In dit artikel
Het afdrukken van facturen kan gepersonaliseerd worden en aangepast aan uw specifieke wensen.
Stel het adres van uw bedrijf in (afzender)
Stel uw bedrijfsadres in met menu → Bestands en boekhoudeigenschappen (Basic gegevens) → Adres,
Stel de klantgegevens in de rekeningentabel in
- In de Rekeningen tabel stelt u het klantenregister in.
- Laat de kolommen met adressen weergeven in de weergave Adres en voer de klantenadressen in.
Wanneer de weergave Adres niet zichtbaar is kunt u deze toevoegen via het menu Extra → Functies toevoegen → Voeg adreskolommen toe in de rekeningentabel. - Configureer de klantinstellingen in het menu Rapporten > Klanten > Instellingen.
Klantadressen ophalen uit Excel
Als klantgegevens beschikbaar zijn in een Excelbestand kunnen deze eenvoudig naar de Rekeningentabel overgebracht worden, in de adres weergave.
Voorwaarde is dat er in de rekeningentabel, aan het eind van het rekeningschema een klanten of relatieregister opgezet is. Zorg ervoor dat u genoeg lege rijen heeft om de gegevens vanuit Excel in te kopiëren.
Ga als volgt te werk:
- Selecteer in Excel de kolom met de te kopiëren gegevens en gebruik het commando Kopiëren (Ctrl+C).
- Ga in de Banana rekeningentabel (adres weergave) staan in de overeenkomstige kolom en voer het commando Plakken (Ctrl+V of Paste) in het menu Bewerken uit.
- Herhaal deze bewerking voor alle adreskolommen (rekening, voornaam, achternaam, organisatie, straat, postcode, landcode, taal).
De gegevens uit de betreffende kolommen zijn nodig voor het afdrukken van de factuur. - Wanneer u niet alle kolommen van het Excelbestand heeft moet u de ontbrekende informatie handmatig toevoegen.
Stel de taal van de klant in
U kunt de facturen afdrukken in de taal van de klant. Om dit te doen moet u eerst de taal van de klant instellen.
Logo en afzender en hun positie instellen
Om het logo in te stellen moet u:
- Het afbeeldingsbestand van het logo ophalen met menu Bestand → Logo instellen.
- Om het logo in de factuur te gebruiken moet u in de factuurinstellingen (Engelstalig) Logo activeren en de naam van de aanpassing die u heeft gebruikt invoeren. De logonaam is hoofdlettergevoelig.
Bijvoorbeeld, kunt u het logo aan de linkerkant plaatsen en het adres aan de rechterkant en kunt u de grootte van het logo aanpassen.
Het adres van de afzender komt terecht aan de rechterkant, als de standaardinstellingen niet zijn aangepast, onafhankelijk van de aanwezigheid van het logo.
Als u het adres van de afzender aan de linkerkant wilt plaatsen zonder logo, moet de volgende pagina bezoeken:
- Factuur zonder logo en adres aan de linkerkant (Engelstalig).
Pas het adres in de kop van de factuur aan
De stijl van het adres van de afzender in de factuurkop (kleur, grootte, lettertype..) wordt volgens de standaardinstellingen van het programma ingesteld.
Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u de stijl van het adres aanpassen. Zie voor meer informatie de pagina Voorbeelden (Engelstalig).
Stel de factuurinformatie in
Factuurinformatie gaat over de datum, klantnummer, vervaldatum, etc., die gewoonlijk wordt geplaatst net onder de kop en naast het klantadres.
Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u definiëren welke factuurinformatie opgenomen moet worden en welke niet bij het afdrukken. U vindt instructies op de Factuurinstellingen pagina (Engelstalig).
Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de informatie niet worden aangepast.
De betaaltermijn instellen
De betaaltermijn voor facturen is standaard dagen vanaf de factuurdatum.
Ga als volgt te werk om de betaaltermijn te veranderen:
- Voeg in de Transactietabel een rij toe aan de factuur
- Voer in de kolom Datum de factuurdatum in
- Voer in de kolom DocType 10:ter (:ter voor Betalingstermijn) in
- Voer in de kolom Factuur het factuurnummer in
- Voer in de kolom Beschrijving de gewenste betaaltermijn in (bijvoorbeeld "10 dagen")
Uw tekst wordt getoond in de factuurinformatie.
De plaats en de elementen van het klantadres instellen
Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de plaats en de elementen van het klantadres definiëren. U vindt instructies op de Factuurinstellingen pagina (Engelstalig).
Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) kan de klantadres informatie niet worden aangepast.
Afleveradres instellen
Om een afleveradres in te voeren in aanvulling op het klantadres, gaat u als volgt te werk:
- Gebruik de kolom Type van de transactietabel, commando 10:sadr.
- Voeg een regel toe aan de factuur in de transactietabel.
- Voer in de kolom Datum de factuurdatum in
- Voer in de kolom Type in:
- 10:sadr:fna voor de naam.
- 10:sadr:lna voor de voornaam.
- 10:sadr:str1 voor het adres (straat en nummer).
- 10:sadr:cod voor de postcode.
- 10:sadr:cit voor de plaats.
- Voer in de kolom Factuur het factuurnummer in
- Voer in de kolom Beschrijving de tekst die weergegeven moet worden in.
- Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts gaat u naar de Factuurinstellingen → Klantadres sectie (Engelstalig) en klik op het Afleveradres invoerveld.
De gegevens ingevoerd in de kolom Type van de factuurtabel worden overgenomen en meegenomen in de afdruk van de factuur.
Titel/onderwerp instellen
Om de titel of het onderwerp van de factuur in te stellen heeft u twee opties:
- Gebruik de kolom DocType in de transactietabel en voer de tekst 10:it in.
- U kunt voor iedere factuur een titel definiëren.
- Als u het veld leeg laat wordt de standaard tekst gebruikt.
- Een tekst ingevoerd in de kolom DocType heeft altijd voorrang voor de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
- Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in de factuurinstellingen → sectie Teksten → Factuurtitel (Engelstalig).
- De titel wordt gebruikt in alle facturen die met deze layout worden afgedrukt.
- De titel wordt alleen gebruikt als geen titel is gedefinieerd zoals beschreven in het eerste punt.
Als geen tekst wordt ingevoerd gebruikt het programma de standaard tekst.
De begintekst instellen
In de begintekst in te voeren van de factuur heeft u twee opties:
- Gebruik de kolom DocType in de transactietabel en voer de tekst 10:beg in.
- U kunt voor iedere factuur een begintekst definiëren.
- Als u het veld leeg laat wordt de standaard tekst gebruikt.
- Een tekst ingevoerd in de kolom DocType heeft altijd voorrang voor de titel ingevoerd in de layout instellingen (zie volgende punt).
- Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de tekst invoeren in de factuurinstellingen → sectie Teksten → Begintekst (Engelstalig).
- De titel wordt gebruikt in alle facturen die met deze layout worden afgedrukt.
- De titel wordt alleen gebruikt als geen titel is gedefinieerd zoals beschreven in het eerste punt.
De factuurdetails instellen
Gebruik de transactiestabel om de factuurgegevens in te voeren.
Zie ook Kortingen en teruggaves.
Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u bepalen welke kolommen in de afdruk worden weergegeven. Zie factuurinstellingen → Factuurdetails (Engelstalig) hoe dit gedaan moet worden.
Van de andere afdruklayouts (CH01-CH09 / UNI01-UNI08) zijn de kolommen niet aan te passen.
De eindtekst instellen
Ga als volgt te werk om de eindtekst van de factuur in te stellen:
- In de Dialoog Factuur afdrukken → Opties sectie
- Kies de gewenste taal
- Voer de tekst in het veld Eindtekst
- Deze tekst wordt gebruikt in alle afdruklayouts.
Met de CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts kunt u de eindtekst definiëren in de factuurinstellingen
- Ga naar Invoice Settings → sectie Tekst→ Eindtekst veld en voer uw tekst voor iedere taal in.
- Deze tekst wordt toegepast op alle facturen aangemaakt met die layout in hetzelfde .ac2 bestand.
- Deze tekst heeft voorrang op elke tekst die is ingevoerd in de factuur afdrukken dialoog.
Om verschillende eindteksten voor ieder factuur in te stellen moet u de kolom DocType van de transactietabel gebruiken:
- Voer in de kolom DocType 10:not (Notities) in.
- Voer in de kolom Beschrijving de gewenste eindtekst in. De tekst die u invoert verschijnt op een enkele regel.
- Om extra regels met notities toe te voegen moet u de invoer in de kolommen DocType en Beschrijving herhalen op meerdere rijen.
Bankrekeningnummer instellen
Wanneer u de QR-code niet gebruikt moet u het bankrekeningnummer invoeren voor het betalen van de factuur.
Zie het eerdere hoofdstuk over Eindteksten instellen voor het invoeren van het bankrekeningnummer.
Stijlen en kleuren instellen
Factuurafdruklayouts hebben ook een instelling waarin u kunt definiëren:
- Het lettertype
- Voer de naam van het font in (bijvoorbeeld Arial, Helvetica, etc).
- De kleuren
- U kunt de Engelse naam gebruiken (black, yellow, white, blue, red, etc.).
- Of de hexadecimale waarde (HEX) voorafgegaan door het # teken (e.g. #000000, #009FE3, #FF00EA).
- Kleurcodes zijn eenvoudig te vinden op het internet. Bijvoorbeeld kunt u de tabel op https://www.w3schools.com/cssref/css_colors.asp raadplegen.
De CH10 (Engelstalig) en UNI11 layouts hebben ook een factuurinstellingen om de lettergrootte te definiëren.
Vetgedrukte teksten instellen
Op de pagina factuurinstellngen (Engelstalig) vindt u informatie on vetgedrukte tekst toe te passen (Engelstalig) op factuurteksten.
Afbeeldingen toevoegen aan facturen
Met het Advanced Plan van Banana Boekhouding Plus kunt u afbeeldingen toevoegen aan de offertes en facturen die naar klanten gestuurd worden.
Met deze functionaliteit kan de factuur nog meer gepersonaliseerd worden en de klant die deeze ontvangt heeft een completer en directer beeld van de gefactureerde items.
Zie ook onze informatiepagina's over het toevoegen van afbeeldingen:
Betaalde facturen afsluiten
Er zijn twee manieren om open facturen af te sluiten:
- Facturen handmatig afsluiten
- Afsluiten met ISO 20022 gegevensimport (Alleen Zwitserland, Engelstalig)
Andere bronnen