Ordner für digitale Belege

Dokumentation •
In diesem Artikel

Mit Banana Buchhaltung können Sie auf Papierbelege verzichten, da alle Dokumente (Rechnungen, Quittungen und anderes) in digitalem Format verwaltet werden können. Jede Zeile der Tabelle Buchungen kann mit einem digitalen Dokument (PDF, Bild oder einer anderen Datei, welche Belege enthält) verknüpft und der Inhalt kann mit einem einfachen Klick angezeigt werden.

Es ist nützlich, einen speziellen Ordner zu haben, in welchem Sie alle Dokumente in digitalem Format (PDF und andere) ablegen können, siehe Organisieren von Dateien.
Um Dokumente auf einfache Weise zu finden, ist es auch ratsam, immer dieselbe Methode zur Benennung von digitalen Dateien zu verwenden.

  • Erstellen Sie in dem Ordner, in welchem Sie die Buchhaltungsdatei gespeichert haben, einen Unterordner mit dem Namen "Belege".
    • Buchhaltungsdaten mit digitalem Dokument (Link) verknüpfen. Bei der Verwendung eines Unterordners, erstellt Banana Buchhaltung Plus Links in der Buchungszeile, die mit der Datei verbunden sind, sodass Sie den Link auch dann öffnen können, wenn Sie ein Synchronisationssystem auf Computer (z.B. Dropbox) verwenden.
    • Es ist ratsam, wenn pro Jahr ein Unterordner für die PDF-Belege geführt wird.
      Wir empfehlen Ihnen, einen Ordner anzulegen, in dem Sie die PDF-Belege für jedes Jahr speichern können. Diese Wahl ist am effizientesten und die Dokumente sind gut organisiert.
  • Aus Sicherheitsgründen enthält der PDF-Export nur Anhänge, die sich im gleichen Ordner wie die Buchhaltungsdatei oder in einem Unterordner befinden.

    Beispiel einer Verzeichnisorganisation für die Speicherung digitaler Belege

    Beispiel einer Verzeichnisorganisation für die Speicherung digitaler Belege
     
  • Speichern Sie alle erhaltene oder selber kreierte digitalisierte Belege in diesem Ordner.
    • Wir empfehlen, dass der Dateiname mit "Jahr-Monat-Tag + Kunde oder Lieferant + Dokumenttyp" beginnt.  Auf diese Weise werden die Dateien automatisch in eine progressive Reihenfolge gebracht und können leichter verwaltet werden.
      Beispiele:
      • 2022-01-15-Swisscom-Rechnung.pdf
      • 2022-01-31-Müller Markus-Rechnung.pdf
    • Es ist besser, das Datum des Beleges zu verwenden, z.B. dasjenige das auf der erhaltenen Rechnung steht.
    • Im Ordner werden alle Dokumente in Reihenfolge des Datums sortiert und sind somit einfach zu finden.
  • Wenn eine Buchung eingegeben wird, verknüpfen Sie sie mit einem digitalen Dokument.
    Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Hinzufügen von digitalen Anhängen. Die Spalte Link (DokLink) ist normalerweise nicht sichtbar und ist manuell zu aktivieren (Menü Daten > Spalten einrichten).
  • Um den Inhalt des digitalen Dokuments mit der Standardanwendung anzuzeigen, so vorgehen:
    • Positionieren Sie sich auf die betreffende Buchungszeile.
    • Klicken Sie in der Spalte Spalte Link (DokLink) auf das kleine Symbol (Öffnen), das in der rechten oberen Ecke der Zelle erscheint, die den Link enthält.

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