Kunden verwalten

Die Kundenverwaltung von Banana Buchhaltung Plus ermöglicht es, Kundendaten inkl. Kontaktinformationen zu erfassen, zu organisieren und effizient zu verwalten. Darüber hinaus können Kundentransaktionen, Zahlungen sowie Fälligkeiten bequem verfolgen. Es besteht die Möglichkeit, Zahlungseingänge zu überwachen, den Zahlungsstatus ausgestellter Rechnungen zu aktualisieren sowie Rechnungen zu erfassen und zu drucken.

Die Kundenverwaltung ist eine Funktion von Banana Buchhaltung Plus, die in allen Buchhaltungs-Apps verfügbar ist – hauptsächlich jedoch.in der doppelten Buchhaltung verwendet wird.

Siehe auch Lieferantenverwaltung.

Kundentransaktionen erfassen

Die Tabelle Buchungen ist das Herzstück von Banana Buchhaltung und wird verwendet, um alle Vorgänge, einschliesslich der Kundentransaktionen, durch Angabe des Kundenkontos zu erfassen. Sie können schnell arbeiten, indem Sie zuvor eingegebene Kundentransaktionen auswählen, kopieren und einfügen. Wenn Sie Fehler machen, können Sie sie korrigieren, daher ist die Erfassung einfach.

• Fakturierung
• Kundenzahlungen
• Gutschriften oder Stornierungen
• Erstellung von Rechnungen

Es gibt Spalten, in die verschiedene Informationen eingetragen werden können, nämlich:

• Das Datum der Transaktion, des Fälligkeitsdatums, des Erwartungsdatums und des Zahlungsdatums.
• Die Rechnungsnummer.
• Das Soll- und Haben-Konto, in dem das Kundenkonto und das Gegenkonto angegeben werden.
• Der Betrag.
• Die Mehrwertsteuercodes zur automatischen Berechnung der Mehrwertsteuer.
• Verknüpfungen zu digitalen Dokumenten (z. B. die Rechnung, die dem Kunden ausgestellt wurde, oder Notizen im PDF-Format).

Kundenkonten

Kundenkonten werden verwendet, um alle Transaktionen im Zusammenhang mit den Kunden eines Unternehmens zu erfassen.

Die Hauptfunktionen der Kundenkonten sind wie folgt:

• Erstellen eines Kontos für jeden Kunden und Verfolgen aller getätigten Transaktionen.
• Erfassung der ausgestellten Rechnungen für jeden Kunden.
• Erfassung der Zahlungen der Kunden und Zuordnung zu den ausgestellten Rechnungen.

In Banana Buchhaltung:

Die Kundenkonten und Adressen (Name, Nachname, Firmenname, Adresse, Sprache des Kunden, Steuernummer usw.) werden in der Tabelle Konten eingerichtet.
Die buchhalterischen Transaktionen auf den Kundenkonten werden in der Tabelle Buchungen erfasst.
Nach jeder Buchung werden alle Salden der Kundenkonten (Tabelle Konten) automatisch aktualisiert und Sie haben sofort einen Überblick über die noch ausstehenden Salden zur Zahlung.

Ausgestellte Rechnungen

Die Rechnung wird für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verwendet, da sie es ermöglicht, die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens genau zu erfassen und die Umsatz- oder Vorsteuern zu berechnen.

Wenn Sie Rechnungen in Word, Excel oder anderen Programmen erstellen, können Sie die Ausstellung in der Buchhaltung erfassen, um den fälligen Betrag des Kunden zu kennen und gegebenenfalls Mahnungen/Zahlungserinnerungen zu senden.

In Banana Buchhaltung werden die Rechnungen in der Tabelle Buchungen erfasst:

• Durch Eingabe des Datums und der Beschreibung
• Eingabe einer Rechnungsnummer
• Erfassung des Kundenkontos im Soll und des Erlöskontos im Haben
• Angabe des Mehrwertsteuersatzes für Verkäufe oder Dienstleistungen. Die Berechnungen und Mehrwertsteuerbeträge werden automatisch eingefügt.

Mit der Buchung der Rechnung erstellt und druckt das Programm die Rechnung automatisch.

Erstellung und Druck von Rechnungen

Direkt in der Tabelle Buchungen können Sie auch Bewegungen erfassen, um Rechnungen als einfache Buchungen in der Tabelle Buchungen zu erstellen.

Durch Eingabe von Soll- und Habenkonten sowie dem Drucken der Rechnung haben Sie gleichzeitig die Buchung in der Buchhaltungsdatei erfasst.

Vom Menü Bericht > Kunden > Rechnung drucken können Sie:

• Die Rechnung in der Vorschau anzeigen und drucken
• Das Drucklayout auswählen und weitere Informationen einstellen, die für die Anpassung des Drucks nützlich sind, wie z. B. der QR-Code.

Mit dem Advanced-Plan sind weitere Anpassungen möglich.

Zahlungseingänge von Kunden verbuchen

In Banana Buchhaltung werden die Kundenzahlungen in der Tabelle 'Buchungen' auf eine der folgenden Arten erfasst:

• Manuelle Buchung:
  • Es wird das Datum und die Beschreibung erfasst
  • Wenn in der Spalte "Rechnung" das Kundenkonto eingegeben wird, erscheint ein Dropdown-Menü mit den noch offenen Rechnungen. Es genügt, die bezahlte Rechnung aus der Liste auszuwählen und die Eingabetaste zu drücken. Das Programm ergänzt daraufhin automatisch das Kundenkonto im Haben-Bereich sowie den Rechnungsbetrag. Anschliessend muss nur noch das Konto für den Geldeingang im Soll-Bereich eingetragen werden, um die Buchung abzuschliessen.
• Datenimport aus Kontoauszügen mit Regeln
  Das Programm importiert Daten aus ISO 20022-Kontoauszügen und verwendet dabei Regeln, um automatisch vollständige Buchungen zu erstellen, indem alle erforderlichen Daten eingetragen werden, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

Wichtig: Wie in unserer Anleitung Verschiedene Kundengeschäftsvorfälle beschrieben, ist es entscheidend, bei Zahlungseingängen dieselbe Rechnungsnummer anzugeben, die bereits bei der Erfassung der Rechnung verwendet wurde (oder auch keine, falls damals keine angegeben wurde). 
Diese Angabe ist notwendig, damit bestimmte Automatismen des Programms korrekt funktionieren – beispielsweise: 

• zur Erstellung verschiedener Berichte
• und für den automatischen Ausgleich des Betrags im Kundenkonto, sobald die Rechnung bezahlt wurde.
   

Offene Rechnungen

Offene Rechnungen pro Kunde sind Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden und daher offen oder ausstehend sind.

Offene Rechnungen pro Kunde können über ein Buchhaltungsregister verwaltet werden, das die ausgestellten Rechnungen, Fälligkeitsdaten und erhaltenen Zahlungen verfolgt. Dadurch kann der Verkäufer die finanzielle Situation jedes Kunden überwachen und bei Bedarf Zahlungserinnerungen senden, wenn Rechnungen über einen längeren Zeitraum offen bleiben.

Es ist wichtig zu beachten, dass offene Rechnungen pro Kunde die Liquidität des Verkäufers beeinflussen können, da das mit diesen Rechnungen verbundene Geld noch nicht eingegangen ist.

Banana Buchhaltung erstellt automatisch einen Bericht über offene Rechnungen, in dem Sie sofort sehen können, welche Rechnungen noch ausstehend sind, von welchem Kunden und welcher Gesamtbetrag der offenen Rechnungen.

Es gibt zwei Arten von Berichten:

1. Offene Rechnungen pro Kunde, in dem alle offenen Rechnungen für jeden Kunden aufgelistet sind.
2. Offene Rechnungen nach Fälligkeit, in dem die offenen Rechnungen in chronologischer Reihenfolge nach Fälligkeit aufgelistet sind.

Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung kann auf verschiedene Arten festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Fälligkeit und Zahlungskonditionen.

Kontoauszug

Kontoauszüge sind Dokumente in der Buchhaltung, die die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens anzeigen. Jeder Kontoauszug repräsentiert ein bestimmtes Konto im allgemeinen Buchhaltungsregister des Unternehmens und enthält detaillierte Informationen über die Transaktionen, die dieses Konto betreffen, wie das Datum der finanziellen Transaktion, den Transaktionstyp, den Betrag und die Beschreibung der Transaktion.

In Banana Buchhaltung werden auf Basis der in der Tabelle Buchungen eingegebenen Daten automatisch Kontoauszüge für jeden Kunden erstellt. Diese enthalten den Anfangssaldo, alle Transaktionen und den Endsaldo. Sie können auch Kontoauszüge für einen bestimmten Zeitraum generieren.

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen werden verwendet, um Kunden zur Zahlung überfälliger oder ausstehender Rechnungen aufzufordern.

Durch die Verwendung von Zahlungserinnerungen wird der Zahlungsprozess von Kunden beschleunigt, Zahlungsverzögerungen werden reduziert und der Cashflow effektiv verwaltet.

Banana Buchhaltung bietet Funktionen zur:

• Identifizierung überfälliger oder ausstehender Rechnungen.
• Generierung von Zahlungserinnerungen.
• Anpassung von Zahlungserinnerungen.

In Banana Buchhaltung Plus können Sie Zahlungserinnerungen auf zwei verschiedene Arten drucken:

• Mit den Zahlungserinnerungs-Layouts
  • Druck der Zahlungserinnerungsübersicht (Liste der überfälligen Rechnungen)
  • Druck ohne QR-Zahlungsschein
  • Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
  • Funktion verfügbar in Banana Buchhaltung Plus - alle Pläne (ausser dem Free-Plan).
• Mit dem Rechnung-Layout
  • Druck mit QR-Zahlungsschein
  • Anpassungen gemäss den Layout-Optionen
  • Erfordert die Banana Buchhaltung Plus Dev-Channel-Version und den Advanced-Plan.

Gutschriften

Die Gutschrift ist ein Buchungsdokument, das verwendet wird, um eine bereits ausgestellte Rechnung zu korrigieren oder zu stornieren. Sie kann aus verschiedenen Gründen ausgestellt werden:

• Rückerstattung einer Überzahlung
• Preissenkung eines Produkts oder einer Dienstleistung
• Rückgabe eines Produkts
• Korrektur eines Rechnungsfehlers

In Banana Buchhaltung werden Gutschriften in der Tabelle Buchungen erfasst, wobei das Einnahmenkonto im Soll und das Kundenkonto im Haben eingetragen wird. Die Mehrwertsteuer muss mit einem Minuszeichen vorne eingetragen werden, um den Mehrwertsteuerbetrag gleichzeitig zu stornieren.

Das Programm verwendet die Buchungsdaten der Gutschrift, um automatisch den Druck der Gutschrift zu erstellen.

Die Einrichtung und Nutzung der Kunden- und Rechnungsfunktionen 

1. Einrichten der Konten für eine Umsatzbuchhaltung (Kompetenzprinzip) oder

2. eine Kassenbuchhaltung (Kassenprinzip)
3. Konfigurieren der Kunden-Einstellungen
4. Einrichten der Tabelle Buchungen und Erfassen der Rechnungen
5. Berichte über offene, überfällige oder erstellte Rechnungen anzeigen
6. Erstellen von Rechnungen

Hinweis

Bei einer Buchhaltung mit mehreren Währungen basieren die Berichte auf den Währungssalden der Kundenkonten, sodass eventuelle Wechselkursdifferenzen nicht berücksichtigt werden.
In der Tabelle Ausgestellte Rechnungen werden jedoch auch Buchungen zu Wechselkursdifferenzen aufgeführt, während in anderen Berichten nur der Betrag in der Kundenwährung relevant ist.

Beispieldatei Kunden und Lieferanten

Die Seite 'Kunden und Lieferanten' beinhaltet einen Link für den Download einer Musterdatei (.ac2)