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La commande Mettre à jour les soldes d’ouverture sert à reprendre les données du fichier de l’année précédente et à mettre à jour les soldes d’ouverture du fichier de l’année en cours. Elle est très utile lorsque, après avoir créé la nouvelle année, des modifications sont encore apportées dans le fichier de l’année précédente.
Quand utiliser la commande Mettre à jour les soldes d’ouverture
La commande Mettre à jour les soldes d’ouverture s’utilise dans les cas suivants :
- vous avez créé la nouvelle année avec Créer nouvelle année, mais l’exercice n’est pas encore clôturé ;
- vous avez ajouté ou modifié des écritures dans l’année précédente ;
- vous avez inséré de nouveaux comptes ou apporté des changements au plan comptable de l’année précédente.
Vérification de la comptabilité de l’année précédente
Avant de lancer la commande, il est essentiel de vérifier que l’année précédente est complète et correcte :
- enregistrez toutes les écritures de clôture (factures, notes de crédit, amortissements, impôts, etc.) ;
- utilisez la commande Contrôler comptabilité pour contrôler les totaux ;
- effectuez les impressions finales nécessaires.
De cette manière, vous évitez des différences entre les soldes finaux de l’année clôturée et les soldes d’ouverture de la nouvelle année.
Comment accéder à la commande Mettre à jour les soldes d’ouverture
- Allez dans Actions > Mettre à jour les soldes d’ouverture.
- Une boîte de dialogue s’ouvre avec le chemin du fichier de l’année précédente.
- Banana propose automatiquement le nom du fichier enregistré.
- Si le nom ou l’emplacement du fichier a changé, cliquez sur Parcourir pour le sélectionner.
Ce que fait la commande Mettre à jour les soldes d’ouverture
- Reprend les soldes du fichier de l’année précédente.
- Ne modifie en aucun cas le fichier de l’année précédente.
- Peut être répétée plusieurs fois sans risques.
Il est important de savoir que Mettre à jour les soldes d’ouverture effectue les mêmes opérations que la commande Créer nouvelle année, mais sans créer un nouveau fichier.
Si vous avez modifié le plan comptable de l’année précédente
Il peut arriver qu’après avoir créé la nouvelle année, vous ayez ajouté de nouveaux comptes dans le fichier de l’année précédente. Dans ce cas, Banana signalera une erreur.
Pour résoudre :
- insérez les mêmes nouveaux comptes également dans le fichier de la nouvelle année ;
- répétez la commande Mettre à jour les soldes d’ouverture.
Si vous souhaitez accélérer l’opération, vous pouvez utiliser la commande Importer Comptes pour aligner les deux plans comptables.