Hoe beginnen - Inkomsten & Uitgaven

De complete en professionele boekhouding die lijkt op Excel voor degenen die niet veel boekhoudkennis hebben. U kunt altijd bewerken en krijgt foutloze resultaten.

▶ Video: How to start an Income & Expense accounting:
video die u laat zien hoe eenvoudig het is om een inkomsten & uitgaven boekhouding op te zetten, de rekeningen- en de categorieëntabel aan te passen, een budget te maken, de transacties in te voeren en overzichten af te drukken.

Ga als volgt te werk:

1. Menu Bestand, → Nieuw....
2. Selecteer het land, de taal, de categorie en het type boekhouding.
3. Uit de lijst van de Online modellen, kies het model dat het dichtst komt bij wat u nodig heeft.
4. Klik op de knop Aanmaken.

In het gedeelte "Zoeken" worden bij het invoeren van een sleutelwoord in het programma de modellen weergegeven die het ingevoerde sleutelwoord bevatten.

Het is ook mogelijk om vanuit een leeg bestand te beginnen, door de optie blanco bestand aanmaken te activeren. Om de start te vergemakkelijken en groeperingsfouten te vermijden, raden wij u altijd aan om steeds te beginnen met een bestaand model.

Meer informatie over het aanmaken van een nieuw bestand vindt u op de pagina Nieuw bestand aanmaken.

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

Bestand opslaan

Met het menu Bestand → Opslaan als... geeft u het bestand een naam en slaat u het op. Het voor uw besturingssysteem gebruikelijke dialoogvenster om een bestand op te slaan verschijnt.

• Het is aan te raden de naam van het bedrijf te gebruiken gevolgd door het jaartal, bijvoorbeeld "Bedrijf_2020.ac2" om het te onderscheiden van andere boekhoudbestanden.
• U kunt zoveel boekhoudbestanden aanhouden als u nodig heeft, ieder heeft zijn eigen naam.
• U kunt zelf het pad en de media waarop het bestand opgeslagen wordt kiezen (schijf, usb stick of cloud).
  Als u verwacht dat u gekoppelde documenten heeft voor de boekhoudingen van dit jaar is het handig dat u voor iedere boekhouding een aparte map aanmaakt waarin u de bestanden groepeert.

De Rekeningentabel aanpassen

In de Rekeningentabel kunt u de vermogensrekeningen aanpassen aan uw eigen behoefte:

• U kunt de rekeningnummers aanpassen
• U kunt de beschrijving aanpassen
• In de kolom Opening moet u de beginsaldi invoeren

Denk erom dat voor Passiva rekeningen (bijv. uitgaven) de bedragen van de beginsaldi voorafgegaan moeten worden door het minteken (-). Deze bewerking hoeft alleen maar uitgevoerd te worden als u Banana Boekhouding software voor het eerst gebruikt. Daarna wordt het beginsaldo automatisch overgeheveld aan het eind van het jaar bij het aanmaken van een nieuw jaar (menu Taken, commando Nieuw jaar aanmaken).

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel voert u de baten (winst/inkomsten) en lasten (uitgaven/kosten) categorieën in waarbij u voor iedere een code, een beschrijving en de groep waar deze bij hoort aangeeft. De Categorienummers en -beschrijvingen kunt u aanpassen indien gewenst.
De categorieën hebben geen beginsaldo, en mogen dit ook niet krijgen, aan het begin van het jaar om het resultaat van het boekjaar te bepalen.

Transactietabel

In de Transactietabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

In de kolommen die van toepassing zijn:

• Voer de datum in
• Voer het documentnummer in dat handmatig is toegewezen aan het papieren document. Hiermee kunt u documenten makkelijk terugvinden wanneer de boekingstransactie is ingevoerd.
• Voer een beschrijving in
• Voer in de Inkomsten kolom het bedrag van de inkomsten in
• Voer in de Uitgaven kolom het bedrag van de uitgaven in
• Voer in de kolom Rekening het rekeningnummer in (dit moet een bestaande rekening in de Rekeningentabel zijn, bijvoorbeeld Bank)
• Voer in de kolom Categorie de inkomsten of uitgaven categorie in (dit moet een bestaande categorie in de Categorieëntabel zijn, bijvoorbeeld Contributies)

Sneller invoeren van transacties

Om het invoeren van uw transacties te versnellen kunt u gebruiken:

• de Smartfill functie die ingevoerde gegevens automatisch aanvult met gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn.
• de Terugkerende transacties functie (menu Taken), die gebruikt wordt om terugkerende transacties op te slaan in een aparte tabel.
• het importeren van elektronische bankafschriften of transacties.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

Transacties over meerdere rijen

Transacties over meerdere rijen, of Samengestelde transacties, zijn transacties waarin meer dan twee rekeningen betrokken zijn en inkomsten/uitgaven op meerdere rekeningen of categorieën (bijvoorbeeld als u verschillende facturen betaald van de bankrekening). In dit geval moet u de transactie in meerdere rijen invoeren:

• In de eerste rij voert u het totale bedrag in van inkomsten of uitgaven en de rekening waar dit bedrag vanaf gaat of bijkomt
• In iedere volgende rij voert u het bedrag van de inkomsten of uitgaven in en het toepasselijke categorienummer in de categoriekolom.
  Ieder bedrag wordt apart geboekt in een verschillende rij. Als alle losse inkomsten en uitgaven rijen zijn ingevoerd mogen er geen verschillen zijn.

De Rekeningenkaart

Met de Rekeningenkaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde rekening of dezelfde groep.

• Om een rekeningkaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het rekeningnummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere rekeningkaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechter bovenkant van de rekeningkaart.

De Categoriekaart

Met de Categoriekaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie.

• Om een categoriekaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het categorienummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere categoriekaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechter bovenkant van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekeningkaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Rekeningkaarten afdrukken

Om een Rekeningkaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om enkele of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporten, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiële en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

Zie ook: Transacties, Uitgebreide rekening.