Documents de base

L'organisation optimale de ses documents est un élément fondamental de toute entreprise. Vous trouverez des conseils importants sur la page Différents types de fichiers. Dans ce qui suit, nous nous concentrons sur les documents de base de l'entreprise qui restent valables et doivent donc être conservés pendant une période illimitée.

Voici quelques exemples :

• Contrats de location ou de bail d'un objet ou d'un bien.
• Contrats de location.
• Documents pour l'ouverture d'un compte bancaire.
• Contrat d'assurance.
• Contrat avec les compagnies de téléphone, de gaz, d'électricité.
• Accord de marketing.
• Inscription à un service internet.
• Contrat d'embauche d'un employé.
• Contrat d'achat d'un bien immobilier (terrain) ou mobilier (voiture).

Règles de conservation

Les documents de base doivent en principe être conservés pendant dix ans après la fin du contrat, sauf si la loi en dispose autrement.

Un contrat de location doit donc être conservé pendant toute la durée de validité du contrat. Lorsque le contrat est caduc, parce que l'objet n'est plus loué ou parce qu'il a été remplacé par un autre contrat, le document doit être archivé pendant la durée fixée par la loi.

Délais fixés par la loi ou le contrat

L'archivage des documents sert à prouver l'existence ou l'inexistence d'une obligation ou est exigé par la loi :

• Obligation de tenir des livres et des registres comptables. Normalement, 10 ans.
• Période de garantie. Délai dans lequel les défauts doivent être signalés et rectifiés. Pour faire valoir la validité des défauts.
• Délai de prescription. Le délai maximum autorisé par la loi pour une action en justice. Le délai pour demander au tribunal le paiement d'une facture non couverte, par exemple.
• Obligations découlant de règlements spéciaux. Par exemple, dans le domaine des services bancaires ou notariaux, des réglementations spécifiques s'appliquent.

Stockage de documents avec stockage illimité

Les documents doivent être archivés et conservés avec soin dans des locaux adaptés à cet effet.

• Ils ne doivent pas se trouver dans des locaux qui garantissent la conservation.
• Pour les documents importants, il est utile de conserver des copies, peut-être sous forme numérique.

Classeur "Documents de base"

• Utilisez un classeur pour les "documents de base".
  Si nécessaire, vous pouvez également utiliser des boîtes spéciales pour l'archivage. Il est important que les documents soient faciles à trouver.
  • Si vous disposez de nombreux documents de base, il est utile de les séparer par contrepartie (nom du locataire, compagnie d'assurance) ou par type (contrats d'assurance, banque).
  • Veuillez insérer le contrat original dans la section appropriée.
• D'autres classeurs
  • Contrats et autres documents de location. Pour l'immobilier.
  • Contrats ou documents relatifs à l'embauche du personnel.
  • Vous pouvez également commencer avec un seul classeur et ensuite en ajouter.

Remplacement des documents

Si un contrat est remplacé, il est toujours nécessaire de conserver le contrat précédent. Ce document est indispensable en cas de litige a posteriori, de révision ou si vous devez prouver la dépense aux autorités fiscales.

Pour les documents archivés de base, il est utile de conserver un classeur (ou une boîte d'archives).

• Ces documents seront rarement consultés.

Étiqueter les documents archivés à partir de l'année 20XX, ou les contrats de location ou les dossiers du personnel archivés.

• Conservez les documents dans l'ordre de leur date d'archivage.
• Lorsque le classeur est complet, écrivez sur l'étiquette jusqu'à l'année 20XX.
• Commencez un nouveau classeur.

Documents ayant une valeur historique

Il peut être intéressant de garder une trace de certains éléments historiques pour l'entreprise, ou qui sont utiles pour reprendre des idées.
Créez immédiatement un classement des documents historiques.

• Le premier bail.
• La première facture que vous avez faite.
• Photos de l'ouverture du magasin.
• Le DVD avec la première vidéo promotionnelle.
• La photo du premier prototype.
• Un exemplaire des dépliants de vente.

Stockage des documents dans des coffres-forts

Les documents importants, qui sont d'une valeur extrême pour l'entreprise et sont indispensables pour prouver un crédit, doivent être conservés dans des coffres-forts.
L'accès au coffre-fort prend du temps, il est donc utile de garder une copie des documents près de vous, afin que vous puissiez facilement en consulter le contenu.
Procédez de cette manière :

• Faites une copie avant de ranger les documents dans le coffre-fort.
• Placez la copie dans vos documents de base, avec une note indiquant que le document original se trouve dans le coffre-fort.
• Conservez une liste des documents importants dans le coffre-fort.

Stockage numérique

Numérisation des documents papier

Il est utile de conserver des copies des documents de base également en format numérique.

Vous pouvez facilement faire des copies et les stocker dans plusieurs endroits.

Vous devez vérifier, cas par cas, s'il est possible de remplacer un document papier par une copie numérique. Avant de jeter l'original papier, vous devez vérifier que le document scanné a la même validité et quelles sont les procédures à suivre.

Documents originaux numériques

Il existent des règles de conservation, qui doivent être respectées pour que les documents soient valables.