De complete en professionele boekhouding die lijkt op Excel voor degenen die niet veel boekhoudkennis hebben. U kunt altijd bewerken en krijgt foutloze resultaten.

▶ Video: Hoe begin je met een inkomsten- en uitgavenboekhouding:
video die u laat zien hoe eenvoudig het is om een inkomsten & uitgaven boekhouding op te zetten, de rekeningen- en de categorieëntabel aan te passen, een budget te maken, de transacties in te voeren en overzichten af te drukken.

Ga als volgt te werk:

1. Menu Bestand, → Nieuw....
2. Selecteer het land, de taal, de categorie en het type boekhouding.
3. Uit de lijst van de Online modellen, kies het model dat het dichtst komt bij wat u nodig heeft.
4. Klik op de knop Aanmaken.

In het gedeelte "Zoeken" worden bij het invoeren van een sleutelwoord in het programma de modellen weergegeven die het ingevoerde sleutelwoord bevatten.

Het is ook mogelijk om vanuit een leeg bestand te beginnen, door de optie blanco bestand aanmaken te activeren. Om de start te vergemakkelijken en groeperingsfouten te vermijden, raden wij u altijd aan om steeds te beginnen met een bestaand model.

Meer informatie over het aanmaken van een nieuw bestand vindt u op de pagina Nieuw bestand aanmaken.

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

Bestand opslaan

Met het menu Bestand → Opslaan als... geeft u het bestand een naam en slaat u het op. Het voor uw besturingssysteem gebruikelijke dialoogvenster om een bestand op te slaan verschijnt.

• Het is aan te raden de naam van het bedrijf te gebruiken gevolgd door het jaartal, bijvoorbeeld "Bedrijf_2020.ac2" om het te onderscheiden van andere boekhoudbestanden.
• U kunt zoveel boekhoudbestanden aanhouden als u nodig heeft, ieder heeft zijn eigen naam.
• U kunt zelf het pad en de media waarop het bestand opgeslagen wordt kiezen (schijf, usb stick of cloud).
  Als u verwacht dat u gekoppelde documenten heeft voor de boekhoudingen van dit jaar is het handig dat u voor iedere boekhouding een aparte map aanmaakt waarin u de bestanden groepeert.

De Rekeningentabel aanpassen

In de Rekeningentabel kunt u de vermogensrekeningen aanpassen aan uw eigen behoefte:

• U kunt de rekeningnummers aanpassen
• U kunt de beschrijving aanpassen
• In de kolom Opening moet u de beginsaldi invoeren

Denk erom dat voor Passiva rekeningen (bijv. uitgaven) de bedragen van de beginsaldi voorafgegaan moeten worden door het minteken (-). Deze bewerking hoeft alleen maar uitgevoerd te worden als u Banana Boekhouding software voor het eerst gebruikt. Daarna wordt het beginsaldo automatisch overgeheveld aan het eind van het jaar bij het aanmaken van een nieuw jaar (menu Taken, commando Nieuw jaar aanmaken).

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel voert u de baten (winst/inkomsten) en lasten (uitgaven/kosten) categorieën in waarbij u voor iedere een code, een beschrijving en de groep waar deze bij hoort aangeeft. De Categorienummers en -beschrijvingen kunt u aanpassen indien gewenst.
De categorieën hebben geen beginsaldo, en mogen dit ook niet krijgen, aan het begin van het jaar om het resultaat van het boekjaar te bepalen.

Transactietabel

In de Transactietabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

In de kolommen die van toepassing zijn:

• Voer de datum in
• Voer het documentnummer in dat handmatig is toegewezen aan het papieren document. Hiermee kunt u documenten makkelijk terugvinden wanneer de boekingstransactie is ingevoerd.
• Voer een beschrijving in
• Voer in de Inkomsten kolom het bedrag van de inkomsten in
• Voer in de Uitgaven kolom het bedrag van de uitgaven in
• Voer in de kolom Rekening het rekeningnummer in (dit moet een bestaande rekening in de Rekeningentabel zijn, bijvoorbeeld Bank)
• Voer in de kolom Categorie de inkomsten of uitgaven categorie in (dit moet een bestaande categorie in de Categorieëntabel zijn, bijvoorbeeld Contributies)

Sneller invoeren van transacties

Om het invoeren van uw transacties te versnellen kunt u gebruiken:

• de Smartfill functie die ingevoerde gegevens automatisch aanvult met gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn.
• de Terugkerende transacties functie (menu Taken), die gebruikt wordt om terugkerende transacties op te slaan in een aparte tabel.
• het importeren van elektronische bankafschriften of transacties.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

Transacties over meerdere rijen

Transacties over meerdere rijen, of Samengestelde transacties, zijn transacties waarin meer dan twee rekeningen betrokken zijn en inkomsten/uitgaven op meerdere rekeningen of categorieën (bijvoorbeeld als u verschillende facturen betaald van de bankrekening). In dit geval moet u de transactie in meerdere rijen invoeren:

• In de eerste rij voert u het totale bedrag in van inkomsten of uitgaven en de rekening waar dit bedrag vanaf gaat of bijkomt
• In iedere volgende rij voert u het bedrag van de inkomsten of uitgaven in en het toepasselijke categorienummer in de categoriekolom.
  Ieder bedrag wordt apart geboekt in een verschillende rij. Als alle losse inkomsten en uitgaven rijen zijn ingevoerd mogen er geen verschillen zijn.

De Rekeningenkaart

Met de Rekeningenkaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde rekening of dezelfde groep.

• Om een rekeningkaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het rekeningnummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere rekeningkaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechter bovenkant van de rekeningkaart.

De Categoriekaart

Met de Categoriekaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie.

• Om een categoriekaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het categorienummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere categoriekaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechter bovenkant van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekeningkaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Rekeningkaarten afdrukken

Om een Rekeningkaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om enkele of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporten, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiële en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

Zie ook: Transacties, Uitgebreide rekening.

Rekeningentabel

De rekeningentabel geeft de balansrekeningen weer, de volgende gegevens worden er ingevoerd:

• Balansrekeningen, inclusief klanten- en leveranciersrekeningen.
• De totalen van de groepen.
  Voor meer informatie over het groeperingssysteem zie de pagina over Groepen in het dubbel boekhouden.
• De beginsaldi.

In de rekeningentabel bevinden zich ook de rekeningsaldo, mutaties en budgetbedragen. Er is daardoor altijd direct bijgewerkt overzicht van de financiële situatie. Activa worden getoond als positieve, passiva als negatieve bedragen.

In het voorbeeld hierna zijn alle rekeningen gegroepeerd in Groep 1 (Net estate) in de rekeningentabel. Activa rekeningen worden opgeteld bij de passiva rekeningen en het verschil bepaalt de nettowinst.

De kolommen van de Rekeningentabel:

Sectie
Voer een ster in om een verandering van sectie aan te geven. Bijvoorbeeld, om het Totale Vermogen te scheiden van Kostenplaatsen.
De waardes die ingevoerd worden in de kolom Sectie worden gebruikt bij de presentatie van de Uitgebreide rekening op groepen.
Zie ook de pagina Secties voor meer informatie.

Groep 
Er worden waarden ingevoerd die de categorieën optellen die dezelfde groepering hebben in de kolom Tel Op In. Ze zijn de basis voor de totalen.

Rekening
Voer het getal of de afkorting van de rekening die beheert moet worden (contanten, bank).

Beschrijving
Voer de beschrijving in voor de rekening.

Gr
Voer een waarde in die de categorie aangeeft die bij dezelfde groep hoort.

Opening
Het invoeren van een rekeningsaldo is alleen nodig als een nieuw bestand wordt geopend of als Banana Boekhouding software voor de eerste keer gebruikt wordt. Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Secties

Met de secties in de rekeningen- en/of categorieëntabel kunt u een aantal rekeningen en categorieën definiëren die u wilt afdrukken via het commando Raporten → Uitgebreide balans op groepen.

• De secties worden aangegeven in de kolom Secties van de rekeningen- en categorieëntabel
• Een * (ster) markeert het begin van de sectie
• Een ** (dubbele ster) markeert het begin van een subsectie
• Een # markeert het begin van een notitie sectie
• De ene sectie eindigt als een andere begint
• In tegenstelling tot de dubbele boekhouding kunnen numerieke secties niet gebruikt worden
• Als er geen sectie wordt aangegeven voegt het programma deze automatisch toe als u het commando de eerste keer gebruikt
  • In de rekeningentabel "Balans"
  • In de categorieëntabel "Resultaat"
• Het is handig om aparte secties te maken als u kostenplaatsen, segmenten of klanten en leveranciers grootboeken heeft.
  Op deze manier kunt u overzichten van voor u belangrijke informatie afdrukken.

Rekeningen en categorieën instellingen

In dit dialoogvenster kunt u instellen hoe de rekeningen en categorieën afgedrukt moeten worden

Categorieëntabel

De categorieëntabel laat de situatie van de inkomsten en uitgaven zien.
De categorieën kunnen naar eigen inzicht gekozen worden:

• De categorieën van de uitgaven en inkomsten.
• Toepasselijke kostplaatsen en winstcentra.
• De totalen van de groepen.
  Voor meer informatie over het systeem van de groepen zie pagina Groepen in het dubbel boekhouden.

In het voorbeeld hieronder zijn drie hoofdgroepen:

• Groep 4 - Totaal van alle categorieën die de groepering 4 hebben in de kolom Tel Op in (totaal inkomsten).
• Groep 3 - Totaal van alle categorieën die de groepering 3 hebben in de kolom Tel Op in (totaal uitgaven).
• Groep 00 - Het totaal van de groepen 3 en 4 (totaal inkomsten en Uitgaven) die het resultaat bepalen voor de boekhoudperiode.

De kolommen van de Categorieëntabel

De belangrijkste kolommen van de categorietabel worden hieronder opgesomd. De weergave van de kolommen verandert naargelang de geselecteerde weergave.

U kunt extra systeemkolommen en uw eigen kolommen toevoegen via Gegevens → Kolommen instellen.

Sectie

Voer een ster in in de rij die de titel bevat, om een verandering van sectie aan te geven, die wordt weergegeven in de uitgebreide rekening op groepen. (In ons voorbeeld staat de ster in rij met de titel "Operating Result").

Als andere secties dan Inkomsten en Uigaven nodig zijn, zoals Kostenplaatsen en Winstcentra, kan een andere ster ingevoerd worden op de betreffende titel rij. Zie ook de pagina Secties voor meer detail en informatie.

Groep 
Voer een code (getal of woord) in dat identiek is aan degene ingevoerd voor iedere categorie in de Tel Op In kolom. De totalen voor iedere categorie die hoort tot dezelfde groep van de Tel Op In kolom worden dan opgeteld (in ons voorbeeld: Groep 4 telt de Inkomsten categorieën op en groep 3 de Uitgaven categorieën).

Categorie
Het categorienummer dat de inkomsten of uitgaven identificeert, wordt ingevoerd.

Beschrijving
Voer een beschrijving in voor de bijbehorende Inkomsten of uitgaven Categorie. Deze beschrijving wordt automatisch overgenomen uit de kolom Categoriebeschrijving van de tabel Records (indien weergegeven).

Tel Op In
Iedere Categorie heeft een code waarmee de totalen voor de betreffende Groep bepaald worden (in ons voorbeeld alle categorieën voor Inkomsten, in de Tel Op in kolom, hebben het groepsnummer 4 omdat deze worden opgeteld in Groep 4, Totale Inkomsten).

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.
 

In the Transactions table, to speed up data entry, you can use several automation functions.

Keyboard shortcuts

Keyboard shortcuts let you perform actions instantly, without opening menus or using the mouse.
They are a great way to save time and make your work smoother.

With keyboard shortcuts you can, for example:

• Copy and paste data.
• Quickly move between cells, columns, and tables.
• Insert the current date with one keystroke.
• Apply formatting such as bold text.
• and much more.

Data entry with auto-completion

In the Transactions table, when you start typing in the Description column, the program suggests a list of previously entered transactions with the same text at the bottom of the window. If you want to reuse a previous transaction:

• Type the first letters of the description.
• Press F6.
• The transaction is automatically recalled: you just need to adjust the amount (if different) or any other necessary details.

This trick is very useful for repetitive operations, because it saves you from retyping everything each time.

Recurring transactions

In the Recurring transactions table you can save operations that are repeated during the year and reuse them when needed in the Transactions table.

More information can be found on the page:

• Recurring transactions
• Recurring transactions table

Importing bank transactions

You can download your bank, credit card, or other account statements, as long as they are in a format compatible with Banana Accounting (csv, ISO 20022, ...), and import all the transactions into the Transactions table. This saves a lot of time and avoids errors. 

More information about importing is available on the page:

• Import your transactions into Banana Accounting Plus

Setting Rules in automatic import

Even with Income and Expense accounting, you can take advantage of the advanced Rules function to further automate your work.

With Import Rules you can automate the recording of repetitive transactions. For each imported transaction that you expect to recur, you can create a Rule, assigning not only the counterpart account (that is, the reason for the expense or income), but also other details such as cost center, VAT code, row color, and so on. This way, in subsequent imports, the program will automatically apply the Rule to the corresponding transactions, importing them already complete with all the information you have defined.

More information is available on the page:

• How to use rules

All Banana Accounting templates already include the Accounts and Categories tables, with all the essential items to manage your accounting. However, if you want to adapt the chart of accounts to your business, you can easily customize these tables.

Customize Accounts

The Accounts table contains the items that represent what you own (assets) and what you owe (liabilities).
You can modify it as you wish:

• Change account descriptions
  Example: in the Bank account row, enter the name of your bank (e.g. UBS Bank).
  Add new accounts
  If you have multiple bank accounts, add a new row and enter the bank name.
  The same applies to customers and suppliers: you can create a separate account for each one, with the corresponding description.
• Change account numbers
  If the template uses numbers, you can replace them with descriptive names or assign different numbering.
• Remove unused accounts
  If you don’t need them, simply delete the corresponding row.

Customize the Categories table

The Categories table contains the reasons for your income (revenues) and expenses.
You can also freely adapt the items here:

• Change category descriptions
  Example: instead of Sales, you can write Retail sales or Sales to resellers.
• Add new categories
  Insert a new row and define the item you need.
• Change category numbers
  You can replace numbers with descriptive names or assign new ones.
• Remove unused categories
  If you don’t need them, delete the row.

Advanced customization 

As your business grows, you might need more detailed information. With Banana, you can expand the structure by adding:

• New total groups (subtotals), to get more homogeneous breakdowns.
• Customer and Supplier ledgers, to monitor each balance.
• Cost and profit centers, to analyze expenses and revenues.
• Segments, to differentiate sales or costs by area, sector, or project.
• Project management, to monitor specific activities.
• Invoicing and reminders features, if you want to issue invoices and manage reminders.

Example of customization in the Accounts table

In the following example, we explain how to add the Liquidity group in the Accounts table. This group allows you to see the total liquidity, separate from other amounts.

You can create a total group to sum the accounts related to liquidity (cash, postal account, bank).

• Add a new row below the bank accounts.
• In the Group column, enter the code 10 (new group).
• In the Sum in column of the Cash, Postal, and Bank rows, write 10.
  This way, they will all flow into Group 10.
• In the Sum in column of the Liquidity row (Group 10), write 1 so the total flows into Group 1 – Equity.

Result: a new "Liquidity" subtotal separate from other amounts.

You can also find information on the pages:

• Grouping of accounts
• Add, delete accounts, or change their description.

Beginsaldi als u begint met Banana Boekhouding

Bij het voor de eerste keer aanmaken van een nieuw bestand met Banana Boekhouding moeten de beginsaldi handmatig worden ingevoerd in de kolom Opening van de Rekeningentabel.

• De positieve bedragen van de balans (contanten, bank, klanten, meubilair, etc.) moeten gewoon als positief bedrag worden ingevoerd in de kolom Opening.
• De negatieve bedragen van de balans (te betalen posten, salarissen, etc.) moeten worden ingevoerd in de kolom Opening met een minteken voor het bedrag.

Wanneer u met het commando Nieuw jaar aanmaken overgaat naar een nieuw jaar voert Banana Boekhouding alle beginsaldi automatisch in de Rekeningentabel in.

Transactietabel

De transacties worden ingevoerd in de Transactietabel.
Voer voor iedere transactie de datum, document nummer, beschrijving, bedrag van inkomsten of uitgaven, rekening en categorie in.

• Inkomsten/Uitgaven: het bedrag dat binnenkomt of eruit gaat.
• Rekening: voer een van de vermogensrekeningen in (kas, bank, klanten, leveranciers,...).
• Categorie: voer een inkomsten of uitgaven categorie in.

Sneller transacties invoeren:

Om het invoeren van de transacties sneller te laten verlopen, kunt u gebruik maken van:

• de functie van het Auto-aanvullen bij het invoeren van gegevens; deze maakt het mogelijk automatisch gegevens, die reeds eerder zijn ingevoerd, op te halen
• de functie van de Terugkerende transacties die het mogelijk maakt de terugkerende transacties in een daarvoor bestemde tabel op te slaan
• Het importeren van transacties van digitale bankafschriften of transactiebestanden.

 De kolommen van de Transactietabel

De belangrijkste kolommen van de Transactietabel worden hieronder opgesomd. De weergave van de kolommen verandert naargelang de geselecteerde weergave.

U kunt extra systeemkolommen en uw eigen kolommen toevoegen via Gegevens → Kolommen instellen.

Datum
De datum van de inkomende of uitgaande transactie

Doc
Voer hier een documentnummer in. Gewoonlijk gebruikt men hetzelfde documentnummer dat toegekend is aan het "papieren document". Dit maakt het mogelijk ook na lange tijd gemakkelijk het document terug te vinden.

Beschrijving
Voer hier een beschrijving in om de inkomende of uitgaande transactie te identificeren.

Inkomsten
Het inkomende bedrag invoeren.

Uitgaven
Het uitgaande bedrag invoeren

Rekeningen
Hier de vermogensrekeningen invoeren (kas, bank, postbank, klanten, leveranciers, etc).

Categorie
Hier de inkomsten- of uitgaven-categorie invoeren, gedefiniëerd in de Categorieën-tabel.

Categorie Beschrijving
Deze kolom neemt automatisch de beschrijving van de categorie over, ingevoegd in de tabel Categorieën.
Indien u de omschrijving van een categorie in de tabel Categorieën wijzigt, moet u de boekhouding herberekenen om de nieuwe tekst in de kolom Omschrijving van de categorie in de tabel Verrichtingen weer te geven.

Transacties met meerdere boekingen

Bij het invoeren van een transactie met meerdere boekingen moet u deze over meerdere rijen invoeren.

Hierna laten we een voorbeeld zien (zie boeking 11 in de kolom Doc). Er worden meerdere rekeningen via de bank betaald.

• Voer dezelfde datum en document nummer in in alle rijen die met deze transactie te maken hebben. Hiermee kunt een transactie met meerdere boekingen makkelijk terugvinden.
• Voer in de eerste rij het totale bedrag in de kolom Uitgaven in als het een betaling is, of in de kolom Inkomsten als het een storting is.
• Voer in de kolom Rekening de betaalrekening in (rekening waarmee u betaalt of waarop u ontvangt). De cel in de kolom Categorie in de eerste rij blijft leeg.
• In de volgende rijen voert u het betaalde of ontvangen bedrag van de betreffende factuur op iedere rij in (in de Uitgaven of Inkomsten kolom).
  Iedere factuur wordt ingevoerd in een aparte rij.
  De kolom Rekening blijft leeg.
• Voer in de kolom Categorie de categorie van iedere boeking in om aan te geven waarvoor de uitgave gedaan is of de inkomsten ontvangen zijn.

Voorbeelden van transacties met BTW

Om transacties met BTW te verwerken is het nodig een Inkomsten / Uitgaven model met BTW in te stellen.

Bijkomende kolommen

Afhangend van het gekozen type Inkomsten & Uitgaven boekhouding (namelijk met of zonder BTW), zijn er bijkomende kolommen voor het invoeren van de BTW gegevens.

BTW-code
De BTW-code ingeven die betrekking heeft op een verkoop of een aankoop.De ingevoerde code moet aanwezig zijn in de BTW-codes tabel.

Voor de beschrijving van de andere BTW kolommen, zijn er meer details beschikbaar op de pagina Transacties. 

Om het invoeren gemakkelijker te maken, kunt u in de Rekening- en Categoriekolom van de Transactietabel tekst invoeren voor de rekening of categorie die u zoekt, in plaats van het invoeren van het nummer van de rekening of categorie.
De software toont u de lijst van alle rekeningen en categorieën waar de ingevoerde tekst in voorkomt. Met de Pijl-omlaag toets kunt u in de lijst het gezochte item aanwijzen en selecteren door op Enter te drukken.

Om, na het invoeren van de transacties, de boekingen op een rekening of een categorie te laten zien klikt u op het blauwe symbooltje in rekening/categorie cel (rechterbovenhoek van de geselecteerde cel).

Rekening- en categoriekaart

De weergave van de transacties in de rekening- of categoriekaart lijkt erg op die van de Transactietabel. Wanneer u nieuwe transacties invoert of veranderingen maakt (altijd in de Transactietabel) kunt u de rekening/categoriekaart bijwerken door op het Tabel vernieuwen teken (ronde blauwe pijl) aan de rechterkant van het scherm te klikken.

The Transactions table is the core of accounting: here you enter all incoming (income) and outgoing (payments) transactions. After each entry, the amount is automatically updated in the account and category cards, so you always have totals under control.

You can enter transactions in two ways:

• Record transactions automatically
• Enter transactions manually

Record data automatically

With Banana Accounting Plus you no longer need to waste time with manual entries: thanks to automation features you can record data automatically, quickly and accurately. 

Speed up data entry

To speed up transaction entry, use the following automation features:

• Data entry with auto-completion – automatically retrieves previously entered data.
• Recurring transactions – allows you to store recurring entries in a dedicated table.

Import data from bank statement

With Banana Accounting, you can speed up your work by entering transactions directly from your bank statement. Instead of recording each operation manually, simply import the file you downloaded from your bank (usually in CSV or ISO20022 format). For more information, visit the page Importing data from bank or postal statements.

Apply Rules to imported transactions

Transactions with Rules – You can define instructions for the software to automatically complete imported transactions from bank statements, with contra account, cost centers, segments, and VAT code if needed.

Manual entry

Manual entry is quite intuitive. However, we explain the most common operations.

Manual entry of an income

Below is a practical example of an income. Specifically, it's a merchandise sale.

Example: payment received for a sale via bank.

• Date → enter the date of the document (e.g. invoice date).
• Doc → document number (optional).
• DocLink → link to the digital document (if available).
• Description → short description (e.g. Sale of goods to customer Rossi).
• Income → amount received.
• Account → liquidity account used (e.g. Bank).
• Category → reason for the income (e.g. Sales).

The amount will be shown as positive both in the account card and the category card.

Manual entry of an expense

Below is a practical example of an expense. Specifically, it's a merchandise purchase.

Example: paid invoice for merchandise purchase via bank.

• Date → enter the date of the document.
• Doc → document number (optional).
• DocLink → link to the digital document.
• Description → short description (e.g. Purchase of goods from supplier Bianchi).
• Expenses → amount paid.
• Account → liquidity account used (e.g. Bank).
• Category → reason for the expense (e.g. Purchases).

The amount will be shown as negative both in the account card and in the category card.

Multi-row transaction

When you have a transaction that involves multiple accounts and/or categories, you must enter it using multiple rows.

Example: payment of several invoices using cash.

• Use the same date and document number for all rows.

First row:

• Enter the total amount paid in the Expenses column.
• In the Account column, indicate the liquidity account used (e.g. Cash).
• Leave the Category column empty.

Following rows:

• Enter each paid invoice in a separate row, with the amount in the Expenses column.
• The Account column remains empty.
• In the Category column, indicate the corresponding expense item.

If you have enabled the Balance column, you will see that the remaining total decreases row by row, until it reaches zero.

The annual budget is a tool that allows you to plan income and expenses in advance for the year, providing a clear view of the future and helping you make the best decisions. During the year, you can compare the budget with the actual values (actuals) to assess how reality aligns with your planning. 

Thanks to the budget, you can:

• Make informed decisions: understand whether conditions allow you to invest in a project or if it's better to cut some expenses.
• Monitor financial performance: by comparing budget and actuals, you can easily see if you're spending more or less than planned.
• Manage responsibly: for associations, organizations, and small businesses, it is also a tool of transparency and good management.

How to set up the budget in Banana Accounting

There are two available methods:

1. Annual budget in the Accounts or Categories table
   A very simple and traditional method:
    
   • Enter the budget values directly in the Budget column of the Categories table.
     More information is available on the Budget in column page.
      
   • In the Accounts table, you can also add additional columns to manage different types of budgets.
     A useful case is adding a column dedicated to the next year's budget, so you can plan the future while staying in the current year's accounting file.
     More details are available on the page Budget for the next year in the current accounting.
      
2. Full financial planning using the Budget table
   This is a more advanced and detailed approach:

• You activate the Budget table and enter forecasted transactions not only for costs and revenues but also for liquidity.
• The Budget column in the Accounts table is updated automatically based on the transactions recorded in the Budget table.

This method gives you a dynamic view of financial developments, month by month or quarter by quarter, including liquidity. 

The following sub-pages explain how to manage the budget in an Income and Expenses file.
If you are using a double-entry accounting file instead, refer to the section on budgeting by clicking the following link: https://www.banana.ch/doc/en/node/10211.

Comparison between Budget in column and Budget in the Table Budget

Here below is a comparison table between the budget in column in the Accounts table and the budget in the Budget table.
 

Onmiddelijke informatie

Rekening-saldi, inkomsten en uitgaven kunnen direct bekeken worden in de Rekeningen- en Categorieën tabellen.
Na het invoeren van elke transactie worden de saldi automatisch bijgewerkt. Het is niet nodig een rapport af te drukken om de situatie onder controle te hebben, u kunt gewoon de Rekeningen- of Categorieën tabel consulteren.

• Journaal - commando Journaal op periode. U kunt de gehele, of een specifieke, periode opvragen.

• Rekening-/Categorie kaarten commando. U kunt alle kaarten opvragen of een selectie aangeven.
  Voer de gewenste periode in in het tabblad Periode; in het tabblad Opties kunt u verschillende opties activeren die al dan niet in de afdruk opgenomen moeten worden. Configuraties voor de afdruk kunnen opgeslagen worden via het tabblad Aanpassing zodat ze op elk gewenst moment opgevraagd kunnen worden zonder dat u opnieuw alle instellingen opnieuw moet invoeren.

• Uitgebreide rekening commando.  De Uitgebreide rekening kan ook voor een specifieke periode gedefinieerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende aanpassingen aangemaakt worden.

• Uitgebreide rekening op groepen commando. De Uitgebreide rekening op groepen kan ook voor een specifieke periode gedefinieerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende aanpassingen aangemaakt worden.

• Boekhoudingsoverzichten commando. Het rapport met de gevraagde opties wordt weergegeven in de Rekeningen tabel. U kunt rapporten per periode aanmaken, met of zonder vergelijking met vorige jaren of vorige periodes; elke periode kan onderverdelingen bevatten en ook hier kunt u aanpassingen opslaan.

On this page you will find useful information for closing the accounting at the end of the year.
If you do not have basic accounting knowledge or do not feel confident in carrying out these operations, we recommend contacting a trustee or a professional accountant. This way you will be sure that the closing is done correctly and in compliance with tax regulations.

The suggestions provided in no way replace the advice of your trusted tax consultant.

At year-end closing, before moving on to the new year, some adjustment and correction entries must be made. These are needed to correctly determine the year’s result and ensure that the accounting reflects the true financial and economic situation.

Salaries and staff

• Import salary transactions - if you use dedicated payroll software, you can import the transactions into Banana (Actions > Import into accounting > Import transactions with column headers).
• Thirteenth month salary - remember to record it in December, if not already managed automatically.
• Social security adjustments (AVS/AD/IPG/AD) - reconcile AVS contributions paid with the statements from the Compensation Office.
• Pension adjustments (LAINF, LPP, etc.) - report the total gross salaries to the insurance companies for possible corrections.
• Withholding taxes - record the adjustment based on the statement received from the Tax Office.
• Executive reimbursements - if applicable, include in the December salary the amounts established by the tax authorities.

Accounting adjustments

• Doubtful accounts (Allowance for doubtful debts) - record any expected losses on receivables.
• Depreciation - record the depreciation of movable and immovable assets as of 31.12. You can use the Fixed assets register application to automatically generate the entries.
• Inventory - update the values with the Inventory application to have accurate counts of quantities and values.
• Open customer and supplier invoices - record balances as of 31.12 using the dedicated functions (open invoices by customer - open invoices by supplier).
• Private use - record personal use of company assets (e.g. car) with the appropriate VAT.
• Private account - check and record any interest income or expenses relating to the owners.
• Taxes and duties - check the advances paid during the year, close the provisions from previous years and record any differences as extraordinary costs/income.

VAT closing and return

• Use the Check accounting command to verify that there are no errors.
• Make sure the VAT payable account correctly shows the amount to be paid or recovered.
• Check the quarterly VAT statements and compare them with the amounts paid to the FTA.
• Use the VAT Report to generate detailed reports and archive the data in PDF.
   

Collaboration with the trustee

If the closing is handled by your accountant/trustee:

• you can send the ac2 file by email or share it via Dropbox,
• if they don’t have Banana, you can create a PDF of your file from File > Create PDF dossier and send it,
• alternatively, they can open the file with the Free plan of Banana Accounting Plus (view-only mode beyond 70 rows).

Het commando Nieuw jaar aanmaken creëert een bestand voor het nieuwe jaar op basis van het boekhoudbestand dat wordt afgesloten. Het commando wijzigt het huidige bestand niet, zodat het zonder gevolgen kan worden uitgevoerd.

Logica van de overgang naar het nieuwe jaar

Met Banana Boekhouding heeft u voor elk jaar een apart bestand. Wanneer het nieuwe jaar begint, is de operationele logica als volgt:

• Met het commando Nieuw jaar aanmaken, maakt het programma een nieuw bestand voor het jaar aan, met hetzelfde rekeningschema, dezelfde instellingen en saldi van het lopende jaar dat op het punt staat te worden afgesloten.
  • Zodra het nieuwe jaarbestand is gecreëerd, sla het op met een nieuwe naam.
  • De handeling van het aanmaken van het nieuwe bestand kan worden herhaald indien u besluit het bestand niet op te slaan.
• U kunt aan beide bestanden tegelijk werken:
  • In het nieuwe worden de transacties van het nieuwe jaar ingevoerd. Het zal ook mogelijk zijn wijzigingen aan te brengen in het rekeningschema, de BTW of andere, zonder dat het vorige jaar wordt beïnvloed.
  • In het dossier van het vorige jaar worden de transacties verder ingevoerd om het jaar af te sluiten en de typische afsluitende verrichtingen uit te voeren, saldi te verifiëren, rapporten af te drukken, enz.
• In het bestand van het nieuwe jaar worden, met het commando Acties → Beginsaldi bijwerken de wijzigingen die in het bestand van het vorige jaar werden aangebracht, hervat. Deze operatie moet worden uitgevoerd ten laatste wanneer er geen wijzigingen meer zijn in het vorige jaar.

Zodra het Bestand voor het nieuwe jaar is aangemaakt, zullen degenen die geabonneerd zijn op het Professional Plan van Banana Boekhouding Plus, het bericht Advanced Plan in demonstratiemodus zien. Deze melding zal verschijnen in het Info venster onderaan het scherm en zal pas verdwijnen bij het bereiken van 70 transactieregels in de Transactions tabel.

Controleren en afsluiten van de boekhouding van het vorige jaar

Alvorens de beginsaldi bij te werken, is het belangrijk dat u alle controles, verificatiebewerkingen en alle boekingen ter afsluiting van het boekjaar hebt uitgevoerd, om verschillen tussen de eindsaldi van het lopende jaar en de beginsaldi voor het volgende jaar te voorkomen. Raadpleeg de pagina:

• Controle en afsluiting in het Dubbel boekhouden

In tegenstelling tot het Dubbel boekhouden is er bij het afsluiten van de periode van een Boekhouding inkomsten en uitgaven geen winst of verlies toe te wijzen. Het verschil tussen de inkomsten- en uitgavencategorieën in de nieuwe boekhoudperiode wordt getoond als een stijging of daling van het vermogen.

Bewerkingen uitgevoerd door het commando Nieuw jaar aanmaken

Het Nieuw jaar aanmaken... commando voert de volgende bewerkingen uit, rekening houdend met de door de gebruiker ingestelde parameters

• Maakt een nieuw bestand aan (zonder naam) met het rekeningschema en de instellingen van uw huidige bestand, maar zonder transacties.
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Opening kolom van het nieuwe bestand (alleen voor de geselecteerde klassen)
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Vorig Jaar kolom van het nieuwe bestand (voor alle rekeningen).
• Werkt de Bestands en boekhoudingseigenschappen van het bestand bij:
  • Stelt de begin- en einddatum in, waarbij 1 jaar wordt toegevoegd aan de bestaande.
  • In de sectie Opties, stelt de bestandsnaam van het vorige jaar in en activeert de optie om de transacties van het vorige jaar te gebruiken voor autoaanvulling.
• Als er gegevens in de Budgettabel staan, worden de transactierijen overgenomen in het nieuwe jaar, rekening houdend met de instellingen.

Het commando Beginsaldi bijwerken neemt gegevens over uit het bestand van het vorige jaar en werkt de beginsaldi bij voor het huidige jaar.

Wanneer moet u het commando Beginsaldi bijwerken gebruiken?

Het commando Beginsaldi bijwerken is nodig in de volgende gevallen:

• U hebt het nieuwe jaar aangemaakt met het commando Nieuw jaar aanmaken, maar u hebt nog wijzigingen aangebracht in het bestand van het vorige jaar (extra transacties, nieuwe rekeningen, ...).
• In het voorgaande jaar zijn wijzigingen aangebracht (toegevoegde of gewijzigde transacties, toegevoegde rekeningen, enz.).

De boekhouding van het vorige jaar controleren

Om verschillen tussen de eindsaldi van het vorige jaar en de beginsaldi van het nieuwe jaar te voorkomen, is het van belang dat u, voordat u het commando Beginsaldi bijwerken gebruikt, er zeker van bent dat u alle controles, verificatiebewerkingen en alle boekingen ter afsluiting van het boekjaar hebt uitgevoerd, zoals aangegeven op de pagina Jaarafsluiting van het Dubbel Boekhouden.

Het dialoogvenster Beginsaldi bijwerken

Om dit dialoogvenster te openen, gebruikt u het menu Acties > Beginsaldi bijwerken.
U moet het pad invoeren naar de plaats waar het bestand van het vorige jaar zich bevindt:

• Het programma zal de naam van het opgeslagen bestand voorstellen
• Als de naam van het bestand of het pad naar de locatie is gewijzigd, drukt u op de knop Bladeren.

Verrichtingen die door dit commando worden uitgevoerd

Het commando neemt de gegevens van het vorige jaar over, zonder de inhoud ervan te wijzigen. Dit commando kan dus worden herhaald zonder gevolgen voor het bestand van het voorgaande jaar.

Het commando voert dezelfde bewerkingen uit als in Nieuw jaar aanmaken, behalve die welke betrekking hebben op het aanmaken van het bestand.

Veranderingen in het rekenschema van het vorige jaar

Als u na het aanmaken van het nieuwe jaar rekeningen toevoegt aan het rekeningschema van het vorige jaar en dan saldi overbrengt, kan het programma een foutmelding geven.

• Voer de nieuwe rekeningen ook in het bestand voor het nieuwe jaar in.
• Herhaal de operatie Beginsaldi bijwerken

U kunt de veranderingen importeren met het commando Rekeningen importeren.