In diesem Artikel
Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die zunehmend in Automatisierungssystemen eingesetzt wird. In Zusammenarbeit mit unseren Anwendern haben wir ein System zur automatischen Vervollständigung von importierten Datensätzen entwickelt, das auf vordefinierten Regeln basiert.
Diese Funktion automatisiert und vereinfacht den Erfassungsprozess von Buchungen, spart Zeit und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.
Die Regeln bestehen aus einfachen Zeilen voreingestellter Buchungen, die alle erforderlichen Informationen enthalten, um Buchhaltungsvorgänge automatisch, präzise und schnell abzuschliessen.
Nachfolgend finden Sie ein Einführungsvideo zu den Regeln sowie Videos, die das Erstellen der Regeln erläutern:
- ▶ Video: Buchungen automatisch importieren und vervollständigen (Einführung) - 1'04"
- ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Dialogfenster "Regeln anwenden") - 8'11"
- ▶ Video: Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen (Tabelle wiederholende Buchungen) - 6'56"
Um die Funktion "Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen" anwenden zu können, sind der Advanced-Aboplan (der Advanced-Plan im Demonstrationsmodus ist nicht ausreichend) sowie die Version 10.1 oder höher von Banana Buchhaltung Plus erforderlich.
Was sind Regeln?
Bei den Regeln handelt es sich um voreingestellte Buchungszeilen, die dem Programm nützliche Informationen liefern, um...:
- Importierte Buchungen zu identifizieren, die vervollständigt werden müssen
Wenn Sie in der Spalte Beschreibung "Swisscom" eingeben, wird die Regel auf alle importierten Bewegungen angewendet, die den Begriff "Swisscom" in der Beschreibung enthalten. - Die erforderlichen Angaben zur Vervollständigung der Buchung zu machen
- Geben Sie in der Spalte Soll-Konto das Konto "Telefonkosten" ein.
- Geben Sie in der Spalte MWST/USt-Code den MWST/USt-Code "M81" ein.
Die Regeln für die automatische Vervollständigung von importierten Datensätzen werden in der Tabelle wiederholende Buchungen gespeichert. Sie können die Regeln entweder direkt in der Tabelle eingeben und bearbeiten oder den Dialogfenster Regeln hinzufügen/bearbeiten aufrufen, während Sie die Regeln anwenden.
Wozu dienen die Regeln?
Wenn Sie Banktransaktionen in die Tabelle Buchungen importieren, müssen die Transaktionen in der Regel manuell vervollständigt werden, indem Sie Informationen wie die Soll- oder Haben-Konten, den MWST/USt-Code, die Kostenstellen oder andere relevante Daten angeben.
Beispiel: Wenn Sie eine Zahlung an Swisscom importieren (ausgehende Bewegung), tragen Sie in der Spalte KtSoll das Soll-Konto "Telefonkosten" und in der Spalte MWST/USt-Code den Code "M81" ein.
Mit der Erstellung von Regeln werden die importierten Buchungen automatisch vom Programm vervollständigt, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist.
Je nach Vorgehensweise können die Regeln entweder vor oder während des Imports festgelegt werden. Nach der Erstellung gelten die Regeln dann auch für alle zukünftigen Importe.
Vorgehensweise beim Importieren
- Bankbewegungen importieren
Das Programm erstellt automatisch Buchungszeilen mit den folgenden Informationen: Datum, Beschreibung, Betrag, Konto, Belegnummer und Wechselkurs. - Erstellen Sie die Regel auf eine der vorgesehenen Weisen.
- Sobald die Regeln festgelegt sind, vervollständigt das Programm die in der Tabelle Buchungen importierten Bewegungen automatisch (z.B. Gegenkonto, MWST/USt-Code, Kostenstelle usw.).
- In der Tabelle wiederholende Buchungen speichert das Programm die Buchungen zusammen mit den zugehörigen Regeln.
So erstellen Sie Regeln
Wir haben ein System entwickelt, das verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von Regeln bietet. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt:
- Regeln aus der Tabelle Buchungen
- Tabelle wiederholende Buchungen mit Regeln
- Regeln aus dem Dialogfenster 'Regeln anwenden'
Vorteile der Regeln
Die Vorteile der Autovervollständigung sind sofort erkennbar:
- Sekundenschnelle Vervollständigung der Buchungen
- Hohe Kontrolle und Präzision
- Vermeidung von Fehlern und Versehen
- Erleichterung der Delegation von Buchführungsaufgaben (Datenimport) an andere
- Nachverfolgbarkeit der erfassten Bewegungen
- Festlegung von Erfassungsrichtlinien für den Revisor
- Sofortige Nutzung, auch ohne tiefgehendes Fachwissen
- Möglichkeit, jederzeit Regeln hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen
Automatische Übertragung von Regeln auf das neue Jahr
Beim Übergang in das neue Jahr mittels des Menübefehls Aktionen > Neues Jahr erstellen werden die vorhandenen Regeln aus der Tabelle wiederholende Buchungen automatisch in die Datei des neuen Jahres übertragen.
Sobald Sie die Buchungen aus dem Kontoauszug importieren, werden die Regeln automatisch angewendet.
Sie können neue Regeln hinzufügen und bestehende an neue Anforderungen anpassen (z.B. die Mehrwertsteuer ändern oder Konten hinzufügen oder löschen).
Es lohnt sich, die Regeln auch für Vorgänge festzulegen und anzuwenden, die nur einmal oder wenige Male im Jahr vorkommen, aber besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Regelzeilen von einer Datei in eine andere kopieren
Wenn Sie eine neue Datei erstellen, können Sie Regelzeilen in grossen Mengen kopieren und in eine andere Banana-Buchhaltungsdatei einfügen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Begeben Sie sich in die Tabelle wiederholende Buchungen (Menü Aktionen > Befehl Sich wiederholende Buchungen).
- Überprüfen Sie die Anordnung der Spalten, um sicherzustellen, dass sie in beiden Dateien gleich sind.
- Wählen Sie die Regelzeilen aus, die Sie kopieren möchten.
- Kopieren Sie die Zeilen über das Menü Bearbeiten > Zeilen kopieren oder mit der Tastenkombination Strg+C (Ctrl+C) für Windows bzw. Cmd+C für Mac.
- Fügen Sie die kopierten Zeilen in die Tabelle wiederholende Buchungen der neuen Datei ein, indem Sie das Menü Bearbeiten > Kopierte Zeilen einfügen verwenden oder die Tastenkombination Strg+V (Ctrl+V) für Windows bzw. Cmd+V für Mac drücken.
Funktionen derzeit nicht verfügbar
Im Folgenden sind einige der Funktionen aufgelistet, die, obwohl von einigen Anwendern angefordert, derzeit im Programm nicht verfügbar sind:
- Die Möglichkeit, den Text der Buchung zu ändern, um ihn zu kürzen und zu vereinfachen.
- Für Buchungen, die sich über mehrere Zeilen erstrecken, die Möglichkeit, Formeln zu verwenden, die die Beträge basierend auf dem Betrag der importierten Buchung berechnen.
- Die Möglichkeit, eine Regel basierend auf dem Buchungsdatum anzuwenden (Bedingung: Spalte 'Datum').