Le tableau Comptes se compose de plusieurs colonnes. Selon les vues, les colonnes sont affichées en même temps. Chaque colonne a son propre objectif.

Les données à saisir dans les colonnes suivantes sont expliquées ci-dessous :

• Section
  On insère des codes spécifiques qui, dans le Bilan formaté par groupes, permettent d'avoir une subdivision et d'imprimer seulement certaines sections du plan comptable.
• Groupe
  Le code qui définit la ligne comme la totalisation d'un groupe ou d'un sous-groupe est saisi. Le code du groupe est ensuite saisi dans la colonne Add. dans pour indiquer la totalisation d'un compte ou d'un groupe.
• Compte
  Le numéro de compte, de centre de coût ou de segment est saisi.
• Description
  Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou du segment.
• Désactiver (présent dans la vue Divers)
  • Si vous entrez 1, le compte n'est pas affiché dans la liste autocomplète, mais peut toujours être utilisé dans le tableau des écritures
  • Si vous entrez 2, le compte est désactivé et ne peut pas être utilisé. Si le compte est tout de même saisi dans une écriture, dans la fenêtre d'information apparaît un message d'erreur.  
• BClass
  Indique :
  1=Actif, 2=Passif, 3=Coût, 4=Revenu. Plus de détails sont disponibles sur la page Comptes.
• Add. dans
  Le code d'un groupe est indiqué pour que le programme totalise le montant de la ligne du groupe.
  La rubrique Add dans a été adoptée avec la version Banana Plus.
  Le nom de la colonne est resté Gr, pour maintenir la compatibilité avec les versions antérieures du programme.
• Gr1 et Gr2
  Vous insérez des codes de regroupement supplémentaires à utiliser avec les fichiers de rapport externes.
• Solde d'ouverture
  • Inscrivez le solde du compte au début de l'année.
  • Les montants en crédit doivent être saisis avec un signe moins devant eux.
  • La somme de tous les montants débit (positifs) et crédit (négatifs) des comptes appartenant aux classes 1, 2, 3 et 4 doit être nulle. Si les soldes d'ouverture ne s'équilibrent pas, une différence sera affichée dans la fenêtre d'information.
  • Si vous avez ajouté des comptes et que la différence n'est pas correcte, recalculez les comptes.
  • Le solde d'ouverture, dans les comptes du bilan, est utilisé pour calculer le solde actuel.
  • Si des valeurs ont été saisies dans le tableau Budget, le solde d'ouverture est utilisé par le programme pour ouvrir la planification financière.
  • Reportez-vous à la page Soldes d'ouverture en partie double pour plus d'informations.
• Total Mouvement débit et crédit (colonnes protégées)
  • Ces colonnes affichent automatiquement les totaux des colonnes Débit à Crédit du tableau Ecritures.
  • S'il n'y a pas d'erreur, les totaux des deux colonnes sont égaux, sinon une différence s'affiche dans la colonne Solde qui doit être vérifiée et corrigée.
  • Dans la ligne intitulée Différence doit être égale à zéro, en ce qui concerne ces deux colonnes, il est correct qu'il y ait des montants, l'important est que ceux-ci soient égaux. Voir également la Base mathématique de la comptabilité. 
• Solde (colonne protégée)
  Le solde du compte comprend le solde d'ouverture et les opérations de débit et de crédit.
  Le solde débit est affiché en positif, tandis que le solde crédit est affiché en négatif (signe moins).
• Budget
  Saisissez le montant du budget pour la période en cours.
  Le montant estimé des coûts (débit) doit être saisi en positif, celui des recettes en négatif (crédit).
  Si le tableau Budget a été activé, la colonne Budget du tableau Comptes est protégée et les montants sont ceux calculés sur la base des entrées du Budget.
• Différence budget (colonne protégée)
  La différence entre le solde actuel et le budget
• Précédente
  Le solde du compte à la fin de l'année précédente.
  Lorsque vous utilisez les commandes Créer une nouvelle année ou Mettre à jour soldes d'ouverture, les soldes de clôture de la colonne Solde du fichier de l'année précédente sont reflétés dans cette colonne.
  Si vous créez une nouvelle comptabilité et que vous voulez des impressions avec les montants de l'année précédente, il faut les introduire manuellement dans cette colonne.
• Différence de l'année précédente (colonne protégée)
  La différence entre le solde et le montant de l'année précédente.
• Numéro de TVA
  Saisissez le numéro de TVA s'il existe des comptes clients ou fournisseurs.
• Code TVA
  Saisissez le code TVA qui doit être associé au compte pour le calcul de la TVA. Lorsque dans le tableau Écritures, dans la colonne débit ou crédit, vous tapez le compte auquel un code TVA a été associé, celui-ci est automatiquement repris et les valeurs TVA relatives sont calculées.
• Colonnes d'adresse
  Ces colonnes sont utilisées pour insérer les adresses des comptes clients et fournisseurs. Si les colonnes ne sont pas présentes, elles peuvent être ajoutées en les activant à partir du menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctionnalités → Ajouter des colonnes d'adresse dans le tableau Comptes. 

Ajouter ou déplacer des colonnes

• Si vous ajoutez une colonne de montants dans le plan comptable, le programme additionne les montants selon le schéma de regroupement choisi.
• Si des colonnes de chiffres sont ajoutées, elles ne seront pas totalisées.
• La commande Organiser Colonnes permet d'ajouter et de rendre visibles des colonnes, de déplacer leur ordre et d'en ajouter de nouvelles.
• Avec la commande Mise en page, vous pouvez également définir la mise en page de l'impression (horizontale ou verticale) et le zoom.

Comptes triés par description ou autre

• Pour obtenir des listes de comptes triées de différentes manières, utilisez la commande Extraire et trier les lignes du menu Données. Nous vous suggérons de faire très attention lorsque vous triez les lignes avec des critères différents afin de ne pas créer de confusion dans les regroupements et les totaux.

Vues

Le plan des comptes est créé avec des vues préconfigurées.

• Base: les colonnes principales pour le regroupement et les soldes sont affichées
• Mouvement: les colonnes avec le Mouvement Débit et le Mouvement Crédit sont affichées.
• Budget - les colonnes Budget et Différence de budget sont affichées.
• Précédent: les colonnes Année précédente et Différence Année précédente sont affichées
• Divers: les colonnes Désactiver, Numéro de TVA et Code TVA sont affichées.
• Imprimer: les colonnes Compte, Libellé et Solde sont affichées.
• Coordonnées bancaires - cette vue a été ajoutée à partir de la version 10.2.8 de Banana Comptabilité Plus et affiche 4 colonnes contenant les coordonnées bancaires.

Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en ajouter des autres avec la commande Organiser Colonnes.

Les comptes constituent la structure principale sur laquelle toute la comptabilité est créée. Si vous ouvrez un des modèles inclus dans Banana Comptabilité, les comptes sont déjà présents dans le tableau Comptes et possèdent déjà tous les paramètres nécessaires pour insérer immédiatement les écritures dans le tableau Ecritures. 

Les comptes du tableau Comptes sont répartis comme suit :

• Comptes du Bilan - Actifs et passifs.
• Comptes du Compte de résultat - Coûts et Profits.
• Registre Clients et Fournisseurs
• Comptes de Centres de coûts et de profits - pour la gestion de projets ou la tenue du registre des clients et des fournisseurs.
• Comptes de Segments - pour la gestion des secteurs d'activité ou des succursales.

La BClasse des comptes

La Bclasse est essentielle pour la totalisation correcte des montants et des soldes. Dans la colonne BClasse, chaque compte doit être obligatoirement affecté à l'une des valeurs suivantes, indépendamment du numéro de compte ou du groupe :

• 1 - pour les Actifs
• 2 - pour le Passifs (en négatif et en rouge)
• 3 - pour les Dépenses
• 4 - pour les Recettes (en négatif et en rouge).

Les groupes et sous-groupes n'ont pas de BClasse, la cellule de la colonne correspondante reste donc vide.

Produits en négatif

Dans Banana Comptabilité, les produits apparaissent avec un signe négatif dans le tableau des comptes parce que le programme suit la logique de la comptabilité en partie double :

• Logique des signes
  • Les comptes d’Actif et de Charges augmentent au Débit → valeurs positives.
  • Les comptes de Passif, de Capitaux propres et de Produits augmentent au Crédit → valeurs négatives.
    Ainsi, les produits sont négatifs parce qu’ils augmentent au Crédit. Cela ne signifie pas que l’entreprise subit une perte, mais simplement que Banana maintient la cohérence comptable entre Débit et Crédit.
• Impact sur les états financiers
  • Dans le Compte de Résultat, Banana calcule la différence :  Produits – Charges.
  • Même si les produits sont enregistrés comme négatifs dans le tableau, dans les rapports ils apparaissent comme des valeurs positives, de sorte que le résultat final (bénéfice ou perte) est intuitif.
• Avantage pratique
  Cette méthode garantit que :
  • Le total Débit = Crédit.
  • Les ambiguïtés dans l’utilisation des signes lors des écritures sont évitées.
  • Les rapports générés (bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie) sont corrects et faciles à lire pour l’utilisateur.

Pour plus d’informations, voir la page Bases Mathématiques.

BClasse des comptes hors bilan

Les comptes hors bilan sont ceux dont les montants et les soldes ne rentrent pas dans la totalisation des comptes du bilan et du compte de résultat. Ce sont des comptes qui sont inclus dans le plan comptable pour présenter les dépôts et les engagements conditionnels.
Les comptes hors bilan doivent avoir la Bclasse suivante :

• 5 - pour les actifs hors bilan
• 6 - pour les Passifs hors bilan
• 7 - 10 - pour les autres comptes hors bilan

Ajouter un nouveau compte

Dans le tableau Comptes, vue de base, vous pouvez ajouter de nouveaux comptes.

Avant d'ajouter un compte, il est important de savoir que :

• Le numéro de compte peut être composé de chiffres, de lettres et de caractères de séparation.
• Il ne peut y avoir plusieurs comptes avec le même numéro.
• Chaque compte doit avoir un groupement (Add. dans) et une classe (BClasse).

Pour ajouter un compte, procédez comme suit :

• Positionnez-vous dans la ligne précédant celle où le nouveau compte sera inséré.
• Ajouter une rangée avec la commande Edition → Ajouter Ligne
• Introduire dans les colonnes respectives le numéro de compte ou de catégorie, la description, la classe BC (1 pour les actifs, 2 pour les passifs, 3 pour les coûts et 4 pour les revenus - uniquement pour la comptabilité en partie double), le numéro de groupe qui doit être le même que celui introduit pour les comptes appartenant au même groupe.

Attention : si vous insérez une écriture avec un compte qui n'existe pas dans le plan comptable et seulement après vous créez le nouveau compte, vous recevrez initialement un message d'erreur ; pour l'éliminer, vous devez recalculer la comptabilité avec la commande Mag + F9 ou à travers le menu Actions → Contrôler la comptabilité.

Renommer un compte

Il s'agit d'une fonction très utile car elle vous permet de modifier un compte et d'avoir le remplacement dans le tableau des Écritures en même temps. Cela évite de devoir changer de compte chaque fois que vous effectuez une écriture qui contient le compte précédent. Il permet également de renommer un groupe ou un code TVA.

• Dans le tableau Comptes, positionnez-vous sur la cellule que vous désirez renommer. Si vous voulez changer un numéro de compte: → Colonne Compte → cellule en question ; pour changer un numéro de groupe → colonne Groupe, cellule en question ; pour un code TVA → tableau Code TVA →  Colonne TVA →  cellule en question.
• Exécutez la commande Données → Renommer.
• Saisissez le nouveau numéro de compte, groupe, catégorie ou code TVA.

Le programme mettra automatiquement à jour le tableau des Écritures avec le nouveau numéro de compte ou le nouveau code TVA.

Suppression d'un compte

Si un compte a déjà été lancé, avant de le supprimer, assurez-vous que dans le tableau des Écritures, il n'a pas été utilisé ou qu'il n'a pas de solde initial.

• Positionnez le curseur sur la ligne où se trouve le compte à supprimer.
• Entrez la commande Édition → Supprimer lignes.
• Après avoir supprimé un compte, vous devez lancer la commande du menu Actions → Recalculer. Si le compte supprimé est utilisé dans les Écritures, le programme affichera un message d'erreur.

Soldes d'ouverture des comptes

Le solde d'ouverture d'un compte est indiqué dans la colonne Ouverture.

• Les soldes Débit (actifs) sont présentés comme d'habitude.
• Les soldes Crédit (passifs) sont indiqués par un signe moins (négatif) devant le montant.
• En règle générale, seuls les soldes d'ouverture des comptes Actif et Passif sont indiqués.

Pour reporter automatiquement les soldes d'ouverture de l'année suivante, voir la leçon Créer une nouvelle année.

Pour en savoir plus sur les soldes d'ouverture, consultez la page Soldes d'ouverture.
 

Différences dans les soldes d'ouverture

Pour que la comptabilité soit correcte, le total des soldes d'ouverture en Débit doit correspondre au total des soldes d'ouverture en Crédit, afin qu'il n'y ait pas de différence.
Si le total ne correspond pas, dans la fenêtre Info, il y aura un avis de différence entre les soldes initiaux.
Si les numéros de compte ont été modifiés et qu'il y a des différences, effectuez un Recalcul complet de la comptabilité.

Lors de la première utilisation de Banana Comptabilité, pour créer la balance d'ouverture, il est nécessaire d'insérer manuellement les soldes d'ouverture (colonne Ouverture), en veillant à insérer les soldes des Passifs avec le signe moins (-) devant le montant.

Vous trouverez de plus amples informations sur les pages suivantes :

• Différences dans les soldes d'ouverture (comptabilité en partie double).
• Différences dans les soldes d'ouverture (comptabilité à entrées multiples).

Comptes clients et fournisseurs

Les comptes clients et fournisseurs peuvent être insérés directement dans les sections du Bilan, en listant les comptes de chaque client et fournisseur et en créant deux groupes de totalisation différents, l'un dans l'Actif pour les clients, l'autre dans le Passif pour les fournisseurs. Si la liste des clients et des fournisseurs est très importante, il est possible de créer un grand registre clients/fournisseurs à la fin du plan comptable.

Il existe plusieurs possibilités de configuration :

• Mise en place directement dans le Bilan, en listant les clients et les fournisseurs respectivement à l'Actif et au Passif.
• Configuration avec le détail des comptes Crédit / Débit à la fin du plan comptable, avec le montant total indiqué dans le bilan.
  Ce cadre est idéal pour ceux qui ont la gestion de la TVA sur le chiffre d'affaires.
• Configuration avec les centres de coûts et de profits, à la fin du plan comptable, sans totalisation dans le Bilan.
  Ce paramètre est idéal pour ceux qui ont la gestion de la TVA sur l'encaissement.

Comptes avec adresses

Dans le tableau Comptes, vue Adresses, se trouvent des colonnes pour insérer les adresses des clients, fournisseurs ou partenaires. Si les colonnes de la vue Adresses sont manquantes, vous pouvez les ajouter :

Menu Outils → Ajouter de nouvelles fonctionnalités → Ajouter des colonnes d'adresses dans le tableau des comptes.

Les colonnes d'adresses sont essentielles pour gérer la facturation, les rappels et le contrôle des paiements et des recouvrements.

Vous trouverez plus de détails sur la page Adresses.

Comptes des centres de coûts et de profits

Elles sont idéales pour la gestion de projets, pour obtenir des détails précis sur un événement particulier, ou pour tout autre besoin.

• Centres de coûts et de profits
  Les centres de coûts et de profits sont des comptes dont le numéro est précédé d'un point ".", d'une virgule "," ou d'un point-virgule ";" et servent à affecter des montants d'écriture à des comptes supplémentaires aux comptes comptables de base.
  Tous les montants attribués aux centres de coûts et de profits sont distincts du bilan et du compte de profits et pertes et servent uniquement à des fins d'information.

Les comptes de Segment

Pour disposer d'états financiers même pour les différents secteurs ou activités dans lesquels l'entreprise opère.

• Segments
  Similaires aux sous-comptes dont le numéro est précédé de deux points ":" et sont utilisés pour attribuer des opérations comptables à des sous-catégories de comptes.

 

 

Banana a développé un système de regroupement très pratique et immédiat, qui permet de définir dans le tableau Comptes la structure du bilan, du compte de résultat et des autres sections de la comptabilité.

Le système de regroupement est flexible, et permet de mettre en œuvre n'importe quel plan comptable national et en même temps de l'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est possible de créer des plans et des présentations du bilan et du compte de résultat, à la fois très simples et très complexes et à plusieurs niveaux et pour tout type de comptabilité.

Avec le regroupement, les totaux des soldes, des mouvements et des devis des groupes sont affichés immédiatement.

 

Fonctionnement

Pour comprendre le fonctionnement du système de regroupement, Banana offre l'avantage de se référer à la page de notre documentation :

• Système de regroupement
• ▶ Vidéo : Système de regroupement et totalisation

 

Système de regroupement et de totalisation

Le système de regroupement repose sur deux colonnes du tableau Comptes e Catégories :

• Groupe (Ligne de Total)
  • Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total
  • Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Add. dans, contiennent l'indicatif du groupe.
  • Dans la ligne où un groupe est présent, il ne doit pas y avoir de compte.
• Add. dans 
  • Additionne les montants de la ligne dans le groupe indiqué.
  • Pour chaque ligne de compte ou de groupe, le groupe dans lequel la ligne doit être totalisée est indiqué.
  • Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe. 

Principaux groupes dans la comptabilité double

Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. Ci-dessous se trouvent les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double.

Dans la comptabilité en partie double, la somme des soldes débiteurs (positifs) et créditeurs (négatifs) doit toujours être égale à 0. En cas de différences, la ligne de groupe 00 a un montant non nul.

La séquence de calcul pour arriver à 00 est la suivante :

• Le compte 1000 > groupe 1 (Total Actifs) > Groupe 00
• Le compte 2000 > groupe 2 (Total Passifs) > Groupe 00
• La compte 4000 > Groupe 4 (Total Charges) > Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) > Groupe 206 (Bénéfice année courante dans le bilan) > Groupe 2 (Total Passifs) > Groupe 00.
• Le compte 3000 > groupe 3 (Total Produits) > Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) > Groupe 206 (Bénéfice année courante dans le bilan) > Groupe 2 (Total Passif) > Groupe 00.
   
• Le groupe 00 et la ligne où sont additionnés tous les soldes des comptes.
  • Il s'agit du "Summa summarum" de tous les soldes du tableau Comptes résultant des entrées effectuées dans le tableau Ecritures.
  • Si la ligne de groupe 00 présente une différence (montant non nul), cela signifie qu'il y a des erreurs :
    • Si la différence apparaît dans le tableau Comptes, colonne Ouverture (toutes les vues), il y a des différences dans les soldes d'ouverture.
    • Si la différence apparaît dans le tableau Comptes, colonne Solde (toutes les vues), il y a des différences dans le tableau Ecritures. Dans les colonnes Débit et Crédit de la vue mouvement, les totaux ne sont pas équilibrés.
       Dans les cas où la différence est indiquée, lancer la commande Contrôler et recalculer comptabilité. Cette commande indique les éventuelles erreurs qui doivent être contrôlées et corrigées.
       
• Les colonnes Débit et Crédit de la vue Mouvement (tableau Comptes) présentent toujours les totaux des soldes. Si les totaux des deux colonnes sont égaux, il n'y a pas d'erreur.

Le résultat du Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre

Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante). 
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:

• Dans le Bilan, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché.
• Le total des Passifs reflète le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable).

Configurer la structure du Plan comptable

Le plan comptable de Banana Comptabilité peut être configuré principalement de deux manières différentes :

    1. Structure sans sous-groupes (ou sous-totaux).

Dans ce cas, la structure est très simple. Vous dressez la liste de tous les comptes sans sous-groupes et faites le total de tous les comptes ou catégories des groupes principaux :

Pour la comptabilité en partie double :

• Actifs
• Passifs
• Coûts
• Recettes

Pour la comptabilité des Recettes et des Dépenses ou le Cash manager (tableau Catégorie) :

• Recettes
• Dépenses

    2. Structure avec sous-groupes

La structure est plus complexe. Les comptes ou catégories des groupes principaux sont subdivisés en plusieurs sous-groupes, qui à leur tour sont totalisés dans les groupes principaux correspondants.

Nous présentons ci-dessous une structure de plan comptable avec un exemple de Subdivision en sous-groupes dans une Comptabilité en partie double. Chaque sous-groupe peut à son tour être :

• Actifs

  • Actifs circulants
    • Liquidité
    • Clients
    • Inventaire
  • Actifs immobilisés
    • Mobilier
    • Machines et équipements
    • Ordinateurs, logiciels.

• Passifs

  • Capital de tiers
    • Fornisseurs
    • Prêts bancaires
    • Autres dettes à court terme
    • Dettes à long terme
  • Capital propre
    • Capital propre
    • Fonds de réserve
    • Bénéfices et pertes reportés
    • Bénéfice de l'exercice

A partir du tableau Comptes, vous pouvez à tout moment, via le menu Fichier > Imprimer ou Aperçu d' impression, imprimer le plan comptable ou une partie de celui-ci. Toujours à partir du tableau Comptes, en sélectionnant la vue Mouvement, vous disposez de l'impression de la balance d'audit.

 Ajouter un nouveau groupe

• Se déplacer sur la ligne précédant celle où le nouveau groupe sera inséré
• Ajouter une ligne avec la commande Edition > Insérer lignes
• Saisissez le numéro de groupe, la description et le numéro de regroupement dans la colonne Add.dans, où vous souhaitez que ce groupe soit totalisé.

Ajouter un niveau de totalisation

Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:

• Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
  • Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
  • Insérer dans la colonne Add. dans la valeur 1
• Dans les comptes 1000 et 1020 indiquer le regroupement Add. dans = 10
• La séquence de calcul deviendra:
  Le comptes 1000 > Groupe 10 (Liquidités) > Groupe 1 (Total Actifs) > Groupe 00

Le programme effectue les totalisations suivantes :

• Il totalise les comptes dans une ligne de groupe.
  Par exemple, le compte Caisse est totalisé dans le groupe Liquidité.
• Il totalise un groupe ou un sous-groupe dans un autre groupe, qui à son tour est totalisé dans un autre groupe, construisant ainsi la structure de calcul du bilan et du compte de résultat.
  Par exemple, le groupe Liquidité est totalisé dans le total des actifs, qui à son tour sera totalisé dans le groupe 00, dans la ligne du total de contrôle

Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.

• Ajouter une ligne vide avant les Actifs
• Dans la nouvelle ligne:
  • Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
  • Indiquer dans la colonne Add. dans le chiffre 1
• Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le regroupement Add. dans 11

Lignes du titre (avec Add. dans)

Dans les lignes de titre, il est également utile d'indiquer le regroupement Add. dans (le groupe de la ligne du total) auquel il appartient.
De cette façon, dans les impressions du Bilan formaté par groupes, si les comptes sont à zéro, le titre ne sera pas imprimé.

Eliminer des sous-groupes

Si le plan Comptable présente des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le regroupement Add. dans de chaque compte qui en faisait partie.

Contrôle de la structure

Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Actions > Contrôler Comptabilité . Si il s'y trouve des erreurs, le programme les signalera.

Erreur Récurrence Infinie

Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur; raison pour laquelle une erreur de récurrence infinie se crée. 
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence infinie si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.

Compte de Résultat avec Bénéfice brut

On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.

Documents corrélés

• Soldes d'ouverture

Dans la colonne Section, il doit y avoir un codage qui sert à déterminer les différents réglages des imprimés. Les différents éléments qui composent le bilan sont divisés en plusieurs sections; chaque section est de façon distincte.

Cette division en sections vous permet de choisir d'imprimer l'ensemble du bilan et du compte de résultat, ou de choisir les sections à imprimer (par exemple, uniquement le bilan, ou uniquement un groupe, en excluant les autres composants de l'impression).

Nous présentons ci-dessous un tableau avec la codification à utiliser dans le tableau Comptes, colonne Section.

*	Titre 1	l'astérisque sert à séparer les sections et est inséré pour les titres principaux
**	Titre 2	à insérer pour les titres secondaires
1	Actifs	à insérer dans la ligne du titre Actifs
2	Passifs	à insérer dans la ligne du titre Passifs
3	Charges	à insérer dans la ligne du titre Charges
4	Produits	à insérer dans la ligne du titre Produits
01	Registre clients	à insérer dans la ligne du titre Registre clients
02	Registre fournisseurs	à insérer dans la ligne du titre Registre fournisseurs
03	Centres de coût	à insérer dans la ligne du titre Centres de coût
04	Centres de profit	à insérer dans la ligne du titre Centre de profit
#	Notes	à insérer dans la ligne du titre Notes
#X	Données cachée	à insérer dans la ligne à partir de laquelle les données doivent être cachées.

 

Le type de codage défini dans la colonne Section est utilisé pour déterminer les paramètres des impressions pour le Bilan formaté par groupes.

Chaque section est imprimée comme s'il s'agissait d'un tableau distinct.

Titre section

• * 
  L'astérisque indique une nouvelle section.
  • Titre 1 crée un dossier de niveau 1.
  • Cette section réinitialise le type de niveau à 1.
  • Il peut contenir des sections ou des dossiers de niveau 2.
  • Il est utile pour regrouper des sections qui doivent être imprimées ensemble, comme le bilan, qui contient à la fois l'actif et le passif.
• ** 
  Le double astérisque indique une section de niveau 2. 
  • Titre 2 crée un dossier de niveau 2

Lors de la création d'une nouvelle section de titre, la section de numéro est fixée à 1. 
Après une section de titre, vous devez donc toujours réinitialiser la section numérique souhaitée.

Sections numériques

Le numéro de la section détermine :

• Comment les montants sont imprimés ; les montants peuvent être affichés comme dans le plan comptable ou inversés.
• Les montants en crédit (négatif) s'ils sont inversés sont affichés en positif, tandis que les montants en positif sont affichés en négatif.
• Quelles colonnes sont utilisées pour afficher les montants; est utilisé la colonne Solde ou la colonne Mouvement période.
  • La colonne Solde indique le solde du compte à un moment donné (solde au 30 juin).
  • La colonne Mouvement total période montre le montant du mouvement dans la période donnée ; elle est utilisée pour le compte de résultat et montre les dépenses ou les revenus pour une certaine période.

Les explications des différentes sections sont les suivantes:

• 1 Actif (montants comme dans le plan comptable, colonne solde).
• 2 Passif (montants inversés, colonne solde).
• 3 Dépenses (montants comme dans le plan comptable, colonne mouvement total ).
• 4 Revenus (montants inversés, colonne mouvement total).
  Cette section peut également être utilisée seule et inclure à la fois les dépenses et les revenus (compte de résultat pas à pas). Dans ce cas, les recettes sont indiquées en positif et les dépenses en négatif.

Ces sections doivent être uniques. Il ne peut y avoir qu'une seule section, 1 actif ou 2 passifs. Des sections similaires peuvent être utilisées pour d'autres sections, registres ou centres de coûts.

Sections numériques dérivées

Il s'agit de sections qui se comportent comme les sections principales:

• 01 En tant qu'actif (montants tels que dans le plan comptable, colonne solde).
  Utilisé pour le registre des clients.
• 02 Au passif (montants inversés, colonne du solde)
  Il est utilisé pour le registre des fournisseurs.
• 03 En dépenses (montants comme dans le plan comptable, colonne mouvement total)
  Il est utilisé pour les centres de coûts.
• 04 En recettes (montants inversés, colonne mouvement total)
  Utilisé pour les centres de profit.

Autres sections

Il existe d'autres types de sections :

• # Utilisé pour indiquer la section des notes (imprime uniquement la description).
  A utiliser pour les pièces jointes au budget.
• #X Section cachée. Cette section n'est pas prise en compte dans la sélection des sections ou l'impression.
  Utilisé pour indiquer une section que vous ne voulez pas imprimer.

Disposition et largeur des colonnes dans l'impression

La disposition et la largeur des colonnes sont déterminées automatiquement par le programme :

• Les sections 1, 2, 01, 02 sont imprimées avec les soldes à la date spécifiée.
• Les sections 3, 4, 03, 04 sont imprimées avec les mouvements de la période.

Sections du bilan

Afin de subdiviser le Bilan en différentes sections, vous devez saisir la codification indiquée dans la colonne Section :

• Insérez un * sur la même ligne que le titre du Bilan.
• Insérer 1 sur la même ligne que la rubrique Actifs.
• Insérer 2 sur la même ligne que la rubrique Passif.

 

Les sections du compte de résultat

• Insérez un * sur la même ligne que le titre du compte de résultat.
• Insérer 4 sur la même ligne que le titre des Profits.
• Insérer 3 sur la même ligne que le titre des coûts.

 

 

Les sections dans le Compte de résultat sous forme scalaire

Dans le cas d'un compte de résultat sous forme scalaire, les groupes de produits et de charges s'alternent et, par conséquent, il n'y a pas de distinction claire entre les sections de produits et de charges, il suffit d'entrer :

• Un * sur la même ligne que le titre du compte de résultat
• 4 sur la ligne vierge située sous le compte de résultat.

Les sections dans le registre Clients/Fournisseurs

Les montants sont affichés de la même manière que pour les actifs et les passifs. Ce codage s'applique également si les clients et les fournisseurs sont configurés comme des centres de coûts. 

• Insérez un * sur la même ligne que le titre Registre Clients/fournisseurs ou sur une ligne vide (comme dans l'exemple).
• Insérer 01 sur la même ligne que le titre Registre Clients
• Insérer 02 sur la même ligne que le titre Registre fournisseurs.

 

Si les centres de coûts et de profits sont inclus,

• un * doit être inséré sur la même ligne que le titre Centres de coûts et de profits ou sur une ligne vierge :
• 03 sur la même ligne que la rubrique Centres de coûts ou sur une ligne vierge (précédant les centres de coûts).
• 04 sur la même ligne que le titre des Centres de profit ou sur une ligne vierge (précédant les centres de profit).

Les montants des centres de coûts s'afficheront comme positifs en tant que dépenses ; les centres de profits s'afficheront comme négatifs en tant que revenus.

 

Pour plus d'informations, consulter la page Logique des sections.

Document corrélé: Bilan formaté par groupes

 

Le tableau des Écritures est déjà préréglé avec une série de colonnes et de vues.

Les colonnes

Les colonnes listées ci-dessous et précédées d'un * ne sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Données > Organiser colonnes.

Date
La date qui est insérée dans cette colonne, est celle que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période.  La date doit être située dans la période comptable définie dans Propriétés Fichiers (Données de base) de la comptabilité, où dans les options elle peut être indiquée comme obligatoire, autrement la valeur peut être vide. Si des écritures ont été bloquées, le programme signalera une erreur lorsque l'on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc. 

*Date Pièce
On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.

*Date valeur
On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extrait de compte en format électronique.

Pièce
Le numéro de la pièce justificative qui est la base pour l'écriture comptable. Quand vous introduisez les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon à pouvoir facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie semi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.

Le programme propose le numéro suivant du document, qui peut être repris avec la touche F6.

• Numérotation numérique, le programme incrémente simplement la valeur plus élevée trouvée dans la colonne Doc;
   
• Numérotation alphanumérique, le programme incrémente la partie numérique finale; cette fonction est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
  • Si précédemment C-01 a été inséré, et vous commencez à taper C, le programme propose C-02.
  • Si précédemment B104 a été inséré, et vous commencez à taper B, le programme propose B105.
  • Si précédemment D10-04 a été inséré, et vous commencez à taper D, le programme propose D10-05.

Dans les écritures répétées vous pouvez prédisposer des groupes d'écritures qui seront reprises au moyen d'un code dans le tableau Écritures.

Pour ajouter une grande quantité de numéros, vous pouvez éventuellement profiter d'Excel. Créez dans Excel la quantité désirée de numéros de pièces et copier et coller dans la colonne Pièce du tableau Écritures de Banana Comptabilité.

*PièceProtocole
Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document. La fonction de saisie semi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que la colonne Pièce.  Il est utilisé par exemple :

• Lorsque vous devez attribuer un numéro progressif aux écritures, qui est différent du numéro de document.
• Si les écritures sont saisies par d'autres personnes, à l'aide d'un autre fichier, puis elles sont importées dans la comptabilité. De cette façon, vous pouvez avoir à la fois une numérotation progressive se référant à la comptabilité et le numéro d'origine.

*PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il vaut mieux ajouter une autre colonne.

• 01 - Dans les rapports (comme dans l'extrait de compte), cette écriture est considérée comme une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les Soldes d'ouverture.
• du 10 au 19 codes pour les factures clients
• du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
• du 30 au 1000 codes réservés à des fins futures

*Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé avec la fonction de contrôle-factures pour Clients et Fournisseurs.

*PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur une pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.

*PièceLien menant à un fichier externe

Dans cette colonne, vous insérez un lien vers un fichier externe, généralement vers la fiche comptable. Voir Insertion, modification et ouverture de liens.

• Lorsqu'un lien a été inséré dans la cellule, une petite icône apparaît et lorsque vous cliquez dessus, le programme ouvre le document, mais uniquement s'il s'agit d'une extension considérée comme sûre.
• L'autre petite icône permet d'insérer et de modifier le lien

 *Référence Externe 
Numéro de référence éventuel attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir à s'assurer qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.

Libellé
Le texte de l'écriture.
La fonction de saisie semi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou insérée l'année précédente si l'option appropriée est active. 
En pressant la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.

Si le libellé commence par #CheckBalance, l'écritures est considérée comme une écriture pour le contrôle du solde. Pour de plus amples informations, nous vous renvoyons vers la page d'explications Contrôler la Comptabilité.

*Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.

Compte Débit
Le compte qui sera débité.

• Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou d'un "-".
  En pressant la touche du signe de séparateur de segment on passe immédiatement au segment suivant.
• Si, par contre, vous pressez la touche Enter, l'introduction se termine et le programme passe à la colonne suivant.
• La fonction de saisie semi-automatique propose les comptes et les segments présents dans le plan comptable.
• On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affichera tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.
• [Commentaire]. Une valeur entre crochets est considérée comme un commentaire et son contenu n’est pas pris en compte, sauf dans des situations particulières.

*Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable

Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. 
Pour le reste, nous renvoyons l'utilisateur à l'explication sous "Compte Débit".

*Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable

Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.

*Solde 
La colonne Solde indique la somme du Débit et du Crédit. Un montant n'est donc affiché que pour les entrées sur plusieurs comptes. A la fin de l'écriture, le solde doit être nul. Si un montant est répété, cela signifie qu'il y a une erreur.

Les colonnes TVA
Pour une explication des colonnes TVA, veuillez consulter la page Écritures de la gestion TVA.

CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "." à insérer toutefois sans le ".".

• Si le sigle est précédé du signe moins "-P1", le montant sera écrit en crédit.
• [Commentaire]. Une valeur entre crochets est considérée comme un commentaire et son contenu n’est pas pris en compte, sauf dans certains cas particuliers.

*CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable.

CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par "," à insérer toutefois sans le ",".

• Si le sigle est précédé du signe moins "-P2), le montant sera écrit en crédit.
• [Commentaire]. Une valeur entre crochets est considérée comme un commentaire et son contenu n’est pas pris en compte, sauf dans certains cas particuliers.

*CC2 Description
La description du centre de coût reprise du plan comptable

CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";" à insérer toutefois sans le ";".

• Si le sigle est précédé du signe moins "-P3), le montant sera écrit en crédit.
• [Commentaire]. Une valeur entre crochets est considérée comme un commentaire et son contenu n’est pas pris en compte, sauf dans certains cas particuliers.

*CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable

*Date d'échéance
La date pour laquelle cette facture doit être payée. Consultez les sous-menus Clients et Fournisseurs

*Date Paiement
Utilisée en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
En revanche, pour utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.  

*Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.

Colonnes supplémentaires

Depuis le menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions > Ajouter les colonnes Articles dans le tableau Écritures, les colonnes suivantes sont ajoutées.
Pour plus d’informations, voir aussi Colonnes Articles du tableau Écritures.

IdArticle

• L’identifiant de l’article provenant du tableau Articles. Si vous saisissez un article présent dans le tableau Articles, la description, l’unité, le prix unitaire, le code TVA et le compte sont automatiquement repris.

Quantité

• La quantité, qui multipliée par le prix unitaire donne le montant total (peut également être un nombre négatif).
• Si le tableau Articles est présent :
  • Une valeur positive (+) est ajoutée à la quantité de l’article.
  • Une valeur négative (–) est soustraite de la quantité de l’article.
  • Une valeur neutre (±) est prise en compte pour le calcul du montant total, mais n’affecte pas la quantité dans le tableau Articles.
    Les valeurs neutres sont utilisées dans la gestion des titres pour enregistrer des gains ou des pertes. Vous pouvez indiquer la quantité et le montant du gain ou de la perte pour un titre spécifique, sans que l’écriture n’ait d’effet sur la quantité de titres disponibles. Vous pouvez insérer le symbole "±" en tapant d’abord "+" puis "-". Le programme reconnaît automatiquement cette combinaison et la convertit en symbole "±".
• Si une quantité est saisie et que le prix unitaire est vide, mais qu’un montant est présent dans l’écriture, le prix unitaire est calculé automatiquement.

Unité

• Une description se référant à la quantité, par exemple : m², t, pce.

Prix/Unité

• Le prix pour chaque unité, qui multiplié par la quantité donne le montant total (peut également être une valeur négative).
• Le nombre de décimales peut être modifié à l’aide de la commande correspondante dans le menu Outils > Ajouter /Supprimer des fonctions.

Montant de l’écriture

• Si une valeur a été saisie dans la colonne Quantité ou Prix unitaire, le montant de l’écriture est calculé sur la base du contenu de ces deux colonnes et converti en valeur positive.

Ajouter de nouvelles colonnes

Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes vous pouvez afficher, masquer, déplacer les séquences, et ajouter d'autres colonnes ou indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.

• Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, Fiche de compte, Résumé TVA sans être affichées.
  Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes.
• Si vous ajoutez une colonne Montant, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte. 

Vues

Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.

• Base: les colonnes principales.
• Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3.
• Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement.
• Bloc: les colonnes du Bloc.

La commande Organiser vues, permet de personnaliser les vues et il est également possible d'en créer d'autres.
La commande Mise en page, permet de modifier le mode d'impression de la vue.

 

Pour enregistrer l'émission de chèques bancaires, il faut insérer un compte "Chèques émis" dans les passifs.

Le chèque est émis au moment de payer le fournisseur. Ensuite, il est débité du compte courant bancaire.

La fiche de compte "Chèques émis" après l'écriture.

Il conto privato è un conto finanziario, utilizzato nella contabilità per registrare quelle transazioni che non riguardano direttamente l'azienda, ma il patrimonio personale del titolare.  Questo conto tiene traccia dei prelievi e degli apporti del titolare a scopi privati; pertanto serve per tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, evitando confusione contabile.

Prelievi dall'azienda del privato/socio

I prelievi personali vengono registrati come diminuzione del patrimonio netto. Se il titolare/socio utilizza fondi aziendali per spese personali, l'importo viene addebitato al conto privato.

Esempio di scrittura contabile per un prelievo in contanti:

• Dare: Conto privato (per il prelievo del titolare/socio)
• Avere: Cassa/Banca (per l'importo prelevato).

Apporti nell'azienda dal privato/socio

Gli apporti personali del titolare (es. aumento di capitale o versamenti per coprire spese) vengono registrati come incremento del patrimonio netto.

Esempio di scrittura contabile per un apporto in contanti:

• Dare: Cassa/Banca (per l'importo versato dal titolare/socio)
• Avere: Conto privato (per l'apporto del titolare/socio).

Utili prelevati

Se il titolare/socio preleva utili maturati:

• Dare: Conto utili a nuovo (o Risultato di esercizio)
• Avere: Conto privato

Saldo del Conto Privato/socio

• Saldo positivo: indica che il titolare ha un credito verso l'azienda.
• Saldo negativo: indica che il titolare ha debito verso l'azienda.

Banana Comptabilité Plus inclut dans la commande Controler et recalculer la comptabilité la fonction #CheckBalance pour la vérification et la correspondance des soldes comptables.

Ce contrôle est essentiel pour l'exactitude de la comptabilité. La vérification des soldes, en plus d'être effectuée à la fin de l'exercice comptable, est recommandée périodiquement en fin de mois, afin d'éviter que d'éventuels soldes incorrects soient reportés de mois en mois.

Pour effectuer cette vérification, procédez comme suit :

• Enregistrez la date à laquelle le solde se réfère.
• Dans la colonne Libellé, saisissez #CheckBalance suivi du montant correspondant au solde à vérifier (ex. solde effectif en caisse, solde bancaire de l'extrait de compte...).
• Dans la colonne Débit, indiquez le compte sur lequel la vérification est effectuée (compte bancaire, caisse, compte TVA ou autre compte à vérifier).
• La cellule de la colonne Montant doit rester vide.

Avec cette commande, en cas de non-concordance des soldes, le programme signale dans la fenêtre Messages les comptes dont les soldes ne correspondent pas.

 

Dépôt sur carte de crédit

Lorsque vous effectuez des dépôts par carte de crédit, vous devez vous assurer que le compte Carte de crédit est présent dans le tableau Comptes, sinon vous devez l'inscrire dans la section Passifs.

Le compte de carte de crédit est ajouté dans le groupe ou le sous-groupe des dettes à court terme ; s'il n'y a pas de sous-groupe, il figure dans le passif.

Exemple :

Vous avez été déposé via le compte bancaire 1000 Fr. sur le compte de carte de crédit.

• En Débit, enregistrez le compte de carte de crédit.
• En Crédit le compte bancaire avec lequel le dépôt est effectué.

Enregistrer la facture de carte de crédit

Lorsque la facture de carte de crédit arrive, tous les coûts indiqués sur la carte de crédit doivent être enregistrés et le crédit doit être annulé du compte de la carte de crédit.

Exemple :

Nous recevons la facture de la carte de crédit pour un total de 749 CHF (détails : 479 CHF pour l'achat d'un ordinateur, 150 CHF pour des frais d'hôtel, 120 CHF pour l'achat d'équipement de bureau) (Doc.10).

L'écriture se fait sur plusieurs lignes.

• Dans Débit, inscrivez tous les coûts liés aux dépenses indiquées sur la carte de crédit ; inscrivez un coût par ligne ;
• Dans Crédit, saisissez le compte de carte de crédit.

Vérifier le solde de votre compte de carte de crédit

À chaque fois que des paiements anticipés sont effectués sur la carte de crédit et que tous les frais indiqués sur la carte de crédit ont été enregistrés, il est nécessaire de vérifier que le solde du compte de la carte de crédit corresponde à la disponibilité encore sur la carte de crédit.

 

 

Carte de crédit et comptabilité sur l'encaissé

Si aucun acompte n'est versé sur la carte de crédit et que la facture est payée en totalité par la banque, la facture de la carte de crédit avec le relevé des coûts, est enregistrée au moment du paiement.

Il est enregistré sur plusieurs lignes :

• Sur toutes les lignes qui composent l'écriture, inscrivez la même date et le même numéro de document pour chaque transaction.
• Dans la colonne Débit, indiquez un compte par ligne, se référant au coût ou à l'investissement de la transaction par carte de crédit.
• Saisissez le montant de chaque transaction enregistrée en Débit.
• Dans la colonne Crédit, indiquez le compte bancaire ou postal avec lequel la facture est payée.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant total payé de la facture de la carte de crédit.
• Dans la colonne TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.
• En cas d'assujettissement à la TVA, dans la colonne Code TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.

Après avoir enregistré toutes les transactions, vérifiez le solde de la carte de crédit en ouvrant simplement la fiche du compte de la carte de crédit.

Cartes de crédit et comptabilité du facturé

Si les écritures de la comptabilité sont basées sur le facturé, tous les coûts liés aux achats par carte de crédit sont saisies lorsque la facture de la carte de crédit est reçue :

• Sur toutes les lignes qui composent l'écriture, inscrivez la même date et le même numéro de document pour chaque transaction.
• En Débit, tous les comptes liés aux coûts sont enregistrés. Chaque coût doit être saisi sur une ligne.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant de la transaction unique enregistrée en Débit.
• Dans Crédit, vous enregistrez le compte de la carte de crédit, comme n'importe quel fournisseur.
• Dans la colonne Montant, entrez le montant total à payer par la carte de crédit.
• En cas d'assujettissement à la TVA, dans la colonne Code TVA, indiquez le code TVA pour chaque ligne.

Lorsque la facture de la carte de crédit est payée, on la saisit:

• Dans Débit le compte de la carte de crédit (la dette est éteinte).
• Dans Crédit le compte bancaire ou postal avec lequel la facture est payée.
  • En tant que Montant, vous saisissez le montant total de la facture de la carte de crédit payée.

Banana Comptabilité prévoit à importer les transactions de la carte de crédit dans le fichier de comptabilité principal.

Il faut s'assurer que le plan comptable comprend le compte de la carte de crédit et le compte d'attente à utiliser en cas d'acomptes.

Installer l’extension d’importation

Afin de pouvoir effectuer l'importation, le format des données, fournies par la banque émettrice de la carte de crédit, doit être compatible avec les formats prévus par Banana Comptabilité.

Pour installer l'extension pour le format de données émis par la banque émettrice, procédez comme suit :

• Menu Extensions > Gérer extensions.
• Sélectionnez l’extension correspondant au format dans lequel l’établissement émetteur de la carte de crédit met à disposition les mouvements de la carte (format standard international ISO 20022 avec le plan Professional ou .CSV avec le plan Advanced) et cliquez sur le bouton Installer. 
  Le format sera présent dans la boîte de dialogue Importer dans la comptabilité.

Importer les mouvements de la carte de crédit

Après avoir installé l'extension de format de données compatible avec Banana, procédez comme suit pour importer des données :

• Du dialogue, Actions > Importer en comptabilité > Écritures
  • Sélectionner le type de format de la banque émettrice de la carte de crédit
• Sélectionner le fichier transmis par la banque à l'aide du bouton Parcourir et confirmer avec OK.
• Insérer la période et indiquer le compte de la carte de crédit. Confirmez avec OK.
  Tous les mouvements sont importés dans le tableau Écritures.
• Pour chaque ligne, indiquer le compte de contrepartie qui se rapporte au mouvement.

Importer les mouvements de la carte de crédit avec des acomptes versés

Lorsque des acomptes ont été versés sur la carte de crédit, ils sont enregistrés dans la comptabilité. Dans ce cas, après avoir importé les données de la carte de crédit, il y a le problème des écritures d'acompte. Dans ce cas, une double écriture se trouve sur le compte de la carte de crédit :

• Présence du compte de carte de crédit en contrepartie des débits bancaires pour les versements sur la carte de crédit.
• Présence du compte de carte de crédit dans les mouvements importés de la carte de crédit.

Pour compenser ce chevauchement, le compte d'attente doit être utilisé au moment de l'importation.

Comment importer :

• Du dialogue, Actions > Importer en comptabilité > Écritures
  • Sélectionnez le type de format de la banque émettrice de la carte de crédit.
• Sélectionner le fichier transmis par la banque à l'aide du bouton Parcourir et confirmer avec le bouton OK.
• Insérer la période et indiquer le compte d'attente. Confirmez avec le bouton OK.
  Tous les mouvements sont importés dans le tableau Écritures.
• Pour chaque ligne, indiquer le compte de contrepartie qui se rapporte au mouvement.

 

Les entreprises qui ont du personnel salarié doivent gérer les salaires ainsi que les cotisations sociales et les assurances du personnel.

Les salaires peuvent être gérés de deux manières différentes :

• Gestion des salaires au net
• Gestion des salaires au brut

La gestion des salaires au net est la solution la plus simple car elle prévoit :

• l’enregistrement des salaires au moment où ils sont payés
• l’enregistrement des cotisations sociales et des assurances uniquement lors du paiement des acomptes de cotisations et des primes d’assurance du personnel.

La gestion des salaires au brut est beaucoup plus complexe, car les écritures doivent enregistrer chaque mois les salaires bruts ainsi que les cotisations sociales et les assurances déduites des salaires des employés, ainsi que les retenues sur les salaires des employés.

Sur cette page, vous trouverez une checklist indicative pour ceux qui utilisent Banana Comptabilité Plus, utile pour effectuer toutes les vérifications nécessaires à la clôture de l’année comptable et au démarrage du nouvel exercice. 

Nous expliquons également comment intervenir si, après la clôture, des différences ou des écritures manquantes apparaissent. Plus d’informations sur la page Modifications après la clôture de l’exercice.

Utilisez le Filtre temporaire pour des vérifications et corrections rapides

Pour effectuer rapidement les contrôles, surtout en fin d’année, nous vous conseillons d’utiliser la fonction Filtre temporaire des lignes, qui vous montre tous les mouvements correspondant à un mot-clé, une phrase, un compte ou un ensemble d’éléments. Vous pouvez corriger ou modifier les mouvements directement dans les lignes affichées par le Filtre, sans devoir parcourir toute la table Tableau Écritures. Ensuite, en retirant le Filtre temporaire, les lignes reviennent à leur ordre d’origine. Plus d’informations sur la page :

•  Filtre temporaire des lignes (disponible uniquement avec le plan Advanced).

Commande de contrôle de la comptabilité

Avec Banana Comptabilité, vous pouvez enregistrer rapidement, même en laissant certaines opérations en attente, sans interrompre le travail en cours.

La commande Actions > Contrôler comptabilité effectue de nombreuses vérifications, comme si les données étaient saisies à nouveau depuis le début, et signale immédiatement toute erreur ou différence détectée. 

Utilisez cette commande régulièrement, notamment en cas de différences, de messages d’erreurs, de changements importants (soldes initiaux, codes TVA) et surtout avant de clôturer la comptabilité.

Vérification des soldes d’ouverture

• Dans le tableau Comptes, dans les colonnes Ouverture et Solde, à la ligne "La différence doit être zéro", aucun montant ne doit apparaître. Dans le cas contraire, il faut identifier et corriger l’erreur pour équilibrer le bilan initial.
  Remarque : dans la vue Mouvements, il est normal qu’il y ait des montants dans les colonnes Débit et Crédit.
• Assurez-vous que les charges et produits à recevoir ou à payer de l’année précédente soient clôturés.
• Vérifiez que les soldes d’ouverture correspondent bien à ceux de fin d’année précédente déjà révisés et déclarés à l’Administration fiscale.
• Pour la comptabilité en devises, voir la page dédiée Soldes d’ouverture comptabilité multi-devises.

Vérification de la correspondance des soldes comptables

La première vérification consiste à s’assurer que les soldes comptables des comptes correspondent à la réalité. Le solde du compte caisse doit correspondre à l’état réel de la caisse. Les soldes des comptes bancaires, cartes de crédit, prêts ou avoirs doivent correspondre aux extraits de compte. Il en va de même pour tous les autres comptes avec des rapprochements à faire, comme la TVA, les fournisseurs, etc.

En cas de différence, il faut en identifier la cause et compléter soit le solde initial, soit les écritures.

Différences dans le tableau Écritures

Dans le tableau Écritures (fenêtre Info en bas), vérifiez qu’aucune différence ne soit signalée. En plus de la commande Contrôler la comptabilité, avec Banana Comptabilité Plus vous pouvez activer la colonne Solde dans le tableau Écritures. Cette colonne détecte toutes les lignes où il y a des différences. Il suffit donc de faire défiler rapidement la colonne pour repérer immédiatement les différences comptables et les corriger, sans propager d’erreurs dans la nouvelle année.

Différences entre les soldes bancaires des extraits et les soldes comptables (fonction CheckBalance)

La fonction #CheckBalance vérifie que les soldes comptables correspondent à ceux des extraits bancaires. Il est recommandé d’effectuer cette vérification non seulement en fin d’exercice, mais chaque mois, pour éviter de reporter des soldes erronés mois après mois.
Les informations concernant les écritures de vérification des soldes sont disponibles sur la page Écritures de vérification des soldes.

Comptabilité multi-devises

Si vous utilisez une comptabilité multi-devises, vous devez aussi définir les taux de clôture et enregistrer les gains ou pertes de change latents. Plus d’informations à la page :

• Clôtures et vérifications comptabilité multi-devises.

Vérifications avant la clôture

Pour s’assurer que la comptabilité de l’année est complète et cohérente, il est important que :

• Tous les mouvements de l’année soient enregistrés (banque, caisse, clients, fournisseurs).
• Aucune ligne ne soit déséquilibrée ou incohérente.
• Les écritures TVA soient cohérentes (si applicable).
• La comptabilité multi-devises contienne tous les mouvements en devises.
• Les différences de change aient été calculées dans la comptabilité multi-devises.
• La commande Contrôler comptabilité ait été exécutée et qu’aucune erreur n’ait été détectée.

Opérations de fin d’année

• Enregistrez les amortissements.
• Saisissez les charges et produits à payer ou à recevoir.
• Vérifiez l’imputation correcte des charges et produits.
• Rapprochez les comptes bancaires et les soldes des clients et fournisseurs.

Plus d’informations sur la page : Écritures comptables de clôture.

Différences de change (si comptabilité multi-devises)

• Mettez à jour le taux de change au 31/12 dans le tableau Taux de change (utilisez le taux officiel de l’Administration fédérale des contributions).
• Exécutez la commande Créer écritures différences de change.

Créez une checklist personnalisée

Chaque année, les opérations de vérification et de clôture sont nombreuses, et il n’est pas toujours facile de tout se rappeler d’un exercice à l’autre. Pour éviter les oublis, avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez créer un tableau simple directement dans votre fichier comptable où vous pouvez noter :

• Toutes les informations relatives aux vérifications.
• Les observations et corrections faites par le réviseur l’année précédente, afin de ne pas répéter les mêmes erreurs.
• La liste des documents à imprimer.
• Les documents à envoyer au réviseur.
• Les liens vers les pages ou ressources que vous jugez utiles.

Plus d’informations sur les pages suivantes :

• Ajouter tableaux
• Tableau Notes internes

À la fin de l'exercice, avant d'ouvrir la nouvelle année comptable, certaines opérations de clôture doivent être effectuées. Certaines écritures sont simples et peuvent être réalisées de manière autonome, tandis que d'autres nécessitent des compétences techniques spécifiques ou impliquent des aspects fiscaux et sociaux pour lesquels il est conseillé de s'adresser à un expert-comptable ou à un fiduciaire.

Contrôles préliminaires

Avant la clôture, vérifiez que :

• Il n'y a pas d'erreurs avec la commande Contrôler comptabilité.
• Les soldes bancaires dans la comptabilité correspondent aux relevés bancaires.
  • Utilisez la fonction de #CheckBalance.
• Dans le Tableau Écritures, il n'y a pas de différences entre les colonnes Débit et Crédit.
  • Affichez la colonne Solde et vérifiez qu'il n'y ait pas de différences.
• Toutes les écritures de l’année ont été enregistrées.
• Le solde du compte TVA automatique a été transféré dans le compte TVA due.

Factures clients et fournisseurs ouvertes (avec comptabilité de caisse) 

Si vous utilisez une comptabilité de caisse, à la fin de l'année vous devez enregistrer :

• Les factures clients émises mais non encore encaissées.
• Les factures fournisseurs reçues mais non encore payées.

Ces écritures permettent d’attribuer correctement les charges et les produits à l’exercice concerné.
Vous pouvez utiliser les fonctions Factures clients ouvertes et Factures fournisseurs ouvertes.

Factures clients ouvertes au 31.12

Dans le cas où vous tenez une comptabilité de caisse, à la fin de l’année vous devez enregistrer les factures clients émises et non encore encaissées. Cette opération de clôture permet de déterminer les charges et les produits de l'exercice.
Pour faciliter la procédure, la fonction des factures ouvertes par client vous permet de relever rapidement les montants au 31.12.

Factures fournisseurs ouvertes au 31.12

Si vous tenez une comptabilité de caisse, en fin d’année vous devez enregistrer les factures reçues des fournisseurs et non encore payées. Cette opération de clôture sert à déterminer les charges et les produits de l’exercice. Pour faciliter la procédure, la fonction factures ouvertes par fournisseur permet d’identifier rapidement les montants au 31.12.

Amortissements

À la fin de l'exercice, il faut comptabiliser la dépréciation des biens mobiliers et immobiliers et envisager un amortissement accéléré pour les biens sujets à une obsolescence rapide.
Vous pouvez utiliser notre application Registre des Actifs qui génère automatiquement les écritures d’amortissement que vous pouvez reprendre dans votre fichier comptable. L’écriture d’amortissement varie selon la méthode utilisée :

• Amortissement direct : la dépréciation est enregistrée directement dans le compte de résultat, en débitant le compte d’amortissement et en créditant le compte de l’actif. Dans le bilan, l’actif est toujours affiché à sa valeur résiduelle.

• Amortissement indirect : dans ce cas, l’amortissement n’est pas enregistré comme une diminution de l’actif, mais comme une correction en comptabilisant dans un fonds d’amortissement (réduction de l’actif).

Ajustement du stock

Si vous avez un stock de marchandises, ou simplement un inventaire du matériel de l’entreprise, la valeur du stock en fin d’année doit être ajustée en comptabilité. Au cours de l’année, les mouvements liés au stock ne sont pas enregistrés dans le fichier comptable :

• Les entrées et sorties de marchandises, ainsi que leurs valeurs respectives, sont gérées et mises à jour dans le fichier ou l’application dédiée à la gestion du stock.

L' application Stock facilite la gestion des quantités entrantes et sortantes, des prix unitaires et des valeurs finales du stock, vous permettant de déterminer simplement et rapidement l'ajustement à enregistrer en fin d’année dans votre comptabilité.

Pour calculer la valeur du stock à reporter correctement dans le Bilan :

• Déterminez la valeur du stock
• Comparez la valeur du stock au début de l’année avec la valeur finale
• Enregistrez la différence comme variation de stock en utilisant comme contrepartie le compte de charges des marchandises.

Dans notre exemple sur Banana, on suppose une augmentation du stock par rapport à sa valeur initiale. Le stock (compte 1200) est donc enregistré au débit, tandis que la diminution du coût des marchandises est enregistrée au crédit.

Consommation propre

La consommation propre se produit lorsque l’entrepreneur utilise à des fins privées des biens ou services appartenant à l’entreprise (marchandises, matériel, voiture, locaux, etc.).
Fiscalement, c’est comme si l’entreprise vendait à l’entrepreneur, et cela doit donc être enregistré comme un produit. Si l’entreprise est soumise à la TVA, l’opération est imposable à la TVA.

En Suisse, selon la Loi sur la TVA (LTVA), la consommation propre est imposable car elle représente une utilisation privée de biens pour lesquels l’entreprise a déduit la TVA préalable.

La valeur à considérer est généralement :

• La valeur de marché du bien utilisé, ou
• Le coût d’achat si inférieur.

Le taux de TVA applicable est celui du bien (p.ex. 8,1 %).

Si l’entrepreneur prélève des marchandises de l’entreprise pour un usage personnel :

• Enregistrez un produit (comme s’il s’agissait d’une vente).
• Calculez la TVA sur la valeur du bien.
• Réduisez le stock.

Consommation propre sur les véhicules de l’entreprise :

Si l’entrepreneur utilise la voiture de l’entreprise à des fins privées, l’utilisation privée doit être enregistrée comme un produit d’exploitation. Si l’entreprise est soumise à la TVA, l’opération est imposable à la TVA.

• Le montant à enregistrer est forfaitaire ou calculé selon des règles fiscales (p.ex. 9,6 % du prix d’achat par an).
• L’utilisation privée est considérée comme un produit.
• La TVA doit être déclarée comme TVA due.
• La contrepartie peut être :
  • une réduction des coûts de voiture (6900), ou
  • une réduction de la valeur de l’actif (véhicule), souvent préférée pour les entreprises individuelles.

Ajustement du compte Impôts et taxes

L’ajustement des impôts et taxes est une écriture de fin d’année qui sert à :

• Enregistrer les impôts et taxes dus pour l’année mais pas encore payés.
• Corriger les montants estimés précédemment sur la base du décompte fiscal effectif.

Cela permet de reconnaître le coût correct de l’exercice et de constater la dette correspondante envers l’administration fiscale.

Il est également nécessaire de vérifier que les acomptes payés durant l’année concernent bien l’année en cours.
Les paiements d’impôts relatifs à des exercices antérieurs doivent être enregistrés comme des clôtures des provisions présentes dans le compte “Impôts directs” (bilan).

Si le solde des provisions s’avère insuffisant ou excédentaire, la différence doit être enregistrée comme charge ou produit extraordinaire, ou comme élément d’exercices précédents, selon la nature de la variation.

Ajustement du compte Privé

Le compte privé (généralement 2850 / 2860) est utilisé dans les entreprises individuelles ou les sociétés de personnes pour enregistrer :

• Retraits personnels du titulaire
• Versements personnels du titulaire
• Utilisation de biens de l’entreprise à des fins privées (consommation propre)
• Dépenses privées payées par erreur par l’entreprise
• Ajustements de fin d’année

À la fin de l’année, ce compte doit être ajusté pour refléter le solde correct entre le titulaire et l’entreprise.

Si le compte privé est actif (solde débit) et représente donc une créance du titulaire envers l’entreprise, des intérêts pourraient théoriquement être reconnus.

Clôtures et déclaration TVA

Pour les entreprises soumises à la TVA, il est important en fin d’année de vérifier les écritures TVA et d’effectuer les clôtures correctement. Banana Comptabilité Plus permet de contrôler les données et de préparer les déclarations TVA (plan Advanced) pour la Suisse, facilitant une gestion ordonnée et conforme aux règles en vigueur. En fin d’année, après les vérifications et corrections nécessaires, vous devez :

• Enregistrer la TVA du 4e trimestre (ou du dernier semestre en cas de méthode du taux de la dette fiscale nette).
  • Vous devez transférer le solde du compte TVA automatique au compte TVA due.
• Avant de transmettre la dernière déclaration TVA :
  • Ouvrez les PDF des décomptes TVA périodiques transmis à l’AFC.
  • Utilisez les extensions TVA pour recalculer les décomptes TVA de chaque période précédente.
  • Vérifiez que les décomptes TVA recalculés correspondent encore à ceux déjà transmis.
• Utilisez la commande Résumé TVA pour visualiser les différents rapports et générer une impression PDF pour l’archivage des données. En cas de contrôle fiscal, ces documents seront utiles.

Ajustements AVS/AI/APG/AC

Les contributions AVS/AI/APG/AC sont les contributions sociales obligatoires en Suisse couvrant la retraite (AVS), l’invalidité (AI), les allocations pour perte de gain (APG) et le chômage (AC).

• Durant l’année, le compte des contributions AVS enregistre généralement les acomptes versés à la Caisse cantonale de compensation AVS (au débit) et les parts prélevées sur les salaires des employés (au crédit).
• Si durant l’année les allocations familiales versées aux employés ont été enregistrées dans un compte dédié, par exemple dans le compte “Contributions allocations familiales”, pour concilier la comptabilité avec le décompte final AVS et enregistrer l’ajustement correspondant, on peut transférer le solde de ce compte au compte Contributions AVS/AI.

Ajustements LAA, LAA complémentaire

Les contributions LAA et LAA complémentaire en Suisse sont des assurances obligatoires contre les accidents professionnels et non professionnels (LAA), ainsi que des couvertures supplémentaires offertes par l’employeur (LAA complémentaire).

Avec l’enregistrement des derniers salaires de décembre et le paiement du treizième salaire, il faut imprimer la liste des salaires avec tous les salaires bruts indiqués. Vous devez communiquer le total brut AVS aux assurances du personnel, qui détermineront les éventuels ajustements à payer.

Ajustement caisse de pension

La caisse de pension (ou LPP) est l’assurance obligatoire suisse pour la prévoyance professionnelle, qui complète la retraite AVS.

De nombreuses assurances pour le deuxième pilier (LPP) calculent la prime annuelle selon les prévisions salariales communiquées par l’entreprise avant la fin de l’année. Les gratifications ne sont pas incluses. Les modifications importantes durant l’année doivent être communiquées immédiatement, afin que l’assurance puisse adapter les primes. L’entreprise peut aussi décider de verser un montant plus élevé que la prime prévue, pour éviter un déficit en cas de changement en cours d’année.

En fin d’année, l’assurance LPP envoie un décompte final indiquant un solde créditeur ou débiteur, selon que les versements ont été supérieurs ou inférieurs au montant dû.

Dans l’exemple suivant, on suppose qu’il y a un solde à payer. L’écriture se fait donc sur deux comptes : au débit le compte Contributions LPP et au crédit le compte Dettes envers institutions de prévoyance.

En cas de crédit, le compte Contributions LPP est extourné : au débit on enregistre le compte Créances envers institutions de prévoyance et au crédit le compte Contributions LPP (en diminution).
Dans la nouvelle année, le crédit doit être transféré au compte Contributions LPP (pour la nouvelle année) et le crédit se clôture au crédit.

Ajustement du Fonds de dépréciation des créances ou Pertes sur créances

Le Fonds de dépréciation des créances / Pertes sur créances est un compte correctif de l’actif, lié aux créances clients, et sert à réduire la valeur des créances afin de tenir compte du risque de non-recouvrement.

En pratique :

• Les créances au bilan sont présentées à leur valeur réaliste.
• Le fonds représente une estimation des pertes possibles.
• Il renforce la prudence du bilan, comme l’exige le CO suisse.

Le compte de résultat "Dépréciation des créances" est enregistré au débit et le Fonds de dépréciation des créances est enregistré au crédit.

Ajustement Impôt à la source

Au cours de l’année, l’employeur retient l’impôt à la source sur les salaires des employés étrangers non domiciliés fiscalement en Suisse. Les montants retenus doivent être versés à l’Administration de l’impôt à la source chaque trimestre. 

En fin d’année, avec le dernier décompte de décembre, la déclaration d’impôt à la source du dernier trimestre est effectuée. Tous les salaires bruts versés sont vérifiés, et en cas de modifications ou d’erreurs, les rectifications peuvent être effectuées avec la dernière déclaration d’impôt à la source. 

En général, le montant total à payer pour l’impôt à la source du quatrième trimestre est enregistré comme dette au 31.12 ou, en cas de trop-perçu, comme créance. La contrepartie est toujours le compte salaires (compte 5000). 

Remboursements pour cadres supérieurs

Par “cadres supérieurs”, on entend les dirigeants (CEO, directeurs, responsables d’unités).
Les remboursements peuvent concerner les dépenses effectives engagées par le cadre pour l’entreprise. Ces remboursements ne sont pas imposables pour l’employé, donc non soumis à l’AVS, à la LPP ni à l’impôt à la source, à condition qu’ils soient documentés, ou, en cas d’indemnités forfaitaires, qu’ils aient été approuvés par l’AFC via un règlement.

Dans ce cas, ils sont enregistrés comptablement comme frais de remboursement ou charges de personnel.

Les comptes de régularisation sont des écritures d’ajustement de fin d’exercice utilisées pour appliquer le principe de la comptabilité d’exercice, en attribuant les charges et les produits à l’année à laquelle ils se rapportent économiquement, indépendamment du moment du paiement ou de l’encaissement.

Attention

Les comptes de régularisation ne concernent pas des factures simplement impayées ou non encore encaissées, mais des ajustements nécessaires pour déterminer correctement la comptabilité d’exercice de l’exercice.

Différence entre comptes de régularisation

À la fin de l’année, deux situations peuvent se présenter :

• Charges ou produits courus mais pas encore enregistrés → Comptes de régularisation
• Charges ou produits déjà enregistrés mais ne relevant pas entièrement de l’exercice en cours → Charges et produits constatés d’avance

Règle simple

• Les comptes de régularisation ajoutent ce qui manque.
• Les charges et produits constatés d’avance reportent ce qui a été enregistré en excès.

Produits à recevoir et charges à payer

Les comptes de régularisation concernent des charges ou des produits déjà courus durant l’exercice, mais qui auront une incidence financière (encaissement ou paiement) dans l’exercice suivant.

Ils se distinguent en :

• Produits à recevoir → Produits à encaisser
• Charges à payer → Charges à payer

La charge ou le produit relève entièrement de l’année en cours, mais n’a pas encore été encaissé ou payé.

Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance

Les charges et produits constatés d’avance reportent des charges et des produits déjà enregistrés mais relevant de l’exercice suivant.

Ils se distinguent en :

• Charge constatée d’avance → reporte une partie d’une charge déjà enregistrée
• Produit constaté d’avance → reporte une partie d’un produit déjà enregistré.

Comptes de régularisation dans la structure du plan comptable de Banana Comptabilité

Les comptes de régularisation sont enregistrés par des écritures normales dans le Tableau Écritures, en utilisant des comptes spécifiques du bilan dans le plan comptable.

Les comptes sont listés dans les sous-groupes suivants :
Actifs circulants

• 1300 Charges constatées d’avance (charges payées d’avance)
• 1301 Produits à encaisser

Capitaux de tiers à court terme

• 2300 Charges à payer
• 2301 Produits encaissés d’avance

Ci-dessous, nous présentons quelques exemples de produits à recevoir et charges à payer ainsi que de charges et produits constatés d’avance créés dans le Tableau Écritures de Banana Comptabilité.

Méthode comptable et comptes de régularisation

• Dans la Méthode de la comptabilité d’exercice ou principe de la comptabilité d’exercice, les factures émises ou reçues sont enregistrées directement dans les comptes Clients ou Fournisseurs et apparaissent comme postes ouverts.
• Dans la Méthode de caisse, les comptes de régularisation sont nécessaires en fin d’année pour enregistrer les charges et produits courus mais non encore encaissés ou payés.
• Dans la Méthode système mixte, la solution la plus cohérente avec la méthode d’enregistrement adoptée est appliquée.

Cas 1 - Produits à recevoir (Produits à encaisser)

Exemple : la banque accorde des intérêts créditeurs de CHF 1’200 pour la période du 01.10 au 31.03. Au 31.12, 3 mois sont courus (octobre–décembre).

Part relative à l’année en cours :

• 1’200 ÷ 6 mois × 3 mois = CHF 600

Écriture au 31.12 

• Débit : 1301 Produits à encaisser CHF 600
• Crédit : 6950 Intérêts créditeurs CHF 600

Dans le Compte de résultat, CHF 600 figurent pour la part des intérêts créditeurs courus jusqu’au 31.12 ; au Bilan, les produits à recevoir figurent pour les intérêts courus mais non encore encaissés.

Cas 2 - Charges à payer

Exemple : Intérêts débiteurs sur un prêt : CHF 2’400 par an, payables le 31.03 de l’année suivante.
Au 31.12, 3 mois sont courus.

2’400 ÷ 12 × 3 = CHF 600

Écriture au 31.12 

• Débit : 6900 Charges d’intérêts courues CHF 600
• Crédit : 2300 compte  Charges à payer (dette) CHF 600

Dans le Compte de résultat, les intérêts débiteurs courus jusqu’au 31.12 figurent ; au Bilan, les charges à payer figurent pour la dette à payer.

Cas 3 - Charge constatée d’avance

Exemple - Prime d’assurance payée de CHF 1’200 pour 12 mois, pour la période du 01.10 au 30.09 de l’exercice suivant :

Période relative à l’année en cours :
Octobre–décembre = 3 mois

Part relative à l’année en cours :
1’200 ÷ 12 × 3 = CHF 300

Part relative à l’année suivante :
1’200 − 300 = CHF 900

Écriture au 31.12 

• Débit : Charges constatées d’avance CHF 900
• Crédit : Assurance CHF 900

Dans le Compte de résultat, la charge de CHF 300 reste car une diminution de la prime d’assurance est enregistrée pour la part payée d’avance ; au Bilan, CHF 900 restent car il s’agit de la part de charge relative à l’exercice suivant.

Fiche du compte Charge constatée d’avance

Fiche du compte Charge prime d’assurance

Cas 4 - Produit constaté d’avance

Exemple - Loyer semestriel de CHF 6'000, encaissé d’avance le 01.12, pour la période du 01.12 au 31.05 :

Part mensuelle :
6’000 ÷ 6 = 1’000 par mois

Part relative à l’année en cours :
Décembre = CHF 1’000

Part relative à l’année suivante :
5 mois = CHF 5’000

Écriture initiale: 

• Débit : Banque CHF 6’000
• Crédit : Produits de location CHF 6’000

Écriture au 31.12 

• Débit : Produits de location CHF 5’000
• Crédit : Produits constatés d’avance CHF 5’000 (produits encaissés d’avance)

Dans le Compte de résultat, la diminution des produits de location doit figurer pour la part relative à l’exercice suivant ; au Bilan, le produit constaté d’avance figure pour la part encaissée d’avance relative à l’exercice suivant et représentant une dette envers le client.

 

Fiche du compte Produits de location

Fiche du compte Produit constaté d’avance pour produits encaissés d’avance

Extourne dans l’exercice suivant

Au début du nouvel exercice, les produits à recevoir et les charges à payer ainsi que les charges et produits constatés d’avance sont extournés. 

Pour extourner, on utilise les mêmes comptes qui ont donné origine aux comptes de régularisation :

• les comptes de régularisation et les comptes de charges et de produits sont inversés
• ou ils sont compensés au moment du paiement et de l’encaissement.

L’extourne est nécessaire pour clôturer les comptes de produits à recevoir, charges à payer, charges constatées d’avance et produits constatés d’avance.

En résumé :

Les comptes de régularisation complètent ce qui manque, les charges et produits constatés d’avance reportent ce qui a été enregistré d’avance.

Dans Banana Comptabilité, le résultat de l'exercice est réparti automatiquement lors du report des soldes initiaux dans la nouvelle année en utilisant la commande Créer nouvelle année.

Dans la fenêtre de dialogue, dans la section Répartition bénéfice/perte, en cliquant sur la flèche vers le bas de la première case, tous les comptes du bilan disponibles sont affichés.

Il est possible de sélectionner le ou les comptes sur lesquels répartir le résultat de l'exercice. La répartition peut être effectuée sur un maximum de trois comptes, en utilisant les trois cases disponibles.

Dans la case (ou les cases) sous la colonne Montants, insérez le montant à répartir pour chaque compte sélectionné.

Les informations détaillées sur la fenêtre de dialogue Créer nouvelle année sont disponibles sur la page de documentation : Dialogue Reporter soldes à nouveau

 

En comptabilité, l'enregistrement de la distribution des bénéfices a lieu lorsque l'assemblée générale des actionnaires ou l'organe compétent approuve formellement l'affectation du bénéfice résultant des états financiers.

Clôture de l'exercice

À la fin de l'année, les comptes sont clôturés et le bénéfice (ou la perte) de l'exercice est déterminé.

• Bénéfice de l'exercice = le résultat positif de la gestion (produits > charges).
• Le bénéfice est comptabilisé dans le Compte de résultat et reporté dans les Fonds propres sous le compte Bénéfices reportés.

La distribution des bénéfices correspond à l'affectation de ce résultat entre différentes rubriques, décidée par l'assemblée générale.

Décision sur l’affectation du bénéfice

L’assemblée générale décide de l’affectation du bénéfice. 

Ci-dessous, nous donnons quelques conseils selon la pratique générale, mais nous vous recommandons de consulter votre professionnel de confiance

Exemple de comptes pour la distribution des bénéfices :

• Réserve légale
• Autres réserves
• Dividendes aux actionnaires
• Bénéfices reportés

La distribution n’est pas enregistrée au moment du paiement, mais à la date de la décision officielle (décision). Le paiement est simplement l'étape suivante consistant à éteindre la dette envers les actionnaires.

• Les montants sont transférés des comptes de bénéfices reportés vers les différents comptes établis par la délibération.

Impôt anticipé sur les dividendes en Suisse

En Suisse, lorsqu’une société distribue des dividendes à ses actionnaires, elle doit prélever un impôt appelé « impôt anticipé » équivalant à 35 % du montant distribué.

Il est appelé « anticipé » car il est perçu à la source, c’est-à-dire immédiatement, au moment du paiement, avant que l’actionnaire ne reçoive l’argent.

L’impôt anticipé sur les dividendes est une retenue fiscale obligatoire de 35 %, qui remplit deux fonctions :

• Garantir les recettes fiscales (l’État perçoit immédiatement l’impôt).
• Éviter la fraude fiscale (ceux qui ne déclarent pas les dividendes ne récupèrent pas la retenue).

Paiement des dividendes 

Lors du paiement des dividendes, la société retient 35 % au titre de l’impôt anticipé.

L’impôt anticipé doit être déclaré sur le portail officiel puis versé à l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Remboursement de l’impôt anticipé sur les dividendes

• Les actionnaires résidant en Suisse peuvent récupérer l’intégralité de la retenue en remplissant leur déclaration fiscale (l’administration fiscale la compense avec les impôts dus).
• Les actionnaires à l’étranger peuvent la récupérer partiellement, selon les conventions contre la double imposition entre la Suisse et le pays de résidence.

Avant d’envoyer la comptabilité au réviseur, il est important de s’assurer que les travaux de clôture sont complets et cohérents. Nous vous conseillons de consulter la page Clôtures, où vous trouverez des indications sur les vérifications préliminaires et sur les fonctions de Banana Comptabilité utiles pour conclure correctement l’exercice.

Comme chaque année il peut être nécessaire d’envoyer des documents différents, nous vous suggérons de préparer une liste de contrôle personnalisée, en notant quels documents ont été demandés par le réviseur les années précédentes et quelles opérations de clôture ou d’ajustement ont été nécessaires.

Préparation préliminaire

Une bonne organisation durant l’année facilite grandement le travail tant pour la personne qui tient la comptabilité que pour le réviseur. Nous vous conseillons de :

Créer un dossier pour les documents numériques

Archivez dans un seul dossier tous les documents numérisés de l’exercice : factures, justificatifs de caisse, décomptes AVS, documents d’assurance et de prévoyance, communications bancaires et autres justificatifs pertinents.

Numériser les justificatifs

Numérisez régulièrement les documents papier. Cela vous permet d’avoir une documentation ordonnée et toujours accessible.

Lier les documents aux écritures

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez joindre les justificatifs directement aux écritures comptables. Le réviseur pourra les visualiser d’un simple clic, sans devoir chercher dans des dossiers papier, ce qui rend le travail plus rapide et plus efficace.

Comment envoyer la comptabilité au réviseur ou au fiduciaire

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez partager numériquement toutes les données de l’exercice : le fichier comptable (.ac2), les documents numérisés et les rapports nécessaires.

Partage via le Cloud

Si vous archivez les données dans un service Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive), vous pouvez partager le dossier contenant la comptabilité et les justificatifs.
Pour plus de sécurité :

• Partagez les documents les plus sensibles en lecture seule
• ou créez une copie du dossier avant de le partager
• si nécessaire, préparez un deuxième dossier avec des autorisations de modification

Consultez la page Comptabilité dans le Cloud pour plus d’informations.

Partage via clé USB

Si vous conservez les données sur le disque dur, vous pouvez les copier sur une clé USB ou sur un autre support et les remettre directement au réviseur ou au fiduciaire.

Si le réviseur ou le fiduciaire n’a pas Banana Comptabilité Plus

Le réviseur peut télécharger gratuitement Banana Comptabilité Plus depuis notre site et utiliser le plan Free pour ouvrir le fichier comptable (.ac2).

Avec le plan Free, il pourra :

• ouvrir et consulter la comptabilité
• visualiser les écritures et le détail des comptes
• accéder aux justificatifs joints aux écritures

Le plan Free ne permet pas d’enregistrer des modifications ni d’imprimer, mais il permet néanmoins au réviseur d’effectuer toutes les vérifications nécessaires.

Envoi de la documentation au format PDF

Si vous préférez ne pas partager le fichier .ac2 ou si le réviseur n’utilise pas Banana Comptabilité Plus, le programme vous permet tout de même de générer un dossier PDF complet. 

Avec la commande du menu Fichier > Créer un dossier PDF, vous pouvez inclure :

• Fiches de compte
• Journal
• Bilan amélioré avec groupes
• Rapport comptable
• Résumé TVA
• Impressions PDF de fin d’année

Avec le plan Advanced, vous pouvez également inclure les justificatifs numériques joints aux écritures, en créant un document unique complet à envoyer par e-mail.

Support aux opérations de clôture

Si les vérifications ou la clôture de l’exercice sont prises en charge par le fiduciaire :

• vous pouvez lui envoyer le fichier .ac2
• ou partager le dossier Cloud contenant aussi les documents numérisés

De cette manière, il n’est pas nécessaire de remettre des dossiers papier, et le fiduciaire peut travailler plus rapidement en consultant les documents numériques de manière autonome. 

S’il n’utilise pas Banana Comptabilité, vous pouvez lui envoyer le dossier PDF. Le fiduciaire pourra vérifier les données et vous indiquer d’éventuelles modifications ou écritures à effectuer.

La clôture de l'exercice est le moment où l'on vérifie que la comptabilité est complète, cohérente et prête pour l’année suivante. Une fois terminée, il ne devrait idéalement plus y avoir de modifications. Toutefois, il peut arriver que des écritures manquent, que des erreurs soient détectées ou que des différences de change n’aient pas été enregistrées.

Cette page explique quand il est nécessaire d’intervenir après la clôture et quels outils Banana Comptabilité met à disposition pour le faire correctement.

Quand faut-il intervenir après la clôture

Les situations les plus fréquentes sont :

• Différences de change non enregistrées dans la comptabilité multidevise.
• Écritures manquantes, enregistrées tardivement.
• Erreurs d’enregistrement identifiées par la suite.

Dans tous les cas, il est important de documenter la raison de l’intervention et de s’assurer que les modifications respectent le cadre fiscal et réglementaire.

Ajustements dans l’exercice suivant (procédure recommandée)

Si vous avez déjà révisé la comptabilité ou envoyé la déclaration fiscale, vous ne devez pas modifier un exercice déjà clôturé. 

Dans ce cas, nous vous conseillons de :

1. Enregistrer l’ajustement dans la nouvelle année.
2. Décrire clairement le problème dans l’écriture ou dans un document joint.
3. Vérifier l’impact fiscal avec votre fiduciaire.

Cas multidevise

Pour différences de change non enregistrées dans l’année clôturée :

• enregistrez la différence sur un compte de transition (ex. Ajustement de change année précédente)
• créez une écriture d’ouverture pour solder le compte
• affectez la variation au compte gains/pertes de change

Cette procédure permet de maintenir des soldes corrects sans modifier rétroactivement l’année clôturée.

Modifications d’un exercice déjà clôturé

Si vous n’avez pas encore révisé ou envoyé la déclaration fiscale, vous pouvez encore corriger directement dans le fichier de l’année clôturée. Dans ce cas :

1. Procédez avec prudence, en vous limitant uniquement aux modifications indispensables.
2. Réexécutez la commande Côntroler comptabilité pour vous assurer que les écritures sont correctes et équilibrées.
3. Enregistrez et refermez l’année.
4. Ouvrez l’année suivante et exécutez la commande Mettre à jour soldes initiaux pour réaligner les soldes.

Outils Banana utiles pour gérer les ajustements

Créer écritures différences de change

Permet de générer automatiquement les écritures des différences de change à la date de clôture, en utilisant les taux présents dans le tableau Devises. Cela est particulièrement utile si l’exercice n’a pas encore été définitivement clôturé.

Mettre à jour soldes initiaux

La commande, disponible depuis le menu Actions > Mettre à jour soldes initiaux, reporte dans le nouvel exercice les soldes finaux de l’année précédente. Utilisez-la chaque fois que vous apportez des modifications à l’année clôturée ou au plan comptable, afin de garantir la cohérence entre les exercices.

Vérifier comptabilité

La commande, disponible depuis le menu Actions > Vérifier comptabilité , exécute une vérification complète des déséquilibres, erreurs d’enregistrement ou écritures incohérentes. Elle est recommandée après chaque intervention, tant dans l’exercice précédent que dans le nouveau.

Erreurs courantes et comment les résoudre

• Soldes initiaux du Compte de résultat reportés par erreur
  Supprimez les montants de la colonne Ouverture et exécutez Mettre à jour soldes initiaux.
• Bénéfice ou perte de l’exercice non correctement reporté
  Corrigez l’écriture dans l’exercice précédent puis mettez à jour les soldes initiaux dans la nouvelle année.
• Déséquilibres après modifications à l’exercice précédent
  Utilisez Mettre à jour soldes initiaux et réexécutez Vérifier comptabilité.

Bonnes pratiques

• Exécutez toujours les vérifications et enregistrez toutes les différences de change avant de créer la nouvelle année.
• En cas de modifications après la clôture, documentez toujours les raisons de l’intervention.
• Avant d’intervenir sur une année clôturée, évaluez les implications légales et fiscales avec un professionnel.
• Après chaque ajustement, utilisez les commandes Mettre à jour soldes initiaux et Vérifier comptabilité pour garantir la cohérence des données.

La fiche de compte correspond au Grand Livre et permet d'avoir une liste complète des mouvements comptables concernant un même compte, les mêmes catégories, un centre de coûts, des segments et des groupes.

Une fiche de compte contient les informations suivantes:

- Le nom du compte représenté par la fiche
- La date de l'opération financière
- Le type d'opération financière (par exemple, vente, achat, paiement, réception)
- Le montant
- La description (par exemple, le nom du fournisseur ou du client, la nature des biens ou des services achetés ou vendus).

Banana Comptabilité reporte automatiquement tous les mouvements enregistrés dans le tableau Écritures, les imputant aux comptes spécifiques correspondants. Les fiches de compte sont donc mises à jour chaque fois qu'un mouvement est enregistré dans le tableau des enregistrements.

Ouvrir la fiche de compte

Il y a deux méthodes pour ouvrir une fiche de compte :

Première méthode :

Cette méthode est recommandée lorsque vous souhaitez visualiser et imprimer toutes ou plusieurs fiches de compte.

• Cliquez sur menu Rapports → Fiches de compte

 

Une fenêtre de dialogue apparaît avec les sections suivantes :

• Comptes
• Période
• Options
• Personnalisation

Pour obtenir les informations détaillées sur les sections, cliquez sur les liens correspondants.

Deuxième méthode

• Cliquez sur le petit symbole qui apparaît lorsque vous sélectionnez la cellule qui contient le numéro de compte ou de groupe.

 Mettre à jour la fiche de compte

La fiche de compte est temporaire, elle est calculée au moment où on la demande. Si on modifie ou on ajoute des écritures dans le tableau Écritures, la fiche de compte n’est pas actualisée automatiquement.

Pour mettre à jour la fiche de compte après des modifications, il faut la demander à nouveau à partir de la commande Fiche de compte, ou si la fiche de compte est encore ouverte, en cliquant sur le symbole indiqué dans l'image ci-dessous.

Supprimer ou modifier des données

Il n'est pas possible de modifier ou de supprimer directement des données dans les fiches de compte ou de groupe. Si des modifications sont nécessaires, elles doivent être effectuées dans le tableau Écritures ou dans le tableau Budget (s'il s'agit d'enregistrements de devis), et ensuite, après le recalcul, les modifications sont automatiquement apportées dans la fiche de compte correspondante.

Si vous êtes dans la fiche de compte et que vous remarquez une erreur ou une modification à apporter, procédez comme suit :

• À l'intérieur de la fiche de compte, placez-vous sur le numéro de ligne concernant la modification.
• Double-cliquez sur le numéro de ligne et le programme vous renvoie automatiquement au tableau Écritures, précisément sur la ligne concernant la modification.
• Effectuez la modification et recalculez la comptabilité (touches Majuscule + F9).
   

Les modifications sont automatiquement reportées dans la fiche correspondante.

La colonne Compte Sélectionné

Dans la colonne CompteSélectionné, qui peut être affichée, à partir de n'importe quelle fiche de compte, avec le menu Données → Organiser colonnes, on peut voir le compte auquel le mouvement se réfère.
Quand on obtient une fiche de compte d'un ou plusieurs comptes, groupes ou segments, on voit exactement le compte qui a été utilisé.

La contrepartie dans la fiche de compte

Dans les fiches de compte, la colonne Contrepartie (Contrp), qui indique le compte qui complète l'écriture, est affichée.

Quand il s'agit d'écritures sur plusieurs comptes (écritures sur plusieurs lignes), comme dans l'exemple ci-dessous, et il y a un compte enregistré en Débit et plusieurs comptes enregistrés en Crédit, ou vice versa, le programme déduit la contrepartie possible avec la logique suivante:

• Sur la première ligne d'écriture, le compte 5000 est considéré comme la contrepartie commune des écritures ultérieurs.

• Dans la fiche de compte 5000, l'écriture composée (Salaires bruts du mois de décembre) a comme contrepartie le symbole [*]. Il n'est pas possible d'avoir l'indication de la contre-partie directement dans la fiche de compte car le compte a plusieurs contreparties (1020, 5700, 5730). Pour cette raison, le programme indique le symbole [*] dans la colonne de la contrepartie, qui veut dire qu'il s'agit d'une écriture sur plusieurs comptes.

• Dans la fiche de compte des lignes d'écritures suivantes (1020, 5700, 5730), la contrepartie (commune) est indiquée entre des crochets [5000], et indique une contrepartie déduite.

Fiches d'un groupe ou d'une classe

Dans la fiche de compte d'un groupe ou d'une classe, tous les mouvements de tous les comptes, qui appartiennent à un groupe ou à une classe déterminé, sont regroupés.
Le comptes du groupe ou de la classe peuvent être affichés quand on rend la colonne CompteSélectionné visible.

 

Fiche de compte du Budget

Si des écritures de budget ont été saisies dans le tableau Budget, il est possible d'obtenir des fiches de compte ou de groupe du budget:

• Menu Rapports → Fiches de compte → Activer les Écritures du Budget

 Imprimer le Grand Livre (toutes les fiches de compte)

Pour imprimer les fiches:

• menu Rapports, commande Fiche de compte;
• A travers le Filtre, on peut automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte à imprimer ou seulement une partie (par example, seulement les comptes, les centre de coût ou les segments)
• On active les fonctions désirées (par exemple, période, un compte par page, etc.) contenues dans les différentes sections comme Période, Options, Personnalisations
• Après avoir défini les options désirées, confirmer avec OK.

Les explications des sections se trouvent dans les pages qui suivent directement celle-ci : Comptes, Période et Options
Les fiches de compte sélectionnées s'affichent sur l'écran.

Pour imprimer, cliquer sur le menu Fichier, commande Impression.

Quand le tableau Budget est présent dans le fichier de la comptabilité, on peut choisir quels mouvements que l'on veut afficher (mouvements effectifs ou mouvements budget).

Insérer un logo dans les fiches de compte

À partir de Banana 9, vous pouvez insérer un logo, aussi dans l'impression des fiches de compte. Après avoir créé le détail de la fiche de compte, depuis le Menu Rapports → commande Fiche de compte, aller vers l'Aperçu d'impression (menu Fichier → Aperçu d'impression). Ensuite sélectionner l'icône pour la configuration de la page et dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre, aller vers la case Logo et y indiquer votre Logo (au lieu de "Aucun"). Voir aussi la page qui explique comment insérer un Logo.

Enregistrer les paramètres

Dans le cas où vous devriez régulièrement imprimer les fiches de certains comptes, par exemple toutes celles des ventes, il peut être utile de créer une personnalisation spécifique.

• Aller dans la section Personnalisation
• Créer une nouvelle personnalisation avec le bouton Nouvelle.
• Indiquer dans le Libellé le nom, par exemple "Comptes de vente"
• Sélectionner les comptes que vous désirez imprimer.
• Définissez les options d'affichage de l'onglet. Il est possible de sélectionner et de modifier la vue, parmi celles disponibles, mais pas d'en créer une nouvelle. Si vous modifiez la disposition d'une colonne, par exemple en changeant son en-tête, cela sera appliqué à la vue associée de toutes les personnalisations.

Chaque fois que vous désirez imprimer les comptes de vente, vous pouvez sélectionner la personnalisation que vous avez créée.

Mise en page

Dans Mise en page vous pouvez spécifier les marges et les autres paramètres de la page.

 

En comptabilité, le "journal" est un registre comptable dans lequel toutes les transactions financières d'une entreprise sont enregistrées dans l'ordre chronologique. C'est un outil fondamental pour l'enregistrement des opérations comptables et il joue un rôle crucial dans le processus de tenue des livres comptables.

Dans Banana Comptabilité, le Journal est représenté par le tableau Écritures, où les mouvements sont saisis dans l'ordre chronologique. C'est à partir de ce tableau que le programme fournit un registre détaillé et complet de toutes les activités financières de l'entreprise, et il constitue la base pour la préparation d'autres documents comptables tels que le grand livre, le bilan et le Compte de Résultat.

Chaque transaction est enregistrée à travers des annotations détaillées, divisées en colonnes spécifiques :

1. Date : La date à laquelle la transaction a eu lieu.
2. Description : Une brève description de la transaction, indiquant la nature de l'opération comptable.
3. Compte débité : Le compte comptable débité pour le montant de la transaction.
4. Compte crédité : Le compte comptable crédité pour le montant de la transaction.
5. Montant : Le montant de la transaction.

Il y a plusieurs façons d'imprimer le Journal :

• Se positionner dans le tableau Écritures et cliquer sur l'icône qui indique l'aperçu d' impression; ensuite, cliquer sur l'icône Imprimer
• A partir du tableau Écritures, sélectionner du menu Fichier > Aperçu d'impression > icône Imprimer
• A partir du menu Rapports > Journal par période

Période

Vous pouvez choisir d'imprimer la totalité ou une période spécifique. Pour imprimer une période spécifique, saisissez la date de début et la date de fin.

Classement

Dans la section Colonne pour classement on peut choisir le type de date selon lequel on désire trier et imprimer le journal.

Personnaliser l'impression du Journal

Pour personnaliser l'impression du journal, vous pouvez modifier la disposition et l'en-tête des colonnes. Les informations se trouvent à la page Organiser colonnes; les options qui peuvent être incluses dans l'impression, se trouvent dans la leçon Mise en page.

 

Le Bilan présente la situation patrimoniale (Actifs et Passifs) à un moment précis. La différence entre actifs et passifs détermine le capital propre. Dans Banana Comptabilité, le bilan formaté présente les caractéristiques suivantes :

• Le regroupement des comptes se fait selon le contenu de la colonne BClasse.
• Le Bilan formaté (menu Rapports), affiché en aperçu avant impression, peut être enregistré dans le format PDF, HTML, MS Excel et Copié dans le presse-papiers.
• Il est possible de calculer, d'afficher et d'imprimer le bilan à la fin de l'année, ou pour une période spécifique.
• Les écritures sans date sont prises en compte comme ouverture et elles n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de Résultat.

Pour calculer, afficher et imprimer le bilan formaté, activer, à partir du menu Rapports > Bilan formaté. À partir de la fenêtre suivante, vous pouvez activer plusieurs options pour les impressions.

Voir un exemple d'impression.

Imprimer pages et Inclure dans l'impression

Dans ces sections, en activant les différentes options listées, vous pouvez choisir le contenu à afficher et à imprimer dans le Bilan formaté .

L'option "Soldes de l'année précédente" n'est disponible que si le champ Tous est sélectionné dans la section Période. Si une période spécifique est définie à la place, l'option n'est pas active. Dans ce cas, il convient d'utiliser le Bilan fomaté par groupes .

En-têtes de page

Lignes de 1 à 4
Lignes à disposition pour définir les en-têtes du Bilan.

Logo
Il est possible d'insérer le logo dans l'en-tête de toutes les pages du rapport.
Si un ou plusieurs logos ont été ajoutés dans le menu Fichier > Configuration logo, vous pouvez en sélectionner un dans la liste.
Si aucun logo n'a été ajouté, le bouton Modifier peut être utilisé pour ajouter le logo.

Imprimer le numéro de page
Si cette option est activée, le numéro est imprimé dans la progression du pied de page.

Date d'impression
Si cette option est activée, la date est inscrite dans le pied de page.

Page couverture

Imprimer page de couverture 
L'activation de la fonction permet d'imprimer la page de couverture.

Logo
Vous pouvez insérer le logo sur la page de couverture du rapport.
Si un ou plusieurs logos ont été ajoutés dans le menu Fichier > Configuration logo, vous pouvez en sélectionner un dans la liste. Si aucun logo n'a été ajouté, le bouton Modifier peut être utilisé pour ajouter le logo.

En-têtes de colonne

Les cases en bas de la boîte de dialogue Bilan formaté servent à insérer les titres de l'année en cours et de l'année précédente dans l'impression.
Les deux premières cases verticales font référence aux dates du bilan, la seconde à celles du compte de résultat.

Actuellement, lors de l'ouverture de la fenêtre de dialogue du Bilan formaté, les cases permettant de saisir l'année en cours et l'année précédente ne sont pas clairement visibles.

Pour visualiser les cases mentionnées, il faut faire défiler jusqu'en bas la barre de défilement verticale, située sur le côté droit de la boîte de dialogue.

Année courante
Insérer la date finale de la comptabilité courante.

Année précédente
Insérer la date finale de la comptabilité de l'année précédente. 

Lors du passage à la nouvelle année à partir du menu Actions > Créer une nouvelle année, l'en-tête de l'année précédente n'est pas adapté automatiquement, il doit donc être modifié manuellement. Ce problème sera résolu à l'avenir.

Le dialogue n'est pas entièrement visible

Pour afficher complètement la boîte de dialogue Bilan formaté, choisissez l'une des deux procédures suivantes :

• Agrandir la boîte de dialogue
• Faites glisser la barre de défilement, située sur le côté droit de la fenêtre, vers le bas.

D'autres sections

Les explications sur les autres sections sont disponibles sur les pages internet suivantes:

• Période
• Style
• Textes
• Marges
• Personnalisation

 

Les notes dans les comptes annuels (notes explicatives) sont des textes qui accompagnent le bilan et le compte de résultat.

Elles servent à :

• expliquer comment les comptes annuels ont été établis (principes et critères utilisés)
• clarifier des postes importants ou des particularités de l’exercice (par exemple amortissements, TVA, événements extraordinaires)
• fournir des informations de contexte pour une interprétation correcte des données.

Les notes ne modifient pas les totaux du bilan, mais elles en améliorent la compréhension et la transparence.

Comment insérer les notes / annexes

Dans Banana Comptabilité, les notes sont gérées comme des pièces jointes et sont incluses dans l’impression du bilan.

La section Annexe est accessible depuis le menu : Rapports > Bilan Formaté par groupes > Annexes.

Les textes joints sont imprimés après le bilan et le compte de résultat, chacun sur une nouvelle page.

Préparer les annexes

Les notes ou pièces jointes à intégrer dans l’impression du bilan peuvent être préparées de deux manières différentes :

• Via le tableau Documents
• Via la section Annexe du Bilan Formaté par groupes.

Vous trouverez ci-dessous des explications détaillées.

Créer des annexes dans le tableau Documents

Les notes ou pièces jointes à intégrer dans l’impression du bilan peuvent être préparées dans le tableau Documents.

Pour l’afficher le tableau Documents, allez dans le menu Outils > Ajouter/Supprimer des fonctions >  Ajouter Tableau documents.

Procédure :

• Dans la colonne Id, indiquer le type de note.
• Dans la colonne Description, saisir la description de la note.
• Le texte de la description est utilisé comme nom du document dans la section Pièces jointes du Bilan Formaté par groupes.
• Dans la colonne Annexe, cliquer sur l’icône en forme de crayon, sélectionner le type de document et saisir le texte dans l’éditeur.
  Il est possible de choisir entre deux types de documents :
  • Texte
    Texte simple sans aucune mise en forme (par exemple pour des notes simples).
  • Fichier HTML
    Texte avec mise en forme (gras, listes à puces, etc.). Vous pouvez choisir de saisir le texte normalement ou d’insérer le code source HTML dans la section prévue à cet effet.

Les textes créés dans le tableau Documents sont affichés dans la section Annexe du Bilan Formaté par groupes.

Créer des annexes dans la section du Bilan Formaté par groupes

Les notes peuvent également être insérées directement depuis la section Annexe du Bilan Formaté par groupes.

Procédure :

• ouvrir Rapports > Bilan Formaté par groupes > Annexes
• cliquer sur Ajouter
  • le dialogue de l’éditeur Fichier HTML s’ouvre
  • insérer ou modifier le texte dans l’éditeur
    Vous pouvez choisir de saisir le texte normalement ou d’insérer le code source HTML.
    Le texte est de type formaté (gras, listes à puces, etc.).

Les textes insérés dans l’éditeur sont automatiquement repris dans le tableau Documents.

Afficher et imprimer les notes / annexes

Dans la section Annexes du Bilan Formaté par groupes, cochez les documents à inclure dans l’impression. Seuls les documents cochés seront imprimés. Les notes sont imprimées à la fin du bilan et du compte de résultat, chacune sur une nouvelle page.

 

Banana Comptabilité calcule, affiche et imprime automatiquement le Bilan et le Compte de Résultat. Ce sont deux documents financiers fondamentaux utilisés par les entreprises pour surveiller et rendre compte de leurs activités financières et opérationnelles.

Le Bilan et le Compte de Résultat peuvent être personnalisés en fonction de la période et des colonnes à afficher. Des bilans peuvent être générés par mois, trimestre, semestre et année. De plus, lorsque vous choisissez une période (par exemple, un semestre), les données peuvent également être subdivisées par périodes (mois, trimestre).

Le Bilan embelli avec groupes affiche le bilan avec les comptes divisés en groupes et sous-groupes ; en outre, il offre de nombreuses fonctionnalités pour personnaliser la présentation qui ne sont pas prévues dans le Bilan embelli.

• ▶ Vidéo : Bilan formaté par groupes

Pour imprimer le Bilan et le Compte de résultat dans les deux modes :

• Depuis le menu Rapport > Bilan formaté
• Depuis le menu Rapport > Bilan formaté par groupes

Le Compte de Résultat

Le Compte de Résultat affiche tous les comptes de Charges et de Produits, avec l’indication du Bénéfice ou de la Perte de l’exercice.

Le Bilan formaté par groupes, comparé au Bilan formaté, se distingue par les caractéristiques suivantes:

• Affiche de façon détaillée aussi les sous-groupes.
• Offre la possibilité d'exclure des groupes ou des comptes (par exemple, afficher seulement le total du groupe et non les comptes qui composent le total).
• Dans la section Plan comptable → Sections on peut sélectionner les comptes qui doivent être inclus dans l'impression ou masqués.
• On peut choisir quelle est la subdivision souhaitée pour une période déterminée (par exemple, dans le premier semestre choisir si on veut avoir une subdivision par mois ou par trimestre)
• Possibilité d'avoir une subdivision par segment.

Pour calculer, afficher et imprimer le Bilan formaté par groupes, cliquer sur le menu Rapports > Bilan formaté par groupes: une fenêtre avec plusieurs sections, qui permettent de configurer les paramètres pour l'impression, apparaît.

Caractéristiques :

• Rapports avec des données réelles, prévisionnelles ou avec les deux, avec indication des écarts.
• Disposition libre avec des groupes et des sous-groupes.
• Résultats mis à jour visibles directement dans le tableau des comptes.
• Impressions personnalisables :
  Regardez le tutoriel vidéo montrant comment créer et imprimer le bilan formaté par groupes.
  • Ajout de votre propre logo.
  • Choix des colonnes à inclure.
  • Choix des sections à inclure.
  • Impression détaillée ou regroupée.
  • Impressions pour une seule période.
  • Colonnes avec subdivision par période (mois, trimestre, semestre, année).
  • Valeurs de l'année précédente.
  • Valeur de comparaison de prévision.
  • Colonnes avec subdivision par segment.
  • Ajout de notes annexées.
  • Regroupement comme dans le plan de comptes ou selon un schéma personnel.
  • Sauvegarde de la personnalisation.
  • Rapport tabulaire (similaire aux impressions personnalisables, mais avec les données présentes dans le tableau).
  • Exportation en PDF pour la conservation des données et exportation dans d'autres formats pour un retraitement des données.

Voir exemples d'impressions

Questions fréquentes

• Si j'exclus les groupes avec solde zéro, les lignes des titres qui font référence aux groupes exclues restent de toute façon présentes ; comment puis-je les enlever ?
  Aller dans Sections et activer Masquer ligne pour la ligne du titre que l'on désire exclure.
• Je voudrais exclure l'affichage de la période (par exemple, "1er semestre 2013") de l'impression ; comment faire ?
  Aller dans la section En-tête et désactiver Imprimer période.
• Dans la page de couverture, quand il y a des longs titres, je dois pouvoir choisir comment diviser les textes sur deux lignes et pouvoir insérer des mots en gras. Est-ce possible ?
  Il n'est pas possible de changer le type de caractère de la page de couverture.
• Certains montants ne sont pas inclus dans la période indiquée. Pourquoi ?
  Les écritures sans date sont calculées comme ouverture et n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de résultat.
  Insérer la date dans toutes les écritures.
• Les groupes de totaux qui contiennent tous les comptes des classes 3 et 4 sont renommés avec le texte bénéfice ou perte, dépendant du résultat d'exercice. Comment puis-je modifier ce texte ?
  Aller dans les Sections et réécrire le texte original dans la case Texte alternatif de la ligne en question.
• Si l'option Afficher année précédente est active, et si dans le fichier de l'année précédente il y avait des groupes qui ne sont pas présents dans l'année courante, des erreurs sont signalés. Peut-on y remédier ?
  Pour imprimer le bilan avec les données de l'année précédente et l'année courante, les groupes de l'année précédente doivent aussi être présents dans l'année en cours.
• Comment mettre des fins de page ?
  Allez dans Sections et dans le groupe, sélectionnez Commencer sur une nouvelle page.
• Comment puis-je afficher les données de l'année précédente si elle est plus longue que l'année standard ?
  Dans la fenêtre de dialogue du "Bilan formaté par groupes", sous l'intitulé "Colonnes", pour la section "Compte de résultat", cliquez sur le bouton "Avancé", dans la fenêtre "Colonnes", cliquez sur "Ajouter". A ce stade, dans la fenêtre "Imprimer les colonnes", activez l'option "Prior". Fermez toutes les fenêtres en appuyant sur le bouton "ok". Dans la fenêtre "Colonnes", cliquez sur le bouton "Propriété"; si nécessaire, vous pouvez personnaliser l'en-tête de la colonne.

 Archive Pdf avec toutes les données de la comptabilité

Le fichier est créé avec une table des matières qui permet d'accéder aux impressions différentes de façon simple.

Les données suivantes peuvent être enregistrées en PDF:

• Bilan et Compte de résultat
• Tableau Comptes, Ecritures, Codes TVA, Totaux
• Résumés TVA
• Fiches des Comptes

Si le fichier en PDF est sauvé sur un CD non réinscriptible (à conserver ensemble avec les documents comptables) vous répondez aux exigences légales en matière d'archivage des données comptables.

Cet exemple a été créé avec les fonctions suivantes :

Menu Fichier → Créer Dossier Pdf.

Impression d'une colonne supplémentaire

Pour imprimer une colonne supplémentaire dans le bilan, utilisez les fonctions suivantes :

• Ajoutez la nouvelle colonne dans le tableau Comptes, via le menu Données → Organiser colonnes.
• Bilan formaté par groupes
• Colonnes - Avancé, pour activer l'affichage de la nouvelle colonne.

 

Un rapport sur plusieurs années vous permet de comparer l'évolution de votre activité de manière simple et immédiate. Banana Comptabilité est capable de présenter dans le même rapport les soldes jusqu'à deux années précédentes.

Pour afficher les soldes sur plus d'une année, il est nécessaire que dans Propriétés fichier (Données de base) → Options → Fichier année précédente, le chemin du fichier de l'année précédente soit correctement indiqué, sinon Banana Comptabilité ne sera pas en mesure de récupérer les soldes des périodes comptables précédentes, et donc cette partie du rapport serait vide.

Dans l'exemple suivant nous donnons les indications pour obtenir un rapport sur les années 2022, 2021 et 2020. Voici comment procéder :

• Menu Rapport → Bilan formaté par groupes...
• Section Colonnes, activez les options Courante et Année précédente
• Bouton Avancé (cliquez sur les boutons Avancé, autant pour la section Bilan que Compte de résultat)

• À partir de la fenêtre qui s'ouvre cliquez sur le bouton Ajouter, pour ajouter une colonne

• Faire défiler la liste des possibilités jusqu'à  - 2 Années et l'activer (nous devons remonter 2 ans en arrière par rapport à l'année courante)

• Confirmer avec OK pour obtenir le rapport.

 

Le Rapport comptable génère et imprime un aperçu des soldes de tous les comptes du plan comptable, regroupés selon des critères spécifiques, et correspondant à une période définie ou à sa subdivision. Le Rapport comptable est affiché dans un nouveau tableau appelé Rapport Comptes, basé sur la structure des colonnes du tableau Comptes.

Pour créer et imprimer un Rapport comptable :

• Depuis le menu Rapports > Rapport comptables 

Base

Rapport
Choisissez le regroupement souhaité :

• Comme dans le tableau Comptes – un rapport avec la même présentation que dans le tableau Comptes, avec les colonnes Ouverture et Solde.
• Comptes par classe – un rapport listant les comptes sans sous-groupes.
• Rapport comptable externe  – Le rapport est affiché à l’aide d’un fichier externe à la comptabilité, avec un regroupement spécifique défini selon les besoins de l’utilisateur. Il est créé via le menu Fichier > Nouveau > Type de comptabilité > Rapport comptable.
  La présentation du rapport a toujours lieu dans le tableau Rapport Comptes, comme illustré dans l’image suivante.

Remarque : les lignes du rapport comptable sont protégées. Si elles sont déprotégées, les données peuvent être modifiées, mais il n'est pas possible de les enregistrer.

Boîte de dialogue Rapport comptable

Options
Sélectionnez les comptes à inclure ou exclure du rapport :

• Afficher uniquement les totaux des groupes – seuls les totaux des regroupements sont affichés.
• Inclure les comptes avec mouvements – seuls les comptes avec des écritures sont inclus.
• Inclure les comptes avec solde à 0 – les comptes avec un solde nul sont également inclus.
• Exclure les groupes sans comptes – les groupes contenant uniquement des comptes à solde nul sont exclus.
• Les écritures sans date sont comptabilisées comme ouvertures et n'apparaissent pas dans l'impression du Compte de Résultat.

Autres sections

Les explications des autres sections sont disponibles aux pages web suivantes :

• Période
• Subdivision
• Personnalisation

Résultat du rapport

Un nouveau tableau est créé dans lequel les résultats sont affichés.

Impression du logo dans le rapport comptable

Pour obtenir un rapport comptable avec logo, après avoir généré le rapport comptable, procédez comme suit :

• Menu Fichier > Aperçu d' impression > Configuration de la page
  Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, à l’option Logo, sélectionnez le logo (au lieu de Aucun).

Voir aussi la page sur comment insérer le Logo.

Les informations sur le Résumé TVA sont disponibles sur notre page internet Résumé TVA.

 

Soldes d'ouverture lors de la création d'une comptabilité

Lors de la première utilisation de Banana Comptabilité, il est nécessaire d'insérer manuellement les soldes initiaux pour créer le bilan d'ouverture. Pour ce, il faut:

1. Se positionner dans le tableau Comptes, vue Base, colonne Ouverture
2. Reporter manuellement les soldes initiaux des comptes Actifs et Passifs. Les soldes passifs sont insérés précédés par le signe moins (-) avant le montant.
3. Contrôler que le total Actifs est égal au total Passifs pour avoir l'équilibre comptable. Si l'on constate des différences dans les soldes d'ouverture, il faut contrôler et corriger.

Différence dans les soldes d'ouverture

A l'ouverture de l'exercice comptable, les comptes Actifs (positifs) doivent être équilibrés avec les comptes Passifs (négatifs). Si ce n'est pas le cas, les comptes ne s'équilibrent pas et des messages d'erreur sont affichés dans la fenêtre d'information en bas ; dans ce cas, il faut vérifier les raisons et les corriger, jusqu'à ce que le message Différence soldes d'ouverture disparaisse. Pour plus d'informations et de solutions, voir :

• Différence de soldes d'ouverture

Soldes d'ouverture des centres de coûts

Dans le tableau Comptes, la colonne Ouverture peut également être utilisée pour saisir les soldes d'ouverture des centres de coûts.

Soldes d'ouverture pour les Segments

Pour saisir les soldes de départ des segments, vous devez plutôt effectuer des écritures d'ouverture.
Vous trouverez plus de détails sur la page Segments.

Soldes d'ouverture pour une comptabilité déjà entamée 

Si vous commencez  une nouvelle comptabilité, en reprenant le travail déjà effectué avec d'autres programmes, vous avez deux possibilités : 

1. Commencer la comptabilité au début de l'année, en saisissant les soldes d'ouverture au début de l'année (tableau Comptes, colonne Ouverture) et les écritures (tableau Écritures) qui ont déjà été saisies précédemment avec d'autres programmes (voir aussi Reprise des données d'autres programmes). Vous disposez ainsi de toutes les données comptables dans un seul fichier.
2. Commencer à la date de reprise de la comptabilité :
   • Saisir les soldes d'ouverture (tableau Comptes, colonne Ouverture), en reprenant les valeurs de l'autre comptabilité.
     En plus de la saisie des soldes d'ouverture des comptes de l'actif et du passif, vous devez également saisir les Coûts (montants positifs) et les Profits (montants négatifs).
   • Le bénéfice ou la perte pour l'année en cours doit être indiqué dans le compte de report des bénéfices/pertes.
     S'il s'agit d'un bénéfice, le solde d'ouverture doit être inscrit en négatif, s'il s'agit d'une perte en positif.
   • Vérifiez que les sommes des soldes d'ouverture sont égales à zéro afin que le programme ne signale aucune différence.
   • Saisissez les nouvelles transactions dans le tableau Écritures.

Soldes d'ouverture en tant qu'écritures d'ouverture

Les soldes d'ouverture peuvent également être saisis en tant qu'écritures d'ouverture dans le tableau des Écritures.

Pour chaque entrée d'ouverture, procédez comme suit :

• Inscrivez comme date d'entrée, la date de début de la comptabilité.
• Dans la colonne TypePièce, entrez le code "01".
• Indiquez le compte de débit ou de crédit et le montant.
• Le total des soldes d'ouverture en Débit doit être équilibré avec ceux en Crédit.

Les soldes d'ouverture saisis en tant qu'écritures sont utilisés lors de la préparation des rapports. Le solde d'ouverture des écritures est ajouté au montant inscrit dans la colonne Ouverture du tableau Comptes. 

Soldes de l'année précédente

Si vous commencez une nouvelle comptabilité, en reprenant une comptabilité existante, et que vous voulez que les impressions comprennent les valeurs de l'année précédente, vous devez insérer dans le tableau Comptes, Vue précédente, colonne Année précédente, les soldes de clôture de l'année précédente :

• Insérez les soldes de clôture des comptes de l'Actif de l'année précédente.
• Insérez les soldes de clôture de l'année précédente des comptes du Passif (insérez le signe moins devant le montant).
• Insérez les soldes de fin d'année précédents pour les Coûts.
• Insérez les soldes de fin d'année précédents pour les Profits (insérez un signe moins devant le montant).

Créer une nouvelle année

Lors du passage à une nouvelle année, le programme affiche automatiquement les soldes d'ouverture pour l'année suivante, voir la leçon Créer une nouvelle année.

Si vous devez modifier les soldes d'ouverture, vous pouvez les modifier manuellement dans la colonne Ouverture du tableau Comptes. Après chaque modification, assurez-vous qu'il n'y ait pas de différences comptables. Dans tous les cas, nous vous conseillons d'effectuer le report des soldes d'ouverture avec la commande Créer nouvelle année ou, si la comptabilité de la nouvelle année a déjà été créée, d'utiliser la commande Mettre à jour soldes d'ouverture.

Le formulaire de compte est automatique et il n'est pas possible de saisir directement le solde d'ouverture ou d'effectuer des modifications.

Pour modifier le solde d'ouverture d'une fiche de compte, il faut aller dans le tableau Comptes, colonne Ouverture, tandis que pour corriger des écritures, il faut modifier l'entrée dans le tableau Écritures.

Imprimer les soldes d'ouverture

Pour imprimer les soldes d'ouverture :

• Pour imprimer le contenu du tableau, utilisez la commande Imprimer/Aperçu, en sélectionnant les lignes du bilan.
• Vous pouvez également utiliser les impressions comptables et configurer l'impression uniquement pour la partie du Bilan et de la colonne Ouverture.

 

 

La commande Actions > Créer une nouvelle année prépare un fichier pour la nouvelle année, sur la base du fichier de comptabilité qui est sur le point d'être clôturé. La commande ne modifie pas le fichier courant, elle peut donc être exécutée sans aucun effet.

Logique du passage vers la nouvelle année

Avec Banana Comptabilité Plus, vous disposez d'un fichier distinct pour chaque année. Au début de la nouvelle année, la logique opérationnelle est la suivante :

• Avec la commande Actions > Créer une nouvelle année, le programme crée un nouveau fichier pour l'année en utilisant le même plan comptable, les mêmes paramètres et les mêmes soldes que pour l'année en cours.
  • Une fois le fichier de la nouvelle année créé, enregistrez-le sous le nouveau nom.
  • L'opération de création du nouveau fichier peut être répétée si vous décidez de ne pas enregistrer le fichier.
• Vous pouvez travailler sur les deux fichiers en même temps :
  • Sur le nouveau, vous insérez les écritures de la nouvelle année. Vous pouvez également apporter des modifications au plan comptable, TVA ou autre, sans affecter le précédent.
  • Dans le fichier de l'année précédente, vous continuerez à saisir les opérations pour terminer l'année et vous effectuerez les opérations typiques de clôture, de vérification des soldes, d'impression des soldes, etc.
• Dans le fichier de la nouvelle année, avec la commande Actions > Mettre à jour soldes d'ouverture, les modifications apportées dans le fichier de l'année précédente sont reprises. Cette opération doit être effectuée au plus tard lorsqu'il n'y a plus de changements dans l'année précédente.

Note : ceux qui ont souscrit au plan Professional de Banana Comptabilité Plus, une fois le fichier de la nouvelle année créé, verront apparaître en bas le message Plan actif : Plan Professionnel. Les fonctions du Plan Advanced sont disponibles jusqu'à 70 écritures.

Contrôle et clôture de la comptabilité de l'année précédente

Avant de mettre à jour les soldes d'ouverture, pour éviter des différences entre les soldes de clôture et d'ouverture de l'année suivante, il est important de s'assurer que vous avez effectué tous les contrôles, vérifications et écritures comptables de clôture. 

Dans Banana Comptabilité Plus, dans le plan Advanced, la fonction de Filtre est disponible. Elle est particulièrement utile en phase de clôture pour rechercher rapidement les lignes contenant les mêmes textes ou les mêmes valeurs, en fonction de la clé saisie pour le filtre (mot, compte, montant, etc.). Avec cette fonction, il est possible de corriger directement sur les lignes filtrées, sans avoir à parcourir toute la table des écritures, ce qui est particulièrement pratique en fin d'année lorsque le nombre d'écritures est important.

Pour plus de détails, veuillez consulter les pages suivantes :

• Filtre (paragraphe Trier les lignes).
• Clôtures Comptabilité en partie double.
• Clôtures Comptabilité multidevise.
  Informations spécifiques sur la fixation des taux de change de clôture et l'enregistrement des gains et pertes de change non réalisés.

Opérations effectuées par la commande Créer nouvelle année

La commande Créer nouvelle année, effectue en automatique les opérations suivantes, en tenant compte des paramètres définis par l'utilisateur :

• Crée un nouveau fichier (sans nom) avec le même plan comptable et les mêmes configurations du fichier ouvert, sans écritures.
• Copie les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Ouverture du nouveau fichier (seulement pour les classes indiquées)
• Ajoute le bénéfice ou la perte de l'année précédente au solde d'ouverture du (des) compte(s) du bilan indiqué(s) pour l'affectation (généralement, le compte Profit/Perte reporté est indiqué).
• Copie pour tous les comptes, les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Année précédente du nouveau fichier.
• Met à jour les propriétés du fichier:
  • Définit la date de début et de fin, en ajoutant 1 an à celles existantes.
  • Dans la section Options, définissez le nom du fichier de l'année précédente et activez l'option permettant d'utiliser les écritures de l'année précédente pour l'autocomplétion.
• Dans le cas d'une comptabilité multi-devises, elle émet les taux de change de clôture de l'année précédente comme taux de change d'ouverture.
• S'il y a des données dans le tableau Budget, elle reporte les mouvements sur la nouvelle année en tenant compte des paramètres.
• Si l'option Segments est activée, elle crée des entrées d'ouverture pour les segments.

Dialogue Reporter soldes à nouveau

 Le dialogue Reporter soldes à nouveau, à partir du menu Actions, permet de spécifier les paramètres de création du fichier de la nouvelle année :

Reporter soldes d'ouverture des comptes

Les soldes d'ouverture des postes activées sont reportées:

Bilan
Reporte les soldes des comptes actifs, passifs et des capitaux propres. Cette option doit généralement être activée.

Compte de résultat (non recommandé)
Les soldes des comptes de résultat et de dépenses NE DOIVENT PAS être reportés sur la nouvelle année.
Cette option n'est utilisée que dans des cas particuliers. Elle ne doit être choisie que et uniquement si vous êtes sûr de ce que vous faites.

Hors Bilan
Reporte les comptes de classe B (5 et 6 pour les créances et engagements hors bilan et 7 - 10 pour les autres comptes hors bilan). Si les soldes de clôture des comptes hors bilan ne doivent pas être reportés, l'option correspondante doit être désactivée.

Centres de coûts
Activez cette option si les centres de coûts sont utiles pour gérer des postes qui devront être continus dans le temps, comme les clients, les fournisseurs et les partenaires.

Centres de coût CC1
Ceux qui commencent par un point ".".

Centres de coût CC2
Ceux qui commencent par une virgule ",".

Centres de coût CC3
Ceux qui commencent par un point-virgule " ;".
Voir la page Centres de coûts/profits pour plus d'informations.

Segments
Les soldes d'ouverture des Segments sont créés avec des écritures d'ouverture dans le tableau Écritures.

• Pour plus d'informations, voir la page Segments.
• Le programme crée une écriture pour chaque combinaison de compte et de segment, reprenant exactement la situation finale de l'année précédente.
• Il est préférable de ne pas saisir de soldes d'ouverture des segments en utilisant la colonne Ouverture. Si vous l'avez fait l'année précédente, le programme indiquera à nouveau le solde dans la colonne Ouverture pour la nouvelle année.

Note : Pour les opérations de règlement telles que l'enregistrement et la clôture des comptes d'attente, celles-ci doivent être enregistrées manuellement.

Répartition bénéfice/perte

Lorsque les soldes d'ouverture sont reportés sur la nouvelle année, on additionne aux comptes de report de bénéfice les chiffres indiqués.

Total à repartir
Le programme indique automatiquement le montant du bénéfice ou de la perte à distribuer.

Comptes
Sélectionne le compte ou les comptes (jusqu'à trois) pour la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice. Lorsqu’il y a plusieurs comptes pour la destination du résultat d'exercice, il faut insérer le montant manuellement dans les cases appropriées.

Si un seul compte est indiqué, le montant sera automatiquement inséré dans le compte sélectionné dans la liste.
Le programme met les soldes d'ouverture automatiquement à jour; le Total Actifs correspond exactement au Total Passifs.

Répartition du résultat d'exercice sur un nombre de comptes supérieur à trois
Dans ce cas, repartir automatiquement le résultat d'exercice seulement sur le compte bénéfice/perte reporté, et continuer avec la création de la nouvelle année.
Dans la nouvelle année (nouveau fichier), dans le tableau Écritures, effectuer une écriture composée pour attribuer le résultat d'exercice du compte bénéfice/perte reporté aux comptes choisis.

Reporter la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice
Si vous ne souhaitez pas encore repartir le résultat, vous pouvez procéder à la création de la nouvelle année en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez ensuite répartir l'excédent de fonctionnement à partir du menu Actions > Mettre à jour soldes d'ouverture. Le programme affiche la même fenêtre que celle qui apparaît avec la commande Créer nouvelle année.

Sauvegarder le nouveau fichier 

Le programme crée un nouveau fichier comptable pour la nouvelle année:

• Confirmer les Données de base de la nouvelle année. Le programme reprend les en-têtes de l'année précédente et insère automatiquement la date de début et de fin de la nouvelle année.
• Cliquer sur menu Fichier > Enregistrer sous..., en indiquant le dossier où le nouveau fichier comptable doit être mémorisé. Il est conseillé de saisir le nom de l'entreprise et l'année comme nom.
  Voir aussi Organiser vos fichiers compables localement. 

S'il y a des différences ou d'autres messages d'erreur, vous pouvez également ne pas enregistrer le fichier créé et répéter l'opération pour créer le fichier de la nouvelle année plus tard.

Message Plan Professional avec fonctions Advanced jusqu'à 70 lignes

Le message qui apparaît dans le Plan professionnel en cours d'utilisation, Plan actif : Plan Professionnel. Les fonctions du Plan Advanced sont disponibles jusqu'à 70 écritures, confirme uniquement que les fonctions du Plan Advanced sont également actives et que vous pouvez en bénéficier gratuitement, jusqu'à 70 lignes d'écritures, sans interférer en aucune manière avec l'utilisation du Plan Professionnel, où vous pouvez continuer à enregistrer sans aucune limite. Ce message disparaît automatiquement lorsque vous dépassez les 70 lignes.

Mise à jour des soldes initiaux

Après avoir enregistré le fichier de la nouvelle année et effectué des modifications sur l'année précédente, cliquez sur le menu Actions > Mettre à jour les soldes d'ouverture, pour reprendre les soldes d'ouverture et repartir le bénéfice.

Cette opération peut être répétée plusieurs fois et peut se faire en toute sécurité, car l'intégrité des données pendant le passage à la nouvelle année est garantie et il n'y a pas de perte de données.

Si, au cours de la nouvelle année, vous souhaitez passer à un autre type de comptabilité (multidevise ou avec TVA), procédez à la création du nouveau fichier et utilisez ensuite la commande Outils > Convertir fichier.

Si au contraire, vous souhaitez créer une copie du fichier, sans les soldes, utilisez la commande Outils > Créer copie fichier.

Modification des soldes reportés

Une fois que les soldes ont été reportés dans la nouvelle année (nouveau fichier), s'il est nécessaire de modifier les soldes d'ouverture, ils peuvent être modifiés manuellement en changeant les montants dans les colonnes suivantes :

• Ouverture du tableau Comptes
• Précédent / tableau Comptes > vue Précédente)  pour les soldes relatifs à l'année précédente.
• Dans le tableau Écritures pour les Segments.

Si vous avez effectué des modifications dans le fichier de l'année précédente, cliquez sur le menu Actions > Mettre à jour soldes d'ouverture, pour reprendre et mettre à jour à nouveau les soldes d'ouverture.

Vérifier les Régles dans le tableau Écritures répétées

Lors de l'exécution de la commande Créer nouvelle année, le programme reporte dans le fichier de la nouvelle année toutes les Ecritures qui ont des Règles.

Avant de procéder à la comptabilisation des écritures de la nouvelle année, il est conseillé de vérifier et de mettre à jour toutes les Écritures avec des Règles dans le tableau Écritures répétées.

Si les conditions ne sont plus valables, vous pouvez :

• Modifier le compte, le compte de contrepartie, le code TVA, CC3 ou les segments.
• Supprimer les écritures qui ne sont plus actuelles.
• Ajouter de nouvelles écritures avec des Règles.

Si, dans le tableau Écritures répétées, en plus des écritures avec règles, vous avez aussi mémorisé :

• Des écritures récurrentes identifiées via la colonne Pièce
• Des écritures avec une périodicité régulière.

vous devez également vérifier et mettre à jour celles-ci.

Effectuer cette vérification immédiatement permet d’éviter des erreurs et des corrections ultérieures, tant dans le tableau Écritures que dans le tableau Écritures répètèes.

Reprise des textes dans la nouvelle année / Smart Fill

Lors de la création d’un nouvel exercice, les textes descriptifs de l’année précédente sont également repris. Cette fonction facilite et accélère la saisie des écritures dans la nouvelle année. 

Si vous ne souhaitez pas la reprise automatique des textes descriptifs, il suffit de désactiver la fonction Smart Fill :

• menu Fichier > Propriétés fichier > Options.

À l'ouverture de l'exercice comptable, les comptes de l'actif doivent s'équilibrer avec ceux du passif. Si ce n'est pas le cas, les comptes ne s'équilibrent pas et il est nécessaire de vérifier les raisons et de les corriger, de sorte que dans la fenêtre d'information il n'y aura pas de message Différence de soldes initiaux.

Plusieurs causes peuvent être à l'origine d'une différence dans les soldes initiaux :

• Lors de la première utilisation du programme, les dettes n'étaient pas saisies avec un signe moins devant le montant.
• Le résultat de l'année précédente n'a pas été automatiquement prorogé lors du passage à la nouvelle année.
• Lors du passage au nouvel exercice comptable, des soldes de produits et de charges ont été déclarés alors qu'ils ne devaient pas l'être.
• Lorsque les soldes d'ouverture sont saisis manuellement, le résultat d'exploitation de l'année précédente n'a pas été pris en compte. Dans ce cas, la différence correspond au bénéfice ou à la perte déclaré(e).
• Lors de la distribution manuelle du bénéfice sur plusieurs comptes, les montants ont été séparés par des milliers et des décimales qui sont différents de ceux prévus dans Banana Comptabilité.

Dans la page d'explication des erreurs, au lien https://www.banana.ch/doc/fr/contamsg_fr_tot_teid11des?portal=banana, les solutions pour chaque erreur sont expliquées.

Dans l'exemple, le programme signale une différence de 800.- dans les soldes d'ouverture. 

 

Après avoir vérifié et corrigé les soldes d'ouverture, le Total Actifs doit correspondre au Total Passifs (colonne Ouverture).

L'équilibre comptable peut être vérifié dans le Tableau Totaux.