In diesem Artikel
Der PDF-Export ermöglicht es, ein vollständiges Buchhaltungsdossier zu erstellen, einschliesslich Berichten und angehängten Dokumenten.
Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Folgendes exportieren:
- Die Buchhaltungsdatei
- Die Berichte (Bilanz, Erfolgsrechnung, MWST usw.)
- Neu! Es ist jetzt auch möglich, alle digitalen Anhänge ebenfalls in die PDF-Datei zu exportieren (Belege), die über die Spalte Link mit den Buchungen verknüpft sind.
Wenn die Spalte Link nicht sichtbar ist, aktivieren Sie sie über das Menü Daten > Spalten einrichten > aktivieren Sie den Eintrag DokLink.
Die Funktion Anhänge einschliessen ist nur mit dem Advanced-Plan von Banana Buchhaltung Plus verfügbar. Sehen Sie sich alle Vorteile des Advanced-Plans an.
Es gibt auch einen weiteren Befehl im Menü Datei > PDF erstellen, mit dem nur der aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Inhalt, also die aktuelle Ansicht, gedruckt werden kann.
Konfiguration des PDF-Dossiers
Die Inhalts- und Layouteinstellungen müssen vor der Erstellung des PDFs direkt in Banana Buchhaltung festgelegt werden.
Das erzeugte PDF-Dossier entspricht genau:
- Den Berichtseinstellungen
- Der Seitenkonfiguration
- Den beim Export gewählten Optionen.
Berichtseinstellungen
Die im PDF-Dossier enthaltenen Berichte verwenden die in den Befehlen des Menüs Berichte definierten Einstellungen. Zum Ändern von:
- Layout
- Perioden
- Gruppierungen
- oder anderen Berichtsoptionen,
greifen Sie vor dem Export direkt auf das Menü Berichte zu.
Verfügbarkeit der Funktion
Die Funktion Anhänge einschliessen ist nur verfügbar:
- In Banana Buchhaltung Plus
- Mit dem Advanced-Plan
- und wenn in der Datei zuvor Verknüpfungen in der Spalte Link eingefügt wurden.
So erstellen Sie ein PDF-Dossier
Um das PDF-Dossier zu erstellen:
- wählen Sie Datei > PDF-Dossier erstellen
- oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste.
Registerkarte Basis
Dateiname
Geben Sie den Namen der zu erstellenden PDF-Datei an oder wählen Sie über Blättern eine bestehende Datei aus. Wenn Sie eine bestehende Datei auswählen, wird diese durch den neuen Inhalt überschrieben.
Datei sofort anzeigen
Öffnet das neu erstellte PDF-Dossier automatisch im Standard-PDF-Reader. Einige Browser verwenden Caching-Systeme. Wenn Sie das PDF mehrmals exportieren, müssen Sie die Browserseite möglicherweise aktualisieren, um die neueste Version anzuzeigen.
Seitenoptionen
Kopfzeile 1, Kopfzeile 2, Kopfzeile 3
Es können bis zu drei verschiedene Kopfzeilen eingefügt werden, die in der PDF-Datei erscheinen.
Logo
Wenn Sie über Datei > Logo einrichten ein Logo konfiguriert haben, können Sie wählen, ob dieses im PDF-Dossier enthalten sein soll.
Verfügbare Optionen:
- Keines: Das Logo wird nicht angezeigt
- Logo: Das Logo wird eingeschlossen.
Siehe Seite Logo-Einstellungen.
Seitenoptionen
Sie können in das PDF-Dossier Folgendes einschliessen:
- Seitennummern
- Seitennummerierung mit Neustart für jeden Abschnitt
- Das Datum.
Seitenformat
Ermöglicht die Auswahl des Seitenformats für das PDF-Dossier.
Optionen speichern
Anhänge einschliessen
Die Option Anhänge einschliessen fügt dem PDF-Dossier alle in der Spalte Link der Tabelle Buchungen verknüpften Dokumente hinzu. Die Anhänge werden direkt in die PDF-Datei eingebettet. Dadurch können Sie Ihre gesamte Buchhaltung, Berichte wie Bilanz, Erfolgsrechnung usw. sowie alle digitalen Belege in einer einzigen Datei zusammenfassen.
Registerkarte Einschliessen
Einschliessen
Wählen Sie die Elemente aus, die in das PDF-Dossier aufgenommen werden sollen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Journal usw.).
Damit die digitalen Anhänge im PDF-Dossier angezeigt werden können, muss auch die Option Journal [Basis] ausgewählt werden.
Digitale Anhänge
Digitale Anhänge sind Dateien, die in der Spalte Link einzelner Buchungseinträge eingefügt werden, beispielsweise Quittungen, Rechnungen oder digitalisierte Belege.
Wenn ein PDF-Dossier erstellt und die Option Anhänge einschliessen aktiviert wird, werden die Anhänge in die PDF-Datei eingebettet. Nach der Erstellung des PDF-Dossiers wird auf den Seiten des Journals das Büroklammer-Symbol neben den Buchungen angezeigt, die einen digitalen Anhang enthalten.
Durch Klicken auf die Büroklammer wird das angehängte Dokument geöffnet und angezeigt.
Wichtige Hinweise
- Die Option Anhänge einschliessen ist nur verfügbar, wenn Dateien in der Verknüpfungsspalte Link hinzugefügt wurden.
- Digitale Dokumente (Anhänge) werden nur dann in das PDF-Dossier aufgenommen, wenn sich die Buchhaltungsdatei (.ac2) und die Dokumente in derselben Speicherumgebung befinden: entweder alle lokal gespeichert oder alle in der Cloud.
- Um die korrekte Verknüpfung der Anhänge im PDF-Dossier sicherzustellen, müssen die digitalen Dokumente im selben Ordner wie die Buchhaltungsdatei (.ac2) oder in einem Unterordner davon organisiert sein.
Kompatibilität von PDF-Readern
Das Öffnen eingebetteter Anhänge wird von kompatiblen PDF-Readern unterstützt, zum Beispiel:
- Adobe Acrobat Reader
- Foxit PDF Reader.
Einige Browser erlauben möglicherweise nicht das Öffnen der im PDF enthaltenen Anhänge.
Vorteile des PDF-Dossiers mit digitalen Anhängen
Mit dieser Funktion haben Sie Ihre gesamte Buchhaltungsdokumentation immer in digitaler Form verfügbar und können gleichzeitig einfach ein einziges PDF-Dossier per E-Mail mit Treuhändern, Revisoren oder Steuerbehörden teilen, ohne Papierordner oder zahlreiche separate Dateien versenden zu müssen.
So öffnen Sie einen digitalen Anhang aus dem PDF-Dossier
- Erstellen Sie das PDF-Dossier mit aktivierter Option Anhänge einschliessen und eingeschlossenem Abschnitt Journal [Basis].
- Öffnen Sie das PDF-Dossier mit einem kompatiblen PDF-Reader.
- Blättern Sie im Dokument bis zum Abschnitt Journal.
- Suchen Sie das Büroklammer-Symbol neben der gewünschten Buchung.
- Klicken Sie auf die Büroklammer, um das angehängte Dokument zu öffnen.
Technische Hinweise
Bei Problemen mit dem PDF-Format oder Schriftarten siehe Seite PDF erstellen.
Weitere Abschnitte
Erklärungen zu den weiteren Abschnitten finden Sie auf den folgenden Webseiten: