In questo articolo
La funzione di collegare un documento digitale, salvato sul tuo computer o su internet, ad una riga di registrazione, ti permette di aprire con un semplice click una ricevuta, una fattura o altro documento direttamente nel file della contabilità. I tuoi documenti saranno sempre a portata di click e potrai dire addio alla carta e passare ad una tenuta contabile completamente digitale.
Vedi anche Organizza al meglio i tuoi i file contabili in locale, su rete o cloud.
- La funzione di collegare un documento digitale ad una riga è disponibile in tutte le tabelle, anche per la tabella Conti, Articoli e altro.
- Dall'anteprima di stampa, con l'Esportazione in PDF, il programma ti permette di includere anche i file dei documenti digitali in PDF collegati. In fase di revisione, il revisore potrà aprire, nel file della contabilità, anche il documento allegato (fattura, ricevuta, altro documento in PDF).
Colonna Links
Le colonne DocLink (nella tabella Registrazioni) e Links (in tutte le altre tabelle) permettono di inserire dei collegamenti a un file PDF esterno (normalmente la scansione di una ricevuta o di una fattura).
- La colonna Links normalmente non è visibile.
Per renderla visibile usa il comando Disponi colonne. - Una volta visualizzata la colonna Links puoi aggiungere il collegamento al documento digitale; inoltre puoi modificare il nome del file direttamente nella cella dove è stato inserito il link, senza dover modificare il file nella cartella dove si trova.
- Il nome del file è relativo al file della contabilità.
- Se i documenti si trovano in una sottocartella, nella colonna Links, il nome del file deve essere preceduto dal nome della cartella.
- Se si copia il contenuto della cartella su un altro computer, i links rimangono validi, a meno che i file non si trovino nella cartella copiata o contengano dei caratteri tipo "*&%", non trasferibili su altri sistemi operativi.
- Nella cella Links puoi inserire manualmente anche un indirizzo internet. Il collegamento deve essere preceduto dall'indicazione "https://" o "http://".
- Per aprire il documento collegato, clicca sul menu Dati > Collegamenti > Apri collegamento, oppure clicca sull'icona che appare nell'angolo in alto a destra della cella contenente il link.
Inserire un collegamento ad un file
Il link al documento si può inserire in tre modi:
Comando Aggiungi Collegamento
- Vai sulla riga della tabella e clicca sul menu Dati > Collegamenti > Aggiungi collegamento.
- Seleziona il file del documento da collegare e clicca sul bottone Apri (il programma inserisce automaticamente il collegamento).
- Il programma inserisce il percorso al file digitale anche nella colonna Links, anche se questa non è visibile.
- Il nome del file è relativo al file della contabilità.
In questo modo, il collegamento sarà valido anche se sposti la cartella della contabilità o la usi in rete o su un altro computer tramite un sistema di sincronizzazione.- Se il file è nella stessa cartella risulterà solo il nome del file "fattura.pdf"
- Se il file è nella sottocartella "allegati" sarà "allegati/fattura.pdf".
Icona Aggiungi Collegamento
- Nella tabella rendi visibile la colonna Links. Vedi: Disponi colonne
- Clicca sul piccolo riquadro in alto a destra della cella.
- Indica il percorso dove si trova il file scelto.
Inserire il nome del file direttamente nella cella
Il nome del file del documento digitale può essere inserito direttamente nella cella della colonna DocLink, senza dover selezionare il file nella cartella dove si trova.
Questa modalità ti permette di accelerare maggiormente il lavoro di inserimento.
- Vai in modifica nella cella con un doppio clic.
- Scrivi il nome del file o inseriscilo con il copia e incolla.
- La funzione di auto-completamento elenca i file dei documenti non ancora collegati.
- Per avere un elenco dei file disponibili, bisogna inserire almeno il nome di un file con il dialogo di scelta file.
- Dei file contenuti nelle cartelle vengono mostrati solo i seguenti:
- File che figurano nelle cartelle di ricerca.
- File che non sono ancora stati inclusi come link in altre righe.
- Se il testo inizia con "*", il programma visualizza tutti i file, anche se sono già stati usati (se appartengono alla cartella della contabilità o a una sottocartella).
In questo modo si possono cercare file, che sono già stati inclusi nell'elenco. - File che contengono nel nome il testo che stai inserendo.
- File che hanno un'estensione considerata sicura.
- File che non oltrepassano il numero di file previsti dal limite Smartfill.
Impostazione cartelle di ricerca documenti
Quando inserisci un collegamento a un documento e questo si trova nella cartella della contabilità o in una sottocartella, la cartella del documento viene automaticamente inserita nelle cartelle di ricerca dei documenti. Nell'elenco proposto dall'auto-completamento sono presenti i file nella medesima cartella che non sono stati ancora usati.
Con dei comandi specifici, da inserire nella colonna Link, puoi indicare di cercare in altre cartelle o anche di escludere cartelle specifiche dalla ricerca.
I comandi sono dei nomi delle cartelle con punto esclamativo "!".
- !cartella1
Cerca i file solo nella sottocartella e non cerca nelle cartelle dei file già inclusi. - !+cartella1
Il segno "+" aggiunge la cartella alle cartelle dei file già usati o già specificati con l'includi. - !-cartella1
Il segno "-" esclude la cartella indicata dalla ricerca. Ha precedenza sulle altre indicazioni.
Serve per escludere una cartella di cui è stato usato un file, ma che non viene più usata per altri file. - Simboli speciali:
- !.
Il punto "." indica la cartella corrente dove si trova il file della contabilità.
Per escludere la cartella usare "!-.". - !cartella1*
"*" alla fine del nome della cartella significa includere anche tutte le sotto cartelle.
Se ci sono molte sottocartelle con tanti file, la ricerca può risultare rallentata. - !*
Include la cartella dove si trova il file della contabilità e tutte le sotto cartelle. - !cartella1;cartella2
il punto e virgola ";" viene usato per inserire più cartelle. - !../cartella1
Il ".." fa riferimento alla cartella di livello più alto.
- !.
I comandi di inclusione o esclusione cartelle:
- Devono essere inseriti nella colonna dove si inserisce il link al documento.
- Possono essere inseriti in qualsiasi riga.
- Determinano la ricerca per tutte le celle, anche quelle che vengono prima.
Modificare il collegamento
Procedi come per l'inserimento di un collegamento.
Rinominare il collegamento
Questa funzionalità permette di modificare il testo del collegamento e in automatico il programma cambia anche:
- Il nome del file nella cartella in cui è salvato.
- Tutti i collegamenti a quel documento nel file della contabilità.
In questo modo puoi modificare i nomi dei file senza dovere aprire il file manager.
Requisiti
- Disponibile in Banana Contabilità Plus solo con il piano Advanced → passa ora al piano Advanced.
- Occorre utilizzare la funzione Rinomina dal menu Dati
Maggiori informazioni sulla funzionalità Rinomina.
Aprire il collegamento
Ci sono due modi per aprire il collegamento:
- Posizionarsi sulla riga e clicca su Dati > Collegamenti > Apri collegamento.
- Oppure posizionarsi sulla cella della colonna Link e clicca sull'icona d'apertura.
Per motivi di sicurezza il programma apre solo i file con un'estensione sicura. Per maggiori informazioni vai alla pagina Opzioni programma > sezione Gestione File, dal menu Strumenti.
Cancellare il collegamento
Ci sono due modi per cancellare il collegamento:
- Posizionati sulla riga e clicca sul menu Dati > Collegamenti > Cancella collegamento.
- Cancella il contenuto della cella Link con il tasto cancella.