Abschluss | Buchhaltung mit Fremdwährungen

Am Ende des Geschäftsjahres, bevor zum neuen Jahr übergegangen wird, müssen neben der Überprüfung, ob es keine Fehler und Unterschiede in der Buchhaltung gibt, eine Reihe von Abschlussarbeiten durchgeführt werden. Diese sind sehr wichtig, da sie nicht nur ein korrektes und vollständiges Geschäftsbild abbilden, sondern auch steuerliche Auswirkungen haben.

Technische Aspekte und neues Jahr erstellen

In Banana Buchhaltung wird jedes Buchhaltungsjahr in einer separaten Datei gespeichert; technisch gesehen gibt es kein Konzept für den Jahresabschluss:

• Wenn man ein neues Jahr beginnt, wird mittels Menübefehl Aktionen > Neues Jahr erstellen eine neue Datei erstellt.
• Sie können sowohl an der neuen Buchhaltungsdatei als auch an der Vorjahresdatei gleichzeitig arbeiten.
  Sobald die Abschlussarbeiten abgeschlossen sind, werden die aktualisierten Eröffnungssalden mit dem entsprechenden Befehl in die Datei des neuen Jahres übertragen.

Steuerliche Aspekte

Um die Buchhaltung buchhalterisch abzuschliessen, ist eine Reihe von Operationen mit steuerlichen Auswirkungen notwendig. Das Warenkonto ist zu korrigieren, Abschreibungen sind zu verbuchen, Aktiv- und Passivzinsen sind zu verbuchen, die Mehrwertsteuerabrechnung ist zu erstellen, es ist zu bestimmen, auf welches Konto oder welche Konten der Gewinn verteilt werden soll und viele weitere Verifizierungen und Kontrollen sind vorzunehmen.

Vom Programm her spielt es keine Rolle, wie klein oder gross der Gewinn per Jahresende ist. Aus steuertechnischer Sicht macht dies jedoch einen grossen Unterschied. Diese Aspekte sind mit Ihrem Steuerberater oder Treuhänder zu überprüfen. Speziell wenn zum ersten Mal eine Buchhaltung geführt wird, kann es hilfreich sein, sich vor dem Abschluss der Buchhaltung von einem Experten beraten zu lassen und zu verstehen, was die Bedürfnisse sind. Die Treuhänder sind anfangs Jahr und der Zeitspanne vor der Fälligkeitstermin der Steuerabrechnung sehr beschäftigt. Deshalb kann es ratsam sein, sich bereits einige Monate vor Abschluss mit Ihrem Treuhänder zu treffen oder ihm die Buchhaltung zuzustellen, um sich zu informieren, wie vorzugehen ist.

Befehl Buchhaltung nachkontrollieren

Mit Banana Buchhaltung können Sie Buchungen rasch vornehmen, aber auch Buchungssätze unvollständig lassen oder Warnungen und Fehlermeldungen ignorieren.

Der Befehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren führt eine Reihe von Kontrollvorgängen durch, als ob Sie die Daten noch einmal von Anfang neu eingeben würden, und wenn dabei Fehler oder Differenzen festgestellt werden, erhalten Sie eine Meldung.

Wir empfehlen, den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren regelmässig zu verwenden, und zwar immer dann, wenn es Differenzen oder Fehlermeldungen gibt, bei wichtigen Änderungen (Anfangswechselkurse, MWST-Codes) und insbesondere vor dem Abschluss der Buchhaltung.

Prüfungs- und Kontrollvorgängen

Vor dem Ausdrucken der endgültigen Jahresabschlüsse ist es wichtig, mit den Prüfungs- und Kontrollvorgängen fortzufahren. Die wichtigsten Kontrollvorgängen und Anpassungen (Nullstellung) sind im Folgenden aufgeführt:

Überprüfung der Anfangssalden

• Differenzen in den Anfangssaldi
  Die Eröffnungssaldi müssen denen des Vorjahres entsprechen und die Gesamtsumme der Aktiv- und Passivkonten müssen übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, besteht kein korrekter buchhalterischer Abgleich der Bilanz.
• In der Tabelle Konten muss in den Spalten Eröffnung und Saldo in der Zeile "Differenz muss Null sein" kein Betrag stehen, sonst muss der Fehler gefunden und korrigiert werden, um die Quadratur der Anfangsbilanz zu erreichen.
  Hinweis: In Bewegungen-Spalten von Soll und Haben ist es normal, über Beträge zu verfügen.
• Differenzen in den Eröffnungswechselkurse
  Normalerweise werden die Wechselkurse zu Jahresbeginn festgelegt. Es kann jedoch vorkommen, dass einige Kontrollen noch ausstehend sind; daher ist es wichtig, noch vor Abschluss der Buchhaltung sicherzustellen, dass:
  • der Wechselkurs zu Beginn des Jahres dem Schlusswechselkurs per 31.12. des Vorjahres entspricht.
  • der verwendete Wechselkurs demjenigen entspricht, der von der Eidgenössischen Steuerverwaltung bereitgestellt wird (wie weiter unten angegeben).
• Differenzen zwischen den Banksalden auf dem Kontoauszug und den Salden der Buchhaltung (Funktion Saldoprüfung - CheckBalance).
  Es ist wichtig, die Übereinstimmung von Bankguthaben, Post-, Kreditkarten- und anderen Konten, die mit Steuererklärungen verbunden sind, zu überprüfen.
• Differenzen in der Buchungen-Tabelle
  Im Informationsfenster (unten links) dürfen keine Differenzen angezeigt werden. Die Spalte Saldo, die in der Buchungen-Tabelle von Banana Buchhaltung Plus neu vorhanden ist, erlaubt Ihnen, alle Zeilen zu identifizieren, in denen buchhalterische Unterschiede entstanden sind.
• Stellen Sie sicher, dass die transitorischen Aktiven und Passiven  des vergangenen Jahres abgeschlossen sind.
• Vergewissern Sie sich, dass die Eröffnungssalden mit den bereits geprüften und dem Finanzamt gemeldeten Endsalden des Vorjahres übereinstimmen.
• Für die Buchführung in Fremdwährung, sehen Sie die entsprechende Seite Eröffnungssalden Buchhaltung mit Fremdwährungen.
• Detaillierte Erläuterungen finden Sie auf der Seite Abschluss der Buchhaltung (Doppelte Buchhaltung).
• Mittels Menübefehl Aktionen > Buchhaltung nachkontrollieren werden erweiterte Kontrollen ausgeführt und eventuelle Fehler oder Differenzen werden gemeldet.

Abschlussbuchungen

Am Ende des Geschäftsjahres und vor dem Übergang zum neuen Jahr sind einige buchhalterische Abschlussarbeiten zu erledigen. Dabei handelt es sich um Anpassungsbuchungen, Wertberichtigungen und Ausgleich der Personalbeiträge. Die wichtigsten davon sind im Folgenden aufgeführt:

Importieren Sie die Bewegungen des Kontos Kasse in die Buchhaltungsdatei
Dieser Vorgang ist nur vorgesehen, wenn die Kasse in einer von der Buchhaltung getrennten Datei geführt wird.
Überprüfen Sie nach dem Import, ob der Saldo des Kontos Kasse in der Hauptdatei der Buchhaltung mit dem Saldo der Datei der Kasse übereinstimmt. Diese Überprüfung kann auch mit der im vorigen Abschnitt beschriebenen Funktion CheckBalance durchgeführt werden.

Importieren Sie die Bewegungen der Lohnabrechnung in die Buchhaltungsdatei
Diese Operation ist nur vorgesehen, wenn die Lohnbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erledigt wird, die den Import der Buchungen in die Datei von Banana Buchhaltung+ vorsieht.
Der Import erfolgt über das Menü Aktionen > In Buchhaltung importieren > Buchungen mit Spaltenüberschrift importieren.
Denken Sie daran, die Buchung des Anteils des 13. Monatslohns für Dezember einzufügen, wenn dieser nicht von der Lohnsoftware erstellt wird.

Berichtigung des Kontos Delkredere
Unternehmen, die nach dem Kassenprinzip buchen, müssen das Delkredere-Konto berichtigen, wenn sie mutmassliche Verluste erwarten.

Abschreibungen
Am 31.12. müssen Sie die Abschreibung von Mobilien und Immobilien verbuchen und eine eventuelle vorzeitige Abschreibung für schnell veraltende Anlagen beurteilen.
Sie können unser Applikation Anlagebuchhaltung verwenden, womit Sie Abschreibungsbuchungen automatisch erstellen und sie in die Buchhaltungsdatei übernehmen.

Ausgleich der Lagerbestände
Die Applikation Lagerverwaltung ermöglicht es Ihnen, über Reports mit genauen Stückzahlen und Werten zu verfügen und so Ihre Warenbestandberichtigung einfacher bestimmen zu können.

Ermitteln Sie offene Kunden- und Lieferantenrechnungen per 31.12.
Um das Verfahren zu vereinfachen, können Sie die Werte per 31.12. mit der Funktion der offenen Rechnungen pro Kunde und der offenen Rechnungen pro Lieferant auf einfache Art erhalten.

Eigenkonsum
Sofern das Unternehmen über Firmenfahrzeuge verfügt,  die auch privat benutzt werden, ist der Eigenverbrauch mit dem entsprechenden MWST/USt-Code zu registrieren.

Abschluss und Mehrwertsteuerabrechnung
Bevor Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnung einreichen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Kontrollen:

• Verwenden Sie den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren. Im Falle von Fehlern und Differenzen finden Sie Meldungen im Informationsfenster unten im Abschnitt Meldungen.
• Überprüfen Sie, dass in der Spalte Saldo der Tabelle Buchungen keine Unterschiede bestehen.
• Prüfen Sie, ob die Kontostände mit den von der Bank übermittelten Angaben übereinstimmen.
• Prüfen Sie, ob das automatische MWST-Konto nach der Stornierung des Saldos auf dem Konto für die geschuldete MWST (an die ESTV zu zahlende MWST) Null beträgt. Auf dem Konto für die geschuldete Mehrwertsteuer muss der zu zahlende Betrag oder der zu erhaltende Betrag resultieren.
• Bevor Sie die letzte MWST-Abrechnung einreichen, sehen Sie sich die MWST-Abrechnungsformulare der vorherigen Quartale noch einmal an, um zu prüfen, ob die an die ESTV gezahlten Beträge noch mit den eingereichten Beträgen übereinstimmen.
• Mit dem Befehl MWST-Zusammenfassung können Sie die verschiedenen Berichte anzeigen und einen PDF-Ausdruck zur Archivierung der Daten erstellen. Dies ist im Falle von Steuerprüfungen von Nutzen.

Anpassung des Kontos für die Quellensteuer
Nach der Berechnung und Erfassung der Löhne vom Dezember, erfassen Sie auf der Grundlage der an das kantonale Steueramt, Division Quellensteuer übermittelten Abrechnung die Berichtigung.

Rückzahlungen für leitende Angestellte
Falls vorgesehen, ist der von den Steuerbehörden vorgesehene Betrag als pauschale Erstattung in das Dezembergehalt einzubeziehen.

Anpassung des Privatkontos
Prüfen Sie den Saldo des Privatkontos. Bei einem Soll-/Haben-Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem/den Eigentümer(n) (oder ihnen nahestehenden Personen) sind die Zinserträge bzw. -aufwände gemäss den Bedingungen des Darlehensvertrags bzw. gemäss den geltenden Steuerrichtlinien zu erfassen.

Anpassung der Steuerkonten
Prüfen Sie, ob sich die im Laufe des Jahres bezahlten Anzahlungen auf das aktuelle Jahr beziehen. Steuerzahlungen, die sich auf frühere Jahre beziehen, sind am Ende der entsprechenden Rückstellungen zu erfassen, die im Konto "Direkte Steuern" (Vermögenskonto) resultieren. Reicht der Saldo der Rückstellungen nicht aus oder ist er übermässig, ist die Differenz als ausserordentlicher Aufwand/Ertrag oder bezogen auf Vorperioden zu verbuchen.

Anpassung der AHV/IV/EO/ALV-Beiträge

• Im Laufe des Jahres werden im Konto "AHV-Beiträge" in der Regel die an die kantonale AHV-Ausgleichskasse geleisteten Anzahlungen (Soll) und die von den Löhnen der Angestellten einbehaltenen Beträge (Haben) verbucht.
• Wenn im Laufe des Jahres die an die Arbeitnehmern ausbezahlten Familienzulagen auf ein dafür vorgesehenes Konto verbucht wurden, z.B. auf dem Konto "Beiträge Familienzulagen", kann der Saldo dieses Kontos auf das Konto "AHV/ALV-Beiträge" übertragen werden, um die Konten mit der AHV-Schlussrechnung abzugleichen und die entsprechende Abrechnung zu verbuchen.

Anpassung der Sozialversicherungen (UVG, UVGZ, KTG und berufliche Vorsorge (BVG)
Durch Erfassung der letzten Löhne vom Dezember und der Auszahlung des 13. Monatslohn müssen Sie die Liste der Löhne mit Angabe aller Bruttolöhne ausdrucken. Der AHV-Gesamtbruttobetrag muss den Personalversicherungen gemeldet werden, die dann allfällige Anpassungen vornehmen.

Wie in der doppelten Buchhaltung sind auch in der Buchhaltung mit Fremdwährungen am Ende des Geschäftsjahres und vor dem Übergang zum neuen Jahr einige buchhalterische Abschlussarbeiten zu erledigen. Dabei handelt es sich um Anpassungsbuchungen, Wertberichtigungen und Ausgleich der Personalbeiträge.

Auf der Seite Abschluss der Buchhaltung (Doppelte Buchhaltung)  sind die Abschlussarbeiten sowohl für buchhalterische als auch für steuerliche Aspekte aufgeführt.

Die Abschlussbuchungen im Zusammenhang mit Wechselkursdifferenzen werden nachstehend erklärt.

Wechselkurse zum Jahresende und nicht realisierte Gewinne und Verluste

Um die Bilanz zu erhalten, müssen Konten in Fremdwährungen zum aktuellen oder historischen Wechselkurs in die Basiswährung umgerechnet werden. Wechselkursschwankungen führen zu nicht realisierten Wechselkursgewinnen oder Wechselkursverlusten, die mit Hilfe des Befehls aus Menü Aktionen zu buchen sind:

• Buchungen Wechselkurs-Differenzen erstellen...
  • Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen zur Festlegung der Wechselkurse und zur Berechnung nicht realisierter Gewinne und Verluste.
  • Wichtig: Die Schlusswechselkurs sind in der Wechselkurstabelle auf der Zeilen ohne Datum einzugeben. Diese Wechselkurse werden als Eröffnungswechselkurse für das neue Jahr verwendet. Wenn Sie dies nicht tun, kommt es zu Differenzen in den Eröffnungsbilanzen des neuen Jahres.
  • Wenn es in der Tabelle Wechselkurse Zeilen mit Datum gibt (Wechselkursarchiv), ist es ratsam, die Option Wechselkurs aus Wechselkursarchiv verwenden (Zeilen Wechselkurs mit Datum) beim Abschluss der Buchhaltung  zum Berechnen von Wechselkursdifferenzen nicht auszuwählen, damit das Programm den aktualisierten Wechselkurs als Abschlusskurs nimmt, der am Anfang der Tabelle Wechselkurse steht, in den Zeilen ohne Datum (Spalte Wechselkurs)

Nach der Verbuchung der Wechselkursdifferenzen werden die Salden in Basiswährung entsprechend dem in der Wechselkurstabelle eingetragenen Schlusswechselkurs aktualisiert. Im Kontenplan sind die Salden in der Spalte 'Saldo' mit denen in der Spalte 'Berechneter Saldo' identisch.

Buchhaltungsdatei dem Treuhänder für den Abschluss übermitteln

Wenn die Abschlussarbeiten von Ihrem Treuhänder durchgeführt werden, senden Sie einfach die mit Banana Buchhaltung+ erstellte Buchhaltungsdatei per E-Mail oder speichern Sie die Daten auf einem USB-Speicherstick.

• Wenn Ihr Treuhänder über die Banana Buchhaltungssoftware verfügt, senden Sie ihm einfach die .ac2-Datei von Banana Buchhaltung per E-Mail oder mittels USB-Stick. Sie können Ihre Datei sowie die digitalen Dokumente auch in einem gemeinsamen Ordner mit Ihrem Treuhänder auf Dropbox speichern. Somit müssen Sie keine schweren Papierunterlagen mehr zum Treuhänder mitbringen. Ausserdem kann der Treuhänder schnell arbeiten, ohne die Papierunterlagen durchsehen zu müssen.
• Sollte Ihr Treuhänder nicht über die Banana Buchhaltungssoftware verfügen, können Sie aus Menü Datei > PDF-Dossier erstellen eine PDF-Datei Ihrer Buchhaltungsdaten erstellen und die Dokumentation per E-Mail senden.
  Der Treuhänder wird Sie auf alle noch anfallenden Anpassungen und Ergänzungen hinweisen, um das Buchhaltungsjahr ordnungsgemäss abzuschliessen.
  Alternativ kann der Treuhänder Ihre Buchhaltungsdatei mit der kostenlosen Version (Free-Plan) von Banana Buchhaltung+ öffnen, indem er das Programm von unserer Download-Seite herunterlädt. Obwohl er keine Einträge hinzufügen oder Änderungen anbringen kann, kann er dennoch alle Daten ersehen, was sogar besser ist als die Überprüfung der Daten auf PDF-Dokumenten vorzunehmen.

Buchhaltung sperren

Nachdem Sie die Abschluss- und Prüfbuchungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen, die Buchungen zu sperren.

• Aktionen > Buchungen sperren
  Die Buchungszeilen werden nummeriert und mit einem Blockchain-Code versehen, der ihre Sicherheit garantiert.

Ausdrucke zum Jahresende

Informationen zum Ausdrucken der Jahresabschlüsse finden Sie unter den folgenden Links:

• Kontoauszüge (Ledger)
• Buchungsjournal
• Formatierte Bilanz nach Gruppen
  • Sehen Sie sich das Video-Tutorial an, das Ihnen zeigt, wie Sie die formatierte Budget nach Gruppen erstellen und ausdrucken.
• Buchhalterischer Bericht
• MWST/USt-Zusammenfassung
• PDF-Ausdrucke am Jahresende

PDF- Dossier

Mit dem Befehl PDF-Dossier erstellen können Sie alle Dokumente der gesamten Buchhaltungsperiode (Kontoauszüge, Journal, MWST-Abrechnung, Monats-, Quartals- und Jahresberichte, usw.) in einer einzigen PDF-Datei haben.

Sie können die Buchhaltungsdaten archivieren, indem Sie die Buchhaltungsdatei und die Ausdrucke im PDF-Format speichern. Erstellen Sie bei Bedarf Sicherungskopien auf einem externen Datenträger.

Dokumentation für die Revision

Auf der Seite Vorbereitung der Dokumentation für die Revisionsstelle haben wir eine Reihe von Hinweisen und Vorschlägen zu den Unterlagen veröffentlicht, die dem Rechnungsprüfer vorgelegt werden müssen. Eine umfassende Dokumentation ist eine gute Grundlage, um die Arbeit des Rechnungsprüfers effizienter und schneller zu gestalten.

Gewinn-/Verlustverteilung

In Banana Buchhaltung erfolgt die Gewinn- oder Verlustverteilung automatisch zu Beginn des neuen Jahres. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Neues Jahr erstellen.

Anpassungen nach dem Abschluss

Normalerweise sollten nach dem Abschluss keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Manchmal kann es jedoch erforderlich sein, in der Buchhaltung Änderungen vorzunehmen, wie in den folgenden Fällen: 

• Nicht berechnete Wechselkursdifferenzen beim Abschluss
• Nicht erfasste, fehlende Transaktionen
• Fehler in den Transaktionen

In solchen Fällen ist es ratsam, wie folgt vorzugehen:

• Wenn Sie die Daten bereits an die Behörde übermittelt haben oder wenn die Konten bereits geprüft und der Jahresabschluss den Mitgliedern oder den Aktionären endgültig vorgelegt wurde, sollten keine Änderungen an die Buchhaltung vorgenommen werden, da jegliche Änderungen als Fälschungen angesehen werden könnten, mit möglichen strafrechtlichen Folgen.
  • Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen im Folgejahr vor und beschreiben Sie das Problem klar in einem Dokument, das Sie den Berichtigungsbuchungen beifügen. 
  • Befolgen Sie bei einer Buchhaltung mit Fremdwährungen betreffend der Problematik 'Nicht verbuchte Wechselkursdifferenzen' die Anweisungen unserer Webseite Differenzen in Anfangssaldi.
  • Natürlich kann je nach Situation zu steuerlichen Konsequenzen kommen, daher lassen Sie sich am besten von Ihrem Steuerberater beraten.
• Wenn der rechtliche Rahmen es zulässt, Änderungen an einem geschlossenen Jahr vorzunehmen:
  • Gehen Sie vorsichtig vor und beschränken Sie sich nur auf wirklich notwendige Änderungen. Falls Sie vergessen haben, die Wechselkursdifferenzen zu erfassen, folgen Sie bitte den Anweisungen auf der Webseite Buchungen Wechselkurs-Differenzen erstellen.
  • Überprüfen Sie die Buchhaltung und führen Sie alle erforderlichen Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass die Änderungen keine Probleme verursachen.
  • Öffnen Sie nach den Änderungen die Datei des Folgejahrs und aktualisieren Sie die Anfangssalden mit dem Befehl Eröffnungssaldi aktualisieren.