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Bevor Sie die Dokumentation zur Überprüfung vorbereiten, empfiehlt es sich, die auf der Seite Abschluss der Buchhaltung vorgeschlagenen Informationen zu konsultieren. Nebst Hinweisen zur Nutzung der Programmfunktionen finden Sie dort eine Reihe von Prüfungen und Kontrollen, die vor dem Jahresabschluss durchgeführt werden sollten.
Unternehmen, die der Prüfungspflicht unterliegen, müssen dem Revisor (Revisionsstelle) eine Reihe von Dokumenten und Unterlagen übermitteln. Von Jahr zu Jahr ist es leicht zu vergessen, was dem Revisor zugesandt werden muss. Daher ist es ratsam, eine Checkliste zu erstellen, in der alle von der Revisionsstelle in den vergangenen Jahren angeforderten Dokumente sowie die durchzuführenden Abschluss- und Anpassungsmassnahmen vermerkt sind.
Um diese Aufgabe zu erleichtern, können im Laufe des Jahres einige einfache Massnahmen ergriffen werden, die sowohl die Arbeit der Buchhalter als auch der Revisor erleichtern. Wir empfehlen Folgendes:
- Erstellen Sie einen Ordner, um die gescannten Dokumente aufzubewahren.
Speichern Sie alle gescannten Dokumente der laufenden Buchhaltung unter einem neuen Namen. - Scannen/digitalisieren Sie die Belege
Scannen Sie alle Rechnungen, Kassenbelege, AHV-Abrechnungen, Vorsorge- und Versicherungsnachweise.
Digitale Dokumente, wie Rechnungen und Belege, können ein integraler Bestandteil der Buchhaltungsdatei werden. Banana Buchhaltung ermöglicht es, das gescannte Dokument in der Kontextzeile des Buchungssatzes einzufügen. Der Revisor kann durch Klicken auf den Link des digitalen Dokuments das Dokument öffnen und dessen Inhalt einsehen, ohne Zeit mit der Suche nach Informationen im Papierdossier zu verlieren
PDF-Ausdrucke zur Überprüfung an die Revisionsstelle senden
Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Dokumente, die an den Revisor gesendet werden sollen:
Erklärungen für die Mitarbeiter
- AHV-Lohndeklaration, gesendet am 31.12. und Jahresendabrechnung
- Deklaration für die vorgezogenen Familienzulagen (bereits in der AHV-Lohndeklaration enthalten)
- Lohnjournal der Mitarbeiter
- Gehaltskontenblätter der Mitarbeiter
- Lohnausweise
- UVG-Deklaration für Nichtberufsunfälle, gesendet am 31.12. und Jahresendabrechnung
- UVG-Deklaration für Berufsunfälle, gesendet am 31.12. und Jahresendabrechnung
- Krankentaggeld-Deklarationg (KTG), gesendet am 31.12. und Jahresendabrechnung
- Pensionskassenauszug (BVG) per 31.12.
- Vierteljährliche Quellensteuererklärungen (QST) und Jahresendabrechnung
Bank- und Postkontoauszüge
- Endgültige Bank- und Postkontoauszüge zum 31.12.
- Bankauszüge zum 31.12. für eine mögliche Verrechnungssteuer
- Darlehenskontoauszüge zum 31.12.
- Investitionsausgaben zum 31.12.
- Kopie des Formulars 103, das an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) für die Zahlung der Verrechnungssteuer gesendet wurde
MWST/USt-Abrechnung
- MWST/USt-Abrechnungen für jedes Quartal
- MWST/USt-Formulare für jedes Quartal
- Abrechnungen mit dem MWST-Jahresabschluss abgleichen (am Jahresende erforderlich)
- Mögliche Formulare zur Anpassung der MWST/UST (falls Differenzen zwischen der gebuchten und gemeldeten MWST/USt während der Abstimmung auftreten)
Abschlussdokumente der Buchhaltung
- Liste der offenen Kundenrechnungen zum 31.12.
- Liste der offenen Lieferantenrechnungen zum 31.12.
- Bewertung des Lagerbestands und Anpassungen zum 31.12.
- Details zu den angefallenen Aktiven und Passiven
- Details zu den Sachanlagen und Abschreibungen (Tabellen, Kontoauszüge...). Mögliche beschleunigte Abschreibung.
- Steuerberechnung
Offizielle Dokumente
- Protokoll der ordentlichen Versammlung des Vorjahres
- Protokoll der ausserordentlichen Generalversammlung
- Steuerbenachrichtigung des des Vorjahres
- Kopie der Zahlungsanweisung für die Verrechnungssteuer und des Formulars 103, das der ESTV für etwaige gezahlte Dividenden eingereicht wurde
- Bestätigung der Werte für die Gebäudeversicherungspolice
- Unterlagen für die Aktivierung von Patenten
- Kopien der Leasing- und Mietverträge
- Kopien der neuen Kreditverträge
- Berechnung der Kosten für andere lang- und kurzfristige Rückstellungen
- Jahresbericht des laufenden Jahres
- Anhang (mit Erläuterungen) zur Bilanz- und Erfolgsrechnung
Datenexport
Die Rechnungslegungsvorschriften erfordern, dass Buchhaltungsdaten für Prüfer Revisor und Inspektoren in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.
Banana Buchhaltung entspricht diesen Vorschriften, weil:
- Der Revisor kann die Buchhaltungsdatei im kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung öffnen.
- Alle Buchhaltungsdaten sind in den Tabellen übersichtlich dargestellt.
- Die Daten können direkt in andere Programme kopiert und eingefügt werden.
- Es ist möglich, die Daten in verschiedenen Formaten direkt aus der Tabelle zu exportieren.
- Der Befehl PDF-Dossier erstellen exportiert alle Buchhaltungsdaten in einem Format, das ideal zum Lesen ist.
Erweiterungen für die Präsentation und den Export von Daten
Es gibt mehrere Erweiterungen, um Daten in spezifischen Formaten zu präsentieren und zu exportieren.
- Audit File Reports erstellen Berichte, die für den Revisor nützlich sein können, welche kopiert und in Excel eingefügt werden können.
- Standard Audit File - für Steuerzwecke:
Export von Daten in XML und andere Formate gemäss den Richtlinien der OECD und für bestimmte Länder. - Durchsuchen Sie die Erweiterungen, um zu sehen, ob es spezifische Erweiterungen für Ihr Land gibt.
Weitere hilfreiche Informationen
Nachfolgend finden Sie Links, wo Sie weitere nützliche Informationen für eine optimale Verwaltung der Buchhaltung und der Dokumente finden: