Come começar uma Contabilidade de partidas dobradas

Criar um ficheiro de contabilidade a partir de um modelo

Siga os seguintes passos:

1. Menu Arquivo, comando Novo
2. Selecionar a Região, a Categoria e o tipo de contabilidade
3. Da lista de modelos que aparece, escolha  a que mais se aproxima às suas exigências
4. Clique no botão Criar.

Na caixa Procurar, ao inserir uma palavra-chave, o programa visualiza os modelos que contêm a palavra-chave.

Também é possível começar a partir de um ficheiro vazio, ativando a opção Criar arquivo vazio. No entanto, para facilitar o começo e evitar erros de agrupamento, aconselhamos começar sempre com um modelo existente.

Mais informações sobre como criar um novo arquivo estão disponíveis na página Criar novo arquivo.

Configurar as Propriedades do arquivo

Salvar no disco

Com o comando Arquivo → Salvar como..., guarde os dados e atribua um nome ao ficheiro. Aparecerà o dialogo tipico do seu sistema operativo.

• É aconselhado usar o nome da empresa, seguido do ano "empresa-2020.ac2" para distinguir de outros arquivos de contabilidade.
• Pode guardar quantos arquivos precisar, cada um com o seu próprio nome.
• Pode escolher o percurso e o suporte (guardar num disco, pen USB o cloud).
  Se espera ter também documentos ligados à contabilidade do ano corrente, sugerimos criar uma pasta separada para cada ano de contabilidade para reunir todos os arquivos.

Uso do programa em geral

Banana Contabilidade foi inspirado no Excel. O modo de uso e os comandos são o mais semelhante possível aos do Microsoft Office.
Para informações sobre o uso, inviamo-lo a explicação na página Interface.
A contabilidade é mantida ao interno de tabelas e são usadas todas da mesma maneira.

Personalizar o plano de contas

Na tabela Contas é possível personalizar o plano de contabilidade segundo as próprias exigências:

• Adicionar e eliminar contas existentes (adicionar linhas)
• Mudar os números de conta, a descrição (ex: inserir o nome do ccb do próprio Banco), inserir outros grupos, etc.
• Para criar subgrupos, consultar a seguinte página Grupos.

No plano de contas podem-se definir Centros de custo ou Segmentos que servem para catalogar os montantes de maneira mais detalhada e específica.

Os Lançamentos

Os lançamentos devem ser inseridos na tabela Lançamentos e constituem o Livro Jornal.

Nas colunas correspondentes:

• Inserir a data
• Inserir o número de documento que foi atribuído ao documento em papel manualmente. Isto permite recuperar facilmente o documento, uma vez contabilizada a operação
• Inserir a descrição
• Na conta Débito inserir a conta de destinação
• Na conta Crédito inserir a conta de proveniência
• Inserir o Valor. Na contabilidade com IVA, inserir o montante bruto; o programa separa o IVA, separando o custo e o produto líquido.

Acelerar a inserção dos Lançamentos

Para acelerar a inserção dos lançamentos utiliza-se:

• a função de Emissão de dados com preenchimento automático que consente recuperar automaticamente dados já inseridos previamente
• a função dos Lançamentos repetitivos (menu Conta2) que permite memorizar numa tabela os lançamentos repetitivos
• a importação de dados do extrato bancário ou postal.

Lançamentos com IVA

Para poder registrar operações com IVA ocorre:

• No menu Arquivo, comando Novo, escolher contabilidade de partidas dobradas
• Escolher um dos planos de contabilidade já existentes, onde se encontra a tabela Códigos IVA, com todos os códigos IVA em vigor.
  Para os lançamentos com IVA, consultar a página Lançamentos da gestão IVA.

Lançamentos compostos

Para os Lançamentos compostos, aqueles que concernem débitos e/ou créditos em várias contas (ex: quando se pagam faturas diferentes com a conta corrente bancária) ocorre registrar em mais do que uma linha:

• uma linha para cada conta de débito e/ou crédito.
• quando todos os débitos e créditos forem inseridos, não devem existir diferenças.

Para mais informações, consulte a página Lançamentos compostos.

Controlo faturas clientes e fornecedores

Banana permite ter sob controlo as faturas para pagar e aquelas por receber. Consulte:

• Submenu Clientes
• Submenu Fornecedores

As fichas Conta

A ficha conta relata automaticamente todos os movimentos registados numa mesma conta (ex: caixa, banco, clientes, etc.).

Para visualizar a ficha de uma conta, basta posicionar o mouse no número de conta e clicar no símbolo azul que aparece.

Fichas conta por período

Para visualizar as fichas conta com os saldos referidos num determinado período, ocorre clicar no menu Conta1, comando Razão por conta e na secção Período ativar Período selecionado, inserindo a data de começo e de fim do período.

Para mais informações, consulte a página Periodo.

Imprimir as fichas conta

Para imprimir uma ficha conta, basta visualizar a ficha a partir de qualquer tabela (Contas ou Lançamentos) e acionar a impressão no menu Arquivo..

Para imprimir várias ou todas as fichas conta, clicar no menu Conta1, comando Razão por conta e selecionar as fichas conta para imprimir. Através do filtro presente na janela, pode-se fazer uma seleção automatica de todas as contas, os centros de custo, os segmentos, os grupos, etc.

Mais informações estão disponíveis na página Razões por conta.

O Balanço e o Demonstrativo de Lucros e Perdas

O Balanço visualiza os saldos de todas as contas patrimoniais, Ativas e Passivas. A diferença entra Ativas e Passivas determina o Capital próprio.

O Demonstrativo de Lucros e Perdas visualiza todas as contas de Custos e Ganhos. A diferença entre Custos e Ganhos determina o Útil ou a Perda.

A visualização e a impressão do Balanço faz-se a partir do menu Conta1, comando  Balanço Patrimonial Analítico ou Balanço Patrimonial por grupos.

• O comando Balanço Patrimonial Analítico cataloga simplesmente todas as contas sem distinção de Grupos e Subgrupos
• O comando Balanço Patrimonial por grupos cataloga as contas con a separação dos grupos e subgrupos; além disso, apresenta tantas funcionalidades para personalizar as apresentações que não são previstas no Balanço Patrimonial Analítico.

Armazenamento de dados em PDF

Ao fim do ano, quando toda a contabilidade estiver completada, corrigida e revista, pode-se armazenar todos os dados da contabilidade com o comando Criar PDF, no menu Arquivo.

O Orçamento

Antes de começar um ano de contabilidade, pode-se criar um orçamento com possíveis despesas e receitas, de modo a ter sob controlo a situação económica e financiária da própria empresa.

O orçamento pode ser configurado de duas maneiras diferentes:

1. Na tabela Contas, coluna Orçamento. Em cada conta é indicado o montante do orçamento anual.
   Neste caso, quando se elabora o Orçamento no menu Conta1, comando Balanço Patrimonial por grupos, a coluna do orçamento descreve os montantes que se referem ao ano inteiro.
2.  Na tabela Orçamento, que se ativa no menu Ferramentas, comando Adicionar novas funcionalidades.
   Nesta tabela registram-se todos os orçamentos de despesas e de receitas com lançamentos. Caso se ative esta tabela, a coluna Orçamento da tabela Contas é desativada automaticamente.
   Neste caso pode-se configurar um orçamento detalhado que tenha em conta possíveis variações durante o ano e nos diversos períodos do ano.

Mais informações disponíveis na página Orçamento.