In questo articolo
La funzione di collegare un documento digitale, salvato sul tuo computer o su internet, ad una riga di registrazione, ti permette di aprire con un semplice click una ricevuta, una fattura o altro documento direttamente nel file della contabilità. I tuoi documenti saranno sempre a tua disposizione e potrai dire addio alla carta, passando ad una tenuta contabile completamente digitale.
Vedi anche Organizza al meglio i tuoi file contabili in locale, su rete o Cloud.
- La funzione di collegare un documento digitale ad una riga è disponibile in tutte le tabelle, anche per la tabella Conti, Articoli e altro.
- Dall'anteprima di stampa, con l'Esportazione in PDF, il programma ti permette di includere anche i file dei documenti digitali in PDF collegati. In fase di revisione, il revisore potrà aprire, nel file della contabilità, anche il documento allegato (fattura, ricevuta, altro documento in PDF).
Nomi e percorsi dei file
Quando inserisci un percorso a un file questo può essere di due tipi:
- Percorso assoluto
- Un nome di file con percorso assoluto o più semplicemente "nome file assoluto", specifica il percorso completo per accedere a un file, includendo l'unità disco, le cartelle e il nome del file stesso.
- Descrivono esattamente dove si trova il file nel sistema di file.
- Esempi di nomi file assoluti:
- "C:/Documenti/Immagini/Foto.jpg"
- "/Documenti/Immagini/Foto.jpg"
- Se la cartella della contabilità viene spostata su un altro computer con un percorso diverso, il file non verrà trovato.
- Percorso relativo alla cartella del file della contabilità (Consigliato)
- Per percorso relativo o più semplicemente "nome file relativo" si intendono i nomi dei file che non sono assoluti, quindi NON iniziano con un "/".
- Per collegamenti con percorsi relativi si intendono relativi alla cartella dove si trova il file della contabilità.
- I collegamenti rimangono validi anche se le cartelle vengono spostate o sincronizzate su altri computer che hanno posizioni diverse, purché il file rimanga nella medesima posizione relativamente al file della contabilità.
- Non include dettagli dell'unità disco o delle cartelle principali. Il nome inizia senza una barra.
- Se il file è nella stessa cartella risulterà solo il nome del file "fattura.pdf"
- Se il file è nella sottocartella "allegati" sarà "allegati/fattura.pdf".
- Se il file è nella cartella superiore sarà "../fattura.pdf".
- Il simbolo "../" significa cartella superiore.
- "../allegati/fattura.pdf" significa che il file è nella sottocartella "allegati" della cartella superiore.
- "../../allegati/fattura.pdf" significa che il file è nella sottocartella "allegati" della cartella di due livelli superiore.
Errore File non trovato
Se il programma segnala che non trova il file il motivo può essere uno dei seguenti:
- Il file è stato cancellato o spostato.
- Sono stati copiati o sincronizzati i file su un altro computer e il nome del percorso al file è assoluto.
- Il file della contabilità è stato spostato e i nomi dei file contengono dei file relativi.
- Il nome del file contiene dei caratteri non validi su altri sistemi operativi:
- Il programma usa il carattere "/" come separatore di percorso, ma accetta anche il "\".
- Non devono contenere caratteri tipo "*" che non possono essere usati nel nome dei file.
- Bisogna fare attenzione anche a non usare caratteri tipo "*&%" , validi su MAC o Linux, ma non per Windows.
Colonna Links
Le colonne DocLink (nella tabella Registrazioni) e Links (in tutte le altre tabelle) permettono di inserire dei collegamenti a un file PDF esterno (normalmente la scansione di una ricevuta o di una fattura).
- La colonna Links normalmente non è visibile.
Per renderla visibile usa il comando Disponi colonne. - Una volta visualizzata la colonna Links puoi aggiungere il collegamento al documento digitale; inoltre puoi modificare il nome del file direttamente nella cella dove è stato inserito il link, senza dover modificare il file nella cartella dove si trova.
- È meglio utilizzare nomi di file relativi alla cartella della contabilità (vedi paragrafo precedente Nomi e percorsi file).
- Nella cella Links puoi inserire diversi tipi di contenuti:
- Il nome file relativo o assoluto.
- Un collegamento ad una pagina o un file internet, preceduto dall'indicazione "https://" o "http://".
- Un Url schema personalizzato.
- Un link a una risorsa contenuta nelle risorse del programma, per esempio ":/image.png".
- Un link a una risorsa contenuta nella tabella Documenti, per esempio ":documents:doc.pdf".
- Un testo che inizia con il punto esclamativo "!", per indicare nell'auto-completamento in quale percorso cercare i file (vedi paragrafo successivo Auto-completamento nella colonna Links).
- Un testo fra parentesi quadre [ ], che viene usato come ricerca per l'auto-completamento quando si è in modifica.
Utile quando si creano delle regole e si vuole indicare il testo per inserire il link e facilitare la ricerca.
- Per aprire il documento collegato, clicca sul menu Dati > Collegamenti > Apri collegamento, oppure clicca sull'icona che appare nell'angolo in alto a destra della cella contenente il link.
Inserire un collegamento ad un file
Il link al documento si può inserire in tre modi:
Comando Aggiungi Collegamento
- Vai sulla riga della tabella e clicca sul menu Dati > Collegamenti > Aggiungi collegamento.
- Seleziona il file del documento da collegare e clicca sul bottone Apri (il programma inserisce automaticamente il collegamento).
- Il programma inserisce il percorso al file digitale anche nella colonna Links, anche se questa non è visibile.
- Il percorso del file viene convertito in forma relativa al file della contabilità.
Icona Aggiungi Collegamento
- Nella tabella rendi visibile la colonna Links. Vedi: Disponi colonne
- Clicca sul piccolo riquadro in alto a destra della cella.
- Indica il percorso dove si trova il file scelto.
Inserire il nome del file direttamente nella cella
Il nome del file del documento digitale può essere inserito direttamente nella cella della colonna DocLink, senza dover selezionare il file nella cartella dove si trova.
Questa modalità ti permette di accelerare maggiormente il lavoro di inserimento.
- Vai in modifica nella cella con un doppio clic.
- Scrivi il nome del file o inseriscilo con il copia e incolla.
- La funzione di auto-completamento elenca i file dei documenti non ancora collegati.
- Per avere un elenco dei file disponibili, bisogna inserire almeno il nome di un file con il dialogo di scelta file.
Nota: Non è possibile inserire un link tramite il Drag&Drop (trascinamento).
Auto-completamento nella colonna Links
Quando sei in modifica nella colonna Links il programma ti propone un elenco di file, in base alle seguenti logiche:
- Vengono proposti solo i file la cui estensione è inclusa fra le estensioni sicure.
- Il nome del file contiene il testo inserito nell'editor.
- Se il testo contiene dei testi separati da uno spazio, tutte i testi devono apparire nel nome del file.
- Se il testo è incluso fra parentesi quadre [ ] viene usato solo il testo senza le parentesi.
- Se il file è già usato nella colonna, non viene riproposto.
Puoi iniziare con "*" per fare in modo che vengano proposti tutti i file, anche quelli già usati.
In questo modo si possono cercare file che sono già stati inclusi nell'elenco. - File che figurano nelle cartelle di ricerca.
- File contenuti nelle cartelle già usate.
Se si inserisce il file "allegati/fattura.pdf", proporrà i documenti che sono nella sottocartella "allegati". - File che contengono il testo che stai inserendo.
- La cartella non è stata esclusa con i comandi, indicati sotto.
- File che non oltrepassano il numero di file previsti dal limite Smartfill.
Nomi speciali per auto-completamento
Puoi modificare la logica di ricerca, inserendo dei nomi di file che iniziano con il punto esclamativo "!".
- !-**
Disabilità il completamento automatico e non propone nessun file.
Usare questo comando nel caso in cui, per dei motivi tecnici, l'accesso alle directory risulta lento. - !allegati
Cerca i file solo nella sottocartella indicata. - !+allegati
Il segno "+" cerca anche nella cartella indicata. - !-allegati
Il segno "-" esclude la cartella indicata. Ha precedenza sulle altre indicazioni.
Serve per escludere una cartella di un file usato o la cartella del file della contabilità. - Simboli speciali:
- !.
Il punto "." indica la cartella dove si trova il file della contabilità.
Per escludere la cartella del file della contabilità, inserire il testo "!-.". - !cartella1*
Il testo "*" alla fine del nome della cartella include anche tutte le sotto cartelle.
Se ci sono molte sottocartelle con tanti file la ricerca può risultare rallentata. - !*
Include la cartella dove si trova il file della contabilità e tutte le sotto cartelle. - !cartella1;cartella2
il punto e virgola ";" viene usato per inserire più cartelle. - !../cartella1
Il ".." fa riferimento alla cartella di livello superiore.
- !.
I testi per l'inclusione o esclusione cartelle per l'auto-completamento:
- Devono essere inseriti nella colonna dove si inserisce il link al documento.
- Possono essere inseriti in qualsiasi riga.
- Determinano la ricerca per tutte le celle, anche quelle che vengono prima.
Modificare il collegamento
Procedi come per l'inserimento di un collegamento.
Rinominare il nome del file e il collegamento
Usa il comando:
- Menu > Dati > Rinomina.
Il comando è attivo solo se all'interno della cella c'é un nome di file valido.
Il Rinomina è completamente diverso dal modificare il contenuto della cella, perché il programma rinomina:
- Il nome del file nella cartella in cui è salvato.
- Tutti i collegamenti a quel documento nel file della contabilità (solo nel caso in cui le celle non siano protette o bloccate).
In questo modo puoi modificare i nomi dei file senza dovere aprire il file manager.
La funzione Rinomina dal menu Dati è disponibile in Banana Contabilità Plus solo con il piano Advanced > passa ora al piano Advanced.
Aprire il collegamento
Ci sono due modi per aprire il collegamento:
- Posizionati sulla riga e clicca su Dati > Collegamenti > Apri collegamento.
- Oppure posizionati sulla cella della colonna Link e clicca sull'icona d'apertura.
Per motivi di sicurezza il programma apre solo i file con un'estensione sicura. Per maggiori informazioni vai alla pagina Opzioni programma > sezione Gestione File, dal menu Strumenti.
Cancellare il collegamento
Ci sono due modi per cancellare il collegamento:
- Posizionati sulla riga e clicca sul menu Dati > Collegamenti > Cancella collegamento.
- Cancella il contenuto della cella Link con il tasto cancella.
Esporta in PDF (Includi allegati)
Quando si esporta in PDF il programma offre la possibilità di includere anche i file allegati.
Si rimanda alla documentazione Esporta in PDF per quanto riguarda questa funzionalità e le limitazioni.