Organisez vos fichiers comptables localement, sur un réseau ou dans le nuage/cloud.

Banana Comptabilité Plus est un programme NoCloud : il est installé sur votre ordinateur et fonctionne localement.
Vos données et vos fichiers comptables appartiennent exclusivement à vous. Avec Banana Comptabilité Plus vous pouvez choisir où les sauvegarder : localement, sur des dispositifs externes, sur des systèmes de Cloud tels que Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive. Notre société n'a pas accès à vos données. Nous vous recommandons de toujours faire des copies de backup/sécurité.

Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la manière d'organiser vos données afin de les retrouver facilement et de les joindre dans un format numérique.

Données enregistrées dans un fichier unique

Les données comptables sont enregistrées dans un fichier.

• Les données de chaque système comptable sont enregistrées dans un fichier.
  En règle générale, un dossier est conservé pour chaque exercice comptable.
• Vous pouvez donner au fichier le nom que vous voulez.
  En règle générale, le nom de fichier se compose de la raison sociale et de l'exercice comptable, suivis de l'extension "société-2020.ac2".
• Vous pouvez enregistrer le fichier dans le dossier de votre choix.
  • Un dossier local.
  • Un dossier réseau.
• Tout comme dans Excel, dans Banana Comptabilité, une seule personne à la fois peut travailler sur le même fichier.
  Vous devez faire attention à ce que d'autres personnes ne travaillent pas sur le même fichier.
  Si vous travaillez sur un réseau Windows local et que le fichier est en cours d'utilisation, vous recevrez un message indiquant que le fichier n'est disponible qu'en mode lecture.
  Pour les autres systèmes d'exploitation, il n'y a pas de messages. Soyez donc prudent si vous travaillez avec plusieurs personnes.
  La personne qui sauvegarde les données écrase les données précédentes. 

Créer la structure de dossier idéale

En structurant correctement les dossiers dans lesquels vous enregistrez vos fichiers comptables et vos documents numériques, il vous sera plus facile de les gérer et de les partager avec d'autres.
Pour créer des dossiers, utilisez les fonctions fournies par votre système d'exploitation (par exemple, Explorer ou Finder).

Des conseils pour mieux organiser vos fichiers :

• Si vous gérez plus d'un système comptable, il est préférable de créer un dossier pour chaque entreprise.
• Il peut être très utile de créer un dossier pour chaque exercice comptable, où vous pouvez rassembler tous les fichiers relatifs à l'année en cours. 
• Chaque mouvement comptable peut être lié à un fichier lié au justificatif comptable numérique.
  • Les Pièces justificatives de l'année devraient être sauvegardées dans un sous-dossier de l'année en cours. De cette façon, le programme crée des liens relatifs, qui fonctionnent même si vous utilisez des fichiers synchronisés sur des ordinateurs différents.
  • Les documents de base, qui ne perdent pas leur validité, devraient être sauvegardés dans leur propre dossier (par exemple, polices d'assurance, contrats de location, ...)

La structure des dossiers peut être la suivante :

• [Nom de l'entreprise]"Company"
  Dans ce dossier, il crée ensuite des sous-dossiers pour les différentes années comptables.
  • Base
    Où conserver les documents numérisés ou les documents qui ne perdent jamais leur validité, Vous pouvez également utiliser ce dossier pour mettre le fichier des actifs amortissables.
  • 2022
    Sous-dossier dans lequel vous pouvez enregistrer le fichier comptable de l'année en cours (société-2022.ac2), d'autres documents relatifs à l'année en cours et, à la fin de l'année, le fichier pdf.
    • Reçus.
      Sous-dossier pour les documents électroniques, afin que le chemin soit relatif au fichier comptable et que les documents s'ouvrent en un seul clic, même sur des systèmes d'exploitation différents, lors de l'utilisation de systèmes de synchronisation tels que Dropbox.
      Voir aussi
      • Numériser les reçus.
      • Ajouter des liens digitals.
        2023
        Sous-dossier où enregistrer le fichier de l'année suivante,
        Justificatifs

    • 

Travailler sur un réseau local

Si votre entreprise utilise un réseau local, vous pouvez créer la structure du dossier sur votre réseau local afin qu'elle soit accessible à plusieurs personnes.

Sur le réseau local, vous pouvez généralement aussi attribuer des droits d'accès, limitant ainsi le nombre de personnes qui peuvent accéder à vos données comptables.

Travailler avec systèmes Cloud

Si vous utilisez Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive ou un autre service similaire, un dossier contenant les données synchronisées sera créé sur votre ordinateur.

Pour travailler sur plusieurs ordinateurs, il suffit de créer un sous-dossier dans le dossier des données synchronisées avec les données de l'entreprise, en utilisant la structure indiquée au paragraphe précédent. Automatiquement, les fichiers de comptabilité et de reçus seront synchronisés entre les différents systèmes.

Partager les données avec votre comptable

Les systèmes en Cloud vous permettent également de partager des données avec d'autres personnes. Vous devez créer la structure de dossier comme indiqué ci-dessus dans le dossier principal qui est synchronisé. Utilisez la commande Dropbox pour partager le dossier avec votre comptable, qui pourra alors consulter et modifier vos fichiers.