Jaarafsluiting | Dubbel boekhouden

De verrichtingen aan het einde van het jaar omvatten alle controles, analyses en tijdgebonden verrichtingen die aan het einde van het jaar moeten worden uitgevoerd voordat de financiële overzichten voor het jaar worden opgesteld.

Technische aspecten

Met Banana Boekhouding heeft elk boekjaar zijn eigen aparte bestand; technisch gezien is er geen concept van afsluiting van het boekjaar:

• Wanneer een nieuw jaar begint, wordt een nieuw bestand aangemaakt met het commando Nieuw Jaar aanmaken.
• U kunt tegelijkertijd blijven werken aan het bestand van het nieuwe jaar en het bestand van het vorige jaar. Zodra de afsluitingen zijn voltooid, kunt u de beginsaldi van het bestand van het nieuwe jaar bijwerken.

Belasting aspecten

Vóór het afsluiten van de boekhouding is het nodig een aantal bewerkingen uit te voeren die gevolgen hebben voor de belastingen. De rekening goederen moet worden aangepast, de transacties voor afschrijvingen moeten worden ingevoerd, het opgebouwde inkomen en schulden, de BTW aangifte moeten worden gecompleteerd, bepaling hoe en op welke rekeningen de winst en verlies moeten verrekend en zo zijn er nog veel meer bewerkingen voor controle en waarmerking.

Voor het programma is er geen verschil of de winst hoog is of laag. Echter voor de belastingen maakt dit veel uit. Deze aspecten moeten worden geverifieerd met uw belastingadviseur of accountant. Het kan heel nuttig zijn een specialist te raadplegen om te begrijpen wat er allemaal nodig is voordat u de boeken sluit, vooral als u voor de eerste keer een boekhouding beheert. Accountants zijn erg druk aan het begin van het jaar en gedurende de periode voorafgaand aan de deadline van de belastingaangifte. Het kan daarom handig zijn dit te bespreken met uw accountant - of hem het boekhoudbestand toe te sturen - een paar maanden voordat de boeken gesloten worden, zodat u zelf thuisraakt in wat er moet gebeuren.

Commando boekhouding controleren

Banana Boekhouding laat u toe om snel te registreren en ook om uitstaande operaties te onderbreken zonder de voortzetting van het werk te hinderen.

Het commando Acties → Boekhouding controleren voert een hele reeks controles uit, alsof u de gegevens vanaf het begin opnieuw invoert, en wanneer er fouten of verschillen worden ontdekt, worden deze gesignaleerd.

Het is raadzaam om het commando Boekhouding controleren met een zekere regelmaat te gebruiken en telkens wanneer er verschillen of foutsignalen zijn, belangrijke wijzigingen (opening wisselkoersen, BTW codes) en vooral voor het afsluiten van de boekhouding.

Controles en verificaties

Verificatie van de beginsaldi

• In de Rekeningen-tabel moet in de kolommen Begin- en Saldo in de rij "Verschil moet nul zijn" geen bedrag worden vermeld, anders is er een fout die moet worden gevonden en gecorrigeerd opdat de openingssaldi correct zijn.
  Opmerking: In de Transacties weergave, in de Debit en Credit kolommen, is het normaal bedragen te hebben.
• Zorg ervoor dat de debiteuren- en crediteurentransacties van het vorige jaar zijn afgesloten.
• Controleer of de beginsaldi in overeenstemming zijn met de eindsaldi van het vorige jaar die reeds gecontroleerd en aan de belastingdienst gemeld zijn.
• Voor boekhouding met vreemde valuta, zie de betreffende pagina Beginsaldi in boekhouding met vreemde valuta.

Verificatie van de boekhoudsaldi

Het eerste wat moet worden gedaan is ongetwijfeld ervoor zorgen dat de rekeningsaldi met elkaar overeenstemmen. Het saldo van de kasrekening moet overeenstemmen met het werkelijke kassaldo. Het saldo van bankrekeningen, creditcards, leningen of tegoeden moet overeenstemmen met het saldo op het bankafschrift. Hetzelfde geldt voor alle andere rekeningen waarop u uitstel van betaling heeft, BTW, leveranciers, enz.

Als er een verschil is, moet u nagaan waarom en dienovereenkomstig hetzij het beginsaldo, hetzij de transacties corrigeren.

Verschillen in de Transactiestabel

Controleer in de Transactiestabel (Info venster onderaan) of er geen verschillen worden gerapporteerd. Naast de functies die aanwezig zijn in de opdracht Boekhouding controleren, is er in de Transacties tabel van Banana Boekhoiuding Plus ook de kolom Saldo, waarmee u alle rijen kunt opsporen waar verschillen zijn ontstaan. Een snelle scroll van de kolom is voldoende om de boekhoudkundige verschillen onmiddellijk te identificeren en ze te corrigeren, zonder de fouten in het nieuwe jaar te laten voortduren.

Verschillen tussen banksaldi van bankafschriften en boekhoudsaldi (functie CheckBalance)

Deze verrichting is van fundamenteel belang voor de waarheidsgetrouwheid van de boekhouding. Wij raden u aan de verificatie van de saldi, #CheckBalance, niet alleen aan het einde van de boekhoudperiode uit te voeren, maar periodiek aan het einde van elke maand, om te voorkomen dat eventuele onjuiste saldi van maand tot maand worden doorgegeven.
Meer informatie over de verificatie van de balans op de Checkbalance-pagina.

Vreemde valuta boekhouding

Als u vreemde valuta boekhouding gebruikt, moet u ook slotwisselkoersen instellen en ongerealiseerde wisselkoerswinsten en -verliezen boeken. Raadpleeg hiervoor deze pagina:

• Jaarafsluiting in een boekhouding met vreemde valuta

Boekhoudkundige afsluitingsboekingen

Aan het einde van het jaar, vóór de aanvang van het nieuwe jaar, moeten er afsluitende boekingen worden verricht. Dit zijn correctieboekingen, waardecorrecties en aanpassingen in verband met personeelsbijdragen. Dit zijn de belangrijkste:

Importeer de bewegingen van de kasrekening in het hoofdboekhoudbestand
Deze bewerking wordt alleen uitgevoerd in het geval dat de kasrekening apart wordt bijgehouden in een apart bestand van de boekhouding.
Nadat de import heeft plaatsgevonden, moet worden gecontroleerd of het saldo van de kasrekening in het hoofdboekhoudbestand overeenkomt met het saldo van het kasbestand. Deze controle kan ook worden uitgevoerd met de  Check Balance functie, beschreven in de vorige paragraaf.

Importeren van de loonverrichtingen in het boekhoudbestand
Deze handeling wordt alleen uitgevoerd als de salarisadministratie wordt beheerd met een specifieke boekhoudsoftware waarmee u de transacties kunt importeren in het Banana Boekhouding Plus bestand.
De import wordt uitgevoerd via het menu Acties → Naar boekhouding importeren → Transacties met kolomkop importeren.
Vergeet niet om de 13e maand van december quota in te voegen, als deze niet is gemaakt door de payroll software.

Correctie van de Delcredere-rekening
Ondernemingen die op basis van het toerekeningsbeginsel boeken, moeten, indien zij potentiële verliezen voorzien, de Delcredere-rekening vereffenen.

Afschrijving
Op 31.12 moet u de afschrijvingen van roerende en onroerende activa boeken en de eventuele versnelde afschrijvingen evalueren voor de activa die snel verouderd zijn.
U kunt onze applicatie Register Aktiva gebruiken die automatisch de afschrijvingstransactie aanmaakt en u kunt ze hervatten in het boekhoudbestand.

Inventaris aanpassing
Met onze Inventarisapplicatie beschikt u over nauwkeurige tellingen, zowel per stuk als per waarde, zodat u uw voorraadafrekening sneller kunt bepalen.

Openstaande facturen van klanten en leveranciers controleren op 31.12
Om het proces te vergemakkelijken, kunt u met de functie openstaande facturen per klant en openstaande facturen per leverancier snel de waarden per 31.12 vaststellen.

Privégebruik
Als de onderneming een bedrijfswagen gebruikt, moet u de transactie voor het privégebruik met de juiste BTW-code invoeren.

Afsluiting en BTW-aangifte
Alvorens de BTW-aangifte in te dienen, raden wij u aan de volgende verificaties uit te voeren:

• Gebruik het commando Boekhouding controleren. In geval van fouten en verschillen, vindt u de berichten in het Informatievenster (onderaan het scherm), in de rubriek Berichten.
• Controleer of er geen verschillen zijn in de kolom Saldo van de Transacties-tabel.
• Controleer of uw banksaldi overeenkomen met die op de bankafschriften.
• Controleer of, na terugboeking van het saldo op de verschuldigde BTW-rekening (aan de belastingdienst te betalen BTW), de automatische BTW-rekening op nul staat. Op de verschuldigde BTW-rekening moet het te betalen bedrag of het te ontvangen kredietbedrag worden vermeld.
• Voordat je de laatste BTW-aangifte indient, bekijk je de BTW-overzichten van de voorgaande kwartalen, om te controleren of de aan de belastingdienst betaalde bedragen nog steeds overeenkomen met de weergegeven bedragen.
• Gebruik het VAT Overzicht commando om de verschillende rapporten te bekijken en een PDF afdruk te maken om de gegevens te archiveren. In geval van belastingcontroles zullen deze nuttig zijn.

De rekening vereffenen voor de Bronbelasting
Na de berekening en de boeking van de salarissen van december, gaat u over tot de boeking van de verrekening van de "Bronbelasting", op basis van de afrekening die naar de Belastingdienst is gezonden.

Vergoedingen voor het hoger management
Indien voorzien, neem het bedrag dat door de fiscus als forfaitaire terugbetaling is toegestaan op in het salaris van december.

Verrekening privérekening
Verifieer het saldo van de privérekening. Als er een debet/credit-relatie bestaat tussen het bedrijf en de eigenaar(s) (of naaste personen), boek dan de inkomsten- of uitgavenrente zoals bepaald in de leenovereenkomst of volgens de toepasselijke belastingrichtlijnen.

Verrekening van belastingen en vergoedingen
Controleer of de in de loop van het jaar verrichte aanbetalingen betrekking hebben op het lopende jaar. Belastingbetalingen die betrekking hebben op voorgaande jaren moeten eerst worden geboekt om de overeenkomstige gereserveerde bedragen af te sluiten, en vervolgens (indien er overschotten zijn) moeten deze worden geboekt via de rekening "Directe Belastingen" (activa). Indien het saldo van de voorzieningen onvoldoende of te hoog is, moet het verschil als buitengewone bate/last of met betrekking tot voorgaande perioden worden geregistreerd.

Boeking van de eindsaldi AOW en sociale bijdragen

Boeking van de eindsaldi van de sociale verzekeringen

Stuur het bestand naar de boekhouder voor afsluitingen

Als de afsluitingen en/of audits door uw boekhouder worden uitgevoerd, stuurt u het met Banana Boekhouding Plus aangemaakte boekhoudbestand gewoon per e-mail of slaat u de gegevens op een USB-stick op.

• Als uw boekhouder Banana Boekhouding heeft, stuurt u het ac2-bestand gewoon per e-mail of via een USB-stick. U kunt uw bestanden en digitale documenten ook opslaan in een gedeelde map met uw vertrouwenspersoon op Dropbox. U hoeft geen zware papieren documenten meer naar de boekhouder te brengen. Bovendien zal hij snel werken zonder de papieren documentatie te moeten doornemen.
• Indien uw mandataris geen Banana Boekhouding heeft, kunt u een PDF-bestand maken van de boekhoudkundige gegevens, via het menu Bestand → PDF bestand aanmaken en stuur hem/haar het bestand per e-mail. Hij/zij zal u alle wijzigingen en toevoegingen aangeven die moeten worden opgenomen om de boekhoudkundige periode correct af te sluiten.
  Als alternatief kan uw gevolmachtigde uw boekhoudbestand openen met de gratis versie van Banana Boekhouding Plus, door het te downloaden van onze Download pagina. Als uw bestand meer dan 70 transacties bevat, zal hij/zij niet in staat zijn om boekingen toe te voegen of wijzigingen aan te brengen, maar hij/zij zal nog steeds in staat zijn om alle gegevens te zien, gedetailleerde kaarten van de rekeningen te krijgen door gewoon te dubbelklikken op een rekeningnummer, enz, en u adviseren over mogelijke correcties en / of verbeteringen.

Transacties blokkeren

Zodra de afsluitings- en verificatieboekingen zijn uitgevoerd, raden wij u aan om over te gaan tot het blokkeren van uw boekhoudtransacties.

• Menu Acties → Transacties blokkeren

  De transactierijen worden genummerd en krijgen een blockchaincode die hun veiligheid garandeert

Printouts voor de Jaarafsluiting

Voor de afdrukken aan het einde van het boekjaar kunt u de informatie vinden door op de volgende links te klikken:

• Rekeningkaarten / Grootboek
• Journaal
• Uitgebreide Balans op groepen
• Boekhoudingsoverzicht
• BTW Overzicht
• Eindejaar PDF afdrukken

PDF Bestand

Met het commando PDF Bestand aanmaken kunt u alle documenten van de volledige boekhoudperiode (rekeningkaarten, journaal, BTW-overzichten, maand-, kwartaal- en jaarverslagen...) in één enkel PDF-bestand bewaren.

U kunt de boekhoudgegevens archiveren door het boekhoudbestand en de PDF-afdrukken op te slaan. Maak eventueel back-ups op een externe schijf.

Documentatie voor het auditproces

Op de pagina De documentatie voor de audit voorbereiden hebben wij een reeks opmerkingen en suggesties geplaatst over documentatie die naar de auditor moet worden gestuurd. Een volledige documentatie is een goede basis om het werk van de auditor efficiënter en sneller te laten verlopen.

Winst/verlies toewijzing

In Banana Boekhouding Plus vindt de verdeling van de winst of het verlies automatisch plaats bij de start van het nieuwe jaar. Voor meer informatie raadpleeg de pagina Nieuw jaar aanmaken.