Dans cet article
Lorsque la comptabilité des salaires est gérée au net, la déclaration annuelle AVS ne peut pas être vérifiée en comparant directement le compte Salaires avec le décompte définitif de la caisse AVS. En effet, le compte Salaires présente les montants nets comptabilisés, tandis que le décompte AVS est basé sur la masse salariale brute calculée par le logiciel de gestion des salaires.
Pour vérifier l'exactitude de la déclaration annuelle AVS et des autres décomptes de fin d'année, il est donc nécessaire de reconstituer la masse salariale brute et d'effectuer une série de contrôles de rapprochement.
La procédure de rapprochement permet de vérifier la concordance entre :
- la comptabilité
- les décomptes du logiciel de gestion des salaires
- la déclaration annuelle AVS
- les décomptes définitifs des organismes sociaux.
Objectifs du rapprochement
Le rapprochement de fin d'exercice poursuit deux objectifs principaux :
- reconstituer la masse salariale brute afin de la comparer à celle déclarée à la caisse AVS ;
- rapprocher les cotisations AVS en comparant la fiche du compte 5700 Cotisations AVS avec le décompte définitif de la caisse AVS.
Documents nécessaires
Pour effectuer le rapprochement, les documents suivants sont généralement nécessaires :
- le fichier de comptabilité
- les décomptes de salaires
- la déclaration annuelle AVS
- le décompte définitif de la caisse AVS
- les décomptes LPP
- les décomptes des assurances (LAA, indemnités journalières, etc.).
Vérification des salaires nets
Le premier contrôle consiste à vérifier que les montants versés aux employés correspondent à ceux figurant dans les décomptes du logiciel de gestion des salaires.
Le total des salaires nets comptabilisés doit correspondre au total des salaires nets figurant dans les décomptes de salaires.
Il convient également de vérifier qu'il n'y a pas d'écritures manquantes, en double ou attribuées à une période incorrecte.
Toute différence doit être analysée et corrigée avant de procéder au rapprochement de la masse salariale brute.
Reconstitution de la masse salariale brute
Pour comparer la comptabilité avec le décompte AVS, il est nécessaire de reconstituer la masse salariale brute.
Cette reconstitution doit être effectuée à l'aide des données du logiciel de gestion des salaires, qui indiquent le détail des retenues appliquées à chaque employé.
Le calcul commence par les salaires nets comptabilisés, auxquels sont ajoutées uniquement les retenues à la charge des employés, telles que :
- AVS, AI, APG et AC
- cotisations LPP
- impôt à la source
- autres retenues salariales.
En revanche, les éléments suivants doivent être exclus :
- allocations familiales ;
- remboursements de frais ;
- autres indemnités ne constituant pas un salaire soumis à l'AVS.
Le résultat doit correspondre à la masse salariale déclarée à la caisse AVS.
Vérification des cotisations AVS
Au cours de l'année, les cotisations AVS sont généralement versées sous forme d'acomptes. Seul le décompte définitif détermine le montant effectivement dû.
Pour cette raison, il est nécessaire de comparer le solde du compte 5700 Cotisations AVS avec le décompte définitif de la caisse AVS.
Le solde du compte doit inclure les acomptes versés durant l'année ainsi que les éventuels ajustements de fin d'exercice. Le total doit correspondre aux cotisations indiquées dans le décompte définitif de la caisse AVS.
Vérification des autres cotisations sociales
Le même principe peut également être appliqué aux autres cotisations sociales et d'assurance, en comparant les soldes des comptes correspondants avec les décomptes annuels établis par les organismes compétents.
Il est notamment recommandé de vérifier :
- les cotisations LPP ;
- les primes de l'assurance-accidents (LAA) ;
- les primes d'indemnités journalières ;
- les autres cotisations ou primes d'assurance comptabilisées.
Pour ces organismes également, toute différence doit être analysée et rapprochée avant la clôture de l'exercice.
Contrôles de fin d'année
À la fin de l'exercice, le rapprochement doit permettre de vérifier que :
- la masse salariale brute correspond à celle déclarée à la caisse AVS ;
- les cotisations comptabilisées correspondent aux décomptes définitifs des organismes ;
- tous les acomptes et les éventuels ajustements ont été enregistrés ;
- il n'existe aucune différence entre la comptabilité, les décomptes de salaires et les déclarations transmises aux organismes sociaux.
Un rapprochement complet permet d'identifier les éventuelles différences avant l'envoi des déclarations aux organismes sociaux et garantit la cohérence entre la comptabilité, le logiciel de gestion des salaires et les décomptes annuels.
FAQ
Pourquoi la masse salariale figurant dans la déclaration AVS ne correspond-elle pas au compte Salaires ?
- Parce que, dans la gestion des salaires au net, le compte Salaires enregistre uniquement les montants nets versés aux employés, tandis que la déclaration AVS est basée sur la masse salariale brute.
Pourquoi le solde du compte AVS est-il différent des acomptes versés ?
- Parce que, pendant l'année, seuls des acomptes sont généralement versés. Seul le décompte définitif détermine le montant effectivement dû.
D'où provient le salaire brut ?
- Le salaire brut est reconstitué à l'aide des décomptes établis par le logiciel de gestion des salaires.
Comment reconstituer le salaire brut à partir du salaire net ?
- On part du salaire net comptabilisé et on ajoute les retenues à la charge de l'employé (AVS/AI/APG/AC, LPP, impôt à la source et autres retenues). En revanche, les allocations familiales, les remboursements de frais et les autres indemnités qui ne constituent pas un salaire soumis à l'AVS doivent être exclus.