Dans cet article
Les soldes initiaux, ou soldes d’ouverture, représentent la situation des comptes au début de l’année ou de la période comptable.
Lorsque vous utilisez Banana Comptabilité pour la première fois, vous devez saisir manuellement les soldes initiaux afin de créer le bilan d’ouverture.
Dans la Comptabilité multidevise, avant de saisir les soldes initiaux, il est important d’effectuer certains paramétrages essentiels dans le tableau Changes et dans le tableau Comptes.
Définir les changes d’ouverture
Dans le tableau Changes, définissez les devises étrangères utilisées dans la comptabilité ainsi que le change d’ouverture correspondant par rapport à la devise de base.
Le change d’ouverture est saisi manuellement lorsque vous commencez à utiliser Banana Comptabilité. Les années suivantes, lorsque vous créez la nouvelle année avec Actions > Créer nouvelle année, il est automatiquement mis à jour sur la base du change final du fichier de l’année précédente.
Pour les changes d’ouverture, tenez également compte des points suivants :
- le change d’ouverture doit être indiqué sur la ligne du change sans date
- il ne doit pas être modifié, sauf en cas d’erreur ou de situation particulière
- les changes d’ouverture doivent correspondre aux changes de clôture de l’année précédente.
Pour plus d’informations, consultez Différence dans les soldes initiaux.
Préparer le tableau Comptes
Avant de saisir les soldes initiaux, assurez-vous que le plan comptable contient, dans le Compte de résultat, le compte utilisé pour Enregistrer les différences de change.
Le compte doit également être indiqué dans Fichier > Propriétés fichier (Données de base) > Devise étrangère.
Dans la Comptabilité multidevise, les soldes initiaux doivent être saisis dans le tableau Comptes, vue Base, colonne Ouverture devise, aussi bien pour les comptes dans la devise de base que pour ceux en devise étrangère.
La colonne Ouverture, exprimée dans la devise de base, est protégée. Banana Comptabilité calcule automatiquement la contre-valeur dans la devise de base en utilisant le change d’ouverture indiqué dans le tableau Changes.
Saisir les soldes initiaux
Après avoir défini les changes d’ouverture et vérifié le plan comptable, vous pouvez saisir les soldes initiaux.
- Allez dans le tableau Comptes, vue Base, colonne Ouverture devise
- Saisissez manuellement les soldes initiaux des comptes d’Actifs et de Passifs
- Saisissez les soldes des Actifs avec des montants positifs
- Saisissez les soldes des Passifs avec le signe moins (-) devant le montant
- Vérifiez que le total des Actifs correspond au total des Passifs et que la comptabilité est équilibrée.
Banana Comptabilité calcule automatiquement dans la colonne Ouverture la contre-valeur dans la devise de base des soldes saisis dans la colonne Ouverture devise.
Si des différences dans les soldes initiaux sont signalées, vérifiez les montants saisis et les changes d’ouverture. Pour plus d’informations, consultez Différences soldes d'ouverture et Différence soldes initiaux.
Soldes initiaux des Centres de coûts
Dans le tableau Comptes, la colonne Ouverture peut également être utilisée pour saisir les soldes initiaux des Centres de coûts.
Soldes initiaux des Segments
Les soldes initiaux des Segments doivent en revanche être saisis au moyen d’écritures d’ouverture dans le Tableau Écritures.
Pour plus d’informations, consultez la page Segments.
Commencer avec Banana Comptabilité en cours d’année
Si vous commencez à utiliser Banana Comptabilité alors que l’année comptable est déjà en cours et que vous devez reprendre le travail effectué avec un autre programme, vous pouvez procéder de deux manières.
Reprendre la comptabilité depuis le début de l’année
Vous pouvez commencer la comptabilité depuis le début de l’année et reprendre également toutes les écritures déjà enregistrées avec le programme précédent.
Dans ce cas :
- saisissez dans le tableau Comptes les soldes d’ouverture au début de l’année
- saisissez dans le Tableau Écritures les écritures déjà comptabilisées avec le programme précédent
- continuez avec les nouvelles écritures dans Banana Comptabilité.
De cette manière, vous disposez de tous les détails comptables de l’année dans un seul fichier.
Pour plus d’informations, consultez Reprise des données d’autres programmes.
Commencer à partir de la date du passage à Banana Comptabilité
Vous pouvez également commencer la comptabilité directement à partir de la date à laquelle vous passez à Banana Comptabilité.
Dans ce cas, vous devez reprendre dans le tableau Comptes la situation comptable existante à cette date.
En plus des soldes d’ouverture des comptes d’Actifs et de Passifs, vous devez également saisir :
- les soldes des Charges, avec des montants positifs
- les soldes des Produits, avec des montants négatifs.
Le résultat de l’exercice accumulé jusqu’à la date du passage doit être indiqué dans le compte Bénéfices/Pertes reportés :
- en cas de bénéfice, saisissez le solde initial en négatif
- en cas de perte, saisissez le solde initial en positif.
Vérifiez que la somme des soldes initiaux est égale à zéro, afin que Banana Comptabilité ne signale aucune différence.
À partir de ce moment, vous pouvez saisir les nouvelles écritures dans le Tableau Écritures.
Saisir les soldes initiaux comme écritures d’ouverture
Les soldes initiaux peuvent également être saisis comme écritures d’ouverture dans le Tableau Écritures, aussi bien pour tous les comptes du bilan que pour certaines catégories de comptes, comme les Segments, dont les soldes initiaux doivent être enregistrés manuellement.
Pour chaque écriture d’ouverture :
- indiquez comme date la date de début de la comptabilité
- dans la colonne TypeDoc, saisissez le code 01
- indiquez le compte au Débit ou au Crédit
- saisissez le montant.
Le total des soldes d’ouverture au Débit doit être compensé par le total des soldes d’ouverture au Crédit.
Les soldes d’ouverture saisis au moyen d’écritures sont utilisés pour la préparation des rapports.
Si le même fichier contient des soldes initiaux dans la colonne Ouverture du tableau Comptes et que des soldes d’ouverture sont également saisis manuellement dans le Tableau Écritures, ces valeurs sont automatiquement additionnées.
C’est le cas, par exemple, des soldes initiaux des Segments saisis au moyen d’écritures d’ouverture, qui sont additionnés aux valeurs d’ouverture déjà présentes dans le tableau Comptes.
Utiliser des changes d’ouverture différents
La saisie des soldes initiaux au moyen d’écritures peut également être utile lorsqu’il est nécessaire d’utiliser des changes d’ouverture différents de ceux présents dans le tableau Changes.
Cette procédure peut avoir des implications comptables et juridiques. Avant de l’utiliser, il est donc nécessaire d’en comprendre correctement les effets.
Soldes de l’année précédente
Les soldes de l’année précédente sont distincts des soldes initiaux.
Si vous commencez une nouvelle comptabilité en reprenant une comptabilité existante et souhaitez également afficher dans les impressions les valeurs de l’année précédente, vous devez saisir les soldes finaux de l’année précédente dans le tableau Comptes, vue Précédent, colonne Année précédente.
Saisissez :
- les soldes finaux des comptes d’Actifs
- les soldes finaux des comptes de Passifs, avec le signe moins (-) devant le montant
- les soldes finaux des Charges
- les soldes finaux des Produits, avec le signe moins (-) devant le montant.
Ces valeurs permettent également d’afficher les données de l’année précédente dans les impressions.
