Er zijn twee manieren om uw boekhoudbestand in te stellen voor facturering

1. Gebruik een bestaand model om een nieuw boekhoudbestand aan te maken.
2. Pas uw bestaande boekhoudbestand aan.

Nieuw Boekhoudbestand

Er zijn diverse modellen beschikbaar die een vooraf ingesteld klantenregister bevatten. Facturering is mogelijk in de volgende boekhoudtypes:

• Dubbel boekhouden met of zonder BTW.
• Vreemde valuta boekhouding met of zonder BTW.
• Inkomsten en & Uitgaven boekhouding met of zonder BTW.

Een nieuw boekhoudbestand maakt u als volgt aan:

• Menu Bestand > Nieuw.
• Kies Gebied en taal.
• Type facturen in het veld Filteren op.
• Kies een model uit de weergegeven lijst aan de rechterkant.
• Sla uw bestand op met een naam.

Volg nu de instructies de in de documentatie over het factureren staan.

Om in boekhoudtypes met BTW het bestand correct in te stellen adviseren we u om de uitleg op de pagina Facturen afdrukken en BTW te volgen.

Uw bestaande boekhoudbestand aanpassen

Als u uw bestaande boekhoudbestand wilt aanpassen voor het maken van facturen moet u wat functies en instellingen toevoegen om de facturen te kunnen afdrukken:

Voer de gegevens van uw bedrijf in

• In het menu Bestand > Bestands-en boekhoudeigenschappen... > Adres kunt u het adres en andere gegevens van uw bedrijf invullen die gebruikt worden in de kop van de factuur.
• Om uw persoonlijke logo te gebruiken volgt u deze instructies.

Maak in de Rekeningentabel een lijst van klanten

• In de rekeningentabel kunt u uw klantenregister opstellen
• Voeg klantadres kolommen toe en geef deze weer.
  • In de Rekeningentabel kunt u voor Adresweergave kiezen en uw klantengegevens invoeren.
  • Als de Adresweergave niet beschikbaar is kunt u deze toevoegen door menu Extra > Nieuwe functies toevoegen... > Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel.
• Beheer uw klantinstellingen via menu Rapporten > Klanten > Instellingen.

De kolommen die u wilt gebruiken toevoegen in de transactietabel

• De kolommen voor het factureren weergeven in de transactiestabel:
  • Menu Gegevens > Kolommen instellen en dan Typedoc (Doctype) en Docfactuur (DocInvoice) aanvinken.
  • Voeg eventueel de kolommen voor Hoeveelheid en Eenheidsprijs toe.
    Menu Extra > Nieuwe functies toevoegen... > Kolom 'Items' toevoegen in de Transacties tabel.
  • Voeg eventueel de itemstabel toe.
    Hiermee kunt u uw items bijhouden en uw voorraad beheren.
    Menu Extra > Nieuwe functies toevoegen... > Items-tabel toevoegen.

Om in boekhoudtypes met BTW het bestand correct in te stellen adviseren we u om de uitleg op de pagina Facturen afdrukken en BTW te volgen.

Facturering in een bestand dat alleen voor facturering gebruikt wordt

Als u uw facturering gescheiden wilt houden van uw hoofdboekhouding moet u een nieuw bestand aanmaken. U voegt in uw rekeningschema alleen rekeningen toe voor klanten waar u facturen naar stuurt. Facturen worden ingevoerd via de transactietabel.
Deze werkwijze is geschikt voor:

• Boekhouding op basis van contant geld. Alleen het betaalde bedrag wordt ingevoerd in het boekhoudbestand.
• Als u het beheer van uw facturen helemaal gescheiden wilt houden van uw hoofdboekhouding, bijvoorbeeld voor een vereniging die contributie int van haar leden.

Hoe een gescheiden boekhoudbestand aan te maken voor facturatie:

1. Download het model, open het en pas het aan uw eisen aan.
   Als een alternatief kunt u met elk ander model beginnen en het aanpassen - zoals eerder beschreven - voor het gebruik met facturen.
2. Zorg ervoor dat alle instellingen en kolommen aanwezig zijn, zoals eerder uitgelegd.

Factuurgegevens worden ingevoerd in de Transactietabel. Gebruik een nieuwe rij voor iedere factuur.

• Voor de datum in van uw transactie.
• Het factuurnummer
  •  In het geval van facturering met Swiss QR met IBAN rekening raden wij u aan alleen cijfers of letters, zonder spaties, scheidingstekens of andere tekens.
  •  In het geval van facturatie met Swiss QR met QR-IBAN raden we aan om alleen cijfers te gebruiken, zonder spaties, scheidingstekens of andere tekens. 
  • Als u geen gebruik maakt van de Zwitserse QR het factuurnummer kan vrij worden gekozen
• De tekst die u invoert in de kolom Beschrijving (product, diensten, consultancy kosten, ...) verschijnt op de factuur aan uw klant.
• Voer het klantnummer in de kolom Debet in.
• Voer de tegenrekening in de kolom Credit (Verkopen rekening, consultancy kosten, etc.) in.
• Voer het Bedrag in.
• In een boekhouding met BTW voert u uw BTW code in met het bijbehorende BTW percentage.
  Zie facturen afdrukken en BTW beheer.

Facturen over meerdere rijen

Als er meerdere onderdelen zijn in uw factuur (verschillende items of diensten, of beide) dan moet u deze op aparte regels invoeren (één onderdeel per rij):

• Gebruik een nieuwe rij om ieder item dat u wilt laten verschijnen bij het afdrukken van uw factuur.
• Gebruik voor iedere rij dezelfde datum en hetzelfde factuurnummer.

Basis kolommen voor facturen in de Transactietabel

Datum
De datum van de factuur staat in deze kolom. Alle rijen van deze factuur moeten dezelfde datum hebben.

Factuur
Om de facturen te beheren moet u een factuurnummer invoeren in de kolom Factuur en een rekeningnummer dat bij het klantenregister hoort in de kolom Debet Rek. (of KP3 als men de klanten beheert met het kasstelsel).

Extra kolommen

Type
In de kolom Type kunt u specifieke rijen definiëren zoals een totaal rij of een speciale betalingsvoorwaarde voor een factuur. Deze kolom is standaard niet zichtbaar maar moet zichtbaar gemaakt worden met het commando menu Gegevens > Kolommen instellen en dan Doctype kolom aanvinken.

Hoeveelheid
De hoeveelheid geleverde goederen en diensten wordt in deze kolom ingevoerd. Om de hoeveelheid kolom toe te voegen gebruikt u menu Extra > Nieuwe functies toevoegen... > Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel.

Eenheid
Voer hier de eenheid van het geleverde in (bijvoorbeeld 'kilo', 'uur', 'meter', 'kg').

Eenheidsprijs
Voer de prijs per eenheid in voor goederen en diensten. Het programma berekent automatisch het resulterende bedrag met uw invoer in de kolom Hoeveelheid.

Facturen en BTW-beheer

In Banana Boekhouding verschilt de invoer van factuurgegevens, afhankelijk van of de boekhouding wordt geregistreerd op kasbasis of op factuurbasis.

Meer details zijn beschikbaar op de pagina Facturen afdrukken en BTW-beheer (In het Engels alleen)  .
 

Het afdrukken van facturen kan gepersonaliseerd worden en aangepast aan uw specifieke wensen.

Stel het adres van uw bedrijf in (afzender)

Stel uw bedrijfsadres in met menu → Bestands en boekhoudeigenschappen (Basic gegevens) → Adres,

Stel de klantgegevens in de rekeningentabel in

• In de Rekeningen tabel stelt u het klantenregister in.
• Laat de kolommen met adressen weergeven in de weergave Adres en voer de klantenadressen in.
  Wanneer de weergave Adres niet zichtbaar is kunt u deze toevoegen via het menu Extra → Functies toevoegen → Voeg adreskolommen toe in de rekeningentabel.
• Configureer de klantinstellingen in het menu Rapporten > Klanten > Instellingen.

Klantadressen ophalen uit Excel

Als klantgegevens beschikbaar zijn in een Excelbestand kunnen deze eenvoudig naar de Rekeningentabel overgebracht worden, in de adres weergave.

Voorwaarde is dat er in de rekeningentabel, aan het eind van het rekeningschema een klanten of relatieregister opgezet is. Zorg ervoor dat u genoeg lege rijen heeft om de gegevens vanuit Excel in te kopiëren.

Ga als volgt te werk:

• Selecteer in Excel de kolom met de te kopiëren gegevens en gebruik het commando Kopiëren (Ctrl+C).
• Ga in de Banana rekeningentabel (adres weergave) staan in de overeenkomstige kolom en voer het commando Plakken (Ctrl+V of Paste) in het menu Bewerken uit.
• Herhaal deze bewerking voor alle adreskolommen (rekening, voornaam, achternaam, organisatie, straat, postcode, landcode, taal).
  De gegevens uit de betreffende kolommen zijn nodig voor het afdrukken van de factuur.
• Wanneer u niet alle kolommen van het Excelbestand heeft moet u de ontbrekende informatie handmatig toevoegen.

Stel de taal van de klant in

U kunt de facturen afdrukken in de taal van de klant. Om dit te doen moet u eerst de taal van de klant instellen.

Logo en afzender en hun positie instellen

Om het logo in te stellen moet u:

• Het afbeeldingsbestand van het logo ophalen met menu Bestand → Logo instellen.
• Om het logo in de factuur te gebruiken moet u in de factuurinstellingen (Engelstalig) Logo activeren en de naam van de aanpassing die u heeft gebruikt invoeren. De logonaam is hoofdlettergevoelig.

Bijvoorbeeld, kunt u het logo aan de linkerkant plaatsen en het adres aan de rechterkant en kunt u de grootte van het logo aanpassen.

Het adres van de afzender komt terecht aan de rechterkant, als de standaardinstellingen niet zijn aangepast, onafhankelijk van de aanwezigheid van het logo.

Als u het adres van de afzender aan de linkerkant wilt plaatsen zonder logo, moet de volgende pagina bezoeken:

• Factuur zonder logo en adres aan de linkerkant (Engelstalig).

Pas het adres in de kop van de factuur aan

De stijl van het adres van de afzender in de factuurkop (kleur, grootte, lettertype..) wordt volgens de standaardinstellingen van het programma ingesteld.

Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u de stijl van het adres aanpassen. Zie voor meer informatie de pagina Voorbeelden (Engelstalig).

Stel de factuurinformatie in

Factuurinformatie gaat over de datum, klantnummer, vervaldatum, etc., die gewoonlijk wordt geplaatst net onder de kop en naast het klantadres.
Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u definiëren welke factuurinformatie opgenomen moet worden en welke niet bij het afdrukken. U vindt instructies op de Factuurinstellingen pagina (Engelstalig).

Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de informatie niet worden aangepast.

De betaaltermijn instellen

De betaaltermijn voor facturen is standaard dagen vanaf de factuurdatum.

Ga als volgt te werk om de betaaltermijn te veranderen:

• Voeg in de Transactietabel een rij toe aan de factuur
• Voer in de kolom Datum de factuurdatum in
• Voer in de kolom DocType 10:ter (:ter voor Betalingstermijn) in
• Voer in de kolom Factuur het factuurnummer in
• Voer in de kolom Beschrijving de gewenste betaaltermijn in (bijvoorbeeld "10 dagen")

Uw tekst wordt getoond in de factuurinformatie.

De plaats en de elementen van het klantadres instellen

Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de plaats en de elementen van het klantadres definiëren. U vindt instructies op de Factuurinstellingen pagina (Engelstalig).

Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de klantadres informatie niet worden aangepast.

Afleveradres instellen

Om een afleveradres in te voeren in aanvulling op het klantadres, gaat u als volgt te werk:

• Gebruik de kolom Type van de transactietabel, commando 10:sadr.
  • Voeg een regel toe aan de factuur in de transactietabel.
  • Voer in de kolom Datum de factuurdatum in
  • Voer in de kolom Type in:
    • 10:sadr:fna voor de naam.
    • 10:sadr:lna voor de voornaam.
    • 10:sadr:str1 voor het adres (straat en nummer).
    • 10:sadr:cod voor de postcode.
    • 10:sadr:cit voor de plaats.
  • Voer in de kolom Factuur het factuurnummer in
  • Voer in de kolom Beschrijving de tekst die weergegeven moet worden in.
• Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts gaat u naar de Factuurinstellingen → Klantadres sectie (Engelstalig) en klik op het Afleveradres invoerveld.
  De gegevens ingevoerd in de kolom Type van de factuurtabel worden overgenomen en meegenomen in de afdruk van de factuur.

Titel/onderwerp instellen

Om de titel of het onderwerp van de factuur in te stellen heeft u twee opties:

• Gebruik de kolom DocType in de transactietabel en voer de tekst 10:it in.
  • U kunt voor iedere factuur een titel definiëren.
  • Als u het veld leeg laat wordt de standaard tekst gebruikt.
  • Een tekst ingevoerd in de kolom DocType heeft altijd voorrang voor de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
• Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in de factuurinstellingen → sectie Teksten → Factuurtitel (Engelstalig).
  • De titel wordt gebruikt in alle facturen die met deze layout worden afgedrukt.
  • De titel wordt alleen gebruikt als geen titel is gedefinieerd zoals beschreven in het eerste punt.

Als geen tekst wordt ingevoerd gebruikt het programma de standaard tekst.

De begintekst instellen

In de begintekst in te voeren van de factuur heeft u twee opties:

• Gebruik de kolom DocType in de transactietabel en voer de tekst 10:beg in.
  • U kunt voor iedere factuur een begintekst definiëren.
  • Als u het veld leeg laat wordt de standaard tekst gebruikt.
  • Een tekst ingevoerd in de kolom DocType heeft altijd voorrang voor de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
• Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in de factuurinstellingen → sectie Teksten → Begintekst (Engelstalig).
  • De titel wordt gebruikt in alle facturen die met deze layout worden afgedrukt.
  • De titel wordt alleen gebruikt als geen titel is gedefinieerd zoals beschreven in het eerste punt.

De factuurdetails instellen

Gebruik de transactiestabel om de factuurgegevens in te voeren.

Zie ook Kortingen en teruggaves.

Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u bepalen welke kolommen in de afdruk worden weergegeven. Zie factuurinstellingen → Factuurdetails (Engelstalig) hoe dit gedaan moet worden.

Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) zijn de kolommen niet aan te passen.

De eindtekst instellen

Ga als volgt te werk om de eindtekst van de factuur in te stellen:

• In de Dialoog Factuur afdrukken → Opties sectie
• Kies de gewenste taal
• Voer de tekst in het veld Eindtekst
• Deze tekst wordt gebruikt in alle afdruklayouts.

Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de eindtekst definiëren in de factuurinstellingen

• Ga naar Invoice Settings → sectie Tekst→ Eindtekst veld en voer uw tekst voor iedere taal in.
• Deze tekst wordt toegepast op alle facturen aangemaakt met die layout in hetzelfde .ac2 bestand.
• Deze tekst heeft voorrang op elke tekst die is ingevoerd in de factuur afdrukken dialoog.

Om verschillende eindteksten voor ieder factuur in te stellen moet u de kolom DocType van de transactietabel gebruiken:

• Voer in de kolom DocType 10:not (Notities) in.
• Voer in de kolom Beschrijving de gewenste eindtekst in. De tekst die u invoert verschijnt op een enkele regel.
• Om extra regels met notities toe te voegen moet u de invoer in de kolommen DocType en Beschrijving herhalen op meerdere rijen.

Bankrekeningnummer instellen

Wanneer u de QR-code niet gebruikt moet u het bankrekeningnummer invoeren voor het betalen van de factuur.

Zie het eerdere hoofdstuk over Eindteksten instellen voor het invoeren van het bankrekeningnummer.

Stijlen en kleuren instellen

Factuurafdruklayouts hebben ook een instelling waarin u kunt definiëren:

• Het lettertype
  • Voer de naam van het font in (bijvoorbeeld Arial, Helvetica, etc).
• De kleuren
  • U kunt de Engelse naam gebruiken (black, yellow, white, blue, red, etc.).
  • Of de hexadecimale waarde (HEX) voorafgegaan door het # teken (e.g. #000000, #009FE3, #FF00EA).
  • Kleurcodes zijn eenvoudig te vinden op het internet. Bijvoorbeeld kunt u de tabel op https://www.w3schools.com/cssref/css_colors.asp raadplegen.

De CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts hebben ook een factuurinstellingen om de lettergrootte te definiëren.

Vetgedrukte teksten instellen

Op de pagina factuurinstellngen (Engelstalig) vindt u informatie on vetgedrukte tekst toe te passen (Engelstalig) op factuurteksten.

Afbeeldingen toevoegen aan facturen

Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u afbeeldingen toevoegen aan de offertes en facturen die naar klanten gestuurd worden.
Met deze functionaliteit kan de factuur nog meer gepersonaliseerd worden en de klant die deeze ontvangt heeft een completer en directer beeld van de gefactureerde items.

Zie ook onze informatiepagina's over het toevoegen van afbeeldingen:

• Factuurafdrukken aanpassen met Javascript (Engelstalig)
• Offertes en facturen met productafbeeldingen

Betaalde facturen afsluiten

Er zijn twee manieren om open facturen af te sluiten:

• Facturen handmatig afsluiten
• Afsluiten met ISO 20022 gegevensimport (Alleen Zwitserland, Engelstalig)

Andere bronnen

• Factuurafdrukken personaliseren

 

Het dialoogvenster Facturen afdrukken is toegankelijk vanuit het menu Rapporten → Klanten → Facturen afdrukken.

Nadat u de afdrukopties hebt gekozen, gebruikt u de knop OK om een voorbeeld van de factuur te bekijken.

Tabblad Afdrukken

Factuurnummers

Om specifieke facturen af te drukken geeft u aan:

• Het factuurnummer voor een enkele afdruk ervan.
• Nummers gescheiden door komma's "1,3,6" voor afdrukken van meerdere facturen.
• Nummers gescheiden door streepjes "1-3" voor afdrukken van een opvolgende reeks van facturen.
  Als het factuurnummer zelf een streepje '-' bevat, bijvoorbeeld als u een factuurnummer '2022-1' hebt, moet dit ingesloten zijn door accolades {} om de nummering te onderscheiden van een documentreeks {2022-1}-{2022-3}.

Facturen vanaf

Met deze optie kunt u alle facturen afdrukken die binnen een geselecteerde periode vallen. U moet een begin- en een einddatum invoeren.

Niet-afgedrukte facturen

Facturen waarvan de kolom Afgedrukt van de Transactietabel leeg is worden afgedrukt. Met deze selectie worden daardoor alle niet-afgedrukte facturen afgedrukt.

Layout

Met de stijlen kunt u het uiterlijk van de factuur aanpassen. Er zijn modellen beschikbaar met logo's of met een hoeveelheid kolom.

Andere Modellen...

Met deze knop gaat u naar het dialoogvenster Apps beheren, waar u uw modellen bijwerkt naar de meest recente versie, of uw eigen modellen toevoegt.

Instellingen...

U kunt met deze knop specifieke parameters voor de geselecteerde stijl instellen. Zie de uitleg op de pagina Modellen voor meer informatie.
De belangrijkste opties zijn:

• Pagina koptekst opnemen,
• Kleuren kiezen

Kolom 'Afgedrukt' bijwerken na het afdrukken

U kunt deze kolom zichtbaar maken met het commando menu Gegevens → Kolommen instellen.

Het programma werkt de inhoud van deze kolom bij nadat de voorbeeldafdruk gemaakt is door de tekst '1' erin te zetten. Hiermee kan het commando Niet-afgedrukte facturen selecteren alleen de facturen af drukken die nog niet afgedrukt zijn.

Tabblad Opties modellen

In dit tabblad is het mogelijk om voor elke taal specifieke teksten toe te voegen, zoals een groet of uw bankgegevens om de betaling te vergemakkelijken.
Afhankelijk van de taal van de klant zal het programma aan het einde van de factuur de opgeslagen teksten voor de aangegeven taal weergeven.

Selecteer het menu Rapporten → Klanten → Facturen afdrukken → Opties, voer de gewenste tekst in en druk vervolgens op OK. U ziet het afdrukvoorbeeld.

Factuur als PDF afdrukken

Facturen kunnen ook worden opgeslagen in PDF-formaat, zodat ze gemakkelijk per e-mail kunnen worden verzonden.

Vanuit het Afdrukvoorbeeld (Rapporten→ Klanten → Facturen afdrukken → OK), selecteert u PDF aanmaken in het bovenste menu.
Voor meer informatie zie de pagina Afdrukken/Afdrukvoorbeelden.

 

This dialog window appears from the print preview when you need to export invoices and customer statements to PDF.

To export invoices to PDF:

• From the menu Reports > Customers > Print invoices
• Specify the invoices to print (e.g. 1-10)
• Confirm with OK.
• From the print preview, click the PDF icon.

Export single invoices or customer statements to PDF

This function allows you to export an invoice or a customer statement into a PDF file.

The option is visible when only one invoice or one customer statement has been selected for PDF export.

To export a single invoice or customer statement to PDF, you must:

• From the print preview, click Export > Create PDF.
• Click Browse and select or create the folder where to save the file.
• Enter the PDF file name. The name is automatically filled in the File name field.
• Enable the Open file immediately option to view the created PDF.
• Confirm with OK.

Export multiple invoices or customer statements into a single PDF

This function allows you to export several invoices or customer statements into one single PDF.

The option is only visible when multiple invoices or customer statements have been selected for PDF export. 

To export invoices or customer statements into a single PDF, you must:

• From the print preview, click Export > Create PDF.
• Enable the Save as single file option.
• Click Browse and select or create the folder where to save the file.
• Enter the PDF file name. The name is automatically filled in the File name field.
• Enable the Open file immediately option to view the created PDF.
• Confirm with OK.

Export multiple invoices or customer statements as separate PDFs

This function allows you to export several invoices or customer statements in a single operation, generating separate PDF files.

This option is only available:

• With the Advanced plan of Banana Accounting Plus.
• When multiple invoices or customer statements have been selected for PDF export.

To export invoices or customer statements as separate PDFs, you must:

• From the print preview, click Export > Create PDF.
• Enable the Save as individual files option.
• Click Browse and select or create the folder where to save the files.
• In the File names field, you can customize the file name using variables available in the dialog window.
  • Click Variables to view the full list of variables.
  • Double-click the variables you want to use and compose the file name. While composing, the resulting file name preview is updated automatically.
    Example: <doc_date> for the document date, <customer_name> for the customer name, and <doc_number> for the document number.
• Enable the Open file immediately option to view the created PDF.
• Confirm with OK.

If a file with the same name already exists in the selected folder, the program will ask for confirmation during saving.

List of available variables

To customize the file names, use the following variables:

• cur_date: the current date when the PDF documents are created.
• cur_time: the current time when the PDF documents are created.
• customer_city: the customer's city.
• customer_email: the customer's email address.
• customer_familyname: the customer's last name.
• customer_firstname: the customer's first name.
• customer_name: the full name of the customer or the company name.
• customer_number: the customer number.
• customer_organisation: the company name.
• doc_amount: the amount of the document.
• doc_date: the date of the document.
• doc_number: the document number.
• doc_title: the invoice title with number, customer name or company name.
• name: the default file name (invoice title with number, customer name or company name).

Export other types of documents

From the print preview, you can export any document to PDF using the Create PDF command.

For more information, visit:

• Export PDF

Facturen worden automatisch gesloten wanneer u de betaling vastlegt en ze verschijnen niet langer in de lijst met openstaande facturen Rapporten → Klanten → Open facturen per klant

Facturen overdragen naar een nieuw jaar

Aan het einde van het jaar worden alle facturen automatisch overgedragen naar het nieuwe jaar via Rapporten → Klanten → Instellingen → Transacties van de vorige ... jaar/jaren opnemen.

Als u alleen de openstaande facturen wilt rapporteren en niet alle factuurbewegingen, moet u:

• De vorige jaren die moeten worden opgenomen op 0 zetten.
• De afsluitende verrichtingen van de openstaande facturen creëren, waarbij het bedrag van de klanten-/leveranciersrekening wordt overgeboekt naar een tijdelijke rekening die niet tot de klanten-/leveranciersgroep behoort (bijvoorbeeld tussenrekening 1090)
• In het nieuwe jaar de openingsverrichtingen van de facturen aanmaken, waarbij u de facturen van de tijdelijke rekening naar de klanten-leveranciersrekening overbrengt.

Wijzigen van de klantenrekening

Het is mogelijk om de naam van de klantenrekening te wijzigen via het commando Hernoemen, maar als er nog openstaande facturen zijn uit voorgaande jaren, zullen deze in de tabel openstaande facturen worden weergegeven met de oude nummering.

Om een klantrekeningnummer te wijzigen waarop nog openstaande facturen van vorige jaren staan, gaat u als volgt te werk:

• Voer de nieuwe klantrekening in de Rekeningen tabel in
• In deTransacties tabel, maak de overboekingstransacties aan voor alle openstaande facturen: vermeld het factuurnummer in de kolom Factuurnummer, de nieuwe klantrekening in Debet en in Credit de oude klantrekening.

Wij raden u aan deze operatie aan het einde van het jaar uit te voeren, zodat u de oude klantrekening in het nieuwe jaar kunt verwijderen, waardoor het saldo weer op nul wordt gezet.

Wijziging van factuurnummer

Als u het nummer van een onbetaalde factuur wilt wijzigen, zijn er twee mogelijkheden:

• Direct de oorspronkelijke transactie van de factuur wijzigen door het factuurnummer te vervangen.

Of

• Maak een transactie aan die het openstaande factuurbedrag overboekt naar een tussenrekening, met gebruikmaking van de oorspronkelijke factuurnummering
• Maak een tweede boeking die het openstaande factuurbedrag van de tussenrekening naar de klantrekening overbrengt, met gebruik van het nieuwe factuurnummer.

 

 

Met Banana Boekhouding kunt u een creditnota aanmaken zowel bij registratie op basis van opbrengsten (Toerekeningsprincipe) als op basis van ontvangsten (Kasprincipe).

Hieronder vindt u de twee afzonderlijke procedures:

Creditnota op basis van opbrengsten (Toerekeningsprincipe)

Creditnota’s hebben een eigen DocType, verschillend van facturen.

Invoeren van de boeking

• Voer de boeking in alsof het een factuur betreft.
• Geef in de kolom Factuur het nummer van de creditnota op.
• Voer in de kolom DocType 12 in.
• Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de details van de creditnota zal verschijnen.
• Voer in de kolom Debet de verkooprekening in en in de kolom Credit de klantenrekening.
  De rekeningen volgen de boekingslogica van een creditnota. Daardoor zal het bedrag in het document negatief zijn.

BTW-terugboeking (indien nodig)

Als u in de creditnota ook de btw moet terugboeken:

• Voer in de kolom BTW-code de btw-code van de verkopen in met een minteken ervoor (Voorbeeld -V81).

Afdrukken van de creditnota

Gebruik voor het afdrukken van de creditnota dezelfde opdracht als voor facturen:

• Rapporten > Klanten > Facturen afdrukken.

Creditnota op basis van ontvangsten (Kasprincipe)

Ook in dit geval hebben creditnota’s een specifiek DocType.

Invoeren van de boeking

Voer de boeking in alsof het een factuur betreft, zonder een rekening in te vullen in de kolommen Debet en Credit.

• Voer in de kolom DocType 12 in.
• Geef in de kolom Factuur het nummer van de creditnota op.
  Als de creditnota moet worden weergegeven als vermindering van het factuurbedrag:
  • Het nummer van de creditnota moet gelijk zijn aan het factuurnummer.
• Voer in de kolom Beschrijving de tekst in die in de details van de creditnota zal verschijnen.
• Voer in de kolom Bedrag het bedrag in.
• Voer in de kolom CC3 de CC3-rekening van de klant in met een minteken ervoor.

BTW-terugboeking (indien nodig)

Als u in de creditnota ook de btw moet terugboeken:

• Voer in de kolom BTW-code tussen vierkante haken de btw-code van de verkopen in met een minteken ervoor (Voorbeeld [-V81]).

Afdrukken van de creditnota

Ook in dit geval gebeurt het afdrukken met dezelfde opdracht als voor facturen:

• Rapporten > Klanten > Facturen afdrukken.

   

Wanneer u een boekhouding heeft waarin de kleinste munteenheid 5 cent is, zoals bijvoorbeeld bij de Zwitserse frank, en daarin een factuur afdrukt wordt het totaal afgerond naar 5 cent, als dat nodig is. Als het totaal op de afgedrukte factuur niet overeenkomt met het transactiebedrag wordt de gebruiker gewaarschuwd voor het verschil.

Als afronding van het totaalbedrag niet nodig is kiest u het commando Taken → Klanten → Instellingen → Geavanceerd om de gewenste afronding in te stellen, bijvoorbeeld 0.01, die het totaal van de factuur in overeenstemming brengt met het transactiebedrag.

Maak de afrondingstransactie aan die opgenomen wordt in de afdruk van de factuur, zoals in het voorbeeld:

 

 

Om het aanmaken van facturen te versnellen kunt de Items tabel gebruiken, waarin u terugkerende producten of diensten kunt vastleggen.

Bij het aanmaken van de factuur drukt u, in de Items kolom, eenvoudig op de F2 toets en kiest u het product van de lijst; de invoer wordt aangevuld met de gegevens van de Item tabel.

Om de Items tabel te gebruiken moet u:

• De Items tabel toevoegen.
• De Items kolommen toevoegen in de Transactietabel.
• De Items kolom in de Transactietabel weergeven (Menu Gegevens → Kolommen instellen...).
  De inhoud van de kolom Items moet een Item zijn gedefinieerd in de Items tabel.

De Items tabel toevoegen

Gebruik menu Extra → Nieuwe functies toevoegen... → Items tabel toevoegen.

In de Items tabel kunt u artikelen, producten en andere dingen invoeren. Deze tabel kan tot op zekere hoogte ook gebruikt worden als een vorm van voorraadbeheer.

Kolommen van de tabel Items

De standaardkolommen zijn de volgende:

• Groep: Om de totalen aan te maken.
• Item: Itemcode.
• Beschrijving: Itembeschrijving.
• Gr Tel op in: Groep om het totaal te berekenen.
• Rekening: rekening die gebruikt wordt in de transacties.
• Assetrekening: is de balansrekening die aangeeft waar deze Asset wordt geboekt.
  Deze wordt gebruikt om de dubbelboekhouding te koppelen aan de voorraadboekhouding van de Assets. 
  Als er een Asset-rekening aanwezig is:
  • De valuta van de Asset-rekening moet dezelfde zijn als die van het artikel.
  • Het openingssaldo van de Asset-rekening moet overeenkomen met de som van de beginwaarden van alle artikelen met dezelfde Assetrekening.
  • Het saldo van de Asset-rekening moet gelijk zijn aan de som van de boekwaarden van alle artikelen met dezelfde Assetrekening.
• Assettype: Definieert het type Asset. Dit is een interne classificatie van het programma die door de Investment accounting extensie wordt gebruikt om waarden te berekenen; het is geen standaardclassificatie en heeft geen rapportagedoeleinden. De momenteel ondersteunde waarden zijn:
  • 1: Aandelen, ETF’s, fondsen,...
    Investeringen gemeten op hoeveelheid.
  • 2: Obligaties, schuldinstrumenten,...
    Investeringen gemeten op nominale waarde.
• Valuta: Valuta die gebruikt moet worden (alleen voor vreemde valuta boekhoudingen).
• BTW Code: BTW code die gebruikt moet worden (alleen voor vreemde valuta boekhoudingen).
• Eenheid: afkorting voor de het type product dat gebruikt wordt.
• Verkoop: Prijs per verkoopeenheid.
  Wordt overgenomen in de tabel Boekingen wanneer de Item-ID wordt ingevoerd.
• Kosten: Kosten per verkoopeenheid.
  Een waarde die alleen als referentie dient en niet door het programma wordt gebruikt.
• Begin hoeveelheid: hoeveelheid in het begin.
• Begin Eenheidsprijs: beginprijs per eenheid.
  In een multicurrency-boekhouding wordt deze uitgedrukt in de valuta van het Item.
• Beginwaarde valuta: In een multicurrency-boekhouding: de beginhoeveelheid vermenigvuldigd met de initiële eenheidsprijs in de valuta van het Item.
• Beginwaarde: In de basisvaluta. In een multicurrency-boekhouding vertegenwoordigt dit de initiële waarde in valuta, omgerekend tegen de openingskoers die in de tabel Wisselkoersen is vermeld
• Huidige hoeveelheid: huidige hoeveelheid berekend door het programma rekening houdend met de Beginhoeveelheid en de boekingen van items in de Transactietabel. De Hoeveelheidkolom van de Transactietabel wordt gebruikt.
• Beweging hoeveelheid: het totaal van de hoeveelheidsbewegingen. Deze waarde wordt automatisch door het programma berekend op basis van de bewegingen in de Hoeveelheidkolom van de tabel Transactietabel.
• Huidige eenheidsprijs: De huidige prijs van het Item.
  • In een multicurrency-boekhouding wordt deze uitgedrukt in de valuta van het Item.
  • De waarde moet handmatig door de gebruiker worden ingevoerd of vanuit andere programma’s worden geïmporteerd.
  • Deze wordt ook gebruikt als afsluitingswaarde van de boekhouding en, in de effectenboekhouding, als waarde voor de berekening van eventuele niet-gerealiseerde winsten of verliezen ten opzichte van de boekwaarde.
• Huidige waarde valuta: Berekend door het programma. De huidige hoeveelheid vermenigvuldigd met de huidige prijs in valuta.
• Huidige waarde: De huidige waarde tegen de actuele wisselkoers die in de tabel Wisselkoersen is vermeld.

In de tabel zijn geen kolommen opgenomen die de gemiddelde boekwaarde of de waarde berekend volgens de LIFO- of FIFO-methode aangeven. Deze waarden worden, indien nodig, berekend door specifieke extensies, zoals de extensie voor effectenboekhouding, die de boekwaarde berekent op basis van de boekingen.

De Artikelkolommen van de tabel Boekingen worden gebruikt om de hoeveelheid en de prijs in te voeren.

• Ze kunnen worden toegevoegd aan de tabel Boekingen via het menu Extra → Functies toevoegen/verwijderen → Artikelkolommen toevoegen.
• Het boekingsbedrag wordt berekend op basis van de waarden in de kolommen Hoeveelheid en Eenheidsprijs.
• Als de tabel Artikelen aanwezig is, wordt de hoeveelheid gebruikt zoals bij voorraadbeheer en verhoogt of verlaagt deze de actuele hoeveelheid.

Voor meer informatie, zie:

• Tabel Artikelen toevoegen.
• Documentatie van de tabel Boekingen.

Toegevoegde kolommen in de tabel Boekingen

• ArtikelId
  • Dit is het artikel dat voorkomt in de tabel Artikelen.
  • Standaard is in de tabel Boekingen de kolom ArtikelId niet zichtbaar.
    Met het commando Gegevens → Kolommen instellen kunt u de kolom zichtbaar maken zodat deze gebruikt kan worden.
  • Als de tabel Artikelen niet aanwezig is, dient deze kolom alleen als referentie.
• Hoeveelheid
  • Een positieve waarde (+) wordt toegevoegd aan de hoeveelheid van het artikel.
  • Een negatieve waarde (–) wordt afgetrokken van de hoeveelheid van het artikel.
  • Een neutrale waarde (±) wordt gebruikt voor de berekening van het boekingsbedrag, maar beïnvloedt de hoeveelheid in de tabel Artikelen niet.
  • Samen met de Eenheidsprijs wordt deze gebruikt om het boekingsbedrag te berekenen.
  • Als er een ArtikelId aanwezig is, verhoogt (positieve waarden) of verlaagt (negatieve waarden) de hoeveelheid de voorraad in de tabel Artikelen.
  • Neutrale waarden (±123) worden gebruikt om het boekingsbedrag te berekenen, maar wijzigen de hoeveelheid in de tabel Artikelen niet.
• Eenheid
  Een afkorting die aangeeft waarop het stuk betrekking heeft (bijvoorbeeld st., m, u).
• Prijs/Eenheid
  Kan een positieve, negatieve of neutrale waarde zijn.