Doppelte Buchhaltung beginnen

In diesem Artikel

Video Doppelte Buchhaltung: Video-Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie eine neue doppelte Buchhaltung erstellen, den Kontenplan anpassen, ein Budget festlegen, Buchungen eingeben und den Bericht ausdrucken.

Neue Datei aufgrund einer Vorlage erstellen

Banana Buchhaltung enthält Vorlagen für alle Rechtsformen, unterteilt nach Land und nach Kategorie. Sie können direkt im Programm über das Menü Datei, Befehl Neu, geöffnet werden oder von unserer Homepage auf der Seite Vorlagen heruntergeladen werden.

Im Folgenden wird die Vorgehensweise zum Einstieg mit einer Vorlage direkt aus dem Programm heraus erläutert:

  1. Menü Datei → Neu
  2. Wählen Sie die Region, Kategorie und Typ der Buchhaltung aus
  3. Aus der Liste der Vorlagen diejenige auswählen, die Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt
  4. Schaltfläche Erstellen auswählen

Geben Sie im Suchfeld ein Stichwort ein, und das Programm zeigt Vorlagen an, die das eingegebene Wort enthalten.

Es ist auch möglich, von einer leeren Datei auszugehen, indem Sie die Option Leere Datei erstellen wählen. In jedem Fall empfiehlt es sich, zur Vereinfachung des Einstiegs und zur Vermeidung von Gruppierungsfehlern, immer mit einer bestehenden Vorlage zu beginnen.

Neue Datei Doppelte Buchhaltung

Weitere Informationen zum Erstellen einer neuen Datei finden Sie auf der Seite Neue Datei erstellen.

Stammdaten der Buchhaltung eingeben

  • Aus dem Menü Datei den Befehl Eigenschaften (Stammdaten) wählen und den Firmennamen eingeben, der auf den Ausdrucken und anderen Dokumenten stehen soll.
  • Basiswährung angeben, mit welcher die Buchhaltung geführt werden soll.

Neu Datei der doppelten Buchhaltung - Stammdaten

Datei speichern

Mit dem Befehl Speichern unter (Menü Datei) kann die Datei unter einem neuen Namen gespeichert werden. Das geschieht im Speicher-Dialogfenster Ihres Betriebssystems.

  • Es wird geraten, den Namen des Mandanten, gefolgt vom Buchhaltungsjahr (z.B. "Firma Muster 2020.ac2") zu verwenden, um die Datei von anderen Buchhaltungsdateien unterscheiden zu können.
  • Es können somit unlimitiert viele Buchhaltungen geführt werden; jede mit ihrem eigenen Namen
  • Sie können den Speicherort und das Gerät auswählen, auf dem die Datei gespeichert werden soll (Speichern auf Diskette, USB-Stick oder in der Cloud).
    Wenn Sie planen, auch Dokumente zu haben, die sich auf die Buchhaltung des laufenden Jahres beziehen, empfehlen wir, für jedes Buchhaltungsjahr einen eigenen Ordner anzulegen, in dem Sie alle Dateien gruppieren können.

Verwendung des Programms im Allgemeinen

Banana Buchhaltung inspiriert sich an Excel. Die Nutzung und die Befehle des Programms sind so ähnlich wie möglich zu denen von Microsoft Office gehalten
Für weitere Informationen über die allgemeinen Nutzungsbedingungen des Programms verweisen wir auf die Seite Benutzeroberfläche (Programm). Die Buchhaltung wird in Tabellen durchgeführt, die alle auf die gleiche Art und Weise bedient werden.

Kontenplan personalisieren

In Tabelle Konten können Sie den Kontenplan den eigenen Bedürfnissen anpassen:

  • Konten hinzufügen und/oder bestehende löschen (siehe auch die Seite Leere Zeilen hinzufügen)
  • Kontonummern und Beschreibungen ändern (z.B. den Namen des Kontokorrent Ihrer Bank eingeben), andere Gruppen hinzufügen, usw
  • Neue Untergruppen erstellen (siehe auch die Seite Gruppen)
  • Definieren von Kostenstellen oder Segmente, die dazu dienen, Beträge detaillierter und spezifischer zu unterteilen

Neuen Kontenplan erstellen

Buchungen eingeben

Die Buchungen muss man in der Tabelle Buchungen eingeben, die das Buchungsjournal bilden.

Buchhaltung Weisshaupt mit Postenbuch

In den entsprechenden Spalten:

  • Das Buchungsdatum eingeben
  • Die Belegnummer eingeben, welche Sie auf das Papierdokument geschrieben haben, damit Sie Belege bei Bedarf sofort finden
  • Die Beschreibung eingeben
  • Geben Sie im Konto Soll das jeweilige Empfängerkonto ein
  • Geben Sie im Konto Haben das Ausgangskonto ein
  • Geben Sie den betreffenden Betrag ein
  • In der Buchhaltung mit MwSt/USt, den Bruttobetrag (inkl. MwSt/USt) eingeben. Das Programm zergliedert automatisch die Mehrwertsteuer und trennt die Beträge nach Nettokosten oder Nettoerlösen

Schnelle Datenerfassung

Für ein möglichst schnelles Buchen folgende Funktion benutzen:

Buchungen mit MwSt/USt

Um Buchungen mit Mehrwertsteuer erfassen zu können, müssen Sie zunächst:

  • Im Menü Datei mit Befehl Neu eine Datei des Typs Doppelte Buchhaltung mit MwSt auswählen
  • Wählen Sie einen der vordefinierten Kontenpläne, in dem die Tabelle MwSt.-Codes mit allen gültigen MwSt-Codes vorhanden ist.
    Für die Buchungen konsultieren Sie bitte die Seite Buchungen mit MwSt

Sammelbuchungen

Buchungen, die mehr als zwei Konten betreffen (z.B. es werden verschiedene Rechnungen über die Bank bezahlt), müssen wie folgt gebucht werden:

  • ein Konto pro Zeile buchen
  • Wenn alle Belastungen und Gutschriften erfasst sind, darf es keine Differenzen geben.

Mehr Informationen unter Buchungsarten - Sammelbuchungen.

Kontrolle von Kunden- und Lieferantenrechnungen

Banana erlaubt, die zu bezahlenden Rechnungen sowie die ausgestellten, einzukassierenden Rechnungen zu verwalten. Siehe hierzu die folgenden Links:

Kontoauszüge

Der Kontoauszug zeigt automatisch alle auf dem Konto gebuchten Bewegungen an (z.B. Kasse, Bank, Kunden, usw...).

Buchhaltung Weisshaupt - Kontoauszug aktualisieren

Zum Anzeigen des Kontoauszugs ist die Kontonummer einmal mit der Maus anzuklicken und danach auf das kleine blaue Symbol, das in der Zelle oben rechts erscheint, zu klicken.

Buchhaltung Weisshautp Kontoauszug erstellen

Kontoauszüge nach Periode

Um die Kontoauszüge mit den Saldi anzuzeigen, die sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Menü Berichte → Kontoauszüge
  • In Registerkarte Periode  wählen Sie Bestimmte Periode und geben Anfang und Schluss des Zeitraums an

Für weitere Informationen sehen Sie bitte die Seite Periode.

Einen Kontoauszug ausdrucken

Um einen Kontoauszug auszudrucken, zeigen Sie den Auszug einfach in einer beliebigen Tabelle an (Konten oder Buchungen) und starten den Ausdruck im Menü Datei.

Alle oder einige Kontoauszüge ausdrucken

  • Menü Bericht → Kontoauszüge
  • Wählen Sie die Kontoauszüge aus, die ausgedruckt werden sollen:
    Mit dem Filter im Fenster können Sie eine automatische Auswahl aller Konten, Kostenstellen, Segmente, Gruppen treffen oder einfach nur die gewünschten Konten auswählen

Mehr Informationen auf Seite Kontoauszüge

Die Bilanz

Die Bilanz zeigt die Saldi aller Vermögenskonten, Aktiva und Passiva, mit Angabe des Eigenkapitals.

Formatierte Bilanz nach Gruppen Spalten farbig

Die Erfolgsrechnung

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle Konten für Aufwand und Ertrag angezeigt, wobei der Gewinn oder Verlust für das Geschäftsjahr ausgewiesen wird.

Formatierte Bilanz nach Gruppen mit Budget

Bilanz und Erfolgsrechnung ausdrucken

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung können auf zwei verschiedene Arten ausgedruckt und angezeigt werden:

  • Der Befehl Formatierte Bilanz zeigt alle Konten an, ohne dabei zwischen Gruppen und Untergruppen zu unterscheiden.
  • Der Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen zeigt die Konten mit Unterteilung nach Gruppen und Untergruppen und bietet ausserdem viele Funktionen, dank denen der Ausdruck nach den eigenen Bedürfnisse personalisiert werden kann.

So können Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung in beiden Varianten ausdrucken:

 

Archivierung der Daten in PDF-Format

Nachdem Ende Buchhaltungsjahr die Buchhaltung abgeschlossen ist und revidiert wurde, können die Daten in einer PDF-Datei archiviert werden:

Menü Datei → PDF-Dossier erstellen

Formatierte Bilanz nach Gruppen PDF

Das Budget

Bevor man mit dem neuen Buchhaltungsjahr beginnt kann man die Finanzen planen und Aufwand und Ertrag (bzw. Einnahmen und Ausgaben) budgetieren, um die wirtschaftliche und finanzielle Lage des eigenen Unternehmens unter Kontrolle zu halten.

Das Budget kann auf zwei Arten eingerichtet werden:

  1. Budget für ein Jahr wird in der Tabelle Konten, Spalte Budget eingerichtet. Für jedes Konto wird der jährliche Budgetbetrag angezeigt. Wenn Sie die Prognose im Menü Berichte → Formatierte Bilanz nach Gruppen vorbereiten, zeigt die Spalte des Budgets die Beträge für das gesamte Jahr an.
  2. Budget in der Tabelle Budget eingerichtet. Die Tabelle Budget wird aktiv wenn Sie im Menü WerkzeugeFunktionen hinzufügen auswählen.
    In dieser Tabelle buchen Sie alle Bewegungen, die sich auf den Aufwand und den Ertrag (bzw. Einnahmen und Ausgaben) beziehen, wie wenn Sie die Bewegungen in der Tabelle Buchungen erfassen würden. Wenn Sie diese Tabelle aktivieren, wird die Spalte Budget der Tabelle Konten automatisch deaktiviert.

BarRestaurant mit Budget

Für weitere Informationen bitte die Seite Budget konsultieren.

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