten en inkomsten zodat u een toekomst zonder onzekerheden heeft.
Meer informatie
- Organisatie van uw boekhouddocumenten
- Boekhouding met het factuurstelsel of het kasstelsel
- BTW beheer
- Vreemde valuta boekhouding
Hoe beginnen - Dubbel boekhouden
▶ Video: Hoe begin je met een dubbelboekhouding (Engelstalig): video uitleg die u laat zien hoe u eenvoudig een dubbel boekhouden boekhouding opzet, het rekeningschema aanpast, een budget maakt, transacties invoert en overzichten afdrukt.
Aanmaken van een boekhoudbestand uitgaande van een online model
Banana Boekhouding biedt modellen voor alle rechtsvormen, verdeeld naar land en soort boekhouding. Deze kunnen direct in het programma worden geopend vanuit het menu Bestand, Nieuw... of ze kunnen worden gedownload van pagina met modellen op onze websit.
Hierna wordt uitgelegd hoe te beginnen met een model direct vanuit het programma:
- Menu Bestand → Nieuw....
- Selecteer het land, de taal, de categorie en het type boekhouding
- Kies uit de lijst van modellen het model dat het dichtst komt bij wat u nodig heeft.
- Klik op de knop Aanmaken.
In het gedeelte "Zoeken" worden bij het invoeren van een sleutelwoord in het programma de modellen weergegeven die het ingevoerde sleutelwoord bevatten.
Het is ook mogelijk om vanuit een leeg bestand te beginnen, door de optie blanco bestand aanmaken te activeren. Om de start te vergemakkelijken en groeperingsfouten te vermijden, raden wij u altijd aan om steeds te beginnen met een bestaand model.
Meer informatie over het aanmaken van een nieuw bestand vindt u op de pagina Nieuw bestand aanmaken.
Het instellen van de bestands- en boekhoudingseigenschappen (basis gegevens, Boekhouding tab)
- Dit kan vanuit het menu Bestand → bestands- en boekhoudingseigenschappen (basis gegevens). Hier geeft u de bedrijfsnaam aan die in de afdrukken, en op andere plaatsen, verschijnt.
- Kies de basis valuta waarin de boekhouding gedaan wordt.
Opslaan
Sla met het commando Bestand → Opslaan als... de gegevens op en geef een naam aan het bestand. Het dialoogvenster Opslaan van uw besturingssysteem wordt getoond.
- Het wordt aangeraden de naam van het bedrijf gevolgd door het jaar te gebruiken, bijvoorbeeld "bedrijf-2021.ac2", om het bestand te onderscheiden van andere boekhoudbestanden.
- U kunt zoveel boekhoudbestanden opslaan als u wilt, ieder met zijn eigen naam.
- U kunt het pad selecteren, (opslaan op schijf, usb stik of cloud).
Wanneer u van plan bent documenten te koppelen aan de boekhouding van het huidige jaar bevelen we u aan een aparte map aan te maken voor ieder boekhouding en dan per jaar waarin u alle bestanden groepeert.
Algemeen gebruik van het programma
Banana Boekhouding is geïnspireerd op Excel. De gebruikersaanwijzingen en commando's zijn zoveel mogelijk het zelfde gehouden als die van Microsoft Office.
Op de pagina programma interface vindt u meer uitleg over het algemene gebruik van het programma.
De boekhouding wordt gedaan in tabellen; deze werken allen op dezelfde manier.
Het Rekeningschema aanpassen
Pas in de Rekeningen tabel het Rekeningschema aan uw eigen wensen aan:
- Voeg rekeningen toe en /of verwijder bestaande rekeningen (zie Rijen toevoegen in het menu Bewerken)
- Verander de rekeningnummers, de beschrijvingen (bijvoorbeeld, voer de naam van uw eigen Bankrekening in), voer andere groepen in, etc.
- Maak groepen aan, raadpleeg onze Groepen pagina over het aanmaken van subgroepen.
- Definieer Kostenplaatsen of Segmenten die worden gebruikt om bedragen in meer detail en op een specifiekere manier te laten zien.
De Transacties
De Transacties moeten in de Transacties tabel ingevoerd worden; gezamenlijk vormen deze het Journaal.
In de specifieke kolommen (zie ook pagina Transacties):
- Voer de Datum in
- Voer het Documentnummer in dat aan het papieren boekhouddocument is toegekend. Hiermee kunnen documenten gemakkelijk teruggevonden worden als de transactie eenmaal is ingevoerd in de boekhouding.
- Voer de Beschrijving in
- Voer in de Debetrekening de doelrekening in
- Voer in de Creditrekening de bronrekening in.
- Voer het bedrag in.
- In een boekhouding met BTW, voer het bruto bedrag in, inclusief BTW en de BTW code. Het programma scheidt de BTW, terwijl het de netto kosten of de netto winsten apart berekent.
Versnellen van het invoeren van de transacties
Om het invoeren van de transacties te versnellen kuntt u de volgende functies gebruiken:
- de Smart fill functie die het mogelijk maakt gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn automatisch aan te vullen.
- de Terugkerende transacties functie die wordt gebruikt om terugkerende transacties in een aparte tabel te onthouden.
- het importeren vanuit uw gedownloade banktransacties. importeer alle transacties vanuit bank of credit kaart afschriften in het boekhoudbestand.
Transacties met BTW
Om BTW transacties in te voeren gaat u als volgt te werk:
- vanuit het menu Bestand kies het commando Nieuw en dan Dubbel Boekhouden met BTW
- Kies een van de bestaande modellen voor uw land met Dubbel Boekhouden met BTW en een BTW Codes tabel.
Om te zien hoe de transacties met BTW ingevoerd moeten worden bezoekt u de pagina Transacties.
Transacties in meerdere rijen
Transacties in meerdere rijen of Samengestelde transacties die betrekking hebben op meer dan twee rekeningen en credit/debet bedragen in meerdere rekeningen (bijvoorbeeld, als diverse facturen zijn betaald per bank) moeten in meerdere rijen ingevoerd worden:
- Één rij voor iedere debet- of creditrekening
- Als alle afzonderlijke debet en credit rijen ingevoerd zijn zou er geen verschilsaldo moeten zijn.
Voor meer details zie het gedeelte Samengestelde transacties op de pagina Transactie-soorten.
Controleren van klanten- en leveranciersfacturen
Met Banana Boekhouding kunt u de facturen die u moet betalen en de facturen waarvoor u nog geld tegoed hebt in het oog houden. Zie pagina's:
De Rekeningkaart
De Rekeningkaart laat automatisch alle transacties zien die ingevoerd zijn voor dezelfde rekening (bijvoorbeeld, contanten, bank, klanten, etc.).
Om een rekeningkaart weer te geven klikt u met de muis eenmaal op een rekeningnummer (of selecteert u de cel met de pijltjestoetsen) en klikt u vervolgens op het kleine blauwe symbool dat verschijnt in de cel.
Rekeningkaart per periode
Om de rekeningkaart met saldi voor een bepaalde periode te laten zien gaat u als volgt te werk:
- Menu Raporten → Rekening-/Categorie kaarten.
- Activeer in de Periode sectie Geselecteerde periode en voer de Startdatum en Einddatum in van de periode.
Kijk voor meer details op de pagina Periode.
Één Rekeningkaart afdrukken
Om de één rekeningkaart af te drukken roept u de kaart op vanuit de Rekeningen of Transactietabel en start het afdrukken van het menu Bestand.
Alle of enkele Rekeningkaarten afdrukken
Ga als volgt te werk om meerdere of alle rekeningkaarten af te drukken:
- Menu Raporen → Rekening-/Categorie kaarten,
- Selecteer de rekeningkaarten die afgedrukt moeten worden:
Met het filter kunt u automatisch alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen of alleen de gewenste rekeningen selecteren.
Kijk voor meer details op de pagina Rekening-/Categorie kaarten
De Balans
De Balans laat de saldi zien van alle rekeningen van bezittingen, Activa & Passiva. Het verschil tussen de Activa en de Passiva bepaalt het Kapitaal.
De Winst- en Verliesrekening
De Winst- en Verliesrekening laat alle Uitgaven en Inkomsten rekeningen zien. Het verschil tussen de Uitgaven & Inkomsten bepaalt de Winst of Verlies van het Boekjaar.
Afdrukken van de balans en de resultatenrekening
In Banana Boekhouding kunnen de balans en de resultatenrekening op twee manieren worden bekeken en afgedrukt:
- In de Uitgebreide Balans wordt een balans met een eenvoudige lijst van alle rekeningen weergegeven zonder onderscheid van groepen en subgroepen.
- In de Uitgebreide Balans op groepen wordt de balans weergegeven met de rekeningen verdeeld in groepen en subgroepen; bovendien zijn er veel functies om de presentatie aan te passen die niet in de Uitgebreide balans aanwezig zijn.
Om de balans en de resultatenrekening af te drukken in twee modi:
Gegevens opslag in PDF formaat
Aan het einde van het jaar, als de hele boekhouding voltooid, gecorrigeerd en gecontroleerd is, kunnen alle boekhoudgegevens opgeslagen worden met:
Het Budget
- Jaarlijks budget in de Rekeningentabel in Budget weergave, Budget kolom. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
Op deze manier geven de Budget kolommen de bedragen weer die op het hele jaar betrekking hebben, als u het Budget opstelt met menu Rapporten → Uitgebreide balans op groepen. - Het Budget wordt opgezet de Budgettabel. De budgettabel wordt geactiveerd via menu Extra → Functies toevoegen/verwijderen.
In deze tabel worden alle mutaties met betrekking tot uitgaven en inkomsten vastgelegd alsof de mutaties werden vastgelegd in de transactietabel. Wanneer deze tabel geactiveerd is wordt de kolom Budget van de rekeningentabel automatische gedeactiveerd.
Kijk voor meer details op de pagina Budget.
Karakteristieken van Banana Dubbel boekhouden
De dubbel boekhouden toepassing van Banana voldoet aan de professionele eisen van alle bedrijven en organisaties waar een boekhouding wettelijk is voorgeschreven.
- Het is een erg krachtig gereedschap maar toch flexibel en eenvoudig te gebruiken omdat de verschillende functies kunnen worden in- of uitgeschakeld. Hierdoor kunt u zowel de hoofdboekhouding alsook het gestructureerde rekeningschema op verschillende niveaus beheren: met BTW, klanten en leveranciers beheer, facturering, kostenplaatsen en segmenten.
- Er kunnen op elk moment aanpassingen worden gemaakt waardoor iedereen perfecte resultaten bereikt. Het is ideal voor de ervaren accountant die snel wil werken maar ook voor beginners. Om deze reden wordt het gebruikt voor boekhoudonderwijs in vele scholen.
Gelijkwaardig aan Excel
Excel-achtige functies en commando's
- Alle gegevens die u in de tabellen invoert zijn altijd zichtbaar, direct onder handbereik.
- U werkt snel omdat u herhalende transacties kunt selecteren, kopiëren en plakken in meerdere cellen en rijen.
- Als u een fout maakt kunt u deze herstellen door bewerkingen te annuleren of terug te draaien.
- Voeg zoveel rijen toe als u wilt zonder limiet of verwijder rijen die u niet nodig heeft.
- Als u een fout maakt in een bedrag, een rekening, een BTW code of een beschrijving kunt u deze in een oogwenk herstellen met de zoeken en vervangen functie.
- U hoeft geen formules in te voeren omdat de berekeningen direct bijgewerkt worden en u een samenhangend beeld heeft (zoals in spreadsheets).
- Alles wat u ziet kan worden afgedrukt of naar PDF of andere formaten worden geëxporteerd.
- U kunt uw bedrijfslogo gebruiken om uw afdrukken te personaliseren.
- De kolommen zijn aan te passen, u kunt ze verplaatsen, nieuwe toevoegen en de breedte instellen.
- Werk met het formaat dat het best bij u past.
- Geef regels een kleur om ze na te kijken, aan uw accountant te laten zien of om ze later kompleet te maken.
Op tabellen gebaseerde structuur
Het boekhouden gebeurt in drie tabellen die op dezelfde manier gebruikt worden als in Excel spreadsheets maar die al helemaal ingesteld zijn en geprogrammeerd met alles wat u voor een snelle en veilige boekhouding nodig heeft.
- Rekeningen tabel.
U kunt alle contanten, klanten, leveranciers, etc. rekeningen instellen en de beginsaldi invoeren zonder deze handmatig te hoeven boeken in de transactietabel. U kunt meerdere rekeningen groeperen, zoals de contanten en de bank in de liquiditeitsgroep, zodat u bijgewerkte saldi meteen kunt controleren. - Transactietabel.
Het centrum van de boekhouding waar de transacties worden ingevoerd of geïmporteerd. De debet- en credittransacties kunnen worden aangevuld met extra informatie om klanten en leveranciers te beheren, facturen te versturen, kosten- / winstcentra, segmenten, hoeveelheden en prijzen te beheren en al het andere dat u nodig heeft. Scrollend door de tabel krijgt u een uitgebreid overzicht van alle mutaties. De tabel kan worden aangepast om de boekhouding altijd perfect op orde te houden. - Totalentabel.
Deze geeft de totalen per groep weer en wordt gebruikt om de rekeningsaldi te controleren.
Er kunnen extra tabellen worden toegevoegd om extra functies te ondersteunen.
- Budgettabel.
Bereid financiële prognoses voor met dezelfde soort dubbele boekhouding invoer als in de transactietabel. Compleet met liquiditeitsplanning, budget en verwachting voor resultatenrekening, klanten, leveranciers, investeringen, projecten en segmenten voor een of meerdere jaren. - BTW codes tabel.
Stel de vereiste percentages en parameters in die gebruikt worden in de transactietabel voor de automatische berekening van BTW en de overzichten voor de belastingdienst. - Itemstabel.
Om een lijst van te factureren artikelen aan te maken. Het programma houdt uw inkomsten en uitgaven bij. - Eigen tabellen.
Om aan specifieke wensen te voldoen.
Snelstart
Modellen
Begin direct met een van onze modellen zonder tijd te verliezen. U kunt er een kiezen uit de lijst voor uw land en voor het soort bedrijf dat u uitvoert. U kunt het model aanpassen om het nog beter op uw wensen af te stemmen.
- U heeft een makkelijke start door een nieuw bestand aan te maken vanuit een model.
- Als u al uw eigen Banana Boekhouding model heeft kunt u dit, met alle instellingen, weer gebruiken voor een andere boekhouding.
- Meer dan 1000 modellen, gerangschikt per land en soort gebruik, aan te passen en met gebruikersdocumentatie.
- Zoek eenvoudig modellen en gebruik ze direct in het programma.
Opzetten van de boekhouding
- Stel zelf de munteenheid voor uw boekhouding in, u kunt deze kiezen uit een lijst met wereldvaluta's of er zelf een instellen (bijvoorbeeld voor cryptovaluta).
- Stel zelf de boekhoudperiode in, indien nodig meerdere jaren en niet beperkt tot de klassieke periode van 1 januari tot 31 december.
- Kopteksten en boekhoudgegevens in te stellen in een enkel dialoogvenster, eenvoudig om weer te geven.
- Kies zoveel decimalen als u wilt, van 0 tot 27, bij het aanmaken van de boekhouding.
- U kunt het aantal decimalen probleemloos veranderen gedurende het jaar.
Meertalig
- U bent vrij om de taal van uw boekhouding te kiezen bij het aanmaken van het bestand.
- Pas de kopteksten van de kolommen aan naar uw wens.
- U kunt uw boekhouding tegelijk in meerdere talen doen.
- Afdrukken zijn ook in meerdere talen aan te passen.
Bestands- en gegevensopslag
- Alle gegevens worden in één bestand opgeslagen waar u alles zonder tijdverspilling in terug kunt vinden.
- Voor ieder jaar wordt een apart bestand aangemaakt. Alle gegevens hebben betrekking op het jaar en er is geen verwarring.
- Geef het bestand de naam die u wenst.
- Met een enkele licentie kunt u een onbeperkt aantal boekhoudingen doen.
- Gegevens blijven helemaal in uw bezit.
- Sla uw gegevens op elk medium op, computer, netwerk, cloud of verstuur deze per e-mail. U kunt erbij waar u ook bent.
- Gelijktijdige toegang door meerdere gebruikers, maar slechts één persoon kan het bestand openen om het te bewerken.
- Maak uw boekhouding veiliger met een wachtwoord.
Planning-Uitvoering-Beheer
Binnen hetzelfde dubbel boekhouden boekhoudbestand kunt u uw boekhouding doen, of uw budget bijhouden of beiden. De krachtige "Planning - Uitvoering - Beheer" benadering is heel intuïtief.
Dubbel boekhouden methode
- Met Banana Boekhouding kunt u boekhouden met de internationale methode van het dubbel boekhouden. Het voldoet aan internationale standaarden.
- Voldoet aan de eisen voor elke boekhouding.
- Bruikbaar in elk land.
- Transacties met debet en credit kolommen.
- Als er een onbalans is in de transacties wordt er een melding van het verschil gegeven.
Bedragen worden in de kolommen weergegeven in het formaat dat door uw computer gebruikt wordt zodat u niet hoeft te wennen aan andere formaten waar u niet bekend mee bent.- Debetbedragen worden positief aangegeven en creditbedragen negatief.
- De berekening wordt gedaan volgens de Debet - Credit = 0 equation.
- Balans, Resultatenrekening en alle andere afdrukken van de boekhouding.
- Alle afdrukken zijn aan te passen.
- Weergave formaat naar keuze.
- Transacties volgens het kasstelsel of het factuurstelsel.
- Gegevens beveiliging met blockchain technologie (volgens een gepatenteerde methode).
- De methode van dubbel boekhouden wordt door veel scholen over de hele wereld gebruikt om boekhoudonderwijs te geven.
Rekeningschema
- Het rekeningschema is volledig aan uw wensen aan te passen.
- Hetzelfde rekeningschema wordt gebruikt voor de boekhouding en voor financiële, vermogens- en inkomensprognoses.
- De balans en de resultatenrekening kunnen aangepast worden om te voldoen aan de structuur en de inhoud volgens uw eisen.
- Elk nationaal, internationaal of vrij groeperingsschema wordt ondersteund (Engelstalige pagina).
- Niet in de balans opgenomen rekeningen voor het beheer van posten die niet in de begroting mogen worden opgenomen, maar die u wel moet afschrijven.
- U kunt hetzelfde rekeningschema gebruiken om zowel transacties in te voeren als ook uw financiële prognoses.
- U kunt zelf uw rekeningnummers kiezen, numeriek of alfanumeriek, tot 256 karakters lang.
- U kunt zelf uw beschrijving invoeren, tot 256 karakters lang.
- Het is niet langer nodig om begin- en eindsaldi in te voeren met boekingen.
- U voert de saldi direct in de kolom Opening van de rekeningentabel in en alleen wanneer u Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt. In de volgende jaren vindt de overdracht automatisch plaats.
- Saldi, rekeningmutaties en totalen worden contextueel weergegeven en zijn altijd up to date.
- Voor iedere klanten-, leveranciers of partnerrekening zijn er kolommen om adressen en andere nuttige informatie die u nodig heeft op te slaan.
- Andere kolommen toevoegen voor notities, groepering of bedragen.
- U hoeft de bedragen in de kolommen niet zelf op te tellen; ze worden automatisch correct berekend en bijgewerkt.
U kunt daardoor kolommen met uw eigen gegevens aanmaken en heel specifieke details zichtbaar maken.
Transacties
- U kunt een enkele transactie invoeren, of samengestelde transacties in meerdere rijen, als het om meerdere rekeningen gaat.
- U kunt invoeren met de methode van het factuurstelsel of het kasstelsel.
- Bij het invoeren van uw gegevens worden reeds eerder ingevoerde teksten getoond. Met één klik wordt de transactie ingevulde (auto-aanvullen).
- Directe melding van fouten en verschillen, met de mogelijkheid om deze later te corrigeren.
- Sla terugkerende boekingen op om deze weer op te roepen als ze weer voorkomen zonder dat u ze opnieuw helemaal in hoeft te voeren.
- In alle tabellen zijn standaard kolommen beschikbaar en deze kunnen naar wens weergegeven worden.
- Kolommen voor hoeveelheid en prijs voor facturering en kostenbeheersing.
- Automatische nummering van documenten met oplopende nummers.
- Documenten zijn altijd onder handbereik door de digitale boekstukken (PDF, afbeeldingen) te koppelen aan boekhoudbestanden en deze met één klik te openen.
- Voer eigen teksten in tot 256 karakters lang, ook over meerdere regels.
- Geef rijen een kleurtje voor transacties die u later moet controleren of corrigeren, of om ze aan de accountant te laten zien.
- Voeg kolommen toe om er andere informatie in in te voeren.
- Transacties op Kostenplaatsen en Winstcentra
- Transacties op Segmenten
- Sla de ingestelde indeling van de kolommen op in weergaven om de inhoud die het belangrijkste is voor u goed weer te geven.
- Context informatie over rekeningsaldo, verschillen of fouten.
- Voor de periodieke- of eindejaarsafsluitingen kunt u de "boekhouding controleren" functies gebruiken. U bent dan in staat fouten in de saldi te vinden (bijvoorbeeld saldi op bankafschriften en saldi in de boekhouding). U ziet meteen wat er fout is en kunt correcties uitvoeren zodat alles weer met elkaar overeenkomt.
- Gegevens importeren:
- Voer sneller transacties in door deze te importeren vanuit digitale bankafschriften.
- U kunt transacties importeren die in verschillende formaten worden aangeleverd door banken.
- Geïmporteerde rijen kunnen worden aangepast, aangevuld of verwijderd.
- Gegevens kunnen ook vanuit andere software worden geïmporteerd.
Financiële prognoses
- Als u een budget moet maken kunt u dit doen door een budgettabel aan te maken.
- Gebruik eenvoudig dezelfde invoermethode als u al gewend bent in de inkomsten en uitgaven boekhouding.
- Financiële prognoses compleet met liquiditeitsplanning.
- Balansprognoses.
- Resultatenrekening prognoses.
- Automatische meerjaren planning.
- Voer het budget in met transactions in de budgettabel.
- Herhalende inkomsten en uitgaven invoeren met één transactie.
- Alle functies beschikbaar in boekhouding:
- Berekeningen in javascript met toegang tot de waardes van de huidige prognose:
- Prognoses die beschikbaar zijn in afdrukken uit de boekhouding:
- Rekening kaart met budgettransacties per rekening of groep.
Balans en resultatenrekening
- Overzichten met eind- of budgetgegevens, of beide, met een indicatie van afwijkingen.
- Indeling met groepen en subgroepen naar eigen inzicht.
- Bijgewerkte resultaten direct zichtbaar in de rekeningentabel.
- Afdrukken op maat:
- Uw eigen logo toevoegen.
- Keuze van kolommen die weergegeven worden.
- Keuze van secties die weergegeven worden.
- Gedetailleerd of gegroepeerd afdrukken
- Afdrukken per periode.
- Kolommen ingedeeld per periode (maand, kwartaal, halfjaar, jaar).
- Bedragen van vorig jaar.
- Vergelijking van de verwachtte waarde.
- Kolommen verdeeld per segment.
- Toegevoegde bijlagen.
- Groepering zoals in het rekeningschema of volgens uw eigen schema.
- Aanpassing opslaan.
- Overzicht in tabelvorm (net zoals maatwerk afdrukken maar met de gegevens in de tabel).
- Naar PDF exporteren voor archivering en naar andere formaten voor gegevensverwerking.
Andere afdrukken van de boekhouding
- Afdrukken van de hele inhoud van tabellen of van alleen een selectie.
- Uw eigen logo toevoegen om documenten en afdrukken te personaliseren.
- Journaal.
- Rekeningkaarten met boekingen en groepen:
- Met transacties voor rekeningen of voor prognoses.
- Per periode.
- Per rekening, groep, kostenplaats of segment.
- Boekhoud- of begrotingsgegevens.
- Kolommenindeling aan te passen.
- Naar PDF of andere formaten exporteren.
Grafieken
- Contextueel, onderaan de tabel.
- Verschillende formaten.
- Saldo ontwikkeling per rekening of groep.
- Boekhoudwaarden.
- Begroting.
- Voorafgaande jaar.
- Keuze in soort grafiek.
Meer functies voor bedrijfsbeheer
Met het programma kunt u extra informatie aan de transacties toevoegen, zodat u dezelfde gegevens kunt gebruiken voor het BTW-beheer, voor het volgen van klanten en leveranciers, het uitschrijven van facturen, het genereren van rapporten voor projecten of bedrijfssectoren en om te voldoen aan de verschillende vennootschaps- en belastingverplichtingen.
BTW beheer
- Deze functie kan worden geactiveerd naar keuze (bij het aanmaken van een boekhouding).
- BTW code tabel om de verschillende BTW-percentages en -soorten aan te geven.
- Alle nationale vereisten worden ondersteund.
- Er kunnen ook andere soorten verkoopbelastingen mee beheerd worden (bijvoorbeeld Amerikaanse verkoopbelasting).
- BTW code invoeren.
- BTW teruggave functionaliteit (door de BTW code voorafgegaan door een minteken te gebruiken).
- Bruto en netto BTW berekeningen.
- Automatische uitsplitsing en boeking op de aangegeven BTW rekeningen.
- BTW overzichten:
- Per periode of compleet.
- Met of zonder mutaties.
- Optioneel, met totalen per percentage, BTW code, rekening.
- Extensies voor BTW overzichten per land gebaseerd op de eisen van de betreffende belastingautoriteiten.
Klanten beheer
- Functie kan naar keuze worden geactiveerd (door het toevoegen van rekeningen in het rekeningschema.
- Controleren van facturen en klantenbetalingen.
- Klanten database in het rekeningschema (rekeningentabel).
- Maak groepen en totalen voor klanten aan in verschillende groepen.
- Bekijk facturen per klant of op globaal niveau.
- Rekeningoverzicht klantenverkeer en openstaande facturen.
- Automatische verrekening, open facturen.
- Klantenbeheer ook beschikbaar in de vorm van kostenplaatsen (op een contantenbasis).
Facturen aan klanten
- Functie kan naar keuze geactiveerd worden (door de kolom voor het factuurnummer in de transactietabel te gebruiken)
- Facturen kunnen direct in de transactietabel ingevoerd worden.
- Vereist het opzetten van de klanten database.
- Factuurgegevens als gewone transactieregels invoeren.
- Zie facturen afdrukken en versturen naar klanten.
- Een kolom om hoeveelheden en prijzen aan te geven.
- Met of zonder BTW.
- Mogelijkheid tot aanpassing en correctie.
- Druk met één klik een enkele factuur of meerdere gecombineerd af.
- Keuze uit verschillende afdruk formaten.
- Pas de factuur naar uw voorkeuren aan.
- Met extensie exporteren in digitaal formaat.
- Met extensies op maat gemaakte herinneringen aanmaken.
- Met extensies op maat gemaakte rekeningoverzichten van klanten aanmaken.
Leveranciersbeheer
- Functie kan naar keuze worden geactiveerd (door het toevoegen van rekeningen in het rekeningschema.
- Leveranciersdatabase bevindt zich in het rekeningschema (in de rekeningentabel).
Mogelijkheid om leveranciers te verdelen in verschillende groepen. - Beheer van facturen van en betalingen aan leveranciers.
- Open facturen per leverancier of maak een volledig overzicht.
Rekeningoverzicht leveranciersmutaties en nog openstaande facturen. - Automatische verrekening open facturen.
Kostenplaatsen en winstcentra
- Functie kan naar keuze worden geactiveerd (door het toevoegen van kostenplaatsen en winstcentra rekeningen in het rekeningschema).
- Voor projecten, kostprijsberekening of rentabiliteit.
- Instellen van kostenplaatsen in het rekeningschema.
- Groepering op meerdere niveaus.
- Drie niveaus van kostenplaatsen en winstcentra.
- Onbeperkt aantal kostenplaatsen per niveau.
- Negatieve boeking (met minteken).
- Rapporten zoals balans en winst- en verliesrekening:
- Saldo wordt voortdurend bijgewerkt.
- Op maat gemaakte overzichten.
- Rekeningkaart van alle boekingen met voortschrijdend saldo.
- Contextafhankelijke grafiek.
Segmenten
- Functie kan naar keuze worden geactiveerd (door het toevoegen van rekeningen voor segmenten in het rekeningschema).
- Segment kolom
- De balans en resultatenrekening van een of meer bedrijfssectoren.
- Het instellen van segmenten direct in de rekeningentabel
- Tot 10 segmentniveaus.
- Groepering op meerdere niveaus.
- Onbeperkt aantal segmenten per niveau.
- Saldo wordt voortdurend bijgewerkt.
- Rapporten zoals balans en winst- en verliesrekening:
- Balans en resultatenrekening voor ieder segment.
Itemstabel
- Voor facturen en met geïntegreerd magazijn- of artikelenbeheer.
- Koppeling van items aan de boekingen in de transactietabel.
- Automatisch bijgewerkte boekingen voor inkomende en uitgaande artikelen.
- Begin- en eindwaarde.
- Toevoegen van extra kolommen.
Controle en afsluiting
Foutrapportage en boekhouding controle
- Commando om de rekeningen te controleren.
De boekhouding wordt opnieuw berekend alsof alle bewerkingen opnieuw ingevoerd worden. - Rapporteert elke foute instelling, verschil of fout.
- Ieder rapport is gekoppeld aan een helppagina die de oorzaken uitlegt en de oplossing voorstelt.
- Controleert of het rekeningsaldo overeenkomt met het echte saldo (contanten, bank, BTW).
- Mogelijkheid om te corrigeren.
Transactie bescherming
- Beveiliging van rijen.
- Vergrendeling van ingevoerde boekingen met digitale gegevens certificatie techniek (Bitcoin type).
- Beveiliging met een wachtwoord.
- Voldoet aan wettelijke eisen.
- Gegevens sturen naar de auditor met de zekerheid dat er niet mee geknoeid kan worden.
- Boekingen met een bepaalde datum ontgrendelen.
Afsluiting en nieuw jaar opening
- Procedure om automatisch het bestand voor het nieuwe jaar aan te maken.
- Overdracht van openingssaldi voor balansrekeningen.
- Werk aan het nieuwe jaar kan beginnen, zelfs als het vorige nog niet is afgesloten.
- Commando om de eindsaldi van het vorige jaar over te dragen.
Gegevens exporteren en archiveren
- Direct vanuit excel kopiëren en plakken.
- Tabellen naar PDF en verschillende andere formaten exporteren.
- Archiveren van afdrukken en boekhoudgegevens naar PDF of andere formaten.
- Extensies om een standaard auditbestand aan te maken.
- Het boekhoudbestand op elk soort backupmedium opslaan.
Extensies en andere functies
Functies toevoegen
- Nieuwe functies toevoegen.
- Functies die niet langer nodig zijn verwijderen.
- Overzetten van het ene type boekhouding naar het andere:
- Boekhouding met of zonder BTW.
- Naar vreemde valuta boekhouding of weer terug.
- Van inkomsten/uitgaven boekhouding naar dubbel boekhouden of weer terug.
Documententabel
Andere extra tabellen
- Toevoegen van andere tabellen waarin notities of andere informatie kan worden ingevoerd.
- Tabellen kunnen worden aangepast door kolommen eraan toe te voegen.
Extensies
- Standaard extensies voor diverse afdrukken en andere functies.
- Snel op te zoeken en te installeren.
- Automatisch bijwerken.
- Op maat te maken extensies.
- De mogelijkheid om uw eigen lokale extensies te ontwikkelen en te installeren.
Uitgebreide documentatie
- Ieder dialoogvenster en foutmelding heeft zijn eigen documentatie bereikbaar in één klik.
- Documentatie die voortdurend bijgewerkt wordt.
- FAQ.
- Documentatie ook in Pdf formaat beschikbaar.
Bestands- en boekhoudingseigenschappen
Hier worden de hoofdgegevens van de boekhouding ingevoerd zoals de kopteksten van de afdrukken, de begin en eind datums, de basis valuta, het bedrijfsadres, de BTW rekening, het wachtwoord, etc.
Het Bestands- en boekhoudeigenschappen venster heeft de volgende tabbladen:
- Tabblad Boekhouding
- Tabblad Opties
- Tabblad Adres
- BTW
- Tabblad Andere
- Tabblad Wachtwoord
- Tabblad Teksten
Rekeningschema
De rekeningentabel is de controlekamer van uw boekhouding. Het gebruik lijkt op dat van een Excel spreadsheet. In de rekeningentabel stelt u alles in wat u nodig heeft om de boekhouding te doen en om altijd een bijgewerkt overzicht te hebben van de financiële en economische situatie van uw bedrijf.
Invoeren en aanpassen van gegevens is simpel
- Voeg rekeningen toe en verander ze, snel en eenvoudig, door het invoeren, veranderen of verwijderen van de regel waarin ze staan.
- Er is geen limiet aan het aantal rekeningen dat toegevoegd kan worden in het rekeningschema.
- Ieder rekening kan bestaan uit cijfers of letters.
- De beschrijving kan heel lang zijn.
- De groepen en subgroepen kunnen naar eigen inzicht ingedeeld worden om de balans en de resultatenrekening samen te stellen.
- De beginsaldi worden direct in de kolom Opening ingevoerd.
- Er kunnen kolommen toegevoegd worden om extra informatie in te voeren.
- Rekeningen kunnen ook in de transactietabel automatisch hernoemd en vervangen worden.
- De kolommen met de bedragen worden direct bijgewerkt, in een oogopslag weet u de status van liquiditeit, kapitaal, verkopen, winst.
- Met het opzetten van het budget heeft u de vergelijking met de eindbalans.
Flexibel groepen systeem
Het systeem met groepen is heel flexibel en krachtig:
- Hiermee kunt u voor elk land het rekeningschema opzetten en het precies aanpassen aan de wensen van het bedrijf.
- Als u niet tevreden bent met de indeling of nummering van de rekeningen en groepen kunt u deze makkelijk aanpassen.
De structuur van het rekeningschema in de rekeningtabel wordt ook in de presentatie van de balans en de resultatenrekening gebruikt.
Belangrijkste elementen
- Secties
Deze geven de indeling van het rekeningschema voor het afdrukken van de Balans en Winst- en Verliesrekening aan. - Groepen
Hiermee kunt u elementen maken die de rekeningen en subgroepen optellen op meerdere niveaus. - Rekeningen
Dit zijn de elementen van de boekhouding waar de boekingen worden vastgelegd. Ze worden aangegeven in debet of credit afhankelijk van het soort boeking, bestemming of oorsprong.
Deze geven aan op welke rekening (debet of credit) de boekingen moeten worden gedaan.
Iedere rekening heeft een code of een nummer (rekeningnummer), een beschrijving, een klasse en een groep waartoe deze behoort; ze hebben ook een beginsaldo, het huidige saldo, het budget, etc.
Klant- en leveranciersgegevens
U kunt speciale rekeningen hebben voor het versturen van facturen en het controleren van betalingen. Deze worden gewoonlijk geplaatst aan het eind van het rekeningschema. Ze kunnen worden ingesteld als een register met de saldi gekoppeld aan de balans of als kostenplaats of winstcentrum met alle details maar zonder koppeling naar de balans.
Kostenplaatsen en winstcentra
Geschikt om projecten te beheren of om precieze details te hebben van een specifiek evenement, of om klanten en leveranciers te beheren volgens het kasstelsel.
- Kostenplaatsen en winstcentra
Dit zijn speciale rekeningen waarvan het nummer voorafgegaan wordt door een punt ".", een komma "," of een punt-komma ";". Ze worden gebruikt om bedragen toe te kennen aan speciale rekeningen anders dan de algemene boekhoudrekeningen.
Segmenten
Deze worden gebruikt om overzichten te maken van de verschillende sectoren of activiteiten waarin het bedrijf actief is.
- Segmenten
Dit zijn een soort sub-rekeningen waarvan het rekeningnummer voorafgegaan wordt door een dubbele punt ":". Ze worden gebruikt om sommige transacties toe te kennen aan subcategorieën van het rekeningschema.
Geavanceerde afdrukken
- Boekhoudoverzicht
Het is mogelijk om alleen de rekeningen met transacties te selecteren, om een tijdelijke groepering te krijgen of rekeningen gegroepeerd volgens de B-Klasse of volgens een extern groeperingsschema. - Uitgebreide Balans
Drukt alle rekeningen van de boekhouding af verdeeld in Activa, Passiva, Uitgaven en Inkomsten - Uitgebreide Balans op groepen
Laat de gebruiker aangepaste afdrukken maken met groepen. - Specifieke geavanceerde afdrukken zijn beschikbaar door de Banana Extensions te gebruiken.
De kolommen van het Dubbel boekhouden
De rekeningentabel bestaat uit verschillende kolommen. Afhankelijk van de Weergaven worden kolommen gezamenlijk getoond. Iedere kolom heeft zijn eigen functie.
Hierna wordt voor de volgende kolommen uitgelegd welke gegevens moeten worden ingevoerd:
- Secties
Hier worden codes ingevoerd waarmee de gebruiker afgebakende delen van het Rekeningschema kan afdrukken als hij de Uitgebreide Balans op groepen afdrukt.
- Groep
Bevat de code die bepaald dat dit een rij met codes voor groepen is. De groepscode wordt dan gebruikt in de GR kolom om de optelling van rekening of een groep aan te geven.
- Rekening
Het rekeningnummer, de kostenplaats of het segment wordt hier ingevoerd.
- Beschrijving
Een tekst met de beschrijving van de rekening, groep of sectie.
- Uitschakelen (alleen zichtbaar in de weergave Andere)
Door een 1 in te voeren verschijnt de rekening niet in de auto-aanvullen lijst maar kan wel worden gebruikt in de transactietabel.
Door een 2 in te voeren wordt de rekening uitgeschakeld en kan niet worden gebruikt.
- Bklasse
Dit geeft aan of de rekening thuishoort in 1 = Activa, 2 = Passiva, 3 = Uitgaven, 4 = Inkomsten, zie ook Rekeningen
- Tel Op In (Gr)
Dit geeft een groep aan zodat het programma deze regel op kan tellen in deze groep.
- Gr1 en Gr2
Extra groepscodes voor gebruik met extern boekhoudoverzicht bestanden.
- Openingssaldo
- Het rekeningsaldo wordt aan het begin van het jaar ingevoerd.
- Creditbedragen moeten worden ingevoerd met een minteken ervoor.
- Het totaal van alle bedragen, in debet (positief) en credit (negatief) van de rekeningen die behoren tot klasse 1,2,3 en 4 moet nul zijn. Wanneer de beginsaldi niet in evenwicht zijn wordt een verschil aangegeven in het informatievenster.
Als er rekeningen toegevoegd zijn en er is een verschil laat dan de boekhouding opnieuw berekenen. - Het beginsaldo in de balansrekeningen wordt gebruikt om het huidige saldo te berekenen.
- Als er bedragen zijn ingevoerd in de budgettabel wordt het beginsaldo door het programma gebruikt om de financiële planning mee te beginnen.
- Zie voor meer informatie pagina Dubbel boekhouden beginsaldi.
- Debet Mutaties en Credit Mutaties (Beveiligde kolommen)
Het totaal van de debet en credit mutaties in de Transactietabel.- Als er geen fouten zijn, zijn de totalen van de twee kolommen in evenwicht, anders wordt er een verschil weergegeven in de kolom Saldo dat gecontroleerd en gecorrigeerd moet worden.
- In de regel met Verschil moet nul zijn is het correct als er bedragen te zien zijn in deze twee kolommen. Het is belangrijk dat deze bedragen gelijk zijn. Zie ook de pagina Wiskundige basis van het boekhouden.
- Saldo (Beveiligde kolom)
Het saldo van de rekening bestaat uit het beginsaldo samen met de mutaties in debet en credit.
Het saldo in debet is positief terwijl een credit saldo negatief is (minteken).
- Budget
Hier voert u het budget bedrag in voor huidige periode.- Het budget bedrag voor Uitgaven (debet) moet worden ingevoerd als een positief bedrag, voor Inkomsten als negatief (credit).
- Wanneer de Budgettabel is geactiveerd is de Budget kolom in de rekeningentabel beveiligd en worden de bedragen erin berekend op basis van de budget boekingen.
-
Budgetverschil (Beveiligde kolom)
Het verschil tussen het Saldo en het Budget bedrag.
-
Vorige
Het saldo van de rekening aan het eind van het voorafgaande jaar.
Met het commando Nieuw jaar aanmaken of Beginsaldi bijwerken worden de waardes in de Saldo kolom van het bestand van het vorige jaar overgedragen.
De bedragen van het voorafgaande jaar moeten handmatig worden ingevoerd wanneer een nieuwe boekhouding wordt aangemaakt en de gebruiker afdrukken wil hebben met de bedragen van dat jaar.
- Verschil Vorig Jaar (Beveiligde kolom)
Het verschil tussen het Saldo en het bedrag van het vorige jaar.
- BTW-Nummer
- Het BTW nummer in het geval dat deze rekening is verbonden aan een klant of leverancier.
- BTW-code
De BTW code die automatisch moet worden toegepast als deze rekening wordt ingevoerd in de Debetrekening- of Creditrekeningkolom van een Transactie.
- Adres kolommen
Het is mogelijk het programma adreskolommen toe te laten voegen om klant- en leveranciersgegevens te beheren.
Toevoegen of verplaatsen van kolommen
- Als een kolom van het type Bedrag wordt toegevoegd in het Rekeningschema stelt het programma het totaalbedrag samen volgens het geselecteerde groepsschema
- Toegevoegde kolommen van het type Getal daarentegen worden niet getotaliseerd.
-
Met het Kolommen instellen commando kunnen kolommen zichtbaar worden gemaakt, de volgorde kan worden veranderd en het is mogelijk andere kolommen toe te voegen.
- Met het Pagina instelling commando kan men de opmaak van de afdruk (staand of liggend, vergroting, etc) instellen.
Rekeningen lijst gesorteerd op beschrijving of andere criteria
Om lijsten van rekeningen, gesorteerd op verschillende manieren, te krijgen gebruikt u het Rijen ophalen en sorteren commando van het menu Gegevens. We raden u aan heel voorzichtig te zijn met het sorteren van rijen op verschillende criteria om geen verwarring te veroorzaken in de groepering en de totalen.
Weergaven
- Basis Weergegeven worden de belangrijke kolommen, de groeperingskolommen en de saldi.
- Transacties Weergegeven worden de kolommen met de Debet en Credit transacties.
- Budget Weergegeven worden de Budget en de Budget Verschil kolommen.
- Vorige Weergegeven worden de Vorige en de Vorige Verschil kolommen die betrekking hebben op het vorige jaar.
- Andere Weergegeven worden de Uitschakelen kolom en de kolommen voor het BTW-nummer en het Fiscale nummer..
- Afdrukken Weergegeven worden alleen kolommen voor de Rekening, de Beschrijving en het Saldo.
De weergaven kunnen worden aangepast en nieuwe kunnen worden toegevoegd met de functie Weergaven instellen.
Rekeningen | Dubbel boekhouden
Rekeningen bepalen de hoofdstructuur waarop elke boekhouding berust. Als u één van de modellen van Banana Boekhouding, opent zijn de rekeningen al aanwezig in de rekeningentabel en bevatten alle instellingen die nodig zijn om direct transacties in te voeren in de transactietabel.
De rekeningen in de rekeningentabel zijn als volgt onderverdeeld:
- Balans rekeningen - activa en passiva.
- Winst- en verliesrekeningen - Inkomsten en uitgaven.
- Klanten en leveranciers basisgegevens.
- Rekeningen voor kostenplaatsen en winstcentra - voor het beheer van projecten of voor het klanten / leveranciers register.
- Segment rekeningen - voor het beheer van bedrijfssectoren of -vestigingen.
De BKlasse
De BKlasse is essentieel voor correct totalen van bedragen en saldi. In de kolom BKlasse moet iedere rekening één van de volgende waardes krijgen, onafhankelijk van het rekeningnummer of groep waartoe deze behoort:
- 1 - voor activa
- 2 - voor passiva (negatief en in het rood)
- 3 - voor uitgaven
- 4 - voor inkomsten (negatief en in het rood).
Groepen en subgroepen hebben geen BKlasse, daarom blijft de cel in de betreffende kolom leeg.
Opbrengsten in het negatief
In Banana Boekhouding verschijnen de opbrengsten met een negatief teken in de Rekeningen-tabel omdat het programma de logica van het dubbel boekhouden volgt:
- Logica van de tekens
- Activa- en Kostenrekeningen nemen toe in Debet → positieve waarden.
- Passiva-, Eigen Vermogen- en Opbrengstrekeningen nemen toe in Credit → negatieve waarden.
- De opbrengsten zijn dus negatief omdat ze in Credit toenemen. Dit betekent niet dat het bedrijf verlies maakt, maar dat Banana eenvoudigweg de boekhoudkundige consistentie tussen Debet en Credit behoudt.
- Impact op de jaarrekening
- In de Winst- en Verliesrekening berekent Banana het verschil: Opbrengsten – Kosten.
Ook al worden de opbrengsten in de tabel negatief geboekt, in de rapporten worden ze als positieve waarden weergegeven, zodat het eindresultaat (winst of verlies) duidelijk is.
- In de Winst- en Verliesrekening berekent Banana het verschil: Opbrengsten – Kosten.
- Praktisch voordeel
Deze methode zorgt ervoor dat:- De totale som Debet = Credit is.
- Onduidelijkheid in het gebruik van tekens bij boekingen wordt vermeden.
- De gegenereerde rapporten (balans, winst- en verliesrekening, kasstroomoverzicht) correct en leesbaar zijn voor de gebruiker.
Voor meer informatie: Wiskundige basis
BKlasse van niet in de balans opgenomen rekeningen
Niet in de balans opgenomen rekeningen zijn rekeningen waarvan de bedragen en saldi niet in de totalen van de balans en resultatenrekening worden opgenomen. Het zijn rekeningen voor bijvoorbeeld aanbetalingen en voorwaardelijke verplichtingen.
Buiten de balans rekeningen moeten de volgende BKlasse krijgen:
- 5 voor Activa Buiten Balans
- 6 voor Passiva Buiten Balans
- 7 - 10 - voor andere rekeningen Buiten Balans
Een nieuwe rekening of categorie toevoegen
U kunt in de rekeningentabel, weergave Basis, nieuwe rekeningen (of nieuwe categorieën in de inkomsten / uitgaven boekhouding) toevoegen.
Belangrijk om te weten voordat u een rekening of categorie toevoegt:
- Het rekeningnummer kan samengesteld worden uit cijfers, letters en scheidingstekens.
- Het is niet mogelijk meer dan één rekening met hetzelfde nummer te hebben.
- Iedere rekening moet een BKlasse hebben en tot een groep horen.
Ga als volgt te werk om een rekening of categorie toe te voegen:
- Ga naar de rij voor die waarin de nieuwe rekening of categorie wordt toegevoegd.
- Voeg een rij toe met het commando Bewerken → Rijen invoegen.
- Vul in de betreffende kolommen in: het rekening- of categorienummer, de beschrijving, de BKlasse (1 voor activa, 2 voor passiva, 3 voor uitgaven, 4 voor inkomsten - alleen voor dubbel boekhouden), het nummer voor Gr dat hetzelfde moet zijn als het nummer ingevoerd voor de rekeningen die bij dezelfde groep horen.
Waarschuwing: als u een transactie invoert met een rekeningnummer dat niet in het rekeningschema voorkomt krijgt u een foutmelding; om deze te verwijderen is het nodig de boekhouding opnieuw te berekenen met het commando Shift + F9 of via het menu Acties → Totalen opnieuw berekenen....
De naam van een rekening wijzigen
Dit is een erg nuttige functie omdat u hiermee de naam van een rekening kunt veranderen en deze verandering tegelijk door kunt laten voeren in de transactietabel. Hierdoor hoeft u niet de rekening in iedere transactie, die de vorige rekening bevat, te veranderen. Bovendien kunt u hiermee ook een groep of een BTW code veranderen.
- Ga in de rekeningengabel naar de rekening / categorie of groep kolom, of naar de BTW code kolom van de BTW codes tabel.
- Gebruik het commando Gegevens → Hernoemen.
- Geef de nieuwe rekening, groep, categorie naam of BTW code.
Het programma werkt automatisch de transactietabel bij met de nieuw naam of BTW code.
Een rekening verwijderen
Wanneer een boekhouding reeds gestart is moet u er zeker van zijn dat een rekening nog niet gebruikt is in de transactietabel en dat deze nog geen beginsaldo heeft voordat u deze verwijdert.
- Ga naar de rij met de rekening die verwijderd moet worden.
- Gebruik het commando Bewerken → Rijen verwijderen....
Het wordt aangeraden na het verwijderen van een rekening of een categorie het commando Acties → Totalen opnieuw berekenen te gebruiken. Het programma geeft een foutmelding als de verwijderde rekening of categorie in gebruik is in transacties.
Beginsaldi
Het beginsaldo van iedere rekening wordt getoond in de Opening kolom.
- De Activa saldi worden normaal, positief, weergegeven
- De Passiva saldi worden ingevoerd met het minteken (negatief)
- Doorgaans worden alleen de Activa en Passiva beginsaldi aangegeven.
Bekijk de Jaarafsluiting en nieuw jaar pagina om te zien hoe de beginsaldi automatisch naar het volgende jaar kunnen worden overgebracht.
Meer details over beginsaldi zijn te vinden op de pagina Begin saldi.
Verschillen in de Beginsaldi
In een correct boekhoudbestand moet het totaal van de beginsaldi van de Activa gelijk zijn aan het totaal van de beginsaldi van de Passiva, er worden dus geen verschillen getoond.
Als de totalen niet overeenkomen laat het programma een foutmelding zien met de melding dat er een beginsaldi verschil is (informatie venster).
Als u rekeningnummers veranderd heeft en u denkt dat de foutmelding niet correct is controleer de boekhouding opnieuw met het Boekhouding opnieuw controleren commando van het menu Rapporten, of gebruik Shift + F9.
Als u Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt moet u de beginsaldi handmatig invoeren (kolom Opening). Zorg ervoor dat de saldi van de passiva worden ingevoerd met een minteken (-) voor het bedrag.
Meer details zijn beschikbaar op de pagina's:
- Verschillen in beginsaldi (Dubbel boekhouden).
- Verschillen in beginsaldi (Vreemde valuta boekhouding).
Klanten en leveranciers rekeningen
Klanten en leveranciers rekeningen kunnen direct in de secties van de balans worden ingevoerd. Hiermee kunnen lijsten van klanten en leveranciers worden gemaakt met twee gescheiden groepen voor de totalen, een voor de activa voor klanten en de andere voor de passiva voor de leveranciers. Als de lijst van klanten en leveranciers erg lang is, is het mogelijk een klanten / leveranciers register te creëren aan het eind van het rekeningschema.
Er zijn verschillende mogelijkheden om dit op te zetten:
- Direct in het gedeelte van de Jaarrekening waarbij de klanten en leveranciers respectievelijk in de activa en passiva worden opgenomen.
- Opzet met klanten / leveranciers register aan het eind van het rekeningschema met de totalen in de jaarrekening. Deze opzet is ideaal voor diegenen die de BTW beheren met de methode van het factuurstelsel.
- Opzet met klanten / leveranciers register aan het eind van het rekeningschema met de totalen in de balans.
- Deze opzet is ideaal voor diegenen die de BTW beheren met de methode van het kasstelsel.
Rekeningen met addressen
In de weergave Adressen van de rekeningentabel zijn kolommen te vinden om de adressen van klanten, leveranciers of leden in te voeren. Wanneer de kolommen niet aanwezig zijn kunt u deze toevoegen met:
De adreskolommen zijn essentieel om facturering te doen, herinneringen te sturen en betalingen te doen.
Meer details zijn te vinden op de pagina Addresboek.
De rekeningen voor kostenplaatsen en winstcentra
Deze zijn ideaal voor projectmanagement, hebben details over specifieke gebeurtenissen, of voor andere behoeften.
- Kostenplaatsen en winstcentra
Dit zijn rekeningen met een punt ",", komma "," of puntkomma ";" voor het rekeningnummer. Ze worden gebruikt om de transactiebedragen op te tellen bij extra rekeningen als toevoeging op de basis rekeningen.
Alle bedragen in de kostenplaatsen en winstcentra zijn gescheiden van de balans en resultatenrekening en zijn alleen bedoeld voor informatief gebruik.
De Segmentrekeningen
Deze zijn om jaarrekeningen voor verschillende sectoren of activiteiten waarin het bedrijf actief is op te maken.
- Segmenten
Zij zijn vergelijkbaar met sub-rekeningen, waarbij het nummer wordt voorafgegaan door een dubbele punt ":" en worden gebruikt om de boekhoudtransacties toe te schrijven aan sub-categorieën van rekeningen.
Rekeningen en categorieën aanpassen
Met Banana Boekhouding is het mogelijk om het rekeningschema aan te passen door rekeningen en categorieën toe te voegen of te verwijderen.
Om een nieuwe rekening of categorie toe te voegen gaat u als volgt te werk:
- Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe rekening toe wilt voegen
- Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen
- Voer in de toepasselijke kolommen in:
- Het rekeningnummer
- De beschrijving
- De BKlasse (1 voor de Activa, 2 voor de Passiva, 3 voor de Baten en 4 voor de Lasten)
- Het groeperingsnummer kolom Tel Op In, dat hetzelfde moet zijn als degene die ingevoerd is voor de rekeningen die bij dezelfde Groep horen.
Als u een transactie invoert met een niet bestaande rekening geeft het programma een foutmelding; om deze weg te krijgen moet u een nieuwe rekening aanmaken in het rekeningschema, en de boekhouding controleren met de Shift + F9 toetscombinatie of met menu Acties → Boekhouding controleren.
Een nieuwe groep toevoegen
- Ga in de rij staan boven de rij waar u de nieuwe groep toe wilt voegen
- Voeg een nieuwe lege rij toe met het commando Rijen toevoegen
- Voer in de toepasselijke kolommen in:
- Het groepsnummer
- De groepsbeschrijving
- Het groeperingsnummer kolom Tel Op In waarin deze groep opgeteld moet worden.
Een rekening, een groep, een categorie of een BTW code hernoemen
Dit is een heel handige functie waarmee u een rekening, een groep, een categorie of een BTW code kunt hernoemen waarna de vervanging automatisch plaatsvindt in de transactie- en de budgettabel zonder dat u dit zelf handmatig moet doen.
Om een van deze elementen te hernoemen gaat u als volgt te werk:
- Ga in de cel staan waar de rekening of groep (Rekeningentabel), of de categorie (categorieëntabel), die hernoemd moet worden. zich bevinden.
- Als het nodig is om een BTW-code te hernoemen, dan moet u in de btw-codetabel op de cel gaan staan van de code die vervangen moet worden.
- Kies het menu Gegevens → Hernoemen commando.
- Voer de nieuwe rekening, categorie, groep of BTW-code in.
Een rekening, een groep, een categorie of een BTW code verwijderen
- Ga op het rijnummer staan van het element dat verwijderd moet worden.
- Klik op het menu Bewerken → Rijen verwijderen.
- Voer het aantal rijen in dat u wilt verwijderen
Na het verwijderen van een rekening, een categorie, een groep of een BTW code is het nodig de boekhouding opnieuw te controleren. Het programma geeft een waarschuwing als de verwijderde rekening, categorie of groep in transacties werd gebruikt.
Als u een groep verwijdert en niet alle rekeningen die bij de verwijderde groep horen worden verwijderd, dan moet u het groepsnummer in de kolom Tel op in veranderen voor de overblijvende rekeningen, anders worden er fouten gerapporteerd.
Groepen
Het groeperings- en totalisatie systeem
Banana heeft een heel praktisch en direct groepensysteem ontwikkeld waarmee u in de rekeningentabel alle informatie kunt opnemen die nodig is om de structuur te definiëren van de balans, resultatenrekening en andere onderdelen van de boekhouding.
Het groepensysteem is flexibel; hiermee kunt u een rekeningschema voor elk land implementeren en het tegelijk aan de specifieke behoeften van uw bedrijf aanpassen. Zowel heel eenvoudige als erg ingewikkelde schema's en presentaties kunnen worden gemaakt met meervoudige niveaus van totalisatie, voor ieder soort boekhouding.
Nog een voordeel van dit systeem is dat u de resultaten direct kunt te zien kunt krijgen. Bij iedere rekening en groep kunt u meteen het saldo zien, de mutaties en het budget. Totalen worden meteen bijgewerkt terwijl u uw bestand aanpast.
Het Banana groepen- en totalisatiesysteem is gebaseerd op het gebruik van twee kolommen van de rekeningen- en categorieëntabel:
- Groep (TOTAAL rij)
- Als een groep identificatie wordt ingevoerd in een rij dan wordt de rij een TOTAAL rij.
- In deze rij worden de bedragen van de kolom Tel op in opgeteld die dezelfde identificatie bevatten.
- Als er een groep is in een regel kan er geen rekening zijn.
- Tel op in
- Telt de bedragen in deze rij op in de aangegeven groep.
- Voor iedere rij met een rekening of een groep geeft u de groep aan in welke deze regel opgeteld moet worden.
- Het getal dat hier gebruikt wordt moet één van de getallen zijn die gedefinieerd zijn in de Groep kolom.
Met dit systeem kan een rekening getotaliseerd worden in een groepsrij, de groep in een andere groep en zo verder... om zo diverse totalisatieniveuas te creëren. Dit totalisatiesysteem is erg krachtig en flexibel, maar het kost wat tijd om er aan te wennen om het echt goed te kunnen gebruiken.
De opzet van de structuur van het rekeningschema
Het rekeningschema kan in Banana Boekhouding voornamelijk worden opgezet op twee verschillende manieren:
1. Structuur zonder subgroepen (of subtotalen).
In dit geval is de structuur erg eenvoudig. U maakt een lijst van alle rekeningen zonder subgroepen en telt alle rekeningen of categorieën op in de hoofdgroepen:
Voor Dubbel boekhouden:
- Activa
- Passiva
- Uitgaven
- Inkomsten
Voor een inkomsten/uitgaven boekhouding of Cash Manager (met categorieëntabel):
- Inkomsten
- Uitgaven
2. Structuur met subgroepen
De structuur is complexer. De rekeningen of categorieën van de hoofdgroepen worden verdeeld in verschillende subgroepen die op hun beurt worden opgeteld in de overeenkomstige hoofdgroepen.
Hier laten we de structuur zien van het rekeningschema met een voorbeeld van een onderverdeling in subgroepen in een dubbele boekhouding. Iedere subgroep kan op zijn beurt:
-
Activa
- Vlottende activa
- Contanten en equivalenten
- Klanten
- Voorraad
- Vaste Activa
- Meubilair
- Machines en uitrusting
- Computers, software.
- Vlottende activa
-
Passiva
- Vreemd vermogen
- Leveranciers
- Bank leningen
- Andere kortetermijnschulden
- Langetermijnschulden
- Eigen vermogen
- Eigen vermogen
- Reserve fondsen
- Overgedragen winst en verlies
- Winst over het boekjaar
- Vreemd vermogen
U kunt op elk moment vanuit de rekeningentabel door menu Bestand → Afdrukken of Afdrukvoorbeeld het rekeningschema of een gedeelte ervan afdrukken.
Vanuit de rekeningentabel heeft u altijd een afdruk van het controlesaldo door de weergave Transactie.
Voorbeelden van de hoofdgroepen in het Dubbel Boekhouden
Ieder boekhoudbestand model gebruikt zijn eigen totalisatiesysteem. Hierna worden de hoofdgroepen van het Dubbel Boekhouden uitgelegd.
In het Dubbel Boekhouden moet het totaal van de Debet saldi (positief) samen met de Credit saldi (negatief) een 0 (nul) opleveren.
- De 00 is de rij waar alle bedragen bij elkaar opgeteld worden.
- Het is de "Summa summarum" van alle Debet & Credit saldi.
- Als de Saldi kolommen geen nul opleveren is er een Debet/Credit verschil en is er hoogstwaarschijnlijk een fout gemaakt. In dat geval is het verstandig de boekhouding te controleren (zie volgende punt).
- In de Debet en Credit kolommen van de Transacties weergave (Rekeningentabel) staan alleen positieve bedragen, dus ook in de rij van de 00 groep zal het totaal van de transacties niet gelijk zijn aan nul.
De volgorde van de berekeningen om tot het resultaat in 00 te komen is als volgt:
- De 1000 rekening → groep 1 (Totaal Activa) → Groep 00
- De 2000 rekening → groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00
- De 3000 rekening → groep 3 (Totaal Uitgaven) → Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening) → Groep 206 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) → Groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00.
- De 4000 rekening → groep 4 (Totaal Inkomsten) → Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening) → Groep 206 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) → Groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00.
Het resultaat van de Winst & Verlies rekening wordt toegevoegd aan het eigen vermogen
Zoals u kunt zien in het voorbeeld wordt de Groep 02 (Winst/Verlies van de Winst & Verlies rekening) opgeteld in de groep 206 passiva (resultaat van het huidige jaar).
Met deze organisatie van de groep hebben we meerdere voordelen:
- In het lopende jaar wordt het bedrijfsresultaat weergegeven in de balans
- Het Totaal Passiva komt overeen met het Totaal Activa (op voorwaarde dat er geen fout in de boekhouding zit).
Toevoegen of verwijderen subgroepen
- Ga op de regel staan boven de regel waar de nieuwe groep wordt ingevoerd
- Voeg een regel toe met het commando Bewerken → Rijen toevoegen...
- Typ het groepsnummer in de kolom Groep , een beschrijving en het GR nummer (kolom Tel op in) waarin u deze groep opgeteld wilt hebben.
Toevoegen van een totalisatieniveau
Met dit systeem is het makkelijk om totalisatieniveaus toe te voegen.
Als we een subgroep voor de contanten & bank rekeningen willen maken:
- Voeg een lege rij toe achter de bank rekening
- Voer de waarde 10 in de Groep kolom in
- Voer de waarde 1 in de kolom Tel op in in
- Geef Tel op in 10 aan in de rekeningen 1000 en 1020
- De volgorde voor de berekening wordt:
De 1000 rekening → Groep 10 (contanten & bank) → Groep 1 (Totaal Activa) → Groep 00.
Als u een andere subgroep "Vlottende Activa" wilt toevoegen gaat u op dezelfde manier te werk:
- Voeg een lege rij toe boven de rij van de Totale Activa
- Voer de waarde 11 in de Groep kolom in
- Voer de waarde 1 in de kolom "Tel op in" in
- Geef de 11 aan de kolom "Tel op in" in "Klanten en Goederen voor verkoop (voorraad)" rijen.
Titelrijen (met Gr)
Ook in de titelrijen is het nuttig om de Gr (de groep van de Totaalrij) aan te geven waartoe deze rij behoort.
Op deze manier wordt de titel niet afgedrukt in de uitgebreide balans op groepen wanneer de rekeningen nul zijn.
Verwijderen van subgroepen
Als de Rekeningentabel subgroepen laat zien die niet langer nodig zijn of ongewenst kunnen deze worden verwijderd. Verwijder eenvoudigweg de rij van de subgroep en verander de "Tel op in" van elke rekening die deel uitmaakte van die subgroep.
Controleren van de structuur
Als het Rekeningschema eenmaal opgezet is voer dan het menu Actie → Boekhouding controleren commando uit. Als er fouten zijn geeft het programma daarvan een melding.
Oneindige lus fout
Deze waarschuwing verschijnt als aan Groep wordt opgeteld in een Groep van een lager niveau waardoor een oneindige lus fout wordt veroorzaakt.
Er zou een oneindige lus ontstaan als, in het voorafgaande voorbeeld, de Activa Groep (1) zou worden opgeteld in Groep 10.
Het programma zou, nadat het de Groep 1 had berekend, het bedrag in Groep 10 optellen waarna dat op zijn beurt in Groep 1 opgeteld zou worden en daarna weer in 10 zonder dat er een eind aan kwam.
Winst & Verlies Rekening met Bruto Winst
Het is ook mogelijk een Winst & Verlies Rekening te gebruiken die begint met het totale Bedrijfsresultaat en die daar de kosten van aftrekt.
Hieronder staat een voorbeeld van het Zwitserse PME Rekeningschema.
Uitgebreid gebruik van het totalisatiesysteem
Het totalisatiesysteem is erg flexibel:
- Het is mogelijk zowel Groepen als Rekeningen op te tellen in een Groep
Dit is te zien in het eerder getoonde voorbeeld waar de Groep Liquide middelen (10) en de rekeningen (1030 en 1090) worden opgeteld in de Activa. - Het is ook mogelijk om de groep aan titelrijen toe te kennen
Op deze manier wordt de titel van een groep niet afgedrukt als de groep niet in de afdruk voorkomt omdat deze nul is. - U kunt wat voor soort nummering ook gebruiken
- U kunt tot honderd totalisatieniveaus creëren
- De Totaal rij kan na de rijen staan
- De Totaal rij kan voor de rijen staan
- De Totaal rij kan totaal ergens anders staan op een aparte plaats
Dit wordt gebruikt om registers te maken (bijvoorbeeld een klantenregister)
- De rekeningen en de Groepen kunnen opgeteld worden in één enkele andere Groep.
Het is niet mogelijk één en dezelfde rekening tegelijk in twee Groepen op te tellen. - Dit systeem wordt ook gebruikt om de Kostenplaatsen en de Segmenten op te tellen.
Let er echter op geen verschillende groepen te gebruiken voor normale rekeningen en voor kostenplaatsen, omdat de resulterende bedragen dan niet correct zullen zijn.
Optelling van de Rekeningkolommen
De berekeningsprocedure telt de kolommen met bedragen op:
- De kolommen met bedragen gedefinieerd door het systeem worden opgeteld.
- De kolommen met bedragen toegevoegd door de gebruiker worden opgeteld.
De volgorde van de berekening
Het programma berekent de totalen op de volgende manier:
- Zet de waardes van de kolommen met Bedragen van de Groepen op nul
- Telt de bedragen van de Rekeningrijen in de Groepsrijen (eerst berekeningsniveau)
- Telt het saldo van de Groepsrijen in de Groepen van een hoger niveau
Herhaalt de bewerking totdat alle niveaus zijn berekend.
Gerelateerde Documenten
Secties
De kolom Sectie moet een codering bevatten die wordt gebruikt om de verschillende instellingen van de afdrukken te bepalen. De verschillende onderdelen van de boekhoudoverzichten zijn verdeeld in diverse secties; elke sectie staat op zichzelf.
Met deze onderverdeling in secties kunt u kiezen of u de hele balans en reseltatenrekening wil afdrukken of welke secties afgedrukt moeten worden (bijvoorbeeld alleen de balans of juist een groep waarbij andere onderdelen worden weggelaten van de afdruk).
Hieronder een tabel met codes die gebruikt moeten worden in de kolom Sectie van de rekeningentabel:
| * | Titel 1 | het sterretje scheidt de secties en geeft de hoofd-koppen aan |
| ** | Titel 2 | te gebruiken voor de tweede-niveau-koppen |
| 1 | Activa | te gebruiken in de titelrij van de Activa |
| 2 | Passiva | te gebruiken in de titelrij van de Passiva |
| 3 | Lasten | te gebruiken in de titelrij van de Lasten |
| 4 | Baten | te gebruiken in de titelrij van de Baten |
| 01 | Klantenlijst | te gebruiken in de titelrij van de Klantenlijst |
| 02 | Leverancierslijst | te gebruiken in de titelrij van de Leverancierslijst |
| 03 | Kostenplaatsen | te gebruiken in de titelrij van de Kostenplaatsen |
| 04 | Winstcentra | te gebruiken in de titelrij van de Winstcentra |
| # | Opmerkingen | te gebruiken in de titelrij van de Opmerkingen |
| #X | Verborgen gegevens |
te gebruiken in de rij vanwaar de gegevens onzictbaar moeten blijven |
De code in de kolom Sectie wordt gebruikt om de afdrukinstellingen te bepalen voor de uitgebreide balans op groepen.
Iedere sectie wordt afgedrukt alsof het een aparte tabel is.
De rubrieken
- * Titel 1 levert een niveau 1 rubriek op.
Deze kan niveau 2 secties of rubrieken bevatten.
Dit is handig voor het groeperen van secties die samen afgedrukt moeten worden zoals de balans die zowel activa als passiva bevat. - ** Titel 2 levert een niveau 2 rubriek op.
De basis secties
Het sectienummer bepaalt:
- Hoe de bedragen worden afgedrukt: de bedragen kunnen worden weergegeven zoals in het rekeningschema of omgekeerd.
De creditbedragen (negatief) worden positief weergegeven als deze omgekeerd zijn, terwijl de positieve bedragen negatief worden weergegeven. - Welke kolommen worden gebruikt om bedragen weer te geven: of de kolom Saldo of de kolom Totaal transacties in periode wordt gebruikt.
- De kolom Saldo geeft het saldo van de rekening aan op een bepaalde tijd (saldo per 30 juni).
- De kolom Totaal transacties in periode geeft het totaal van de transacties in de aangegeven periode aan; dit wordt gebruikt voor de resultatenrekening en geeft de uitgeven of inkomsten voor een bepaalde periode aan.
Uitleg van de verschillende secties
- 1 Activa (bedragen zoals in het rekeningschema, kolom saldo).
- 2 Passiva (negatieve bedargen, kolom saldo).
- 3 Kosten (bedragen zoals in het rekeningschema, kolom totaal transacties in periode).
- 4 Inkomsten (negatieve bedargen, kolom totaal transacties in periode).
Deze sectie kan ook alleen worden gebruikt en bevat zowel kosten als baten (resultatenrekening). In dit geval worden baten positief weergegeven en lasten negatief.
Deze secties moeten uniek zijn. Er kan maar één sectie 1 activa of 2 passiva zijn. Gelijksoortige secties kunnen worden gebruikt voor andere secties, grootboeken of kostenplaatsen.
Afgeleide secties
Secties die werken zoals de hoofdsecties:
- 01 Als Activa (bedragen zoals in het rekeningschema, kolom saldo)
Wordt gebruikt voor het klantenregister. - 02 Als Passiva (negatieve bedargen, kolom saldo)
Wordt gebruikt voor het leveranciersregister. - 03 Als Uitgaven (bedragen zoals in het rekeningschema, kolom totaal transacties in periode)
Wordt gebruikt voor kostenplaatsen. - 04 Als Inkomsten (negatieve bedargen, kolom totaal transacties in periode)
Wordt gebruikt voor winstcentra.
Andere Secties
Er zijn andere soorten secties:
- # Gebruikt om de sectie met notities (alleen afdruk beschrijving)
Te gebruiken voor budget bijlagen. - #X Verborgen sectie. Deze sectie wordt niet opgenomen in de selectie van de secties noch in de afdruk. Deze wordt gebruikt om een gedeelte aan te geven dat u niet af wilt drukken.
Opstelling en breedte van de kolommen bij het afdrukken
De kolomopstelling en de breedte van de kolommen worden automatisch bepaald door het programma:
- De secties 1, 2, 01, 02 worden afgedrukt met de saldi op de aangegeven datum.
- De secties 3, 4, 03, 04 worden afgedrukt met de bewegingen voor de periode.
Secties van de Balans
Om de balans in de verschillende rubrieken te kunnen indelen, moeten de in de kolom Sectie de volgende codes worden ingevuld:
- Een * op dezelfde rij als de titel van de Balans.
- Een 1 op dezelfde rij als de titel van de Activa.
- Een 2 op dezelfde rij als de titel van de Passiva.
Secties van de Winst & Verlies rekening
- Voer een * in op dezelfde regel als de titel van Winst & Verlies.
- Voer een 4 in op dezelfde regel als de titel van Baten.
- Voer een 3 in op dezelfde regel als de titel van Lasten.
Secties van Winst & Verlies in een trapsgewijs formaat
In het geval van een trapsgewijze resultatenrekening wisselen de groepen van uitgaven en inkomsten elkaar af is er daardoor geen duidelijk onderscheid tussen de sectie van kosten en inkomsten; voer daarom alleen in:
- Een * op dezelfde rij als de titel van de Winst & Verlies rekening.
- Een 4 op de lege rij onder als de titel van de Winst & Verlies rekening.
Secties in het klanten / leveranciers register
De weergave van de bedragen is hetzelfde als voor activa en passiva. Deze codering is ook van toepassing als klanten en leveranciers worden ingesteld als kostenplaatsen.
- Voer een * in op dezelfde regel als de titel van het Klanten / Leveranciers register of op een lege regel (zoals in het voorbeeld).
- Voer 01 in op dezelfde regel als de titel van het Klanten register.
- Voer 02 in op dezelfde regel als de titel van het Leveranciers register
Als er kostenplaatsen en winstcentra zijn moet u invoeren:
- Een * in dezelfde regel als de Kostenplaatsen en Winstcentra of in een lege regel
- 03 in dezelfde regel als de titel van de Kostenplaatsen of in een lege regel (voorafgaande aan de kostenplaatsen).
- 04 in dezelfde regel als de titel van de Winstcentra of in een lege regel (voorafgaande aan de Winstcentra).
De kostenplaatsbedragen worden positief getoond als kosten; winstcentra bedragen worden negatief weergegeven als inkomsten.
Gerelateerd document: Uitgebreide Balans op groepen
Transactie-soorten
Eenvoudige transacties (op één regel)
Eenvoudige transacties hebben te maken met twee rekeningen (een Debet rekening en een Credit rekening) en worden ingevoerd in één enkele rij. Iedere transactie heeft zijn eigen document nummer.
Samengestelde transacties (over meerdere regels)
Samengestelde transacties waarbij op meer dan twee rekeningen geboekt wordt moeten ingevoerd worden in meerdere rijen. De gebruiker moet één rekening per rij gebruiken. De tegenrekening voor de hele transactie moet ingevoerd worden in de eerste rij.
De documentnummers die ingevoerd worden in de diverse rijen zijn hetzelfde omdat we met één en dezelfde transactie te maken hebben.
Let op:
In samengestelde transacties moeten de data in de transacties hetzelfde zijn omdat er anders verschillen in de boekhouding ontstaan bij berekeningen per periode.
Openingstransacties
De beginsaldi worden gewoonlijk aangegeven in de rekeningentabel.
Openingstransacties zijn nodig in speciale gevallen zoals:
- In een vreemde valuta boekhouding als u andere begin wisselkoersen heeft dan die aangegeven in de begin wisselkoersen van de wisselkoersentabel. Zie Begin transacties in vreemde valuta.
- Voor het invoeren van Beginsaldi voor segmenten.
De openingstransacties worden aangemaakt door de transacties in te voeren met de begindatum van de boekhouding en code 01 in de kolom Type document.
- Openingstransacties veranderen de beginsaldi in de rekeningentabel niet.
- Het beginsaldo ingevoerd met een transactie wordt gebruikt in de afdrukken van de balans, rekeningkaarten.
- Als er voor dezelfde rekening een beginsaldi is en een boeking van het beginsaldo worden deze twee bedragen opgeteld.
Op deze manier kunt u openingstransacties invoeren die het beginsaldo van een rekening corrigeren. - Bij het invoeren van beginsaldi met transacties is het nodig ervoor te zorgen dat de som van debet (positief) en credit (negatief) nul is.
Voor iedere debet invoer moet er een corresponderende credit invoer zijn.
Het kan nuttig zijn om een openingsrekening te hebben die dient als tegenrekening voor het boeken van de beginsaldi. Na alle openingstransacties moet het saldo van deze rekening uiteraard nul zijn.
Bij het invoeren van beginsaldi wordt over het algemeen alleen de debet of credit rekening aangegeven. Het is echter ook mogelijk om een tegenrekening aan te geven die in het algemeen een specifieke rekening is voor openingsboekingen.
Transactietabel | Dubbel boekhouden
De transactietabel is de centrale plaats voor de boekhouding waar alle bewerkingen met financiële en economische gevolgen worden ingevoerd. Het gebruik is gelijkwaardig aan Excel. In de transactietabel zijn de mutaties altijd zichtbaar en in perfecte volgorde en door er doorheen te bladeren heeft u een duidelijk zicht op alle gebeurtenissen.
Alle ingevoerde gegevens kunnen worden aangepast en gecorrigeerd waardoor u altijd eenvoudig een perfecte boekhouding heeft.
Snelle invoer
De tabel is gelijkwaardig aan Excel, U kunt op en neer scrollen en in elke cel gaan staan.
Er zijn heel wat functies die gegevens invoeren en aanpassen erg snel maken.
De volgende bewerkingen zijn mogelijk:
- Annuleren en Opnieuw uitvoeren.
- Een of meer cellen selecteren en kopiëren / plakken.
- Toevoegen, kopiëren en verwijderen van regel, per stuk of meerdere tegelijk.
- Teksten zoeken en vervangen.
- Rijen op datum sorteren.
- De auto-aanvullen functie geeft suggesties voor gegevens die ingevoerd kunnen worden (bijvoorbeeld een lijst met rekeningen).
- Met de F6 toets waardes overnemen van dezelfde soort rij.
- Met de F4 toets waardes overnemen van de vorige rij.
- De datum overnemen van de vorige rij.
- In de kolom Doc worden oplopende nummers (met verschillende tellers) aangegeven.
- In de kolommen Debet of Credit kunt u zoeken naar de rekening door de beschrijving ervan in te typen.
- In de kolommen voor bedragen kunt u formules invoeren zoals "30 + 25" en het programma voert het resultaat in.
Meer informatie is beschikbaar op de pagina Cellen.
Mutaties importeren
Door transacties van bank- of creditkaartafschriften te importeren wordt gegevensinvoer in de transactietabel versneld en worden fouten voorkomen. Gegevens worden vastgelegd precies zoals ze op het afschrift staan.
- Behalve van rekeningafschriften kunt u ook gegevens van andere programma's importeren.
- Het programma vult automatisch ontbrekende gegevens aan.
- Er zijn diverse formaten beschikbaar voor het importeren.
- U kunt gegevens van andere programma's kopiëren en plakken.
- Geïmporteerde gegevens kunnen worden aangevuld, aangepast of verwijderd.
- Het is mogelijk extensies te programmeren om elk soort bestand te importeren.
Meer informatie is beschikbaar op de pagina Naar boekhouding importeren.
Beheer van uiteenlopende informatie
Er kan veel informatie worden aangegeven in iedere invoerregel:
- De valutadatum en die van het document.
- Een oplopend nummer van document en protocol, of externe referentie.
- Alle extra informatie die u nodig heeft, door het toevoegen van kolommen.
- Koppeling naar een digitaal document.
- Koppelingen toevoegen en verwijderen.
- Open de koppeling en bekijk de inhoud.
- BTW Beheer (als gekozen is voor een boekhouding met BTW bij het aanmaken van het bestand):
- Door de BTW code in te voeren berekent het programma automatisch de BTW.
- Opsplitsing en boeking van de BTW op de aangewezen rekening.
- U kunt definiëren of het bedrag netto of bruto BTW is.
- U kunt aangeven dat het om een omgekeerde btw-code gaat door een minteken "-" vóór de btw-code.
- U kunt een BTW-percentage aangeven dat niet kan worden teruggevorderd.
- U kunt speciale gevallen coderen met extra codes.
- Kostenplaatsen en Winstcentra:
- Tot 3 Kostenplaatsen en Winstcentra voor iedere boekingsregel.
- U kunt negatief boeken door een minteken "-" voor het Kostenplaatsen en Winstcentra bedrag te plaatsen.
- Segmenten:
- U kunt tot 10 segmenten aangeven voor iedere debet of credit rekening.
- Leveranciers beheer:
- Beheer op basis van transacties (opgezet als grootboek) als op basis van kasmiddelen (instelling als kostenplaatsen en winstcentra).
- Beheer van de vervaldatum en betaling voor een overzicht van de uitstaande en betaalde facturen.
- Klanten beheer:
- Beheer op basis van transacties (opgezet als grootboek) als op basis van kasmiddelen (instelling als kostenplaatsen en winstcentra).
- Beheer van de vervaldatum en betaling voor een overzicht van de uitstaande en geïnde facturen.
- Facturen naar klanten:
- Invoer van de aanmaak van facturen.
- Suggestie voor te gebruiken klantenrekening.
- Hoeveelheid en prijs (kolommen zichtbaar maken).
- Voor facturatie of kostenbeheersing.
- Automatische berekening van het bedrag.
- Artikelnummer (als de optie is geactiveerd).
- Om te koppelen aan de itemstabel.
- Automatische berekening van de hoeveelheden van binnenkomende en uitgaande producten.
- Afdrukken facturen.
- Aanduiding van informatie die nodig is om de factuur af te drukken.
Rekeningkaart
Vanuit de transactietabel kunt u elke rekeningkaart aanmaken. Ga naar de cel waar het rekeningnummer in staat (in de debet of credit kolom) en klik op het icoontje dat in de rechterbovenhoek van de cel verschijnt.
Als u zich in de rekeningkaart bevindt brengt klikken op het rijnummer van een transactie u terug naar de transactietabel, precies op de originele transactie.
Meer informatie over rekeningkaarten is te vinden op de pagina rekening- / categoriekaart.
Gegevenserificatie
Het invoeren van gegevens is erg veilig. Banana Boekhouding heeft functies waarmee automatische detectie en rapportage van fouten gedaan worden.
- Het programma verifieert dat ingevoerde waardes correct zijn.
- Als er onbalans is tussen de debet en credit kolommen wordt dit in rood aangegeven in het informatievenster.
- Transacties waar u onzeker over bent kunt u "in behandeling" laten en later afhandelen.
- Voor iedere foutmelding is er een overeenkomstige help pagina (vereist een internetverbinding).
- In het informatievenster onderaan het scherm vindt u de volgende informatie:
- Beschrijving, mutatie en saldo van de gebruikte rekeningen.
- Foutmeldingen met een koppeling naar de help pagina.
- Vermelding van het debet en credit verschil.
- Door de werkelijke banksaldi in te voeren met de #checkbalance functie kunt u direct de balans van de saldi in de boekhouding controleren en fouten vermijden.
- Met het commando Boekhouding controleren controleert het programma alle ingevoerde gegevens opnieuw en attendeert u op vergissingen en fouten.
- U kunt rijen een kleur geven, lettertype ervan veranderen en vetgedrukt maken.
- U kunt rijen beveiligen.
- Transacties blokkeren met blockchain technologie.
Indeling van de kolommen
Voor een prettiger gegevensinvoer kunt u alle kolommen in uw eigen volgorde zetten.
U kunt ervoor kiezen om:
- Kolommen naar rechts of naar links te schuiven.
- Extra kolommen weer te geven of onnodige te verbergen.
- Eigen kolommen toe te voegen.
- De volgorde van de kolommen op te slaan in Weergaven.
Meer informatie is beschikbaar op de pagina Kolommen instellen.
Transactietabel kolommen en weergaven | Dubbel boekhouden
De transactietabel heeft vooraf ingestelde kolommen en weergaven.
De kolommen van de transactietabel
De kolommen die hieronder weergegeven worden met * ervoor zijn doorgaans niet zichtbaar.
Gebruik het commando Menu Gegevens → Kolommen instellen om deze zichtbaar te maken.
Datum
De datum die het programma gebruikt om de transactie in een bepaalde tijd te plaatsen. De datum moet binnen de limieten van de boekhoudperiode liggen die gedefinieerd zijn in het Tabblad Boekhouding (van Bestands- en boekhoudeigenschappen). In het Opties tabblad van hetzelfde venster kan men aangeven of de transactiedatum verplicht is. Als dit niet het geval is kan dit veld leeg gelaten worden.
Als er geblokkeerde transacties zijn geeft het programma een foutmelding als een datum wordt ingevoerd die gelijk aan of eerder is dan de datum van de blokkering.
*Doc.Datum (Documentdatum)
De datum van het document kan hier ingevoerd worden, bijvoorbeeld de datum van het sturen van de factuur.
*Datumwaarde
De valutadatum van de banktransactie kan hier worden aangegeven. Deze datum wordt geïmporteerd van een elektronisch bankafschrift.
Doc (Documentnummer)
Het nummer van het boekstuk dat dient als basis voor de boekhoudkundige transactie. Het wordt geadviseerd om bij het invoeren van de transactie een oplopend nummer aan te geven op het document zodat het boekstuk makkelijk kan worden teruggevonden vanuit de transactie.
De functie voor automatisch aanvullen stelt oplopende waardes voor maar ook de transactie codes die eerder zijn gedefinieerd in de Terugkerende transacties tabel.
Het programma stelt het volgende document nummer voor waarmee kan worden doorgegaan door op F6 te drukken.
- In het geval van numerieke documentnummers verhoogt het programma eenvoudigweg de hoogste waarde die het vindt in de Doc kolom.
- In het geval van alfanumerieke documentnummers verhoogt het programma het laatste numerieke deel; dit is nuttig als men een aparte nummering aan wil houden voor contante en bank mutaties.Als eerder Documentnummer C-01 is ingevoerd en men begint een C in te typen dan stelt het programma C-02 voor.Als eerder Documentnummer B-104 is ingevoerd en men begint een B in te typen dan stelt het programma B-105 voor.Als eerder Documentnummer D10-04 is ingevoerd en men begint een D in te typen dan stelt het programma D10-05 voor.
Bij Terugkerende transacties kunt u groepen transacties opzetten die met een enkele code ingevoerd kunnen worden.
Om een groot aantal documentnummers toe te voegen kunt u ook Excel gebruiken. U kunt in Excel de gewenste hoeveelheid documentnummers aanmaken en dan kopiëren en plakken in Banana Boekhouding in de Doc kolom van de Transacties tabel.
*Doc.Prot. (Protocolnummer)
Een extra kolom voor het geval dat er een alternatieve nummering voor de transacties of voor het document nodig is.
De functie voor automatisch aanvullen stelt oplopende waardes voor die op dezelfde manier werken als in de Doc kolom. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt voor:
- Wanneer het nodig om oplopende nummers toe te kennen aan transacties die verschillen van het document nummer.
- Wanneer de transacties worden ingevoerd door anderen in een ander bestand en deze dan worden geïmporteerd in de boekhouding. Op deze manier is het mogelijk oplopende nummering te gebruiken in de boekhouding en het originele nummer te behouden.
*Type (Type document)
Bevat een code die het programma gebruikt om een transactie type te identificeren. Als u liever uw eigen codes gebruikt is het aan te raden een nieuwe kolom toe te voegen.
- 01 voor in rapporten ((zoals op het rekeningoverzicht)): deze transactie wordt beschouwd als een begin transactie, dus deze wordt niet getoond in balansen per periode maar wel in de openingsbalans beginsaldi.
- van 10 tot 19: codes voor facturen aan klanten
- van 20 tot 29: codes voor facturen van leveranciers
- van 30 tot 1000: codes gereserveerd voor toekomstig gebruik.
*Factuur (Factuurnummer)
Een nummer van een verstuurde of betaalde factuur dat wordt gebruikt bij de facturen controle functie voor klanten en leveranciers.
*Doc.Origineel (Origineel documentnummer)
Het referentie nummer dat op een document staat bijvoorbeeld het nummer van een credit nota.
*Koppeling (Koppeling extern bestand)
Dient om een koppeling naar een extern bestand in te voeren, doorgaans een boekstuk.
Door op de symbooltjes aan de bovenkant van de cel te klikken opent het programma het document. Zie ook de pagina Koppeling naar een document invoeren, aanpassen en openen.
- Als een link is ingevoerd in de cel verschijnt een icoontje door erop te klikken wordt het document geopend, maar alleen als het een extensie heeft die veilig wordt geacht.
- Met het andere icoontje kunt u een koppeling invoeren en aanpassen.
*Ext.Verwijzing (Externe verwijzing)
Een referentienummer toegewezen door een programma dat deze bewerking uitvoerde. Deze waarde kan gebruikt worden om te controleren of een gegeven transactie dubbel is geïmporteerd.
Beschrijving
De tekst van de transactie.
De auto-aanvullen functie stelt de tekst van een eerder ingevoerde transactie voor, of van één die ingevoerd is in het voorafgaande jaar, als de betreffende optie (Smart fill met transacties van vorig jaar) is geactiveerd. Door op de F6 toets te drukken haalt het programma de gegevens van de voorafgaande rij met dezelfde beschrijving op en vult daarmee de kolommen van de actieve rij aan.
In het geval dat de beschrijving begint met #CheckBalance wordt de transactie beschouwd als één die dient om het saldo te controleren. Zie de pagina Boekhouding controleren voor meer informatie over dit onderwerp.
*Opmerkingen (Annotaties)
In dit veld kunnen opmerkingen toegevoegd worden aan de transactie.
Deb.Rek. (Debetrekening)
De debetrekening waarop geboekt wordt.
- Het is mogelijk een segment in de Debet rekening kolom in te voeren. Deze worden doorgaans gescheiden door een "." of een "-".
- Als men in de rekeningenlijst de toets met het segmentscheidingssymbooel aanslaat gaat men meteen naar het volgende segment.
- Als men daarentegen de Enter toets aanslaat wordt de invoer beëindigd en gaat men naar de volgende kolom.
- De autoaanvullen functie geeft suggesties voor rekeningen en segmenten. Men kan ook een zoektekst invoeren en dan toont het programma alle rekeningen met deze tekst in één van de kolommen.
*Beschr. Debetrek. (Beschrijving Debetrekening)
De beschrijving van de ingevoerde rekening zoals die voorkomt in het Rekeningschema.
Cred.Rek. (Creditrekening)
De creditrekening waarop geboekt wordt. We verwijzen voor de rest van de informatie naar de uitleg onder de Debetrekening.
*Beschr. Credittrek. (Beschrijving Creditrekening)
De beschrijving van de ingevoerde rekening zoals die voorkomt in het Rekeningschema.
Bedrag
Het bedrag dat ingevoerd wordt in de debet- of creditrekening.
*Saldo
De kolom Saldo laat de som van debet en credit zien. Er wordt daarom alleen een bedrag getoond voor invoer in verschillende rekeningen. Aan het eind zou het saldo nul moeten zijn. Als er een bedrag terugkomt is dat omdat er een fout is.
BTW kolommen
Informatie over de BTW kolommen kan gevonden worden in de pagina Transacties onder BTW Beheer.
KP1 (Kostenplaats 1)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ".".
*KP1-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 1)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.
KP2 (Kostenplaats 2)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ",".
*KP2-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 2)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.
KP3 (Kostenplaats 3)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ";".
*KP3-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 3)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.
*Verv. Datum (Vervaldatum)
De datum waarvoor de factuur betaald moet zijn. Voor meer informatie zie de pagina's Klanten en Leveranciers.
*Bet. Datum (Betalingsdatum)
Wordt gebruikt in combinatie met het Vervaldatums weergeven commando.
Als men echter de controlefunctie voor de klanten/leveranciers facturen wil gebruiken om de betalingen te controleren moet men een transactie invoeren voor een gestuurde factuur en een andere voor de betaling ervan.
*Blok.Num (Nummer blokkeren), Blok.Bedr. (Bedrag blokkeren), Blok.Progr. (Progressief blokkeren), Blok.Regel (Regel blokkeren)
Meer informatie vindt u in de Transacties blokkeren pagina.
Aanvullende kolommen
Via het menu Extra → Functies toevoegen/verwijderen → Artikelkolommen toevoegen in de tabel Boekingen worden de volgende kolommen toegevoegd.
Voor meer informatie, zie ook Artikelkolommen in de tabel Boekingen.
ArtikelId
- De identificatie van het artikel uit de Items-tabel. Wanneer u een artikel invoert dat in de tabel Artikelen voorkomt, worden de beschrijving, eenheid, eenheidsprijs, btw-code en rekening automatisch overgenomen.
Hoeveelheid
- De hoeveelheid die, vermenigvuldigd met de eenheidsprijs, het totaalbedrag oplevert (kan ook een negatief getal zijn).
- Als de tabel Artikelen aanwezig is:
- Een positieve waarde (+) wordt toegevoegd aan de hoeveelheid van het artikel.
- Een negatieve waarde (–) wordt afgetrokken van de hoeveelheid van het artikel.
- Een neutrale waarde (±) wordt meegenomen voor de berekening van het totaalbedrag, maar beïnvloedt de hoeveelheid in de tabel Artikelen niet.
Neutrale waarden worden gebruikt bij het beheer van effecten (beleggingen) voor het registreren van winsten of verliezen. U kunt de hoeveelheid en het bedrag van een winst of verlies voor een specifiek effect opgeven, zonder dat dit invloed heeft op de beschikbare hoeveelheid effecten. U kunt het symbool "±" invoeren door eerst "+" en daarna "-" te typen. Het programma herkent deze combinatie automatisch en zet deze om in het symbool "±".
- Wanneer een hoeveelheid wordt ingevoerd en de eenheidsprijs leeg is, maar er een boekingsbedrag aanwezig is, wordt de eenheidsprijs automatisch berekend.
Eenheid
- Een aanduiding die verwijst naar de hoeveelheid, bijvoorbeeld: m², ton, st.
Prijs/Eenheid
- De prijs per eenheid, die vermenigvuldigd met de hoeveelheid het totaalbedrag oplevert (kan ook een negatief getal zijn).
- Het aantal decimalen kan worden aangepast via de bijbehorende opdracht in het menu Extra > Functies toevoegen/verwijderen.
Boekingsbedrag
- Als er een waarde is ingevoerd in de kolom Hoeveelheid of Eenheidsprijs, wordt het boekingsbedrag berekend op basis van de inhoud van deze twee kolommen en omgezet in een positief getal.
Nieuwe kolommen toevoegen
Met het Kolommen instellen commando is het mogelijk in te stellen dat kolommen worden weergegeven, verborgen gehouden of verhuisd worden, nieuwe kolommen toe te voegen of aan te geven dat een kolom niet in de afdruk meegenomen moet worden.
- De toegevoegde kolommen in de Transactietabel worden ook toegevoegd in de Terugkerende transacties tabel, in de Rekeningenkaart en in het BTW rapport zonder zichtbaar te zijn.
Om deze kolommen zichtbaar te maken gebruikt u het Kolommen instellen commando. - Als een kolom van het "bedrag" type wordt toegevoegd dan worden de ingevoerde bedragen opgeteld in de Rekeningkaart.
Weergaven
De volgende weergaven worden automatisch aangemaakt wanneer een nieuwe boekhouding wordt geopend:
- Basis: de hoofdkolommen worden weergegeven
- Kostenplaatsen: de KP1, KP2 en KP3 kolommen worden weergegeven
- Vevaldatums: de kolommen Vervaldatum en Betalingsdatum worden weergegeven
- Blokkeren: de kolommen die te maken hebben met de Blokkeringsfunctie worden weergegeven.
Met het Weergaven instellen commando kunnen de weergaven worden aangepast en kunnen persoonlijke weergaven worden toegevoegd.
Met het Pagina instelling commando kunt u het afdrukformaat van de weergave aanpassen.
Het boeken van bankcheques
Om de uitgifte van bankcheques te boeken, moet een rekening Uitgegeven cheques in de passiva worden aangemaakt.
De check wordt uitgegeven op het moment dat een leverancier wordt betaald en later wordt deze gedebiteerd van de bankrekening.
De rekening kaart van de uitgegeven checks na de transacties.
Registrazioni su conto privato
Il conto privato è un conto finanziario, utilizzato nella contabilità per registrare quelle transazioni che non riguardano direttamente l'azienda, ma il patrimonio personale del titolare. Questo conto tiene traccia dei prelievi e degli apporti del titolare a scopi privati; pertanto serve per tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, evitando confusione contabile.
Prelievi dall'azienda del privato/socio
I prelievi personali vengono registrati come diminuzione del patrimonio netto. Se il titolare/socio utilizza fondi aziendali per spese personali, l'importo viene addebitato al conto privato.
Esempio di scrittura contabile per un prelievo in contanti:
- Dare: Conto privato (per il prelievo del titolare/socio)
- Avere: Cassa/Banca (per l'importo prelevato).
Apporti nell'azienda dal privato/socio
Gli apporti personali del titolare (es. aumento di capitale o versamenti per coprire spese) vengono registrati come incremento del patrimonio netto.
Esempio di scrittura contabile per un apporto in contanti:
- Dare: Cassa/Banca (per l'importo versato dal titolare/socio)
- Avere: Conto privato (per l'apporto del titolare/socio).
Utili prelevati
Se il titolare/socio preleva utili maturati:
- Dare: Conto utili a nuovo (o Risultato di esercizio)
- Avere: Conto privato
Saldo del Conto Privato/socio
- Saldo positivo: indica che il titolare ha un credito verso l'azienda.
- Saldo negativo: indica che il titolare ha debito verso l'azienda.
Transactions for Balances Verification (#CheckBalance) | Double-entry accounting
Banana Accounting Plus includes the #CheckBalance function in the Check and recalculate accounting command for verifying and matching account balances.
This check is essential for the accuracy of the accounting. It is recommended to perform the balance verification periodically at the end of each month, in addition to the end of the accounting period, to avoid incorrect balances being carried over from month to month.
To perform this check, follow these steps:
- Record the date to which the balance refers.
- In the Description column, enter #CheckBalance followed by the amount corresponding to the balance to be verified (e.g., the actual cash balance, bank account balance from the bank statement, etc.).
- In the Debit column, indicate the account being checked (bank account, cash, VAT account, or another account to be verified).
- The Amount column must be left empty.
With this command, the program will flag any accounts with mismatched balances in the Messages window if discrepancies are found.
Creditcard betaling met vooruitbetaling
Vooruitbetaling op creditcards
Controleer of er een rekening voor de creditcard bestaat in het passiva gedeelte van het rekeningschema voordat u boekingen gaat doen. Maak er een aan als dit niet het geval is.
De rekening voor de creditcard wordt toegevoegd aan de groep of sub-groep van de kortlopende schulden als dit een vereiste is in het gekozen rekeningschema. Als er geen sub-groepen zijn moet deze rekening worden opgenomen in de passiva sectie.
Voorbeeld:
Een bedrag van € 1000 wordt overgemaakt van de bankrekening naar de creditcard.
- In Debet wordt de creditcardrekening geregistreerd
-
In Credit wordt de bankrekening geregistreerd waarmee de betaling wordt verricht.
Uw creditcardafrekening boeken
Wanneer de rekening van de creditcard komt, moet u alle kosten op de creditcard boeken en het tegoed van de creditcardrekening terugboeken.
Voorbeeld:
We ontvangen de creditcardafrekening voor een totaal van € 749 (details: € 479 voor aanschaf computer, € 150 voor hotelkosten, € 120 voor kantoorbenodigdheden) (Doc. 10).
Dit wordt geboekt op meerdere rijen :
- In Debet neemt u alle kosten op die verband houden met de uitgaven die in de credit card zijn opgenomen; u neemt één uitgave per rij op.
- In Credit wordt het totaalbedrag van de creditcarduitgaven geboekt.
Controleer het saldo van de creditcard
Iedere keer als u een voorschot op de creditcard zet en na het boeken van alles wat met de creditcard betaald is, moet u controleren dat het saldo van de creditcard in de boekhouding overeenkomt met het saldo op de creditcard.
Uw creditcardtransacties boeken volgens het kas- en facturatiestelsel
Creditkaart in een boekhouding met het kasprincipe
Als er geen betalingen worden gedaan op de kredietkaart en de factuur wordt helemaal via de bank betaald moet u de creditkaart factuur boeken op het moment van betalen als de kosten ook geboekt zouden moeten worden.
U moet op meerdere rijen boeken:
- Voer dezelfde datum en hetzelfde documentnummer in voor iedere transactie op elke rij die voor de boeking gebruikt wordt.
- Voer in de kolom Credit van de eerste rij de bankrekening in waarmee de factuur wordt betaald.
- Voer in deze rij in de kolom Bedrag het totale bedrag in dat betaald is op de creditkaart factuur.
- Voer in de kolom Debet van iedere volgende rij de rekening in die verwijst naar de uitgaven van de creditkaart transactie.
- Voer het bedrag voor iedere deeltransactie in Debet in.
- Voer, in het geval van BTW, voor iedere rij een BTW code in de kolom BTW Code in.
Na het boeken van alle mutaties controleert u het creditkaart saldo door de rekeningkaart voor de creditkaart te openen.
Creditcard en boekhouding volgens factuurstelsel
Als de boekingen zijn gebaseerd op het facturatiestelsel worden alle kosten die betrekking hebben op creditkaartaankopen geboekt bij de ontvangst van de creditkaartfactuur:
- Voer dezelfde datum en hetzelfde documentnummer in voor iedere transactie op elke rij die voor de boeking gebruikt wordt.
- Alle uitgaven worden Debet geboekt. Iedere uitgave moet een aparte rij ingevoerd worden.
- Voer in de kolom Bedrag het bedrag van een enkele transactie in Debet in.
- Boek uw creditkaartrekening als Credit, zoals voor elke leverancier.
- Voer in de kolom Bedrag het totale bedrag in dat betaald moet worden van de creditkaart.
- Voer, in het geval van BTW, voor iedere rij een BTW code in de kolom BTW Code in.
Wanneer de creditkaartrekening wordt betaald voert u de betaling in:
- Als debet op de creditkaartrekening (de schuld is opgeheven)
- Als credit op de bankrekening waarmee de factuur is betaald.
- Het totale bedrag van de creditkaartrekening wordt ingevoerd.
Transacties van uw creditcard importeren
Met Banana Boekhouding kunt u de transacties van uw creditcard in het boekhoudbestand importeren.
U moet ervoor zorgen dat het rekeningschema de creditcardrekening en de overschrijvingsrekening omvat die voor stortingen moet worden gebruikt
Installeer het gegevensformaat van uw bank
Om het importeren uit te kunnen voeren is het nodig dat het formaat van de gegevens die de creditcardorganisatie levert compatibel is met een van de formaten die Banana Boekhouding levert.
Om de extensie te installeren die bij het formaat hoort van de gegevens die de bank van uitgifte levert gaat u als volgt te werk:
- Menu Extensies → Extensies beheren.
- Selecteer de bank waar de creditcard vandaan komt en klik op de knop Installeren.
Het formaat zal weergegeven worden in het Naar boekhouding importeren venster.
De creditcard mutaties importeren
Nadat u de extensie voor het met Banana Boekhouding compatibele gegevensformaat heeft geïnstalleerd gaat u als volgt te werk om de gegevens te importeren:
- Kies van het Acties → Naar boekhouding Importeren → Transacties venster het formaat dat bij de bank hoort die de creditcard uitgegeven heeft.
- Kies met de knop Bladeren het bestand dat de bank gestuurd heeft en bevestig met OK.
- Indien nodig voert u de periode in en geeft u de bankrekening aan. Bevestig met OK.
Alle transacties worden in de transactietabel geïmporteerd. - Voer in iedere rij de tegenrekening in die bij de boeking hoort.
Creditcard transacties importeren als er stortingen gedaan zijn
Wanneer er stortingen gedaan zijn op de creditkaart worden deze geboekt in de boekhouding. In dit geval is er, na het importeren van de creditkaartgegevens, het probleem van het boeken van de stortingen. Hiervoor verschijnt een dubbele mutatie op de creditkaartrekening:
- De creditkaartrekening is aanwezig als tegenrekening voor de bankkosten voor de betalingen aan de creditkaart.
- De creditkaartrekening is aanwezig in de transacties die geïmporteerd worden van de creditkaart.
Om deze overlap te vermijden wordt de overschrijvingsrekening gebruikt tijdens het importeren.
Zo gaat het importeren:
- Kies van het Acties → Naar boekhouding Importeren → Transacties venster het formaat dat bij de bank hoort die de creditcard uitgegeven heeft.
- Kies met de knop Bladeren het bestand dat de bank gestuurd heeft en bevestig met OK.
- Indien nodig voert u de periode in en geeft u de overschrijvingsrekening aan. Bevestig met OK. Alle transacties worden in de transactietabel geïmporteerd.
- Voer in iedere rij de tegenrekening in die bij de boeking hoort.
Salary transactions
Companies that have employees must manage salaries, as well as employees’ social security and insurance contributions.
Salaries can be managed in two different ways:
Net salary management is the simplest solution because it provides for:
- recording salaries at the time they are paid
- recording social security and insurance contributions only when advance payments of contributions and employees’ insurance premiums are paid.
Gross salary management is much more complex because transactions must record monthly gross salaries and the social security and insurance contributions deducted from employees’ pay, as well as the withholdings on employees’ salaries.
Net salary transactions
Net salary accounting consists of recording in the accounting only the amounts actually paid to employees. It is a simple and practical method, particularly suitable when payroll processing is carried out using dedicated payroll software or outsourced to a fiduciary firm.
Compared with gross salary accounting, it provides a less detailed view of personnel costs, as it does not separately show the employer's social security contributions and the contributions withheld from employees.
For this reason, the calculation of gross salaries, deductions, and social security contributions is performed by the payroll software or by a fiduciary firm, which submits the required declarations to the relevant authorities. The annual declaration to the AHV Compensation Office is based on the gross payroll, which must be determined from the payroll statements.
What is recorded
With net salary accounting, the following items are normally recorded in the accounting:
- net salaries paid to employees
- advance payments of social security contributions (AHV/IV/EO/ALV), paid monthly or quarterly
- insurance and pension premiums, paid at the beginning of the year or every six months.
- any year-end adjustments.
What is not recorded:
- Gross salary
- Employee deductions
- Liabilities towards social security institutions at the end of the period.
Advantages of net salary accounting
- Simple transactions
- Few accounts to manage
- Faster accounting.
Limitations of net salary accounting
- The gross salary does not appear in the accounting.
- The details of employee salary deductions are not visible.
- Employer and employee contributions are not shown separately.
When to use net salary accounting
Recording salaries on a net basis is recommended when payroll management is handled by payroll software or by a fiduciary firm, and the main purpose of the accounting is to record payments and accounting transactions.
It is particularly suitable when:
- the details of salaries, deductions, and social security contributions are managed outside the accounting
- there is no need to analyse personnel costs separately in the accounting
- you want to keep the accounting simpler and reduce the number of transactions.
Accounts normally used
Only a few accounts are normally required to manage net salaries.
Expense accounts
- 5000 Salaries
- 5700 AHV/IV/EO/ALV Contributions
- 5710 Family allowance fund contributions
- 5720 Mandatory occupational pension contributions
- 5730 Occupational accident insurance premiums
- 5740 Daily sickness allowance insurance
- 5790 Withholding tax
Payment accounts
- 1020 Bank
- Another cash account.
Distinction between the employer's share and the employee's share
With net salary accounting, the accounting records do not directly show the allocation of social security contributions between the employer's share and the share withheld from employees.
Payments made to social security institutions (AHV, occupational pension fund, insurance companies, and other institutions) generally include both shares and are recorded as total amounts. Consequently, it is not possible to identify the employer's share directly from the accounting entries alone.
To determine it, you need to refer to:
- the expense accounts dedicated to social security contributions
- the payroll statements generated by the payroll software.
The accounting correctly records the total personnel cost, while the detailed allocation of contributions is provided by the payroll statements.
Payment of net salaries
When paying employees, the net salary paid is recorded.
In the Transactions table, record the following each month:
- Date: the salary payment date
- Description: the payment description
- Debit: account 5000 Salaries
- Credit: the Bank account
Periodic payment of social security contributions
When paying advance social security contributions, record:
- Date: the payment date of the social security contributions
- Description: the payment description
- Debit: account 5700 AHV/IV/EO/ALV Contributions
- Credit: the Bank account
- Amount: enter the amount of the social security contributions (shown on the advance invoice), including both the employer's share and the employee's share.
Annual payment of insurance premiums
When paying insurance premiums, for example Occupational Accident Insurance or supplementary Occupational Accident Insurance, record the payment to the insurance company.
- Date: the annual insurance premium payment date
- Description: the payment description
- Debit: account 5730 Occupational accident insurance premiums
- Credit: the Bank account
- Amount: enter the amount shown on the invoice. It includes both the employer's share and the employee's share.
Annual payment of the pension fund premium
When paying the annual occupational pension fund premium:
- Date: the annual pension fund premium payment date
- Description: the payment description
- Debit: account 5720 Mandatory occupational pension contributions
- Credit: the Bank account
- Amount: enter the amount shown on the invoice. It includes both the employer's share and the employee's share.
Payment of the daily sickness allowance insurance premium
When paying the annual daily sickness allowance insurance premium:
- Date: the payment date of the daily sickness allowance insurance premium
- Description: the payment description
- Debit: account 5740 Daily sickness allowance insurance
- Credit: the Bank account
- Amount: enter the amount shown on the invoice. It includes both the employer's share and the employee's share.
Expense reimbursement included in the net salary paid
When the net salary paid includes an expense reimbursement, it is advisable to separate the net salary from the expense reimbursement in the accounting records. This ensures that the salary account is not affected by amounts that do not actually represent salary.
Example:
- Net salary: CHF 4'000
- Expense reimbursement: CHF 200
- Total payment through the bank: CHF 4'200
In the accounting entry, the two amounts must be recorded separately. Therefore, the transaction should be entered using three rows:
In the Transactions table:
- First row – total payment through the bank
- Date: the transaction date
- Description: monthly salary payment
- Debit: leave blank
- Credit: the Bank account
- Amount: the total amount paid CHF 4'200
- Second row – monthly net salary
- Date: the transaction date
- Description: monthly salary payment
- Debit: account 5000 Salaries
- Credit: leave blank
- Amount: the net salary paid CHF 4'000
- Third row – expense reimbursement
- Date: the transaction date
- Description: expense reimbursement
- Debit: the Expense reimbursement account (for example, travel expenses)
- Credit: leave blank
- Amount: the expense reimbursement amount CHF 200
Payment of withholding tax
When paying withholding tax at the end of the quarter:
- Date: the withholding tax payment date
- Description: the payment description
- Debit: account 5790 Withholding tax
- Credit: the Bank account
- Amount: enter the amount calculated by the payroll software according to the requirements of the Withholding Tax Office.
Checks and verification
During the year, social security contributions and some insurance premiums are generally paid as advance payments. The actual amount due is determined only when the final statements or the year-end adjustments are issued.
For this reason, when using net salary accounting, it is essential to carry out regular checks and a thorough verification at the end of the financial year.
For more information, see the Net salary reconciliation.
Gross salary transactions
Gross salary management consists of recording in the accounting the entire salary, including all employee salary deductions and social security contributions.
Unlike net management, this method provides a complete view of salary costs and liabilities toward social institutions.
What is recorded
With gross management, the following are recorded monthly:
- the gross salary
- employee deductions (AVS, LPP, withholding tax, etc.)
- employer’s social security contributions
- liabilities toward social security and insurance institutions (if the accounting is kept on an accrual basis)
- the net salary paid
In gross management, the accounting clearly distinguishes between:
- the employee’s share (deducted from the salary),
- the employer’s share.
The accounting principle
Gross management follows the accrual principle:
Salary costs and the related liabilities are recorded in the period in which they arise, regardless of the time of payment.
Difference compared to net management
Unlike net management, which records only actual payments, gross management records all salary components and the related liabilities.
When to use gross management
Gross management is appropriate when:
- A complete and detailed accounting is required
- You want to monitor personnel costs precisely
- Liabilities toward social security and tax authorities must be recorded
- The accounting is used for analysis and reporting
Accounts normally used
Gross management requires a larger number of accounts compared to net management.
Expense accounts
- 5000 Gross salaries
- 5700 Employer social security contributions
- 5710 Family allowance fund contributions
- 5720 Occupational pension contributions (LPP)
- 5730 Accident insurance premiums (LAINF)
- 5740 Daily sickness allowance insurance
Liability accounts
- 2270 Liabilities to social security institutions (AVS/AI/IPG/AD)
- 2272 Pension fund liabilities (LPP)
- 2273 Accident insurance liabilities
- 2274 Collective health insurance liabilities
- 2209 Withholding tax liabilities
- 2371 Liabilities to employees
Payment accounts
- 1020 Bank
- other Cash accounts
Employer’s share of social security and insurance contributions
In gross salary management, the accounts relating to social security contributions and insurance costs make it possible to clearly identify the portion effectively borne by the employer.
In the dedicated account cards (for example AVS, LPP, accident insurance, etc.), the following are recorded:
- in Debit, the total amounts due to the institutions (employer + employee),
- in Credit, the employee’s share deducted from the salary.
The difference between these amounts represents the employer’s share, i.e. the portion borne by the company as its own expense.
This approach makes it possible to:
- clearly distinguish between company costs and amounts withheld from employees,
- have a transparent view of obligations toward social institutions,
- accurately monitor the impact of personnel costs on the company’s results.
Accounting entry of gross salaries
At the end of the payroll period, the gross salary and the related deductions from employees’ pay are recorded. With gross recording, both the salary cost and the deductions and liabilities toward third parties are recognized.
Example:
- 5000 Gross salaries → Debit
- 1181 Family allowances → Debit
- 5700 AVS/AI/IPG/AD Contributions → Credit (employee’s share, deducted from salary)
- 5720 LPP Contributions → Credit (employee’s share, deducted from salary)
- 5730 LAINF Contributions → Credit (employee’s share, deducted from salary)
- 5740 Sickness contributions → Credit (employee’s share, deducted from salary)
- 2209 Withholding tax liabilities → Credit (fully borne by the employee). The withholding tax deducted from the employee’s salary must be fully paid to the Withholding Tax Office and represents a liability for the company.
- 2371 Liabilities to employees → Credit
Payment of the net salary
If salaries have been recorded when accrued and the payment takes place later, the payment entry is recorded as follows:
- 2371 Liabilities to employees → Debit
- 1020 Bank → Credit
Recording AVS advances and payment
Monthly or at another regular interval, the employer receives from the cantonal AVS office the advance invoices for AVS contributions to be paid. These amounts also include any allowances advanced in the salary of the employee entitled to them.
The advance invoice includes both the employer’s share and the employee’s share.
Recording the invoice:
On 03.01.2026 we record the invoice for AVS advances:
- 5700 Employer social security contributions → Debit
- 2270 Liabilities to social security institutions (AVS/AI/IPG/AD) → Credit
Payment:
On 30.01.2026 we record the payment of the AVS advances:
The contributions are paid according to the invoice, the amount of which is net of any family allowances or other benefits.
- 2270 Liabilities to social security institutions (AVS/AI/IPG/AD) → Debit
- 1020 Bank → Credit
The AVS account plays a central control role:
- in Credit, employees’ salary deductions are recorded
- in Debit, payments to the institution.
The account balance therefore represents the employer’s share.
In the AVS contributions account card (see image), advances paid appear in Debit, while contributions deducted from employees’ salaries appear in Credit. The account balance therefore represents the employer’s share. This presentation makes it easy to verify the correctness of contributions and payments made.
LPP contribution premium and payment
When the annual LPP premium is received, the total cost borne by the employer and the liability toward the LPP insurer are recorded.
When we receive the LPP premium invoice:
- 5720 LPP Contributions → Debit
- 2272 LPP Liabilities → Credit
When we pay the LPP premium invoice:
- 2272 LPP Liabilities → Debit
- 1020 Bank → Credit
Annual accident insurance premium (LAINF) and payment
When the annual LAINF premium is received, the total cost borne by the employer and the liability toward the LAINF insurance are recorded.
When we receive the LAINF premium invoice:
- 5730 Accident insurance premiums (LAINF) → Debit
- 2273 Accident insurance liabilities → Credit
When we pay the LAINF premium invoice:
- 2273 Accident insurance liabilities → Debit
- 1020 Bank → Credit
Annual collective health insurance premium (IGM) and payment
When the annual collective health insurance premium is received, the total cost (including both the employer’s and the employee’s share) and the liability toward the health insurance are recorded.
When we receive the health insurance premium invoice:
- 5740 Daily sickness allowance insurance → Debit
- 2274 Health insurance liabilities → Credit
When we pay the health insurance premium invoice:
- 2274 Health insurance liabilities → Debit
- 1020 Bank → Credit
Payment of withholding tax
The withholding tax, deducted from the monthly salaries of employees subject to withholding tax, must be declared and paid by the employer within the prescribed deadlines. It is borne solely by the employee.
- 2209 Withholding tax liabilities → Debit
- 1020 Bank → Credit
Control and verification
It is important to regularly verify:
- the consistency between accounting and payroll calculations
- the balances of liability accounts toward social institutions
- the payments made
During the year, social contributions are often paid as advances.
Following the final statements from the social institutions, any adjustments are recorded to align costs and liabilities with the amounts actually due.
Advantages of gross management
- Complete view of salary costs
- Greater accounting transparency
- Detailed control of deductions and contributions
- Proper representation of liabilities
Limitations of gross management
- Greater complexity
- More accounting transactions
- Requires more accounts and careful management
Salary Reconciliation and Verification of the OASI Declaration
When salary accounting is managed on a net basis, the annual OASI declaration cannot be verified by directly comparing the Salaries account with the final statement issued by the OASI Compensation Office. This is because the Salaries account contains the recorded net amounts, whereas the OASI statement is based on the gross payroll calculated by the payroll management software.
To verify the accuracy of the annual OASI declaration and the other year-end statements, it is therefore necessary to reconstruct the gross payroll and carry out a series of reconciliation checks.
The reconciliation process makes it possible to verify the consistency between:
- the accounting records
- the payroll statements generated by the payroll management software
- the annual OASI declaration
- the final statements issued by the social security institutions.
Reconciliation objectives
The year-end reconciliation has two main objectives:
- to reconstruct the gross payroll and compare it with the gross payroll declared to the OASI Compensation Office;
- to reconcile the OASI contributions by comparing account 5700 OASI Contributions with the final statement issued by the OASI Compensation Office.
Required documents
The following documents are normally required to perform the reconciliation:
- the accounting file
- the payroll statements
- the annual OASI declaration
- the final statement issued by the OASI Compensation Office
- the occupational pension (LPP/BVG) statements
- the insurance statements (OAI, daily sickness allowance insurance, etc.).
Verification of net salaries
The first check is to verify that the amounts paid to employees match those shown in the payroll statements generated by the payroll management software.
The total net salaries recorded in the accounting records must match the net salaries shown in the payroll statements.
It is also necessary to verify that there are no missing or duplicate transactions and that all entries have been recorded in the correct accounting period.
Any differences must be analyzed and corrected before proceeding with the reconciliation of the gross payroll.
Reconstruction of the gross payroll
To compare the accounting records with the OASI statement, the gross payroll must first be reconstructed.
The reconstruction must be carried out using the data from the payroll management software, which provides the details of the deductions applied to each employee.
Start from the net salaries recorded in the accounting records and add only the deductions withheld from employees, such as:
- OASI, DI, IC, and ALV
- occupational pension (LPP/BVG) contributions
- withholding tax
- other salary deductions.
The following must instead be excluded:
- family allowances;
- expense reimbursements;
- other allowances that are not subject to OASI contributions.
Verification of OASI contributions
During the year, OASI contributions are normally paid as advance payments. The actual amount due is determined only by the final statement.
For this reason, the balance of account 5700 OASI Contributions must be compared with the final statement issued by the OASI Compensation Office.
The account balance must include the advance payments made during the year as well as any year-end adjustments. The total must match the contributions shown on the final statement issued by the OASI Compensation Office.
Verification of other social security contributions
The same principle can also be applied to other social security and insurance contributions by comparing the balances of the related accounts with the annual statements issued by the relevant institutions.
In particular, it is advisable to verify:
- occupational pension (LPP/BVG) contributions;
- occupational accident insurance (OAI) premiums;
- daily sickness allowance insurance premiums;
- other recorded social security contributions or insurance premiums.
Any differences relating to these institutions should also be analyzed and reconciled before the financial year is closed.
Year-end checks
At the end of the financial year, the reconciliation should confirm that:
- the gross payroll matches the gross payroll declared to the OASI Compensation Office;
- the recorded contributions match the final statements issued by the institutions;
- all advance payments and any year-end adjustments have been recorded;
- there are no differences between the accounting records, the payroll statements, and the declarations submitted to the social security institutions.
A complete reconciliation makes it possible to identify any differences before submitting the declarations to the social security institutions and ensures consistency between the accounting records, the payroll management software, and the annual statements.
FAQ
Why doesn't the gross payroll in the OASI declaration match the Salaries account?
- Because under net salary accounting, the Salaries account records only the net amounts paid to employees, whereas the OASI declaration is based on the gross payroll.
Why is the balance of the OASI account different from the advance payments made?
- Because advance payments are normally made during the year. The actual amount due is determined only by the final statement.
How is the gross salary determined?
- The gross salary is reconstructed using the payroll statements generated by the payroll management software.
How do you reconstruct the gross salary starting from the net salary?
- Start with the net salary recorded in the accounting records and add the deductions withheld from the employee (OASI/DI/IC/ALV, occupational pension (LPP/BVG) contributions, withholding tax, and other deductions). Family allowances, expense reimbursements, and other allowances that are not subject to OASI contributions must instead be excluded.
Totalentabel
De Totalentabel toont de totalen per groep en stelt u in staat om het saldo van de boekhouding te controleren.
De tabel wordt automatisch aangemaakt door het programma en kan niet worden gewijzigd door de gebruiker.
In de Totalentabel is het mogelijk om in één oogopslag een idee te krijgen van de situatie van de eigen activiteit. U ziet de totale activa, passiva, lasten en baten en vooral of u winst of verlies heeft.
Groep 00 is erg belangrijk omdat u direct kunt zien of alles op zijn plaats is of dat er verschillen zijn in het saldo.
Budgettabel
De invoer voor de financiële planning wordt gedaan in de Budgettabel. Deze is gelijkwaardig aan de transactietabel maar heeft enkele kolommen speciaal om het budgetteren sneller en makkelijker te maken.
U kunt gegevens ook naar wens aanpassen om betrouwbare en altijd perfect bijgewerkte budgetten te hebben:
Jaarafsluiting | Dubbel boekhouden
De verrichtingen aan het einde van het jaar omvatten alle controles, analyses en tijdgebonden verrichtingen die aan het einde van het jaar moeten worden uitgevoerd voordat de financiële overzichten voor het jaar worden opgesteld.
Technische aspecten
Met Banana Boekhouding heeft elk boekjaar zijn eigen aparte bestand; technisch gezien is er geen concept van afsluiting van het boekjaar:
- Wanneer een nieuw jaar begint, wordt een nieuw bestand aangemaakt met het commando Nieuw Jaar aanmaken.
- U kunt tegelijkertijd blijven werken aan het bestand van het nieuwe jaar en het bestand van het vorige jaar. Zodra de afsluitingen zijn voltooid, kunt u de beginsaldi van het bestand van het nieuwe jaar bijwerken.
Belasting aspecten
Vóór het afsluiten van de boekhouding is het nodig een aantal bewerkingen uit te voeren die gevolgen hebben voor de belastingen. De rekening goederen moet worden aangepast, de transacties voor afschrijvingen moeten worden ingevoerd, het opgebouwde inkomen en schulden, de BTW aangifte moeten worden gecompleteerd, bepaling hoe en op welke rekeningen de winst en verlies moeten verrekend en zo zijn er nog veel meer bewerkingen voor controle en waarmerking.
Voor het programma is er geen verschil of de winst hoog is of laag. Echter voor de belastingen maakt dit veel uit. Deze aspecten moeten worden geverifieerd met uw belastingadviseur of accountant. Het kan heel nuttig zijn een specialist te raadplegen om te begrijpen wat er allemaal nodig is voordat u de boeken sluit, vooral als u voor de eerste keer een boekhouding beheert. Accountants zijn erg druk aan het begin van het jaar en gedurende de periode voorafgaand aan de deadline van de belastingaangifte. Het kan daarom handig zijn dit te bespreken met uw accountant - of hem het boekhoudbestand toe te sturen - een paar maanden voordat de boeken gesloten worden, zodat u zelf thuisraakt in wat er moet gebeuren.
Commando boekhouding controleren
Banana Boekhouding laat u toe om snel te registreren en ook om uitstaande operaties te onderbreken zonder de voortzetting van het werk te hinderen.
Het commando Acties → Boekhouding controleren voert een hele reeks controles uit, alsof u de gegevens vanaf het begin opnieuw invoert, en wanneer er fouten of verschillen worden ontdekt, worden deze gesignaleerd.
Het is raadzaam om het commando Boekhouding controleren met een zekere regelmaat te gebruiken en telkens wanneer er verschillen of foutsignalen zijn, belangrijke wijzigingen (opening wisselkoersen, BTW codes) en vooral voor het afsluiten van de boekhouding.
Controles en verificaties
Verificatie van de beginsaldi
- In de Rekeningen-tabel moet in de kolommen Begin- en Saldo in de rij "Verschil moet nul zijn" geen bedrag worden vermeld, anders is er een fout die moet worden gevonden en gecorrigeerd opdat de openingssaldi correct zijn.
Opmerking: In de Transacties weergave, in de Debit en Credit kolommen, is het normaal bedragen te hebben. - Zorg ervoor dat de debiteuren- en crediteurentransacties van het vorige jaar zijn afgesloten.
- Controleer of de beginsaldi in overeenstemming zijn met de eindsaldi van het vorige jaar die reeds gecontroleerd en aan de belastingdienst gemeld zijn.
- Voor boekhouding met vreemde valuta, zie de betreffende pagina Beginsaldi in boekhouding met vreemde valuta.
Verificatie van de boekhoudsaldi
Het eerste wat moet worden gedaan is ongetwijfeld ervoor zorgen dat de rekeningsaldi met elkaar overeenstemmen. Het saldo van de kasrekening moet overeenstemmen met het werkelijke kassaldo. Het saldo van bankrekeningen, creditcards, leningen of tegoeden moet overeenstemmen met het saldo op het bankafschrift. Hetzelfde geldt voor alle andere rekeningen waarop u uitstel van betaling heeft, BTW, leveranciers, enz.
Als er een verschil is, moet u nagaan waarom en dienovereenkomstig hetzij het beginsaldo, hetzij de transacties corrigeren.
Verschillen in de Transactiestabel
Controleer in de Transactiestabel (Info venster onderaan) of er geen verschillen worden gerapporteerd. Naast de functies die aanwezig zijn in de opdracht Boekhouding controleren, is er in de Transacties tabel van Banana Boekhoiuding Plus ook de kolom Saldo, waarmee u alle rijen kunt opsporen waar verschillen zijn ontstaan. Een snelle scroll van de kolom is voldoende om de boekhoudkundige verschillen onmiddellijk te identificeren en ze te corrigeren, zonder de fouten in het nieuwe jaar te laten voortduren.
Verschillen tussen banksaldi van bankafschriften en boekhoudsaldi (functie CheckBalance)
Deze verrichting is van fundamenteel belang voor de waarheidsgetrouwheid van de boekhouding. Wij raden u aan de verificatie van de saldi, #CheckBalance, niet alleen aan het einde van de boekhoudperiode uit te voeren, maar periodiek aan het einde van elke maand, om te voorkomen dat eventuele onjuiste saldi van maand tot maand worden doorgegeven.
Meer informatie over de verificatie van de balans op de Checkbalance-pagina.
Vreemde valuta boekhouding
Als u vreemde valuta boekhouding gebruikt, moet u ook slotwisselkoersen instellen en ongerealiseerde wisselkoerswinsten en -verliezen boeken. Raadpleeg hiervoor deze pagina:
Boekhoudkundige afsluitingsboekingen
Aan het einde van het jaar, vóór de aanvang van het nieuwe jaar, moeten er afsluitende boekingen worden verricht. Dit zijn correctieboekingen, waardecorrecties en aanpassingen in verband met personeelsbijdragen. Dit zijn de belangrijkste:
Importeer de bewegingen van de kasrekening in het hoofdboekhoudbestand
Deze bewerking wordt alleen uitgevoerd in het geval dat de kasrekening apart wordt bijgehouden in een apart bestand van de boekhouding.
Nadat de import heeft plaatsgevonden, moet worden gecontroleerd of het saldo van de kasrekening in het hoofdboekhoudbestand overeenkomt met het saldo van het kasbestand. Deze controle kan ook worden uitgevoerd met de Check Balance functie, beschreven in de vorige paragraaf.
Importeren van de loonverrichtingen in het boekhoudbestand
Deze handeling wordt alleen uitgevoerd als de salarisadministratie wordt beheerd met een specifieke boekhoudsoftware waarmee u de transacties kunt importeren in het Banana Boekhouding Plus bestand.
De import wordt uitgevoerd via het menu Acties → Naar boekhouding importeren → Transacties met kolomkop importeren.
Vergeet niet om de 13e maand van december quota in te voegen, als deze niet is gemaakt door de payroll software.
Correctie van de Delcredere-rekening
Ondernemingen die op basis van het toerekeningsbeginsel boeken, moeten, indien zij potentiële verliezen voorzien, de Delcredere-rekening vereffenen.
Afschrijving
Op 31.12 moet u de afschrijvingen van roerende en onroerende activa boeken en de eventuele versnelde afschrijvingen evalueren voor de activa die snel verouderd zijn.
U kunt onze applicatie Register Aktiva gebruiken die automatisch de afschrijvingstransactie aanmaakt en u kunt ze hervatten in het boekhoudbestand.
Inventaris aanpassing
Met onze Inventarisapplicatie beschikt u over nauwkeurige tellingen, zowel per stuk als per waarde, zodat u uw voorraadafrekening sneller kunt bepalen.
Openstaande facturen van klanten en leveranciers controleren op 31.12
Om het proces te vergemakkelijken, kunt u met de functie openstaande facturen per klant en openstaande facturen per leverancier snel de waarden per 31.12 vaststellen.
Privégebruik
Als de onderneming een bedrijfswagen gebruikt, moet u de transactie voor het privégebruik met de juiste BTW-code invoeren.
Afsluiting en BTW-aangifte
Alvorens de BTW-aangifte in te dienen, raden wij u aan de volgende verificaties uit te voeren:
- Gebruik het commando Boekhouding controleren. In geval van fouten en verschillen, vindt u de berichten in het Informatievenster (onderaan het scherm), in de rubriek Berichten.
- Controleer of er geen verschillen zijn in de kolom Saldo van de Transacties-tabel.
- Controleer of uw banksaldi overeenkomen met die op de bankafschriften.
- Controleer of, na terugboeking van het saldo op de verschuldigde BTW-rekening (aan de belastingdienst te betalen BTW), de automatische BTW-rekening op nul staat. Op de verschuldigde BTW-rekening moet het te betalen bedrag of het te ontvangen kredietbedrag worden vermeld.
- Voordat je de laatste BTW-aangifte indient, bekijk je de BTW-overzichten van de voorgaande kwartalen, om te controleren of de aan de belastingdienst betaalde bedragen nog steeds overeenkomen met de weergegeven bedragen.
- Gebruik het VAT Overzicht commando om de verschillende rapporten te bekijken en een PDF afdruk te maken om de gegevens te archiveren. In geval van belastingcontroles zullen deze nuttig zijn.
De rekening vereffenen voor de Bronbelasting
Na de berekening en de boeking van de salarissen van december, gaat u over tot de boeking van de verrekening van de "Bronbelasting", op basis van de afrekening die naar de Belastingdienst is gezonden.
Vergoedingen voor het hoger management
Indien voorzien, neem het bedrag dat door de fiscus als forfaitaire terugbetaling is toegestaan op in het salaris van december.
Verrekening privérekening
Verifieer het saldo van de privérekening. Als er een debet/credit-relatie bestaat tussen het bedrijf en de eigenaar(s) (of naaste personen), boek dan de inkomsten- of uitgavenrente zoals bepaald in de leenovereenkomst of volgens de toepasselijke belastingrichtlijnen.
Verrekening van belastingen en vergoedingen
Controleer of de in de loop van het jaar verrichte aanbetalingen betrekking hebben op het lopende jaar. Belastingbetalingen die betrekking hebben op voorgaande jaren moeten eerst worden geboekt om de overeenkomstige gereserveerde bedragen af te sluiten, en vervolgens (indien er overschotten zijn) moeten deze worden geboekt via de rekening "Directe Belastingen" (activa). Indien het saldo van de voorzieningen onvoldoende of te hoog is, moet het verschil als buitengewone bate/last of met betrekking tot voorgaande perioden worden geregistreerd.
Boeking van de eindsaldi AOW en sociale bijdragen
Boeking van de eindsaldi van de sociale verzekeringen
Stuur het bestand naar de boekhouder voor afsluitingen
Als de afsluitingen en/of audits door uw boekhouder worden uitgevoerd, stuurt u het met Banana Boekhouding Plus aangemaakte boekhoudbestand gewoon per e-mail of slaat u de gegevens op een USB-stick op.
- Als uw boekhouder Banana Boekhouding heeft, stuurt u het ac2-bestand gewoon per e-mail of via een USB-stick. U kunt uw bestanden en digitale documenten ook opslaan in een gedeelde map met uw vertrouwenspersoon op Dropbox. U hoeft geen zware papieren documenten meer naar de boekhouder te brengen. Bovendien zal hij snel werken zonder de papieren documentatie te moeten doornemen.
- Indien uw mandataris geen Banana Boekhouding heeft, kunt u een PDF-bestand maken van de boekhoudkundige gegevens, via het menu Bestand → PDF bestand aanmaken en stuur hem/haar het bestand per e-mail. Hij/zij zal u alle wijzigingen en toevoegingen aangeven die moeten worden opgenomen om de boekhoudkundige periode correct af te sluiten.
Als alternatief kan uw gevolmachtigde uw boekhoudbestand openen met de gratis versie van Banana Boekhouding Plus, door het te downloaden van onze Download pagina. Als uw bestand meer dan 70 transacties bevat, zal hij/zij niet in staat zijn om boekingen toe te voegen of wijzigingen aan te brengen, maar hij/zij zal nog steeds in staat zijn om alle gegevens te zien, gedetailleerde kaarten van de rekeningen te krijgen door gewoon te dubbelklikken op een rekeningnummer, enz, en u adviseren over mogelijke correcties en / of verbeteringen.
Transacties blokkeren
Zodra de afsluitings- en verificatieboekingen zijn uitgevoerd, raden wij u aan om over te gaan tot het blokkeren van uw boekhoudtransacties.
- Menu Acties → Transacties blokkeren
De transactierijen worden genummerd en krijgen een blockchaincode die hun veiligheid garandeert
Printouts voor de Jaarafsluiting
Voor de afdrukken aan het einde van het boekjaar kunt u de informatie vinden door op de volgende links te klikken:
- Rekeningkaarten / Grootboek
- Journaal
- Uitgebreide Balans op groepen
- Boekhoudingsoverzicht
- BTW Overzicht
- Eindejaar PDF afdrukken
PDF Bestand
Met het commando PDF Bestand aanmaken kunt u alle documenten van de volledige boekhoudperiode (rekeningkaarten, journaal, BTW-overzichten, maand-, kwartaal- en jaarverslagen...) in één enkel PDF-bestand bewaren.
U kunt de boekhoudgegevens archiveren door het boekhoudbestand en de PDF-afdrukken op te slaan. Maak eventueel back-ups op een externe schijf.
Documentatie voor het auditproces
Op de pagina De documentatie voor de audit voorbereiden hebben wij een reeks opmerkingen en suggesties geplaatst over documentatie die naar de auditor moet worden gestuurd. Een volledige documentatie is een goede basis om het werk van de auditor efficiënter en sneller te laten verlopen.
Winst/verlies toewijzing
In Banana Boekhouding Plus vindt de verdeling van de winst of het verlies automatisch plaats bij de start van het nieuwe jaar. Voor meer informatie raadpleeg de pagina Nieuw jaar aanmaken.
Year-end closure checklist
On this page you will find a general checklist for those using Banana Accounting Plus, useful for carrying out all the necessary checks to close the accounting year and start the new one.
We also explain how to proceed if, after closing, differences or missing transactions emerge. More information on the page Changes after closing the accounting year.
Use the Temporary Filter for quick checks and corrections
To perform a quick check, especially at year-end, we recommend using the Temporary row filter function, which shows you all the transactions that match a keyword, phrase, account or a group of elements. You can correct or edit the transactions directly in the rows displayed by the Filter, without having to scroll through the entire Transactions table. When you remove the Temporary Filter, the rows return to their original order. More information on the page:
- Temporary row filter (only with Advanced plan).
Accounting check command
With Banana Accounting you can record quickly, even leaving some operations pending without interrupting your workflow.
The Actions > Check accounting command performs multiple checks, as if re-entering the data from scratch, and immediately reports any detected errors or differences.
Use this command regularly, especially in case of differences or error messages, significant changes (initial balances, VAT codes), and especially before closing the accounting.
Check the opening balances
- In the Accounts table, in the Opening and Balance columns, on the row "Difference must be zero" there must be no amount, otherwise you need to find the error and correct it to balance the opening balance sheet.
Note: in the Transactions view, it's normal to have amounts in the Debit and Credit columns. - Make sure that the accrued and deferred accounts from the previous year have been closed.
- Verify that the opening balances match the final balances from the previous year, already reviewed and declared to the tax office.
- For multi-currency accounting, see the page Opening balances in multi-currency accounting.
Check correspondence of account balances
The first check is undoubtedly to ensure that the account balances match reality. The cash account balance must match the actual cash status. The balance of bank accounts, credit cards, loans or assets must match the statement balance. The same applies to all other accounts with reconciliations, VAT, suppliers, etc.
If there is a difference, you must find the cause and update either the opening balance or the transactions.
Differences in the Transactions table
In the Transactions table (Info panel at the bottom), check that there are no reported differences. In addition to using the Check accounting command, with Banana Accounting Plus you can activate the Balance column in the Transactions table. This column detects all the rows where there are differences. You can then quickly scroll through the column to immediately spot and correct discrepancies, avoiding errors in the new year.
Differences between bank statement balances and accounting balances (CheckBalance function)
The #CheckBalance function checks that accounting balances match the bank statement balances. We recommend running this check not only at the end of the accounting period, but every month, to prevent mismatched balances from carrying over incorrectly month after month.
Information about the verification transactions is available on the page Verification balance transactions.
Multi-currency accounting
If you are using multi-currency accounting, you must also set the closing exchange rates and record the unrealized exchange rate gains and losses. More information on the page:
Checks before closing
To ensure the year’s accounting is complete and consistent, it is important that:
- All transactions of the year have been entered (bank, cash, customers, suppliers).
- There are no unbalanced or inconsistent rows.
- VAT transactions are consistent (if applicable).
- The multi-currency accounting includes all currency movements.
- The exchange rate differences in multi-currency accounting have been calculated.
- The Check accounting command has been run and no errors were found.
Year-end operations
- Record depreciations.
- Enter accruals and deferrals.
- Verify cost and revenue allocation.
- Reconcile bank accounts and customer and supplier balances.
More information on the page: Closing accounting transactions.
Exchange rate differences (if multi-currency)
- Update the exchange rate on 12/31 in the Exchange rates table (use the official rate from the Federal Tax Administration).
- Run the command Create exchange rate difference transactions.
Create a custom checklist
Every year, there are many review and closing operations, and from one fiscal year to another, it’s not always easy to remember everything. To avoid omissions, with Banana Accounting Plus you can create a simple table directly in your accounting file to note:
- All information related to the checks.
- The comments and corrections made by the auditor in the previous year, so as not to repeat the same mistakes.
- The list of documents to print.
- The documents to send to the auditor.
- Links to pages or resources you find useful.
More information on the following pages:
Year-end closure accounting transactions
At the end of the fiscal year, before opening the new accounting year, it is necessary to carry out some closing operations. Some transactions are simple and can be done independently, while others require specific technical skills or have tax and social security implications for which it is advisable to consult an accountant or fiduciary.
Preliminary checks
Before closing, make sure that:
- There are no errors using the Check accounting command.
- Bank balances in the accounting match the bank statements.
- Use the #CheckBalance function.
- There are no differences between the Debit and Credit columns in the Transactions table.
- Display the Balance column and check that there are no discrepancies.
- All transactions for the year have been entered.
- The balance of the automatic VAT account has been transferred to the VAT due account.
Open customer and supplier invoices (with cash accounting)
If you use cash accounting, at the end of the year you must record:
- Customer invoices issued but not yet paid.
- Supplier invoices received but not yet paid.
These entries allow you to correctly allocate costs and revenues to the correct fiscal year.
You can use the Open customer invoices and Open supplier invoices functions.
Open customer invoices as of 12/31
If you use cash accounting, at the end of the year you must record customer invoices that have been issued but not yet paid. This closing operation serves to determine the costs and revenues pertaining to the fiscal year. To make the process easier, you can quickly identify the values as of 12/31 using the open invoices by customer functions.
Open supplier invoices as of 12/31
If you use cash accounting, at the end of the year you must record supplier invoices received but not yet paid. This closing operation serves to determine the costs and revenues pertaining to the fiscal year. To make the process easier, you can quickly identify the values as of 12/31 using the open invoices by supplier functions.
Depreciation
At the end of the fiscal year, you must record the depreciation of movable and immovable assets and consider accelerated depreciation for assets subject to rapid obsolescence.
You can use our application Fixed assets register which automatically creates depreciation transactions that you can import into your accounting file. The depreciation transaction varies depending on the method used:
- Direct depreciation: the depreciation is recorded directly in the income statement, using the depreciation account on the debit side and the asset account on the credit side. In the balance sheet, the asset always appears with its residual value.
- Indirect depreciation: in this case, the depreciation is recorded not as a reduction of the asset but as an adjustment by posting it to a depreciation fund (reduction of assets).
Inventory adjustment
If you have inventory with goods, or simply a company material inventory, the inventory value at year-end must be adjusted in accounting. During the year, inventory movements are not recorded in the accounting file:
- Incoming and outgoing goods and their respective values are managed and updated in a dedicated inventory file or application.
Our Inventory application makes it easier to manage incoming and outgoing quantities, unit prices and final inventory values, allowing you to quickly determine the adjustment to be recorded at year-end in your accounting.
To calculate the inventory value to report correctly in the Balance Sheet:
- Determine the inventory value.
- Compare the beginning inventory value with the ending value.
- Record the difference as a change in inventory using the income statement account for goods as the offset.
In our example shown in Banana, there is an assumed increase in inventory compared to the opening value. Therefore, inventory (account 1200) is recorded on the Debit side, while the decrease in cost of goods is recorded on the Credit side.
Private use
Private use occurs when the business owner uses goods or services belonging to the company (goods, materials, vehicles, premises, etc.) for personal purposes.
For tax purposes, it is as if the company sells to the owner and therefore it must be recorded as revenue. If the company is subject to VAT, the transaction is VAT taxable.
In Switzerland, according to the VAT Act (LIVA), private use is taxable because it represents a private use of goods for which the company has previously deducted VAT.
The value to be considered is generally:
- Market value of the used item, or
- Purchase cost if lower.
The applicable VAT rate is the one of the good (e.g. 8.1%).
If the owner withdraws goods from the company for personal use:
- Revenue is recorded (as if it were a sale).
- VAT is calculated on the value of the goods.
- Inventory is reduced.
Private use of company vehicles:
If the owner uses the company car for personal purposes, the private use must be recorded as if it were company revenue. If the company is subject to VAT, the transaction is VAT taxable.
- The amount to be recorded is either a flat rate or calculated according to tax rules (e.g. 9.6% of the purchase price per year).
- Private use is considered revenue.
- VAT must be declared as VAT payable.
- The offset can be:
- a reduction in vehicle costs (6900), or
- a reduction in the asset value (vehicle), often preferred for sole proprietorships.
Adjustment of Taxes and Duties account
The adjustment of taxes and duties is a year-end entry that serves to:
- Record the taxes and duties accrued during the year but not yet paid.
- Adjust previously estimated amounts based on the actual tax assessment.
This ensures the correct cost is recognized for the fiscal year and the related liability to the tax authority is recorded.
It is also necessary to check that the advance payments made during the year refer to the current fiscal year.
Tax payments relating to previous years must be recorded to close the accruals present in the "Direct taxes" (balance sheet) account.
If the accrual balance is insufficient or excessive, the difference must be recorded as an extraordinary cost or revenue, or as a prior period item, depending on the nature of the variation.
Adjustment of the Private account
The private account (usually 2850 / 2860) is used in sole proprietorships or partnerships to record:
- Personal withdrawals by the owner
- Personal deposits by the owner
- Use of company assets for personal purposes (private use)
- Private expenses mistakenly paid by the company
- Year-end adjustments
At the end of the year, this account must be adjusted to reflect the correct balance between the owner and the company.
If the private account is an asset (debit balance) and therefore represents a receivable from the owner to the company, interest could theoretically be recognized.
VAT closing and declaration
For companies subject to VAT, it is important at year-end to check the VAT entries and proceed with the closings correctly. Banana Accounting Plus supports data checking and the preparation of VAT declarations (Advanced plan) for Switzerland, making it easier to manage everything in an orderly and compliant manner. At the end of the year, after proper checks and error corrections, you must:
- Record VAT for the fourth quarter (or the last semester in the case of the flat-rate VAT method).
- You must transfer the balance of the automatic VAT account to the VAT due account.
- Before submitting the final VAT declaration:
- Open the PDF files of the VAT reports previously submitted to the FTA.
- Use the VAT extensions to recalculate the VAT reports for each previous period.
- Verify that the newly calculated VAT reports still match those already submitted.
- Use the VAT Summary command to view various reports and create a PDF printout for data archiving. These documents will be useful in case of a tax audit.
Adjustments for AVS/AI/IPG/AD
The AVS/AI/IPG/AD contributions are mandatory social security contributions in Switzerland covering pension (AVS), disability (AI), allowances for military service and maternity (IPG), and unemployment (AD).
- During the year, the AVS contributions account usually records advance payments made to the Cantonal AVS Compensation Office (Debit) and the amounts withheld from employee salaries (Credit).
- If during the year the family allowances paid to employees were recorded in a dedicated account, for example in the “Family allowance contributions” account, to reconcile the accounting with the AVS year-end statement and record the corresponding adjustment, you can transfer the balance from this account to the AVS/AD Contributions account.
Accident insurance adjustments (LAINF, supplementary LAINF)
LAINF and supplementary LAINF contributions in Switzerland are mandatory insurance contributions against professional and non-professional accidents (LAINF) and additional coverage provided by the employer (supplementary LAINF).
With the recording of the December salaries and the payment of the thirteenth salaries, you need to print the salary list showing all gross wages. You must report the total AVS gross wages to the employee insurance providers, who will determine any adjustments to be paid.
Pension fund adjustments
The pension fund (or LPP) is the mandatory Swiss occupational pension insurance that complements the AVS pension.
Many second pillar (LPP) pension providers calculate the annual premium based on salary estimates provided by the company before the end of the year. Bonuses are not included. Important changes during the year must be communicated promptly so the insurance can adjust the premium. The company may also decide to pay a higher amount in advance to avoid a deficit due to changes during the year.
At the end of the year, the LPP insurance sends a final statement showing either a payable or receivable balance, depending on whether too much or too little was paid.
In the following example, a balance is assumed to be payable. Therefore, the entry will be made in two accounts: Debit to the LPP Contributions account and Credit to the Liabilities to pension institutions account.
In case of a receivable, the LPP Contributions account is reversed: Debit the Receivables from pension institutions account and Credit the LPP Contributions account (as a decrease).
In the new year, the receivable must be reversed from the LPP Contributions account (for the new year) and the receivable is closed on the Credit side.
Adjustment of the allowance for doubtful accounts (Delcredere)
The allowance for doubtful accounts / Delcredere is a contra asset account associated with receivables. It is used to reduce the value of customer receivables to account for the risk that some may not be collected.
In practice:
- Receivables on the balance sheet are shown at a realistic value.
- The allowance represents an estimate of possible losses.
- It increases the prudence of the balance sheet, as required by the Swiss Code of Obligations.
Debit the expense account "Doubtful accounts" and credit the allowance for doubtful accounts.
Adjustment of withholding tax (IAF)
During the year, the employer withholds the tax at source from the salaries of foreign employees who are not fiscally domiciled in Switzerland. The withheld amounts must be paid to the Tax Office each quarter.
At the end of the year, with the final December report, the declaration for the last quarter’s withholding tax is made. All gross salaries paid are reviewed, and in case of changes or errors, corrections can be made in the final declaration.
Generally, the total amount payable for fourth quarter withholding tax is recorded as a liability as of 12/31 or, if too much was paid, as a receivable. The offset account is always the salaries account (account 5000).
Reimbursements for executive staff
“Executive staff” refers to management figures (CEO, directors, unit heads).
Reimbursements may be for actual expenses incurred by the executive employee on behalf of the company. These are not taxable for the employee and are therefore not subject to AVS, LPP, or withholding tax, provided that they are documented or, in the case of flat-rate allowances, approved through regulations by the FTA.
In this case, they are recorded in accounting as expense reimbursements or personnel expenses.
Overlopende activa en passiva
Overlopende posten zijn eindejaarscorrecties die worden gebruikt om het toerekeningsbeginsel toe te passen, waarbij kosten en opbrengsten worden toegerekend aan het jaar waarop zij economisch betrekking hebben, ongeacht het moment van betaling of ontvangst.
Let op
Overlopende posten hebben geen betrekking op facturen die eenvoudigweg niet zijn betaald of nog niet zijn ontvangen, maar op correcties die nodig zijn om de economische toerekening van het boekjaar correct te bepalen.
Verschil tussen overlopende posten
Aan het einde van het jaar kunnen zich twee situaties voordoen:
- Kosten of opbrengsten die zijn opgebouwd maar nog niet zijn geboekt → Overlopende posten
- Kosten of opbrengsten die al zijn geboekt maar niet volledig tot het boekjaar behoren → Overlopende posten
Eenvoudige regel
- Overlopende posten voegen toe wat ontbreekt.
- Overlopende posten stellen uit wat te veel is geboekt.
Overlopende activa en passiva
Overlopende posten hebben betrekking op kosten of opbrengsten die al in het boekjaar zijn opgebouwd, maar die een financiële afwikkeling (ontvangst of betaling) zullen hebben in het volgende boekjaar.
Ze worden onderscheiden in:
- Overlopende activa → Te ontvangen opbrengsten
- Overlopende passiva → Te betalen kosten
De kost of opbrengst behoort volledig tot het lopende jaar, maar is nog niet ontvangen of betaald.
Overlopende activa en passiva (vooruitbetaalde kosten en vooruitontvangen opbrengsten)
Overlopende posten stellen kosten en opbrengsten uit die al zijn geboekt maar betrekking hebben op het volgende boekjaar.
Ze worden onderscheiden in:
- Vooruitbetaalde kosten → stellen een deel van een reeds geboekte kost uit
- Vooruitontvangen opbrengsten → stellen een deel van een reeds geboekte opbrengst uit.
Overlopende posten in de structuur van het rekeningschema van Banana Boekhouding
Overlopende posten worden geboekt via normale boekingen in de tabel Boekingen, met gebruik van specifieke balansrekeningen in het rekeningschema.
De rekeningen zijn opgenomen in de volgende subgroepen:
Vlottende activa
- 1300 Vooruitbetaalde kosten (kosten vooraf betaald)
- 1301 Te ontvangen opbrengsten
Kortlopende schulden
- 2300 Te betalen kosten
- 2301 Vooruitontvangen opbrengsten
Hieronder presenteren wij enkele voorbeelden van overlopende activa en passiva die zijn aangemaakt in de tabel Boekingen van Banana Boekhouding.
Boekhoudmethode en overlopende posten
- In de Facturatiemethode of het toerekeningsbeginsel worden uitgereikte of ontvangen facturen rechtstreeks geboekt op de rekeningen Debiteuren of Crediteuren en verschijnen zij als open posten.
- In de Kasstelsel zijn overlopende posten aan het einde van het jaar nodig om kosten en opbrengsten te boeken die zijn opgebouwd maar nog niet zijn ontvangen of betaald.
- In de Gemengd systeem wordt de oplossing toegepast die het meest in overeenstemming is met de gekozen boekingsmethode.
Geval 1 - Overlopende activa (Te ontvangen opbrengsten)
Voorbeeld: de bank kent renteopbrengsten toe van CHF 1’200 voor de periode van 01.10 tot 31.03. Op 31.12 zijn 3 maanden opgebouwd (oktober–december).
Deel dat tot het jaar behoort:
- 1’200 ÷ 6 maanden × 3 maanden = CHF 600
Boeking op 31.12
- Debet: 1301 Te ontvangen opbrengsten CHF 600
- Credit: 6950 Renteopbrengsten CHF 600
In de Resultatenrekening wordt CHF 600 opgenomen voor het deel van de renteopbrengsten dat tot 31.12 is opgebouwd; op de Balans wordt het overlopende actief opgenomen voor de opgebouwde maar nog niet ontvangen rente.
Geval 2 - Overlopende passiva (Te betalen kosten)
Voorbeeld: Rentelasten op een lening: CHF 2’400 per jaar, betaalbaar op 31.03 van het volgende jaar.
Op 31.12 zijn 3 maanden opgebouwd.
2’400 ÷ 12 × 3 = CHF 600
Boeking op 31.12
- Debet: 6900 Opgebouwde rentekosten CHF 600
- Credit: 2300 rekening Te betalen kosten (schuld) CHF 600
In de Resultatenrekening worden de tot 31.12 opgebouwde rentelasten opgenomen; op de Balans wordt het overlopende passief opgenomen voor de te betalen schuld.
Geval 3 - Vooruitbetaalde kosten
Voorbeeld - Verzekeringspremie betaald van CHF 1’200 voor 12 maanden, voor de periode van 01.10 tot 30.09 van het volgende boekjaar:
Periode die tot het lopende jaar behoort:
Oktober–december = 3 maanden
Deel dat tot het lopende jaar behoort:
1’200 ÷ 12 × 3 = CHF 300
Deel volgend jaar:
1’200 − 300 = CHF 900
Boeking op 31.12
- Debet: Vooruitbetaalde kosten CHF 900
- Credit: Verzekering CHF 900
In de Resultatenrekening blijft een kost van CHF 300 staan omdat een vermindering van de verzekeringspremie wordt geboekt voor het vooruitbetaalde deel; op de Balans blijft CHF 900 staan omdat dit het deel van de kost is dat betrekking heeft op het volgende boekjaar.
Rekeningskaart van de vooruitbetaalde kosten
Rekeningskaart van de kost verzekeringspremie
Geval 4 - Vooruitontvangen opbrengsten
Voorbeeld - Halfjaarlijkse huur van CHF 6'000, vooruit ontvangen op 01.12, voor de periode van 01.12 tot 31.05:
Maandelijks deel:
6’000 ÷ 6 = 1’000 per maand
Deel dat tot het lopende jaar behoort:
December = CHF 1’000
Deel volgend jaar:
5 maanden = CHF 5’000
Initiële boeking:
- Debet: Bank CHF 6’000
- Credit: Huuropbrengsten CHF 6’000
Boeking op 31.12
- Debet: Huuropbrengsten CHF 5’000
- Credit: Vooruitontvangen opbrengsten CHF 5’000 (vooruit ontvangen opbrengsten)
In de Resultatenrekening moet de vermindering van de huuropbrengsten worden opgenomen voor het deel dat betrekking heeft op het volgende boekjaar; op de Balans wordt de vooruitontvangen opbrengst opgenomen voor het deel dat vooruit is ontvangen en betrekking heeft op het volgende boekjaar en dat een schuld tegenover de klant vertegenwoordigt.
Rekeningskaart Huuropbrengsten
Rekeningskaart Vooruitontvangen opbrengsten
Terugboeking in het volgende boekjaar
Aan het begin van het nieuwe boekjaar worden de overlopende activa en passiva teruggeboekt.
Voor de terugboeking worden dezelfde rekeningen gebruikt die aanleiding hebben gegeven tot de overlopende posten:
- de rekeningen van overlopende posten en de rekeningen van kosten en opbrengsten worden omgekeerd
- of zij worden verrekend op het moment van betaling of ontvangst.
De terugboeking is noodzakelijk om de rekeningen van overlopende activa en passiva af te sluiten.
Samengevat:
Overlopende posten vullen aan wat ontbreekt, vooruitbetaalde kosten en vooruitontvangen opbrengsten stellen uit wat vooraf is geboekt.
Carry forward profit/loss for the accounting period
In Banana Accounting, the profit or loss is automatically allocated during the carry forward of opening balances to the new year using the Create New Year command.
In the dialog window, in the Profit/Loss Allocation section, by clicking the down arrow of the first field, all available balance sheet accounts are displayed.
You can select the account or accounts to which the profit or loss will be allocated. The allocation can be made to a maximum of three accounts, using the three available fields.
In the field(s) under the Amount column, enter the amount to be allocated for each selected account.
Detailed information about the Create New Year dialog window is available on the documentation page: Carry forward new balances dialog
Uitkering van winst over het jaar
In de boekhouding wordt de registratie van de winstverdeling uitgevoerd wanneer de algemene vergadering van aandeelhouders of het bevoegde orgaan formeel de bestemming van de winst uit de jaarrekening goedkeurt.
Jaarafsluiting
Aan het einde van het jaar worden de rekeningen afgesloten en wordt de winst (of het verlies) van het boekjaar vastgesteld.
- Boekhoudkundige winst = het positieve resultaat van de bedrijfsvoering (inkomsten > uitgaven).
- De winst wordt geboekt in de Resultatenrekening en overgedragen naar het Eigen Vermogen onder de rekening Overgedragen winsten.
De winstverdeling is de bestemming van dit resultaat over verschillende posten, vastgesteld door de algemene vergadering.
Besluit over winstbestemming
De algemene vergadering beslist hoe de winst wordt aangewend.
Hieronder geven we enkele algemene aanbevelingen, maar we raden u aan uw vertrouwde professional te raadplegen
Voorbeeld van rekeningen voor de winstverdeling:
- Wettelijke reserve
- Andere reserves
- Dividenden aan aandeelhouders
- Overgedragen winsten
De winstverdeling wordt niet geboekt op het moment van betaling, maar op de datum van het officiële besluit. De betaling is slechts de volgende stap in het aflossen van de schuld aan de aandeelhouders.
- Van de ingehouden winstrekening worden de bedragen overgeboekt naar de verschillende rekeningen die in de resolutie zijn vastgelegd.
Bronbelasting op dividenden in Zwitserland
In Zwitserland moet een vennootschap bij het uitkeren van dividenden aan haar aandeelhouders een belasting inhouden die “bronbelasting” wordt genoemd, ten belope van 35% van het uitgekeerde bedrag.
Ze wordt “bronbelasting” genoemd omdat ze aan de bron wordt geheven, dus onmiddellijk, op het moment van betaling, vóór de aandeelhouder het geld ontvangt.
De bronbelasting op dividenden is een verplichte fiscale inhouding van 35%, die twee functies vervult:
- Het garanderen van belastinginkomsten (de staat ontvangt de belasting onmiddellijk).
- Het voorkomen van belastingontduiking (wie dividenden niet aangeeft, krijgt de inhouding niet terug).
Uitbetaling van dividenden
Op het moment van de uitbetaling van de dividenden houdt de vennootschap 35% in als bronbelasting.
De bronbelasting moet worden aangegeven op het officiële portaal en vervolgens worden overgemaakt aan de Zwitserse Federale Belastingdienst (SFTA).
Terugbetaling van de bronbelasting op dividenden
- Aandeelhouders die in Zwitserland wonen, kunnen de volledige inhouding terugkrijgen door hun belastingaangifte in te dienen (de fiscus verrekent dit met de verschuldigde belastingen).
- Aandeelhouders in het buitenland kunnen ze gedeeltelijk terugkrijgen, afhankelijk van de dubbelbelastingverdragen tussen Zwitserland en hun woonland.
Preparing the documentation for Audit
Before sending the accounting to the auditor, it’s important to make sure the closing work is complete and consistent. We recommend visiting the page Year-end closure, where you’ll find guidelines on preliminary checks and the Banana Accounting features useful for properly finalizing the year.
Since the documents requested by the auditor may vary each year, we suggest preparing a custom checklist, noting which documents were requested in past years and what closing or adjustment operations were needed.
Preliminary preparation
Good organization throughout the year greatly simplifies the work for both the person doing the accounting and the auditor. We recommend:
Creating a folder for digital documents
Store all digitized documents for the fiscal year in a single folder: invoices, cash receipts, AVS statements, insurance and pension documents, bank communications, and other relevant documents.
Scanning the supporting documents
Regularly scan paper documents. This allows you to have organized and always accessible documentation.
Linking documents to transactions
With Banana Accounting Plus, you can attach supporting documents directly to accounting entries. The auditor will be able to view them with a single click, without searching through paper folders, making the work faster and more efficient.
How to send accounting to the auditor or fiduciary
With Banana Accounting Plus, you can digitally share all fiscal year data: the accounting file (.ac2), digitized documents, and required reports.
Sharing via Cloud
If you store your data on a cloud service (Dropbox, OneDrive, Google Drive), you can share the folder containing the accounting and supporting documents.
For added security:
- Share the most sensitive documents as read-only
- or create a copy of the folder before sharing it
- if necessary, prepare a second folder with edit permissions
See the page Accounting in the Cloud for more information.
Sharing via USB stick
If you store the data on your hard drive, you can copy it to a USB stick or another storage device and hand it over directly to the auditor or fiduciary.
If the auditor or fiduciary doesn’t have Banana Accounting Plus
The auditor can download Banana Accounting Plus for free from our website and use the Free plan to open the accounting file (.ac2).
With the Free plan, they will be able to:
- open and review the accounting
- view the transactions and account details
- access the attachments linked to the entries
The Free plan does not allow saving changes or printing, but it still allows the auditor to carry out all necessary checks.
Sending documentation in PDF format
If you prefer not to share the .ac2 file or if the auditor does not use Banana Accounting Plus, the program still allows you to generate a complete PDF dossier.
Using the command from the File menu > Create PDF dossier you can include:
- Account cards
- Journal
- Enhanced balance sheet with groups
- Accounting report
- VAT summary
- End-of-year PDF printouts
With the Advanced plan, you can also include the digital attachments linked to the entries, creating a single comprehensive document to send via email.
Support for closing operations
If the year-end checks or closing are managed by the fiduciary:
- you can send them the .ac2 file
- or share the Cloud folder that also contains the digitized documents
This way, there is no need to deliver paper files and the fiduciary can work faster by consulting the digital documents independently.
If they do not use Banana Accounting, you can send them the PDF dossier. The fiduciary will be able to review the data and inform you of any changes or entries to be made.
Documents to be sent to the auditor
Below is a list of documents that are normally requested during an audit. You can use it as a base and customize it according to the needs of your company or the requests of your auditor.
Employee Declarations
- AVS salary declaration and adjustment as of 31.12
- Family allowance declaration (included in the AVS declaration)
- Employee salary journal
- Salary account cards
- Salary certificates
- LAINF and complementary LAINF declarations with adjustment
- Sickness benefit declarations
- LPP statement as of 31.12
- Withholding tax calculations, quarterly and annual
Bank/Post Account Statements and Calculations
- Final statements as of 31.12
- Bank calculations for withholding tax
- Loan statements
- Investment statements
- Copy of form 103 sent to the FTA
VAT Declarations
- Quarterly VAT calculations
- Quarterly VAT declarations
- Turnover – VAT reconciliation
- Any VAT adjustments
Documents for Year-End Closing
- List of open customer and supplier invoices as of 31.12
- Inventory valuation
- Details of accruals and deferrals
- Details of fixed assets and depreciation
Official Documents
- Minutes of ordinary and extraordinary meetings
- Tax ruling from the previous year
- Payment order for withholding tax
- Copies of active contracts (leasing, loans, rental)
- Insurance values of buildings
- Documents for any patents
- Annual reports and appendix to the financial statement
Printouts and Archiving
With Banana Accounting Plus you can automatically generate:
- Account cards
- Journal
- Enhanced balance sheet with groups
- Watch the video tutorial showing how to create and print the enhanced balance sheet with groups.
- Accounting report
- VAT summary
- Year-end PDF printouts
PDF Dossier
The Create PDF dossier command allows you to generate a single file with the entire documentation of the fiscal year.
Archiving
It is good practice to keep:
- the accounting file
- the PDF printouts
- backup copies on an external drive.
Tools and exports useful for the auditor
Banana Accounting Plus allows you to export data in various formats.
- The auditor can use the Free plan to open the accounting file.
- Data can be copied and pasted into other programs.
- Tables can be exported in various formats.
- The Create PDF dossier command generates a complete file ideal for reading.
- Extensions allow specific exports:
- Audit File Reports creates reports that can be useful for the auditor and can be copied and pasted into Excel.
- Standard Audit File - for Tax.
Export of data in XML and other formats according to OECD guidelines and for specific countries. - Search the extensions to see if there are specific extensions for your country.
Other Useful Information
Changes after the end of the financial year
Closing the fiscal year is the moment when you verify that the accounting is complete, consistent, and ready for the next year. Once completed, ideally no further changes should be made. However, it may happen that missing transactions, errors, or unrecorded exchange rate differences are identified.
This page explains when it is necessary to make changes after closing and which tools Banana Accounting offers to do so correctly.
When it is necessary to intervene after closing
The most common situations are:
- Exchange rate differences not recorded in multi-currency accounting.
- Missing transactions entered late.
- Posting errors identified afterwards.
In any case, it is important to document the reason for the intervention and ensure that the changes comply with the fiscal and legal framework.
Adjustments in the following year (recommended procedure)
If you have already reviewed the accounting or submitted the tax return, you should not make changes to a closed year.
In this case, we recommend that you:
- Record the adjustment in the new year.
- Clearly describe the issue in the entry or in an attached document.
- Check the tax impact with your accountant.
Multi-currency case
For unrecorded exchange rate differences in a closed year:
- record the difference in a transition account (e.g. Prior year exchange adjustment)
- create an opening entry to reset the account
- allocate the change to the exchange gain/loss account
This procedure allows you to keep balances correct without retroactively modifying the closed year.
Changes to a closed year
If you have not yet reviewed or submitted the tax return, you can still make corrections directly in the file of the closed year. In this case:
- Proceed with caution, limiting yourself only to essential changes.
- Run the Check accounting command again to verify that the entries are correct and balanced.
- Save and reclose the year.
- Open the new year and run the Update opening balances command to realign the balances.
Useful Banana tools to manage adjustments
Create exchange rate difference entries
Allows you to automatically generate transactions for exchange rate differences as of the closing date, using the rates in the Exchange rates table. This is especially useful if the year has not been definitively closed.
Update opening balances
This command, available from the Actions > Update opening balances menu, transfers the final balances of the previous year into the new fiscal year. Use it whenever you make changes to the closed year or to the chart of accounts, to ensure consistency between years.
Check accounting
This command, available from the Actions > Check accounting menu, performs a complete check of imbalances, posting errors, or inconsistent entries. It is recommended after each change, both in the previous year and in the new one.
Common errors and how to fix them
- Opening balances of the Income Statement reported by mistake
Delete the amounts from the Opening column and run Update opening balances. - Profit or loss for the year not reported correctly
Correct the entry in the previous year and then update the opening balances in the new year. - Imbalances after changes to the previous year
Use Update opening balances and run Check accounting again.
Best practices
- Always run the checks and record all exchange rate differences before creating the new year.
- In case of changes after closing, always document the reasons for the intervention.
- Before making changes to a closed year, consider the legal and tax implications with a professional.
- After each adjustment, use the Update opening balances and Check accounting commands to ensure data consistency.
Afdrukken
Alle afdrukken van de Jaarrekening, de Winst- en Verliesrekening, en de verschillende boekhoudverslagen zijn beschikbaar via het menu Rapporten. Ieder commando heeft diverse opties om de verschillende afdrukken aan te passen.
Uitgebreide Balans op groepen
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:
- Uitgebreide Balans op groepen
- Kolommen instelling om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (in het voorbeeld worden de kolommen van het Lopende en het Voorafgaande jaar weergegeven)
- Stijl instelling: Lugano (Groepen uitgelicht), Stijl eigenschappen: Groepen en totalen: Kleur.
Uitgebreide balans met budget
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:
- Uitgebreide Balans
- Opties In afdruk opnemen : om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (in het voorbeeld worden de kolommen van het Lopende jaar en het Budget weergegeven)
- Stijl instelling: Berlijn (gekleurde kolommen).
Uitgebreide Balans
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:
- Uitgebreide Balans
- Opties In afdruk opnemen : om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (in het voorbeeld worden de kolommen van Lopend, Vorige en % Verschil weergegeven)
- Stijl instelling: Berlijn (gekleurde kolommen).
Onderverdeling per halfjaar
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruike
- Uitgebreide Balans op groepen
- Kolommen instellen om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (Lopend en Budget).
- Onderverdeling → Onderverdeling per periode om de onderverdeling per periode in te stellen
- Stijl instelling: Lugano (Groepen uitgelicht), Stijl eigenschappen: Groepen en totalen: Kleur.
- Kleuren (Kolom-eigenschappen) om verschillende kleuren aan de kolommen te geven.
Onderverdeling per segment
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:
- Uitgebreide Balans op groepen
- Onderverdeling → Onderverdeling per segment om het segment niveau te kiezen dat weergegeven moet worden
- Afdruk stijl:
Bij het afdrukken van de segmenten is het niet mogelijk de kleuren van de kolommen in te stellen.
PDF bestand met alle boekhoudgegevens
Het aangemaakte bestand heeft een inhoudsopgave die op een makkelijke manier toegang geeft tot de verschillende afdrukken.
De volgende gegevens kunnen opgeslagen worden in het PDF bestand
- Balans en Winst & Verlies rekening
- Rekeningen tabel, Transacties, BTW codes, Totalen
- BTW rapporten
- Rekening kaarten
Als u dit bestand op een niet-herschrijfbare CD opslaat (om het bij uw boekhouding documenten op te bergen) voldoet dit aan de wettelijke eisen voor het opslaan van de boekhoudgegevens.
Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:
Menu Bestand, Pdf bestand aanmaken commando
Een extra kolom afdrukken
Om in de Balans een extra kolom af te drukken zijn de volgende functies gebruikt:
- Nieuw kolom toevoegen in de rekeningentabel, via het Gegevens → Kolommen instellen menu.
- Uitgebreide Balans op groepen
- Kolommen (geavanceerd) om de kolom zichtbaar te maken.
Rekeningkaarten / Grootboek
De rekeningkaart komt overeen met het Grootboek en maakt het mogelijk om een volledige lijst van boekhoud mutaties te hebben met betrekking tot dezelfde rekening, kostenplaats, segment en groep.
De Rekeningenkaart openen
Er zijn twee manieren om een rekeningkaart te openen:
Eerste methode
Deze methode wordt aanbevolen wanneer u enkele of alle rekeningkaarten wilt weergeven en afdrukken.
- Kies Rapporten → Rekeningkaarten in het menu
Er verschijnt een dialoogvenster met de volgende secties:
Klik op de betreffende links om meer informatie over de secties te vinden.
Tweede methode
- Klik op het icoontje dat verschijnt als u de cel selecteert die het rekening- of groepsnummer bevat.
Bijwerken van de rekening kaart
De rekeningkaart is tijdelijk en wordt berekend wanneer het commando gegeven wordt om dit te doen. Veranderde of toegevoegde transacties in de transactietabel worden niet automatisch bijgewerkt in de rekeningkaart.
Om de rekeningkaart bij te werken na veranderingen moet het Rekeningkaarten commando gegeven worden of, als de rekeningkaart nog openstaat, klikken op het knopje Tabel vernieuwen in de rechterbovenhoek zie afbeelding hieronder.
Let op
Het is niet mogelijk de gegevens in de rekeningkaart te veranderen. Dubbelklik op het rijnummer in de rekeningkaart om terug te gaan naar de bijbehorende regel in de Transacties- of Budgettabel.
De Geselecteerde Rekening kolom
In de Geselecteerde Rekening kolom, die zichtbaar gemaakt kan worden met menu Gegevens → Kolommen instellen, wordt de rekening getoond waarop de transactie plaatsvond.
Wanneer u een rekeningkaart heeft van één of meerdere rekeningen, groepen of segmenten ziet u precies de rekening die werd gebruikt.
De tegenrekening in de rekeningkaarten
In de Rekeningkaarten wordt de kolom Tegenrekening (Tegenrek.), die de rekening aangeeft die de transactie afsloot, getoond.
Als er transacties zijn op meerdere rekeningen (transacties op meerdere rijen) zoals in het voorbeeld hieronder en er wordt één rekening ingevoerd in debet en meerder rekeningen in credit, of andersom, dan leidt de software de mogelijke tegenrekening af door de volgende logica te gebruiken:
- In de eerste transactierij wordt de rekening 5000 beschouwd als de gemeenschappelijke tegenrekening van de transacties die daarna komen.
- Op Rekeningkaart 5000 laten de samengestelde transacties (Bruto salaris van december) de tegenrekening zien aangegeven door het [*] symbool. Het is onmogelijk de tegenrekeningen direct in de rekeningkaart weer te geven omdat de rekening meerdere tegenrekeningen heeft (1020, 5700, 5730). Daarom plaatst het programma het [*] symbool in de Tegenrek. (Tegenrekening) kolom wat betekent dat we te maken hebben met een transactie op meerdere rekeningen.
- Op de Rekeningkaarten van de volgende transactierijen (1020, 5700, 5730), wordt de gemeenschappelijke tegenrekening aangegeven tussen rechte haken ("[5700]"), en geeft een afgeleide tegenrekening aan.
Kaarten van groepen en klassen
In de rekeningkaart van een groep of een klasse worden alle transacties van de rekeningen die bij de geselecteerde groep of klasse horen gegroepeerd.
De rekeningen van de groep of de klasse kunnen worden getoond door de Geselecteerde Rekening kolom zichtbaar te maken.
Budget rekeningkaart
Als er budgettransacties zijn ingevoerd in de budgettabel is het mogelijk rekening- of groepskaarten te maken van het budget:
- Via the Rapporten → Rekeningkaarten → Budgettransacties kan de optie Budget transacties worden geactiveerd.
Grootboek (alle rekeningkaarten) afdrukken
Om de Rekeningkaarten af te drukken:
- Menu Rapporten, commando Rekeningkaarten...
- Met behulp van het Filter kunnen alle rekeningkaarten die geheel of gedeeltelijk (bijvoorbeeld alleen rekeningen, kostenplaatsen, segmenten) afgedrukt moeten worden geselecteerd
- Activeer de gewenste opties (bijvoorbeeld periode, 1 rekening per pagina, ...) in de diverse secties Periode, Opties, Compositie
- Druk op OK om te bevestigen, na het selecteren van de gewenste optie.
Voor de uitleg over de diverse tabbladen bezoek de volgende pagina'"s: Tabblad Rekening/Categorie, Tabblad Periode en Tabblad Opties.
Het programma toont de geselecteerde rekeningkaarten.
Om af te drukken kies het commando Afdrukken van het menu Bestand.
Als de Budget-tabel geactiveerd is in uw boekhoudbestand, kunt u kiezen welke transacties u wenst te zien (Huidige of budget transacties)
Een logo gebruiken in de rekeningkaarten
Vanaf Banana Boekhouding 9 kunt u een logo gebruiken in de afdrukken van de rekeningkaart. Nadat u uw rekening kaarten heeft aangemaakt met het commando Rapporten → Rekeningkaarten... gebruikt u het commando menu Bestand → Afdrukvoorbeeld. In het afdrukvoorbeeldscherm klikt u op het Instellingen icoon. In het dialoogvenster dat geopend wordt kiest u in de Logo optie uw logo in plaats van Geen.
Zie ook de pagina Logo-instellen.
De instellingen opslaan
Als u de rekeningkaarten regelmatig afdrukt, bijvoorbeeld alle kaarten die met de Verkopen rekeningen te maken hebben, is het handig een specifieke aanpassing aan te maken.
- Ga naar het tabblad Compositie
- Maak een nieuwe compositie aan met de knop Nieuw
- Geef een naam op voor de compositie, bijvoorbeeld "rekeningen Verkopen", in het veld Beschrijving van het venster
- Selecteer de rekeningen die u afgedrukt wilt hebben.
Nu kunt u, telkens wanneer u deze rekeningen wilt afdrukken, de compositie selecteren die u aangemaakt heeft.
Pagina instellen
In Pagina instelling kunt u de marges & andere instellingen van de pagina specificeren.
Rekeningen
U komt in dit venster via menu Rapporten → Rekeningkaarten (zie pagina Rekeningkaarten).
Rekeningen
Er verschijnt een lijst met alle beschikbare rekeningen.
Alles selecteren
Door deze optie te activeren worden alle rekeningen van het Rekeningschema automatisch geselecteerd.
Als u een of meer rekeningen wilt afdrukken activeert u alleen de gewenste rekeningen.
Zoeken
Met deze optie kunt u direct een of meer rekeningen zoeken. Voer het rekeningnummer of de beschrijving in om de lijst van rekeningen te filteren.
U kunt ook de rekening aangeven die getoond moet worden met de segmenten (indien aanwezig).
Rekeningen en segmenten kunnen gecombineerd worden (bekijk de "developer explanations" Engelstalig).
- 1000|1001 toont de transacties van de 1000 en 1001 rekeningen.
- 1000:01 toont alle transacties van de 1000 rekening met het 01 segment.
Op rekeningnummer sorteren
Als deze optie wordt gebruikt worden de rekeningen gesorteerd volgens de selectie die in het filter is toegepast (onderaan het dialoogvenster). Als er bijvoorbeeld rekeningen, kostenplaatsen of segmenten zijn met afkortingen worden deze in alfabetische volgorde gesorteerd.
Filter
Met deze functie kunt u alle rekeningkaarten of alleen een selectie filteren, in het bijzonder:
- Rekeningen; Kostenplaatsen; Segmenten - deze worden standaard gefilterd wanneer geen selectie wordt gemaakt
- Rekeningen (bestaande kostenplaatsen en segmenten worden uitgesloten)
- Rekeningen; Kostenplaatsen (alleen segmenten worden uitgesloten)
- Kostenplaatsen (rekeningen en segmenten worden uitgesloten)
- Segmenten (rekeningen en kostenplaatsen worden uitgesloten)
- Groepen - bestaande groepen worden getoond - u moet degene die afgedrukt moeten worden selecteren
- Klassen - alle klassen worden getoond - u moet degenen die afgedrukt moeten worden selecteren.
Huidige transacties of Budget transacties
Als de Budgettabel geactiveerd is in uw boekhoudbestand, kunt u kiezen:
- Huidige transacties
De gegevens van de transacties tabel worden verwerkt.
- Budget transacties
De gegevens in de Budgettabel worden verwerkt.
Bij afwezigheid van een Budgettabel worden de bedragen van de budgetkolom van de Rekeningentabel (weergave Budget) omgezet in maandelijkse bedragen op basis van de begin- en einddatum van de boekhouding (als dit een jaar is, is dit een deling door 12 maandelijkse termijnen).
Verschillen in rekeningbedragen (rekeningkaart 00)
Als er verschillen in rekeningbedragen voorkomen (zie de foutmeldingspagina DEBET-CREDIT-verschil) open dan de rekeningkaart voor Groep 00 (of degene in uw rekeningschema die alle rekeningen bevat van BKlasse 1, 2, 3 en 4).
U krijgt een lijst van alle transacties met opeenvolgende saldi die na iedere boeking nul zouden moeten zijn. De rij waarvan het saldo ongelijk nul is bevat de fout.
Rekeningkaart Periode
De uitleg van het tabblad Periode is hetzelfde als die van het tabblad Periode in "Uitgebreide balans op groepen".
Opties
Via menu Rapporten → Rekeningkaarten → Opties kunt u de verschillende opties bereiken die gebruikt worden voor het afdrukken.
Rijen voor einde van pagina
Deze functie zorgt ervoor dat een rekening niet over twee pagina's afgedrukt wordt. Indien de af te drukken rekeningkaart niet minstens een aantal rijen bevat dat overeenstemt met het in dit veld ingevoerde aantal, zal het afdrukken van de hele kaart naar de volgende pagina worden verplaatst.
Eén rekening per pagina
Door deze optie te activeren wordt iedere kaart op een aparte pagina afgedrukt (zelfs die met weinig transacties).
Kolomkoppen herhalen
Door deze optie te activeren worden de kolomkoppen herhaald voor iedere rekening binnen een pagina.
Rekeningen zonder transacties opnemen
Door deze optie te activeren worden kaarten zonder transacties ook afgedrukt.
Weergave
U kunt hier de kolomweergave selecteren die opgenomen moet worden in de weergave en afdruk van de rekeningkaarten:
- Basis
- BTW
- Kostenplaatsen
- Verval datum
Het programma gebruikt dezelfde volgorde als in de transactietabel wanneer geen criterium wordt aangegeven.
Sorteringskolom
In de rekeningkaart kunnen transacties worden gesorteerd op verschillende soorten gegevens:
- Document datum
- Datumwaarde
- Vervaldatum
- Betalingsdatum
Journaal
In Banana Boekhouding komt het Journaal overeen met de Transactietabel. Het is mogelijk het hele journaal af te drukken of alleen maar een deel ervan door de rijen te selecteren die u wilt afdrukken.
Er zijn verschillende manieren om het journaal af te drukken:
- Plaats uzelf in de Transactiestabel en klik op het icoon Afdrukvoorbeeld, vervolgens op het icoon Afdrukken.
- Vanuit de Transactiestabel, selecteer van het menu Bestand → Afdrukvoorbeeld → icoon Afdrukken.
- Vanuit het menu Rapporten → Journaal op periode ...
Periode
U kunt ervoor kiezen om alles of en specifieke periode af te drukken. Voor een specifieke periode voert u de start- en einddatum in.
Sorteren
In het tabblad Sorteringskolom kunt u de criteria kiezen waarmee het het journaal wordt gesorteerd bij het afdrukken.
De afdruk van het journaal aanpassen
Om de afdruk van het journaal naar uw hand te zetten kunt u de volgorde van de kolommen en de kopteksten veranderen. Informatie over hoe dit te doen vindt u in de pagina Kolommen instellen; u kunt ook diverse opties kiezen voor de afdruk, zie de pagina Pagina instelling.
Uitgebreide Balans
De Balans vertegenwoordigt alle Activa, Passiva, Lasten en Baten op een bepaald moment. Het verschil tussen Activa en Passiva bepaalt het eigen vermogen. In Banana Boekhouding heeft de uitgebreide balans de volgende kenmerken:
- De groepering van de rekeningen wordt gedaan volgens de inhoud van de BKlasse kolom.
- De Uitgebreide Balans (menu Rapporten) kan, weergegeven als afdrukvoorbeeld, opgeslagen worden in verschillende formaten (PDF, HTML, Excel) en kan gekopieerd worden naar het klembord.
- Het is mogelijk het budget te berekenen, weer te geven en af te drukken aan het jaar of voor een specifieke periode.
- Transacties zonder datum worden beschouwd als begintransacties en verschijnen niet in afdrukken van de Winst & Verlies rekening.
Klik op menu Rapporten > Uitgebreide balans om de Uitgebreide balans te berekenen, bekijken en af te drukken. Er verschijnt een dialoogvenster met verschillende secties waarin u parameters kunt instellen.
Zie ook Afdrukvoorbeelden.
Pagina's afdrukken en In afdruk opnemen
Door in deze secties, de verschillende opties te activeren kunt u bepalen welke inhoud wordt afgedrukt in de Uitgebreide balans.
De optie "Saldi van vorig jaar" is alleen beschikbaar als het veld Alles is geselecteerd in de sectie Periode. Wanneer echter een specifieke periode wordt gekozen is de optie niet actief. In dit geval moet de Uitgebreide balans op groepen worden gebruikt.
Paginakoptekst
Rijen 1 - 4
Voer in deze velden de teksten in die gebruikt moeten worden als kopteksten bij het afdrukken.
Logo
Het is mogelijk om het logo toe te voegen in de kop van alle pagina's van het overzicht.
Als een of meer logo's zijn toegevoegd in het menu Bestand > Logo instellen dan kunt u er een uit de lijst kiezen.
Als er nog geen logo aanwezig is kunt u de knop Bewerken gebruiken om het logo toe te voegen.
Paginanummers afdrukken
Wanneer deze optie is geactiveerd worden de paginanummers in de voetteksten afgedrukt.
Datum afdrukken
Wanneer deze optie is geactiveerd wordt de datum in de voetteksten afgedrukt.
Kaft afdrukken
Kaft afdrukken
Wanneer deze optie is geactiveerd wordt de kaft afgedrukt.
Logo
Het is mogelijk om het logo toe te voegen in de kaft van het overzicht.
Als een of meer logo's zijn toegevoegd in het menu Bestand → Logo instellen dan kunt u er een uit de lijst kiezen.
Als er nog geen logo aanwezig is kunt u de knop Bewerken gebruiken om het logo toe te voegen.
Kolomkoptekst (Balans / Winst- en Verlies)
De velden aan het eind van het dialoogvenster Uitgebreide Balans worden gebruikt om de koppen voor het vorige en lopende jaar waar te geven in de afdruk.
De eerste twee velden onder elkaar worden gebruikt in de Balans, de tweede twee voor de Winst- en Verliesrekening.
Wanneer de velden niet zichtbaar zijn bij het openen van het dialoogvenster moet u naar beneden scrollen om ze zichtbaar te maken.
Lopend jaar
Voer in dit veld de einddatum in van de huidige boekhouding.
Vorig jaar
Voer in dit veld de einddatum in van de boekhouding van het vorige jaar.
Wanneer u overgaat naar het nieuwe jaar met menu Acties > Nieuw Jaar aanmaken, wordt de kop van het vorige jaar niet automatisch aangepast. Deze moet dus handmatig worden aangepast. Dit probleem wordt in de toekomst opgelost.
Dialoogvenster niet helemaal zichtbaar
Om het dialoogvenster Uitgebreide Balans helemaal zichtbaar te maken gebruikt u een van de twee volgende procedures:
- Vergroot het dialoogvenster.
- Sleep de schuifbalk aan de rechterkant van het venster naar beneden.
In afdruk opnemen
Het is mogelijk de opties, die gebruikt moeten worden in de afdrukken, te kiezen door de diverse selectievakjes aan- of uit te vinken.
Andere tabbladen
De uitleg voor de andere tabbladen is beschikbaar op de volgende pagina's:
Attachments / Notes in the Balance sheet
The notes in the annual report (explanatory notes) are texts that accompany the balance sheet and the income statement.
They serve to:
- explain how the annual report was prepared (principles and criteria used)
- clarify important items or specific aspects of the year (e.g. depreciation, VAT, extraordinary events)
- provide contextual information for a correct interpretation of the data.
The notes do not change the totals of the balance sheet, but they improve its clarity and transparency.
How to insert notes / attachments
In Banana Accounting, the notes are managed as attachments and are included in the balance sheet printout.
The Attachments section is accessible from the menu: Reports > Enhanced Balance Sheet with Groups > Attachments.
The attached texts are printed after the balance sheet and the income statement, each on a new page.
How to prepare the attachments
The notes or attachments to be included in the balance sheet printout can be prepared in two different ways:
- with the Document table
- with the Attachments section of the Enhanced Balance Sheet with Groups
Below you can find the detailed explanations.
Create attachments in the Documents table
The notes or attachments to be included in the balance sheet printout can be prepared via the Documents table.
To make it visible, go to the menu Tools > Add/Remove functionality > Add Documents table.
Procedure:
- In the Id column, indicate the type of note.
- In the Description column, enter the description of the note.
The description text is used as the document name in the Attachments section of the Enhanced Balance Sheet with Groups. - In the Attachments column, click the pencil icon, select the document type, and enter the text in the editor.
You can choose between two types of documents:- Text
Plain text with no formatting (e.g. for simple notes). - HTML Text
Text with formatting (bold, bullet points, etc.). You can choose to write the text normally or enter the HTML source code in the dedicated section.
- Text
The texts created in the Documents table are displayed in the section Attachments of the Enhanced Balance Sheet with Groups.
Create attachments in the Enhanced Balance Sheet with Groups
The notes or attachments to be included in the balance sheet printout can be prepared directly from the Attachments section of the Enhanced Balance Sheet with Groups.
Procedure:
- open Formatted Balance Sheet by Groups > Attachments
- click on Add
- The HTML Text editor dialog opens.
- Enter or modify the text in the editor.
You can choose to write the text normally or insert the HTML source code in the dedicated section.
The text is formatted (bold, bullet points, etc.).
The texts entered in the editor are automatically shown in the Documents table.
View and print notes / attachments
In the Attachments section of the Enhanced Balance Sheet with Groups, check the documents to be included in the printout. Only checked documents will be printed. The notes are printed at the end of the balance sheet and income statement, each on a new page.
Uitgebreide Balans op groepen
De Uitgebreide balans op groepen verschilt van de de Uitgebreide balans op de volgende punten:
- Geeft de subgroepen in detail weer.
- Heeft de mogelijkheid groepen of rekeningen uit te sluiten (bijvoorbeeld om alleen het totaal van de groep weer te geven en niet de rekeningen waaruit dit totaal is opgebouwd).
- In het Rekeningschema - Secties is het mogelijk te selecteren welke rekeningen mee te nemen of weg te laten in afdrukken.
- Het is mogelijk voor een gegeven periode te kiezen wat voor soort onderverdeling u wilt (bijvoorbeeld kunt u kiezen om in het eerste halfjaar de gegevens per maand of per kwartaal op te halen).
- Het is mogelijk om een onderverdeling te maken per segment.
Om de Uitgebreide balans op groepen te berekenen en weer te geven klik op het menu Rapporten > Uitgebreide balans op groepen; er verschijnt een venster met diverse secties waarmee de gebruiker de afdrukinstellingen kan bepalen.
Zie ook Afdrukvoorbeelden.
FAQ
- Wanneer ik groepen met een nulsaldo uitsluit worden de titels die verwijzen naar de uitgesloten groep toch nog weergegeven; hoe kan ik deze weg krijgen?
Ga naar Secties onder het kopje Rekeningschema en activeer Huidige rij verbergen bij de titels - Ik zou graag de weergave van de periode in de titels van de afdrukken onderdrukken ("1ste Semester 2013"); hoe kan ik dit doen?
Ga naar Kopteksten onder het kopje Pagina en deactiveer de Periode afdrukken optie. - Ik wil op de kaft, als er lange titels staan, kunnen kiezen hoe ik de tekst over twee rijen verdeel en of ik vetgedrukt toepas. Is dit mogelijk?
Het is niet mogelijk het formaat van de kaft te veranderen. - Sommige bedragen worden niet meegenomen in de aangewezen periode. Waarom?
Transacties zonder een datum worden geteld als begintransacties en verschijnen niet in de afdruk van de Winst & Verlies rekening. Zorg ervoor datums in alle transacties in te voeren. - De Totalen groepen die alle rekeningen van klasse 3 en 4 bevatten worden hernoemd naar "Winst" of "Verlies", afhankelijk van het resultaat van de boekhoudperiode. Kan ik dat veranderen?
Ga naar Secties onder het kopje Rekeningschema en overschrijf de originele tekst door in de het veld Alternatieve tekst een andere tekst in te voeren voor de actieve rij. - Hoe kan ik de gegevens van het vorige jaar weergeven als dit langer is dan een standaard jaar?
Klik op de knop "Geavanceerd" in het dialoogvenster van de Uitgebreide balans op groepen bij Kolommen, voor zowel de balans als de resultatenrekening. Klik in het venster "Kolommen" op "Toevoegen". Activeer nu de Optie Prior in de lijst onder "Kolommen rekeningentabel". Sluit alle vensters door op Ok te klikken. U kunt, indien nodig, de koppen van de kolommen aanpassen door in het venster "Kolommen" op de knop "Eigenschappen" te klikken.
Kopteksten
In de sectie Pagina → Koptekst bevinden zich de opties voor de kopteksten van de pagina's en het logo voor het afdrukken van de Jaarrekening en de Winst- en Verliesrekening.
Rij 1, Rij 2, Rij 3, Rij 4
In deze velden voert u de teksten in die u als kopteksten in de afdrukken wilt zien. Deze kopteksten komen voor op de kaft en als kopteksten op iedere pagina.
Periode en/of subdivisie afdrukken
Deze optie is alleen actief als een specifieke periode is gespecificeerd. De periode wordt niet in de titels van de afdrukken weergegeven wanneer u deze optie uitzet.
Voettekst
Pagina nummers afdrukken
Door deze functie te activeren worden paginanummers afgedrukt.
Datum afdrukken
Door deze functie te activeren wordt de datum afgedrukt.
Kaft afdrukken
Door deze functie te activeren wordt de kaft afgedrukt.
Layout
In de sectie Pagina → Layout kunt u de lettergrootte en de paginaoriëntatie van de pagina's voor het afdrukken van de Jaarrekening en de Winst- en Verliesrekening instellen.
Tekengrootte
De afdrukweergave verandert volgens de ingestelde waarde.
Pagina oriëntatie
U kunt hier de pagina oriëntatie selecteren: automatisch, liggend en staand.
Logo
Met Bestand → Logo-instelling is het mogelijk een logo te gebruiken en de instellingen (breedte, hoogte, positie) ervan te definiëren. Het is ook mogelijk Aanpassingen aan te maken en op te slaan met andere logo instellingen.
Dit is een eenvoudiger alternatief voor de logo instelling via de Documententabel.
Om de logo optie voor het afdrukken van de Jaarrekening en de Winst- en Verliesrekening te activeren is het nodig Logo in plaats van geen te selecteren.
Om de optie voor logo zichtbaar te maken moet u uw logo instellen met Bestand → Logo-instelling.
Marges
In de sectie Pagina → Marges kunt u de marges instellen van de pagina's voor het afdrukken van de Jaarrekening en de Winst- en Verliesrekening.
Boven, Onder, Links, Rechts
Dit is de afstand tussen de paginarand en de inhoud.
Koptekst
Dit is de afstand tussen de koptekst en de inhoud.
Voettekst
Dit is de afstand tussen de voettekst en de inhoud.
Marges verhogen m.b.t. afdrukbaar gebied
Als deze optie wordt aangezet wordt de inhoud, als deze bij het afdrukken buiten de randen van de pagina gaat, automatisch bijgesteld zodat deze binnen het afdrukbare gebied blijft.
Secties
Deze sectie kan variëren afhankelijk van de instellingen van de kolom Sectie van de rekeningentabel: zie pagina Secties in het rekeningschema.
Zoals in Rekeningen-tabel
Met deze optie geselecteerd zijn de weergave- en afdrukinstellingen van de Uitgebreide Balans op groepen hetzelfde als in de Rekeningentabel.
Door op het pijltje links te klikken kunt u de onderdelen van de sectie weergeven. Gewoonlijk worden alleen groepen met een saldo weergegeven. Om ook groepen met een nulsaldo weer te geven gaat u naar de sectie Rijen en klikt u op groepen met nulsaldo.
Afhankelijk van de selectie zijn er verschillende secties met verschillende opties:
- secties 1, 2, 3, 4, 01, 02, 03, 04... hebben betrekking op de belangrijkste posten van de Balans
- rekening secties hebben betrekking op de geselecteerde rekening
- groep secties hebben betrekking op de geselecteerde groep
Sectie*
Als u een sectie met een sterretje selecteert hebt u de volgende opties:
Sectie verbergen
Klik op de sectie die u wilt verbergen.
Huidige rij verbergen
Klik op de rij die u wilt verbergen.
Op een nieuwe pagina beginnen
Klik op de kop waarvan u wilt dat die op een nieuwe pagina begint en activeer deze optie.
Alternatieve tekst
Voer een alternatieve tekst in als u een andere tekst wilt voor de geselecteerde sectie of rij.
Als u een nummer of een groep selecteert (1, 2, 3, 4.....) zijn er extra opties:
Groep voor % berekening (%)
Deze optie is zichtbaar bij het selecteren van een sectie (Activa, Passiva, ...).
De groep dient als basis voor het berekenen van het percentage van de rekeningen in de sectie en groepen.
- Bepaald door software. De groep wordt vastgesteld door het programma. In de regel is dit de laatste groep in de sectie (totaal activa, passiva, inkomsten en uitgaven).
- Groep aangegeven door de gebruiker
Voor de resultatenrekening moet een groep worden aangegeven (bijvoorbeeld totaal verkopen).
Rijen van een lager niveau verbergen
Als u een groep selecteert en u activeert deze optie dan worden rijen van een lager niveau van deze groep niet afgedrukt in de Uitgebreide Balans op groepen.
Als rekening tonen
Als u een groep selecteert en u activeert deze optie dan wordt de groep weergegeven als een rekening in de Balans.
Extern boekhoudoverzicht
Drukt de Uitgebreide Balans op groepen af gebaseerd op de structuur van het Bestand Boekhoudingsoverzicht:
Bestand Boekhoudingsoverzicht
U kunt het bestand van het Bestand Boekhoudingsoverzicht selecteren met de knop Bladeren.
Groeperings kolom
Kolom waarin de rekeningen verwijzen naar de groepen gedefinieerd in het Bestand Boekhoudingsoverzicht. Beschikbare kolommen: Gr, Gr1, Gr2, BKlasse en GrBTW.
Ontbrekende groepering signaleren
Controleert of alle rekeningen horen bij een groep in Bestand Boekhoudingsoverzicht.
Rijen
In de sectie Rekeningschema → Rijen kunt u kiezen voor het afdrukken van de volgende elementen: Rekeningen, rekeningen met nulsaldo, rekeningen met transacties, groepen met nulsaldo, lege rijen.
Kolominstellingen dubbel boekhouden
De sectie Rekeningschema → Kolommen bevat de belangrijkste opties voor het aanpassen van de kolommen die weergegeven en afgedrukt moeten worden in de Jaarrekening, de Winst- en Verliesrekening en in de Opmerkingen.
Balans, Winst Verlies Rekening en Opmerkingen
De verschillende opties bepalen welke gegevens worden weergegeven en worden opgenomen in de afdrukken van de overzichten.
Rekeningnummers
Behalve de rekeningbeschrijvingen worden ook de rekeningnummer opgenomen.
Lopend
Het saldo of de mutaties in basis valuta voor de geselecteerde periode of onderverdeling van periode.
% van rij
Bevat de kolom met het percentage voor het totaal (bijvoorbeeld, % totale Activa).
De groep waarop het totale percentageberekening gebaseerd moet worden kan worden ingesteld in het tabblad Secties.
De groep wordt ingesteld door het programma, maar vooral voor de Winst- en verliesrekening is deze niet altijd ideaal bepaald, dus moet deze handmatig worden ingesteld.
Vreemde valuta
Deze optie is alleen zichtbaar in een vreemde valuta boekhoudbestand.
Door deze optie te activeren wordt in de afdruk het saldo in de vreemde valuta munteenheid weergegeven voor de geselecteerde periode of onderverdeling van periode.
Opening
Beginsaldo aan het begin van de periode.
Budget
Budgetbedrag voor de geselecteerde periode of onderverdeling van periode.
- Als de budgettabel niet ingesteld is wordt het bedrag in de kolom Budget van de rekeningentabel aangegeven.
Het totale bedrag van iedere rekening wordt verdeeld over 12 maanden. - Als de budgettabel wel is opgezet wordt het budgetbedrag van de rekeningen berekend op basis van de transacties die in de budgettabel zijn ingevoerd.
Vorige periode
Het bedrag voor de periode voorafgaand aan de geselecteerde periode of onderverdeling van periode.
Vorig jaar
Het bedrag voor de zelfde periode in het vorige jaar.
Wijzigen
Het verschil tussen de bedragen van de huidige periode en de andere kolom (Budget, Vorige periode, Vorig jaar).
% Wijzigen
Is het verschil, uitgedrukt in een percentage, tussen de huidige periode en de andere kolom (Budget, Vorige periode, Vorig jaar).
Year To Date
Het saldo of de verandering ervan van het begin van de boekhouding tot de datum van de laatste transactie.
Geavanceerd
Met de knop Geavanceerd kunt u de volgorde, teksten en kleuren van de kolommen naar uw wens aanpassen.
Verbergen/Tonen.
U kunt een kolom in de lijst laten weergeven of verbergen.
De volgorde veranderen
Gebruik de knoppen Naar boven verplaatsen en Naar beneden verplaatsen of versleep de kolommen met de muis.
Nieuwe kolom toevoegen
U kunt andere kolommen van de rekeningentabel, of één van de kolommen die door de rapportagefunctie berekend worden, toevoegen aan het overzicht.
Kolommen uit de lijst verwijderen
Met de knop Verwijderen wordt de kolom verwijderd. U kunt deze altijd weer toevoegen:
- Verander de kleur van de tekst of de achtergrond.
- Verander de koptekst of andere eigenschappen van de kolom.
Speciale gevallen
Vorig boekjaar na het lopende boekjaar
Als het vorige boekjaar langer is dan de normale duur van het lopende boekjaar (bijvoorbeeld als het in november of december begint) wordt de kolom Vorige van de rekeningentabel gebruikt om de totalen van de resultatenrekening van het vorige jaar correct weer te geven omdat anders Banana Boekhouding de totalen van de resultatenrekening berekent met dezelfde duur als het huidige jaar en de totalen dan verschillen met wat wordt weergegeven in de resultatenrekening van vorig jaar.
Ga in dit geval als volgt te werk:
- Deactiveer de kolommen Vorig jaar en Vorige periode voor de resultatenrekening
- Klik op Geavanceerd...
- Voeg met het commando Toevoegen... de kolommen Rekeningentabel → Prior toe
- Voer de koptekst voor de kolom Prior toe met het commando Eigenschappen...
- Rij 1 → tekst → "2021", "2022", ...
- Bevestig en geef de uitgebreide balans op groepen weer.
Kolommen (geavanceerd)
Met dit dialoogvenster kunt u de verschillende kolommen zien zoals die in het overzicht verschijnen en kunt u de weergave, kopteksten en de kleur van de tekst en de achtergrond veranderen.
U kunt de lijst met kolommen wijzigen met de knoppen Toevoegen of Verwijderen:
- Kolommen Rekeningen tabel
Volledige lijst met kolommen in de tabel Accounts - Boekhoudbedragen [A]
Lijst met kolommen berekend voor de huidige boekhoudperiode. (A = Werkelijk) - Budgetbedragen [B]
Lijst met kolommen berekend op basis van gegevens uit de Budgettabel. (B=Budget)
De volgende opties zijn beschikbaar:
- Kolommen verbergen/zichtbaar maken
Met het vinkje kunt u een kolom uit de lijst zichtbaar maken of verbergen. - Volgorde veranderen
Gebruik de Naar boven verplaatsen of de Naar beneden verplaatsen knoppen of versleep de kolom met de muis. - Nieuwe kolom toevoegen
U kunt andere kolommen van de rekeningentabel, of één van de kolommen die door de rapportagefunctie berekend worden, toevoegen aan het overzicht. - Kolommen uit de lijst verwijderen
Met de knop Verwijderen wordt de kolom verwijderd. U kunt deze altijd weer toevoegen: - Verander de kleur van de tekst of de achtergrond.
- Verander de koptekst of andere eigenschappen van de kolom.
Kolommen - Toevoegen
Het is mogelijk nieuwe kolommen toe te voegen in de Balans, de Winst & Verlies rekening en de Opmerkingen. Dit doet u via het menu Rapporten > Uitgebreide Balans op groepen > Kolommen > knop Geavanceerd... > knop Toevoegen.
Lijst met beschikbare kolommen
Het dialoogvenster laat alle kolommen zien die in het overzicht opgenomen kunnen worden:
- Kolommen uit de rekeningentabel.
- Kolommen met boekhoudbedragen.
- Kolommen met budgetbedragen.
Door een kolom uit de lijst te activeren wordt deze toegevoegd aan het overzicht. In het dialoogventster geavanceerd kunt u de volgorde en kopteksten veranderen.
Door het vinkje weg te halen wordt de kolom uit het overzicht verwijderd.
Kolommen die in de rekeningtabel aanwezig zijn
U kunt elke kolom uit de rekeningentabel opnemen, bijvoorbeeld:
- Notitie.
- Extra beschrijving.
- Beschrijving in een andere taal.
- Geïmporteerde of andere kolommen door u toegevoegd.
Boekhoudbedragen
Dit zijn de kolommen met de bedragen berekend door het programma, de beginsaldi en de ingevoerde transacties, voor de aangegeven periode of voor de onderverdeelde periode.
Het bedrag in valuta van de rekening
Alleen zichtbaar voor vreemde valuta boekhoudbestanden. De saldi in vreemde valuta van de rekening worden ook weergegeven.
Huidig
De saldi van het huidige jaar worden weergegeven.
Opening
De Beginsaldi worden weergegeven.
Vorige (periode)
De saldi van de vorige periode worden weergegeven (maand, kwartaal, halfjaar, etc).
Vorige jaar
De saldi van het vorige jaar worden weergegeven.
YTD (Year To Date)
Deze kolom is alleen beschikbaar in de Winst & Verlies rekening. De saldi van het begin van het jaar tot de laatste transactie datum worden weergegeven.
Budget bedragen
Dit zijn de kolommen met de bedragen die door het programma berekend worden, gebaseerd op de budgetbedragen die ingevoerd zijn in de rekeningen- of budgettabel. Als u de budgettabel heeft aangemaakt en er gegevens in heeft ingevoerd gebruikt het programma de gegevens uit deze tabel voor de berekening, zelfs als er bedragen in de kolom Budget van de rekeningentabel staan. Zie ook informatie over Budget.
Budget (Huidige periode)
De bedragen voor het budget van de huidige periode worden weergegeven.
Budget Vorige
De bedragen voor het budget van de vorige periode worden weergegeven.
Budget vorig jaar
The budget amounts are displayed for the same period as the current one, but from the previous year.
De budgetbedragen voor dezelfde periode als de huidige worden weergegeven maar voor het budget van het vorige jaar.
Opmerkingen over de berekeningsperiode
Het programma kan geen bedragen berekenen voor overlappende perioden tussen meerdere boekhoudjaren of jaren met begin en eind boekhouddata die niet overeenkomen.
Om saldi te verkrijgen van het vorige jaar dat langer is dan een kalenderjaar activeert u de kolom Prior. Deze kolom vervangt de kolom "Vorig jaar" die alleen de saldi van vorig jaar van 01.01.xx tot 31.12.xx laat zien.
U vindt deze kolom met menu Rapporten > Uitgebreide balans op groepen > Kolommen > knop Geavanceerd > Toevoegen. Door te klikken op Rekeningtabel kolommen wordt de lijst van alle kolommen in de rekeningentabel weergegeven. Activeer in deze lijst de kolom Prior.
Kopteksten en Opties (Kolom-eigenschappen)
In deze sectie bevinden zich opties om de kopteksten van de kolommen in de overzichten aan te passen.
Headers
Rij 1/ Rij 2 / Rij 3
Het is mogelijk de kopteksten van de kolommen te veranderen door de Tekst optie (van het uitklapmenu) te kiezen en de tekst voor de nieuwe koptekst in te voeren. Als u de Kolom optie kiest wordt de naam van de geselecteerde kolom getoond.
Opties
Zichtbaar
Als dit vakje wordt geactiveerd wordt de koptekst getoond.
Als een totalenkolom weergeven
Als dit vakje wordt geactiveerd worden alleen de bedragen in de Totalen kolom getoond.
Kleuren (Kolom-eigenschappen)
U komt in dit scherm via menu Rapporten → Uitgebreide Balans op groepen → Kolommen → knop Geavanceerd → Eigenschappen → Kleuren. Er zijn opties om de kleuren van teksten en kolommen te veranderen.
Veranderen
Met deze knop kunt u de kleur van de tekst of de achtergrond veranderen.
Standaardkleur
Met deze knop kunt u de standaardkleur van de tekst of de achtergrond herstellen.
Onderverdeling
Via menu Rapporten → Uitgebreide Balans op groepen → sectie Rekeningschema → Onderverdeling kunt u de opties voor onderverdeling in periodes bereiken (jaar, halfjaar, kwartaal, maand).
Geen
De hele periode wordt getoond.
Onderverdeling per periode
Met de onderverdeling per periode maakt het programma kolommen aan voor de aangegeven periodes. Voor iedere periode ziet u dezelfde kolommen voor de hele periode.
Met deze functie kunt u de gegevens bekijken voor een periode van:
- dagelijks
- maandelijks
- twee maandelijks
- per kwartaal
- per 4 maanden
- semester (6 maanden)
- jaar
- 5 jaar
- 10 jaar.
De gekozen periode verschijnt in de kolomkop.
Om ervoor te zorgen dat u niet een overmatig aantal kolommen in de afdruk krijgt:
- Beperk het aantal items die u wilt afdrukken.
- Geef een kortere periode aan.
- Geef het maximum aantal periodes aan.
Periodes voor het hele jaar aanmaken
Wanneer de boekhoudperiode niet hetzelfde is als het kalenderjaar, maar als de gebruiker toch alle maanden wil zien, moet deze optie worden geactiveerd.
Kolom Totalen
Deze functie maakt een kolom Totalen aan voor de geselecteerde periodes in de Winst & Verlies rekening en in de weergave Totalen van het Boekhoudoverzichten commando (menu Rapporten).
Max aantal verdelingen
Het standaard maximaal aantal perioden is 36. In speciale gevallen, als de gebruiker speciale en erg gedetailleerd statistieken over een lange tijdsspanne wil krijgen, kan deze waarde handmatig veranderd worden. Een hoog maximaal aantal perioden kan het programma trager maken.
Onderverdeling per segment
Met segmenten kunt u overzichten maken voor een bepaalde sectie van het bedrijf. Secties worden gedefinieerd in het rekeningschema. Met de verdeling in periodes maakt het programma kolommen aan voor de verschillende segmenten. Voor ieder segment ziet u dezelfde kolommen voor de hele periode.
Iedere onderverdeling krijgt de naam van de kop in het rekeningschema. De gesplitste gegevens (gebaseerd op uw selectie) wordt weergegeven.
De optie Onderverdeling per segment is alleen actief als segmenten zijn ingesteld in de rekeningentabel.
U kunt selecteren:
- Alles selecteren - Op deze manier worden segmenten die worden toegevoegd automatisch weergegeven in de afdruk.
- Leeg - De bedragen die niet toegewezen zijn aan een segment worden weergegeven.
- Een keuze uit de segmenten - Kies alleen de segmenten die u in de afdruk wilt zien.
Kolom Totalen
Als deze optie wordt geactiveerd worden de totalen voor het geselecteerde segment opgehaald.
Segment koptekst
U kunt hier de tekst kiezen die weergegeven moet worden als kolomkoptekst voor de segmenten.
Periode
In de sectie Rekeningschema → Periode kunt u de hoeveelheid te verwerken gegevens beperken, deze alleen voor een aangegeven periode weergeven of afdrukken of, in het geval van een budget, prognoses maken voor meerdere jaren.
Alle
Alle boekingen worden opgenomen in de afdruk.
Geselecteerde periode
Dit staat voor de opgegeven periode, met vermelding van de begin- en einddatum.
Om prognoses voor meerdere jaren te maken is het nodig de einddatum van het jaar van het vereiste budget in te voeren in the menu Bestand, Bestandseigenschappen tabblad Boekhouding. Voer de begin- en einddatum van de periode ook in de sectie Periode van de Uitgebreide balans op groepen in.
Om te budgetteren buiten de boekhoudperiode moeten de transacties in de budgettabel een herhalingscode hebben. De prognoses worden weergegeven in de kolom Budget.
Boekingen zonder datum
Als er transactie zonder datum zijn ingevoerd in de boekhouding worden deze alleen opgenomen als Alle is geselecteerd.
Als u echter een periode, bijvoorbeeld 1 januari tot en met 31 december, invoert worden de transacties zonder datum niet weergegeven in het overzicht.
Stijl
Met dit dialoogvenster kunt u layouts en het formaat van de bedragen kiezen voor het afdrukken van de balans en de resultatenrekening. Iedere layout kan aangepast worden door de stijl eigenschappen en kleuren te veranderen. Kolommen kunnen ook aangepast worden in de sectie Kolommen.
Gebruik stijl
Er zijn diverse modellen van de Uitgebreide balans. Door er een te kiezen kan de gebruiker de Uitgebreide balans van zijn keuze aanmaken.
Stijl-eigenschappen
Voor iedere stijl kunnen de kleuren van de letters en de achtergronden worden gedefinieerd.
Waarde / Veranderen... / Default herstellen
Met deze functies kan de gebruiker de stijl aanpassen of terugzetten naar de standaardstijl.
Rij-opmaak negeren
De formattering van de rij wordt niet meegenomen wanneer deze optie is geactiveerd.
Opmaak getallen
Vanuit het menu Report > Opgemaakte balans met groepen van Banana Boekhouding Plus kunt u in de sectie Stijl de nummernotaties wijzigen en het type weergave voor negatieve getallen kiezen.
Delen door 1000
Als er grote bedragen zijn worden de laatste drie nullen weggelaten door deze optie te activeren.
Centen tonen
Door deze optie te activeren worden centen getoond.
Nulbedragen tonen
Met deze optie geactiveerd is het mogelijk te kiezen tussen nulbedragen getoond als 0,00 of als -,-.
Negatieve getallen
Negatieve getallen kunnen worden getoond met het minteken voor of achter het bedrag, of het bedrag kan getoond worden tussen ronde haakjes. U kunt ook de optie activeren om de negatieve getallen in rood te tonen.
Teksten
Via de sectie Stijl → Teksten kunt u de kopteksten van de kolommen, die het programma gebruikt voor de afdrukken, veranderen.
Om de teksten in de Waarde kolom te veranderen dubbelklikt u op de cel die u wilt aanpassen.
Bijlagen
Via de sectie Bijlagen kunt u tekst toevoegen aan het overzicht.
- Teksten worden afgedrukt na de Balans en Winst & Verlies rekening.
- Ieder document begint op een nieuwe bladzijde.
Documenten
Alle documenten die in de tabel Documenten staan (Html of tekst formaat) worden hier opgesomd.
- U kunt de volgorde in het overzicht veranderen door het item met uw muis te verslepen
- Alle documenten met een vinkje worden afgedrukt.
Bewerken...
Een tekstverwerkingsvenster wordt geopend waar u nieuwe tekst kunt invoeren of bestaande tekst kunt veranderen.
Toevoegen
Met deze knop opent u een nieuw leeg document waar u tekst kunt toevoegen in een nieuwe bijlage.
Als u nog geen tabel Documenten heeft aangemaakt doet het programma dat automatisch.
Verwijderen
Met deze knop verwijdert u de geselecteerde bijlage en zijn inhoud.
Opmerkingen
- Deze functie is niet beschikbaar in vorige versies.
Wanneer het bestand wordt geopend met een vorige versie van de Banana Boekhouding software krijgt u een melding dat het bestand niet helemaal compatibel is. - Als u in dit tabblad veranderingen gemaakt heb en u drukt op OK dan moet u meerdere malen het Ongedaan maken commando geven om dit ongedaan te maken.
Aanpassing
Met aanpassingen kunt u afdrukinstellingen opslaan en deze later weer gebruiken.
Uitleg over de sectie Aanpassing vindt u op de pagina met algemene informatie over Aanpassing.
Eindejaar PDF afdrukken
Pdf-archief met alle boekhoudgegevens
Het bestand wordt aangemaakt met een inhoudsopgave die een gemakkelijke toegang tot de verschillende afdrukken mogelijk maakt.
U kunt de volgende documenten in PDF formaat opslaan:
- Balans en Winst- en Verliesrekening
- Rekeningen-, transactie-, BTW- en totalentabel
- BTW overzichten
- Rekeningkaarten
Als u dit bestand opslaat op een niet herschrijfbare CD (te bewaren bij de boekhouddocumenten) voldoet u aan de vereisten voor het archiveren van boekhoudgegevens.
Dit voorbeeld is gemaakt met de volgende functies:
Menu Bestand → Pdf bestand aanmaken
Een extra kolom afdrukken
De volgende functies worden gebruikt om een extra kolom in de balans af te drukken:
- Voeg de nieuwe kolom toe in de Rekeningen tabel, via het menu Gegevens → Kolommen instellen
- Uitgebreide Balans op groepen
- Kolommen (geavanceerd), om de weergave van de nieuwe kolom te activeren.
Meerjaren overzichten
Met een overzicht over meerdere jaren heeft u een eenvoudige en directe vergelijking van de ontwikkeling van uw bedrijf. Banana Boekhouding kan balansen weergeven tot en met twee vorige jaren in hetzelfde overzicht, dus de balans van 2022, 2021 en 2020 in een enkel rapport.
Om de balansen van meerdere jaren te kunnen bekijken is het nodig dat de gegevens voor de optie "Bestand van vorig jaar" correct zijn ingevuld in de Bestand en boekhoudingseigenschappen → Optie tabblad. Anders kan Banana Boekhouding de balansen van de vorige boekhoudperiodes niet ophalen en die blijven dan leeg.
In het volgende voorbeeld laten we zien hoe u een overzicht voor de jaren 2022, 2021 en 2020 krijgt. Zo gaat u te werk:
- menu Rapporten → Uitgebreide balans op groepen ...
- Vink aan Lopend en Vorig jaar in de sectie Kolommen.
- Knop Geavanceerd (klik zowel op de knop in het gedeelte voor de Balans als voor de Winst _Verlies rekening).
- Klik in het dialoogvenster dat geopend wordt op de knop Toevoegen om een kolom toe te voegen.
- Ga in de lijst naar beneden tot u "Vorig jaar - 2 jaren" ziet (we moeten 2 jaar terug vanaf het lopende jaar).
- Bevestig met 3 maal OK om het overzicht te krijgen.
Boekhoudingsoverzicht
- Het commando Boekhoudingsoverzichten... van het menu Rapporten. maakt de bedragen van de rekeningen zichtbaar met een specifieke groepering, voor een specifieke periode of met een specifieke onderverdeling.
- Transacties zonder een datum worden beschouwd als openingstransacties en verschijnen niet in de afdrukken van de Winst & Verlies rekening.
Een logo gebruiken in de afdruk van het boekhoudingsoverzicht
Om boekhoudoverzichten met een logo te maken moet u, nadat u het overzicht gemaakt heeft:
- Menu Bestand → Afdrukvoorbeeld → kies Pagina instelling (klik op het Instellingen icoon).
In het dialoogvenster dat geopend wordt kiest u in de Logo optie uw logo in plaats van Geen.
Zie ook de pagina Logo-instellen.
Base tabblad
Rapport
Hier kunt u de gewenste groepering kiezen:
- Zoals in Rekeningen-tabel - het rapport laat een lijst van alle rekeningen precies zoals in de Rekeningen-tabel zien met de Beginsaldi en Saldokolommen
- Rekening op klasse - het rapport laat de rekeningenlijst, maar zonder de subgroepen, zien
- Extern boekhoudingsoverzicht - het rapport laat de gegevens zien volgens een groepering ingesteld in een apart bestand (menu Bestand → Nieuw... → Dubbel boekhouden → Boekhoudingsoverzicht).
Opties
Hier kunt u de rekeningen kiezen die wel- of niet meegenomen moeten worden:
- Alleen groepstotalen weergeven - alleen de groepstotalen worden getoond
- Rekeningen met transacties opnemen - alleen rekeningen met transacties worden afgedrukt
- Rekeningen met nulsaldo opnemen - ook rekeningen met een nulsaldo worden afgedrukt
- Groepen zonder rekeningen uitsluiten - groepen die uitsluitend rekeningen met een nulsaldo bevatten worden niet afgedrukt.
Andere tabbladen
De andere tabbladen worden uitgelegd in de volgende pagina's:
Rapport resultaat
Een nieuwe tabel wordt aangemaakt waarin de resultaten worden getoond.
Opmerking: De rijen van het boekhoudrapport zijn beveiligd. Als de beveiliging wordt opgeheven, kunnen de gegevens worden gewijzigd, maar kunnen de wijzigingen niet worden opgeslagen.
VAT summary (only for files with VAT options)
Beginsaldi bijwerken
Het commando Beginsaldi bijwerken (menu Acties) neemt gegevens over uit het bestand van het vorige jaar en werkt de beginsaldi bij voor het huidige jaar.
Wanneer moet u het commando Beginsaldi bijwerken gebruiken?
Het commando Beginsaldi bijwerken is nodig in de volgende gevallen:
- U hebt het nieuwe jaar aangemaakt met het commando Nieuw jaar aanmaken, maar u hebt nog wijzigingen aangebracht in het bestand van het vorige jaar (extra transacties, nieuwe rekeningen, ...).
- U hebt besloten de toewijzing van de winst of het verlies voor het jaar te wijzigen.
De boekhouding van het vorige jaar controleren
Om verschillen tussen de eindsaldi van het vorige jaar en de beginsaldi van het nieuwe jaar te voorkomen, is het van belang dat u, voordat u het commando Beginsaldi bijwerken gebruikt, er zeker van bent dat u alle controles, verificatiebewerkingen en alle boekingen ter afsluiting van het boekjaar hebt uitgevoerd, zoals aangegeven op de pagina Jaarafsluiting.
Het dialoogvenster Beginsaldi bijwerken
Om dit dialoogvenster te openen, gebruikt u het menu Acties → Beginsaldi bijwerken.
U moet het pad invoeren naar de plaats waar het bestand van het vorige jaar zich bevindt:
- Het programma zal de naam van het opgeslagen bestand voorstellen
- Als de naam van het bestand of het pad naar de locatie is gewijzigd, drukt u op de knop Bladeren.
Verrichtingen die door dit commando worden overgedragen
Het commando neemt de gegevens van het vorige jaar over, zonder de inhoud ervan te wijzigen. Dit commando kan dus worden herhaald zonder gevolgen voor het bestand van het voorgaande jaar.
Het commando voert dezelfde bewerkingen uit als in Nieuw jaar aanmaken, behalve die welke betrekking hebben op het aanmaken van het bestand.
Veranderingen in het rekenschema van het vorige jaar
Als u na het aanmaken van het nieuwe jaar rekeningen toevoegt aan het rekeningschema van het vorige jaar en dan saldi overbrengt kan het programma een foutmelding geven.
- Werk het Rekeningschema voor het huidige jaar bij.
- Herhaal de operatie Beginsaldi bijwerken
U kunt de veranderingen importeren met het commando Rekeningen importeren.
Beginsaldi | Dubbel boekhouden
Beginsaldi bij het starten van een boekhouding
Wanneer Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt wordt moeten de beginsaldi handmatig ingevoerd worden om de openingsbalans te creëren
Nadat het rekeningsschema opgezet is, ga als volgt verder:
- Ga naar de Rekeningen tabel, weergave Basis, Opening kolom.
- Voer de beginsaldi van de Activa en Passiva handmatig in. De Passiva worden ingevoerd, voorafgegaan door het minteken (-).
- Controleer of de Totale Activa uitkomen op hetzelfde totaal als de Totale Passiva, zodat uw boekhouding in evenwicht is. Als er verschillen zijn in de openingsbalans moet u deze controleren en corrigeren.
Beginsaldi van kostenplaatsen
De kolom Opening in de rekeningentabel kan ook gebruikt worden om de beginsaldi van de kostenplaatsen in te voeren.
Beginsaldi voor Segmenten
Om de beginsaldi van de segmenten in te voeren moeten begintransacties worden ingevoerd.
Meer details zijn te vinden op de pagina Segmenten.
Beginsaldi voor een boekhouding die al begonnen is
Wanneer u met een nieuwe boekhouding begint en daarbij gegevens overneemt van andere programma's zijn er twee mogelijkheden:
- Begin met de boekhouding vanaf het begin van het jaar door de beginsaldi van het begin van het jaar (rekeningtabel, kolom Opening) en de boekingen (transactietabel), die al met andere programma's gedaan zijn, in te voeren (zie ook Gegevens overnemen vanuit andere programma's). Hierdoor heeft u alle boekhoudgegevens in één bestand.
- Beginnend op de datum wanneer de boekhouding wordt overgenomen:
- Voer de beginsaldi (rekeningtabel, kolom Opening) in door de bedragen van de andere boekhouding over te nemen.
Behalve het invoeren van de beginsaldi van de activa en passiva rekeningen is het ook nodig de beginsaldi van de uitgaven (positieve bedragen) en de inkomsten (negatieve bedragen) in te voeren. - Het bedrijfsresultaat tot op dat moment moet worden vermeld in de rekening voor overgedragen winst/verlies.
Als het om winst gaat moet het beginsaldo als een negatief bedrag worden ingevoerd, bij verlies als een positief bedrag. - Controleer dat de som van de beginsaldi nul is, met andere woorden dat het programma geen verschillen aangeeft.
- Voer de nieuwe transacties in de transactietabel in.
- Voer de beginsaldi (rekeningtabel, kolom Opening) in door de bedragen van de andere boekhouding over te nemen.
Beginsaldi met begintransacties
Beginsaldi kunnen ook worden ingevoerd als begintransacties in de transactietabel.
Ga voor iedere begintransactie als volgt te werk:
- Geef de startdatum van de boekhouding als transactiedatum.
- Voer in de kolom Type de code "01" (openingstransactie) in.
- Geef de debet of credit rekening aan en het bedrag.
- Het totaal van de begin debetsaldi moet gelijk zijn aan die in credit.
Beginsaldi die als transactie ingevoerd zijn worden gebruikt voor het maken van overzichten. Het beginsaldo van transactie wordt opgeteld bij het bedrag dat in de kolom Opening van de rekeningentabel is ingevoerd.
Saldi van het vorige jaar
Als u een nieuwe boekhouding begint door een bestaande over te nemen en u wilt de saldi van vorig jaar in de afdrukken laten verschijnen moet u de saldi van vorig jaar invoeren in de kolom Vorig jaar van de rekeningentabel in de weergave Vorige:
- Voer de eindsaldi van de activa rekeningen van vorig jaar in.
- Voer de eindsaldi van de passiva rekeningen van vorig jaar in (voer een minteken in vóór het bedrag).
- Voer de eindsaldi van de uitgaven van vorig jaar in.
- Voer de eindsaldi van de inkomsten van vorig jaar in (voer een minteken in vóór het bedrag).
Een nieuw jaar beginnen
Wanneer u begint met een nieuw jaar neemt het programma automatisch de beginsaldi over naar het volgende jaar.
Zie ook Jaarafsluiting en nieuw jaar.
Wanneer voor een speciale reden de beginsaldi veranderd moeten worden kunnen deze handmatig aangepast worden in de kolom Opening van de rekeningentabel. Zorg ervoor dat er na iedere aanpassing geen boekhoudverschillen zijn. We raden in ieder geval aan om het overdragen van de beginsaldi te doen met het commando Nieuw jaar aanmaken of, indien de boekhouding voor het nieuwe jaar al is aangemaakt, met het commando Beginsaldi bijwerken.
De rekeningkaarten worden automatisch aangemaakt en het is niet mogelijk daar de beginsaldi direct in te voeren of veranderingen te maken.
Om het beginsaldo in een rekeningkaart te veranderen moet u naar de rekeningtabel, kolom Opening, gaan en om mutaties te corrigeren moet u de invoer in de transactietabel aanpassen.
Beginsaldi afdrukken
Om de beginsaldi af te drukken:
- Om de inhoud van de tabel af te drukken gebruikt u het Afdrukvoorbeeld commando, en selecteert u de rijen van de balans.
- U kunt ook de Boekhoudafdrukken gebruiken en de afdruk instellen voor alleen de balans en de kolom Opening.
Nieuw jaar aanmaken | Dubbel boekhouden
Het commando nieuw jaar aanmaken creëert een bestand voor het nieuwe jaar op basis van het boekhoudbestand dat wordt afgesloten. Het commando wijzigt het huidige bestand niet, zodat het zonder gevolgen kan worden uitgevoerd.
Logica van de overgang naar het nieuwe jaar
Met Banana Boekhouding heeft u voor elk jaar een apart bestand. Wanneer het nieuwe jaar begint, is de operationele logica als volgt:
- Met het commando Nieuw jaar aanmaken, maakt het programma een nieuw bestand voor het jaar aan, met hetzelfde rekeningschema, dezelfde instellingen en saldi van het lopende jaar dat op het punt staat te worden afgesloten.
- Zodra het nieuwe jaarbestand is gecreëerd, sla het op met een nieuwe naam.
- De handeling van het aanmaken van het nieuwe bestand kan worden herhaald indien u besluit het bestand niet op te slaan.
- U kunt aan beide bestanden tegelijk werken:
- In het nieuwe worden de transacties van het nieuwe jaar ingevoerd. Het zal ook mogelijk zijn wijzigingen aan te brengen in het rekeningschema, de BTW of andere, zonder dat het vorige jaar wordt beïnvloed.
- In het dossier van het vorige jaar worden de transacties verder ingevoerd om het jaar af te sluiten en de typische afsluitende verrichtingen uit te voeren, saldi te verifiëren, rapporten af te drukken, enz.
- In het bestand van het nieuwe jaar worden, met het commando Acties → Beginsaldi bijwerken de wijzigingen die in het bestand van het vorige jaar werden aangebracht, hervat. Deze operatie moet worden uitgevoerd ten laatste wanneer er geen wijzigingen meer zijn in het vorige jaar.
Zodra het Bestand voor het nieuwe jaar is aangemaakt, zullen degenen die geabonneerd zijn op het Professional Plan van Banana Boekhouding Plus, het bericht Advanced Plan in demonstratiemodus zien. Deze melding zal verschijnen in het Info venster onderaan het scherm en zal pas verdwijnen bij het bereiken van 70 transactieregels in de Transactions tabel.
Controleren en afsluiten van de boekhouding van het vorige jaar
Alvorens de beginsaldi bij te werken, is het belangrijk dat u alle controles, verificatiebewerkingen en alle boekingen ter afsluiting van het boekjaar hebt uitgevoerd, om verschillen tussen de eindsaldi van het lopende jaar en de beginsaldi voor het volgende jaar te voorkomen. Raadpleeg de pagina:
- Controle en afsluiting in het Dubbel boekhouden
- Afsluiting en wisselkoersen voor de Vreemde valuta boekhouding
Specifieke informatie voor het instellen van slotkoersen en het boeken van niet-gerealiseerde wisselkoerswinsten en -verliezen.
Bewerkingen uitgevoerd door het commando Nieuw jaar aanmaken
Het Nieuw jaar aanmaken... commando voert de volgende bewerkingen uit, rekening houdend met de door de gebruiker ingestelde parameters
- Maakt een nieuw bestand aan (zonder naam) met het rekeningschema en de instellingen van uw huidige bestand, maar zonder transacties.
- Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Opening kolom van het nieuwe bestand (alleen voor de geselecteerde klassen)
- Telt de winst of verlies van het vorige jaar op bij het beginsaldo van de aangegeven rekening of rekeningen voor de uitsplitsing (gewoonlijk wordt de rekening voor overgedragen winst / verlies aangegeven).
- Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Vorig Jaar kolom van het nieuwe bestand (voor alle rekeningen).
- Werkt de Bestands en boekhoudingseigenschappen van het bestand bij:
- Stelt de begin- en einddatum in, waarbij 1 jaar wordt toegevoegd aan de bestaande.
- In de sectie Opties, stelt de bestandsnaam van het vorige jaar in en activeert de optie om de transacties van het vorige jaar te gebruiken voor autoaanvulling.
- Voert in een Vreemde valuta boekhouding de slot wisselkoersen van het vorige jaar in als opening wisselkoersen..
- Als er gegevens in de Budgettabel staan, worden de transactierijen overgenomen in het nieuwe jaar, rekening houdend met de instellingen.
- Als de optie Segmenten is geactiveerd worden openingstransacties voor de segmenten aangemaakt.
Dialoog Nieuw Jaar aanmaken
In het dialoogvenster Nieuw jaar aanmaken kunt u de parameters opgeven voor het aanmaken van het bestand voor het nieuwe jaar:
Beginsaldi van de rekeningen overbrengen
De beginsaldi van de geselecteerde opties worden overgebracht.
Balans
Toont de saldi van activa-, passiva- en aandelenrekeningen. Deze optie moet over het algemeen geactiveerd zijn.
Winst- en Verliesrekening (niet aangeraden)
De saldi van de uitgaven- en inkomstenrekeningen moeten NIET worden overgedragen naar het nieuwe jaar.
Deze optie wordt alleen gebruikt in speciale gevallen. Activeer deze optie alleen als u weet wat u doet.
Buiten de balans om
Toont rekeningen met BKlasse (5 en 6)
Kostenplaatsen
Deze moeten worden geactiveerd als de kostenplaatsen worden gebruikt om posten te beheren die doorlopen in de tijd zoals klanten, leveranciers en partners.
Kostenplaatsen KP1
Deze beginnen met een punt ".".
Kostenplaatsen KP2
Deze beginnen met een komma ","
Kostenplaatsen KP3
Deze beginnen met een puntkomma ";".
Voor meer informatie zie pagina Kostenplaatsen en Winstcentra.
Segmenten
De beginsaldi van de segmenten worden gecreëerd met openingstransacties in de transactietabel.
- Voor meer informatie zie pagina Segmenten.
- Het programma maakt transacties aan voor iedere rekening en segment die overeenkomen daarmee de exacte situatie van het vorige jaar reproducerend.
- Het wordt aanbevolen om de beginsaldi van de segmenten niet in te voeren in de kolom Opening. Als dit is gedaan in het vorige jaar laat het programma het saldo opnieuw zien in de kolom Opening van het nieuwe jaar.
Let op: verrekeningen, zoals het opnemen en afsluiten van overgangsrekeningen, deze moeten handmatig worden ingevoerd.
Winst/Verlies toewijzen
Wanneer de beginsaldi naar het nieuwe jaar worden overgedragen, worden de overgedragen winstrekeningen bij de vermelde cijfers opgeteld.
Toe te wijzen totaal
Het programma geeft het winst/verlies bedrag aan dat verdeeld moet worden.
Rekeningen
Selecteer de rekening(en) (maximaal drie) waarin het bedrijfsresultaat moet worden verdeeld. Als er meerdere rekeningen voor de toewijzing van het financiële jaarresultaat zijn moet het bedrag handmatig in de bijbehorende velden ingevoerd worden.
Als maar één rekening wordt geselecteerd wordt het bedrag automatisch ingevoerd. Het programma werkt de beginsaldi automatisch bij. Het totaal van de Activa zal precies overeenkomen met het totaal van de Passiva.
De toewijzing van het resultaat van de boekhoudperiode aan meer dan drie rekeningen.
Wijs in dit geval het resultaat van de boekhoudperiode automatisch toe aan de overgedragen Winst- en verliesrekening zoals gebruikelijk, en ga verder met het aanmaken van het nieuwe jaar.
Voer in de Transacties tabel van het nieuwe jaar (nieuw bestand) een meervoudige boeking uit om het bedrijfsresultaat van de overgedragen winst- of verliesrekening aan de gewenste rekeningen toe te wijzen.
Uitstellen van de toewijzing van de winst of het verlies van het jaar
Indien u het resultaat van het jaar nog niet wenst toe te wijzen, kunt u toch overgaan tot het aanmaken van het nieuwe jaar, door op de OK knop te klikken. Daarna kunt u overgaan tot de toewijzing van het bedrijfsresultaat via het menu Acties → Beginsaldi bijwerken. Het programma toont hetzelfde venster dat verschijnt met het commando Nieuw jaar aanmaken.
Sla het nieuwe bestand op
Het programma maakt een nieuw boekhoudbestand aan voor het nieuwe jaar:
U moet daarna de bestandseigenschappen compleet maken en het bestand opslaan met een nieuwe naam.
- Bevestig de Bestands en boekhoudingseigenschappen voor het nieuwe jaar. Het programma gebruikt de kopteksten van het vorige jaar en voert automatisch de begin- en einddatum van het nieuwe jaar in.
- Geef via Bestand → Opslaan als... de map aan waar het nieuwe boekhoudbestand opgeslagen moet worden. Wij raden u aan de bedrijfsnaam en het jaar als naam in te voeren.
Zie ook Beheer boekhoudbestanden
Als er verschillen zijn of andere problemen kunt u het aangemaakte bestand ook niet opslaan en de bewerking om een nieuw jaar aan te maken later herhalen.
Beginsaldi bijwerken
Nadat u de laatste wijzigingen van het vorige jaar hebt ingevoerd, gebruikt u het commando Acties → Beginsaldi bijwerken, om de openingssaldi op te halen en de winst van het vorige jaar opnieuw toe te wijzen.
Deze operatie kan verschillende keren worden herhaald en kan veilig worden uitgevoerd, aangezien de integriteit van de gegevens tijdens de overgang gewaarborgd is en er geen informatie verloren gaat.
Indien u wenst over te schakelen naar een ander type boekhouding voor het nieuwe jaar (met vreemde valuta of met BTW) gaat u verder met het aanmaken van het nieuwe bestand en gebruikt u vervolgens het commando Extra → Naar nieuw bestand converteren.
Indien u een kopie van het bestand wenst te maken, zonder de saldi over te dragen, gebruik dan het commando Extra → Copie bestand creëren
Wijzigen van overgedragen saldi
Zodra de saldi naar het nieuwe jaar zijn overgedragen (nieuw bestand), kunnen de beginsaldi, indien nodig, handmatig worden gewijzigd door de bedragen in de volgende kolommen te wijzigen:
- Kolom Opening van de rekeningentabel.
- Kolom Vorige voor saldi die betrekking hebben op het vorige jaar.
- In de transactietabel voor segmenten.
Als u veranderingen hebt gemaakt in het bestand van het vorige jaar klikt u op menu Acties → Beginsaldi bijwerken om de saldi over te dragen.
De tabel Terugkerende boekingen controleren
Wanneer het commando Nieuw jaar aanmaken wordt uitgevoerd, neemt het programma alle in de tabel Terugkerende boekingen opgeslagen boekingen over in het bestand van het nieuwe jaar.
Voordat u de boekingen van het nieuwe jaar boekt, is het aan te raden alle in deze tabel opgeslagen boekingen te controleren:
Controleer in het bijzonder:
- Boekingen met Regels
- Herhalende boekingen die via de kolom Doc worden geïdentificeerd
- Boekingen met een regelmatige frequentie.
Als bepaalde voorwaarden niet langer geldig zijn:
- Rekeningen, tegenrekeningen, btw-code, CC3 of segmenten aanpassen
- Niet meer actuele boekingen verwijderen
- Nieuwe boekingen met Regels of andere opgeslagen boekingstypes toevoegen.
Door deze controle meteen uit te voeren, voorkomt u fouten en latere correcties, zowel in de tabel Boekingen als in de tabel Terugkerende boekingen.
Tekstovername in het nieuwe jaar / Smart Fill
Wanneer een nieuw jaar wordt aangemaakt, worden ook de beschrijvende teksten van het vorige jaar overgenomen. Deze functie maakt het invoeren van boekingen in het nieuwe jaar eenvoudiger en sneller.
Als u niet wilt dat de beschrijvende teksten automatisch worden overgenomen, hoeft u alleen de functie Smart Fill uit te schakelen:
- via het menu Bestand > en boekhoundingseingenschappen > Opties.
Verschillen in de beginsaldi
Aan het begin van het boekjaar moet het totaal van de Activa overeenkomen met het totaal van de Passiva, anders is het niet mogelijk een correcte balans te hebben en is het nodig de reden daarvan te onderzoeken en te corrigeren om er voor te zorgen dat er in het informatiescherm geen bericht Verschil in beginsaldi staat.
Er kunnen verschillende redenen zijn die leiden tot een verschil in de beginsaldi:
- Wanneer het programma voor de eerste keer gebruikt wordt zijn de passiva niet ingevoerd met een minteken voor het bedrag.
- Het resultaat van het vorige jaar werd niet automatisch toegewezen bij het aanmaken van een nieuw jaar.
- De saldi voor uitgaven en inkomsten zijn overgedragen bij het aanmaken van een nieuw jaar terwijl dat niet gedaan had moeten worden.
- Bij het handmatig invoeren van de beginsaldi is geen rekening gehouden met het resultaat van vorig jaar. In dit geval correspondeert het verschil met de overgebrachte winst of verlies.
- Bij het handmatig toewijzen van de winst aan meerdere rekeningen zijn scheidingstekens voor de duizendtallen en decimalen gebruikt die afwijken van de in de Banana Boekhouding voor bedragen gebruikte tekens.
De oplossingen voor iedere fout worden uitgelegd in deze foutmeldingspagina.
In het voorbeeld laat het programma een foutmelding zien van een verschil in de beginsaldi van 1000.-.
Na controle en correctie moeten de beginsaldi van de totale activa gelijk zijn aan die van de totale passiva.
Het is ook mogelijk om de saldi in de totalentabel te controleren en te vereffenen in Totalentabel.