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Mit Banana Buchhaltung ist es möglich, für jede Buchungszeile einen Link zu digitalen Dokumenten einzufügen, welches auf Ihrem Computer oder im Internet gespeichert ist. So können Sie sich vom Papier verabschieden und auf eine komplett digitale Buchhaltung umsteigen. Ihre Dokumente sind jederzeit auf Mausklick verfügbar.
Siehe auch: Organisieren von Dateien lokal, im Netzwerk und in Cloud
- Die Funktion, ein digitales Dokument mit einer Zeile zu verknüpfen, ist in auch in allen anderen Tabellen verfügbar (z.B. in den Tabellen Konten, Artikeln, etc.).
- Das Programm ermöglicht es, über die Druckvorschau mittels In PDF exportieren, die digitalen verknüpften Dokumentdateien auch in PDF einzubinden. Bei einer Prüfung der Buchhaltung kann der Prüfer so das angehängte Dokument (Rechnung, Beleg, oder anderes PDF-Dokument) auch in der PDF-Datei der Buchhaltung öffnen.
Spalte DokLink (Verknüpfung)
Die Spalte Link bzw. DokLink der Buchungen-Tabelle mit XML-Name 'DocLink' und Links der übrigen Tabellen ermöglicht das Einfügen von Verknüpfung/Links zu einer externen Datei (normalerweise ein Scan eines Belegs oder einer Rechnung).
- Die Spalte Link (DocLink) bzw. Links ist normalerweise nicht sichtbar.
Um diese Spalte/n sichtbar zu machen, ist der Befehl Spalten einrichten (Menü Daten) auszuführen. - Ist die Spalte Link (DocLink) bzw. Links sichtbar, können Sie den Link zum Dokument hinzufügen. Sie können dort auch direkt in der Zelle, in welcher der Link eingefügt wurde, den Dateinamenändern, ohne die Datei in dem Order zu bearbeiten, in welcher sie sich befindet.
- Der Dateiname bezieht sich auf die Buchhaltungsdatei.
- Wenn sich die Dokumente in einem Unterverzeichnis befinden, muss in der Spalte Links dem Dateinamen der Name des Verzeichnisses vorangestellt werden.
- Wenn Sie den Inhalt des Ordners auf einen anderen Computer kopieren, bleiben die Verknüpfungen/Links gültig, es sei denn, die Dateien befinden sich im kopierten Ordner oder die Namen enthalten Zeichen wie "*&%", die nicht auf andere Betriebssysteme übertragen werden können.
- Sie können auch eine Internetadresse von Hand in der Spalte Links eingeben. Dem Link muss ein "https://" oder "http://" vorangestellt werden.
- Um das verknüpfte Dokument zu öffnen, wählen Sie das Menü Daten > Links > Link öffnen..., oder klicken Sie auf das kleine Symbol, das in der rechten oberen Ecke der Zelle erscheint, die den Link enthält.
Link zu einem Dokument einfügen
Den Link zu einem Dokument können Sie auf drei Arten einfügen:
Befehl Link hinzufügen
- Begeben Sie sich auf eine Zeile der Tabelle Buchungen und im Menü Daten > Links > Link hinzufügen auswählen.
- Wählen Sie die Datei aus, welche zu verknüpfen ist und klicken danach auf die Schaltfläche Öffnen (das Programm führt die Verknüpfung automatisch aus).
- Das Programm fügt auch den Pfad zur digitalen Datei in der Spalte Links ein, auch wenn dieser nicht sichtbar ist.
- Der Dateiname ist relativ zur Buchhaltungsdatei.
Auf diese Weise bleibt die Verknüpfung auch dann gültig, wenn Sie den Buchhaltungsordner verschieben oder ihn über ein Netzwerk oder einen anderen Computer über ein Synchronisationssystem benutzen.- Befindet sich die Datei in demselben Ordner, erscheint nur der Dateiname "Rechnung.pdf".
- Befindet sich die Datei im Unterordner "Anhänge", lautet der Name "Anhänge/Rechnung.pdf".
Symbol Link hinzufügen
- In der Tabelle Buchungen die Spalte Link (DokLink) sichtbar machen (siehe Spalten einrichten).
- Auf das kleine Symbol in der oberen rechten Ecke der Zelle klicken.
- Geben Sie das Verzeichnis an, wo sich die ausgewählte Datei befindet.
Dateiname direkt in Zelle einfügen
Der Dateiname des digitalen Dokuments kann direkt in die Zelle der Spalte Link (DokLink) eingegeben werden, ohne dass Sie die Datei in dem Ordner auswählen müssen, in dem sie sich befindet.
Dieser Modus ermöglicht es Ihnen, die Erfassungs-Arbeit noch mehr zu beschleunigen.
- Gehen Sie in der Zelle auf Bearbeiten (mit Doppelklick).
- Geben Sie den Namen der Datei ein oder fügen Sie ihn durch Kopieren und Einfügen ein.
- Die Autovervollständigungsfunktion listet Ihnen die Dateien der Dokumente auf, die noch nicht verknüpft sind.
- Um eine Liste der verfügbaren Dateien zu erhalten, muss zumindest der Name einer Datei mit dem Dateiauswahldialog eingegeben werden.
- Von den Dateien, die in den Ordnern enthalten sind, werden nur die folgenden angezeigt:
- Dateien, die im Ordner, in dem gesucht wird, vorhanden sind.
- Dateien, die noch nicht als Links in anderen Zeilen enthalten sind.
- Wenn der Text mit '*' beginnt, zeigt das Programm alle Dateien an, auch wenn sie bereits verlinkt wurden (sofern sie zum Buchhaltungsordner oder zu einem Unterordner gehören).
Dies ermöglicht die Suche nach Dateien, die bereits in der Liste enthalten sind. - Dateien, die den von Ihnen eingegebenen Text in ihrem Namen enthalten.
- Dateien, die eine Erweiterung haben, die als sicher angesehen wird.
- Dateien, die das Smart-Fill-Limit nicht überschreiten.
Einrichten von Ordnern für die Dokumentensuche
Wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument einfügen, das sich im Buchhaltungsordner oder in einem Unterordner befindet, wird der Dokumentordner automatisch in die Ordner für die Dokumentensuche eingefügt. In der von der Autovervollständigung vorgeschlagenen Liste befinden sich Dateien in demselben Ordner, die noch nicht verwendet wurden.
Mit bestimmten Befehlen, die Sie in der Spalte Link (DokLink) eingeben, können Sie angeben, dass Sie in anderen Ordnern suchen oder sogar bestimmte Ordner von der Suche ausschliessen möchten.
Die Befehle sind Ordnernamen mit einem Ausrufezeichen '!'.
- !ordner1
Sucht nur im Unterverzeichnis nach Dateien und nicht in den Ordnern der bereits enthaltenen Dateien. - !+ordner1
Das '+'-Zeichen fügt den Ordner zu den Ordnern der bereits verwendeten oder bereits als einzuschliessend angegebenen Dateien hinzu. - !-ordner1
Das '-'-Zeichen schliesst den angegebenen Ordner von der Suche aus. Es hat Vorrang vor anderen Angaben.
Es dient dazu, einen Ordner auszuschliessen, dessen Datei zwar verwendet wurde, der aber nicht mehr für andere Dateien verwendet wird. - Spezielle Symbole:
- !.
Der Punkt '.' gibt den aktuellen Ordner an, in dem sich die Abrechnungsdatei befindet.
Um den Ordner auszuschließen, verwenden Sie "!-.". - !ordner1*
"*" am Ende des Ordnernamens bedeutet auch, dass alle Unterordner eingeschlossen werden.
Wenn es viele Unterordner mit vielen Dateien gibt, kann die Suche verlangsamt werden. - !*
Schliesst den Ordner, in dem sich die Buchhaltungsdatei befindet, und alle Unterordner ein. - !ordner1;ordner2
Strichpunkt bzw. Semikolon ';' wird verwendet, um mehrere Ordner einzuschliessen.. - !../ordner1
Das ".." bezieht sich auf den obersten Ordner.
- !.
Die Befehle zum Einschliessen oder Ausschliessen von Ordnern:
- Sie müssen in der Spalte eingegeben werden, in der der Link zum Dokument eingefügt wird.
- Sie können in jeder Zeile eingefügt werden.
- Sie bestimmen die Suche in allen Zellen, auch in denen, die sich davor befinden.
Link ändern
Gehen Sie gleich vor wie beim Einfügen des Links.
Link umbenennen
Mit dieser Funktion können Sie den Text des Links ändern. Das Programm ändert automatisch folgendes mit:
- Der Name der Datei in dem Ordner, in dem sie gespeichert ist
- Alle Links zu diesem Dokument in der Buchhaltungsdatei.
Auf diese Weise können Sie die Dateinamen ändern, ohne den Dateimanager öffnen zu müssen.
Voraussetzungen
- Verfügbar in Banana Buchhaltung Plus nur mit dem Advanced Plan → wechseln Sie jetzt zum Advanced Plan.
- Sie müssen die Funktion Umbenennen aus dem Menü Daten verwenden.
Weitere Informationen zur Umbenennen-Funktion.
Link öffnen
Den Link können Sie auf zwei Arten öffnen:
- Begeben Sie sich auf die Zeile und wählen Sie unter Menü Daten > Links > Link hinzufügen aus.
- Begeben Sie sich in die Zelle der Spalte Links und klicken auf das kleine blaue Symbol (Link Öffnen) in der oberen rechten Ecke der Zelle.
Aus Sicherheitsgründen öffnet das Programm nur Dateien, deren Erweiterungen als sicher betrachtet werden; siehe Basiseinstellungen > Registerkarte Erweitert aus Menü Werkzeuge).
Link löschen
Den Link können Sie auf zwei Arten löschen:
- Begeben Sie sich auf die Zeile und wählen Sie unter Menü Daten > Links > Link löschen aus.
- Den Inhalt der Zelle Links löschen.