Clôtures | Comptabilité multidevise

À la fin de l'année comptable, avant de passer à la nouvelle année, en plus de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs ou de différences dans la comptabilité, il est nécessaire d'effectuer une série d'opérations de clôture. Ceux-ci sont très importants car, en plus de donner un aperçu correct et complet de l'entreprise, ils ont également des implications d'un point de vue fiscal.

Aspects techniques et nouvelle année

Avec Banana Comptabilité, chaque année comptable a son propre fichier séparé, techniquement il n'y a pas de concept de clôture comptable :

• Lorsqu'une nouvelle année commence, un nouveau fichier est créé avec la commande Créer nouvelle année.
• Vous pouvez continuer à travailler sur le fichier de la nouvelle année et sur celui de l'année précédente en même temps. Une fois les opérations de clôture terminées, dans le fichier de la nouvelle année, les soldes mis à jour sont récupérés avec la commande Mettre à jour les soldes d'ouverture.

Aspects fiscaux

Avant de clôturer les comptes, une série d'opérations ayant des implications fiscales doivent être effectuées. Il est nécessaire de régler le compte marchandises, d'enregistrer les amortissements, les reports à nouveau (actifs et passifs), de déclarer la TVA, de déterminer comment et sur quels comptes le bénéfice doit être réparti, et d'effectuer de nombreuses autres opérations de vérification et de contrôle.

Du point de vue du programme, le montant du bénéfice à la fin de l'année peut être indifférent, mais il peut changer considérablement d'un point de vue fiscal. Ces aspects doivent être vérifiés avec votre conseiller fiscal et votre comptable. Si c'est la première fois que vous gérez des comptes, il peut être utile de consulter un expert avant de procéder aux clôtures. Les comptables sont généralement très occupés vers la fin de l'année et dans les mois précédant la date limite de dépôt des impôts ; il peut donc être utile de rencontrer votre comptable ou de lui envoyer les comptes quelques mois avant la clôture pour comprendre comment procéder.

La commande de contrôle de la comptabilité

Banana Comptabilité permet d'enregistrer rapidement et également de laisser des opérations en suspens sans interrompre le déroulement du travail.

La commande Actions > Contrôler comptabilité effectue toute une série de vérifications, comme si les données étaient saisies à nouveau depuis le début, et dès que des erreurs ou des différences sont détectées, elles sont signalées.

Il est recommandé d'utiliser la commande Contrôler Comptabilité régulièrement et chaque fois qu'il y a des différences ou des signalements d'erreurs, des changements importants (changements initiaux, codes TVA) et surtout avant de clôturer la comptabilité.

Opérations de contrôle et vérifications 

Avant d'imprimer les bilans définitifs, il est important de procéder aux opérations de vérification :

Vérification des soldes d'ouverture

• Différences dans les soldes d'ouverture
  Les soldes d'ouverture doivent correspondre à ceux de l'année précédente et il doit y avoir un équilibre entre les comptes actifs et passifs, sinon la comptabilité est incorrecte.
• Dans le tableau des Comptes, dans les colonnes Ouverture et Solde, à la ligne "Différence doit être zéro", aucun montant ne doit figurer. Dans le cas contraire, il est nécessaire de trouver l'erreur et de la corriger afin d'obtenir l'équilibre du bilan d'ouverture.
  Remarque : dans la vue des Mouvements, il est normal de trouver des montants dans les colonnes Débit et Crédit.
• Différences dans les changes d'ouverture
  En règle générale, les changes d'ouverture sont définis au début de l'année. Il se peut que certaines vérifications aient été laissées en suspens ; par conséquent, avant de clôturer la comptabilité, il est important de s'assurer que:
  • le taux de change au début de l'année est le même que le taux de change final au 31.12 de l'année précédente,
  • Le taux de change utilisé est celui fourni par l'Administration Fédérale, comme indiqué ci-dessous.
• Différences entre les soldes bancaires sur les extraits de compte et les soldes dans la comptabilité (fonction CheckBalance).
  Il est important de vérifier la correspondance des soldes des comptes bancaires, postaux, de cartes de crédit et autres qui ont un rapport avec les déclarations fiscales.
• Différences dans le tableau Écritures
  Dans la fenêtre d'information en bas, il ne devrait pas y avoir de différences. Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, présente la colonne Solde, qui permet de détecter toutes les lignes où il y a des différences.
• Assurez-vous que les comptes transitoires actifs et passifs de l'année précédente sont clos. 
• Vérifiez que les soldes d'ouverture correspondent aux soldes finaux de l'année précédente, qui ont déjà été révisés et déclarés au service des impôts.
• Pour la comptabilité multi-devises, veuillez consulter la page dédiée aux Soldes d'Ouverture en Comptabilité multi-devises. 
• Des explications détaillées sont disponibles sur la page de Clôture des comptes en partie double. 
• La commande Actions > Contrôler Comptabilité effectue toute une série de vérifications et signale les différences et les erreurs.

Écritures comptables de clôture

En fin d'exercice, avant de passer à la nouvelle année, il y a des opérations comptables de clôture à effectuer. Il s'agit d'écritures d'ajustement, de rectifications de valeur et de régularisations liées aux cotisations du personnel. Voici les principales :

Importez les mouvements du compte de caisse dans le fichier de comptabilité.

Cette opération est prévue uniquement si la caisse est tenue séparément dans un fichier distinct de la comptabilité. 

Après l'importation, vérifiez que le solde du compte de caisse dans le fichier principal de la comptabilité correspond au solde du fichier de caisse. Cette vérification peut également être effectuée avec la fonction Check Balance, décrite dans le paragraphe précédent.

Importez les mouvements de salaire dans le fichier comptable
Cette opération est prévue uniquement si les salaires sont gérés avec un logiciel spécifique qui permet d'importer les mouvements dans le fichier de Banana Accounting Plus.
L'importation se fait via le menu Actions > Importer en comptabilité > Importer les mouvements avec en-têtes de colonnes.

N'oubliez pas d'insérer l'écriture du treizième mois de décembre, si celui-ci n'est pas créé par le logiciel de gestion des salaires.Taux de change de fin d'année et bénéfices/pertes non réalisés

L'ajustement du compte Ducroire 

Les entreprises qui enregistrent des pertes probables sur leur chiffre d'affaires doivent ajuster le compte Ducroire.

Amortissements
Au 31.12, il est nécessaire de constater la dépréciation des biens meubles et immeubles et d'évaluer éventuellement l'amortissement accéléré pour les biens soumis à une obsolescence rapide.
Vous pouvez utiliser notre application Registre des biens amortissables qui crée automatiquement les écritures d'amortissement et que vous pouvez ensuite récupérer dans le fichier de comptabilité.

Ajustement de stock 

L'application Stock permet d'avoir des comptages précis à la fois en termes de quantité et de valeur, vous aidant ainsi à déterminer plus rapidement l'ajustement de votre stock.

Identifier les factures clients et fournisseurs ouvertes au 31.12
Pour faciliter la procédure, avec la fonction des factures ouvertes par client et des factures ouvertes par fournisseur, vous pouvez rapidement identifier les valeurs au 31.12.

Consommation propre
Si l'entreprise utilise un véhicule d'entreprise, enregistrez la consommation propre avec le code TVA approprié.

Clôtures et déclaration de TVA
Avant de soumettre la déclaration de TVA, nous recommandons les vérifications suivantes :

• Utilisez la commande Contrôler comptabilité. En cas d'erreurs et de différences, vous trouverez les messages dans la fenêtre d'information en bas, dans la section Messages.
• Vérifiez qu'il n'y a pas de différences dans la colonne Solde du tableau Ecritures.
• Contrôlez les soldes bancaires s'ils correspondent à ceux envoyés par la banque.
• Assurez-vous que le compte TVA est à zéro automatiquement après avoir reporté le solde dans le compte TVA dû (TVA à payer à l'AFC). Dans le compte TVA due, le montant à payer ou le montant créditeur à recevoir doit être indiqué.
• Avant de soumettre la dernière déclaration de TVA, reconsultez les décomptes de TVA des autres trimestres pour vérifier que les montants versés à l'AFC correspondent toujours à ceux affichés.
• Utilisez la commande Résumé TVA pour afficher les différents rapports et créez une impression en PDF pour archiver les données. Ils seront utiles en cas de contrôle fiscal.

Ajuster le compte Impôts à la source
Après avoir calculé et enregistré les salaires de décembre, en fonction du calcul envoyé à l'Office des impôts à la source, enregistrez l'ajustement.

Remboursements pour cadres supérieurs
Si prévu, inclure dans le salaire de décembre le montant prévu par les autorités fiscales comme remboursement forfaitaire.

Ajustement du compte Privé
Vérifiez le solde du compte privé. En cas de relations de débit/crédit entre l'entreprise et le(s) propriétaire(s) (ou personnes proches), enregistrez les intérêts actifs ou passifs conformément au contrat de prêt ou aux directives fiscales en vigueur.

Ajustement du compte Impôts et taxes
Vérifiez que les acomptes payés au cours de l'année se rapportent à l'année en cours. Les paiements d'impôts relatifs à des années précédentes doivent être enregistrés lors de la clôture des provisions correspondantes figurant dans le compte "Impôts directs" (bilan). Si le solde des provisions n'est pas suffisant ou est excessif, la différence doit être enregistrée comme un produit ou un coût extraordinaire ou relatif à des périodes antérieures.

Enregistrement des ajustements AVS/AD/IPG/AD

• Pendant l'année, dans le compte des cotisations AVS, les acomptes versés à la Caisse Cantonale de Compensation AVS sont généralement enregistrés (au débit) et les cotisations retenues sur les salaires des employés (au crédit).
• Si au cours de l'année, les allocations familiales versées aux employés ont été enregistrées dans un compte dédié, par exemple dans le compte "Contributions aux allocations familiales", pour concilier la comptabilité avec le calcul de clôture AVS et enregistrer l'ajustement correspondant, le solde de ce compte peut être transféré vers le compte Contributions AVS/AD.

Enregistrer les ajustements des assurances sociales Lainf, Lainf complémentaire, LPP
Lors de l'enregistrement des derniers salaires de décembre et du paiement des treizièmes, il est nécessaire d'imprimer la liste des salaires indiquant tous les salaires bruts. Le total brut AVS doit être communiqué aux assurances du personnel, qui détermineront d'éventuels ajustements à payer.

Dans la comptabilité multi-devises, comme dans la comptabilité en partie double, avant de passer à la nouvelle année, des opérations comptables de clôture sont nécessaires. Il s'agit d'écritures d'ajustement, de corrections de valeur et d'ajustements relatifs aux cotisations du personnel.

Sur la page Clôtures dans la comptabilité en partie double, les opérations de clôture tant sur le plan comptable que fiscal sont répertoriées.

Ci-dessous sont traités les sujets relatifs aux écritures de clôture pour les écarts de change.

Changements de fin d'exercice et gains/pertes non réalisés

Pour obtenir le bilan, les comptes en devise étrangère doivent être convertis en monnaie de base au taux de change en vigueur ou au taux historique. Les fluctuations des taux de change entraînent des gains ou des pertes de change non réalisés. Ces derniers doivent être enregistrés à l'aide de la commande suivante dans le menu Actions :

• Créer des écritures pour les différences de change
  • Veuillez vous référer à cette page pour l'ensemble de la thématique liée à la configuration des taux de change et au calcul des gains et pertes non réalisés.
  • N'oubliez pas que les taux de change de clôture doivent être saisis dans le tableau Changes sous les lignes de change sans date. Ces taux sont repris par le programme pour le calcul des soldes d'ouverture de la nouvelle année. Si des taux de change avec des dates sont saisis, cela entraînera des écarts dans les soldes d'ouverture de la nouvelle année.
  • Si dans le tableau Changes il y a des lignes avec des dates (historique des taux de change), lors de la clôture de la comptabilité, pour le calcul des différence de change, il est recommandé de ne pas activer l'option Utiliser les taux de change historiques (lignes avec date), afin que le programme utilise le taux de clôture actualisé qui se trouve au début du tableau des taux de change, dans les lignes sans date (colonne Changes).

Après la constatation des différences de change, les soldes en monnaie de base sont actualisés en fonction du taux de change de clôture, saisi dans le tableau Changes (lignes sans date). Dans le plan comptable, les soldes figurant dans la colonne Solde sont égaux à ceux de la colonne Solde Calculé.

Envoyer le fichier au comptable pour les clôtures

Si les clôtures et/ou les vérifications sont effectuées par votre fiduciaire, il suffit d'envoyer le fichier de votre comptabilité créé avec Banana Comptabilité Plus par e-mail ou de sauvegarder les données sur une clé USB.

• Si votre fiduciaire utilise Banana Comptabilité, il suffit de transmettre le fichier ac2 par e-mail ou via une clé USB. Vous pouvez également sauvegarder votre fichier et les documents numériques dans un dossier partagé avec votre fiduciaire sur Dropbox. Vous n'aurez plus à transporter de lourds classeurs de documents papier chez le fiduciaire. De plus, le fiduciaire pourra travailler rapidement sans avoir à rechercher dans la documentation papier.

• Si votre fiduciaire ne possède pas Banana Comptabilité, vous pouvez créer un PDF des données comptables via le menu Fichier > Créer un dossier PDF et transmettre la documentation par e-mail. Le fiduciaire vous indiquera toutes les modifications et ajouts à enregistrer pour clôturer correctement l'exercice comptable. 

  En alternative, votre fiduciaire peut ouvrir le fichier de votre comptabilité en utilisant la version gratuite de Banana Comptabilité Plus, téléchargeable depuis notre page de téléchargement. Si votre fichier compte plus de 70 écritures, il ne pourra pas ajouter d'écritures ou apporter des modifications, mais pourra tout de même visualiser l'ensemble des données, obtenir des détails pour chaque compte en un simple clic sur le numéro de compte, etc. et vous conseiller sur d'éventuelles corrections ou améliorations.

Bloquer des écritures
Une fois les écritures de clôture et de vérification effectués, il est recommandé de verrouiller les écritures.

• Menu Actions > Bloquer les écritures
  Les lignes d'écriture seront numérotées et auront un code blockchain garantissant leur sécurité.

Impression de fin d'année

Pour les impressions de fin d'exercice comptable, vous trouverez les informations en cliquant sur les liens suivants :

• Fiches de compte
• Journal
• Bilan formaté par groupes
  • Regardez le tutoriel vidéo qui explique comment créer et imprimer le bilan formaté par groupes
• Rapport comptable 
• Résumé TVA
• Impression PDF de fin d'année

Dossier PDF

La commande Créer un dossier PDF vous permet d'obtenir tous les documents de l'exercice comptable complet (fiches de compte, journal, déclarations de TVA, rapports mensuels, trimestriels et annuels...) dans un seul fichier PDF.

Vous pouvez archiver les données comptables en sauvegardant le fichier comptable et les impressions en PDF. Si nécessaire, faites des copies de sauvegarde sur un disque externe.

Documentation pour la révision

Sur la page Préparer la documentation pour la révision, nous avons publié une série de notes et de suggestions sur la documentation à envoyer au réviseur. La complétude de la documentation constitue une base solide pour rendre le travail du réviseur plus efficace et rapide.

Répartition des profits/pertes

 Dans Banana Comptabilité, la répartition des profits ou des pertes se fait automatiquement à la clôture de l'exercice et au passage à la nouvelle année. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page Créer une nouvelle année.

Changements après la clôture 

Normalement, une fois la clôture effectuée, il ne devrait pas y avoir de modifications à enregistrer. Cependant, il peut arriver que vous ayez besoin de modifier la comptabilité, notamment dans les cas suivants :

• Différences de change non enregistrées à la clôture 
• Mouvements manquants non enregistrés 
• Erreurs dans les écritures

Dans ces cas, il est recommandé de procéder comme suit :

• Si vous avez déjà soumis les données aux autorités, ou si la comptabilité a déjà été révisée et le bilan présenté aux actionnaires de manière définitive, ne modifiez en aucun cas la comptabilité, car toute modification éventuelle pourrait être considérée comme une falsification, avec des conséquences pouvant également être pénales. 
  • Effectuez les ajustements nécessaires l'année suivante, en décrivant clairement le problème dans un document que vous devrez joindre aux enregistrements de correction.
  • Dans le cas où vous auriez oublié d'enregistrer les écarts de change, suivez les informations disponibles sur notre page web Différences soldes d'ouverture.
  • Bien sûr, selon la situation, il peut y avoir des conséquences fiscales, il est donc préférable de consulter votre expert-comptable.
• Dans le cas où le cadre légal vous permet d'apporter des modifications à une année déjà clôturée :
  • Procédez avec précaution, en vous limitant uniquement aux modifications vraiment nécessaires. Si vous avez oublié d'enregistrer les différences de change, suivez les informations sur notre page web Créer des écritures différences de change.
  • Vérifiez à nouveau la comptabilité et effectuez tous les contrôles pour vous assurer que les modifications ne créent pas de problèmes.
  • Après les modifications, ouvrez le fichier de l'année suivante et mettez à jour les soldes initiaux avec la commande Mettre à jour soldes d'ouverture.