Commencer une comptabilité recettes et dépenses

Dans cet article

La comptabilité complète et professionnelle similaire à Excel pour ceux qui n'ont pas beaucoup de connaissances en comptabilité. Vous pouvez toujours modifier et obtenir des résultats impeccables.

Regardez la Vidéo : Comment démarrer une Comptabilité dépenses / recettes . Découvrez comment créer une nouvelle comptabilité en partie double, adapter le plan comptable, établir un budget, saisir les écritures et imprimer le rapport.

Créer une comptabilité à partir d'un modèle

Banana Comptabilité Plus comprend des modèles pour tous les formulaires juridiques, subdivisés par pays et par catégorie. Ils peuvent être ouverts directement à partir du programme, à partir du menu Fichier, commande Nouveau, ou ils peuvent être téléchargés sur notre site web à partir de la page Modèles.

La procédure pour commencer avec un modèle directement à partir du programme est expliquée ci-dessous :

  1. Menu Fichier → Nouveau
  2. Sélectionnez la Région, la catégorie et le type de comptabilité multidevise (avec ou sans TVA)
  3. De la liste des modèles en ligne, sélectionnez le modèle qui correspond le plus à vos besoins
  4. Cliquez sur le bouton Créer.

Insérant un mot clé dans la case "Chercher", le programme affiche tous les modèles avec le mot clé inséré.

Vous pouvez également démarrer à partir d'un fichier vide en activant l'option Créer fichier vide. Pour faciliter le démarrage et éviter des erreurs de regroupement, nous vous conseillons de toujours partir d'un modèle existant.

créer une comptabilité dépenses et recettes

Plus d'informations pour créer un nouveau fichier sont disponibles sur la page Créer nouveau fichier.

Configurer les propriété du fichier

Configurer les données du fichier dans Propriétés fichier (Données de base) et enregistrez le fichier sous...

propriétés fichiers dépenses/recettes

Enregistrer le fichier sur le disque

À l'aide de la commande Fichier → Enregistrer sous, enregistrez les données en donnant un nom au fichier. La boîte de dialogue d'enregistrement typique de votre système d'exploitation apparaît.

  • Nous recommandons d'utiliser le nom de la société suivi de l'année "société-20xx.ac2" pour le distinguer des autres fichiers comptables.
  • Vous pouvez conserver autant de comptes que vous le souhaitez, chacun d'entre eux ayant alors son propre nom.
  • Vous pouvez choisir le chemin et le support (enregistrer sur un disque, une clé USB ou sur le Cloud).
    Si vous prévoyez d'avoir également des documents relatifs à la comptabilité de l'année en cours, nous vous suggérons de créer un dossier distinct pour chaque année comptable afin de regrouper tous les fichiers. Voir aussi la page sur l'organisation des fichiers.

Personnaliser le Tableau de comptes

Dans le tableau Comptes, personnalisez les comptes de patrimoine pour les adapter à vos besoins:

  • Il est possible de changer les numéros de compte
  • Il est possible de changer le libellé
  • Dans la colonne Ouverture, insérez le solde d'ouverture

Les soldes d'ouverture des comptes passifs doivent être insérés avec le signe moins devant le montant.
Cette opération se fait seulement la première fois qu'on utilise Banana Comptabilité, parce que chaque fois que le programme crée une nouvelle année (menu Actions → Créer nouvelle année), le solde d'ouverture est automatiquement mis à jour.

tabellla conti Entate / Uscite

Personnaliser le Tableau Catégories

Dans le tableau Catégories, personnalisez les catégories des recettes (gains, produits) et des dépenses (frais, charges).
Les numéros des catégories peuvent être changés, ainsi que les descriptions (libellés).
Les catégories, au début de l'année, ne doivent contenir aucun solde d'ouverture afin de pouvoir déterminer le résultat d'exercice correspondant à l'année.

Tableau des Écritures

Dans le tableau Écritures on insère les dépenses et les recettes en indiquant le compte sur lequel ont été effectués le mouvement et la catégorie à laquelle sont attribuées les dépenses et les recettes.

Dans les colonnes appropriées:

  • Insérez la date
  • Insérez le numéro de la pièce qui est attribué manuellement à la pièce justificative. Ceci permet de retrouver facilement les documents, une fois l'opération comptable comptabilisée
  • Insérez le libellé
  • Dans la colonne Recettes, insérez le montant des recettes
  • Dans la colonne Dépenses, insérez le montant des dépenses
  • Insérez le 'compte' (un compte présent dans le tableau Comptes, ex. Banque)
  • Insérez la 'catégorie' des dépenses ou des recettes (une catégorie présente dans le tableau Catégories).

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures on utilise:

Rendre la colonne Solde visible dans le tableau Écritures

La nouvelle colonne Solde est une fonctionnalité très utile : elle vous permet de voir instantanément les différences éventuelles.
Pour utiliser la colonne Solde, vous devez la rendre visible à travers le menu Données → Organiser colonnes.

Écritures avec TVA

Pour pouvoir écrire les opérations avec la TVA il faut:

  • Dans le menu Fichier, commande Nouveau, choisir la comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA
  • Choisir un des Modèles déjà configurés, selon le pays, et dont le type correspond à la Comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA.
  • Pour les écritures avec TVA, veuillez consulter la page Écritures.

écritures TVA comptabilité dépenses/recettes

Écritures composées

Pour les Écritures composées, celles qui concernent les débits et les crédits sur plusieurs comptes et/ou catégories (ex. lorsque l'on règle des factures différentes avec le compte courant bancaire) il faut écrire ce mouvement sur plusieurs lignes:

  • Dans la première ligne écrivez le montant total des dépenses ou des recettes et le compte avec lequel les factures sont payées ou encaissées
  • Dans la ligne suivante, écrivez le montant de la dépense ou de la recette, et dans la colonne catégorie, insérez la catégorie correspondant à la dépense ou à la recette. Chaque montant s'inscrit sur une seule ligne. Une fois toutes les dépenses et les recettes insérées il ne doit pas y avoir de différences.
  • Si vous avez rendu la colonne Solde visible, vous verrez immédiatement qu'au fur et à mesure que vous avancez, la différence détectée diminue progressivement, jusqu'à disparaître lorsque vous avez fini de composer.

écritures composées dépenses/recettes

La fiche de Compte

La fiche de compte permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui appartiennent au même compte ou au même groupe.

  • Pour ouvrir une fiche de compte cliquez sur la cellule où se trouve le numéro du compte et cliquez ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît en haut à droite de la cellule.
  • Pour ouvrir plusieurs fiches de compte il faut sélectionner la commande Fiches comptes du menu Compta1.
  • Pour mettre à jour les fiches de compte, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de compte.

scheda conto Entrate /  Uscite

La fiche Catégorie

La fiche catégorie permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui correspondent à la même catégorie.

  • Pour ouvrir une fiche catégorie il faut cliquer sur la cellule où figure le numéro de la catégorie et ensuite cliquer sur le petit symbole bleu qui se trouve en haut à droite de la cellule.
  • Pour ouvrir plusieurs fiches catégories il faut sélectionner la commande Fiches Comptes du menu Actions.
  • Pour mettre à jour les fiches catégories, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de catégorie.

scheda categoria Entrate / Uscite

Fiche de compte par période

Pour voir la fiche de compte avec les soldes correspondant à une période précise, il faut cliquer sur menu Actions, commande Fiches comptes et dans la section Période activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de la fin de la période.

Pour de plus amples informations consultez la page Période.

Imprimer la fiche de compte

Pour imprimer la fiche de compte il suffit de visualiser la fiche de n'importe quel tableau (Comptes ou Écritures) et, ensuite, lancer l'impression à partir du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur menu Actions, commande Fiche de compte et sélectionnez les fichiers de compte que vous désirez imprimer. Avec le filtre présent dans la fenêtre, vous pouvez exécuter une sélection automatique de tous les comptes, des centres de coût, des segments, des groupes, etc...

Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiches de Compte

Rapport formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupe, cliquez sur le menu Compta1 et puis sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupe. Il est aussi possible de présenter des rapports par période.

  • Le Rapport formaté fait apparaître tous les comptes et les catégories sans les éventuels sous-groupes.
  • Le Rapport formaté par groupe fait apparaître tous les comptes et les catégories, avec les sous-groupes.

rapport bilan formaté par grouppes

Archivage données en PDF

A la fin de l'année, lorsque toute la comptabilité est complétée, corrigée et révisée, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible d'établir un budget des dépenses et de faire une prévision des recettes, de manière à tenir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux manières:

  1. Dans le tableau Catégories, colonne Budget. Pour chaque compte vous devez indiquer le montant du budget annuel.
    Dans ce cas, quand on élabore un Budget du menu Actions, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du budget reporte les montants qui se rapportent à l'année entière.
  2. Dans le tableau Budget, activé par le menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
    Dans ce tableau on introduit, avec des écritures, tous les budgets des recettes et des dépenses. Lorsque ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes sera automatiquement désactivée. 
    Dans ce cas, il est possible de configurer un budget détaillé qui tient compte des variations possibles pendant l'année ou durant les différentes périodes de l'année.

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