Umsatzabgleich mit den MWST-Abrechnungen

Die Abstimmung des Umsatzes mit den MWST-Abrechnungen ist ein buchhalterischer Prozess, der sicherstellt, dass die in den MWST-Erklärungen gemeldeten Daten mit den Buchhaltungsaufzeichnungen des Unternehmens übereinstimmen.

Überprüfungen vor der Abstimmung von Umsatz und MWST

Am Jahresende verlangt der Revisor in der Regel eine jährliche Abstimmung zwischen dem in den MWST-Abrechnungen deklarierten Umsatz und dem in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsatz.

Bevor Sie die Abstimmung des Umsatzes mit den MWST-Abrechnungen überprüfen, sind folgende Kontrollen erforderlich:

Überprüfung der MWST auf Verkäufen und Einkäufen:
Mit Banana Buchhaltung können Sie auch nachträglich ein Duplikat der MWST-Abrechnung eines Quartals erstellen und mit der eingereichten Version vergleichen.

Sie können daher:

• Die geschuldete MWST auf Verkäufe berechnen und mit dem in der MWST-Erklärung angegebenen Betrag vergleichen.
• Die abzugsfähige MWST auf Einkäufe berechnen und mit dem in der MWST-Erklärung angegebenen Betrag vergleichen.

Alternativ kann das Duplikat des jährlichen MWST-Formulars erstellt werden, um es mit den in den vier Quartalsformularen deklarierten Gesamtbeträgen zu vergleichen. Falls es Abweichungen gibt, muss festgestellt werden, in welchem Quartal sie entstanden sind, und entsprechende Korrekturen vorgenommen werden.

Umsatz mit der MWST-Erklärung abstimmen

In der Schweiz enthält das an die ESTV übermittelte MWST-Formular für jeden Zeitraum (Quartal oder Semester) Angaben zum Umsatz, zur geschuldeten MWST, zur rückforderbaren MWST und zur zu bezahlenden MWST.

Um mögliche Differenzen zwischen dem deklarierten Jahresumsatz und dem in der Buchhaltung (Konten-Tabelle) ausgewiesenen Umsatz zu ermitteln, empfiehlt es sich, eine Excel-Tabelle zu verwenden. Dort können Sie in separaten Spalten folgende Daten eintragen:

• Quartalsumsatz laut Buchhaltung. Zur Ermittlung führen Sie den Buchhaltungsbericht mit vierteljährlicher Aufschlüsselung aus und prüfen die Gruppe, die die Bruttoerträge totalisiert.
• Geschuldete MWST pro Quartal neu berechnet mit der Funktion MWST-Zusammenfassung oder mit der MWST-Erweiterung.
• Eine Spalte „Umsatzabweichungen“ hinzufügen, um die Differenz zwischen deklariertem und buchhalterischem Umsatz zu berechnen.
• Eine Spalte „MWST-Abweichungen“ hinzufügen, um die Differenz zwischen deklariertem und berechnetem MWST-Betrag festzuhalten.

Abweichungen analysieren:
Wenn beim Vergleich Abweichungen auftreten, müssen Sie:

• Die Ursachen für die Unterschiede beim Umsatz und/oder bei der MWST-Erklärung identifizieren und analysieren.
• Fehler korrigieren und das Korrekturformular an die ESTV übermitteln.
• Im MWST-Abstimmungsdokument jede Differenz begründen. Es ist hilfreich, auch die Buchungen einzubeziehen, in denen Fehler gemacht wurden oder die die Differenzen verursacht haben (z. B. Buchungen ohne MWST-Code).

Im Folgenden ein einfaches Beispiel für ein Schema zur Ermittlung von Differenzen. Jeder kann die Tabelle nach eigenem Ermessen gestalten.

Hauptursachen für Umsatzdifferenzen

Grundsätzlich tragen in Banana Buchhaltung Plus alle Buchungen mit einem MWST-Code zur Berechnung der MWST und zur Ermittlung der Beträge im entsprechenden Feld des MWST-Formulars bei. In den Buchungen können verschiedene Ursachen zu Abweichungen beim Vergleich des Umsatzes führen:

• Wenn bei einer Buchung mit MWST kein MWST-Code vorhanden ist, werden der entsprechende MWST-Betrag und die steuerbare Bemessungsgrundlage im MWST-Formular-Duplikat nicht berücksichtigt. In der Buchhaltung hingegen trägt der Verkaufsbuchung auf dem Verkaufskonto zum Umsatz bei.
• Es wurden nach der Übermittlung der MWST-Daten an die ESTV zusätzliche Buchungen mit MWST-Code hinzugefügt.
• Es wurden, auch versehentlich, Buchungen mit MWST-Code gelöscht, nachdem die MWST-Daten übermittelt wurden.
• Es wurden Buchungen mit falschem Datum eingegeben, die dann in ein bereits abgerechnetes Quartal fielen.
• Bei Stornierungen wurde kein MWST-Code mit negativem Vorzeichen verwendet.
• MWST-Codes wurden bei Abgrenzungen und Abschlussbuchungen verwendet, wo normalerweise kein MWST-Code gesetzt werden sollte.
• Bei der Stornierung von Exportverkäufen wurde irrtümlich der Code VE-0 verwendet. In diesem Fall entsteht eine Differenz, da die Stornierung im Soll gebucht wird und somit den Umsatz reduziert. Der Code VE-0 wird vom Programm jedoch als Bestandteil des Umsatzes interpretiert und hinzugefügt.

Ein Abstimmungsbericht erstellen

• Den Abstimmungsprozess dokumentieren, mit Angabe der festgestellten Differenzen und der vorgenommenen Korrekturen.
• Einen ausführlichen Bericht erstellen, der alle Schritte des Abstimmungsprozesses und die erzielten Ergebnisse beschreibt.

Nützliche Werkzeuge

• Buchhaltungssoftware: Mit Banana Buchhaltung lassen sich auch nachträglich die MWST-Formular-Duplikate, MWST-Zusammenfassungen, Kontenberichte mit Jahresbasis und periodischer Aufschlüsselung erstellen. Dies erleichtert den Datenvergleich über längere Zeiträume hinweg, um Abweichungen oder Fehler bei der MWST- und Umsatzberechnung zu erkennen.
• Tabellenkalkulation: Erstellen Sie ein Tabellenblatt (z. B. Excel), in das Sie Daten aus Banana kopieren und einfügen können, um Verkäufe, Einkäufe und MWST-Erklärungen zu verfolgen und zu vergleichen.

Empfehlungen

• Regelmässige Überprüfungen: Führen Sie regelmässige Abstimmungen durch, um langfristige Fehler und Differenzen zu vermeiden.
• Genauigkeit und Liebe zum Detail: Die Abstimmung erfordert besondere Aufmerksamkeit und eine sorgfältige Überprüfung aller Daten.
• Unterstützung durch eine Fachperson: Ziehen Sie die Unterstützung eines Treuhänders oder Steuerberaters in Betracht, um die Richtigkeit des Prozesses sicherzustellen.