In questo articolo
Tanti software oggi si basano e lavorano esclusivamente sul Cloud. Questo significa che per utilizzarli occorre creare un proprio conto utente e inserire le proprie credenziali di accesso, senza necessità di installazioni locali. Significa anche però che tutto ciò che viene fatto sul Cloud, inclusi i dati e i documenti dell'utente sono salvati sui server di chi offre il servizio.
Banana Contabilità Plus lavora con il tuo Cloud
Banana Contabilità Plus non ha un Cloud proprio, ma ti permette di lavorare con il tuo! Il programma viene installato sul tuo computer e lavora localmente; una scelta forse un po' contro-corrente, ma riteniamo che i dati contabili siano particolarmente sensibili. La nostra azienda non ha alcun accesso ai dati degli utenti.
Salva i dati dove vuoi
I tuoi dati e i tuoi file contabili appartengono esclusivamente a te. In Banana Contabilità, di solito ogni anno contabile costituisce un file a sé, in formato .ac2.
Con Banana Contabilità Plus puoi scegliere liberamente dove salvare i tuoi dati: localmente, su dispositivi esterni, su sistemi Cloud come Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, per condividerli con altri.
In Banana Contabilità il salvataggio dei tuoi file sul Cloud è quindi una possibilità tra le tante, una libera scelta.
Salva i tuoi file Banana sul Cloud
Banana Contabilità Plus ti permette di salvare i tuoi file anche in Cloud usando qualsiasi sistema di gestione dei dati. Totale libertà di scelta, senza alcun costo supplementare.
- Puoi scegliere il servizio Cloud che preferisci:
- Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive o qualsiasi altro servizio pubblico.
- Il tuo Cloud privato.
- Se hai già un servizio Cloud attivo non avrai oneri supplementari.
- I dati della tua contabilità saranno sempre accessibili.
- Anche se il tuo abbonamento a Banana Contabilità Plus dovesse scadere, i tuoi dati rimangono sempre in tuo possesso e accessibili.
- Con il piano Free di Banana Contabilità Plus puoi sempre leggere i contenuti dei file.
- Puoi tenere delle copie su qualsiasi supporto, così da soddisfare i requisiti di legge di tenuta e archiviazione dei dati contabili.
- Puoi archiviare e condividere qualsiasi tipo di file:
- I file della contabilità
- I file dei giustificativi o altri documenti che colleghi alle righe di registrazione.
- Altri file di Excel, Word, lettere, foto o altro, che sono relativi alla contabilità.
- Puoi condividere i dati con altri
- Usa le funzionalità di condivisione del tuo Cloud provider.
- Puoi avere più persone che accedono ai dati.
- Puoi attribuire dei permessi, solo lettura oppure scrittura.
- I dati possono essere accessibili direttamente dal web.
- Puoi tenere la contabilità anche se non hai una connessione attiva su internet.
La limitazione che hai con Banana è che solo una persona alla volta può modificare lo stesso file di contabilità. Se più persone salvano le modifiche vi è un conflitto che può risultare in perdita di dati. È dunque una soluzione ideale per piccoli teams.
Imposta il servizio di gestione dati in Cloud
Per impostare il servizio Cloud devi seguire le istruzioni fornite dal tuo provider. Di regola il procedimento è il seguente:
- Crea l'account presso il servizio Cloud.
- Installa sul tuo computer il programma per l'accesso ai dati Cloud.
- Ti verranno chiesti i dati per accedere al tuo conto Cloud.
- Questo programma creerà una cartella locale.
- In questa cartella il programma sincronizzerà i dati con il sistema Cloud.
- Quando fai delle modifiche localmente queste saranno replicate in automatico sul Cloud o su altri apparecchi con cui ti sei collegato.
- Se non hai un collegamento Cloud puoi comunque lavorare sui tuoi file. Quando ti ricolleghi, il programma risincronizzerà i file.
- Il sistema Cloud ti permette di specificare quali cartelle e file sincronizzare in automatico.
- Puoi accedere ai file sia dal tuo computer e sia da dispositivi mobili.
- Installa il software Banana Contabilità Plus sul tuo computer.
- Nella cartella locale del servizio Cloud:
- Crea la cartella per la tua ditta o per la contabilità.
- Quando crei un nuovo file di contabilità salvalo sotto la cartella che hai creato.
- Crea delle sotto cartelle per organizzare al meglio i dati della contabilità.
- I tuoi dati saranno così automaticamente sincronizzati in Cloud.
- Puoi creare altre cartelle per altre ditte o organizzazioni.
- Crea la cartella per la tua ditta o per la contabilità.
Condividi la cartella dati con altri
Tutti i sistemi Cloud offrono la possibilità di condividere i dati con altri, funzione che può essere utile per una piccola ditta o un'associazione. Per condividere i dati con altri la procedura è la seguente:
- Crea un account con il servizio Cloud usato (di regola è gratuito).
- Vai sulla cartella da condividere.
- Con la funzionalità di condivisione indicha l'email dell'utilizzatore a cui deve essere concesso l'accesso.
- Puoi condividere con il numero di persone che desideri.
- Puoi attribuire dei permessi di accesso (solo lettura, scrittura).
- In automatico verranno anche condivise tutte le sotto cartelle.
- Con la funzionalità di condivisione indicha l'email dell'utilizzatore a cui deve essere concesso l'accesso.
- L'utilizzatore può accedere ai dati:
- Tramite l'interfaccia web
- Installando sul suo computer il client di sincronizzazione dei dati
- I dati saranno sincronizzati fra i diversi utenti.
- Attenzione: non modificare contemporaneamente un file.
Gestisci più ditte e condividi i dati con i clienti
Se gestisci più ditte è meglio organizzare le cartelle per facilitare la condivisione con altri. Qui ti proponiamo una possibile organizzazione dei dati, puoi ovviamente scegliere la struttura che ritieni più adatta.
- Nella cartella locale del tuo sistema Cloud crea delle cartelle separate per ciascuno dei tuoi clienti.
- Per ogni cliente crea poi due sotto-cartelle :
- Internal
Dove salvare i dati che non vuoi condividere. - Shared-[NomeDitta]
- Salva qua i file che vuoi condividere con il tuo cliente.
- Indica anche il nome della ditta, perché così il tuo cliente vedrà questo nome.
- Internal
- Condividi la cartella Shared con il tuo cliente, usando il sistema che ti mette a disposizione il servizio Cloud.
Uso del Cloud da parte dei commercialisti
Se sei un commercialista e collabori con il tuo cliente per la tenuta della contabilità, i sistemi Cloud possono aiutarti a rendere il processo molto semplice.
Hai generalmente due possibilità:
- Il cliente usa un proprio servizio Cloud e poi condivide i dati con te.
- Tu hai un sistema Cloud sul quale salvi i dati dei clienti e condividi la cartella con il cliente.
Importante: servizio di backup dei dati
Lavorare con un sistema di sincronizzazione dei dati, è come lavorare con un sistema di rete. Quando un utente cancella un file o una cartella dal suo computer locale, in automatico il file o la cartella viene cancellato anche dal Cloud. Allo stesso modo se qualcuno sovrascrive i dati, quelli precedenti sono perduti.
È quindi importante che tu disponga di un servizio di backup:
- Verifica per quanto tempo il tuo fornitore Cloud tiene delle copie dei tuoi dati cancellati. La durata può variare in base al piano che scegli.
- Il sistema ti può essere utile anche per premunirti anche da difetti hardware o attacchi ransomware.
- Può essere utile avere un sistema di backup locale, che salva i tuoi dati anche su disco.
- È preferibile un sistema che impedisca la cancellazione di dati, con dei semplici comandi.