Como começar uma contabilidade de Despesas e Receitas

Neste artigo

Criar uma contabilidade partindo de um modelo

Siga os seguintes passos:

  1. Menu Arquivo, comando Novo
  2. Selecionar a Região, a categoria e o tipo de contabilidade
  3. Da lista de modelos que aparece, escolha aquele que melhor se adapta às suas exigências
  4. Clicar no botão Criar.

Na caixa Procurar, ao inserir uma palavra-chave, o programa visualiza os modelos que contêm a palavra-chave.

Também é possível iniciar com um arquivo vazio, selecionando a opção Arquivo vazio. No entanto, para facilitar o início e evitar erros de agrupamento, aconselhamos começar sempre com um modelo existente.

Criar um novo arquivo

Mais informações sobre como criar un novo arquivo estão disponíveis na página Criar um novo arquivo.

Configurar as Propriedades do arquivo

Configurar os próprios dados nas Propriedades do arquivo e salvar o arquivo com nome.

Propriedades do arquivo

Salvar no disco

Com o comando ArquivoSalvar como..., guarde os dados e atribua um nome ao ficheiro. Aperecerà o dialogo tipico do seu sistema operativo.

  • É aconselhado usar o nome da empresa, seguido do ano "empresa-2020.ac2" para o distinguir de outros arquivos de contabilidade.
  • Pode guardar quantos arquivos precisar, cada um com o seu próprio nome.
  • Pode escolher o percurso e o suporte (guardar num disco, pen USB o cloud).
    Se espera ter também documentos ligados à contabilidade do ano corrente, sugerimos criar uma pasta separada para cada ano de contabilidade para reunir todos os arquivos.


Personalizar a tabela Contas

Na tabela Contas é possivel personalizar as contas patrimoniais, segundo as próprias necessidades:

  • podem-se mudar os números de conta
  • pode-se mudar as descrições
  • na coluna Abertura, insira o saldo inicial.

Os saldos de abertura das contas passivas têm que ser inseridas com i sinal de menos antes do montante.
Esta operação é efetuada só na primeira vez em que se usa Banana Contabilidade, visto que cada vez que o programa cria un ano novo (menu Conta2, comando Criar novo ano) o saldo de abertura é atualizado automaticamente.

Tabela de Contas


Personalizar a tabela Categorias

Na tabela Categorais é possível personalizar as categorias de receita (ganho/receitas) e de despesa (despesas/custos).
Os números das categorias podem ser mudados, assim como as descrições.
As categorias, ao início do ano, não devem ter nenhum saldo de abertura, para poder determinar os resultados do ano de contabilidade correspondente.

Tabela de Categorias

Tabela Lançamentos

Na Tabela Lançamentos inserem-se as receitas e as despesas, indicando a conta sobre a qual foi efetuado o movimento e a categoria à qual é atribuida a despesa ou a receita.

Tabela de Lançamentos

Nas colunas correspondentes:

  • Inserir a data
  • Inserir o número de documento que foi atribuído ao documento em papel manualmente. Isto permete recuperar facilmente o documento, uma vez contabilizada a operação
  • Inserir a descrição
  • Na coluna Receitas, inserir o montante ganho
  • Na coluna Despesas, inserir o montate gasto
  • Inserir a 'conta' (uma conta presente na tabela Contas, ex: Banco)
  • Inserir a 'categoria' de despesa ou de receitas (uma categoria presente na tabela Categorias).

Acelerar a inserção dos Lançamentos

Para acelerar a inserção dos lançamentos utiliza-se:

Lançamentos com IVA

Para poder registrar operações com IVA ocorre:

  • No menu Arquivo, comando Novo escolher como Tipo a Contabilidade de Despesas e Receitas com IVA/ICMS
  • Escolher um dos Modelos já predisposto segundo a nação e que seja do tipo Contabilidade de Despesas e Receitas com IVA/ICMS.
    Para os lançamentos com IVA, consultar a página Lançamentos.

Lançamentos compostos

Para os Lançamentos compostos, aqueles que concernem débitos e/ou créditos em várias contas e/ou categorias (ex: quadno se pagam faturas diferentes com a conta corrente bancária) ocorre registrar em mais do que uma linha:

  • na primeira linha, registe o montante total de receitas ou de despesas e a conta da qual partem os pagamentos das faturas
  • em cada linha sucessiva, registe o montante de receitas ou de despesas e na coluna categoria, insira a categoria de receita ou de despesa.
    Cada montante único é registado numa linha. Quando todas as receitas e despesas única forem inseridas não deveria existir nenhuma diferença.

A ficha Conta

ficha conta permete obter um elenco completo dos movimentos  que fazem parte da mesma categoria ou do mesmo grupo.

  • Para abrir uma ficha conta clique na célula que contem o número da conta, seguido de um clique no símbolo azul pequeno presente no canto superior direito da célula.
  • Para abrir mais fichas conta ocorre selecionar o comando Razão por conta do menu Conta1.
  • Para atualizar as fichas conta, depois de modificar a tabela Lançamentos, ocorre clicar no símbolo azul, com duas setas circulares, que se encontra no canto superior direito da ficha conta.

Razão de conta

A ficha Categorias

A ficha categorias permete obter um elenco completo dos movimentos que fazem parte da mesma categoria.

  • Para abrir uma ficha categoria clique na célula onde se encontra o número da categoria, seguido de um clique no símbolo azul pequeno que se encontra no canto superior direito da célula.
  • Para abrir mais fichas categoria ocorre selecionar o comando Razão conta do menu Conta1.
  • Para atualizar as fichas categoria, depois de modificações na tabela Lançamentos, ocorre clicar no símbolo azul, com duas setas circulares, que se encontra no canto superior direito da ficha.

Razão de categoria

Fichas conta por período

Para visualizar as fichas conta com os saldos referidos num determinado período, ocorre clicar no menu Conta1, comando Razão conta e na secção Período ativar Período selecionado, inserindo a data de começo e de fim do período.

Para mais informações, consulte a página Periodo.

Imprimir as fichas conta

Para imprimir uma ficha conta, basta visualizar a ficha a partir de qualquer tabela (Contas ou Lançamentos) e acionar a impressão no menu Arquivo.

Para imprimir várias ou todas as fichas conta, clicar no menu Conta1, comando Razão conta e selecionar as fichas conta para imprimir. Através do filtro presente na janela, pode-se fazer uma seleção automatica de todas as contas, os centros de custo, os segmentos, os grupos, etc.

 

Demonstrativo analítico

Para visualizar o Demonstrativo analítico e o Demonstrativo analítico por grupos, clicar no menu Conta1 e depois no comando Demonstrativo analítico ou Demonstrativo analítico por grupos. Também é possível fazer demonstrativos por período.

Demonstrativo analítico

Armazenamento de dados em PDF

Ao fim do ano, quando toda a contabilidade estiver completada, corrigida e revista, pode-se armazenar todos os dados da contabilidade com o comando Criar PDF, no menu Arquivo.

Criar PDF

O Orçamento

Antes de começar um ano de contabilidade, pode-se criar um orçamento com possíveis despesas e receitas, de modo a ter sob controlo a situação económica e financiária da própria empresa.

O orçamento pode ser configurado de duas maneiras diferentes:

  1. Na tabela Categorias, coluna Orçamento. Em cada conta é indicado o montante do orçamento anual.
    Neste caso, quando se elabora o Orçamento no menu Conta1, comando Demonstrativo analítico por grupos, a coluna do orçamento descreve os montantes que se referem ao ano inteiro.
  2.  Na tabela Orçamento, que se ativa no menu Ferramentas, comando Adicionar novas funcionalidades.
    Nesta tabela registram-se todos os orçamentos de despesas e de receitas com lançamentos. Caso se ative esta tabela, a coluna Orçamento da tabela Contas é desativada automaticamente.
    Neste caso pode-se configurar um orçamento detalhado que tenha em conta possíveis variações durante o ano e nos diversos períodos do ano.

Orçamento

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