Hinzufügen von Verknüpfungen zu digitalen Anhängen

Siehe auch: Organisieren von Dateien lokal, im Netzwerk und in Cloud

• Die Funktion, ein digitales Dokument mit einer Zeile zu verknüpfen, ist in auch in allen anderen Tabellen verfügbar (z.B. in den Tabellen Konten, Artikeln, etc.).
• Das Programm ermöglicht es, über die Druckvorschau mittels In PDF exportieren, die digitalen verknüpften Dokumentdateien auch in PDF einzubinden. Bei einer Prüfung der Buchhaltung kann der Prüfer so das angehängte Dokument (Rechnung, Beleg, oder anderes PDF-Dokument) auch in der PDF-Datei der Buchhaltung öffnen.

Dateinamen und Namen der Verzeichnisse (Pfade)

Den Link zu einem Dokument können Sie auf zwei Arten einfügen:

• Absoluter Pfad:
  • Ein Dateiname mit absolutem Pfad, oder einfach "absoluter Dateiname", gibt den vollständigen Pfad für den Zugriff auf eine Datei an, einschliesslich des Laufwerks, der Ordner/Verzeichnisse und des Dateinamens selbst.
  • Ein absoluter Pfad gibt genau an, wo sich die Datei im Dateisystem befindet.
  • Beispiele für absolute Dateinamen:
    • "C:/Dokumente/Bilder/Foto.jpg" 
    • "/Dokumente/Bilder/Foto.jpg" 
  • Wenn der Buchhaltungsordner auf einen anderen Computer mit einem anderen Pfad (Speicherort) verschoben wird, kann die Datei nicht gefunden werden. 

• Relativer Pfad zum Buchhaltungsordner einer Datei (empfohlen):

  • Für relative Pfade oder einfach "relativer Dateiname" werden Dateinamen verwendet, die nicht absolut sind; d.h. die NICHT mit einem "/" beginnen.
  • Relative Verknüpfung/Links beziehen sich auf den Ordner/Verzeichnis, in dem sich die Buchhaltungsdatei befindet.
  • Auf diese Weise bleibt die Verknüpfung auch dann gültig, wenn Sie den Buchhaltungsordner verschieben oder ihn über ein Netzwerk oder einen anderen Computer über ein Synchronisationssystem benutzen, solange sich die Datei in Bezug auf die Buchhaltungsdatei am selben Speicherort bleibt.
  • Es enthält keine Angaben zum Festplattenlaufwerk oder zu den Hauptordnern. Der Name beginnt ohne Schrägstrich.
  • Befindet sich die Datei in demselben Ordner, erscheint nur der Dateiname "Rechnung.pdf".
  • Befindet sich die Datei im Unterordner "Anhänge", lautet der Name "Anhänge/Rechnung.pdf".
  • Befindet sich die Datei im übergeordneten Ordner, lautet der Name "../Rechnung.pdf".
  • Das Symbol "../" bedeutet übergeordneter Ordner.
    • "../Anhänge/Rechnung.pdf" bedeutet, dass sich die Datei im Unterordner "Anhänge" des übergeordneten Ordners befindet.
    • "../../Anhänge/Rechnung.pdf" bedeutet, dass sich die Datei im Unterordner "Anhänge" des Ordners zwei Ebenen höher befindet.

Fehler 'Datei nicht gefunden'

Wenn das Programm meldet, dass die Datei nicht gefunden werden kann, könnte der Grund dafür sein:

• Die Datei wurde gelöscht oder verschoben.
• Die Dateien wurden auf einen anderen Computer kopiert oder synchronisiert und der Dateiname (Pfad) ist absolut.
• Die Buchhaltungsdatei wurde verschoben und die Dateinamen enthalten relative Pfade.
• Der Dateiname enthält Zeichen, die auf anderen Betriebssystemen ungültig sind:
  • Das Programm verwendet das Zeichen "/" als Trennzeichen für Pfade, akzeptiert aber auch das Zeichen "\".
  • Sie dürfen keine Zeichen wie "*" enthalten, die im Dateinamen nicht verwendet werden dürfen.
  • Es muss auch darauf geachtet werden, dass keine Zeichen wie "*&%" verwendet werden, die auf MAC oder Linux gültig sind, nicht jedoch für Windows.

Spalte DokLink (Verknüpfung)

Die Spalte Link bzw. DokLink der Buchungen-Tabelle mit XML-Name 'DocLink' und Links der übrigen Tabellen ermöglicht das Einfügen von Verknüpfung/Links zu einer externen Datei (normalerweise ein Scan eines Belegs oder einer Rechnung).

• Die Spalte Link (DocLink) bzw. Links ist normalerweise nicht sichtbar.
  Um diese Spalte/n sichtbar zu machen, ist der Befehl Spalten einrichten  (Menü Daten) auszuführen.
• Verwenden Sie Dateinamen, die sich auf den Buchhaltungsordner beziehen (siehe den vorherigen Abschnitt "Dateinamen und Namen der Verzeichnisse (Pfade)".
  • Relativer oder absoluter Dateiname.
  • Sie können auch eine Internetadresse von Hand in der Spalte Links eingeben. Dem Link muss ein "https://" oder "http://" vorangestellt werden.
  • Benutzerdefinierten URL-Schema
  • Ein Link zu einer Ressource, die in den Ressourcen des Programms enthalten ist, z.B. ":/image.png".
  • Ein Link zu einer Ressource, die in der Tabelle Dokumente enthalten ist, z.B. ":documents:doc.pdf".
  • Ein Text, der mit dem Ausrufezeichen '!' beginnt, um bei der Autovervollständigung anzugeben, in welchem Pfad nach Dateien gesucht werden soll (siehe im nächsten Absatz Autovervollständigung in der Spalte Links).
  • Ein Text in eckigen Klammern [ ], der als Suchbegriff für die Autovervollständigung verwendet wird, wenn Sie im Bearbeitungsmodus sind.
    Nützlich, wenn Sie Regeln erstellen und den Text angeben möchten, um den Link einzufügen und die Suche zu erleichtern.
• Um das verknüpfte Dokument zu öffnen, wählen Sie das Menü Daten > Links > Link öffnen..., oder klicken Sie auf das kleine Symbol, das in der rechten oberen Ecke der Zelle erscheint, die den Link enthält. 

Link zu einem Dokument einfügen

Den Link zu einem Dokument können Sie auf drei Arten einfügen:

Befehl Link hinzufügen

• Begeben Sie sich auf eine Zeile der Tabelle Buchungen und im Menü Daten > Links > Link hinzufügen auswählen.
• Wählen Sie die Datei aus, welche zu verknüpfen ist und klicken danach auf die Schaltfläche Öffnen (das Programm führt die Verknüpfung automatisch aus).
• Das Programm fügt auch den Pfad zur digitalen Datei in der Spalte Links ein, auch wenn dieser nicht sichtbar ist.
• Der Dateiname ist relativ zur Buchhaltungsdatei.
   

Symbol Link hinzufügen

• In der Tabelle Buchungen die Spalte Link (DokLink) sichtbar machen (siehe Spalten einrichten).
• Auf das kleine Symbol in der oberen rechten Ecke der Zelle klicken.

• Geben Sie das Verzeichnis an, wo sich die ausgewählte Datei befindet.

Dateiname direkt in Zelle einfügen

Der Dateiname des digitalen Dokuments kann direkt in die Zelle der Spalte Link (DokLink) eingegeben werden, ohne dass Sie die Datei in dem Ordner auswählen müssen, in dem sie sich befindet.

Dieser Modus ermöglicht es Ihnen, die Erfassungs-Arbeit noch mehr zu beschleunigen.

• Gehen Sie in der Zelle auf Bearbeiten (mit Doppelklick).
• Geben Sie den Namen der Datei ein oder fügen Sie ihn durch Kopieren und Einfügen ein.
• Die Autovervollständigungsfunktion listet Ihnen die Dateien der Dokumente auf, die noch nicht verknüpft sind.
• Um eine Liste der verfügbaren Dateien zu erhalten, muss zumindest der Name einer Datei mit dem Dateiauswahldialog eingegeben werden.

Autovervollständigung in der Spalte Link (DokLink)

Wenn Sie in der Spalte Link (DokLink) im Bearbeitungsmodus sind, schlägt Ihnen das Programm eine Liste von Dateien vor, die sich auf folgenden Logiken basieren:

• Es werden nur Dateien vorgeschlagen, deren Erweiterung in der Liste der sicheren Erweiterungen aufgelistet ist.
• Der Dateiname enthält den im Editor eingegebenen Text:
  • Wenn der Text durch ein Leerzeichen getrennten Text enthält, muss der gesamte Text im Dateinamen enthalten sein.
  • Wenn der Text in eckigen Klammern [ ] steht, wird nur der Text ohne die Klammern verwendet.
• Wenn die Datei bereits in der Spalte verwendet wird, wird sie nicht erneut vorgeschlagen.
  Wenn der Text mit '*' beginnt, zeigt das Programm alle Dateien an, auch wenn sie bereits verlinkt wurden (sofern sie zum Buchhaltungsordner oder zu einem Unterordner gehören). 
  Dies ermöglicht die Suche nach Dateien, die bereits in der Liste enthalten sind.
• Dateien, die im Ordner, in dem gesucht wird, vorhanden sind.
• Dateien, die in Ordnern enthalten sind, die bereits verwendet werden.
  Wenn Sie die Datei "Anhänge/Rechnung.pdf" eingeben, werden die Dokumente vorgeschlagen, die sich im Unterordner "Anhänge" befinden.
• Dateien, die den von Ihnen eingegebenen Text in ihrem Namen enthalten.
• Dateien, die das Smart-Fill-Limit nicht überschreiten.

Besondere Namen für die Autovervollständigung

Sie können die Suchlogik ändern, indem Sie Ordnernamen eingeben, die mit einem Ausrufezeichen '!' beginnen.

• !-**
  Es deaktiviert die automatische Vervollständigung und schlägt keine Dateien vor.
  Verwenden Sie diesen Befehl, wenn der Zugriff auf Verzeichnisse aus technischen Gründen langsamer ist.
• !anhänge
  Sucht nur im angegebenen Unterordner nach Dateien
• !+anhänge
  Das '+'-Zeichen sucht auch im angegebenen Ordner.
• !-anhänge
  Das '-'-Zeichen schliesst den angegebenen Ordner von der Suche aus. Es hat Vorrang vor anderen Angaben.
  Es dient dazu, einen Ordner auszuschliessen, dessen Datei zwar verwendet wurde, der aber nicht mehr für andere Dateien verwendet wird.
• Spezielle Symbole:
  • !.
    Der Punkt '.' gibt den aktuellen Ordner an, in dem sich die Abrechnungsdatei befindet.
    Um den Ordner auszuschliessen, verwenden Sie "!-.".
  • !ordner1*
    "*" am Ende des Ordnernamens bedeutet auch, dass alle Unterordner eingeschlossen werden.
    Wenn es viele Unterordner mit vielen Dateien gibt, kann die Suche verlangsamt werden.
  • !*
    Schliesst den Ordner, in dem sich die Buchhaltungsdatei befindet, und alle Unterordner ein.
  • !ordner1;ordner2
    Strichpunkt bzw. Semikolon ';' wird verwendet, um mehrere Ordner einzuschliessen..
  • !../ordner1
    Das ".." bezieht sich auf den obersten Ordner.

Die Befehle zum Einschliessen oder Ausschliessen von Ordnern für die Autovervollständigung:

• Sie müssen in der Spalte eingegeben werden, in der der Link zum Dokument eingefügt wird.
• Sie können in jeder Zeile eingefügt werden.
• Sie bestimmen die Suche in allen Zellen, auch in denen, die sich davor befinden.

Link ändern

Gehen Sie gleich vor wie beim Einfügen des Links.

Link umbenennen

Mit dieser Funktion können Sie den Text des Links ändern. Das Programm ändert automatisch folgendes mit:

• Der Name der Datei in dem Ordner, in dem sie gespeichert ist.
• Alle Links zu diesem Dokument in der Buchhaltungsdatei.

Auf diese Weise können Sie die Dateinamen ändern, ohne den Dateimanager öffnen zu müssen.

Voraussetzungen

• Verfügbar in Banana Buchhaltung Plus nur mit dem Advanced Plan > wechseln Sie jetzt zum Advanced Plan.
• Sie müssen die Funktion Umbenennen aus dem Menü Daten verwenden.

Weitere Informationen zur Umbenennen-Funktion.
 

Link öffnen

Den Link können Sie auf zwei Arten öffnen:

• Begeben Sie sich auf die Zeile und wählen Sie unter Menü Daten > Links > Link hinzufügen aus.
• Begeben Sie sich in die Zelle der Spalte Links und klicken auf das kleine blaue Symbol (Link Öffnen) in der oberen rechten Ecke der Zelle.

Aus Sicherheitsgründen öffnet das Programm nur Dateien, deren Erweiterungen als sicher betrachtet werden; siehe Basiseinstellungen > Registerkarte Erweitert aus Menü Werkzeuge).

Link löschen

Den Link können Sie auf zwei Arten löschen:

• Begeben Sie sich auf die Zeile und wählen Sie unter Menü Daten > Links > Link löschen aus.
• Den Inhalt der Zelle Links mittels Delete-Taste Ihrer Tastatur löschen.

Als PDF-Datei exportieren (Anhänge einschliessen)

Beim Exportieren in PDF bietet das Programm die Möglichkeit, auch angehängte Dateien einzubinden.

Weitere Informationen zu dieser Funktion und den Einschränkungen finden Sie auf der Dokumentationsseite PDF-Datei exportieren.
 

Weiterführende Informationen:

• PDF-Datei mit digitalen Anhängen erstellen
• Dateispeicherort für digitale Buchhaltungsunterlagen einrichten
• Dokumente einscannen