In dit artikel
Hieronder leggen we uit hoe te handelen bij:
- overgang naar een rekeningschema met een afwijkende nummering
- het ophalen en converteren van de gegevens van een bestaande boekhouding, inclusief de transacties, naar een nieuw rekeningschema.
Converteren naar een nieuw jaar
Als u een nieuw jaar wilt beginnen met een nieuw rekeningschema zijn er twee mogelijkheden:
- Het vorige jaar (2022) converteren en dan een nieuw jaar (2023) aanmaken.
U heeft dan twee verschillende bestanden voor het jaar 2022 (een met het oude rekeningschema, met een kolom Rekeningen_1 met de nieuwe rekeningnummers) en een enkel bestand voor het jaar 2023 met het nieuwe rekeningschema.
Deze aanpak is ideaal om de rekeningschema's van de twee jaren op elkaar af te stemmen.
Op deze manier kunt doorgaan met het maken van veranderingen in het jaar 2022 en dan de beginsaldi bijwerken in het jaar 2023. - Het bestand voor het nieuwe jaar 2023 aanmaken en dan het bestand van het jaar 2023 converteren met de overgedragen saldi.
Het jaar 2022 blijft onveranderd. Voor het jaar 2023 heeft u een overgangsbestand met het oude rekeningschema maar met de bijgewerkte openingssaldi.
Het overzetten van het 2023 bestand kan gedaan worden meteen aan het begin maar ook nadat enkele transacties ingevoerd zijn.
Omdat de oude rekeningnummers in het bestand van het jaar 2022 zitten kunt u veranderingen gemaakt voor 2022 niet overhevelen naar 2023.
Stap 1: Een nieuw boekhoudbestand aanmaken
- Maak een nieuw boekhoudbestand aan.
- Pas het rekeningschema aan uw eigen wensen aan.
Stap 2: De passende rekeningen toevoegen
- In de Rekeningentabel:
- menu Gegevens → Kolommen instellen
- Klik op de knop Toevoegen.
- Voer de beschrijving Rekening_1 in.
- Voer voor iedere rekening in de Rekening_1 kolom de overeenkomstige rekening in het oude rekeningschema in.
Als de rekening hetzelfde blijft kunt u ervoor kiezen deze niet aan te geven. - Als meerdere rekeningen gegroepeerd moeten worden in één rekening voer dan de rekeningen in gescheiden door een puntkomma "1000;1001".
- Als één rekening verdeeld moet worden over meerdere rekeningen moet u handmatig verdergaan, zie hierna.
Stap 3: Het importeren beginnen
- Via Acties →Naar boekhouding importeren... → Bestand.
- Kies het bestand met uw oude rekeningschema met de knop Bladeren
- Bevestig door op de OK knop te klikken en ga verder met het volgende scherm
- Stel de import opties in
- Activeer de optie voor Rekeningnummers converteren en geef aan dat de rekening-combinaties zich in het doelbestand bevinden.
Het importeren herhalen
Als er fouten worden gemeld en het nodig is om het importeren te herhalen, is het nodig de importeer bewerking te annuleren zodat het bestand waarmee begonnen wordt leeg is. Anders worden de saldo bedragen gedupliceerd, zowel in de beginsaldi als in de transactietabel.
Onderverdeling van een rekening in meerdere rekeningen
Wanneer men overgaat naar een meer gedetailleerd rekeningschema is het waarschijnlijk nodig een rekening onder te verdelen in meerdere rekeningen.
Ga na het importeren op de volgende manier handmatig verder:
- Verdeel in het Rekeningschema de beginsaldi, budgetsaldi en de bedragen van vorig jaar van één rekening over meerdere rekeningen;
- Ga door de transacties, een voor een, van de rekening die onderverdeeld moet worden en wijs deze toe aan de meer toepasselijke rekening of maak extra transacties aan als dat nodig is om een rekening in meer gedetailleerde rekeningen onder te verdelen.
- Ga op dezelfde manier te werk voor de transacties van de Budget tabel.
Resultaten en mogelijke fouten
Als het programma fouten rapporteert (ontbreken van rekeningen of andere fouten) moet het importeren waarschijnlijk worden onderbroken en de aanpassingen compleet gemaakt; herhaal daarna het importeren.
Omdat het programma te maken heeft met verschillende rekenschema's kan het geen uitgebreide verificaties doen en garanderen dat alle gegevens correct zijn geïmporteerd en gegroepeerd.
Het wordt daarom sterk geadviseerd om het resultaat handmatig te controleren om er voor te zorgen dat de totalen van de Balans en de Winst & Verlies rekening correct zijn.