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Die Apps (Applikationen) für Smartphones von Dropbox und anderen Datensynchronisationsanwendungen erlauben nicht nur den Austausch von Dateien, sondern auch Belege zu scannen und direkt im PDF-Format zu speichern. Im Gegensatz zum einfachen Foto, schneiden sie auch Inhalte aus, verwenden das PDF-Format und ermöglichen das Einfügen mehrerer Dokumente in der selben Datei.
- Starten Sie die Dropbox-Anwendung (andere Systeme verfügen über gleichwertige Funktionen, die Sie auf Ihrem Handy leicht erkennen können).
- Verwenden Sie den Befehl "Dokument scannen".
- Fotografieren Sie das Dokument.
Um das automatische Zuschneiden zu erleichtern, legen Sie die Belege in eine transparente Mappe, die ein farbiges oder schwarzes Blatt enthält. - In der Vorschau haben Sie mehrere Befehle zur Verfügung:
- Verwenden Sie falls notwendig den Befehl Bild drehen, damit es vertikal erscheint.
- Sie können eine weitere Seite hinzufügen, indem Sie den Scan wiederholen.
- Wählen Sie das Format PDF aus.
- Geben Sie den Dateinamen anhand des Datums des Beleges ein.
Wenn Sie kein eigenes Ablagesystem haben, verwenden Sie das Jahr-Monat-Tag-Format, den Namen der Gegenpartei und eine eventuelle Anmerkung (2022-01-15-Swisscom-Rechnung.pdf").
Wenn die Datei auf Ihrem Computer synchronisiert wird. - Speichern Sie sie in das Verzeichnis der Buchhaltungsbelege.
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- Gehen Sie zur Buchungszeile (Tabelle Buchungen) und fügen Sie den Link zu dem digitalen Beleg hinzu, den Sie gerade gescannt haben.
- Mit dem Befehl Link öffnen wird die gescannte Datei geöffnet.
Wenn Sie Synchronisationssysteme verwenden, muss der Ordner für die Quittungen ein Unterordner des Buchhaltungsordners sein, damit Banana relative Pfade erstellen kann.
Sie können Dokumente auch mit einem Scanner oder einem Multifunktionsdrucker digitalisieren.