Contabilità in partita doppia per Ente Terzo Settore con Rendiconto gestionale e Situazione patrimoniale

Questo modello presenta un piano dei conti più sintetico e con conti descrittivi, un'ottima soluzione anche per chi non ha conoscenze contabili. L'elenco soci e i progetti sono gestiti con i Centri di costo, mentre la raccolta fondi e il 5 per mille sono stati impostati con i Segmenti. Per la creazione e la stampa dei rendiconti, in linea con le normative vigenti, si usa un’Estensione apposita, che funziona tramite la colonna Gr1 nella quale si inseriscono i codici per i rendiconti.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni per ETS vai alla pagina Bilanci e Contabilità per Associazioni ed Enti del Terzo Settore.

Crea il file per l'Associazione

• Crea un nuovo file, partendo da questo modello (Template ID  +11096), con uno dei metodi spiegati. 
• Con il comando File → Proprietà file imposta il nome dell'associazione, il periodo, e la moneta di base, mentre nella sezione Indirizzo indica l'indirizzo dell'Associazione e il Codice fiscale (numero fiscale).
• Con il comando File → Salva con nome, salvi il file. È utile indicare nel nome del file, il nome dell'associazione e l'anno. Per esempio "associazione-2022.ac2".

Guarda anche Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud

Registra i movimenti

Nella tabella Registrazioni puoi inserire i movimenti giornalieri, completando le seguenti colonne:

• Data, eventuale nr. di documento
• Descrizione
• Conto in dare e conto in avere
• Importo

Man mano che inserisci i movimenti, avrai tutti i conti aggiornati con i totali e nelle relative schede potrai trovare tutti i dettagli.

Consigli:

• Nella tabella Registrazioni, attiva la Colonna Saldo, che ti permette di vedere all'istante se e dove ci sono differenze contabili, e a partire da quale riga di registrazione.
• Ogni tanto, soprattutto dopo alcune modifiche effettuate, premi il pulsante Controlla e ricalcola la contabilità, che ti segnala eventuali errori o differenze, che ev. potrai risolvere con l'Aiuto contestuale.

Schede conto

Le Schede conto corrispondono ai mastrini e mostrano quindi i movimenti di ogni singolo conto. Riportano il Saldo iniziale, le variazioni dovute alle registrazioni e il risultante Saldo finale.

È molto utile soprattutto per controllare tutti i movimenti del conto Banca, in modo da verificare se i movimenti e il saldo finale corrispondono all'estretto conto bancario.

Collegamenti ad allegati digitali

Se lo desideri, per ogni registrazione contabile puoi collegare un documento digitale (in formato PDF), salvato sul tuo computer o su internet. Ti permette di aprire con un semplice click una ricevuta, una fattura o altro documento direttamente nel file della contabilità.
Per inserire i documenti digitali, devi aggiungere la colonna DocLink nella tabella Registrazioni (menu Dati > Disponi colonne).

Registra un costo o ricavo di un progetto

Se un costo o un ricavo si riferisce ad un progetto, devi registrare normalmente inserendo i dati nelle apposite colonne e per l'attribuzione al progetto devi visualizzare la colonna dei Centri di costo CC1 ("Progetto"), cliccando sulla vista centri di costo. Se registri un'entrata di un progetto, devi mettere il segno "-" davanti al CC1 (Es. -PR01).

Registra le donazioni dai soci

Quando registri delle donazioni da parte di soci devi usare i Centri di costo CC3 ("Donatore"), in modo da assegnare la donazione ad un determinato socio o persona che hai nei tuoi indirizzi. Devi mettere il CC3 positivo (Es. S001).

Registra la raccolta fondi

Per registrare dei movimenti che fanno riferimento alla Raccolta fondi devi registrare usando il segmento di livello 2 (::). Nella colonna (Dare o Avere) dove c'è la voce di Costo o Ricavo devi far seguire il segmento della raccolta fondi.

Registra il 5 per mille

Per registrare i movimenti che si riferiscono alla raccolta del cinque per mille devi utilizzare il segmento di livello 1 (:). Nella colonna (Dare o Avere) dove c'è la voce di Costo o Ricavo devi far seguire il segmento della raccolta del cinque per mille.

Inserisci gli importi di preventivo

Banana Contabilità Plus offre la possibilità di creare il tuo semplice preventivo o budget annuale, ti basta solo inserire gli importi previsionali nella colonna Preventivo della tabella Conti.

Per fare ciò, vai nella tabella Conti e spostati sulla vista “Preventivo”. Di seguito, nella colonna "Preventivo EUR" inserisci direttamente gli importi annuali che prevedi per ogni voce di conto. Nella colonna "Diff.Preventivo EUR", mano mano che farai le registrazioni contabili dell'anno, vedrai istantaneamente la differenza tra il valore reale e il valore che hai inserito come previsione.

Personalizza la tabella Conti

Nella tabella Conti trovi già predisposto il piano contabile con i conti e le classificazioni necessarie per gestire la contabilità di un'Associazione. Se lo ritieni opportuno puoi eliminare, inserire dei conti, cambiarne la descrizione. Maggiori dettagli su come impostare il piano contabile sono presente nella lezione online Il piano conti.

Nella colonna Gr1 è indicato il numero di raggruppamento dello Stato patrimoniale o del Rendiconto gestionale secondo la nuova riforma. Questo raggruppamento serve all’estensione di Banana per presentare il rendiconto specifico.

Mano mano che registrerai i movimenti come spiegato in precedenza, avrai subito sott'occhio i saldi aggiornati dei vari conti o delle varie categorie e confrontarli con i valori di preventivo che avevi inserito.

Aggiungere nuovi conti

Quando si aggiunge un conto dell'Attivo o del Passivo si deve inserire sia il codice Somma In appropriato al raggruppamento dei conti (il codice Somma In può essere scelto/modificato come si vuole) sia il Gr1 relativo al rendiconto. Per sapere a quale Gr1 corrisponde un determinato conto, consulta la tabella con i codici per i conti dello Stato patrimoniale.

Se invece devi inserire un conto di Ricavo o Costo, per sapere i Gr1 corrispondenti, consulta la tabella con i codici per il Rendiconto gestionale.

Inserisci i saldi iniziali

Nella colonna Apertura inserisci i saldi iniziali degli Attivi e dei Passivi. I saldi passivi si inseriscono con il segno meno davanti.

Inserisci i saldi dell'anno precedente

Se stai creando una nuova contabilità e vuoi che nei rendiconti da stampare appaiono gli importi dell'anno precedente, devi inserire i valori nella colonna apposita. Vai nella vista Precedente e nella colonna Precedente inserisci i valori.

Imposta i dati dei Soci

Nella tabella Conti alla fine del piano contabile, dove sono presenti i conti patrimoniali, potrai inserire l'elenco dei soci che dovrai creare con il centro di costo CC3 (;).

Per ogni socio devi inserire il conto preceduto da un punto e virgola, e completare con la descrizione e il codice Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Nella vista Indirizzo della tabella Conti inserisci gli indirizzi e i dati anagrafici dei soci.

Conti per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti avviene tramite dei centri di costo che si trovano nella tabella Conti. Per ogni progetto imposta il conto, preceduto dal punto (CC1); inserisci la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Conti per la raccolta fondi

Nella tabella Conti, utilizzando il segmento di livello 2 (::) potrai impostare i vari conti per la raccolta fondi; per ogni raccolta fondi avrai bisogno di un conto. Inserisci in seguito la descrizione e la Somma in (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Esempio
"::RF01" per la Raccolta fondi 1
"::RF02" per la Raccolta fondi 2
 

Conti per la gestione del 5 per mille

Per la gestione del cinque per mille trovi l'impostazione con il segmento di livello 1 (:). Ogni conto deve essere preceduto dal segmento di livello 1; inserisci la descrizione del 5 per mille e il valore Somma In (uguale al Gruppo di totalizzazione).

Se la raccolta del 5 per mille si riferisce anche all'anno precedente devi impostare due conti di segmenti: uno fa riferimento all'anno precedente; l'altro all'anno in corso.

Esempio:
":5XAP" 5 per mille anno precedente
":5XAC" 5 per mille anno in corso

Crea i rendiconti

Per ottenere i rendiconti per la tua associazione devi andare nel menu Estensioni e selezionare Rendiconti 2021 Enti Terzo Settore (ETS) Italia.

Nel caso in cui nel menu Estensioni non apparisse Rendiconti 2021 Enti Terzo Settore (ETS) Italia, puoi scaricarla andando in Gestisci Estensioni, inserendo come Nazione Italia e continua selezionando Rendiconti 2021 Enti Terzo Settore (ETS) Italia, clicca sul bottone Installa.

L’estensione ti permette di eseguire i seguenti rendiconti:

1. Rendiconto gestionale (solo con il piano Advanced)
2. Stato patrimoniale (dal piano Professional)
3. Rendiconto di cassa (dal piano Professional)
4. Report 5 per mille (dal piano Professional)
5. Report Raccolta fondi (dal piano Professional)
6. Attestato di donazione (dal piano Professional)

Selezionando un qualsiasi rendiconto dall'estensione, apparirà una finestra specifica dei Parametri. In basso a destra c'è il bottone Aiuto, che porta alla pagina di documentazione del rendiconto scelto. È molto utile in caso di problemi, se devi sapere i codici Gr1 corrispondenti ai vari conti, o se hai bisogno di dettagli.

Esempio di schermata dei Parametri:

Qui di seguito ti guideremo passo passo su come gestire la contabilità di un'Associazione e ottenere questi vari rendiconti:

• Rendiconto Gestionale
• Stato patrimoniale
• Report 5 per mille
• Report Raccolta fondi
• Attestato di donazione
• Report per progetto

Stampa il Rendiconto Gestionale

Una volta inseriti i movimenti non devi fare altro che spostarti sul menu Estensioni, usando l’estensione rendiconti 2021, seleziona "Rendiconto Gestionale". Avrai un Rendiconto completo e professionale in una sola pagina.

Stampa lo Stato patrimoniale

Vai sul menu Estensioni, usando l’estensione rendiconti 2021, seleziona "Stato patrimoniale". Avrai lo Stato patrimoniale completo e professionale.

Attenzione: se in basso allo Stato patrimoniale ti appare un messaggio d'errore in rosso, consulta la pagina Messaggio d'errore nello Stato patrimoniale per scoprire le cause e risolverlo.

Stampa il Report 5 per mille

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni e seleziona dai Rendiconti 2021 il "Report 5 per mille".

Stampa il Report raccolta fondi

Esegui il rendiconto dal menu Estensioni e seleziona dai Rendiconti 2021 il  "Report raccolta fondi".

Stampa l'Attestato di donazione

Esegui l'attestato dal menu Estensioni e seleziona dai Rendiconti 2021 l' "Attestato di donazione".

Stampa il Report per progetto

Il rendiconto del progetto si ottiene con la scheda del conto del centro di costo. In seguito potete crare il PDF della scheda conto cliccando sull'apposito tasto e stamparlo in seguito.

Creazione nuovo anno

Quando hai finito di inserire le registrazioni di un determinato anno contabile, devi creare un nuovo file per le registrazioni dell’anno successivo. Per fare ciò vai nel menu Azioni → Crea nuovo anno.