In dit artikel
Met Banana Boekhouding Plus kunt u transacties uit andere programma's overnemen, zowel om met uw boekhouding te beginnen als voor regelmatig terugkerende importbewerkingen.
Banktransacties importeren
Dit is de meest voorkomende situatie bij het importeren van gegevens. Raadpleeg hiervoor het betreffende gedeelte:
U kunt deze functies gebruiken om gegevens regelmatig of eenmalig te importeren.
Voorbeeld: een CSV-bankbestand importeren via Excel
Als u bankgegevens moet importeren en er geen importextensie beschikbaar is, kunt u ook Excel gebruiken. Maak hiervoor een gegevensstructuur die vergelijkbaar is met die van de tabel Boekingen en kopieer en plak vervolgens de gegevens:
- Maak in Excel een werkblad "Boekingen" aan met dezelfde kolommen als de tabel Boekingen van de boekhouding.
- Datum, Doc, Beschrijving, Debetrekening, Creditrekening, Bedrag
- Importeer de bankgegevens in Excel in een afzonderlijke tabel.
- Kopieer de gegevens naar het werkblad Boekingen of neem ze over met formules.
- Selecteer en kopieer de boekingsgegevens in Excel.
- Ga naar de tabel Boekingen in Banana Boekhouding.
- Ga naar het einde van de tabel en gebruik de opdracht Plakken.
Het programma voegt nieuwe rijen toe.
Om de gegevens van het oorspronkelijke formaat naar het formaat van Banana Boekhouding om te zetten, kunt u ook formules gebruiken, zoals in het voorbeeld op de onderstaande afbeelding, waarbij de
Debet- en creditrekening via een formule worden toegewezen op basis van het teken van het bedrag.
Kolommen voor boekhouding met meerdere valuta
Als u een boekhouding met meerdere valuta gebruikt, voegt u ook de volgende kolommen toe.
- Valutacode
- Bedrag in basisvaluta.
Als u zowel het bedrag in de vreemde valuta als het bedrag in de basisvaluta hebt, berekent Banana Boekhouding automatisch de wisselkoers.
Aanvullende tips
- Als de bedragkolommen geen scheidingstekens voor duizendtallen bevatten, kan het gebeuren dat Excel de waarden niet als getallen herkent. Selecteer in dat geval de volledige kolom, gebruik de opdracht "Vervangen" en voeg vervolgens het scheidingsteken voor duizendtallen in.
- Als de gegevens in omgekeerde volgorde staan ten opzichte van de volgorde die u in Banana gebruikt, selecteert u vóór het toewijzen van de velden de kolom Datum, klikt u op het pijltje rechts en sorteert u van oud naar nieuw.
- U kunt naar wens extra kolommen toevoegen.
- Met Office Scripts van Excel kunt u eventueel ook een macro maken om de bestandsconversie te automatiseren.
ChatGPT of een andere AI-assistent gebruiken
Als de gegevens niet vertrouwelijk zijn, kunt u ChatGPT of een andere AI-assistent gebruiken om een Excel-bestand te maken met dezelfde kolommen als de tabel Boekingen.
- Upload uw transactiebestand naar de AI-assistent.
- Geef aan dat het bestand banktransacties bevat en leg indien mogelijk kort het formaat, de structuur en de betekenis van de kolommen uit.
- Vraag om de inhoud om te zetten naar een Excel-bestand en geef daarbij aan dat:
- Het bestand compatibel moet zijn met Banana Boekhouding, zodat de assistent de informatie over de bestandsformaten correct kan gebruiken.
- De kolommen moeten overeenkomen met die van de tabel Boekingen in Banana Boekhouding, bijvoorbeeld:
Datum, Doc, Beschrijving, Debetrekening, Creditrekening, Bedrag. - De velden Debetrekening en Creditrekening moeten worden ingevuld met het rekeningnummer van de bankrekening, afhankelijk van het teken van het bedrag.
- U moet aangeven welke tekens in het bestand worden gebruikt als scheidingsteken voor duizendtallen en decimalen, bijvoorbeeld:
Scheidingsteken voor duizendtallen ".", decimaalteken ".".
- Open het gegenereerde bestand in Excel en controleer het resultaat.
- Mogelijk moet u handmatig aanpassingen uitvoeren of de AI-assistent aanvullende instructies geven om het resultaat te verbeteren.
- Wanneer het bestand correct is, selecteert en kopieert u de gegevens vanuit Excel.
- Ga naar het einde van de tabel Boekingen in Banana Boekhouding en plak de gegevens.
Regelmatig gegevens importeren uit andere programma's
Het kan nodig zijn om regelmatig gegevens te importeren:
- Maandelijkse loonboekingen importeren uit een loonadministratieprogramma.
- Uitgereikte facturen importeren uit een facturatieprogramma.
- Betalingen importeren die in het facturatieprogramma zijn geregistreerd.
- Verkopen importeren die in een webshop zijn geregistreerd.
- Gegevens importeren uit een ander boekhoudprogramma.
- Gegevens importeren uit een kassabeheerprogramma (bijvoorbeeld van een restaurant of hotel).
In deze gevallen zijn er twee mogelijkheden:
- Zorg ervoor dat uw toepassing de gegevens exporteert naar een txt-bestand (TSV), dat speciaal is voorbereid voor import in Banana Boekhouding.
Raadpleeg de instructies voor het maken van een bestand dat in Banana Boekhouding kan worden geïmporteerd (in het Engels). - Gebruik een importextensie die de door het programma geëxporteerde gegevens omzet naar een formaat dat door Banana wordt ondersteund.
- Controleer of er al een geschikte extensie beschikbaar is.
Zie: Importextensies. - Maak een importextensie aan.
Zie: Een importextensie ontwikkelen
- Controleer of er al een geschikte extensie beschikbaar is.
Een nieuwe boekhouding aanmaken op basis van bestaande gegevens
Als u Banana Boekhouding wilt gaan gebruiken en uw boekhouding tot nu toe met andere software hebt bijgehouden, of als u uw boekhouding opnieuw wilt opbouwen op basis van bestaande gegevens.
Gegevens overnemen uit auditbestanden of andere formaten
U kunt een boekhouding in Banana Boekhouding opnieuw opbouwen op basis van bestanden die alle boekhoudgegevens bevatten, zoals:
Eenmalig gegevens importeren met Excel
Als u begint met boekhouden in Banana en transacties uit een ander boekhoudprogramma wilt overnemen, is het waarschijnlijk sneller om Excel te gebruiken om de gegevens te kopiëren en te plakken.
- Exporteer de gegevens vanuit uw vorige boekhoudprogramma naar een formaat dat Excel kan lezen (CSV, txt, enz.).
- Importeer de gegevens in Excel (zie hieronder).
- Plaats de kolommen in Excel in precies dezelfde volgorde als in de tabel Boekingen van Banana.
- In plaats van de bestaande kolommen te verplaatsen, kan het handiger zijn om nieuwe kolommen naast de bestaande toe te voegen en de gegevens daarin te kopiëren, of formules te gebruiken om de gegevens over te nemen en om te zetten. Met formules kunt u spaties verwijderen, teksten aanpassen of bedragen en datums omzetten.
- Open de nieuwe boekhouding in Banana Boekhouding.
- Selecteer in Excel de gegevens die u wilt kopiëren en gebruik de opdracht Kopiëren (Ctrl+C of Kopiëren in het menu Bewerken).
- Ga naar Banana en gebruik de opdracht Plakken (Ctrl+V of Plakken in het menu Bewerken).
Deze methode is handig om gegevens over te nemen uit MS-Money, Intuit Quicken en QuickBooks, en uit de meeste andere boekhoudprogramma's.
Importeren uit andere programma's om over te stappen naar Banana
Om de overstap van andere programma's naar Banana Boekhouding te vergemakkelijken, hebben we enkele extensies ontwikkeld waarmee gebruikers transacties die al in andere software zijn ingevoerd, kunnen importeren in Banana Boekhouding. Wij raden daarom aan de specifieke pagina's te raadplegen over het programma waaruit u wilt overstappen: