Sauvegardez vos fichiers aussi sur le Cloud

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Dans cet article

De nombreux logiciels fonctionnent aujourd'hui dans le Cloud, nécessitant la création d'un compte et et l'utilisation de données d'identification, sans installation locale. Les données sont accessibles depuis différents appareils, mais cela signifie que toutes les données et tous les documents sont sauvegardés sur les serveurs du fournisseur de services (par exemple, Dropbox, ICloud, OneDrive, GoogleDrive).

Banana Comptabilité Plus travaille avec votre Cloud

Banana Comptabilité Plus n'a pas son propre Cloud, mais vous permet de travailler avec le vôtre !  Étant donné que les données comptables sont particulièrement sensibles, nous estimons que vous devez pouvoir choisir l'endroit où elles seront sauvegardées. Elles vous appartiennent exclusivement. Notre société n'a aucun accès à vos données.

Dans Banana Comptabilité, chaque exercice comptable constitue normalement un fichier distinct, en format .ac2.
Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez choisir où sauvegarder vos données : localement, sur des dispositifs externes, sur des systèmes Cloud, pour les partager avec d'autres.
Dans Banana Comptabilité, sauvegarder les fichiers sur le Cloud est donc une possibilité parmi d'autres, un choix libre.

Avantages du Cloud pour les utilisateurs privés de Banana

Pour les utilisateurs privés, sauvegarder leurs fichiers comptables et leurs reçus numériques dans le Cloud peut représenter un grand avantage : ils sont accessibles à partir de n'importe lequel de nos appareils, de la maison, du bureau, du téléphone.

Par exemple, le téléphone portable peut être un bon support pour scanner tous les reçus ou justificatifs (qui se perdent facilement) et les enregistrer directement dans le dossier sur le cloud, d'où ils peuvent ensuite être récupérés et insérés sous forme de lien dans le dossier comptable.

Sauvegarder vos fichiers Banana sur le Cloud

Banana Comptabilité Plus vous permet de sauvegarder vos fichiers en Cloud en utilisant n'importe quel système de gestion de données. Vous bénéficiez d'une totale liberté de choix, sans frais supplémentaires.

  • Vous pouvez choisir le service en cloud de votre préférence :
    • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive ou tout autre service public. La plupart de ces services offrent un service de base gratuit avec un espace de stockage réduit, puis proposent des services supplémentaires payants. Si vous avez déjà un service Cloud actif, vous n'aurez pas de frais supplémentaires.
    •  Votre propre cloud privé.
    • Si vous disposez déjà d'un service de cloud actif, vous n'aurez aucun frais supplémentaires.
  • Vos données comptables seront toujours accessibles.
    • Même avec un abonnement Banana Comptabilité Plus expiré, vous pourrez toujours accéder à vos données.
    • Avec le plan gratuit de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez toujours lire et imprimer le contenu des fichiers.
    • Vous pouvez conserver des copies sur tout support ou ordinateur, afin de répondre aux exigences de la loi en matière de conservation et d'archivage des données comptables.
  • Vous pouvez archiver et partager tout type de fichier :
    • Fichiers comptables
    • Les justificatifs ou autres documents que vous associez aux lignes d' écritures.
    • Autres fichiers Excel, Word, lettre, photo ou autres, qui sont liés à la comptabilité.
  • Vous pouvez partager vos données avec d'autres personnes :
    • Utilisez les fonctions de partage de votre fournisseur de services en cloud.
    • Plusieurs personnes peuvent accéder aux données.
    • Vous pouvez attribuer des autorisations, en lecture seule ou en écriture.
    • Les données sont accessibles directement depuis le web.
  • Vous pouvez gérer la comptabilité même si vous ne disposez pas d'une connexion Internet active.

La limitation que vous avez avec Banana est que seule une personne à la fois peut modifier le même fichier comptable. Si plusieurs personnes enregistrent des modifications, il y a un conflit qui peut entraîner une perte de données. Il s'agit donc d'une solution idéale pour les petites équipes.

Configuration du service de gestion des données en Cloud

Pour configurer le service en cloud, vous devez suivre les instructions données par votre fournisseur. En règle générale, la procédure est la suivante :

  • Créez un compte avec le service en cloud.
  • Installez le programme d'accès aux données en cloud sur votre ordinateur.
    • Ces données vous seront demandées pour accéder à votre compte cloud.
    • Ce programme va créer un dossier local.
    • Dans ce dossier, le programme va synchroniser vos données avec le système en cloud.
    • Lorsque vous apportez des modifications localement, celles-ci sont automatiquement répliquées sur le cloud ou sur les autres appareils auxquels vous êtes connecté.
    • Si vous ne disposez pas d'une connexion au cloud, vous pouvez toujours travailler sur vos fichiers. Lorsque vous vous reconnectez, le programme resynchronise vos fichiers.
    • Le système en cloud vous permet de spécifier les dossiers et les fichiers à synchroniser automatiquement.
    • Vous pouvez accéder à vos fichiers aussi bien depuis votre ordinateur que depuis des appareils mobiles.
  • Installer le logiciel Banana Comptabilité Plus sur votre ordinateur.
  • Dans le dossier local du service en nuage :
    • Créez le dossier de votre entreprise ou de votre comptabilité.
    • Vos données seront alors automatiquement synchronisées dans le cloud. 
    • Vous pouvez créer d'autres fichiers pour d'autres entreprises ou organisations.

Avantages du Cloud pour les entreprises et les associations qui utilisent Banana

Au-delà des avantages réservés aux particuliers, à savoir l'accès à partir de différents appareils et la numérisation aisée des reçus, les entreprises et les associations peuvent utiliser les services en Clourd pour partager avec d'autres les dossiers dans lesquels elles conservent leurs fichiers comptables et leurs reçus. 

Partager le fichier de données avec d'autres personnes

Tous les systèmes en cloud offrent la possibilité de partager des fichiers avec d'autres, ce qui peut être utile pour une petite entreprise ou une association. Pour partager des fichiers avec d'autres personnes, la procédure est la suivante:

  • Créez un compte avec le service de cloud utilisé (il est généralement gratuit).
  • Allez dans le fichier à partager.
    • Utilisez la fonctionnalité de partage pour indiquer l'email de l'utilisateur à qui l'accès doit être accordé.
      • Vous pouvez partager avec autant de personnes que vous le souhaitez.
      • Vous pouvez attribuer des autorisations d'accès (lecture seule, écriture).
    • Tous les sous-dossiers seront également partagés automatiquement.
  • L'utilisateur peut accéder aux données :
    • A' travers l'interface web
    • En installant le client de synchronisation des données sur son ordinateur
  • Les données seront synchronisées entre les différents utilisateurs.

Attention : deux personnes ne peuvent pas modifier le même fichier en même temps. Si vous supprimez un fichier du Cloud, il sera également supprimé de tous les autres appareils qui partagent ce dossier via le Cloud.

Avantages du Cloud pour les fiduciaires et les comptables 

Souvent les fiduciaires et les comptables utilisent Banana Comptabilité Plus parce qu'il permet de partager facilement les données avec les clients. Il est également conservé comme logiciel comptable secondaire de l'entreprise. Ces dernières années, grâce à la diffusion du Cloud, Banana Comptabilité Plus offre des possibilités intéressantes pour acquérir de nouveaux clients.  

Si vous êtes comptable et que vous collaborez avec votre client pour la tenue des comptes, les systèmes en Cloud peuvent vous aider à simplifier le processus.

Vous avez généralement deux options :

  • Le client dispose de son propre service en cloud et partage ensuite les données avec vous.
  • Vous avez un système Cloud sur lequel vous enregistrez les données de vos clients et partagez le dossier avec eux.

Informations importantes concernant l'utilisation d'un Cloud :

  • Le service Cloud est un programme indépendant de Banana Comptabilité. Banana.ch SA n'accepte aucune responsabilité et ne peut pas offrir de support en relation avec l'utilisation du Cloud.
  • Il est recommandé d'avoir un Cloud avec un compte d'entreprise (Business) pour disposer de suffisamment d'espace, de toutes les fonctionnalités de partage et d'autres fonctionnalités avancées.
  • Pour assurer une pleine compatibilité entre les ordinateurs, il est généralement conseillé de :
    • Choisir un service Cloud de Windows tel que Microsoft OneDrive si vous travaillez sur Windows.
    • Choisir un service Cloud d'Apple tel que Apple iCloud si vous travaillez sur Mac.
    • En cas de systèmes d'exploitation mixtes, en dernier recours, il est toujours possible de partager les fichiers via des services de transfert de fichiers cryptés comme par exemple Swisstransfer.
  • Il est possible de travailler sur un fichier uniquement une personne à la fois.
  • Il pourrait être nécessaire de gérer les autorisations accordées à ceux avec qui vous partagez les fichiers.

Gérer plusieurs entreprises et partager les fichiers avec les clients

Si vous gérez plusieurs entreprises, il est préférable d'organiser les dossiers pour faciliter le partage avec d'autres. Voici une suggestion d'organisation des données, mais vous pouvez évidemment choisir la structure qui vous convient le mieux.

  • Dans le dossier local de votre système en Cloud, créez des dossiers distincts pour chacun de vos clients.
  • Pour chaque client, créez ensuite deux sous-dossiers :
    • Internal (interne)
       Où vous enregistrez les données que vous ne voulez pas partager.
    • Shared-[NomSociété]
      • Enregistrez ici les fichiers que vous souhaitez partager avec votre client.
      • Indiquez également le nom de la société, car c'est ce nom que votre client verra.
  • Partagez le fichier Shared avec votre client, en utilisant le système fourni par le service en cloud.

Important : service de sauvegarde des données (Backup)

Travailler avec un système de synchronisation des données, c'est comme travailler avec un système de réseau. Lorsqu'un utilisateur supprime un fichier ou un dossier de son ordinateur local, le fichier ou le dossier est automatiquement supprimé du cloud. De même, si quelqu'un écrase des données, les données précédentes sont perdues.

Il est donc important que vous disposiez d'un service de sauvegarde : 

  • Vérifiez combien de temps votre fournisseur de services en cloud conserve des copies de vos données supprimées. La durée peut varier en fonction du plan que vous choisissez.
  • Le système peut également être utile pour vous protéger contre les défauts du matériel ou les attaques de ransomware.
  • Il peut être utile de disposer d'un système de sauvegarde local, qui enregistre également vos données sur le disque.
  • Un système qui empêche la suppression des données, avec des commandes simples, est préférable.

 Ressources utiles

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