Écritures des salaires nets

La gestion des salaires au net consiste à enregistrer en comptabilité uniquement les montants effectivement versés aux employés. Il s'agit d'une méthode simple et pratique, particulièrement adaptée lorsque le traitement des salaires est effectué avec un logiciel spécialisé ou confié à une fiduciaire.

Par rapport à la comptabilisation au brut, elle offre une vision moins détaillée des coûts du personnel, car elle ne distingue pas séparément les cotisations sociales à la charge de l'employeur de celles retenues sur les salaires des employés.

Pour cette raison, le calcul des salaires bruts, des retenues et des cotisations sociales est effectué par le logiciel de gestion des salaires ou confié à une fiduciaire, qui transmet les déclarations aux organismes compétents. La déclaration annuelle à la caisse AVS est en effet basée sur la masse salariale brute, qui doit être déterminée à partir des décomptes de salaires.

Ce qui est enregistré

Avec la gestion des salaires au net, les éléments suivants sont généralement enregistrés :

• les salaires nets versés aux employés
• les acomptes des cotisations sociales (AVS/AI/APG/AC), versés mensuellement ou trimestriellement
• les primes d'assurance et de prévoyance, versées au début de l'année ou semestriellement
• les éventuels ajustements de fin d'année.

Ce qui n'est pas enregistré

• Le salaire brut
• Les retenues de l'employé
• Les dettes envers les organismes sociaux à la fin de la période.

Avantages de la gestion des salaires au net

• Écritures simples
• Peu de comptes à gérer
• Comptabilité plus rapide.

Limites de la gestion des salaires au net

• Le salaire brut n'apparaît pas dans la comptabilité
• Le détail des retenues salariales des employés n'est pas visible
• Les cotisations de l'employé et de l'employeur ne sont pas distinguées.

Quand utiliser la gestion des salaires au net

L'enregistrement des salaires au net est recommandé lorsque la gestion des salaires est effectuée à l'aide d'un logiciel de paie ou par une fiduciaire, et que la comptabilité a principalement pour objectif d'enregistrer les paiements et de satisfaire aux obligations comptables.

Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque :

• le détail des salaires, des retenues et des cotisations sociales est géré en dehors de la comptabilité
• il n'est pas nécessaire d'analyser séparément les coûts du personnel dans la comptabilité
• vous souhaitez conserver une comptabilité plus simple avec un nombre réduit d'écritures.

Comptes généralement utilisés

Quelques comptes suffisent généralement pour gérer les salaires au net.

Comptes de charges

• 5000 Salaires
• 5700 Cotisations AVS/AI/APG/AC
• 5710 Cotisations à la caisse d'allocations familiales
• 5720 Cotisations à la prévoyance professionnelle obligatoire
• 5730 Primes d'assurance contre les accidents professionnels
• 5740 Assurance indemnités journalières en cas de maladie
• 5790 Impôt à la source

Comptes de paiement

• 1020 Banque
• Un autre compte de liquidités.

Distinction entre la part de l'employeur et la part de l'employé

Dans la gestion des salaires au net, la comptabilité ne met pas directement en évidence la répartition des cotisations sociales entre la part à la charge de l'employeur et celle retenue sur le salaire de l'employé.

Les versements effectués aux organismes sociaux (AVS, LPP, assurances et autres institutions) comprennent généralement les deux parts et sont enregistrés comme des montants globaux. Par conséquent, il n'est pas possible d'identifier immédiatement la part de l'employeur à partir des seules écritures comptables.

Pour la déterminer, il est nécessaire de se référer :

• aux comptes de charges dédiés aux cotisations sociales
• aux décomptes établis par le logiciel de gestion des salaires.

La comptabilité enregistre correctement le coût total du personnel, tandis que le détail de la répartition des cotisations est fourni par les décomptes de salaires.

Paiement des salaires nets

Lors du paiement du salaire à l'employé, enregistrez le salaire net versé.

Dans le Tableau Écritures, enregistrez chaque mois :

• Date : la date du paiement du salaire
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5000 Salaires
• Crédit : le compte Banque

Paiement périodique des cotisations sociales

Lors du paiement des acomptes de cotisations sociales, enregistrez :

• Date : la date du paiement des cotisations sociales
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5700 Cotisations AVS/AI/APG/AC
• Crédit : le compte Banque
• Montant : saisissez le montant des cotisations sociales (indiqué sur la facture d'acompte), comprenant à la fois la part de l'employeur et celle de l'employé.

Paiement annuel des primes d'assurance

Lors du paiement des primes d'assurance, par exemple LAA ou LAA complémentaire, enregistrez le paiement à l'organisme d'assurance.

• Date : la date du paiement annuel des primes d'assurance
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5730 Primes d'assurance contre les accidents professionnels
• Crédit : le compte Banque
• Montant : saisissez le montant indiqué sur la facture. Il comprend à la fois la part de l'employeur et celle de l'employé.

Paiement de la prime annuelle de la caisse de pension

Lors du paiement de la prime annuelle de la caisse de pension LPP :

• Date : la date du paiement annuel de la prime de la caisse de pension
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5720 Cotisations à la prévoyance professionnelle obligatoire
• Crédit : le compte Banque
• Montant : saisissez le montant indiqué sur la facture. Il comprend à la fois la part de l'employeur et celle de l'employé.

Paiement de la prime d'assurance maladie

Lors du paiement de la prime annuelle de l'assurance maladie :

• Date : la date du paiement de la prime d'assurance maladie
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5740 Assurance indemnités journalières en cas de maladie
• Crédit : le compte Banque
• Montant : saisissez le montant indiqué sur la facture. Il comprend à la fois la part de l'employeur et celle de l'employé.

Remboursement de frais inclus dans le salaire net versé

Lorsque le salaire net versé comprend un remboursement de frais, il est recommandé de séparer comptablement le salaire net du remboursement de frais. De cette manière, le compte Salaires n'est pas influencé par des montants qui ne représentent pas réellement un salaire.

Exemple :

• Salaire net : CHF 4'000
• Remboursement de frais : CHF 200
• Paiement total par banque : CHF 4'200

Dans l'écriture, les deux montants doivent être séparés. L'écriture est donc enregistrée sur trois lignes :

Dans le Tableau Écritures :

• Première ligne – paiement total par banque
  • Date : la date de l'écriture
  • Description : paiement du salaire mensuel
  • Débit : laisser vide
  • Crédit : le compte Banque
  • Montant : le montant total payé CHF 4'200
     
• Deuxième ligne – salaire net mensuel
  • Date : la date de l'écriture
  • Description : paiement du salaire mensuel
  • Débit : le compte 5000 Salaires
  • Crédit : laisser vide
  • Montant : le montant du salaire net versé CHF 4'000
     
• Troisième ligne – remboursement de frais
  • Date : la date de l'écriture
  • Description : remboursement de frais
  • Débit : le compte Remboursement de frais (par exemple, frais de déplacement)
  • Crédit : laisser vide
  • Montant : le montant du remboursement de frais CHF 200

Paiement de l'impôt à la source

Lors du paiement trimestriel de l'impôt à la source :

• Date : la date du paiement de l'impôt à la source
• Description : la description du paiement
• Débit : le compte 5790 Impôt à la source
• Crédit : le compte Banque
• Montant : saisir le montant calculé par le logiciel de gestion des salaires, conformément aux dispositions de l'Office de l'impôt à la source.

Contrôle et vérification

Au cours de l'année, les cotisations sociales et certaines primes d'assurance sont généralement versées sous forme d'acomptes. Ce n'est qu'avec les décomptes définitifs ou les ajustements de fin d'année que le montant effectivement dû est déterminé.

Pour cette raison, dans la gestion des salaires au net, il est essentiel d'effectuer des contrôles périodiques ainsi qu'une vérification approfondie à la clôture de l'exercice.

Pour plus d'informations, consultez la page Rapprochement des salaires au net.