In questo articolo
Molti software oggi funzionano esclusivamente in Cloud. Richiedono la creazione di un account e l’accesso tramite credenziali, senza installazioni locali. In questi casi, tutti i dati sono salvati sui server del fornitore del servizio.
Con Banana Contabilità Plus il principio è diverso. Il software rimane sempre salvato localmente sul proprio computer, mentre i file contabili possono essere salvati su cloud, offrendo diversi vantaggi:
- I vantaggi del Cloud per gli utenti Banana privati
- I vantaggi del Cloud per ditte o associazioni che usano Banana
- I vantaggi del Cloud per fiduciari e commercialisti
Banana Contabilità Plus lavora con il tuo Cloud
Banana Contabilità Plus non dispone di un proprio Cloud, ma ti permette di lavorare con il servizio Cloud che preferisci.
Crediamo che la scelta di dove salvare i tuoi dati contabili, particolarmente sensibili, debba essere solo tua. I dati sono di tua esclusiva proprietà e la nostra azienda non vi ha alcun accesso. Ogni anno contabile costituisce normalmente un file separato in formato .ac2.
Puoi decidere liberamente dove salvarlo:
- sul tuo computer
- su un dispositivo esterno
- su una rete locale
- su un sistema Cloud.
Il salvataggio in Cloud è una possibilità, non un obbligo. Anche con un abbonamento scaduto puoi sempre accedere ai tuoi dati. Con il piano Free di Banana Contabilità Plus è sempre possibile leggere il contenuto dei file.
I vantaggi del cloud per diversi tipi di utenti
Utilizzando un servizio Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud o altri) puoi:
- accedere ai file da più dispositivi
- sincronizzare automaticamente le modifiche
- condividere i dati con collaboratori o consulenti
- lavorare anche offline e sincronizzare successivamente.
Salvare i file contabili e i giustificativi digitali sul Cloud permette di:
- accedere ai dati da casa, ufficio o dispositivi mobili
- scansionare subito scontrini e ricevute con il telefono
- salvare direttamente i documenti nella cartella sincronizzata
- collegare facilmente i PDF alle registrazioni contabili.
È una soluzione pratica per mantenere ordine e ridurre il rischio di perdere documenti.
Oltre ai vantaggi sopra indicati, le ditte possono:
- condividere la cartella della contabilità con collaboratori
- attribuire permessi di sola lettura o modifica
- centralizzare file contabili e giustificativi.
È importante ricordare che solo una persona alla volta può modificare lo stesso file di contabilità.
Per fiduciari e commercialisti
I sistemi Cloud facilitano la collaborazione con i clienti.
Sono possibili due modalità:
- Il cliente utilizza il proprio Cloud e condivide la cartella con il fiduciario.
- Il fiduciario utilizza un proprio Cloud e condivide la cartella con il cliente.
Questa modalità semplifica lo scambio dei dati e riduce l’invio di file via email.
Come impostare un sistema Cloud
Per utilizzare un servizio Cloud è necessario:
- Creare un account presso il provider scelto.
- Installare sul computer il programma di sincronizzazione.
- Utilizzare la cartella locale creata dal servizio.
Le modifiche effettuate nella cartella locale vengono sincronizzate automaticamente con il Cloud e con gli altri dispositivi collegati.
All’interno della cartella sincronizzata:
- crea una cartella per la tua ditta
- organizza sottocartelle per anno
- salva il file .ac2 nella cartella corretta
- crea eventuali sottocartelle per i documenti.
La struttura consigliata è la stessa indicata nella pagina dedicata all’organizzazione delle cartelle.
Condivisione e permessi
I servizi Cloud permettono di condividere cartelle con altri utenti.
È possibile:
- concedere accesso in sola lettura
- concedere accesso in modifica
- condividere automaticamente tutte le sottocartelle
Attenzione:
- due persone non possono modificare contemporaneamente lo stesso file
- se un file viene cancellato dalla cartella sincronizzata, viene eliminato anche sugli altri dispositivi.
Organizzare più ditte
Se gestisci più aziende o clienti, puoi creare nella cartella Cloud:
- una cartella separata per ciascuna ditta
- eventuali sottocartelle “Internal” per dati non condivisi
- sottocartelle “Shared-[NomeDitta]” per i file da condividere
Questo facilita la gestione e la condivisione selettiva dei dati.
Importanza del backup
Un sistema di sincronizzazione non sostituisce un backup.
Se un file viene cancellato o sovrascritto, la modifica viene replicata su tutti i dispositivi sincronizzati.
È quindi fondamentale:
- thverificare per quanto tempo il provider conserva le versioni precedenti
- disporre di un sistema di backup aggiuntivo (locale o esterno)
- proteggersi da guasti hardware o attacchi informatici
In sintesi
Con Banana Contabilità Plus:
- scegli liberamente dove salvare i tuoi dati
- puoi utilizzare qualsiasi servizio Cloud
- mantieni sempre la proprietà e il controllo dei file
- puoi collaborare facilmente con altri
- resti indipendente dal fornitore del software.
Il Cloud è uno strumento utile, ma la gestione dei dati resta sempre sotto la tua responsabilità e il tuo controllo.