Abschluss der Buchhaltung | Doppelte Buchhaltung

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In diesem Artikel

Unter dem Begriff Buchhaltungsabschluss sind alle Kontroll-, Anpassungs- und Abgrenzungsverfahren zu verstehen, die am Ende des Jahres vor der Erstellung der Bilanz für das laufende Jahr durchgeführt werden.

Technische Aspekte

In Banana Buchhaltung hat jedes Buchhaltungsjahr seine eigene Datei, technisch gesehen gibt es kein Konzept des Buchhaltungsabschlusses:

Steuerliche Aspekte

Um die Buchhaltung buchhalterisch abzuschliessen, ist eine Reihe von Operationen mit steuerlichen Auswirkungen notwendig. Das Warenkonto ist zu korrigieren, Abschreibungen sind zu verbuchen, Aktiv- und Passivzinsen sind zu verbuchen, die Mehrwertsteuerabrechnung ist zu erstellen, es ist zu bestimmen, auf welches Konto oder welche Konten der Gewinn verteilt werden soll und viele weitere Verifizierungen und Kontrollen sind vorzunehmen.

Vom Programm her spielt es keine Rolle, wie klein oder gross der Gewinn per Jahresende ist. Aus steuertechnischer Sicht macht dies jedoch einen grossen Unterschied. Diese Aspekte sind mit Ihrem Steuerberater oder Treuhänder zu überprüfen. Speziell wenn zum ersten Mal eine Buchhaltung geführt wird, kann es hilfreich sein, sich vor dem Abschluss der Buchhaltung von einem Experten beraten zu lassen und zu verstehen, was die Bedürfnisse sind. Die Treuhänder sind anfangs Jahr und der Zeitspanne vor der Fälligkeitstermin der Steuerabrechnung sehr beschäftigt. Deshalb kann es ratsam sein, sich bereits einige Monate vor Abschluss mit Ihrem Treuhänder zu treffen oder ihm die Buchhaltung zuzustellen, um sich zu informieren, wie vorzugehen ist.

Befehl Buchhaltung nachkontrollieren

Mit Banana Buchhaltung können Sie Buchungen rasch vornehmen, aber auch Buchungssätze unvollständig lassen oder Warnungen und Fehlermeldungen ignorieren.

Der Befehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt eine Reihe von Kontrollvorgängen durch, als ob Sie die Daten noch einmal von Anfang neu eingeben würden, und wenn dabei Fehler oder Differenzen festgestellt werden, erhalten Sie eine Meldung.

Wir empfehlen, den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren regelmässig zu verwenden, und zwar immer dann, wenn es Differenzen oder Fehlermeldungen gibt, bei wichtigen Änderungen (Anfangswechselkurse, MWST-Codes) und insbesondere vor dem Abschluss der Buchhaltung.

Kontrollen und Überprüfungen

Überprüfung der Anfangssalden

  • In der Tabelle Konten muss in den Spalten Eröffnung und Saldo in der Zeile "Differenz muss Null sein" kein Betrag stehen, sonst muss der Fehler gefunden und korrigiert werden, um die Quadratur der Anfangsbilanz zu erreichen.
    Hinweis: In Bewegungen-Spalten von Soll und Haben ist es normal, über Beträge zu verfügen.
  • Stellen Sie sicher, dass die transitorischen Aktiven und Passiven  des vergangenen Jahres abgeschlossen sind.
  • Vergewissern Sie sich, dass die Eröffnungssalden mit den bereits geprüften und dem Finanzamt gemeldeten Endsalden des Vorjahres übereinstimmen.
  • Für die Buchführung in Fremdwährung, sehen Sie die entsprechende Seite Eröffnungssalden Buchhaltung mit Fremdwährungen.

Übereinstimmung der buchhalterischen Salden kontrollieren

Die erste Kontrolle besteht zweifellos darin, sich zu vergewissern, ob der buchhalterische Saldo mit der Realität übereinstimmt. Der Saldo des Kontos Kasse muss mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen. Der Saldo von Bankkonten, Kreditkarten, Darlehen oder Guthaben muss mit dem des Kontoauszugs übereinstimmen. Das Gleiche gilt für alle anderen Konten, bei denen Sie mit Mehrwertsteuer, Lieferanten usw. zu tun haben.

Wenn es eine Differenz gibt, finden Sie den Grund heraus und vervollständigen Sie entweder den Anfangssaldo oder die Buchungen.

Differenzen in Tabelle Buchungen

Vergewissern Sie sich in der Tabelle Buchungen (Infofenster unten auf der Seite), dass keine Differenzen gemeldet werden. Zusätzlich zum Befehl für die Kontrolle der Buchhaltung, stellt Banana Buchhaltung Plus in der Tabelle Buchungen die Spalte Saldo zur Verfügung, die es erlaubt, im Handumdrehen alle Zeilen zu finden, in denen es Differenzen gibt. Ein kurzes Durchscrollen der Spalte reicht aus, um die Buchungsdifferenzen sofort zu erkennen und zu korrigieren, ohne dass die Fehler ins neue Jahr übertragen werden.

Differenzen zwischen den Banksalden der Kontoauszüge und den Buchhaltungssalden (CheckBalance-Funktion)

Diese Kontrolle ist für die Richtigkeit der Buchführung massgeblich. Die Prüfung der Salden sollte nicht nur am Ende des Geschäftsjahres erfolgen, sondern es wird empfohlen, #CheckBalance regelmässig am Ende des Monats durchzuführen, um zu vermeiden, dass von Monat zu Monat nicht übereinstimmende Salden übertragen werden.

Informationen über Buchungen zur Kontrolle finden Sie auf der Seite Überprüfungsbuchungen von Salden.

Buchführung in mehreren Währungen

Wenn Sie eine Buchhaltung mit mehreren Währungen führen, müssen Sie auch die Wechselkurse zum Abschluss einrichten und nicht realisierte Wechselkursgewinne und -verluste verbuchen. Lesen Sie hierzu bitte:

Abschlussbuchungen

Am Ende des Geschäftsjahres und vor dem Übergang zum neuen Jahr sind einige buchhalterische Abschlussarbeiten zu erledigen. Dabei handelt es sich um Anpassungsbuchungen, Wertberichtigungen und Ausgleich der Personalbeiträge. Die wichtigsten davon sind im Folgenden aufgeführt:

Importieren Sie die Bewegungen des Kontos Kasse in die Buchhaltungsdatei
Dieser Vorgang ist nur vorgesehen, wenn die Kasse in einer von der Buchhaltung getrennten Datei geführt wird.
Überprüfen Sie nach dem Import, ob der Saldo des Kontos Kasse in der Hauptdatei der Buchhaltung mit dem Saldo der Datei der Kasse übereinstimmt. Diese Überprüfung kann auch mit der im vorigen Abschnitt beschriebenen Funktion CheckBalance durchgeführt werden.

Importieren Sie die Bewegungen der Lohnabrechnung in die Buchhaltungsdatei
Diese Operation ist nur vorgesehen, wenn die Lohnbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erledigt wird, die den Import der Buchungen in die Datei von Banana Buchhaltung+ vorsieht.
Der Import erfolgt über das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Buchungen mit Spaltenüberschrift importieren.
Denken Sie daran, die Buchung des Anteils des 13. Monatslohns für Dezember einzufügen, wenn dieser nicht von der Lohnsoftware erstellt wird.

Berichtigung des Kontos Delkredere
Unternehmen, die nach dem Kassenprinzip buchen, müssen das Delkredere-Konto berichtigen, wenn sie mutmassliche Verluste erwarten.

Abschreibungen
Am 31.12. müssen Sie die Abschreibung von Mobilien und Immobilien verbuchen und eine eventuelle vorzeitige Abschreibung für schnell veraltende Anlagen beurteilen.
Sie können unser Applikation Anlagebuchhaltung verwenden, womit Sie Abschreibungsbuchungen automatisch erstellen und sie in die Buchhaltungsdatei übernehmen.

Ausgleich der Lagerbestände
Die Applikation Lagerverwaltung ermöglicht es Ihnen, über Reports mit genauen Stückzahlen und Werten zu verfügen und so Ihre Warenbestandberichtigung einfacher bestimmen zu können.

Ermitteln Sie offene Kunden- und Lieferantenrechnungen per 31.12.
Um das Verfahren zu vereinfachen, können Sie die Werte per 31.12. mit der Funktion der offenen Rechnungen pro Kunde und der offenen Rechnungen pro Lieferant auf einfache Art erhalten.

Eigenkonsum
Sofern das Unternehmen über Firmenfahrzeuge verfügt,  die auch privat benutzt werden, ist der Eigenverbrauch mit dem entsprechenden MWST/USt-Code zu registrieren.

Abschluss und Mehrwertsteuerabrechnung
Bevor Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnung einreichen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Kontrollen:

  • Verwenden Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren. Im Falle von Fehlern und Differenzen finden Sie Meldungen im Informationsfenster unten im Abschnitt Meldungen.
  • Überprüfen Sie, dass in der Spalte Saldo der Tabelle Buchungen keine Unterschiede bestehen.
  • Prüfen Sie, ob die Kontostände mit den von der Bank übermittelten Angaben übereinstimmen.
  • Prüfen Sie, ob das automatische MWST-Konto nach der Stornierung des Saldos auf dem Konto für die geschuldete MWST (an die ESTV zu zahlende MWST) Null beträgt. Auf dem Konto für die geschuldete Mehrwertsteuer muss der zu zahlende Betrag oder der zu erhaltende Betrag resultieren.
  • Bevor Sie die letzte MWST-Abrechnung einreichen, sehen Sie sich die MWST-Abrechnungsformulare der vorherigen Quartale noch einmal an, um zu prüfen, ob die an die ESTV gezahlten Beträge noch mit den eingereichten Beträgen übereinstimmen.
  • Mit dem Befehl MWST-Zusammenfassung können Sie die verschiedenen Berichte anzeigen und einen PDF-Ausdruck zur Archivierung der Daten erstellen. Dies ist im Falle von Steuerprüfungen von Nutzen.

Anpassung des Kontos für die Quellensteuer
Nach der Berechnung und Erfassung der Löhne vom Dezember, erfassen Sie auf der Grundlage der an das kantonale Steueramt, Division Quellensteuer übermittelten Abrechnung die Berichtigung.

Rückzahlungen für leitende Angestellte
Falls vorgesehen, ist der von den Steuerbehörden vorgesehene Betrag als pauschale Erstattung in das Dezembergehalt einzubeziehen.

Anpassung des Privatkontos
Prüfen Sie den Saldo des Privatkontos. Bei einem Soll-/Haben-Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem/den Eigentümer(n) (oder ihnen nahestehenden Personen) sind die Zinserträge bzw. -aufwände gemäss den Bedingungen des Darlehensvertrags bzw. gemäss den geltenden Steuerrichtlinien zu erfassen.

Anpassung der Steuerkonten
Prüfen Sie, ob sich die im Laufe des Jahres bezahlten Anzahlungen auf das aktuelle Jahr beziehen. Steuerzahlungen, die sich auf frühere Jahre beziehen, sind am Ende der entsprechenden Rückstellungen zu erfassen, die im Konto "Direkte Steuern" (Vermögenskonto) resultieren. Reicht der Saldo der Rückstellungen nicht aus oder ist er übermässig, ist die Differenz als ausserordentlicher Aufwand/Ertrag oder bezogen auf Vorperioden zu verbuchen.

Anpassung der AHV/IV/EO/ALV-Beiträge

  • Im Laufe des Jahres werden im Konto "AHV-Beiträge" in der Regel die an die kantonale AHV-Ausgleichskasse geleisteten Anzahlungen (Soll) und die von den Löhnen der Angestellten einbehaltenen Beträge (Haben) verbucht.
  • Wenn im Laufe des Jahres die an die Arbeitnehmern ausbezahlten Familienzulagen auf ein dafür vorgesehenes Konto verbucht wurden, z.B. auf dem Konto "Beiträge Familienzulagen", kann der Saldo dieses Kontos auf das Konto "AHV/ALV-Beiträge" übertragen werden, um die Konten mit der AHV-Schlussrechnung abzugleichen und die entsprechende Abrechnung zu verbuchen.

Anpassung der Sozialversicherungen (UVG, UVGZ, KTG und berufliche Vorsorge (BVG)
Durch Erfassung der letzten Löhne vom Dezember und der Auszahlung des 13. Monatslohn müssen Sie die Liste der Löhne mit Angabe aller Bruttolöhne ausdrucken. Der AHV-Gesamtbruttobetrag muss den Personalversicherungen gemeldet werden, die dann allfällige Anpassungen vornehmen.

Buchhaltungsdatei dem Treuhänder für den Abschluss übermitteln

Wenn die Abschlussarbeiten von Ihrem Treuhänder durchgeführt werden, senden Sie einfach die mit Banana Buchhaltung+ erstellte Buchhaltungsdatei per E-Mail oder speichern Sie die Daten auf einem USB-Speicherstick.

  • Wenn Ihr Treuhänder über die Banana Buchhaltungssoftware verfügt, senden Sie ihm einfach die .ac2-Datei von Banana Buchhaltung per E-Mail oder mittels USB-Stick. Sie können Ihre Datei sowie die digitalen Dokumente auch in einem gemeinsamen Ordner mit Ihrem Treuhänder auf Dropbox speichern. Somit müssen Sie keine schweren Papierunterlagen mehr zum Treuhänder mitbringen. Ausserdem kann der Treuhänder schnell arbeiten, ohne die Papierunterlagen durchsehen zu müssen.
  • Sollte Ihr Treuhänder nicht über die Banana Buchhaltungssoftware verfügen, können Sie aus Menü Datei > PDF-Dossier erstellen eine PDF-Datei Ihrer Buchhaltungsdaten erstellen und die Dokumentation per E-Mail senden.
    Der Treuhänder wird Sie auf alle noch anfallenden Anpassungen und Ergänzungen hinweisen, um das Buchhaltungsjahr ordnungsgemäss abzuschliessen.
    Alternativ kann der Treuhänder Ihre Buchhaltungsdatei mit der kostenlosen Version (Free-Plan) von Banana Buchhaltung+ öffnen, indem er das Programm von unserer Download-Seite herunterlädt. Obwohl er keine Einträge hinzufügen oder Änderungen anbringen kann, kann er dennoch alle Daten ersehen, was sogar besser ist als die Überprüfung der Daten auf PDF-Dokumenten vorzunehmen.

Buchhaltung sperren

Nachdem Sie die Abschluss- und Prüfbuchungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen, die Buchungen zu sperren.

Die Buchungszeilen werden nummeriert und mit einem Blockchain-Code versehen, der ihre Sicherheit garantiert.

Ausdrucke zum Jahresende

Mit dem Befehl PDF-Dossier erstellen können Sie alle Dokumente der gesamten Buchhaltungsperiode (Kontoauszüge, Journal, MWST-Abrechnung, Monats-, Quartals- und Jahresberichte, usw.) in einer einzigen PDF-Datei haben.

Sie können die Buchhaltungsdaten archivieren, indem Sie die Buchhaltungsdatei und die Ausdrucke im PDF-Format speichern. Erstellen Sie bei Bedarf Sicherungskopien auf einem externen Datenträger.

Dokumentation für die Revision

Auf der Seite Vorbereitung der Dokumentation für die Revisionsstelle haben wir eine Reihe von Hinweisen und Vorschlägen zu den Unterlagen veröffentlicht, die dem Rechnungsprüfer vorgelegt werden müssen. Eine umfassende Dokumentation ist eine gute Grundlage, um die Arbeit des Rechnungsprüfers effizienter und schneller zu gestalten.

Gewinn-/Verlustverteilung

In Banana Buchhaltung erfolgt die Gewinn- oder Verlustverteilung automatisch zu Beginn des neuen Jahres. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Neues Jahr erstellen.

Anpassungen nach dem Abschluss

Normalerweise sollten nach dem Abschluss keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Manchmal kann es jedoch erforderlich sein, in der Buchhaltung Änderungen vorzunehmen, wie in den folgenden Fällen: 

  • Nicht berechnete Wechselkursdifferenzen beim Abschluss
  • Nicht erfasste, fehlende Bewegungen
  • Fehler in den Transaktionen
    • Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen im Folgejahr vor und beschreiben Sie das Problem klar in einem Dokument, das Sie den Berichtigungsbuchungen beifügen. Natürlich kann je nach Situation zu steuerlichen Konsequenzen kommen, daher lassen Sie sich am besten von Ihrem Steuerberater beraten.
    • Befolgen Sie bei einer Buchhaltung mit Fremdwährungen betreffend der Problematik 'Nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen' die Anweisungen unserer Webseite Differenzen in Anfangssaldi.
  • Wenn der rechtliche Rahmen es zulässt, Änderungen an einem geschlossenen Jahr vorzunehmen:
    • Gehen Sie vorsichtig vor und beschränken Sie sich nur auf wirklich notwendige Änderungen.
    • Überprüfen Sie die Buchhaltung und führen Sie alle erforderlichen Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass die Änderungen keine Probleme verursachen.
    • Öffnen Sie nach den Änderungen die Datei des Folgejahrs und aktualisieren Sie die Anfangssalden mit dem Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren.
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DlgDoppiaRiportaSaldi

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