Buchhaltung mit Fremdwährungen beginnen

▶ Video: Sehen Sie im Video, wie Sie Ihre Buchhaltung mit mehreren Währungen starten
Lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine neue doppelte Buchhaltung mit mehreren Währungen einrichten, den Kontenplan anpassen, ein Budget erstellen, Buchungen erfassen und Auszüge drucken.

Neue Datei aus vorhandener Vorlage erstellen

Banana Buchhaltung Plus enthält Vorlagen für alle Rechtsformen, unterteilt nach Ländern und Kategorien.
Die Vorlagen lassen sich direkt im Programm über das Menü 'Datei - Neu' öffnen oder online über unsere Webseite Vorlagen heruntergeladen werden.

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie direkt im Programm eine neue Buchhaltung anhand einer Vorlage starten:

1. Menübefehl Datei > Neu aufrufen.
2. Region (Land), Sprache, Kategorie und Typ "Doppelte Buchhaltung mit Fremdwährungen – mit oder ohne MWST/USt" auswählen.
3. Aus der Liste der Online-Vorlagen diejenige auswählen, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
4. Auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

Im Feld Suchen können Sie ein Stichwort eingeben – das Programm zeigt automatisch alle Vorlagen an, die dieses Stichwort enthalten.

Es ist auch möglich, mit einer leeren Datei zu beginnen, indem Sie die Option Neue leere Datei erstellen auswählen. Um den Einstieg zu erleichtern und Fehler bei der Gruppierung von Konten zu vermeiden, empfehlen wir jedoch, mit einer bestehenden Vorlage zu starten.

Weitere Informationen zum Erstellen einer neuen Datei sind auf der Seite Neue Datei erstellen verfügbar.

Stammdaten des Dokuments über die Dateieigenschaften festlegen

Die Stammdaten der Buchhaltung werden über das Menü Datei > Eigenschaften (Stammdaten) eingetragen.
Dort können die Angaben in den verschiedenen Registerkarten (z.B. Buchhaltung, Adresse, MWST/USt usw.) angepasst werden.

Registerkarte 'Buchhaltung'

• Geben Sie den Firmennamen ein, der in den Kopfzeilen von Ausdrucken und in anderen Dokumenten erscheinen soll.
• Geben Sie das Währungskürzel der Basiswährung ein, in der die  Buchhaltung geführt werden soll.
  Sie können es entweder aus der Liste auswählen oder manuell eingeben.

Konten in Bitcoin verwalten  (Achtung:)

Datei auf der Festplatte speichern (lokal)

Mit dem Menübefehl Datei > Speichern unter... kann die Buchhaltungsdatei gespeichert und mit einem individuell gewählten Namen versehen werden. Dabei erscheint der standardspezifische Speicher-Dialog Ihres Betriebssystems.

• Zur besseren Unterscheidung empfiehlt es sich, den Namen des Mandanten gefolgt vom Buchhaltungsjahr zu verwenden (z.B. "Firma Muster 20xx.ac2").
• So lassen sich beliebig viele Buchhaltungsdateien führen – jede mit einem eigenen Namen.
• Beim Speichern können Sie den Pfad und das Speichermedium frei wählen (z.B. der vom Programm vorgeschlagene 'Dokumente-Ordner der Festplatte', ein USB-Stick oder ein Cloud-Speicher).
  Wenn Sie zusätzlich PDF-Dokumente im Zusammenhang mit der Buchhaltung speichern möchten, empfiehlt es sich, pro Buchhaltungsjahr einen eigenen Ordner anzulegen.
  So bleiben alle zugehörigen Dateien übersichtlich zusammen gespeichert.

Allgemeine Verwendung des Programms

Banana Buchhaltung orientiert sich in Aufbau und Bedienung an Microsoft Excel. Die Nutzung und Befehle sind so gestaltet, dass sie möglichst vertraut für Nutzer von Microsoft Office wirken.
Für weiterführende Informationen zur allgemeinen Bedienung des Programms besuchen Sie bitte die Seite Benutzeroberfläche (Programm).
Die Buchhaltung erfolgt in Tabellenform – alle Tabellen folgen dem gleichen Bedienprinzip und lassen sich auf ähnliche Weise handhaben.

Tabelle 'Wechselkurse'

Vor der Buchung in Fremdwährungen müssen in der Tabelle Wechselkurse die Währungskürzel und die Wechselkurse definiert werden, die in den Tabellen Konten und Buchungen verwendet werden.

Kontenplan personalisieren

Sie können den Kontenplan (Tabelle Konten) an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen:

• Konten hinzufügen und/oder bestehende löschen (siehe Seite Leere Zeilen hinzufügen)
• Kontonummern und Beschreibungen ändern (z.B. den Namen des Kontokorrent Ihrer Bank eingeben), andere Gruppen hinzufügen, usw.
• Neue Untergruppen erstellen (siehe Seite Gruppen).

Im Kontenplan können auch Kostenstellen oder Segmente eingegeben werden, die dazu dienen, die Beträgen nach detaillierten und spezifischen Kriterien zu kategorisieren.

Eröffnungssaldi erfassen

Die Eröffnungssaldi und Vorjahressaldi sind analog unserer Anleitung Eröffnungssaldi zu erfassen.

Tabelle Buchungen

Die Buchungen in Fremdwährung muss man in der Tabelle Buchungen eingeben, die das Buchungsjournal bilden.

Schnelle Datenerfassung

Für ein möglichst schnelles Buchen folgende Funktion benutzen:

• Dateneingabe mit automatischer Vervollständigung - erlaubt, zuvor eingegebene Daten automatisch zu übernehmen.
• Sich wiederholende Buchungen (Menü Aktionen) - erlaubt, die sich wiederholenden Buchungen in einer separaten Tabelle zu speichern.
• Den Import aus dem Bankkonto- oder Postkontoauszug.

Machen Sie die Spalte Saldo in der Tabelle Buchungen sichtbar

Die neue Spalte Saldo ist eine sehr nützliche Funktion: Sie ermöglicht es Ihnen, eventuelle Unterschiede sofort zu erkennen.
Um die Spalte Saldo zu verwenden, müssen Sie sie über das Menü Daten → Spalten einrichten sichtbar machen.

• Sehen Sie sich das Video an: Spalte Saldo zum Erkennen von buchhalterischen Differenzen
• Mehr Informationen zur Spalte Saldo

Kontrolle von Kunden- und Lieferantenrechnungen

Banana erlaubt, die Rechnungen unter Kontrolle zu behalten, die noch zu zahlen sind oder die ausgestellt worden sind. Siehe hierzu die folgenden Links:

• Untermenü Kunden
• Untermenü Lieferanten

Kontoauszüge

Der Kontoauszug zeigt automatisch alle auf dem Konto gebuchten Bewegungen (z.B. Kasse, Bank, Kunden, usw...).

Zum Öffnen des Kontoauszugs, die Kontonummer einmal mit der Maus anklicken und danach auf den kleinen blauen Pfeil, der in der Zelle oben rechts erscheint,  klicken.

Kontoauszüge nach Periode

Um die Kontoauszüge mit den Salden von einer bestimmten Periode anzuzeigen, so vorgehen:

• über Menü Berichte → Kontoauszüge aufrufen
• in der Registerkarte Periode, das Anfangs- und Enddatum der gewünschten Periode eingeben.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte auf der Seite Periode nach.

Kontoauszüge ausdrucken

Um einen Kontoauszug auszudrucken, muss man nur den Auszug aus beliebiger Tabelle anwählen (Konten oder Buchungen) und den Menübefehl Datei → Ausdrucken ausführen.

Um mehrere oder alle Kontoauszüge auszudrucken, im Menü Berichte → Kontoauszüge anklicken und die gewünschten Kontoauszüge auswählen. Dank dem im Dialogfenster vorhandenen Filter kann man automatisch alle Kontoauszüge, die man ausdrucken will, auswählen (z.B. nur Konten, Kostenstellen, Segmente).

Für weitere Informationen lesen Sie bitte auf der Seite Kontoauszüge nach.

Bilanz und Erfolgsrechnung

Im Bilanzausdruck werden die Saldi aller Vermögenskonten (Aktiven und Passiven) dargestellt. Die Differenz zwischen den Aktiven und Passiven bestimmt das Eigenkapital.

Zum Anzeigen und Ausdrucken der Bilanz über Menü Berichte → Formatierte Bilanz oder Formatierte Bilanz nach Gruppen auswählen.

• Der Befehl Formatierte Bilanz zeigt alle Konten an ohne dabei zwischen Gruppen und Untergruppen zu unterscheiden.
• Der Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen zeigt die Konten mit Unterteilung nach Gruppen und Untergruppen an. Die formatierte Bilanz nach Gruppen hat im Unterschied zur formatierten Bilanz viele Funktionen, mit denen der Ausdruck den eigenen Bedürfnissen personalisiert werden kann.

Archivierung der Daten in PDF-Format

Wenn Ende Jahr die Buchhaltung abgeschlossen ist und revidiert wurde, kann die Buchhaltungsdatei mittels Menübefehl Datei → PDF-Dossier erstellen in einer PDF-Datei archiviert werden.

Budget

Bevor man mit dem neuen Buchhaltungsjahr beginnt, können die Kosten vorausgeplant und die voraussichtlichen Einnahmen geschätzt werden, um die wirtschaftliche und finanzielle Lage des eigenen Unternehmens unter Kontrolle zu halten.

Das Budget kann auf zwei Arten eingerichtet werden:

1. Tabelle 'Konten' → Ansicht 'Budget' → Spalte 'Budget': Für jedes Konto den Budgetbetrag für das laufende Jahr angeben.
   In diesem Fall, wenn das Budget mittels Menübefehl Berichte → Formatierte Bilanz nach Gruppen erstellt wird, übernimmt die Spalte Budget die Werte des Budgets, die sich auf das gesamte Jahr beziehen.

2. Die Tabelle Budget wird mittels Menübefehl Werkzeuge → Funktionen hinzufügen/entfernen hinzugefügt.

   In dieser Tabelle gibt man alle Budgetbeträge der Kosten und der Einnahmen aufgrund von Buchungen ein. Beim Hinzufügen der Tabelle 'Budget', wird die Spalte 'Budget' der Tabelle 'Konten' automatisch deaktiviert.
   In diesem Fall  kann ein detailliertes Budget erstellt werden, das die möglichen Variationen im Verlaufe des Jahres sowie in den unterschiedlichen Perioden innerhalb des Jahres berücksichtigt.

Für weitere Informationen bitte die Seite Budget konsultieren. Für Segmente oder Kosten- und Profitstellen sehen Sie bitte unsere Anleitungen.

Häufig gestellte Fragen

• Warum werden Ertrag (Verkäufe) und Passiven (Eigenkapital) negativ bzw. mit ein Minuszeichen angezeigt? (Normalerweise erwartet man, dass der Ertrag positiv und der Aufwand negativ ist.) 
  Siehe Die mathematischen Regeln der doppelten Buchhaltung.