Dossier pour les documents numériques

Avec Banana Comptabilité Plus vous pouvez vous passer de papier, en conservant tous les justificatifs (factures, reçus, etc.) en format numérique. Chaque ligne du tableau, et donc aussi les lignes d'enregistrement, peut avoir un lien vers un fichier pdf (ou autre format) ; avec un simple clic on peut en visualiser le contenu.

Il est utile de disposer d'un dossier spécial dans lequel vous pouvez enregistrer tous les reçus au format numérique. Voir Organiser vos fichiers.
Pour retrouver facilement vos documents, nous vous recommandons de toujours utiliser la même méthode pour nommer vos fichiers numériques.

• Dans le dossier où vous conservez votre dossier comptable, créez un sous-dossier intitulé "justificatifs".
  • Liens concernant le fichier comptable. En enregistrant les fichiers dans un sous-dossier, Banana Comptabilité Plus crée des liens vers les documents liés au fichier comptable. 
    • Même si vous utilisez des systèmes de synchronisation de fichiers avec des chemins différents sur les ordinateurs (par exemple, Dropbox), vous pourrez toujours ouvrir le fichier.
    • Nous vous recommandons de lire attentivement la section Noms de fichiers dans les liens, surtout si vous recevez l'erreur "Fichier non trouvé".
  • Nous recommandons de créer un dossier pour sauvegarder les justificatifs au format PDF pour chaque année. Ce choix est le plus efficace et permet une organisation claire des documents.

• Pour des raisons de sécurité, l'exportation au format PDF inclut uniquement les pièces jointes situées dans le même dossier que le fichier de comptabilité ou dans un sous-dossier.

  • Pour des raisons de sécurité, seuls les pièces jointes situées dans le même dossier que le fichier de comptabilité ou dans un sous-dossier sont incluses. 
  • Tous les lecteurs PDF ne permettent pas d'ouvrir des pièces jointes.

  
  
  Exemple d'organisation d'un répertoire pour sauvegarder les bordereaux numériques 

• Enregistrez dans ce dossier tous les documents numériques que vous recevez ou que vous numérisez.
  • Conseil: nommez vos justificatifs selon le format "année-mois-jour+client ou fournisseur + type de document".
    Cela permettra de classer automatiquement les fichiers dans un ordre séquentiel et facilitera leur gestion. 
    
    Exemples :
    • 2022-01-15-TIM-facture.pdf
    • 2022-01-31-Rossi Marco-facture.pdf
  • Pour la date, il est préférable d'utiliser la date du document.
  • Dans le dossier, tous les documents seront triés par ordre de date et seront faciles à retrouver.
• Lorsque vous saisissez un document, liez-le à son homologue numérique. Vous devez rendre visible la colonne DocLink.
• Pour visualiser le contenu du document numérique
  • Positionnez-vous sur la ligne de l'écriture qui vous intéresse.
  • Cliquez sur l'icône d'ouverture de fichier dans la colonne DocLink.